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2004年以来国家逐步对国有企业进行改制，2004年4月9日四平市人民政府印发了《四平市人民政府印发关于推进国有企业改革问题的若干规定的通知》，由此拉开国有企业改制的序幕。市委市政府高度重视，攻难克坚，一鼓作气打响了国企改革的攻坚战。地方政府筹措大批资金对厂办集体企业、区街集体企业进行改制。据统计，到目前为止改制涉及员工近十四万人，这些退出国有、集体企业员工的档案管理工作任务十分繁重，过去由企业管理的员工档案，大部分要移交到就业服务机构托管，这部分人再就业、退休、异地就业、续缴社会保险费等业务都要由就业服务机构去做。经过各级就业服务部门不辞辛苦的工作，这项繁重的工作已经步入正轨。
大批解除劳动合同人员个人档案委托就业服务机构，不仅仅是工作任务繁重，不断加强个人档案管理，认真分析个人档案信息，通过档案调档分析再就业状况以及社会保险费续缴状况对于做好人力资源和社会保障工作至关重要。从现有个人档案资料分析，存在的问题比较突出。
一、档案记录不够完整，问题比较突出
国有企业改制、集体企业改制，解除劳动合同人员年龄结构普遍偏高，这部分人大部分是上世纪50年代或者60年代、70年代出生的，尤其是期间参加工作的人员，档案管理比较混乱，出生日期、工种记载等都不够规范，出生日期与身份证记载不一致的问题也比较突出。造成这个问题的原因是多方面的，既有个人因素，也有政策因素。众所周知在计划经济体制下，国有企业招工要受指标限制和就业年龄限制，搞到招工指标的人千方百计地把自己超过当初国家规定年龄或者没有达到最低就业年龄的子女送进国有企业，这就造成个人档案记载不真实。至于特殊工种记载由于国有企业众多，期间工种名录也不够规范，一个工种多种叫法的现象比较普遍，例如“装卸工”有的企业记载为“搬运工”。再有就是期间十几年国家没有调整职工工资，直至改革开放以后1983年国家进行一次工资普调，1986年进行一次普遍增加工资，当初还搞一次3%增加工资，员工档案记录并非每年都有增加工资审批表，造成工种记录断档。
二、拖欠社会保险费问题比较普遍
1986年我们国家在劳动用工、工资分配、社会保险领域实行重大改革，用工打破铁饭碗实行劳动合同制，工资打破八级工资制实行工效挂钩、工资总额包干管理办法，实现按劳分配。在社会保险制度改革过程中改变企业负担养老办法，实行社会统筹，这项改革是在试点的基础上逐步推开的。尽管国家在改革过程中投入了大量人力物力和财力，但是在改革过程中由于企业效益差别等原因，造成一些企业欠缴社会保险费，甚至个别企业到改革开始仍然没有为员工缴纳社会保险费，因此造成一批员工拖欠社会保险费问题。在改革过程中国家，地方政府筹措资金、改制企业筹措资金，参加改制的员工有的也承担一部分社会保险费，基本上把改制截止前欠缴的社会保险费补缴到位。但是改制后这部分员工与企业解除劳动关系，没有实现再就业的社会保险费又出现新的欠缴。
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1、引言
随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分，使用计算机对员工档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点。
2、系统功能分析
本系统主要任务是对档案进行分类和分柜管理，还可进行档案借用和档案归还管理。另外还提供友好的用户操作界面，并且具有密码和权限管理功能。其功能主要有如下几项：
(1)密码和权限管理功能，不同权限的用户具有不同的操作权利。
(2)应用程序与数据卡服务器连接配置功能，用于在应用程序中配置SQL Server 2000数据库服务器名和档案管理系统数据库名。
(3)档案分类资料录入，包括分类序号、档案分类名、档案分类所属部门、备注、建档人员、建档日期、修改人员、修改日期。
(4)档案柜资料录入，档案柜号、档案柜名称、备注。
(5)档案记录录入，包括档案编号、档案名称、档案柜号、档案人姓名、档案人工号、修改人、修改日期、建档人、建档日期、正文页数、附件件数、附图张数。
(6)档案借用记录录入，包括档案编号、档案名称、借用人员、借用日期、备注。
(7)档案归还记录录入，包括档案编号、档案名称、归还人员、归还日期、备注。
(8)档案分类资料和档案柜资料记录的修改和删除功能。
(9)档案记录的修改、删除和组合查询功能。
(10)档案借用和归还记录的修改、删除和查询功能。
3、系统主要窗体详细设计
3.1 档案管理窗体设计
档案管理窗体是档案管理系统的核心，在这里可以增加、修改、删除和查询记录。在“档案管理”窗体中，档案分类信息表的档案分类名称字段记录会显示在树状检视元件TreeView对象的档案分类节点下。双击档案分类名，程序自动从档案记录信息表中提取双击档案分类名的所有档案记录，显示在右边的DBGrid对象里。单击“增加”按钮可以在选择的档案分类名下增加一条档案记录，其中建档人员、建档日期、修改人员和修改日期字段自动填写为档案分类记录中的对应字段值。与创建档案分类管理窗体一样，将窗体命名为“F_Manage”，对应“Archives_Manage.pas”单元文件保存。档案管理窗体如图1所示。
3.2 数据记录组合查询窗体设计
本系统具有通用性组合查询窗体。在档案管理窗体中单击“查找”按钮打开“数据记录查询”窗体。选择了查找字段和查找条件，再输入或选择查找值，单击“增加”按钮可以增加一条参数查找条件记录。参数查找条件记录显示在列表检视元件ListView中，在列表检视元件ListView第一列上选中一条参数查找条件记录，单击“删除”按钮可以从ListView对象中删除该记录。添加好参数查找条件后单击“查找”按钮，执行查询操作。也可以单击“全部数据”按钮来提取得到所有档案记录。查找字段下拉列表框使用了ComboBoxEx控件对象，与ImageList搭配使用，在每一个列表项前可以显示图标。查找条件列表使用了ListView控件对象，它可以实现资源管理器右半边的四种显示方式。
3.3 档案借用和归还窗体设计
当“档案借用和归还管理”窗体开始时，档案编号文本框处于不可编辑状态，单击“增加”按钮，档案编号文本框处于可编辑状态。在档案编号文本框中输入想借用的档案编号，并且自动启动过滤功能，如果档案在档案记录信息表存在，则会自动填写档案名称字段值。此时才可以单击“保存”按钮来增加一条档案借用记录，如果输入的档案编号在档案信息表中不存在，当然也就没有借用档案之说了。单击“档案归还管理”属性页，可以方便地切换到档案归还管理操作界面，其操作过程于档案借用管理差不多。档案借用和归还管理窗体如图2所示。
4、结语
该档案管理系统给预拌混凝土企业的管理工作带来了极大的方便，为企业档案管理提供了有效的管理工具，提高整个部门的工作效率、技术水平和管理服务水平。
参考文献
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随着目前市场经济的进一步发展，我国经济体制发生了深刻的变化，一些国有企业破产、重组、兼并或转制，民营企业、合资企业、外商、个体工商户等新的经济组织逐渐成为我国经济发展的重要组成部分，和职工就业的主题。然而在国有企业转制、破产和兼并重组等过程中，企业身份转变和档案管理问题日益突出，主要表现在：一是企业职工档案管理不规范，经过破产、转制的国有企业职工档案疏于管理，有的职工档案去向不明或存在随意涂改等现象。更有甚是，一些新的经济组织不重视企业职工档案的建立和保管，不能及时更新、补充新产生的职工的个人材料，导致职工的档案不准确、不完善。二是企业职工档案被分散保管。部分国有企业破产后职工被分流，但是职工档案没有被带走，一些民营企业或外资企业只保存本单位职工录用以后形成的档案，职工录用之前的档案有的在原企业保管，有的随破产企业档案一起交由综合企业管理部门或破产企业的主管部门保管。总之，职工的档案被分割，形成了不完整的职工个人档案，导致职工个人履历断档，不能完整反映职工个人工作经历。三是部分企业职工档案管理不规范、保管存在安全隐患。有些企业职工档案被装在破旧木柜中或麻袋中堆放在仓库角落，既没有防火、防潮措施更没有防盗设备，档案丢失、损坏现象严重。四是借阅和传递手续不规范。部分单位和企业在职工档案的借阅和传递方面存在不规范的现象，有的职工可以随意带走档案，借阅无借条，调转无手续和回执，有些企业因不同意职工调转或其他理由随意扣押或涂改职工档案，致使职工档案形成“弃档”或“死档”。企业档案管理的缺失或错误，直接导致职工在办理退休、养老、住房公积金等事宜时无法提供完整的法律依据，致使职工或企业利益受损，或有甚是导致企业和职工对簿公堂。
