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高中学校人事档案是存储教职员工信息以及学生个人信息的重要历史记录，其内容主要由有价值的文字、清晰的图表以及其他有存在意义的说明元素组成。学校人事档案既是信息资源的保存体又是信息传播的承载体，对教职员工以及学生的人生具有凭证、依据和参考的作用，同时对学校的教学活动也具有重大的影响。因此，完善高中学校人事档案管理显得尤为重要。高中学校人事档案的内容包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计以及提供利用等管理活动，并以此硐蚪讨霸惫ず脱生提供具有权威性、可靠性的档案信息服务。
一、高中学校人事档案管理的基本现状
（1）对人事档案管理缺乏足够的重视。一方面因为学校的教育水平测定与人事档案管理并不存在直接的挂钩关系，加之学生自身档案意识薄弱，所以易于造成学校忽视学生的人事档案的管理工作。另一方面是人事档案日常管理工作本身并无实质性内容，值得一提的表面管理工作也就是为了应对上一级部门的检查而进行简单的档案规整和卫生打扫。这样，档案管理工作很容易被忽视，档案信息的完整性和精准性也令人担忧。
（2）人事档案管理者缺乏专业度。在某些高中学校会存在着这样一种现象，即从事学校档案管理的工作人员所学专业与档案管理无关。因此，档案管理工作就停留在做表面功夫，缺乏一套科学、规范、有效的管理体系，从而使得学生的在校档案模糊、无实际意义，甚至出现学生档案信息被随意篡改的现象。
（3）学校人事档案管理制度体系不健全。由于有些学校对人事档案管理缺乏足够的重视，再加上从事档案管理的工作人员专业性不强，直接导致学校档案管理制度体系的不完善。这种不完善主要体现在以下几个方面：首先档案归类不细致，过于简单；其次对于档案的实效期限管理失当，以致堆积过多而混淆了对近期收集档案的处置；再次，对于应当销毁档案的处理没有严谨的流程；最后，档案室的日常工作缺乏明确的责任制度。长此以往，就会出现管理者对档案疏于管理的情况，从而导致档案遗失、归类位置混乱，甚至忽视对档案室日常环境的干燥性处理，使得档案潮湿，档案内容损坏，造成严重后果。
二、完善高中学校人事档案管理的主要举措
（1）加强对档案有操作权的相关人员的管理意识。学校应当把档案管理工作纳入到日常管理工作内容中，使其成为不可或缺的一部分。此外，要通过宣传引导等形式，增强工作人员对档案管理内容的认识度，让其明晰档案本身的重大价值以及档案管理工作的重要性。这样，在日常管理工作中，直接操作人员才不会以自我感性认知去处理档案收集、整理、归类等相关工作事项，能够在一定程度上避免出现档案遗失、无故销毁、随意篡改等情况。
（2）档案管理数字化、网络化，增强管理人员的专业素质。信息数字化是当今时展不可逆转的大趋势，也就是说现代高中人事档案管理也需要打破“路径依赖”，适应潮流，形成数字化、网络化管理模式。这样，一方面加强了档案的整体衔接性，避免档案丢失事故的出现；另一方面对于档案管理者而言，工作量也相应减少，档案管理易于可控、可查。此外，学术要专攻，管理也要专攻，从事档案管理的工作人员如果具备与之匹配的专业知识，那么在日常管理工作中一定会事半功倍，因为只有具备良好专业素质的档案管理者，才能够使日常的档案操作和管理更加科学、规范、细致，面面俱到。
（3）建立健全人事档案管理制度，合理开发利用。高中人事档案管理之所以存在上述弊端，有很大的原因在于缺乏一套完整的管理制度，导致档案操作规范不明确、问责制度不清晰。部分工作人员基于自我意识或者经验来处理档案，短期内问题可能不大，时间一长，档案越积越多，问题则逐一暴露出来。这种缺乏客观性和科学性的处理方法，很容易导致档案信息的冗长、混乱，档案编目流程烦琐低效、档案存放次序被打乱，档案的盘点操作不科学，对失效档案的管理不及时。所以，建立健全人事档案管理制度并合理开发利用，让管理者有据可依，有章可循，有责可问，是解决档案管理问题行之有效的方法。
三、结束语
档案所代表的是档案所有者在某段期间内所有活动最客观的证明，它的影响力和价值性是不可替代的。因此，学校应当格外重视，并不断完善本校的人事档案管理制度。加强对档案有操作权的相关人员的管理意识，促使档案管理人员树立更加严谨、客观、科学的态度来处理档案，不让档案工作流于形式，而是更具有实际意义。切实提高档案管理人员的综合素养，改善档案管理水平，从而推动高中学校教育事业的可持续性发展。
参考文献：
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Keywords: personnel file; Problem; measures
中图分类号： G271 文献标识码：A文章编号：
科学技术是第一生产力，是企业长期发展的重要因素，而人才是企业发展的核心力量。人事档案管理作为企业日常管理中的一部分，直接影响着人力资源的可持续发展，研究人事档案工作有着重要的意义。
人事档案是人事工作的重要组成部分，是历史全面地记载个人经历、业务能力、工作实绩等信息的载体，合理使用人事档案信息，有利于管理者安排各类人才在合适的工作岗位上充分发挥工作积极性、主动性和创造性，是知人用人的重要依据，也是企业改革改制、生产经营、科研开发、人力资源战略开发等方面的重要依据和信息库。
人事档案管理工作是人力资源管理的基础，提高人事档案管理水平是维护企业人力资源管理，促进人力资源可持续发展的重要保障。然而，当前很多企业的人事档案管理出现了诸多问题，阻碍了人力资源健康、持续的发展。现状主要表现在：
1.审核把关不严。社会经济的繁荣使得市场上的人才流动量增大，很多用人单位在招聘员工时并未打算长期聘用，只是为了缓解一时之急。造成了用人单位对于人事档案的审核工作不严，少数企业则直接跳过档案审核，对于档案资料也是抱着可有可无的态度。
