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1.1 明确校内自主招标归档内容
招标档案的内容，是指在招标过程中形成的文字、图纸、图表、光盘等[3]不同原始材料的记录，我校自主招标档案的内容较多，总结如下：
1.立项报告及学校批复；2.相关职能部门的招标申请表；3.招标公告；4.招标文件（含补充文件或澄清文件）；5.商家投标登记表；6.评标文件（含评审专家表）；7.标函开封记录表；8.评委投票表及计票表；9.评标报告（含专家情况一览表、评标结果登?表、综合评审意见）；10.中标通知书；11.资料移交表；12.合同或复印件；13.其他补充（或更正）的材料。以上各条目均需编好页码装订成册，和投标商家的投标书一起作为一个招标项目的归档资料存档。
每个招标项目按两件卷宗归档（有的项目附带图纸），还需在学校南大之星档案管理系统中登记目录上传。其中，招标申请表等重要材料需扫描再上传至档案管理系统中。
1.2 做好校内招标档案的分类管理
招标档案材料的整理，主要是指将招标档案以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，实现有序管理的过程[4]。所有档案材料一般采用标准A4纸打印，但工程、装饰、维修等项目的设计图纸可根据实际情况收集。
根据我校招标工作目前的实际情况，整理招标档案有如下两种分类方法：
1.按时间先后来分。就是按每一年度分类归档，即按照自然日期的先后顺序编号整理。将同一年度的招标资料立卷归档后，送交学校档案室，提交卷内目录和备考表。例如前面列举的我校近几年的招标档案归档情况就是按照年度划分整理的。这种分类方法很方便日后档案查询。目前我校主要是采取这种管理方法，形成一条主线。
2.按招标内容来分。就是以招标文件资料的内容为标准.按照其内容所反映的问题将档案划分成各个类别，将同一类招标项目的所有资料整理归档 [5]。 例如我校招标资料的内容分成ABC几类：A类主要是基建工程和维修改造，B类主要是设备仪器采购；C类主要是物业保安及其他服务或特定种类的招标。这种分类方法贯穿于第一种分类之中。
以上两种方式在实际操作中有机结合在一起，没有绝对分开，至于其他的管理方式我校暂时没有形成。
2 科学管理招标档案，做好校外招标档案管理
根据相关法律法规，我校招投标中心招标的范围有限，不论是基建工程及维修改造类、设备采购类和其他服务类，只要超过超过一定金额的都必须进入湖北省或黄冈市公共资源交易中心进行招标，学校本身没有造价咨询机构无法进行工程招标；该进入政府采购的一律进入政府采购的笼子，这也为学校招标工作规避了风险，提高了效益。
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既要充分认识高校档案的价值、地位、作用和意义,还要充分认识高校档案现代化建设的重要性。如果对档案信息服务及档案工作的重要性认识不充分,就会影响档案信息服务工作的深入开展。档案现代化建设的好坏是衡量高校现代化水平高低的标尺,搞好档案现代化建设,能促进高校的全面发展。在提高认识的基础上,要切实转变观念,强化档案意识,要以科学发展观指导高校档案现代化建设。加强档案意识,增强服务意识,使档案工作与时俱进。认真执行档案法,强化法制教育,增强法制观念,把档案法制建设纳入普法宣传计划。在国家的档案法规和本校档案管理制度的贯彻执行过程中,努力做到“三纳入”,即在工作中,做到档案工作纳入学校的规划和计划、纳入学校的各项管理制度、纳入有关人员的职责范围,并给予档案工作以各方面的支持。
2.依法治档,建章立制
法制化是做好档案管理工作的基础,要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本,实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化、档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革,只有坚持与时俱进,才能适应新形势,开创档案管理工作的新局面。因此,日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的要求,档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化,档案管理工作才能发挥应有的作用。
3.加强业务,提高能力
档案管理工作水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时,还应要求档案员真正坚持“业务精通,爱档如珍,维护历史,兢兢业业,服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设,一方面积极参加档案业务培训,学习档案专业知识理论,另一方面建立档案工作网络,选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员,运用现代化管理知识和先进技术设备提高管理水平,使学校的档案工作跟上办公自动化步伐,为学校教学、科研和其他工作服务。因此,加强档案人员的业务能力(下转第133页)(上接第132页)培养、提高档案工作者素质,是加速档案科技进步、推动档案事业发展的关键。
4.稳定队伍,改善条件
要采取切实措施,建立一支有较好政治、业务素质的相对稳定的档案干部队伍。专职档案干部属专业人员,与教学、科研、图书管理人员同等对待,按有关规定,认真做好专业技术职务聘任工作。档案干部中的骨干,一般不要轻易调动。档案部门的经费,应列入学校预算,统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备,从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备,以便于开展工作。档案馆(室)的库房建设,应列入学校基本建设规划,逐步改善工作条件,维护档案的完整与安全。
5.注重收集,科学管理
学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据,搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础,也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集整理,一方面,要根据事业单位档案管理的要求,抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档,定期对文件材料进行清理检查,确保材料齐全;另一方面,要强化文书管理,抓好学校活动所形成的文件材料的收集,使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料,档案人员应及时查询,保证这类文件材料的按时归档。档案人员在复印文件材料时,对有价值且需要归档的文件材料应当留下原件,以备日后归档。同时,要按照档案管理的要求,在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下工夫,做好档案的编目、检索、编研工作,建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,及时、系统、完整地提供档案利用工作的需要。
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一、高校科研档案管理的重要性
1. 高校科研档案是高校科研历程的直接反映
科研档案是一所高校进行过科研活动最直接的证据，也是高校科研活动最真实的记录，还能反映一所高校的整体水平，很多高校都是通过自己学校的科研成果而名声大噪，而且在进行科研活动的时候还能将一些有潜力的科研人员和科研爱好者培养成科学界的精英，这些精英就会对学校或者社会做出贡献，间接地推动科学的发展。
2. 科研档案是促进科研工作进步的基础
科研档案是一些科研成果的结合体，是科研人员智慧的结晶，特别是在科研项目后续的发展中，这些科研档案起着至关重要的作用，它可以在以后进行科研活动的时候少走弯路，促使科研活动成果更加准确，缩短研发的时间，进而实现学校效益与名声的双赢。
二、高校科研档管理现存的问题
1. 科研档案管理制度不完善
完善的科研档案管理制度是高校进行科研档案管理的前提，但是现在很多高校都没有完善的科研档案管理机制，所以在科研档案管理上就会缺乏相应的约束机制，在这样的情况下就不能有效地展开高校科研档案的管理工作，就会造成很多相关部门因为职责不明确而出现各部门之间相互推诿的情况，致使高校的科研档案始终处于一个混乱的状态，不能进行系统的归档。[1]