2 档案是企业法律举证的重要依据
企业在经济运作之中总要发生各种纠纷，且以经济债务纠纷与侵权纠纷居多，做好企业档案管理它将为企业各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。企业要想顺利发展减少经济运作中的麻烦与损失，要想胜券在握，就必须在平时的企业管理中谨慎、细致的保存好，既有时效性又有真实性，较为翔实完整的企业档案，才能在各种经济纠纷中立于不败之地。而我国现行的司法理念可以概述为“告诉制”，即民不告官不究，且是“谁主张，谁举证”。然对经济纠纷而言，从民法审判角度，原被告都可以举证、质证，对证据的确认，采信，直接关系到审判的结果。所以原被告方在审理过程中，谁能完成举证责任是致关一环。对原告来说是维权的重要手段，对被告来说是有力的抗争，对法官来说是寻求公正判决的合理支点，一经采信证据，就会依据法判决。所以，企业在应对各种有关经济和其他纠纷司法案件中，如能寻找出有力的证据材料，特别是有关文件、物证、人证、影像资料、录音带等等，既可以还原事实真面目，又能给法院断案依法做出公正、公平、合理的判决，维护权益、讨回公道。因此，从某方面来说做好企业特别是国有企业的档案管理，对维护企业和员工的利益来说是至关重要的，同时还是法律举证的重要依据之一。
3 用法制意识搞好企业档案管理
3.1 企业档案管理融入法制意识的重要性和方法
既然企业档案是企业处理各种纠纷的重要法律依据，因此企业档案管理人员就要严格按照国家有关法律、法规要求妥善做好企业档案管理，在形成档案之初就要树立法制意识，本着实事求是的态度和证据的角度进行收集、整理、管理企业档案。但企业管理千头万绪怎么从法律证据的角度管理企业档案呢？这就要求企业档案管理人员要弄清楚证据存在的基本要素。企业管理虽然表面非常发杂，但万变不离其宗，不论业务经营、技术研究、行政管理、人力资源、财务资金，企业文化、企地关系等等，都离不开企业档案、文印收发、签章盖印、信函交寄等等这些事务性的工作。所以取证、索证无时不有，就看从领导到普通职工有没有法制意识与觉悟。所以企业机关文秘人员特别是档案管理人员要对身边的小事、碎事留个心眼，事事都要考虑周详，做事特别是重要事项要留下痕迹，要有原始凭证 、文件记录保存的习惯；要有程序制度逐级办理的手续履行；要有回执、查询的记录原始材料，特别是保留好原始件的孤本作为；要有当事人的墨迹、影像、声音、照片、字据等等这些都是证据的基本要素，一句话：证据要的是原汁原味，这是最关键要素。
3.2 做好企业档案管理的基础性工作
企业应严格执行《档案法》的各项规定，健全档案管理制度，认真负责地为职工记录、整理、保管好档案材料，定期督促、检查，发现问题及时整改，保证职工档案资料的齐全、完整和真实。要加强对档案管理人员的素质培养，定期参加地方档案行政部门组织知识培训，加强档案人员职业道德和爱岗敬业教育，使档案人员在执行政策、规范操作上适应企业需求，从而全面提高档案管理水平。
3.3 加强企业职工档案管理，实现档案规范化管理，确保企业职员的合法权益得到保障
为了企业职工档案规范化的管理，笔者建议地方档案行政部门、劳动人事保障部门应从实际出发，是否联合制定一个企业职工档案管理的规定或实施意见，不论企业规模的大小，都必须建立统一、标准和规范的职工档案管理体系，有条件的企业可以进行档案信息化的管理。每年要定期对辖属企业进行一次严格的职工档案执法抽查，对职工档案达不到要求的，要根据《档案法》的要求进行相应的经济处罚。必须做到不手软，不走过场，以法办事。
4 案例分析说明
劳动争议案。安阳市某煤炭企业始建于1969年，李某自建矿初被招进该企业工作，并任该企业工会副主席职务。该企业规定领导干部到达53岁期退居二线，正职降为副职、副职降为管理人员。由于该单位职工档案管理不严，为了拖延退居二线日期，李某托关系借出自己的档案并私自涂改了招工日期和自己的真实年龄。按照身份证真实年龄2011年李某该退居二线，但是李某说自己档案年龄不到退居二线年龄拒绝退居二线。结果，该煤炭企业按照李某身份证年龄给予了退居二线降低了李某工资待遇处理，为此李某依据档案年龄不到退居二线年龄为由将该煤炭企业告上了法庭。法院经过调查取证一审认为：该员工省份证年龄到达该煤炭企业规定的退居二线的年龄但招工表和档案年龄不到退居二线年龄，判令公司收回让李某退居二线降低工资待遇的决定。该公司不服一审判决，上诉二审。上诉审理时，该公司从档案中找到李某涂改招工表和档案的认证和物证，请求法庭支持。二审认定举证事实有效撤销一审判决，重新判令退居二线降低工资待遇决定有效，赢得了官司的胜诉。
5 结束语
企业档案管理关系到企业和员工的根本利益，所以用科学积极的态度去搞好企业档案管理，并将法制意识融入到企业档案管理中，是全面贯彻落实科学发展观、实现以人为本、维护企业利益的重要保障和根本举措。
参考文献
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?穴一）档案观念依然落后，档案价值未被充分认识
现在，仍有大部分企业员工，甚至不少企业中高级管理人员，档案意识薄弱，档案观念落后。他们对档案的认识仍停留在“档案就是历史记录”，“档案就是保密材料”，“档案只要被保管好、不丢失就行了”，“档案就是写在纸上的书面材料”的层面上，而没有充分意识到作为企业重要的信息资源、知识资源，除了记录历史、收藏秘密外，档案还具有服务于企业现实的重要价值。除了纸质档案之外，电子档案是企业档案的新成员，数字化平台是企业档案信息管理和服务的新舞台。
（二）企业实施组织结构扁平化，档案机构何去何从
当前，许多企业实行组织结构扁平化，精简机构，削减管理层次，从而提高企业运转效率。企业推行组织结构扁平化后，企业档案机构如果发挥不了应有的作用，没有独特的价值，就会成为被精简的对象。甚至一些企业干脆撤销了专门的档案机构。档案机构在企业组织体系中的地位下降，制约了企业档案工作的发展，也影响了档案工作人员的工作热情。在新形势下，如何明确档案机构在企业中的定位和角色，成为我们必须思考的问题。
（三）企业信息化建设进程加快，“实体档案保管”模式难以为继
现在，绝大多数企业都认识到了信息化的意义和价值，并且不断通过建立办公自动化（OA）、管理信息系统（MIS）、客户关系管理（CRM）、供应链管理（SCM）、企业资源计划（ERP）等应用系统加快企业信息化进程。企业在各项活动过程越来越多地形成数字化的信息，传统的企业档案“实体保管模式”难以为继。而在很多企业中，由于没有实施管理或管理不当，导致电子文件、档案处于“游离”状况，企业“记忆”面临丢失的危险。
（四）企业档案信息资源分散，无法提供系统服务
随着企业规模不断扩大或企业合并，涌现了许多大型公司或集团公司。这些公司或集团公司的下属机构或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集团公司档案机构移交档案。特别是一些企业的分公司，由于产权关系不明，或者由于驻地分工不愿向总部档案机构移交档案。
自20世纪80年代以来，人们一直在倡导图书情报档案一体化管理，但至今仍没有取得实质性进展。即便一些企业将图书情报机构和档案机构合并，成立信息中心，但也只是停留在机构合并的层次上，并没有真正地将图书、情报、档案这些信息资源进行有效整合，提供系统的、综合的、集成的信息服务。
二、思路：以知识管理思想指导企业档案工作改革
对于传统的企业档案工作进行细枝末节的改进，已经于事无补，只有对其进行根本性的变革，才能适应形势发展的要求。任何改革实践都需要一种先进的理论作为指导。在知识经济时代，指导企业档案工作改革的理论应该是知识管理思想。
知识管理是指为了提高企业竞争力而对企业内外各种信息、知识进行有效的识别、全面的收集、科学的加工和充分的运用；并且通过促进知识共享，鼓励知识创新，实现知识增值。它是利用企业的集体智慧来提高企业的应变能力和创新能力。