2.材料不实或信息不准。人事部门未按规定对材料进行认真鉴别,从而给“造假”行为提供机会，很多求职者为了谋求工作机会，而在自己的档案上填写不真实的信息，这对于企业在今后的人力资源管理上将带来很大的实际问题。
3.管理者素质不高。现行不少企业的档案人员兼职的居多，客观上导致对档案知识的学习、掌握不够，其素质不能适应企业人事档案工作的需要。
4.档案收集不当。管理意识的薄弱使得大多数企业招工时对于求职者的档案资料没有认真审阅，大量的档案没有完全收集到企业的人力资源部门进行保管。而在考察职员工作业绩、能力时，管理者也未能完善人才建档工作，使得档案收集不当，“抛档、弃档”问题严重。
5.人事档案管理手段滞后和基础设施差，保管条件落后，管理水平较低。现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。计算机在人事档案管理中，只发挥了简单的档案材料目录的录入作用，人事档案管理信息化功能尚未开发。目前，很多部门的人事档案管理还是以传统的手工操作为主，设备简陋，技术落后，耗费大量的时间和精力，还难以完全做到档案完整、精确、美观、实用。
6.人事档案信息资源的开发利用不充分。保存档案的最终目的是为了“用”，而在现实中，由于人事档案强调保密性，档案的利用范围小，利用率低。
目前部分企业单位人事档案的现代化管理水平不高，制约着档案作用的充分发挥，已不适应新形势下企业人事档案管理工作的要求，这就亟需当前企业人事管理部门在档案管理工作上改进和创新。
1.加强领导，健全制度
加强对人事档案管理，要切实从思想意识上提高对人事档案重要性的理解。结合实际情况，在档案管理部门的指导下，制定一套管理办法，如档案的接收、转递、查阅、保管、建立人才库制度。针对档案管理人员的聘用，企业应当通过竞争选拔的方式择优录用，通过竞争环节让管理者上岗就业。
2. 狠抓培训，提高素质
对于档案管理工作者而言，提高自身内在知识水平，积累丰富的管理经验是保证工作顺利开展的前提。这就要求人事档案管理人员积极提升自己的专业知识，实现知识创新，尽可能使档案管理人员专业化。同时，采取“请进来，走出去”的办法加大对管档人员进行政治和业务培训，用新的理论知识武装头脑，开阔眼界，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，并要稳定档案专业队伍，加强人事档案管理人员的思想素质教育，教育他们要坚持原则、严守纪律、严谨认真，要有能吃苦、耐劳，甘于奉献的精神。
3.注重收集，规范管理
在整理人事档案时，要注重收集档案材料，拾遗补缺，发现缺少的材料要及时向交接单位索要或询问本人，如有丢失应主动与单位联系，及时补齐。人事档案内容复杂，案卷内常有材料的收入取出，如工资调整、年度考核、调配录用、职称晋升材料等不得拖延，要及时传递归档，保证归档材料完整齐全，维护人事档案的安全，定期总结经验，研究解决档案接收过程中存在的问题。另外，干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，都必须认真贯彻执行有关的法律、法规和党的组织干部人事等工作的政策、规定。
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2.推动档案管理向现代化信息管理的发展创新
档案管理创新需要紧跟时展，不断向现代化信息管理发展，共享各种信息及资源，增加医院内部的沟通和交流，最大程度的展现医院人事档案管理的意识。人事档案在进行信息化管理之后，促使各个部门便捷的传递资料，并且电子信息化管理具有很大的储量、很快的速度以及准确的计算，大大提高了工作效率。医院要完善自身的人事档案管理电子信息化系统，分区管理档案信息，还要分开设置档案室、计算机室以及办公室，通过计算机系统实现联系。计算机室和档案室均安装防辐射的基础设施，最大程度上减少电磁干扰和降低设备发生损坏。此外，档案电子信息化进程的不断推进就必然要求将以往储藏的纸质档案资源转化为电子资源，即将人事档案的具体信息全部输入到计算机内。
3.不断推行医院人事档案管理新模式
随着医疗事业的飞速发展和医院人员的流动性增强，使得医院工作复杂度提升不少，传统的人事档案管理模式已经不能适应当今医院的日常管理工作需要和不断发展的要求。近些年来，一些医院开始实施人事档案的制度，这也是提升医院人事档案管理水平的重要途径之一。实施人事档案的制度首先要健全档案管理制度，选择有足够资历和诚信度的人事档案结构进行合作，并在合作过程中不断完善有关内容，确保人事档案管理工作按照医院的发展需要进行。此外，也要保证双方管理网络的畅通，在保证不泄密的前提下，方便医院更规范高效地实施人力资源管理工作。
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随着我国各行业改革的不断深入，随之进行的人事管理制度和用人制度的改革，也相应给人事干部档案管理工作带来了新的变化和挑战，人事档案的实用意义越来越大，管理机构也不断的完善和加强，管理手段和管理水平也随之提高，然而，在人事干部档案管理的岗位设置上存在着一些问题。以档案管理专业在本系统目前人事档案管理岗位设置的现状来看，仍然看出在岗位设置中存在同样的问题。如我们全系统18单位，具有人事干部档案管理条件的有16个单位，共管理有在编在职、退休干部职工7000多人的档案，除少量市管干部档案由市组织部档案局管理外，其余全部都在基层单位人事部门自行管理，最多的有1500多卷，少的也有150卷，那么人事干部档案管理岗位的设置有以下几种情况：