2. 高校科研人员对科研档案管理的认知不足
科研人员是科研档案形成的关键人物，因为科研档案是科研人员在进行科研活动的过程中对一些数据进行记录而形成的一些资料的汇聚，但是现在很多科研人员都没有认识对科研档案管理工作的重要性有一个系统的认识，不能及时地将科研数据进行归档整理，也没有将科研资料递交到档案管理部门，还有很多的科研人员为了图方便直接用资料的复印件来代替一些资料的原件，造成一些原文件在复印过程中的丢失，这样就会降低科研档案的质量，为以后的科研工作造成困扰。
3. 科研档案不完整、资料不齐全
因为科研档案不是一瞬间形成的，它需要一个漫长的积累过程，但是由于现在高校中从事科研活动的人大多数是学校的老师，他们除了从事科研活动之外还肩负着教学的任务，这就造成他们在进行资料登记的时候很容易出现遗漏、重复的现象。再加上他们工作比较繁忙，有很多时候不能对课题进行严格的审查和监督，造成很多的核心技术资料不完整，还有就是档案员不参与科研工作只负责档案的管理，对于很多科研活动的过程他们并不是很了解，为此就不能鉴别出一些有材料的价值，很有可能在整理的时候把一些有价值的材料排除在外，也有可能会记载一些没有参考价值的资料，所以档案的记录、归档工作就只能靠科研工作者自己来完成，这样就出现了很多的问题，例如一般性的材料较多，重要性的材料较少；复印件多，原始材料少；口述内容多，光盘、录像资料少等。[2]
4. 高校的档案管理设备落后
很多高校现在只重视科研项目的开发，把大量的经费投资在了科研项目上，很少把经费投在档案管理设备上，造成很多的档案不能及时的归档，特别是现在网络信息技术如此发达，很多地方的档案都已经开始实行电子化管理，但是由于高校把大部分经费放在了科研项目上导致电脑、互联网系统不健全，科研人员不能通过网络进行资料的查找和利用，降低了科研档案的使用价值，再加上现在档案管理人员的业务素质不强，不能很好地进行计算机的操作，不能适应现代化的科研档案管理模式，这些问题都给科研活动的进行造成了一定的影响。
三、加强高校科研档案管理工作的措施
1. 完善科研档案管理制度
科研档案管理工作落实的前提条件就是要有完善的科研档案管理制度，想要建立完善的科研档案管理制度首先是要参考我国档案管理的有关规定对科研人员和科研档案管理人员的交接工作进行明确的规定，还要对档案的利用、借阅进行相关规定，避免档案在借阅过程中发生遗失，二是完善科研工作的奖励办法，鼓励科研人员将科研成果及科研档案及时地上报到科研档案管理部门，上级部门要对有贡献的科研人员进行奖励，逐渐提高他们对科研档案的归档意识。三是明确保密规定，科研成果是一个学校科研水平高低的体现，是一个学校的知识产权，所以高校要对科研成果进行保密，直至科研成果的，这样才能让科研人员放心地将自己的成果上报，才能将科研档案移交到档案管理部门。所以，我们要建立完善的科研档案管理制度，这样才能推进科研档案管理工作朝着制度化、规范化迈进。[3]
2. 提高科研人员的归档意识
想要改变高校科研档案管理的现状，并不是只靠单纯的建立完善的科研档案管理制度就能解决的，还要提高科研人员自觉归档的意识，让科研人员认识到科研档案对科研工作的重要性，知道科研档案属于学校而不是个人，学校还要加大相关法律法规的宣传工作，让科研人员了解到，进行科研档案整理是科研人员必不可少的工作。同时还要加强科研人员与档案管理人员之间的沟通，提高档案管理人员的业务水平，让档案管理人员在自己整理资料的时候也能分辨出有价值的资料，避免遗漏资料或者记录过多无价值的资料的情况。还要增强档案管理人员的服务意识和对高科技的使用技能，以便能够及时地为科研人员提供资料，这样才能更好地促进高校科研工作的进行。[4]
3. 加强档案管理设备的投入，实现网络化管理
在网络技术盛行的高科技时代，办公自动化成了学校的新宠儿，所以高校要尽快地建立科研档案的信息检索系统，这样不仅能提高档案的使用效率，激发科研人员对工作的热情，还能让越来越多的人知道该校的科研成果，提高学校的知名度，吸引更多的学子和科研人员加入该校。
结束语
总之，科研工作是高校非常重要的工作，科研档案又是一个学校科研水平高低的反映，所以高校要加强对科研档案的管理工作，逐步建立起完善的科研档案管理制度，科研人员和档案管理人员也要不断地解放思想、与时俱进，不断地提高归档意识和业务水平，只有这样才能发挥科研档案真正的价值，才能为高校的科研活动和教学质量做出应有的贡献。
【参考文献】
[1]柯翠英. 高校科研档案管理问题探讨及对策[J]. 科技创业月刊，2010，10（08）：14-12 .
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1.2制度不严，缺少保障措施。虽然《普通高校档案管理办法》颁布实施了多年，但是，许多高校没有制定相关基建档案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建档案因政策水平的差异而大相径庭；有的高校的规范、制度甚至只有大致框架，没有细则，造成基建档案工作没有纳入年度工作计划、岗位责任制及考核范围。保障制度的缺失，表现在经费保障问题上。基建档案管理和其他类别的档案管理一样，需要专用的设备和经费支持，但学校每年用于档案的专项费用很少，使基建档案管理缺少必要的设施和设备。保障制度的缺失还易造成人员配备的不足。
1.3归档的基建档案质量不高。从已归档的材料中发现，基建档案的材料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件，而是复印件；有些图纸上有任意涂写等情况。档案的信息化程度也普遍低，在已归档的基建档案中，一般学校只能做到“目录级”的管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，而没有相应的电子文件。还有的学校因为未能进行部门立卷制度，只是上交材料，需要档案部门进一步
1.4档案载体不丰富。按规定，施工过程每个阶段均要留下照片或是电子文件，但实际情况是，要么特殊载体的材料匮乏，要么没有相应的材料，给学校造成不可弥补的损失。
2完善高校基建档案管理的对策
2.1更新观念，重视高校基建档案管理。首先，进一步增强档案部门的服务意识。档案提供利用是档案工作的中心内容，也是档案管理工作最为活跃的一个环节。但基建档案的利用率却不是很高，其中，很大的一个原因就是基础工作薄弱，被动服务，直接制约了档案利用工作的开展。档案部门工作人员社会竞争意识不强，参与意识淡薄，档案利用工作仅仅停留在等待利用者上门查询，停留在收集保管档案上，缺乏主动性，从而使利用工作相对滞后。其次，广泛宣传营造良好的外部环境。使得大家能主动配合工作取得高校基建档案管理的良性循环。
2.2制定和实施符合高校特点的基建档案管理制度和保障措施
2.2.1完善日常的高校基建档案管理制度，是做好基建档案管理的基础。首先，要制定详尽合理的基建档案归档方法。以往，各个高校的基建档案归档范围都是根据建设部门的《城建档案管理规定》实施细则来规定，认为这样做，收集的材料比较齐全，但收集的材料太多，因此，高校的基建档案管理者应从本校的实际出发制定基建档案归档范围，这样，既减少了归档收集时的工作强度，又使档案能在利用范围内较齐全规范。其次，实行部门立卷制度是做好高校基建档案管理的关键之一，可以提高部门归档意识，扩大档案宣传力度，增强立卷部门的责任感，整理的案卷质量也较高。除了部门立卷之外，进行立卷改革也相当重要，把档案实体由传统的以“卷”为单位改为以“件”为单位进行归档，这样做，更为灵活简便。最后，制定基建档案接收移交制度，可以改变档案馆对基建档案管理的被动局面，从而主动有效地指导、监督基建档案及时规范归档，将工作变被动为主动。
2.2.2建立特殊时期的高校基建档案管理办法。除了日常的高校基建档案管理，还有一些特殊时期（如学校的合并时期）的基建档案管理也应加以考虑。学校在合并期间的基建档案管理应从思想上重视，制度上保证。国家对合并过程中的档案管理有明确规定，要求“坚持集中统管原则，确保安全保密”。遵循基建档案实体和人财物“相对集中管理”的办法，对于相邻学校的合并，应当创造条件实现基建档案实体的相对集中和人财物的高度融合；对于远距离合并的学校，可以从实际出发，按相对集中的思路进行融合。具体做法可视情况而定，但在运行机制上应实现规范统一。
2.2.3保障制度（措施）的制定和实施。重大制度的落实，还需有配套的相关保障制度或措施，才能发挥其应有的作用，保障制度的制定和实施，同样离不开领导的支持。一是经费保障制度。二是将档案管理纳入部门考核，是一种变压力为动力的可行办法。三是高校档案馆参加高校基建项目的验收。高素质工作人员是良好的工作质量的基本保证，基建档案管理人员的素质是高校基建档案管理的关键点之一。