知识管理的内容和范围十分广泛，主要包括知识资源管理、知识技术管理、知识员工管理等方面。知识资源管理侧重于企业知识的识别、收集、加工、存储、传递、检索和提供利用，为整个知识管理提供资源平台。知识技术管理侧重于现代信息技术，如数据仓库技术、知识挖掘技术等的应用，为整个知识管理提供技术支撑。知识员工管理，侧重于激发知识型员工的工作积极性、主动性和创造性，鼓励他们向企业贡献个人的隐性知识，提高他们的知识创新能力，为整个知识管理提供人员保障。其中知识资源管理是知识管理的基础工作。知识管理一般从知识资源管理起步。
⒈ 企业档案是企业重要的知识资源，档案管理是知识资源管理重要的内容
根据1996年联合国经济合作与发展组织?穴OECD?雪的《以知识为基础的经济》报告，知识包括四大类：“知道是什么”的事实知识（know－what）；“知道为什么”的原理知识（know－why）；“知道怎样做”的技能知识（know－how）；“知道是谁”的人际知识（know－who）。在此基础上，我们可以进一步将知识分为“显性知识”（Explicit Knowledge）和“隐性知识”（Tacit Knowledge）。显性知识是指“知道是什么”和“知道为什么”的知识，也即是记录于在一定物质载体上的知识。隐性知识是指“知道怎样做”和“知道是谁”的知识，是存储于人们大脑的经历、经验、技巧、诀窍、灵感等尚未公开的秘密知识，或者是只可意会难于表达的知识。例如，我国一些企业进口零部件，并利用外国企业同样的仪器设备和操作方法来组装产品，产品质量却明显不如外国企业的原装产品，这就说明我国企业工人没有掌握外国企业工人的隐性知识（操作技巧、诀窍等）。
企业的文件、档案作为企业活动的记录，凝结了企业员工在从事各项活动过程中获得的认识、体会、经验和教训，是企业最主要的显性知识。正如IBM Lotus公司在其企业知识管理软件产品白皮书中所说的：“文档是知识的容器，是已经物化的显性知识，其中蕴涵了大量本企业的知识财产。适时地、不受地域和组织形式的限制获得基于文档内容的知识，正是知识管理的一个主要目标。” 美国Delphi咨询集团的一项调查表明，在组织所获取的知识中，大约46％是以文本和电子文档的形式存在的。
企业的显性知识实际上主要包括两个方面：一是在企业内部产生的文件、档案，二是从企业外部收集而来的图书、情报。图书、情报是公开的，可以为所有企业利用，而文件、档案是本企业自身产生的，是企业所特有的，其他企业无法获取。因而文件、档案构成企业具有竞争价值的核心显性知识。企业的隐性知识存在于员工个人的大脑之中，只有固化为文件、档案形式的显性知识，才能被有效地管理。可见，某种意义上，企业档案是企业最重要的知识资源。
既然企业文件、档案是企业最重要的知识资源，那么，企业档案管理实质上是一种重要的企业知识资源管理活动，企业档案管理应该成为整个企业知识资源管理重要的有机组成部分。
⒉ 档案管理应以知识资源管理为发展方向，知识资源管理应以档案管理为核心内容
一方面，档案管理是知识资源管理的重要内容，使得档案管理以知识资源管理为发展方向成为可能；另一方面，知识管理是21世纪的企业管理模式，作为企业重要管理工作之一的档案管理，以知识资源管理为发展方向是其必然的选择。
知识资源管理是一项长期的、艰巨的系统工程，必须从易到难、有步骤地开展。当前，许多企业的档案管理已经具有良好基础，特别是一些企业已经开始档案数字化建设。因此，知识资源管理可以从档案管理入手来逐步开展。企业档案是企业最重要的知识资源，档案管理是企业知识资源管理的重要内容，因此，知识资源管理也应以档案管理为核心内容。
综上所述，企业档案工作改革的方向就是实行知识资源管理。
三、对策：构建知识资源管理平台
实行知识资源管理的基础和前提是构建一个“知识资源管理平台”。
（一）知识资源管理平台的功能
“知识资源管理平台”是企业知识资源管理的基础平台。它是企业整个信息流、知识流的载体和媒介，是企业知识资源的收集装置、加工仪器、存储场所、传递通道、服务系统。借助于这个平台，使企业任何部门和员工，可以在任何时间和地点，通过最简便的方式，最迅速地利用到所需要的信息、知识，充分实现企业知识的价值，从而提高企业的生产效率、经营管理水平和创新能力。
（二）知识资源管理平台的结构
“知识资源管理平台”由“知识资源库”、“知识资源整合系统”、“知识资源服务系统”三个部分组成：
⒈知识资源库。“知识资源库”是集中存储企业各种信息、知识的数据库。数据来源于三个方面：
―――企业内部的显性知识，主要是企业各部门形成的各种文件、档案；
―――企业外部的显性知识，主要是企业各部门购买、收集而来的各种图书、情报、资料；
―――企业内部的隐性知识，主要是企业员工个人的工作经验、技巧、诀窍等，以及企业的精神文化，这些隐性知识需要借助于一定的制度和技术，固化为文件、档案形式的显性知识，才能进入“知识资源库”，被有效管理。
⒉知识资源整合系统。“知识资源整合系统”的功能是：
―――及时、全面收集企业内外的各种信息、知识；
―――对其进行科学加工处理，转化为统一格式的数据，使之有序化、系统化；
―――将加工整理后的企业知识资源存入知识资源库。
⒊知识资源服务系统。“知识资源服务系统”的功能是：为企业各部门利用“知识资源库”中各种的信息、知识，提供一个便捷的数据出口、检索途径和服务窗口，同时也接受知识资源服务的反馈信息。
（三）管理机构
⒈机构设置。“知识资源管理平台”的建设、运行与维护，需要有专门的机构来负责。根据企业类型、规模、内部管理体制的不同，可以选择不同的机构设置：一是企业档案馆（室）；二是企业图书、情报、档案一体化机构，如档案信息中心、情报信息中心或信息中心等；三是设置新的管理机构，这个机构可取名为“知识资源管理中心”。该机构可以在企业原有的档案机构基础上改建而成。在建设之初，根据企业原档案机构在企业组织体系的位置，“知识资源管理中心”既可成为企业下设的单独的二级机构，以充分发挥其积极性，也可以挂靠总经理办公室下，以充分利用办公室作为一个综合性、协调性部门的优势。在知识资源管理实施一段时间之后，“知识资源管理中心”以独立为二级机构为宜。
⒉ 基本职能。该管理机构的基本职能是：
―――知识资源整体规划，即根据企业对信息、知识的利用需求，对企业知识资源管理进行整体规划；
―――知识资源建设，即全面收集企业内外的各种信息、知识，对其进行加工、组织、整合，以规范的形式存入企业知识资源库。
―――知识服务，即基于知识资源库，通过知识资源服务系统，提供增值信息、知识服务。
（四）构建知识资源管理平台的条件
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引言
在中国丰富的档案财富中,企业人事档案是国家档案财富的重要组成部分,企业人事档案对于现代企业的发展有着十分重要的影响。探求企业流动人员的人事档案管理,必然有利于相关部门在管理中对有效信息的获取,推动企业人事档案工作的改革,对促进中国经济发展、社会进步具有重大的现实意义。
一、人事档案实现信息化管理
在信息化程度日益加深的现代社会,档案作为一种特殊的重要信息,对其进行现代化管理是必然的发展方向,流动人员人事档案管理也是如此。现代化技术的核心是计算机、网络通讯等现代信息技术,利用计算机技术对流动人员人事档案进行信息存储、检索等,进而实现网络化管理,是当前流动人员人事档案管理需要重点解决的问题,流动人员人事档案管理的信息化建设应从以下三个方面着手:
一是档案库管理现代化。档案库的管理,需要以科学的手段来扭转“看堆守摊”的局面,以适应档案管理信息化的对内要求,可以建立人事档案信息的专用数据库。二是档案资料电子化。利用计算机、扫描仪等现代设备和技术,将档案资料整理输入微机,通过相应的技术处理,将文章图片甚至声像资料转变成数据资料,使档案数字化、信息化,在档案查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。三是档案服务网络化。利用局域网、互联网、党政网等网络平台,建立人事档案信息化服务系统。在人事档案专用数据库建立起来后,还要有一定的专门网络和专门网站才能实现人事档案信息的交换、流通,也才能实现人事档案信息的异地查询和人才流动管理。
二、规范人事档案管理各环节