1. 从全系统18单位中，只有3个单位设有专职人事档案管理人员，其他15个单位都是兼职，也就是说，人事干部除了完成日常工作之余，在因收集归档的资料太多了或有空，才抽出时间抽出人手突击处理档案归档，都是延用这种兼管档案管理工作的被动管理模式；
2. 实行绩效工资制度时，在设置的岗位说明书中，有馆员（人事干部档案管理、病案管理、图书馆管理等）岗位说明书，但病案管理、图书馆管理等岗位都是专职的；
3. 由于人事干部档案管理工作岗位的特殊性，与医疗卫生专业相比，医疗卫生的业务学术活动相对就比较重视，而人事干部档案管理兼职人员很少参加省外甚至市外的专业培训和外出考察学习机会；
4. 岗位业务技术提高的培训班也相对的少，年内或隔年以主管部门或市档案局组织的技术培训也就1-2次，然而，档案管理知识、技能、设备等是需要不断跟班学习、更新和提高的；
5. 职称的晋升也不如医疗业务的重视，有关部门很少组织办培训班。比如在长期的人事档案管理工作实践中，怎样把工作中的经验和技能总结出来，通过撰写论文来交流；也没有在晋升时有什么要求和技能等内容进行培训和指导，从而人事档案管理工作人员的综合水平只维持在应付日常工作的现有水平上。
二、人事档案管理岗位设置的思考
随着目前信息化技术的突飞猛进，以及卫生事业的开展趋势，人才资源的合理配置和充分发挥与利用，已经成为目前卫生医疗事业开发的首选，人事干部档案管理工作也面临了不少新的挑战。新时期如何提高档案管理人员的综合水平，充分开发档案本身所具有的潜在价值，使档案成为真正的信息资源，更好地为干部人事工作服务，已成为一个崭新的重要课题。那么，如何提升工作效率？如何采集纸质文档和电子文件？怎样合理地把各种文档归档？怎样可以快速找到想要的文档等等问题。都需要人事档案管理岗位设置得到新的重视和升级，作者认为：
1. 各级领导既要重视又要把行动落到实处。组织人事部门必须高度重视人事干部档案管理工作。要把人事干部档案管理工作放在事关干部队伍建设全局的高度来认识，将其岗位设置与其他专业岗位相同并论，有必要探索合理科学的管理体制，把被动管理转化为主动管理，定档定人，做到档案管理工作及时有效。
2. 宣传还要做到深入人心。干部人事档案管理工作越来越显示出它的重要性，人才越来越受到国家和用人单位的重视，如何合理配置和充分发挥利用人才资源，通过十精神的传递就会进一步明确今后人才发展的重要性，干部人事档案就是我们人才资源，所以有关部门要大力开展人事档案管理工作的宣传，努力营造全社会关心人事档案，自觉支持人事档案管理的良好氛围，提高大家对人事档案工作的知晓率，为奔小康作出贡献是很有必要的。
3. 大力推广干部人事档案管理系统的使用。老旧的人事档案管理模式已不适应当前的发展需要，手抄的年代已慢慢远离，随着电器化程度的普及，在日常档案管理工作方面尽量实行微机化操作，完全可以利用计算机、扫描仪等现代化设备，将文字、图片等资料变成数据资料，使干部档案信息化；建立起完善的干部人事档案数据库系统，利用干部档案日常管理软件进行档案编目、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作，保证干部档案信息的“原生态”，也大大地提高了工作效率。
4. 更新设备更新知识。从切纸到打孔、从目录到进柜以及“六防”工作所用设备都有必要不同程度的更新换代；加强档案管理人员的业务培训更是不可缺少，组织参加各级举办的业务培训班、进修班、档案知识讲座、竞赛、经验交流会、学术研讨会等，是提高档案管理人员的业务水平和工作能力的必修课。当然，象习见平同志说的那样“打铁还靠自身硬”，档案管理人员自身也要加强学习，坚持与时俱进，开拓创新，树立正确的人生观和全心全意为人民服务的思想，做到干一行、爱一行、专一行，爱岗敬业，乐于奉献，为档案事业的发展做出自己应尽的努力。
参考文献
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1.2 为规划人力资源战略提供支持 企业制定科学的人力资源整合规划，是企业可持续发展的重要途径之一。人事档案的主要管理内容是真实反映企业全体人员的全方位信息，包括以往与现阶段。人事档案科学化的管理，能够为企业科学合理的预测人才的需求数量级类型，为人力资源战略规划提供支持，促进人力资源开发。
2 当前人事档案管理存在的问题分析
2.1 人事档案管理意识薄弱 第一，企业领导不够重视人事档案管理。目前部分企业领导忽视档案管理，认为档案管理是企业内部的小工作，对企业的经营发展没有太大的意义，因此在精力以及资金方面投入甚少，造成人事档案管理的基础设施以及模式、方法得不到有效的更新；第二，档案管理部门的责任意识差。由于上级领导的不重视直接导致了档案管理部门对自身所肩负的责任认识不够明确，使工作观念产生了偏离，不认真对待档案管理工作，造成工作上的失误。另外企业没有专业的档案管理人员，有的是其他部门的人员进行兼任，极大地降低了档案的权威性。
2.2 缺乏专业的档案管理员 人事档案管理人员需具备较强的专业知识和技能，才能够胜任人事档案管理这项复杂、繁琐以及连续性较强的工作，否则就会对档案管理的质量和管理水平的提高产生影响。有的企业分配的档案管理人员较少且有的是兼任，不仅要进行档案资料的日常维护及管理工作，譬如收集、整理、编目、分类、电脑输入、排架、编研等，同时还需要担负多方面的工作，例如企业文书的编写、科研管理、基建等，这就使得档案管理人员处于超负荷工作状态，精力无法过多的投入到档案管理工作上，从而降低了档案管理工作的有效开展。