高校的部门立卷制度给档案工作带来了一定的成效，在进行高校基建档案部门立卷时，一定要确定基建档案管理工作的兼职档案员。在学校的基建部门设立一位基建档案管理兼职档案员，并建立起一个高效的基建档案管理工作网络。要确保基建档案兼职档案员具有一定稳定性和一定的基建档案工作时间。因为，基建档案与别的档案部门不同，它的难度之一，是涉及的部门和人员较多，只有确立一位尽职的基建档案兼职档案员，才能确保高校基建档案得到规范的管理。配备的兼职档案员应具有较高的思想道德品质、扎实深厚的文化素养、严谨的思维能力和熟练的专业技能。此外，基建档案员还应具有一定的稳定性。学校还应该为档案员提供学习培训的机会，不断提高档案员的理论和业务水平。
3加大基建档案的数字化建设步伐
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这些通病使得各项工程验收困难、时间长甚至无法进行；工程结算工作困难甚至引起经济纠纷；工程的质量难以得到保证，综合验收通不过，房屋验收合格证无法取得，工程质量没有得到保障，严重的甚至会被列为违建、勒令拆除。
2.1工程建设的质量没法保证
工程的建设是一个连续、有序的施工过程，而且是一环扣一坏的，每道工序都需要有资料的支撑，下一个工序开展必须取得上一工序的检验合格证明文件，脱离了工程资料的保证，工程质量就没法得以保证。
2.1.1边勘察，边设计，边施工
在很多高校的工程建设过程中，为了节约时间，往往先不进行勘察工作，在没的勘察报告的情况下，就先开始进行施工图设计并组织施工，边施工边勘察。这样的“三边”工程，违反了建设程序，很容易造成施工过程中存大量的方案、图纸等各种各样变更，给施工管理，造价控制，工程资料管理增加了难度，且违反建设规范，直接影响到工程的质量安全。
2.1.2检测、检验报告未出结果，进行下一道工序施工
施工过程中，桩基础施工完成后，需取得检测报告后方可进行承台以上的结构施工。一此高校往往为了加快施工进行，允许施工单位一边进行上部结构施工，一边做检测。这种做法当出现检测不合格时，按规范必须进行加倍抽检，这时上部结构已施工，已无法进行加倍抽检。此时，有些高校铤而走险，通过做假等手段硬把工程建设搞下去，这会给工程质量带来极大的安全隐患，工程的质量完全得不保证。
可见，做好工程资料也是工程施工过程质量、安全控制的保障和依据。
2.2工程验收困难、时间长甚至无法进行
由于赶工期，高校基建管理工作的领导通常会向监理单位提出“狠抓工程进度，一切都要把进度放在工作的首位”的指导思想，对工程资料档案的管理工作重视不够。这会使用工程资料严重落后于工程建设的进度，工程的资料工作只能采取后补方式进行了。往往一个工程下来，各单位的管理人员常会发生变化，时间长后补充资料的难度会加大，甚至无法进行，工程资料的无法整理，竣工验收工作也因此变得困难、漫长甚至无法进行。
2.3工程结算工作困难或引起经济纠纷
受聘于业主的结算公司主要是根据业主提出的工程结算资料进行计算、审核，结算工作一切都建立在工程资料的基础上。结算的资料主要包括招投标文件、施工图纸、开工报告、设计变更、竣工报告、竣工图纸、工程签证单、罚款通知单、工作联系函、材料品牌的进行确认等涉及资金的相关函件。工程资料与工程建设脱节后，往往会造成上述工程结算资料的丢失，一旦丢失，补资料相当困难。因为多大数工程的结算都是在工程完工并通过竣工验收后才开展的，这往往需要很长时间，时间一长，很多东西都会被遗忘，如补工程设计变更，工程签证单等没有相关的证据材料，再要当事的管理人员签名确认，是十分困难的事情。这会给工程结算工作带来巨大的困难，涉及金额大的还会引起工程纠纷，需要进行仲栽或法院诉讼才能解决。
3、高校如何做好工程档案管理工作
3.1必须要高度重视工程档案管理工作
首先，高校领导要加强了解和学习工程档案的相关知识，认识工程档案管理的重要性，从学校层面高度重视工程档案工作，然后基建处领导要为工程档案管理工作专门成立工程档案管理室，档案管理室应符合文件档案的必要环境要求，而且位置相对稳定、独立，要配备专人负责工程档案管理工作，购置电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等档案管理设备，购置了、档案皮、档案盒卷内目录、备考表等档案管理材料。最后，还应加大档案资料编制与管理的宣传力度，让各部门加强对该项工作的支持与理解，并积极配合开展工作。
3.2建立健全的管理制度是做好档案管理工作的前提和基础
工程档案管理工作任务重责任大、要求高，只有建立健全工程档案管理制度，才能明确工程档案管理的目的、内容和要求，切实提高档案管理人员的积极性和主动性，才能提高工程档案管理的质量，才能保证工程的档案资料管理有法可依，若发生任何问题都有证可循。
基建处应建立健全档案收集制度、文件收发制度，图纸签发制度、档案借阅制度、档案监督制度、责任追究制度、档案验收制度等档案管理各项规章制度，制定档案管理工作的各项具体实施细则和工程资料员工作守则，而且这样制度的内容详细、具体，明确到工作的每一个细节，才能让建设工程的档案资料管理具有实用性、操作性。
3.3加强从业人员素质培训是做好档案管理工作的保障
工程档案管理人员要不断地学习建设工程档案相关的法范制度，增强工程档案管理意识，深刻认识工程档案管理工作的重要性，不断加强业务学习，多与其他高校工程档案管理人员进行交流学习、定期进行培训学习，注重提高自己的业务素质，提高工作能力，增强责任心和荣誉感，在工作中注意遵循档案材料形成规律，保持材料之间的有机联系，使工程建设的档案管理达到高标准的管理水平。
同时，档案室人员应该对现场资料员加强指导。另外，档案室人员还应对监理单位、施工单位的现场资料员进行指导与培训。
4、结语
工程的资料是工程建设全过程的真实载录，是建设工程质量的直接反映，是工程质量确认、办理验收、结算的唯一的权威凭证和依据，也为及日后维修、扩建、改造等工作提供了重要依据。做好工程档案管理工作必须提高对档案管理的重视度，建设健全的管理制度，加强加强从业人员素质培训。
参考文献：
[1] 钱爱华. 高校建设工程档案存在的质量问题与对策[J].巢湖学院学报,2011,(2)
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普通高等学校是教学、科研和培养人才的重要基地。高校档案集教育、科研、管理于一体，是学校历史的真实记录，能完整、准确地反映学校的建设与发展过程，是高校行政管理工作的一个重要组成部分，也是国家档案事业的重要组成部分，是社会主义现代化建设不可缺少的信息资源。高校档案的综合管理和利用是工作需要，也是发展社会主义教育的重要工作之一。
高校档案是高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。高校档案的形成范围广，内容新旧混杂而丰富，种类繁多，它一般包括四大门类：科技档案、文书档案、人事档案、财会档案。高校档案真实地反映了学校各个时期的面貌，对于学校编史修志，和行政管理、教学、科研、维护学校或师生员工的利益，有着重要而特殊的参考、凭证、借鉴作用，尤其是不同历史时期的珍贵史料和科学技术领域的尖端成果档案，对于发展教育事业，服务经济建设具有很高的开发利用价值。
高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，高校档案质量是衡量学校管理水平的重要标准之一。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。实现档案管理的科学化、现代化，是摆在高校档案管理人员面前的一项重要任务。但目前高校档案管理工作普遍存在一些问题，阻碍了档案管理工作的正常、有序发展，下面，我就当前高校档案管理工作中存在的问题和对策谈谈自己的认识。
一、高校档案管理工作中存在的问题
1.领导档案意识不强
长期以来一些学校领导片面的认为高等学校的中心任务是教书育人，对档案工作重视不够，很少将学校档案管理工作提上议事日程，对档案工作未给与足够的重视和支持，对本单位档案工作存在的问题解决不得力；领导忽视，使高校档案人员处在地位不高，责任不清，难度加大的工作环境中，严重影响了档案管理工作的顺利发展。
2.档案管理制度不健全