1.完善档案材料的收集。档案材料是流动人员人事档案工作的物质对象,是提供利用的前提。档案材料必须真实可靠、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。为有利于工作的顺利开展,应采取一系列切实可行的措施。
一方面,要从人事档案收集环节本身进行规范化管理。一是建立健全流动人员档案材料收集网络,根据材料形成的规律和特点采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法。二是与流动人员或用人单位签订档案管理合同,以契约的形式明确双方的责、权、利,并严格执行确保形成的材料及时归档。三是流出或接收的档案必须完整、齐全,任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出档案。接收人员在验收时,如发现材料不齐或丢失,要设法查找或索取必要的组织证明确保档案材料齐全、完整。另一方面,改变传统消极的收集保存方式。传统的档案收集实际上就是对人事档案的“接收”,是整理之后单纯意义上的档案保存,这样也就在很大程度上失去了流动人员档案管理的意义。因此,要开展档案收集保管的新模式以改变现有的僵局。如有些人才流动服务机构创建的“人事立户”的存档模式,即流动人员人事档案的存放是以用人单位集体委托的方式进行的,这种方式可以使用人单位与人才流动服务机构建立动态联系,与传统意义上企业流动人员委托存档的区别在于克服了“人档分离”的现象,用人单位“直接用人,间接管人”,而管人主要是通过与人才流动服务机构合作管理档案来完成的,流动人员的年终考核材料、聘干表、档案工资表和出国、奖惩等档案材料的收集和整理先由用人单位完成,在制成正式材料一个月内送交人才市场,并由其根据国家有关流动人员人事档案管理的规定进行审核归档。
2.严格档案转递手续。随着市场经济与人事制度改革的深入,人员的流动将会越来越频繁,这就对其档案的转递有着越来越高的要求,确保其人事档案安全、顺畅的转递是企业流动人员人事档案工作的重点。人事档案的转递虽然有相关的规定与政策,其关键问题就在于如何使档案转递更为规范,使档案更能发挥利用价值。
国家人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》中要求:“人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书,向流动人员原单位开具调档函,原单位接到调档函15天内,将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。转递的流动人员人事档案必须完整齐全,不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后,及时将档案转递通知单回执退回原单位。”“人才流动服务机构接管流动人员人事档案,须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书,合同书须明确双方的权利、义务等内容。”并且,档案的转递应通过机要交通或派专人送取,不得邮寄或交流动人员本人自带。应当交接的档案一定要尽快移交,人员流动后留下的档案,流出单位应尽快将其档案转递到人才市场或新用人单位,收到的档案经核对无误后,立即做好入库登记。在档案管理过程中,坚持管人与管档并存的原则,即人在档案在,人走档案走,档案与人不能脱节。
3.优化档案内容构成。优化档案内容构成,不仅要继续保留传统和共性的反映个人年龄、经历、社会关系等基本信息内容,更要突出创建反映个人专长、知识水平、业务能力、职业道德等个性化的内容。
一要创建能力档案。重点记载个人文化程度、专业水平、继续教育情况,以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料。二要创建业绩档案。要及时将企业流动人员的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及完成任务等情况存入档案,为凭实绩选人、用人提供必要的依据。三要创建诚信档案。要规范企业流动人员自身诚信状况的管理,重点记载政治自律、专业技术人员学术和技术水平以及个人公共道德与行为方面的信用资料,并加强推广应用。唯有如此,才能使企业流动人员人事档案的利用价值得以提升,有关部门可通过档案记载确定对企业流动人员的选拔和培养,人们才会更加重视人事档案的重要性,在一定程度上也可减少“无头档案”的产生。
三、拓展人事档案管理方式
在社会主义市场经济条件下,人事是适应中国企业流动人员管理的新方式,是一种促进人才产业化,最终使人事管理变成一种公众服务的制度。简单地说,就是把“单位人”变成“社会人”,实现人事关系管理与人员使用分离,即单位管用人,而一些具体的人事管理工作,如档案管理、计算工龄、评定职称、社会保险等,由人才流动服务机构代管。随着新形势的出现与发展,人事制度也开拓了新的服务形式,实行“人事派遣(人才租赁)”制度,这在一些地区已经实行。它由人才市场担当员工的法定雇主,负责派遣员工的人事管理,实际用工企业同人才市场签订人事派遣或租赁合同,实现劳动关系转移,提高人力资源配置效率和使用效益。
实行人事派遣后,对于用人单位而言:一是用人单位便捷用人,打破人事关系与劳动关系一体管理的局面,租赁单位用人,专业机构管人。二是人才资源共享。通过对高级专业人才兼职租赁业务的开展,可以有效地促进地区人力资源的社会共享。三是准确选人,规避用人风险。中介机构根据用人单位的要求,利用专业化手段为用人单位圈定合适人选后再由用人单位进行面试确定,使招聘更加准确有效。四是可突破编制限额,满足用人需求。一些属于定员定编的单位可以通过派遣增加员工,这样用人单位可以在不扩大编制的情况下解决用人需求。
对于被派遣人员而言:首先,可以使人事档案等人事、劳动关系的管理得到保障,完善工作档案如工作情况、业绩情况、培训、健康及考核等方面内容,能更好地维护劳动者的合法权益。其次,派遣人员合同到期后,若不再续签,由于其人事关系仍然由人事派遣服务机构。其工龄连续计算,并可继续为人员代交社会保险费,办理各种以人事档案为依据的各种证明等人事服务。
小结
人事档案是与人类个体密切相关真实的人生记录,对人事档案的管理可以说是伴随着人类社会的发展而产生、发展和完善的。随着市场经济与人事制度改革的深入,人员的流动将会越来越频繁,这对作为企业档案管理工作中必不可少环节的企业流动人员人事档案管理工作提出了更高的要求,虽然企业流动人员人事档案管理是一个复杂的系统性综合问题,但是只要我们勇于探索、不断开拓,就一定会找到适合本企业发展的人事档案管理的新举措。
参考文献:
[1]朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京:中国档案出版社,2002.
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[4]李广都,罗辉.人事档案信息网络化管理的必要条件分析[J].中国档案,2006.
[5]卫许长.流动人员人事档案管理探析[J].兰台世界,2005.
On Improving the Business of Mobile Personnel file Management Measures
CHENRong
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同样，当我们收到一份外来文件需要办理时，也要按照企业文书处理工作和档案管理工作的规定和要求去做。例如文件办理后有没有将办理情况和办理结果简要的填写在文件处理单上，在办理文件中形成的需要上报的文字和报表有没有随文件留底以便与文件一起归档备查等等。在这个问题上需要指出的是，不少文件经办人员在文件处理单上应当填写的各个栏目里，往往简简单单地只写了“已阅”、“已办”、“已报送”等字眼，至于这个文件究竟如何办理的，办理后有没有形成自己的文件?向上级报送的什么材料?这些都无从查考。而按照公文处理规定，应该将办理文件的情况用简明扼要的文字填写在公文处理单上，如果在办文中形成了自己的文件或者有材料和报表上报给了上级机关，都应当把原件附在上级来文的后面一起归档。只有上下文件一起归档后，才能对今后工作的查考利用产生价值，否则只有上级来文而没有本单位文件归档，企业档案室岂不成了上级机关的文件保管室了。