2.3 人事档案管理的科学信息化水平低 人事档案管理工作内容多、要求高、任务重，仅就档案信息管理信息化建设而言，诸如标引著录、数据录入、重要档案的全文存储等工作相当艰巨。虽然目前有人事档案管理系统，但在实际的档案管理工作操作中还没有充分挖掘和发挥其应有的作用，人事档案管理缺乏信息化、智能化、数据化以及科学化的广泛应用，部分企业的人事档案管理在计算机系统的应用上只是简单地将个人信息、档案目录进行录入，而资料检索、调阅则进行手工操作，导致人事档案材料归档整理不及时，存在档案资料不完整的情况，而且耗费时间长，耗费人力多，降低了档案管理工作的效率。
3 改革人事档案管理的建议
3.1 强化人事档案管理意识 企业领导要充分认识到人事档案管理的意义，其是企业的一项隐形财富。各企业在人事档案管理工作中要安排充足的专职档案管理工作人员，并确保档案管理队伍的相对稳定，提高管理人员的责任意识，通过定期对人事档案管理人员的业务培训、政治教育、专业知识与技能的学习以及完善定期交流与培训进修等制度，来提高人事档案管理人员的综合素质和业务水平。人事档案管理工作的领导责任要明确，在管理工作过程中，做好监督与管控工作，加强定期、不定期的深入管档工作进行督查，同时强化业务指导，对存在的问题及时提出改革建议或解决措施，并责令迅速整改到位。
3.2 规范、完善制度和程序 要进一步系统档案的搜集、整理归档、更新等一系列程序。档案信息搜集要全面、严谨、规范地利用多种方式确保信息的准确性、完整性以及及时性；档案信息整理归档根据材料的内容、时间以及属性等条目，优化档案的整理归档工作，避免录入的电子档案和纸质档案存在出入，不便于日后的查检阅工作；档案信息更新要严格落实制定的更新计划，档案管理工作要根据企业人员的流动实况制定相关的每周、每月或者季度更新方案。
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二、基于人本理念，改革高校人事档案管理工作
（一）更新落后观念，制定档案管理制度。强化高校人事档案管理，不断更新落后管理理念。作为档案管理人员，要以身作则，充分认识到高校人事档案管理工作对学校发展的重要性。因此，在开展工作的过程中，要积极响应高校及有关部门号召，将高校人事档案管理提升到高校战略发展高度中去。完善制度，为高校人事档案管理工作的顺利实施提供重要保障。随着高校的不断壮大，建立科学合理的管理制度，才能更好地应对日趋复杂的高校人事档案管理工作。制定高校人事档案管理制度的过程中，要对每个具体环节做出明确、详细的规定，进而提高高校人事档案管理工作效率。
（二）坚持以人为本，在实际工作中突出人本理念。在高校人事档案管理工作中坚持“以人为本”理念，是践行十精神的良好体现。高校人事档案不仅是广大教职工个人经历的集中体现，也是个人德行、才能的客观反映。传统意义上的高校人事档案管理，往往过分强调个人的“光荣历史”和家庭背景，并重点突出教学成果和政绩表现，并不能将每个高校职工的个性特点突出出来，一定程度上影响到高校人才的任用和干部选拔。因此，要对高校档案材料收集范围进行正确调整，补充高校人事档案材料内容。如，职业资格、职业能力、职业信用、专业技术特长、教学创新、科研成果等方面，尽可能通过高校人事档案反映每个职工的综合情况，充分体现高校“以人为本”的高校人事档案管理理念。
三、探索新途径，不断优化高校人事档案管理模式
（一）加大宣传力度，培养档案管理意识。档案意识主要是指对档案管理工作的认知、了解程度等，是严格遵守及实施依法管档的核心内容。可以说，高校人事档案是高校教职员工晋升的重要依据，记录着每个高校人员的成长历程。近几年高校档案管理工作中“遗档现象”越来越严重，需要通过各种手段强化高校人事档案宣传，增加相关人员的档案管理意识，使高校教职员工及领导干部能够正确认识到高校人事档案管理的重要作用，并积极参与到高校人事档案管理工作中来，做到及时归档，自觉整理相关材料，进而促进高校人事档案管理良性发展。
（二）重视知识管理，发挥档案资源社会价值。目前高校人事档案管理工作已经逐渐从实体管理、信息管理向知识管理方面发展。要重视高校人事档案的利用，在确保高校人事档案信息安全的前提下，高校人事档案管理应逐渐由被动管理转变为主动服务。
四、利用新手段，实现信息化和现代化管理
（一）转变传统管理方法，加大信息化技术推广范围。信息管理使体力、智力劳动在档案管理过程中发挥最大价值，若档案管理工作依然沿用传统管理方法，会导致人事档案收集、整理、检索效率低下，且很多人事档案信息丢失后无法恢复。因此，应加大信息化技术在高校人事档案管理工作中的应用力度，在广泛应用计算机网络技术的同时，加强网络安全技术实践。要设置高校人事档案信息系统，以确保人事档案信息安全。
（二）健全档案服务模式，加快信息化建设步伐。现阶段，传统意义上的高校人事档案服务模式，已经无法满足高校现代化建设要求。因此，要紧随信息化建设的加快，完善高校人事档案管理，使高校人事档案能够通过网络平台，实现信息共享。目前高校信息化建设服务模式尚处于初级阶段，因此需要加快高校人事档案信息化步伐，以便高校能通过网络技术和信息技术高效管理人事档案，更好的为高校服务。
参考文献
1.王晓波.数字化背景下高校人事档案管理研究———以N大学为例[J].南京大学学报，2012.05
2.贾博.浅谈事业单位人事档案管理工作中几点问题的解决[J].民营科技，2014.11
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二、传统纸质档案管理模式的优缺点