近年来，随着《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了很大的进步。但从目前高校档案管理现状来看，仍存在着管理制度不健全的问题，其具体表现为：一是档案收集制度不健全，使得档案缺乏完整的记录，甚至存在不同职能部门档案记录不一致的现象，丧失了部分利用价值。如有些单位教学档案记录缺项，学校领导听课却没有听课记录；学生出勤考核、学生违纪、学生参加党课及社会实践活动、学籍变动等情况的记载存在着部门之间记录不一致的现象。二是因保管制度不健全、基础设施不完善等原因造成档案损毁和档案遗失现象屡屡发生。如有些人需要文件时乱翻乱抽；借阅、传阅不登记；有的长期借用不归还，造成重要文件时有流失。三是档案利用制度不健全，造成有的档案没有发挥其应有的价值。这些都极大地影响了对档案的研究和利用。
3.档案管理人员素质不高、队伍不稳定
改革开放和社会主义市场经济体制的建立，对档案管理工作提出了新的要求。一名合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，熟悉党和国家关于档案方面的方针和政策，具备一定的历史知识，一定的语文知识以及文字表达能力。此外，随着校园网络建设和信息技术的普及，高校档案工作急需一批现代化信息管理方面的人才。档案管理工作对于工作人员的要求需要具有非常强的专业性质，如果工作人员没有具体的专业知识以及技能，就难以胜任档案管理工作。
目前，高校档案管理人员不管是在职称、待遇，还是工作时间等方面，和专职教师相比有着较大的区别，尤其是投入和收入方面与同类教师相比普遍偏低，上下班时间较为固定没有机动性等，导致档案管理工作人员在心理上产生了不平衡的心态，对于本职工作有种逆反，不愿意长期安于现状。这样就造成了档案管理工作当中缺乏相应的专业人才，导致档案管理队伍出现不稳定的现象。
4.院校合并等造成档案管理难度大
近十几年来，我国高校在布局上面进行了一次最大的改革，主要推崇综合化和多元化以及科学化发展的方向。目前很多高等院校是经过合并或是建设了新校区，高校不管是在建校面积还是学生数量等都有较大的规模，而且不同校区位置距离太远，加上之前在管理当中出现的各不相同的管理模式，对于高校的档案管理工作就在无形当中增加了极大的难度，并且也随之有诸多的新问题出现。
5.档案管理方式落后
高校档案传统上仅仅是以单一的纸质档案为主，由于经常查阅取放的自然磨损和纸张的老化变质，使介质档案保存期不长且存放不方便，占用面积大，同时不易复制，难以达到永久安全保存，因而给档案管理增加困难。
6.档案利用率偏低
高校档案馆拥有数量庞大的档案，但利用率并不高。原因有：一是高校档案意识不强，许多人认为档案没用，甚至不知道有档案机构；二是管理方式落后，档案利用效率偏低；三是一些高校档案馆藏单一，不能满足档案需求。旧的传统观念和工作方法不改变，档案信息服务不能真正落到实处。高校档案如果不能为学校的教学、科研和管理工作提供服务，不能为师生员工和社会需要提供服务，档案工作就不会存在，也不可能得到发展，档案管理也无从谈起。由此可见，充分地认识档案管理工作、提高档案的利用率、进一步加强档案的服务意识具有十分重要的意义。
二、做好高校档案管理工作对策
1.强化档案意识
首先是要转变高校领导者的思想观念。校级领导是学校各项管理工作的高层决策者，指挥官和组织者。强加对学校档案工作的指导是做好高校档案工作的关键，学校领导对档案工作重视程度直接关系到档案工作的效果。因此加强档案工作，必须不断提高领导者档案意识，加强对档案工作的领导，要把档案工作纳入领导者的议事日程。其次，要建立相应的档案工作领导体制和工作机构。如建立高校档案馆、成立校级档案工作委员会等，加强领导对档案工作进行决策、监督、执法、调控的力度，同时将档案工作纳入高校的中期规划和年度工作计划之中，为高校档案工作的发展创造良性发展的环境。最后，要真正重视档案工作，解决档案工作中的实际问题，包括人力，物力，财力等方面，以及解决有关档案安全保护，有效利用等实际困难，做到把档案工作的发展与学校教学，科研等工作的发展同步前进。
2.建立健全高校档案管理制度
应根据我国《档案法》等法律法规和有关档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。使档案管理全面实行“三纳入”“四保证”，即纳入高校管理制度之中；纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一；纳入单位考核、奖惩制度之中；做到领导有保证，工作人员有保证，工作时间有保证，经费开支有保证。使档案原始材料在有序的过程中得以积累，从根本上保障档案工作的有效性、准确性和完整性。建立起由分管领导、部门专兼职档案员等为主要成员的档案管理网络，并由上而下建立起严密的层层监督机制，明确岗位责任制和检查评比制度。通过制度建设，规范高校档案管理方法和程序，使档案材料的系统性得到制度保证，同时档案人员通过完善的制度建设，才能对档案进行实时控制。
3.加强档案队伍建设，提高业务素质
加强档案队伍建设，建设一支适应高校档案工作现代化需要的、素质优良、结构合理、稳定的档案人才队伍，可以从以下四个方面做起：一是努力提高档案人员的政治意识、大局意识和责任意识；二是尽可能地为档案工作人员提供继续教育和培训的机会，提高他们的业务水平和工作能力；三是建立健全人才引进制度，制定特殊优惠政策和措施，积极引进政治素质高、业务能力强、学历层次高、具有现代科学技术知识和技能的档案专业人员；四是加强兼职档案人员队伍建设，为兼职档案人员设置岗位津贴，定期开展档案工作核查评比活动，引进激励机制，充分调动他们的积极性。
4.加强档案编研工作，实现信息共享
档案编研工作是一种高层次的档案服务形势，高校档案馆应该利用馆藏档案的优势，将零散的各类档案系统化、条理化，为学校的各项工作提供准确的、系统的档案史料。这些档案史料从不同侧面反映学校的情况，对于总结经验、指导工作、业务查考具有现实作用，是系统的、高效的参考资料。这些编研资料下发到各院系各单位，将会极大地方便各部门的工作。学校的档案、图书、情报、资料同属文献范畴，共同构成社会的信息服务体系，彼此之间应该建立联合目录，实行资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，更好地满足社会多方面的需要。
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一、高校毕业生档案的内容与特点
1、学生档案的内容包括：学生个人档案和学生整体档案。学生个人档案指面向学生个体设立的档案，内含学生本人简历和家庭主要成员及社会关系情况、毕业自我鉴定、学期成绩、学年评语（或思想品德考核表）、体育登记表、体检表、家庭情况调查表、入团志愿书、奖惩情况附件等。学生整体档案是指面向全体学生包容学生个体的档案，指学籍册、招生花名册、学生名册，证书表册，毕业证书发放登记表，毕业去向登记表、学科和非学科获奖情况登记表，增减生名册，学籍变动系列名册，纪律、卫生、考勤和日常行为规范达标登记表等。
2、学生档案材料形成的时间多阶段性。学生档案一般是有季节性或准季节性的。随着高校事业的发展，高校实行多层次、多形式、多种学制办学，学生来源不一，学制有长有短，形成的学生档案材料也不一致。
3、学生档案具有学生管理工作的重要特点。其目标非常明确，对内，便于加强对学生在校时学籍、业绩、思想政治、奖惩管理；对外，则服务于社会，为社会人才系统注入文字信息。
二、高校毕业生档案管理中存在的问题
（一）毕业生对档案的重视程度不够
随着市场经济的发展，一些毕业生就认为个人档案“没什么用了”，另一些就业于私营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，更是“遗忘”了自己的档案，其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。
（二）档案管理不规范
档案管理部门只照搬规定办事，没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作被动不及时；另外，建档干事和辅导员在管理上流于形式，仅充当档案“保管员”的角色，导致了档案内容不全、管理混乱等问题。
（三）档案管理手段落后
目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。
三、完善高校毕业生档案管理工作的思路及对策
（一）提高对毕业生档案管理工作重要性的认识
一是加强宣传力度，提高毕业生对其个人档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，毕业生档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。