再以科技文件材料来说，一个新产品从开发研制至试生产再到正式批产，这一全过程中所形成的许多文字、计算和图样材料，只要是对企业今后的产品开发研制和生产经营有查考利用价值的，都应当进行有效的管理和控制，做好这些材料的积累和预立卷。由于开发研制一个新产品往往需要较长的周期，少则一二年，多则三四年甚至五六年，因此对科技文件材料的管理还必须分阶段进行，每当一个阶段(例如调研阶段、设计阶段、试制阶段等)结束时，都应当及时做好这一阶段所形成的文字、计算和图样材料的收集与归档工作。否则的话，时间越长，材料的散失和损坏越多，甚至会造成无法弥补的损失。
基建工程项目材料的管理和控制，也存在与科技文件材料同样的情况，由于工程项目周期长和子项目多，对这类材料的管理也必须分阶段进行，决不能等到整个工程项目竣工时才想到要收集材料以备归档。如果是那样的话，无疑是为时已晚，早期的工程项目材料必然散失多、损坏多，给立卷材料的完整性、系统性造成极大的损失。这就是我们所说的档案的全过程管理。
二、档案的全方位管理，就是指企业的所有职能部门在履行其职能活动中形成的有价值的文件和材料，都应当按照企业的有关规定进行收集和归档。
在这个问题上有两种倾向:一种倾向是认为自己的部门不是企业的重要部门，工作中没有什么文件和材料形成，即使有一些，也是不重要的，没有归档保存的价值，所以档案管理工作与我们这个部门没有多大联系。在这种错误认识的支配下，这种部门往往不注意文件和材料的积累与收集，甚至在文件和材料的形成过程中也很随便，不按照企业有关规定去做。另一种倾向是把自己的部门看得太重要，认为自己部门在工作中所产生的文件和材料具有一定的保密性，不宜归档。这种认识也是不对的。作为企业的档案室，它是企业中管理档案的专职部门，它有为企业保守秘密的工作纪律，不会也不允许将企业秘密对外泄露，因此企业的其他部门完全可以放心地将所有应当归档保存的文件和材料交由企业档案室管理。事实上，企业的全部档案都收归档案室保管，才是防止企业秘密外泄的重要保证，也是使企业各类信息和资源得以积累、传承的根本保证。
为了实施企业档案的全方位管理，一方面企业档案部门应当制定相应的归档制度，明确企业各类档案材料的归档时间、归档内容和归档要求。这就要求企业档案人员熟悉企业各个职能部门的职责内容和职权范围，并且根据企业职能部门的调整和变化，适时地作出修订和补充，使归档制度能够具有很强的操作性。另一方面，有了规章制度之后，工作的成败与否还是事在人为。作为企业档案人员，要学会转变立场、转变观念，要把企业各个职能部门作为自己的服务对象，在归档材料形成、积累和预立卷等各个环节给予他们指导和帮助，而不仅仅是在年终或次年年初归档时才发现问题，提出整改意见。
在实施企业档案全方位管理中，多年来一直强调和坚持的科技档案工作的“四纳入”、“五参加”是一项很有效的措施。“四纳入”就是把科技文件材料(包括基建工程项目材料)的形成、积累、归档工作纳入科技工作程序，纳入生产、科研、基建工作计划，纳入有关部门和有关人员的职责范围，纳入企业经责制考核范围;“五参加”就是指科技档案部门和科技档案人员要参加新产品定型、科研成果鉴定、基建竣工验收、设备仪器开箱以及有关生产、科研、基建等方面的会议。经验证明，只有坚持了“四纳入”、“五参加”这一有效的措施，科技档案的全方位管理才能真正得到落实和体现。
三、档案的全员式管理就是指企业中的每个职工都或多或少的与企业档案管理工作有着联系，因此每个职工都应当关心和支持企业的档案管理工作。
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近年来，随着信息技术快速发展和普遍应用，大数据（big date）受到更多关注，作为中国经济的重要组成部分，国有企业不可避免的融入大数据浪潮之中。大数据时代的特点可以概括为：Vari-ety（模态繁多）、Volume（体量浩大）、Velocity（生成快速）和Value（价值巨大但密度很低）。这些错综复杂的特点使当前的企业档案管理体现如下特点：
（一）数据指数级增长，档案信息分析运行能力要求增强。“大数据从以GB或TB为单位来衡量上升为以PB（1000个T）、EB（一百万个T）或ZB（10亿个T）为计量单位。目前，一般大型国有企业档案数据量从TB量级已经增加到EB量级。巨大的信息数据量，使得档案管理需要花费更长地时间去运行分析，同时对企业档案管理者在短时间内甄别信息价值能力也提出了更高的要求。
（二）数据类型多样化，档案管理利用难度增大。大数据时代前，国有企业数据多为定型化数据。少数企业拥有非结构化数据。大数据环境下档案类型多样化，图片、音频、视频等非结构化数据占据主流地位。据测算，目前我国国有企业非结构化数据复合年增长率超过90%，其主要驱动力来自于互联网以及依托互联网的诸如微博、微信等新生客户端。
（三）数据时效性强，档案处理捕捉能力升级。在一个开放和兼容的大数据时代中，企业档案管部门必须在超容量级的档案数据中进行快速地收集、分析、提交的结果，档案从业者需以极快的速度从档案数据中捕捉有价值的信息后用于决策，才能最大限度地提升档案信息的有效性，实现“1秒定律”。
（四）数据自身价值巨大，档案价值凸显稀疏性。在大数据时代，数据总量与数据价值密度高低并不成正比关系。大量信息数据的占有，需要专业的档案人员反复层层地分析萃取创新有价值的信息，实现高质量的企业档案数据。随着数据信息群的不断庞大，企业档案价值稀疏性逐渐增加，错误数据分析风险有所增强。
二、大数据背景下，企业档案信息资源收集管理革新探究
（一）档案管理观念的变化。一是企业档案管理的范畴的转变。由原先单一的文件、史料、信息、记录等单一结化数据变成了结构化数据与非结构化数据并存，甚至网络信息、电子邮件、音视频等零散性非结构化数据将成为企业档案的核心部分。二是企业档案管理意义的巨大改变。以往企业档案工作更多的侧重于史料、记录、保存等功能，往往局限于单一价值功能体现。随着大数据时代的到来，企业档案意义的数据在舆情、医疗、治安、冶金、政务等领域中开始发挥巨大作用。企业档案服务方式也从被动服务向主动服务转变，主动通过对海量信息的筛选、甄别，寻找最具价值的数据整理储存，通过辅助决策实现社会经济价值。
（二）企业档案信息系统技术架构初步建立。以往的现代企业档案管理模式主要包括：档案分散管理模式、档案集中管理模式和信息―体化管理模式三种模式。随着大数据时代的到来，简单的一体化已经不能满足企业对档案工作要求。借助于最新的数据技g，一体化信息处理开始向一站式转变，即通过应用云计算技术，对现有企业所有档案数据信息进行重新设计，动态增加计算资源、存储资源，将档案数据信息转变成一系列二进制代码储存，再经过统一分析、追踪、计算、量化所有数据，依据结论分析出潜在规律推算可能产生的有效结果，并直接将最终最后价值的档案数据直接传送至决策层，主动服务企业发展与管理。
（三）企业档案收集管理流程更加规范。大数据时代信息共通共有的背景下，是信息安全的巨大不确定性。为此，企业高层已经将企业档案管理作为企业战略性事务进行关注，对企业档案收集管理进行标准化流程式管控，特别加强各个环节安全管理意识措施的培训。部分企业已将ISO认证标准引入企业档案管理系统，使得标准流程更加明晰，环节把控更加严格。
三、大数据背景下，企业档案数据信息管理工作的前景展望
（一）企业档案信息管理大数据平台的建立。平台建设将基于现有的IT基础设施，例如云平台的建设。但不同于云平台单纯的基础设施建设，大数据平台还需要有相关配套软件的及时进入，实现在云框架下的大数据分析和应用。企业档案大数据平台的建设是一项非常复杂的系统工程，在我国仍处于初级阶段，但有些企业已经在尝试初期实现了很好的成果。
（二）企业档案利用率的有效性和针对性的提升。大数据时代，很多档案管理者认为海量信息数据的流动性与档案的史料固定性有所矛盾，受之影响国内企业档案信息资源开放利用整体上还比较落后，成为企业档案建设中相对薄弱一环。近来，一些大型国有企业开始积极实践，并有望成为未来企业档案发展的趋势。
四、结语
随着企业档案工作重要性的增长，身为服务企业档案工作的一员，必须围绕主业，做好企业档案基础管理工作，同时运用大数据带来的优势价值，积极发挥档案数据信息资源的最大价值，为企业发展助一臂之力。
【参考文献】
[1]王平.大数据时代，国企准备好了吗？[J].国企，2013（2）：110-115.