（一）传统纸质档案管理模式的优点。1.原始记录性、安全性。纸质档案因其材质特征，很难做到修改后不留痕迹，这在很大程度上确保了档案的真实性与原始性，对于档案信息的保护更加安全，具有第一手材料的价值。2.凭证性。质档案作为现今使用最广泛的记录载体，其所具备的法律效应和凭证作用是无可替代的。虽然电子签名、电子档案已得到法律的认可，但电子档案是以计算机为载体保存的，而计算机容易受到病毒、黑客等的破坏，使得司法部门对其凭证作用依然持谨慎态度。（二）传统纸质档案管理模式的缺点。1.纸质档案保管成本偏大。纸质档案保管需要极大的空间，而且保管条件要求严格。档案库房需要防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，同时还有符合档案存放的承重要求，这使得档案库房的建设成本较之一般建筑偏高。同时纸质档案在进入档案库房前，还需要经过去酸、消毒、除尘等工序，日常保管需要定期进行防虫、防潮处理，人工及设备成本较高。2.纸质档案易损坏，不易传播。纸质档案因材质原因，受温度、湿度、光照、时间等因素影响，容易出现纸张老化变脆、发霉等现象，且纸质档案通常都是唯一的，使得其利用不方便，不易传播。3.查阅检索耗时长。虽然我们在纸质档案整理时，已经对其进行编目有序存放，但在查询的过程中还是比较费时费力，如果要多次查阅则更为不方便。
三、铁路人事档案管理的改革方向
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[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）01- 0133- 01
随着经济的发展和社会的进步，新时期学生档案管理工作面临着新的挑战。在新时期学生档案管理工作中，为了不断适应时代的变化，要改变过去的管理机制，坚持管理创新，提高学生档案管理工作的效率。
1 坚持在信息管理上创新
目前，部分单位的学生档案管理基本上还处于手工操作阶段，一些现代化的管理方法和手段没有很好地得到运用。传统的手工管理方法使工作人员劳动强度大，工作效率低，没有足够的时间和精力开发案卷内在的信息价值，人事档案动态管理效果甚微。因此，要从信息资源的角度看待学生人事档案，用信息管理的方法创新学生档案工作，加强对档案信息的综合分析研究和深度开发利用，实现学生档案工作从简单管理型服务向研究开发型服务的转变，进一步提高学生档案工作的现代化水平。
1.1 加大硬件投入力度
改善档案工作的环境和基础设施是提高工作质量的基本保证。《学生档案工作条例》对学生档案的保管提出了明确要求，对库房面积、设施及所需器材作了具体规定，这是保证档案安全和科学管理的必备条件。要创造条件，实行档案库房、阅档室和档案工作人员办公室“三室”分开。要配备必要设施，达到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防高温、防光）要求，特别是要在档案室配备空调、去湿机使库房内保持符合要求的温度和湿度。要配置统一的现代硬件设备，比如计算机、数码摄像机、数码照相机、扫描仪、碎纸机等设备，只有硬件到位了，才能运用计算机进行学生档案日常管理，使硬件建设跃上新的台阶。
1.2 探索建立软件管理系统
逐步探索建立学生人事档案数据库系统，充分发挥信息管理更易保存、查询、修改的优势。建立学生人事档案管理系统，通过现代硬件设备进行相应的技术处理，把考察材料、任职文件、照片等转化成电子文件，上传至学生人事档案数据库系统，实现人事档案纸质与数据格式并存，减少纸质案卷因长期使用而损坏所造成的影响；建立学生信息管理系统，将学生人事档案的一些基本信息通过专门的学生人事信息软件输入，制作形成电子档案，以便于人事信息的查阅流转；建立学生人事档案检索库和学生人事档案目录库，将管理范围内的学生档案号和档案目录全部录入库内，有效地提高查（借）阅学生档案的工作效率；建立学生人事档案网络化管理体系，实施学生人事档案的分级管理；逐层逐级建立学生人事档案局域网，实行学生档案的网络化管理，进一步提高学生档案工作效率和服务质量。
1.3 扩大信息采集范围
目前，学生档案信息采集大多停留在原有的基础上，远落后于时代的要求。可尝试适当扩大信息收集范围，对管理权限内的学生的基本情况、学历、学习简历、奖惩情况、年度考核情况、家庭成员、学习中的表现等信息，分为业绩档案、能力档案、认可档案、考察档案、成果档案等类别，经过严格审查，最后全部录入系统。要认真细致地做好采集、制作、分类、存储等各个环节的工作，保证数据准确、真实、规范、统一。对变动的学生信息及时进行更新维护，做到随变随改、随动随调，确保学生信息的准确性和实时性。
2 坚持在工作制度上创新
学生人事档案工作头绪多、琐碎繁杂，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循。应结合学生档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，在落实中把好关口，不断提高档案工作质量和服务水平。
2.1 坚持在健全完善制度上求“全”
要编印下发学生人事档案管理制度汇编，收集有关制度及文件装订成册，使档案管理工作有章可循，逐步实现制度化。要根据有关学生人事档案工作法规与有关工作条例，结合本地实际，不断完善、修订、健全学生人事档案材料的档案查（借）阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度和送交档案材料归档工作制度等，做到制度上墙、账簿成册，为规范学生档案的管理提供政策依据。要针对日常管理工作需要，建立完善《学生档案查（借）阅登记簿》、《接收学生档案登记簿》、《移交学生档案材料登记簿》等各种登记簿册，为学生人事档案走上制度化和规范化的轨道奠定坚实基础。
2.2 坚持在执行制度上求“严”
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信息技术在人才档案管理中的优势