二是加强自身学习，提高建（管）档人员素质。新时期学生管理工作面临许多新问题，同时也给毕业生档案管理工作提出了更高的要求。管档老师要充分认识到毕业生档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，利用好毕业生档案这一信息资源。
三是要有收藏家的心态，视档案材料为至宝，及时保管。
（二）加强对毕业生档案的科学规范化管理
一是要全面普查案卷，去糟取精。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。
二是要加强收集工作，完善档案内容。按照学院有关文件精神，结合本校实际制定相应的制度，全面收集学生在校期间的表现材料，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料。
三是要实行专门统一管理。建立专门的毕业生档案库，将所有毕业生的档案统一整理，分门别类，按照人员班级、系部、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用，实行科学、规范的管理。
（三）创新档案管理模式，实现现代化管理
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1. 高校教学档案管理工作的必要性
1.1高校教学档案具有的特点
高校教学档案有着许多特点，其中之一就是周期性。由于高校教学工作的开展大致分为学期制或学年制两种方式，这使得高校教学档案具有周期性的特点，高校教学管理一般由系部完成，因此，教学档案的归档，整理应按学期或学年构建，形成周期性的档案。周期性的档案有利于管理和查询，能够有效地减少对档案进行时的操作时间。同时，高校教学的内容比较广泛，社会科学，自然科学等都是高校教学的内容，对于不同专业的的人才高校有着不同的方案，因此也就建立了不同的档案，所以这就造就了高校教学档案专业化的特点。高校教学档案还具有内容广，形式多，服务性强的特点。
1.2加强管理高校教学档案的意义
高校教学档案是高校教学质量评估的一项重要的途径，对于高校教学有着不可估量的促进作用，它是教学，科研，管理的重要参考资料，具有极强的保存价值，在为学校教学的正常，顺利开展提供保障的同时也为教学质量评价，教学评估，学位评估提供真实可靠的历史依据。同时高校教学档案具有不可置疑的真实性，是连接过去，现在和未来的纽带，对于高校教学质量有着十分重要的实践意义和指导意义。其次，高校教学档案是高校办学水平和学生资格审核的重要依据，许多考核方式都是通过高校教学档案，评估考核过程中各项指标最直接、最具体、最生动的标准主要是教学过程中所记录的大量数据及信息，而这些数据及信息很大程度上要靠日常的教学档案来保存的。因此，加强高校教学档案的管理具有十分重要的作用。
2. 高校教学档案管理过程中存在的问题
2.1高校教学档案管理意识不够强烈
在对高校教学档案进行管理的时候存在许多问题，比如说高校教学档案管理意识不够强。一些高校在工作中没有形成科学的档案管理理念，没有很好地意识到高校档案管理工作是高校教学活动最基本的信息记录，是高校教学成效最直接的反映，这也就导致了在高校教学档案管理过程中出现了信息丢失的情况。由于缺乏管理意识，一些高校在教学过程中对教学日志、实习计划、教学安排、成绩管理等重要环节都漠不关心，这就使得教学管理工作落实不到位，再加上行为得不到规范，这就导致了教学管理档案乱散的现象出现，这样对高校教学档案的管理是十分不利的。
2.2高校教学档案管理制度不够完善
一个完好的管理系统必然要有一个完善的管理制度，然而现在许多高校的教学档案管理都没有完善的制度。管理制度不够完善，这就导致了许多档案管理工作得不到很好的落实，受不到良好的监督。由于没有完善的管理制度保障，一些高校的教学档案就不能很好地发挥其权威性，逐渐地就很难对教学质量起到促进作用了。
2.3高校教学档案管理的方法不够先进
随着现代化技术的普及，科技越来越先进，一些高校的教学档案管理工作跟不上时代的步伐，不能适应现代化信息技术发展的需要。一些高校对教学档案管理的方法滞后，导致效率低下，缺乏规范化管理。在信息资源共享上存在比较大的差距，这就导致了教学档案管理工作做的不够好。
3. 加强高校教学档案管理工作的措施
3.1提升高校的教学档案管理意识
提升高校教学档案管理意识对于高校的教学档案管理工作有着重要的作用，若一个高校没有很好的教学档案管理意识，那么教学档案将得不到很好的保留。为了让教学档案更好更真实地体现学生的记录，必须加强高校的教学档案管理意识，落实到每个高校的每个教师上，定期对教师进行责任意识培养，塑造良好的档案管理观念，让每个教师把教学档案管理当成是一种责任，如此一来高校的教学档案管理工作将会得到很好的改善。
3.2完善高校教学档案管理制度
一个完善的制度对与管理制度的实施起着中流砥柱的作用，要提高高校教学档案管理工作水平就要建立健全教学档案工作的各项制度和规章，通过完善的制度约束高校的行为，规范高校教学档案管理步骤，从而不断提高教学档案管理工作的效能和质量，最大化地实现档案管理工作制度化、规范化、信息化的目标。建立了完善的管理制度，就能更好地发挥教学档案服务教学、促进教学的作用。
3.3提升高校教学档案管理技术
随着科技的发展，网络越来越普及，人们可以通过网络共享资源。为了更好地加强高校教学管理档案建设，高校教学档案管理也应该向那个方向发展，提高教学档案管理工作的信息化水平，利用网络实现信息共享。因此，高校应该致力于提高教学档案管理的电子化、网络化程度，完善网络教学档案管理信息库，这样一来，高校的教学档案管理工作既得到了提升，又简化了操作，节约了时间，又实现了资源共享。由此可见，不断提高教学档案管理工作的网络化水平和信息化水平，对加快教学档案的建设有着十分重要的作用。
总结：加强高校教学档案管理是一件意义重大的任务，对于提升教学质量有着重要的作用。同时，加强教学档案管理工作也是提高教学质量的需要。高校应该充分利用现代化技术，与时俱进，同时又必须从思想上认识到加强教学档案管理工作的重要性，如此一来，才能避免出现以上档案管理工作中出现的问题，充分使教学档案对教学建设起到巨大的作用。
参考文献：
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2.制度不到位，职责不明确。目前，大多数高校虽制定出科研档案归档办法，但没有建立健全的科研档案管理规章制度和对课题组进行检查的约束机制，未明确科研档案管理过程中科研管理部门、科研档案管理员、课题负责人的职责，管理部门的人员只能是要求课题负责人把他们的成果归纳完整，材料上交齐全，但主办人交与不交根本无法控制，他们拿什么材料就归什么材料，档案管理人员对归档要求也只能在口头上作一些说明、解释而不能强求，监管力度非常小，这使得高校的科研档案管理工作时常处于半失控状态之中，从而造成科研管理工作与科研档案管理工作严重脱节，“四同步”管理原则无法从根本上得到贯彻落实。
3.科研档案的过程管理未受重视。高校科研管理部门是科研课题主管部门与课题组、课题组与档案管理部门之间的桥梁与纽带，是来源性文件和成果性文件的汇集点，在科研档案建设中本应发挥主导作用。但是在高校科研管理工作评估中往往把科研课题级别、经费、成果鉴定或获奖成果、成果转化和推广情况等作为衡量高校科研水平的重要标志和考核高校科研管理工作的重要指标，因此这些立项、经费及成果管理等受到高校科研管理部门的高度重视，成为高校科研管理工作的重点和核心，而科研档案的过程管理往往由于其长期性、事务性、琐碎性的特点而不受重视，从而造成科研管理过程中科研档案建设力度不够。
二、加强高校科研档案管理工作的对策
1.加强宣传，提高各级人员档案意识。要使科研档案工作顺利开展，必须坚持广泛、深入、持久的档案法规宣传，通过多种形式宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》和《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规及档案知识，使各级领导、科研管理部门和科研人员提高档案法制观念，认识科研档案管理工作的重要意义，尤其认识到科研档案管理工作对保证和促进高校科研工作所起到的重要作用，从根本上理解、支持、参与科研档案的归档工作。尤其让科研人员明确“负责科研文件材料的形成、积累、立卷、归档”是其应尽的职责和义务，从而在思想上重视科研档案工作，自觉承担积累科研档案资料的义务，主动履行科研档案归档的职责。