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二、市场经济环境下企业人事档案管理存在的弊端
（一）企业未能高度重视人事档案管理
在企业人力资源管理过程中，相关工作人员未能充分认识到人事档案管理的重要性，员工档案管理意识普遍不强，没有引起高层领导的关注和重视。企业人力资源管理者受到传统管理观念的影响，注重管理结果的经济效益，普遍认为人事档案管理是一件耗时耗力的工作，不能给企业带来任何的经济效益[1]。因此，一部分的企业严重忽视了它的重要作用，只是将它当做一种走过场的普通工作，没有认真放在心上，企业往往只是安排一些相关岗位的员工进行档案管理工作，工作人员不具备良好的责任心以及专业管理技术，人事档案管理工作只是浅层停留在保存和查阅上，无法充分发挥出人事档案管理的作用。
（二）企业未建立起健全的人事档案管理体制
存在大部分企业还在使用传统的人事档案管理体制，人事档案管理工作流程一层不变，当企业招入一批新员工时，就按时将新员工的档案保存在档案室内，等到需要查阅员工档案时就拿出来看看，如果企业有员工想要辞职离开时，就退换其本人档案，这种工作体制导致员工不具备任何对档案的管理权以及处理权，一旦员工与企业产生严重的分歧矛盾，员工想离职，企业却迟迟不归还员工的档案。有些员工可能会选择退一步，忍气吞声的留下来继续工作，但是这样势必会影响到员工的工作情绪，降低他们的工作热情和兴趣，直接导致工作效率的退步。如果有些员工不服软，坚决选择离开企业，就会造成员工档案遗留在档案室内，加大管理任务的难度。这种落后的人事档案管理机制会影响到企业稳定持续的发展。
（三）企业未能完善好员工档案的内容
通常情况下，企业人事档案的内容主要包括了员工的受教育程度证明、工作经历证明以及所受各项表彰证明等[2]。但是在实际企业人事档案管理中，存在大部分企业未能完善员工的档案内容，内容往往比较单一。例如，在企业人事档案管理工作中，存在一些员工档案中没有履历表以及年度考核表，有些员工企业档案中甚至连最基本的个人信息以及家庭成员信息都没完善，员工档案内容不完善的现象会导致企业的档案管理工作举步维艰，无法及时正确查阅员工相关信息，发生重大事件时无法第一时间通知员工家人。与此同时，企业人事档案的管理人员由于疏忽大意，对待工作态度不端正，并没有去及时判别员工档案信息的真实性，而仅仅只是为了早点完成任务，选择把员工档案直接保存起来就好了。这种结果直接导致无法保证员工档案的真实性以及完整性，不利于企业人事管理工作的良好发展[3]。
（四）企业未能充分利用好人事档案的管理
企业在发展过程中更加注重经济效益的创造，在人事档案管理机制上缺乏创新和改革，受到传统管理观念的影响，在员工档案管理上更加关注他们的思想素质评价以及道德修养评价，这其中主要包括了员工的一些工作经历、受到的各项表彰以及达到的教育程度等[4]，而选择忽略了员工的主要专业工作技能以及个人工作能力等，就是因为对员工档案内容记录的不够完善，导致不能充分发挥出档案的作用，不断提高企业人事档案的利用率。企业普遍认为人事档案管理工作就是为了对员工的档案进行保存，起到约束他们的作用。这样的结果只会导致企业不能有效的在实际工作当中利用好档案。比如，企业在进行社会招聘人才过程中，通过对人才档案的对比分析，选择最合适企业的人才，这样有利于企业的生存发展；当企业要提拔员工升职时，通过调度员工档案进行查阅，正确评价出不同员工在企业的表现以及发展前景，从而合理正确的提拔人才。
三、市场经济环境下加强企业人事档案管理的措施
（一）高度重视企业的人事档案管理工作
在市场经济新环境下，企业要想保持良好的竞争力，在市场上占有一席之地，就必须不断加强企业的人力资源管理工作，充分认识到企业人事档案管理工作的重要性，不断提高档案管理员工的专业知识和技能，打破传统人事档案管理的弊端，不断创新优化企业人事档案管理工作。因此，企业要加大对人事档案管理的资金投入，建立起专业的档案管理团队，为团队创造出良好的档案管理环境。与此同时，要严格做好对企业人事档案管理的监督工作，通过组织定期的教育培训，不断提高档案管理人员的工作能力以及综合素质，加强员工的岗位责任心，充分激发员工的工作积极性，让他们全身心的投入到工作岗位当中去，在日常工作生活中努力学习了解档案管理新知识，不断充实自己，提高自身的档案管理水平，为企业的人事档案管理现代化的目标而不断奋斗。
（二）建立健全的人事档案管理机制
企业要建立起健全的人事档案管理机制，对于人事档案管理的每一个工作环节都要严格控制，保证整个工作流程的严谨顺畅。人事档案管理员工要明确指导自己的工作责任和义务，严格按照企业制定的规章制度，要保证人事档案资料收集、整理以及保存工作的标准化、规范化，对于员工档案的每一项内容都要仔细检查判断，保证档案资料的完善性以及真实可靠性。与此同时，企业要高度关注人事档案保管的安全性，避免出现档案遗失或者遭人任意修改的现象[5]。因此，企业要建立起健全的档案管理责任制，科学合理的保存员工档案，加强员工的档案管理安全意识，要做好档案资料的借阅工作，必须根据实际情况正确判断出是否满足借阅条件，才能进行借阅工作，并及时做好借阅登记，在指定时间按时的归还。
（三）提高企业人事档案管理人员的专业水平
当前的经济市场瞬息万变，企业要与时俱进，跟上时展的脚步。因此，企业在人事档案管理上要不断提高相关工作人员的管理水平，加强员工的档案管理知识和技能的培训，争取打造出一支专业化的高素质档案管理团队，早日实现企业人事档案管理的现代化以及科学化。企业除了要注重档案管理员工业务能力的提升，还要不断提高他们的综合道德品质和政治文化素养[6]，要让他们认真履行岗位职责，工作态度端正，不忽视任何一个工作环节。在员工的档案管理技能上，企业要定期组织教育培训，让每位员工及时掌握最新的档案管理手段，不断充实自己的档案管理知识。
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二、发挥档案管理经济效益作用的措施与对策
随着现代企业制度的不断完善，档案管理本文由收集整理对企业发展中的作用越来越突出。高效、有序以及规范的档案管理可以提升企业经济效益和管理水平，但不可否认的是，目前，在我国一些企业中，档案管理中仍然存在着一些问题和不足，这些问题恶化不足不仅制约了企业档案管理工作质量的提升，更影响了企业经济效益的提升。下面就发挥档案管理经济效益作用的措施和对策来进行一些浅显的分析和探讨，希望这些措施和对策可以提高我国企业档案管理水平和质量，最大限度的发挥出档案管理在提升企业经济效益方面的重要作用。
第一，提高对档案管理的认识。
在一个企业中，企业管理主要包括有：财务管理、生产管理、质量管理以及人力资源管理等多个管理方面，这些管理对企业经济效益的提升是非常明显的，而档案管理就不同了，档案管理对企业经济效益的影响是长远和隐性的，因此，在一些企业中企业管理者和领导者都不太重视企业的档案管理，而是更加重视可以为企业带来明显经济效益的企业管理，因此，要想充分发挥出档案管理在提升企业经济效益方面的作用，就必须提高企业管理者和领导者对档案管理的认识。一是提升自身的认识。企业领导者和管理者的认识对档案管理工作有着至关重要的影响。企业的领导者和管理者应当不断学习，提高对档案管理工作的认识，从思想上认识到档案管理工作对企业的发展是有利的；二是提高员工对档案管理的认识。企业领导者和管理者只提高自身的认识还是远远不够的，还需要提升企业员工特别是企业档案管理员工的认识，毕竟企业的档案管理工作都需要企业员工来执行，因此，这时候，企业领导者和管理者就必须充分发挥出自身在企业管理中的核心和主导作用，通过自身的影响来提升企业员工对档案管理工作的认识。
第二，加强对档案管理人员队伍的建设，提高档案管理人员的各方面素质。
企业档案管理人员的素质直接影响了企业档案管理质量，而档案管理质量又影响了档案管理对企业经济效益作用的发挥，因此，企业要想最大限度的发挥档案管理对企业经济效益的作用，就必须加强企业档案管理人员队伍的建设，提高档案管理人员的各方面素质。为此：
坚持每月学习制度。企业要提高档案管理人员的素质，就必须要求企业档案管理员工不断地学习，在不断的学习中不断提高自身的素质和对工作的熟练度。学习内容包括《档案法》和公司制定的《档案管理办法》、《技术档案管理实施细则》、《合同管理办法》等管理制度。长期坚持下去，企业档案管理员工的素质必然会有一个质的提升。
加强对档案管理员工的培训。培训是老板送给员工最好的礼物。培训不仅可以提升员工的素质，更可以留着员工。随着社会经济的不断发展，新技术、新事物以及新理念层出不穷，这就要求企业加强对员工的培训，使其可以不断适应企业发展的需要，如当前企业档案管理的信息化趋势不可逆转，基于计算机技术和网络技术的信息化档案管理系统，对企业档案管理员工的素质提出了更好的要求，不仅需要企业档案管理员工熟练的掌握各种档案管理方法和方法，还需要精通计算机技术和各种网络技术，这都需