在医院的日常管理工作中，人事档案是重要的信息平台，最全面的反映每位医护工作者的详细情况。当前的人事档案管理依然采用纸质的方式，这种模式使得大量的人力、物力、财力的浪费。随着信息技术的不断发展，医院人才档案管理的信息化技术应用可以使得人才资源得到有效配置，有效的弥补了传统档案管理模式的缺点，进一步提升效率。具体来说，档案管理的信息化的实施主要有以下几个方面的优势。信息技术为基础搭建平台以信息技术为载体，建立处理迅速、查阅方便、存储量大等优势的先进档案管理系统，确保了档案信息的准确性、完整性。同时所需要配置的管理人员数量较少、纸张的消耗，大大地降低了管理的成本。构建信息化的人事管理档案平台，合理的医护人员配置，有效利用人才的优势，利于医院规模的的不断发展扩大。转变管理理念，提高管理人员素质应当充分意识到人员档案管理信息化工作的重要性，把档案管理信息化工作当成大事来抓，及时分配更多的资金投入到档案信息化工作中来，并将管理工作落实到人，及时快速的保证此工作的顺利开展。档案管理者自身具有良好的专业知识及较高的专业素养。同时切实提高自身的管理素质，以高素质的档案管理工作为依托，具有以下的能力：维护档案真实性、高效获取档案信息、评估档案信息及加工提炼档案信息、有效地根据档案信息进行沟通与交流。
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2增强人事档案保密意识
人事档案管理人员是人事档案保密工作的主要负责人。能否履行好档案保密工作职责是做好人事档案管理工作的重要一环。因此，档案人员应绷紧保密这根弦，高度树立人事档案保密意识。
2.1提高保密意识，学习人事档案法律法规
档案管理人员应熟练掌握《保密法》、《档案法》等人事档案保密工作相关的法律法规，在统一思想、提高认识的基础上，牢固树立保密观念，增强保密意识。一是充分了解人事档案的定密依据、解密时间及保密相关要求，为日常档案管理工作提供法律法规依据。二是积极参加人事档案保密的交流培训活动，提高业务素质，明确国家最新的规范规定，巩固保密知识。三是定期开展保密自查活动，对各个易的风险点进行定期自查，一方面差缺补漏，一方面对各档案管理人员提出新要求，以此为契机宣传人事档案保密工作的重要性，提高档案管理人员的保密意识，督促其学习人事档案保密知识。
2.2增强档案管理人员的保密责任感
人事档案中蕴藏着大量的个人信息，其中不乏个人隐私信息。因此，要做好人事档案管理工作，必须树立高度的责任感，在工作中细致严谨，确保不发生人事档案泄密事件。要制定档案管理工作制度，各负其责，分兵把守，将责任落实到个人，使档案管理工作人员能够在制度的严格约束下，自觉维护档案秘密性，做好人事档案保密工作。
3做好人事档案存放过程中的保密管理工作
“保密工作无小事。”在人事档案的存放过程中，我们主要应注意以下几点。
3.1要加强人事档案存放库房的管理工作
人事档案存放的库房是做好保密工作，维护档案安全的重要保障。档案库房要严格按照国家有关规定进行建设。从保密角度考虑，一般不应将人事档案存放库房设在办公楼的最底层。人事档案室的门窗应牢固可靠，档案库房应制定严格的管理制度。人事档案室内，设有专门的人事档案保险柜，由专人负责管理，无关人等一律禁止入内。
3.2严格人事档案存放管理制度
档案人员要切实承担起维护人事档案完整与安全的职责:一是保证人事档案完整，建立健全管理制度，使用人事档案要经过层层严格的审批手续，有效避免人事档案的损坏，同时，发现人事档案有损坏及破损要马上修复补救，以免以后遗忘或增加破损；二是保证人事档案的安全性，提供足够的人力物力财力保障，负责人员要严格职守，积极采购保密箱、保密柜、防盗门等并投入使用，杜绝档案遗失或失窃的问题；三是保证人事档案存放的统一性与有序性，按照国家相关规定，规范人事档案卷宗排列方式和次序，使人事档案排列有序，整齐规范，便于管理与查找。人事档案管理人员要严格按照档案存放管理制度进行日常管理，保证好人事档案的安全与保密。
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二、做好医院人事档案信息化管理的对策
（一）重视医院人事档案信息化管理工作。医院领导及组织人事部门要把人事档案管理工作放在事关医院人才队伍建设全局的高度来对待，加强人事档案管理基础设施建设，切实将其纳入重要议事日程。应着重加强人事档案管理工作人员的思想教育，完善医院的人事档案工作考核制度，体现多劳多得、优劳优酬，充分调动管档人员的工作积极性，提高工作效率。（二）提高医院人事档案信息化建设投入。医院提供一定的资金支持，更新硬件设备，如计算机、扫描仪、照相机等；提供技术支持，通过公开招标采构引入专业档案管理软件，来提高医院人事档案管理的信息化程度。同时加强医院人事档案管理安全措施，在软件应用的基础上加设防盗系统。（三）做好医院人事档案系统维护。主要包括以下方面：1.规范的录入规则和内容。在原始数据录入时应该建立统一规范的录入规则，所采集数据应针对实际工作需求，以免造成浪费，做到有用必录入，无关少录入，让人事档案管理系统便捷高效，清晰易懂。2.定期的日常维护。建立人事档案系统不是一件一劳永逸的事情，需要定期进行对于系统数据进行管理维护与更新。只有经常对系统进行维护才能确保医院人力资源系统的长期长效运用。3.档案的保存与管理。医院人事档案信息化管理是将数据保存在服务器中，同时将数据备份放置硬盘中，以防服务器出现问题。在人事档案的管理过程中不仅要依靠信息化系统，还要对于原始纸质档案进行妥善保存。做到实时系统、硬盘备份与原始材料三方的妥善保存与管理，防止各种意外情况的发生。4.落实安全保护措施。在服务器与客户端之间设置“防火墙”，定期修改服务器密码，针对相应管理人员的上岗、离岗情况签订保密协议，明确管理人员和工作人员申请、变更、注销权限等。严格执行保密规定，加强人事档案信息安全管理。在日常管理工作中，将人事档案信息安全纳入医院安全保护管理的范围。（四）加强信息化管理制度建设。应建立健全人事档案信息化管理制度，特别是要建立健全医院人事档案材料收集、整理、归档、保存等相关制度和人事档案计算机使用管理制度，严格落实，加强监管，明确各个岗位的工作范围及职责，规范档案管理人员行为。（五）建设一支高素质的档案管理队伍。要不断加强档案人员的政治素质、业务素质、工作作风等方面建设，通过业务学习、教育培训、外出进修等方式实现管档人员的基本理论、业务技能、工作水平的提升，努力建设一支政治强、业务精、作风好的高素质医院人事档案管理队伍。鼓励档案管理人员在工作中总结创新工作方法和途径，促进人事档案工作的不断发展。