2.加强学习，提高科研档案管理人员综合素质。提高科研档案管理人员整体素质是做好科研档案管理工作的前提。科研档案管理人员不仅要有端正的工作态度，高度的责任感，还要能不厌其烦、主动加强与课题负责人的联系，认真检查、指导和督促课题负责人收集、整理各类科研材料并及时归档。这就需要科研档案管理人员具备较高的思想政治素质、科研管理素质和丰富的档案管理知识。为此，档案管理部门应注重加强科研档案管理人员的档案法规学习，并定期组织其参加业务知识和计算机网络化培训，帮助科研档案管理人员及时掌握新形势下科研档案管理规范程序。
3.强化管理，建立健全的科研档案管理制度。建立健全的科研档案管理制度是科研档案管理工作走向规范化的关键。高校科研管理部门和档案管理部门应明确职责，密切配合，履行各自的职能，建立健全适应新形势下的科研档案管理制度，对科研档案的归档时间、保管期限、归档范围、整理要求、保密规定等要做出明确规定。在制度中真正落实“三纳入”即将科研档案工作纳入科研管理制度，纳入科研工作计划，纳入科研人员的工作职责范围；同时做到“四同步”，即下达科研任务与提出科研文件材料的归档同步，检查计划进度与检查科研文件材料形成同步，验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案同步，上报登记和评审奖励科研成果与检查科技档案归档情况同步。如要求结题的项目须持科研档案员开具的归档情况证明才能召开结题鉴定会，评优的项目须持科研档案管理员开具的归档情况证明才能参加评优。此外，还要制定科研档案保密及知识产权保护的相关规定，强调须严格遵守保密法规，在利用时限定使用范围，对于一些有产权的，要保护其产权不受侵犯，还要保证他们随时都能便捷地利用到所需的科研档案，从而使科研人员放心地将档案材料移交到档案部门。同时，在制度中还要制定一些制约措施，如把个人科研档案的归档情况与年终工作实绩考核挂钩。
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1 高校档案管理的现状
1.1 档案意识薄弱
长期以来，由于人们档案意识不强，在工作过程中，上至领导下至一线员工，“重工作、轻档案”的意识还在相当程度上存在，认识不到档案工作的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。
档案意识薄弱，还导致很多高校没有综合档案室，各科室只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总，档案保管各自为政。加之没有健全的档案管理制度，又缺少必要的监督机制，档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。这就对高校档案管理造成了不可弥补的损失。
1.2 管理手段落后
目前的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有主动对档案资料进行分析、编研，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，信息化程度不高，难以充分实现档案的利用价值。在当今国家高等教育事业和计算机信息技术迅猛发展的形势下，这种传统落后的档案管理状况使高校档案工作陷入十分尴尬的境地。
1.3 管理队伍素质较低
由于对档案工作重视程度不够， 高校档案队伍总体素质不高。高校档案工作人员大都使用编外人员，即使有些高校配有专职的档案管理人员，但大都年纪较大或是工勤人员转岗而来，缺乏基本的知识和技能。真正科班出身、从事档案管理工作的人少，受过全面档案管理专业培训的工作人员少，懂计算机、网络技术等现代管理手段的人少。另外，档案管理人员在职称、待遇及工作时间等方面，和专职教师相比有着较大的区别，也导致许多高层次、高素质人才不安心或不愿从事这项工作。
2 提高档案科学化管理的措施
2.1 健全制度，更新观念
健全档案制度是搞好档案工作的重要保证。高校要大力宣传《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等相关法律，依法建档。制定明确的岗位目标责任制，使各部门重视档案的收集、整理、归档。建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度，使档案资料进、出及时，真正实现资源共享。只有制定和建立各类档案管理制度，形成档案管理制度体系，才能确保档案科学化管理工作的有效实现。
更新观念是做好档案管理的前提和有力保障。改变追求“小而全”“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务的思想，主动地把档案工作重点与学校工作中心结合起来，为教学、科研服务，使高校档案管理走上主导地位，树立开放意识，改变长期封闭的局面，增强服务意识，打造档案工作的新形象。
2.2 实现档案管理信息化
档案管理信息化是指，在档案资源的各项管理过程中，利用信息系统进行加工和通过计算机网络进行保存传输，将原有的不同载体的档案资源转化为数字信息，并在此基础上实现档案资源的合理配置与社会共享。
档案管理信息化，是高校档案管理的必然趋势，也是提高高校档案管理的科学化水平的重要措施。主要体现在两个方面：一方面提高档案工作效率，克服以往档案工作人工操作的落后性，如利用计算机进行检索，档案的缩技术、扫描技术、传真技术、网络技术等高科技手段，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面是推进文档一体化的管理，克服各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题，通过计算机技术对文件信息的生成、档案信息的转化、档案信息的全文提供及利用实行一体化管理，使档案室成为一个信息供应中心。
2.3 提高档案管理人员的素质
由于现代化的档案管理工作是以计算机为手段，通过网络来进行，这就对档案管理人员的素质提出了较高的要求。对于高校来说培养出一支高素质的档案管理人员队伍，实现档案管理的信息化、系统化、科学化已经势在必行。为了让高校中的档案管理人员能够适应档案事业发展的步伐，必须对他们进行相应的业务培训与管理意识培训。通过相关的知识学习、技能培养，让档案工作人员能够熟练的掌握最新的档案法规制度和最新的行业标准，熟练的掌握计算机操作技术、网络技术、数据库技术、信息检索技术等方面的专业知识，而且还能够在网络环境下进行信息处理工作。在新形势下，高校档案管理人员不仅应是文献史料的管理者，更应是文献信息的开发者。
2.4 提高档案的安全意识
档案信息具有一定的保密性，需要加强档案信息系统安全防范规划，做好安全防范措施。电子档案上网后， 必须从进入、传输、使用三方面采取安全保密措施。防止外部攻击可以采取防火墙、安全等技术实现；防止内部成员泄露，在管理技术上要做到信息安全存放。 同时，逐步完善档案信息安全管理体制。在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要增强安全意识，防止失密、泄密事件发生。非公开的档案信息一律不得上外网；在因特网上提供已公开的档案目录查询服务，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全保护措施，确保档案信息系统的安全运转。
总之，档案管理的科学化是知识经济时代档案管理发展的必然趋势，新的世纪是档案事业发生深刻变革的世纪。新技术的发展使档案管理工作便利与难度并存，作为高校的档案管理工作者应该充分利用科技力量的强大优势，更新观念，提高自身素质，推动档案工作的创新与发展，为学校和社会的发展提供更好的服务。
参考文献
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[2]刘素珍.中职学校教学档案管理工作初探[J].卫生职业教育；，2005年17期
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2008年9月14日，经过长达几年修改的新《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），由教育部部长周济和国家档案局局长杨冬权联合，从2008年9月1日起实行。这是高校档案工作中的一件大事，也是我国档案界的一件大事。《办法》第一次提出了学生类档案的概念，并且把学生类档案纳入高等学校档案管理的范围，而且单独设类，充分体现了“以人为本”的思想，十分明确地指明了学生类档案管理的必要性和重要性。
二、高校学生档案的内容
新的《高等学校档案管理办法》明确规定学生类档案包括：高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