三、结语
医院人事档案管理为医院人才培养、制定人力资源发展规划等工作提供了有力的信息支撑，是医院人力资源管理不可或缺的重要组成部分。新形势下进行人事档案管理改革势在必行，只有加快人事档案管理信息化建设，才能更好地提高医院档案管理工作的效率，才能推进人事档案管理的科学化和规范化进程。
作者: 单位:临沂市精神卫生中心
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人事档案管理工作是一项基础性工作，是做好人事工作的基础和前提，搞好人事档案管理，对于全面地了解工作人员具有重要意义。尽管工人身份人员在一个单位中所占比例小，但应清楚地看到，做好工人身份人员档案管理工作在全局工作中具有重大意义。由于人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作，是一项并不引人注目的、默默无闻的工作，因此有的同志常常看不到这项工作的重要性，认为工人身份人员被提拔使用的人极少，档案使用率低，规范管理工人身份人员档案没有多大作用；还有些部门认为即使提拔使用工人身份人员，其人事档案后续工作是组织人事部门的事情，与己无关；也有的同志虽然口头上讲工人身份人员档案工作的重要性，但实际工作中却不够重视，这些情况表明，相当一部分人员对工人身份人员人事档案工作的意识还是不强的。
2.对工人身份人员档案管理手段不够，机制滞后
目前的工人身份人员人事档案管理还是沿用长期以来形成的以“计划管理”为核心的各项制度，“计划”色彩浓厚，缺少应有的生机与活力，机制滞后，已不能适应人事工作发展的需要。档案材料收集制度过分“行政”化。材料收集是人事档案工作的重点和难点，目前，主要是依赖于政府的行政手段，但随着政府职能的转变，这项工作的难度将越来越大。更有甚者，部分干部职工档案存放在行业主管部门，这对档案管理的规范化、制度化带来不利。比如全市机关事业单位的工人身份的档案，长期由各行政主管部门保存、收集归档及日常管理，由于缺乏集中式的管理，长此以往，这部分档案就会出现缺失、随意更改现象，对以后人事日常管理带来极为不利的影响。
3.对工人身份人员档案管理水平不高，方法滞后
目前各部门对工人身份人员人事档案管理方法，局限于“一般化”的管理，现代化管理水平不高，滞后于干部人事制度改革的深入开展，还有部分领导不愿在工人身份人员档案管理硬件上投入，致使部分单位的工人身份人员档案管理仍停留在传统的手工模式层面，不能运用现代化的电子技术手段进行管理，不能建立上下互联的数据库，从而造成档案管理信息化程度低，提供基本信息花费时间长，档案磨损快，劳动强度大，管理成本高。
4.对工人身份人员档案人员知识不专，更新滞后
人事档案工作的业务性和专业性都比较强，要求管理人员熟练掌握档案材料收集、鉴别、归档、整理、提供利用以及档案的保管保护知识和技能，而目前从事工人身份人员档案管理工作的人员年龄逐步老化，且多数都缺乏档案管理的专业知识，上岗后也从未受过专业培训，不能迅速掌握电子文件归档、电子档案管理、档案中介服务等高新技术，无法适应新形势的要求。
二、主要对策及思考
1.集中保管，实现档案管理规范化
人事档案集中管理不仅有利于减少管理环节，提升档案管理的效率，而且有利于推进档案管理的现代化。针对目前工人档案管理分散、整理不规范等情况，要对工人档案的管理权限进行明确：各部门所属单位工人身份人员人事档案原则上由当地人事部门统一保管；对于下属单位工人档案数量较多且管理规范的部门，经人事部门授权，可由其自行保管，人事部门定期对管理情况进行监督检查。
2.建章立制，实现档案管理制度化
制度建设是做好工作的保证。工人身份人员人事档案管理工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会使我们无章可循、无所适从。因此，可以参照干部档案的管理制度来规范工人档案管理，首先要建立档案的查（借）阅、收发及保管、保密等方面的台帐，着重加强档案的“进、管、出”等环节的管理；其次是做好档案材料的收集、整理、装订及清点核实等基础工作，确保每份档案达到“完整、真实、条理、精炼、实用”的要求。
3.强化培训，实现档案管理队伍的专业化
建设一支高素质的档案管理干部队伍，是提升档案管理水平的根本和关键。因此必须有一支在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面过得硬的人事档案管理工作队伍。为此，一方面要加大对人事档案工作人员的业务培训力度，组织档案工作人员学习《档案法》、《保密法》等法律法规，有针对性和计划性地举办培训班，采取“走出去、请进来”的办法，就如何开展新时期的档案工作、如何当好一名档案工作人员等工作进行培训指导，通过培训，培养出一支作风扎实、乐于奉献、业务精通的复合型档案管理人员；同时要培训档案工作人员有吃苦耐劳的精神，要淡泊名利，忠于职守，踏实工作，增强事业心和责任心。另一方面要培养档案工作人员的政治素质。由于人事档案记录着干部职工一生的德能勤绩廉及奖惩表现，是一项内部性、保密性很强的工作，因此档案工作人员要有严格的组织纪律和良好的职业道德，要强化安全保密管理，杜绝泄密、失密、窃密现象发生。