我院根据新的《高等学校档案管理办法》和学院学生档案管理工作实际，规定了在校生的归档材料包括：
（1）高考材料（报名表、体检表、政审表、高考成绩、中学学籍、奖惩材料等）。
（2）入学通知书及准考证。
（3）入学登记表。
（4）军训鉴定表。
（5）在校期间受院级（包括院级）以上表彰、奖励登记表及各种纪律处分决定。
（6）学生的党、团组织材料（入团志愿书、入党申请书、入党志愿书、预备党员考察材料等）。
（7）学年鉴定表。
（8）毕业生登记表、毕业生体检表、学生成绩表、就业报到证通知单（副联）等有关材料。
（9）招生录取大表。
三、高校学生档案管理工作存在的问题
学生档案管理旨在对学生在校期间。以及在毕业生追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查阅、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。长期以来，由于诸多原因，高校学生档案未能得到应有的重视，致使档案材料收集不全，质量不高。不能准确全面地反映高校学生的全貌，甚至出现档案丢失等现象。当前高校学生档案管理主要存在以下几个方面的问题：
（1）学生档案不受重视，管理体制不完善。学生档案是学校档案的一个分支，在档案管理二级机构中没有配备专职人员，没有进行必要的检查监督和指导，学生档案管理没有建立完善的考核机制和相关制度，学生档案管理工作缺乏领导重视，管理体制明显不完善。
（2）学生档案的收集整理不规范。目前学生档案一般由学生管理部门（学生处）进行统一管理，而学生档案的整理和移交由院系来完成。由于学生管理部门（学生处）和院系均没有配备专职人员，加上学院缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案在收集整理过程不规范，如归档文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、材料缺失等等。
（3）学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备。因档案的收集不及时，整理、服务环节跟不上，容易产生相关部门相互推诿，有时学生查一个档案跑几天，服务质量和水平有待提高。
（4）毕业学生档案的转递、管理等工作不尽完善。在国家对高校毕业生实行统分统包的时候，高校毕业生档案通常由学校档案部门在学生毕业离校后统一寄往生源所在地人事局或有人事任用权的用人单位，随着高校毕业生就业制度改革，高校毕业生自主择业，国家不再对高校毕业生进行统包统分，毕业生的档案是由人才市场、人才交流中心待管，待毕业生落实就业单位后再将其档案转至就业单位。由于转递环节复杂，容易导致一些学生档案丢失，给学生的就业带来了不良影响。
四、做好高校学生档案管理的建议
（1）首先要统一认识，加强领导。学院领导、院系领导及广大教职工都要强化档案意识，自觉支持和做好学生档案工作。要把学生档案工作纳入议事日程，把学生档案建设当作全校一项基础性的工作常抓不懈。同时加强管理。将学生档案管理工作纳入有关职能部门的目标管理，在布置、检查和总结学生管理工作的同时，布置、总结和检查学生档案工作；另一方面，学院要认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题，做到人员到位、经费到位、设备到位。
（2）加强对高校兼职档案人员的培训，兼职档案人员应当重视观念更新，练就过硬的业务技能，拓宽视野、丰富知识，从而提高入档质量，使档案工作经验得到不断的充实。
（3）加强学生档案材料的收集，做好平时收集与重点收集和集中收集相结合，明确收集学生类档案收集范围，做好各部门收集协调工作。学生档案的管理应有一个指定的归口部门进行统一管理，院系要指定专人负责，统一要求，保证学生档案材料的完整、齐全；文字材料纸张规格要统一，书写要规范、字迹工整。档案收集和整理过程中，要将档案袋内有关材料名称填写到档案袋封面目录一栏内，材料名称要求填写完整。
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一、职业素养对高校档案管理的重要性
职业素养的提高对高校档案管理来说，有利于提升档案管理人员在工作中的责任心。也就是说，高校档案管理人员只有具备了强烈的工作责任感，才会更加自觉地遵守规章制度，并且充分发挥自己在工作中的才能，做好自己的本职工作，真正推动高校档案档案管理的健康、可持续发展，有效端正档案管理人员的工作态度，真正做到以人为本、爱岗敬业，切实做到档案管理工作，为档案管理事业和高校的发展做出应有的贡献。
二、高校档案管理人员提升职业素质的有效途径
1.树立正确的思想观念
高校的档案管理工作人员需要不断转变传统意义上的保守观念，然后结合高校实际确立一套符合时代要求、高效、优质、快捷的服务观念。经过这种观念的转变，充分发挥自身的主观能动性，更好地明确好服务方向，树立科学的服务态度，不断健全服务的具体方法，从事保证服务质量的不断提升。
2.提升工作人员的服务意识
对于档案管理工作人员来说，其工作的价值就在于是否能够真正为工作决策提供实际性的服务，如果不能保证服务的质量，就很可能会失去档案管理工作的重要作用和价值。从某种意义上讲，档案管理是一项重要的服务工作与管理工作，因此要求工作人员了解并熟练掌握科学的服务意识以及高超的工作技能。由此可见，档案管理工作人员的工作质量、工作效率、工作态度以及工作成果都在很大程度上影响着档案管理工作的质量。
3.加强档案管理人员的专业技能
现代化社会是电子化的信息时代，并且便利的信息交流使得信息量编的越来越大。从事档案管理的工作人员就需要拓展自身的知识面，不断提升自身的业务技能。第一，制定业务技能的学习计划，然后朝着既定的方向努力；第二，学习计算机技术的具体操作，灵活运用网络与多媒体，快速掌握现代化的管理技术；第三，做好档案管理最基础性的工作，然后建立并不断健全借阅、保管制度，真正保证日常工作的有序进行，例如著录、整理、收集、鉴定等工作。
4.注重档案管理人员的职业道德建设与发展
在高校档案管理工作中，要想保证档案管理工作的质量就需要管理工作人员具备良好的职业道德与专业素质，这样一来就需要是实践当中不断加强对他们的职业道德教育。另外，在理论上认为，不管是主观世界还是客观世界，都需要建立在社会实践的基础之上，因此，档案管理工作者需要在通过自己努力的同时，不断加强自身的实践学习加强自身的道德观念，从而不断提升作为档案管理人员的职业道德修养，在实践中不断提升档案管理人员的职业素养。
三、提升档案管理人员自身职业素养的有效方法
1.确定好自己的角色定位，正视自我
首先，从事档案管理工作的人员需要真正认识到自己的实际水平与能力，然后做好自己的本职工作。要想切实保障档案管理工作的质量，就需要对自己有较为全面客观的正确评价。另外，角色定位的实质上是要求工作人员能够依照自己的实际需求，确立自己的发展目标与方向。由此可见，档案管理人员只有在工作中树立科学的职业观，才能真正旅行好自己的工作职责，实现自身职业素养的不断提高。
2.进行自我批评与教育
要想切实提升高校档案管理工作人员的职业素养，可以通过自我批评和自我教育的方法来实现。在实践当中，工作人员需要依照职业画的道德要求，还需要对自己的日常言行与思想定期进行检查与反省。在工作中做到严于律己，真正在每一个工作环节中展现出自身的良好职业素质，通过自身高度的政治责任感，更好地履行高校的档案管理工作，进一步推动高校教育教学的有序进行，充分发挥档案管理在高校发展中的重要作用。
3.始终坚持职业素养的培养与提升
从本质上讲，自我修养是一项长期化的艰巨工作，如果在档案管理人员不能长期坚持职业素养的培养与提升工作，就很有可能在这个过程中受到腐败思想的侵蚀。因此，从事高校档案管理的工作人员在培养和替身自身职业道德素养方面要做到持之以恒，从而使档案管理充分发挥对高校以及社会的服务作用。真正做到为现实服务、对历史负责。
结语：综上所述，在现代化社会中，档案管理的工作范围相对较广，尤其是高校档案管理人员需要加强自身修养，不断提升自身的业务素质、身心素质、政治素质，实现自身职业素养的提升。这样一来，才能不算更新和发展自身的知识结构、开拓视野。因此，在实践当中，高校档案管理人员需要真正了解好玩掌握职业素养对高校档案管理的重要性、结合实际制定提升高校档案管理人员职业素质的有效途径，最后采取切实可行的措施不断提升每位管理人员的综合能力，在日常工作中创造出更优异的成绩。
参考文献：
[1] 张俊英.知识经济条件下档案人员职业素养探讨[J].包头职业技术学院学报，2009（03）.
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1 创建健全的档案管理系统
对于档案资料来讲，其是各个高校的重要信息资源，可以详尽的体现高校的发展经历，同时通过各类形式客观的记录高校管理及教学的各个环节，是教职人员及学生智慧、经验及劳动的结晶，是认知及掌握高校发展规律的基础依据，是学校的重要资源。档案的管理工作涉及的范围较广，部门较多，需要得到全体人员的配合。唯有人员统一思想、提高档案管理意识，才能够确保档案的管理质量。应定期举办培训、讲座等活动，让教职人员意识到档案管理工作的重要性。
需要加大档案集中管理的力度，由组织层面确保档案工作的顺利实施，进而保证高校档案的完整性、全面性及精准性。始终遵循“统一标准、统一领导、分层管理”的准则，创建档案领导队伍，协调档案管理工作。由高校的副校长负责整体管理档案工作，创建档案室，选取专人进行管理。在高校内的各个院系、财会机构、教务处、图书馆等加设专职的档案人员，创建高校档案管理系统，将档案的管理工作落实到各个环节内。另外，需要进行明确分工，使人员明确自身的责任及职能，让档案的管理工作更加标准化、系统化及科学化。调动高校内全体人员共同参与到档案的管理工作中，利用全方位、全员收集档案信息的方法，保证档案内容的真实性及客观性，同时不断扩大档案的涉及范围，深入挖掘高校内的信息，充实档案资料。
2 增强高校档案管理的信息化水平
伴随着当前科学技术水平的不断发展，信息化建设获取了较大成功，其是高校进行档案管理的客观需求，同时也是高校开展档案管理的重要标志。促进高校的档案馆建设网络化、信息化、数字化的检索系统，变成了当前各个高校进行档案管理工作的首要事情。高校的档案管理工作内容较多、强度较大、重复性较高，而将信息技术同高校的档案管理工作结合在一起，能够推动高校的档案管理步入正轨，进一步发展。增强高校档案管理的信息化水平能够极大提高档案管理的工作质量及效率，并且还可以借用信息通讯技术把档案数据尽快传递给领导阶层，科研部门等，为人员查阅档案提供的方便，使领导通过亲身体会感受到档案的重要性，主动培训档案的管理部门开展工作。
各个高校需要加大资金的投入力度，保证档案管理的硬件设备符合相关要求。各个高校需要把光纤数字技术、网络监控技术、芯片技术等同档案的收集、存储、分析、整理、保管、应用等工作结合在一起，进而增强档案的存储功能，提高传递速率，优化管理质量，全面发挥档案的经济效益。高校档案的管理工作还需要由以往单机管理模式转变成网络管理方法，由文件目录、卷宗等形式演变成全信息管理。应用“纸质档案”及“网络档案”相结合的方法，进而增强信息建设的速率，提高档案的管理质量。
3 不断改进并完善档案的管理标准
如果缺少严格的法规标准，就很难确保高校档案管理的顺利实施。作为高校的档案管理从业者，需要严格遵照我国相关标准法规开展工作，并且结合学校的自身特点，创建符合自身发展的档案管理模式及方法，其也是确保档案管理质量的基础。加大档案管理标准的建设力度，推动高校的档案管理工作更加科学化、标准化。由进行档案管理真实情况出发，创建相应的档案管理标准，并且建立完善的档案采集、归纳、保管、应用、管理、保密等标准，从而保证高校内各个文件实现归档一体化的目标，同时依据高校的不断发展，对内容及条目进行改进与完善。在创建高校档案的管理标准期间，还需要创建相应的配套考核制度，将责任划分到人头，将档案的管理工作同员工的自身利益相挂钩，明确人员的岗位责任，进而提高档案的管理质量，为高校的进一步发展奠定基础。
4 提高档案管理团队的建设，增强管理人员的专业能力及综合素养
增强档案管理从业者的综合素养及专业能力是促进高校提高档案管理质量的关键。对于档案的管理工作来讲，其质量同从业者之间存在密切的关联。想要保证档案管理从业者能够同档案管理的要求相吻合，就需要不断提高从业人员的素养。需要尽快在高校内部的档案管理团队中宣传管理知识，转变当前的知识结构，加大新技术、新知识、新思想的培训力度。需要利用多种方法，增强档案管理从业人员的专业技能及综合素养。创建全面的档案管理团队，专业设定档案管理小组。同时利用培训的方法培养一批专业水平较高的管理人员，保证档案的管理工作顺利实施，稳步发展。需要持续加大培训力度，严格遵照“管理标准、业务熟练、素养良好、服务优质”的原则开展工作，从而确保人员知识水平及业务结构可以与高校对档案的管理需求相吻合。另外，档案的管理人员自身也需要不断进行学习，增长自身的知识储备，丰富自身的见识，全面掌握工作的内容及发展。高校内部档案的管理从业者需要具备良好的职业素养及责任心，并且遵守保密协议。在道德品质方面，应保证从业者尽忠职守、按岗敬业、服务热情、并且不贪图名利、愿意为他人服务，进而提高高校档案管理工作的质量及效率，促进高校更好的进行发展。
5 全面应用档案的信息化资源，提高档案的服务质量
对于高校的档案来讲，其是高校内部全体教职人员智慧与劳动的结晶，保证档案信息的采集、分析、整理、保存、累积质量，其目的在于充分挖掘档案资源，为工作者提供更方便的服务。高校内部的档案管理部门需要重点关注服务内容，深入对档案的使用进行探索，紧密围绕高校的工作重心，提高档案的服务质量。档案的管理从业者需要主动问询用户对档案类别信息的需求，掌握学校在不同阶段、时期的科研、教学情况。依据自身院校的档案应用情况，分析规律，主动为高校各项工作提供优质的档案服务。
6 总结
总而言之，对于高校的档案管理工作来讲，其同学校的发展之间存在密切的关联，相关工作人员应不断转变自身的观念，创建健全的档案管理系统，增强高校档案管理的信息化水平，不断改进并完善档案的管理标准，提高档案管理团队的建设，增强自身的专业能力及综合素养，全面应用档案的信息化资源，提高档案的服务质量，从而为促进高校进一步发展贡献自身的价值。
参考文献
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