4.抓设备建设，提高档案管理现代化水平
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一、新时代人事档案管理工作的重要性
（一）增强人事档案信息的真实性在传统人事档案管理工作中，人事档案信息在频繁使用和存取过程中易丢失或损坏，这对人事档案信息的完整性和真实性带来了较大的影响，不利于人事档案信息有效利用。新时代人事档案信息化的发展，这不仅为用户查询和利用服务提供了更多的便利，保障人事档案信息的真实性，而且便于人事档案信息的实时补充，确保人事档案信息的完整性和及时性。
（二）提升人事档案管理工作效率。目前人事档案管理信息化水平的提升，促使人事档案管理模式发生了较大的变化，特别是各种先进技术手段的应用，有效地提升了人事档案管理工作效率，不仅档案管理人员工作更具便利性，对于人事档案信息的查找也更具准确性和便捷性。
（三）提高人事档案服务水平。在当前人事档案管理工作中，档案信息的输入和存储基本都是通过计算机来完成，而且电子档案的使用不再受制于时空制约，不仅档案管理成本降低，而且人事档案信息的使用更具便利性，这对于人事档案服务水平的提升奠定了良好的基础。
二、人事档案管理工作的现状
（一）对人事档案管理缺乏足够的重视。目前，多数工作人员对人事档案管理工作认识不足，导致人事档案管理工作一直不受重视，从而使档案管理人员工作情绪不高。再加之部分单位领导对人事档案管理工作认识过于片面，觉得只是简单的整理和保管，在实际工作中往往忽视人事档案管理工作，这对于人事档案管理水平的提升带来了较大的阻碍。
（二）档案管理信息化程度不高。在当前信息化时代背景下，信息技术发展速度较快，这也使电子档案开始替代纸质档案，有效地规避了纸质档案的一些弊端。在这种情况下，人事档案管理工作也加快了信息化和网络化的发展，这就要求人事档案管理工作中需要积极配备先进的档案管理设施，为人事档案信息化管理的实现打下良好的基础。但当前部分单位对于人事档案信息化建设缺乏重视，相应的软硬件设施配备不全。人事档案信息化水平较低，这不仅影响了人事档案管理工作的效率，也无法保障人事档案信息的准确性，严重制约了人事档案的信息化和网络化的发展进程。
（三）人事档案信息安全面临挑战目前大部分单位人事档案都实现了信息化，虽然人事档案管理工作效率和服务质量有了较大程度地提升，但人事档案信息化作为一把双刃剑，其对人事档案信息安全带来了较大的挑战。特别是在信息化环境下，人事档案信息存储安全和传输安全受到较大的威胁，易出现信息被篡改、删除和伪造破坏等问题，同时人事档案信息管理系统也易受到网络病毒的入侵和黑客的攻击，对人事档案管理信息安全管理工作带来了较大的挑战。
（四）人事档案管理人员的综合素质有待提高。传统人事档案管理工作对于档案管理人员综合素质要求不高，但在信息化时代背景下，人事档案管理工作要求高素质的专业化档案管理人才。目前大部分单位人事档案管理人员综合素质水平不高，部分档案管理人员没有经过系统的档案专业知识学习，这就导致无法满足当前人事档案管理工作的要求。再加之部分档案管理人员在实际工作中缺乏责任心，无法保障人事档案信息的真实性，这必然会对人事档案管理质量带来较大的影响。
三、新时代人事档案管理工作的优化策略
（一）积极创新人事档案管理工作理念。在当前信息化时代背景下，人事档案管理工作发生了较大的变化，这就需要在实际人事档案管理工作中，积极创新档案管理工作理念，强化档案管理人员的服务意识。各单位需要对人事档案管理工作的重要性有一个正确的认识，并将人事档案管理工作纳入到单位日常管理业务中来，做好组织建设和专业人员配置工作，并积极建立健全管理制度体系，将管理责任落实到个人，促进人事档案管理工作水平的提升。
（二）不断完善人事档案管理制度。在当前人事档案管理工作中，由于人事档案信息加快了数字化的转化，有效地缩短了人事档案整理工作的时间，人事档案信息能够实时进行补充，进一步保证了人事档案的及时更新及人事档案信息的真实性。但为了能够提升人事档案管理工作的质量，还需要重视对人事档案管理制度的完善。各单位要结合自身的实际情况，积极构建完善的人事档案管理制度体系，并建立责任机制，将人事管理责任落实到人，使人事档案管理人员能够相互监督，进一步促进人事档案管理工作的规范性和制度性。
（三）推进人事档案信息化建设。在当前信息技术普及应用的新形势下，各领域都加快了自身信息化建设的步伐。对于人事档案管理工作而言，通过重视信息化技术手段的应用，积极提升人事档案管理的信息化水平，不仅能够保证人事档案信息真实性，还可以提高人事档案管理工作的效率。特别是运用信息化手段将纸质档案转化为信息数据，数字信息与纸制档案信息保持一致性，为档案信息的利用提供了更多的便利。同时，通过建立人事档案管理系统，并运用专化的档案管理软件，将人事档案管理信息系统与办公自动化系统进行有效衔接，可以实现档案信息的快速收集和归档，进一步提升人事档案管理的信息化水平，为人事档案信息的高效利用奠定良好的基础。
（四）建立强大的人事档案信息数据库。当前大部分单位人事档案管理设施相对落后，无法满足人事档案信息化发展的需求。这就需要积极配备先进的档案软硬件设施，重视先进档案设备和软件的应用，为人事档案信息化建设创造良好的条件。同时，还要加大人事档案信息数据库建设，将人事档案信息录入到数据库中，利用软件系统来实现对人事档案信息的管理。在具体建立数据库时，需要重视原始档案信息与数据库中信息的一致性，设计的软件系统要具有可操作性，为档案信息的查阅带来更多的便捷性。另外，还要针对人事档案信息查阅设置相应的权限，保证人事档案的合理利用，进一步提升人事档案信息管理的科学化和现代化水平。