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小微企业的经营重视资本的快速回收，却易于忽略对企业员工或人才的激励与有培养，而人才服务机构不仅对小微企业员工的档案进行统一管理，而且还能还为企业员工提供正规、专业的职业资格考试咨询服务、提供技术职务资格的申办业务，从而更好地帮助企业优化现有的人才结构，最终稳定企业的人才队伍、提高企业的生产运作。
2. 人才服务机构人事平台小微企业人事档案管理现存的问题
2.1 小微企业人事档案管理的制度有待完善
小微企业人力资源档案的查看与归档制度不完善，对于档案的划分范围也没有明确的制度标准，例如对于小微企业中各部门员工的档案信息，没有明确的规定哪些信息是必须归档的部分。对于档案的查看登记或流程无明确规定，更有部分小微企业直接禁止查看员工的档案，由此不利于全面了解员工的综合动态。此外，小微企业中人事档案管理的建立涉及多个部门，但是这些部门并没有真正配合人事部门建立员工档案，甚至漠不关心或出现互相推卸责任现象，由于缺乏人事档案管理规章制度，由此降低了档案建立与管理的效率。
2.2 违规管理或自行建库行为普遍
部分小微企业对当前人事档案管理制度缺乏了解，进而存在违规管理或在本单位内自行建立员工“人事档案”行为，不利于企业人事档案管理的规范化与标准化建设。部分小微企业将员工的工作档案建立在人事信息管理系统当中，或自创员工档案管理室、私自设立企业的员工档案管理条例。少数小微企业虽然已经在人才服务机构办理了单位的人事，但还存在自行为企业员工建立“工作档案”，造成在人事档案之外的“第二人事档案”问题，影响了企业人事档案管理工作的专业化、规范化管理的进程。
2.3 小微企业对员工人事档案管理的意识较为淡薄
多数小微企业的管理者对企业的人事档案管理工作，存在认识不深、未重视人事档案管理工作现象，导致企业管理者不愿对企业员工的人事档案管理工作，投入较多的成本。按照2012年广西壮族自治区的调查信息数据显示：截至2011年，该自治区基本单位名录库管理中小微企业法人单位已经超过共12.5万家，但是统一委托人才服务办公室对企业的人事档案进行的不足500家，由此可知进行档案管理的企业所占小微企业的比例仍不足0.4%。由此表明绝大部分小微企业对企业员工的人事档案管理工作不重视且档案管理的意识淡薄。
2.4 小微企业人事档案材料的管理出现分散或缺失现象
小微企业的人事档案管理随意性比较大，表现在：企业的员工对人事档案材料进行收集与归档时，难免出现人事档案的内容不完整、员工的信息材料收集不齐全的现象。其次更有的人事档案信息存在虚假现象，从而给小微企业的人事部门工作造成影响，加上人事档案管理的水平有限，运用先进技术管理的成本较高等原因，造成企业的人事档案管理工作效率偏低，最终导致小微企业难以真正发挥出人事档案管理的价值与优势。
3. 提高小微企业档案管理工作之有效途径
3.1 小微企业应积极建立完善的人事档案管理规章制度
针对小微企业人事档案管理难的问题，首先企业应进一步健全员工人事档案制度，较快地对企业的人事档案进行有效管理。通过完善现有的档案管理制度，在此基础上确保各项制度的全面、有效落实，将档案管理工作的绩效与员工薪资挂钩，明确各自的职责权限;确保企业员工与管理者遵守各项人事档案管理制度。由此体现档案管理制度的公平性，确保档案管理工作的保量与水平的进一步提高。
3.2 人才服务机构应加强对小微企业人事档案的管理与宣传
面对激励人的市场竞争，人才服务机构需要不断加强对小微企业员工人事档案的管理与宣传工作。通过多关注小微企业的实际需求，进而采取多种途径确保做好企业的人事档案管理工作。一方面不断完善小微企业的员工人事档案，并提高企业对人事档案的利用效率;另一方面应加大宣传力度进一步提高社会大众对小微人事档案管理工作的认识，扩大宣传的媒体方式与渠道、重视对企业人事档案的收集与归档，全面提高人事档案对于企业的重要促进作用。
3.3 提高小微企业对员工人事档案管理工作的重视度
小微企业当中的各领导都应积极转变观念与思想，关注企业员工人事档案的管理工作，通过定期对员工的档案管理进行检查或抽查，便于发现管理的不足进而全面改进;其次对企业人事档案管理工作者开展技能培训，更快的提高其的档案管理水平，一方面将企业员工的人事档案管理工作纳入到企业的日常管理工作当中，进行规范管理;另一方面有利于企业上下形成对人事档案管理统一认识的理念，从而全面推进人才服务机构人事平台中小微企业档案管理工作效率的较快提高。
3.4 采用先进技术提高小微企业人事档案管理工作
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1．1人力资源管理
所谓人力资源管理是指在企业战略的指导下，通过科学方法的运用，以人力资源战略和规划分析为基础，对企业的人力资源进行配置、考核、规范等工作，以实现企业目标和员工的价值。通常情况下，人力资源管理工作包含了培训与开发、招聘与配置、薪酬与福利管理等等。
1．2人事档案管理
人事档案是在人事活动中形成，主要是记录员工个人、家庭以及工作情况，其内容可以反映一个人的经历和品行，并以个人为单位集中保存以备查阅的文件资料。人事档案的实体管理主要包含档案的收集、鉴定等，人事档案的管理工作是对人事档案的实体管理，并对人事档案信息进行适当的利用和开发。
1．3人力资源管理与人事档案管理的关系
人力资源管理与人事档案管理工作之间有着密切的联系，人事档案管理是人力资源管理工作的重要组成部分，其可以促进人力资源管理活动的顺利开展，通常情况下，企业可以通过人事档案来查找员工的具体资料，了解每个员工的情况。而人事档案则记录了每个员工的资料，是承载员工各项信息的载体，人力资源管理的各项活动也是人事档案内容的主要来源，两者之间是相互依赖的关系。
二、人事档案管理在企业人力资源管理中的作用
人事档案管理在企业人力资源管理中的作用可以从以下几方面进行分析。
2．1提高企业内外部员工的整体质量
企业内部的人力资源招聘工作主要包含了内部招聘和外部招聘两个方面，内部招聘主要是从企业内部员工中招聘选择所需人才，外部招聘是从社会和高校招聘企业需要的人才。但是在企业内部员工招聘中，经常会出现企业员工不管应聘人员的专业和资质，随意招聘自己老乡和校友的情况，这在很大程度上降低了企业员工的整体素质，影响了企业的内部管理。但是企业通过人事档案管理工作，可以对员工的档案资料进行统一的分析，以合理安排人事招聘人员，避免任用与招聘地区和高校相关的员工，以保障企业员工的质量。除此之外，在实施企业内部招聘时，企业还应该分析员工的档案资料，以为内部员工的选拔提供重要依据。
2．2帮助企业进行人力资源规划
人事档案中包含了企业内部人才结构、人才水平以及人才数量等方面的信息资料，通过人事档案的整理工作，可以为企业分类企业人才，帮助企业了解人类资源的存量和具体信息。比如，人事档案管理部门对企业内部员工退休和流动情况的分析，可以让企业人力资源管理工作及时把握企业的人才流动情况，以为企业的未来发展提供重要的参考信息。由此可见，人事档案管理工作可以帮助企业更好的规划企业内部人力资源，促进企业未来更好的发展。
2．3帮助企业更针对性的实施培训
员工培训是企业内部运行的重要组成部分，企业要想让员工培训获得所需的效果，就必须了解每个员工的工作需要，以提高员工培训的针对性。为此，通过人事档案管理工作，企业可以了解每个员工的教育背景、年龄等，对于年轻的企业员工，企业可以对其进行新知识的培训，对于年龄较大的员工，对知识培训的抵触情绪较大，对此，企业可以对其进行健康保健培训，以充分调动他们的工作积极性。
2．4促进企业跨地域文化管理
企业员工来自不同的地域，会给企业带来不同的地域文化，为此，在企业管理中，企业应该注意了解和分析每个员工的地域文化，促进企业跨地域文化的管理，帮助企业员工之间相互了解，避免出现文化冲突。人事档案管理工作可以对员工的工作经历和籍贯等进行分类，相关工作人员可以对每个员工的文化特质进行分析，并对员工在未来工作中可能遇到的冲突问题进行预测，提出解决方案。比如，企业可以安排不同文化背景的员工进行沟通合作，让他们在工作中加强沟通，促进员工与员工之间的合作，提高企业的内部凝聚力。
2．5对员工采取有针对性的激励手段
员工的档案内容，可以帮助企业人力资源管理工作者详细了解每个企业员工的工作需求。马斯洛在需求层次理论中提到人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现的需求。也就是说，每个人都有自身的不同需求，不同的人对自身的需求层次也各不相同，对企业来说，只有通过对员工档案资料的详细分析，才能了解每个员工的现实需要，以更有针对性的采取各种激励手段，激发员工的工作热情。
三、结语
人事档案管理工作在企业人力资源管理中有着十分重要的作用，其中人事档案管理资料的价值主要体现在档案的具体利用上，档案管理人员通过对档案资料的整理、分析，帮助人力资源管理部门更好的实施人力管理工作，促进企业内部员工的工作积极性。为此，在未来的企业发展中，必须充分重视人事档案管理工作的重要性，并通过利用各类先进的信息技术，对档案资料进行科学的归纳管理，让人事档案管理工作更科学，以更好的促进企业的人力资源管理工作。
参考文献:
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目前，在人事档案管理工作中，不少企业对员工的人事档案认识不足，认为人事档案管理工作仅仅只是一项保管的事务性工作,只要求做到不丢失,不泄密,能应付外调、查档就可以了。员工个人秉着对人事档案无所谓的态度，意识不到自己也有积累和维护档案内容安全的义务，对相关档案材料的填写比较简单、随意。更有甚者对自己人事档案的去向漠不关心，或者是委托当地人才中心管理后就长期失去联系，使自己的档案变成“休眠档案”。
2.人事档案管理员的素质和管理水平不高
由于最初的企业不够重视或其它原因，导致企业人事档案管理员在素质水平和管理能力上都有所欠缺[1]。部分人事档案管理员在工作过程中不够细致认真，缺乏责任心，只是简单地做好档案接收、档案编号、库房防火、防蛀等仓管工作，没有及时将人事档案材料收集归档，更没有对档案材料内容进行标准化分类及严格审核，导致员工个人档案信息不完善，档案材料缺乏真实性。此外，由于企业员工流动性大，档案管理员的转档不及时，造成原单位有档无人，新单位有人却无档，就使档案陷入了“人档分离”状态，从而影响了新单位的用人决策，同时又增加了原单位档案保管的压力。
3.人事档案的管理手法相对落后
人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性的工作。人事档案管理工作必须配备具有专业知识的人员全职管理，而在现实情况中存在部分企业把人事档案管理工作交给了其他部门工作人员负责，这些人一是没有经过专业培训，不具备专业的档案管理能力，二是由于分心其他岗位的工作，在进行档案管理工作过程中没有引起足够重视，往往无法满足人事档案管理工作职责需要。另外大多企业人事档案管理手法相对落后，还在采用比较传统的老办法进行人事档案管理，跟不上社会发展的步伐，满足不了企业发展的形势需要。例如企业没有运用专业的人事档案管理软件，还在采用手工编辑、检索的手段进行管理，这种管理方式既浪费时间又不能够保证质量，大大降低了企业管理工作的效率。人事档案由于不能引起个人和企业的重视，衍生出人事档案内容陈旧、利用价值不高；档案管理人员配备不足，专业性不强；落后的管理模式难以满足用人单位和社会的需要等等一系列的问题，这些问题制约了人事档案对人力资源开发、配备与管理潜在作用的发挥。只有转变观念、加强管理，才能充分发掘人事档案对人力资源管理工作的潜在作用。
二、企业人事档案管理工作的应对措施
1.要正确认知档案管理工作的意义及重要性
企业要做好人事档案管理工作首先必须从思想上认识到档案管理并不是简单的资料整理、保管工作，它对员工个人和企业都有着重要的作用。主要体现在：它是人力资源部和组织部门对员工进行考察、选拔任用的基础；它能帮助企业做好招聘、录干、调动、出国材料、福利待遇、离退休、死亡抚恤等方面的事情；它能为员工个人或其子女提供实际生活中所需的类似亲属关系证明、入党政审、工作证明等档案材料。有了这样的思想认识，才能让人事档案管理工作得到重视。其次，企业可通过内部报刊、知识讲座等方式加强人事档案管理的宣传力度，让员工认识到档案与自身的发展有着休戚相关的作用。此外，企业在布置员工填写相关档案材料的时候，要告诉档案人档案存档后会发挥怎样的作用。这样，可以树立员工个人和企业共同参与档案维护与管理工作的理念。
2.提高档案管理人员的素质和管理水平
作为档案管理员，首先必须具备基本的政治素质。即坚持四项基本原则，了解党和国家的各项方针政策，并遵纪守法。同时，档案工作又是一项具有一定机密性的工作，要求工作人员必须严守国家秘密，坚决杜绝失密、泄密现象的发生。其次，档案管理员要有一定的专业理论知识和熟悉的业务技能。因此，企业可以通过教育培训提高档案管理员的专业知识或者是通过学校招聘吸引高层次档案专业人才到档案部门工作。再次，档案管理工作还特别要求档案管理员要有很强的服务意识和高度责任感。要自觉树立为人民服务、不热衷名利、不计个人得失的奉献精神。工作中要细心处理每个业务环节，耐心保管每卷档案，防止档案损坏或丢失，特别是做好员工档案的转递和接收工作，做到“档随人走，人档不分离”。
3.优化档案管理模式，实现信息化管理
实现档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求。企业可根据本单位人事档案管理的现实情况自行开发档案管理信息软件或者是对外购买专业档案管理软件，建立和完善人事档案信息化管理。让人事档案管理从实体管理向网络管理转变，实现人事档案的动态管理，实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的信息化管理。这种替代传统人事档案管理的新模式可以为企业选才、用才、育才、激才、留才发挥更大的作用。
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随着社会的不断进步、经济的迅速发展，人力资源在企业竞争中的地位越来越重要。企业人事档案是企业在人事管理活动中产生的，记录员工个人信息，反映员工客观面貌，是考察员工的重要依据，是企业员工绩效考核、提高工资待遇的重要凭证，在人力资源管理与开发中具有十分重要的意义，因此，有必要探究出当前企业人事档案管理存在的诸多问题，并提出解决问题的策略，发挥企业人事档案在企业发展中的真正效用。
1 企业人事档案的特点
1.1 特定性
企业人事档案的对象具有特定性，主要体现在特定个人、特定岗位、特定时期三个方面。企业人事档案属于特定个人、有特定工作岗位、在特定时期真实的历史记录，反映其业务、思想等方面的情况，离开特定个人、特定工作岗位、特定时期的人事档案是不存在的。
1.2 客观性
企业人事档案最显著的特征是客观记录企业员工的个人经历、工作表现、政治思想等情况，人事档案就像是一面镜子，是对一个人的客观反映。用人就要先看档案，已成为必要的工作程序。组织对一个人的使用，人事档案起着非常重要的作用，使其在合适的工作岗位上，发挥其最大的才智，为企业创造更多的价值。并且企业人事档案是反映现实的，每一份档案材料来源、内容必须是真实可靠的。
1.3 动态性
人事档案建立后并不是不变的，是动态变化的，因为一个人的情况是在不断变化的，企业人事档案是企业员工的客观反映，也是随着个人成长不断变化的，需要不断的增加新内容，补充新材料，反映个人的经历及成长情况。另外，个人各档案是一体的，人在哪里，档案也需要在那里，是随着个人流动，不断变化的。
2 企业人事档案管理工作中存在的问题
2.1 人事档案管理意识薄弱
人事档案管理意识薄弱主要体现在三个方面：
①领导不重视。现在很多企业领导注重短期的经济效益，认为档案管理工作耗费大量人力、物力、财力反而不能快速实现经济效益，大多没有给档案管理工作设置足够的经费、配备先进的档案管理设备。
②档案管理部门责任意识差。档案管理部门认为自己所从事的工作对企业及社会的贡献较小，对自己的责任性认识。由于领导的不重视，许多民营企业、中小企业没有设置专门的档案管理部门，或者有但也是其他部门的员工兼职的，使人事档案的权威性大大下降。
③员工档案意识差。员工对档案的认识比较模糊，认为是可有可无的东西。在填写自己的档案时为了一些眼前的利益，弄虚作假。加之有些企业不重视档案，公然宣称不需要档案或承诺重新建档，更加剧了人们档案意识的淡化。
2.2 封闭式的管理模式
封闭式的管理模式适合本企业内部人事档案来源比较单一的情况。虽然说封闭式的档案管理模式利于人事档案的保密工作，但现在随着经济的发展，企业类型不断发展，企业员工层次的多样性不断的发展，这种单一封闭性的档案管理模式已经不能与企业的发展、员工的发展、员工的多样性相适应了。另外，企业档案保存在内部企业人事部门，过分强调保密，一般不对外开放，且手续十分复杂，不能实现各部门之间的人事信息交流，阻碍了人事档案的利用。
2.3 档案内容质量不高
目前部分企业人事档案存在以下问题许多不规范的地方，使人事档案价值大打折扣。一是档案材料内容不完备。很多企业人事档案的内容不符合国家档案局的《企业职工档案管理工作规定》，能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等内容。二是档案材料内容质量不高。企业的人事档案材料多内容空洞，反应个人经历的多，而缺少细致的，讲述员工道德品质、能力专长的少。人事档案造假现象使得人事档案在对人们职业信誉维持方面的作用大大降低。三是档案材料用纸规格不符合要求，书写不规范，字迹不耐久。很多企业现存的人事档案材料规格大小不一，材料用笔不规范，使得档案材料不利于保存，有的档案材料书写字迹潦草，难以辨认，不利于档案的利用。
2.4 企业人事档案管理人员素质有待提高
良好的综合素质和业务能力的管理人员是做好企业人事档案工作的基础和保证。由于档案管理专业较冷门，全国高校设此专业较少，所以很多企业的档案管理人员是“半路出家”，对档案管理工作缺乏系统的认识，也没有受过专业的训练，工作以后，参加档案管理工作的学习交流机会少，再加之企业人事档案管理工作人员很多位兼职，经常变动，造成了人事档案管理工作基础薄弱，不利于档案管理水平的提高，不能保证档案管理的质量 。
3 完善企业人事档案管理工作的对策建议
3.1 加强档案管理意识
档案意识已成为制约企业人事档案管理工作的关键，强化相关领导的档案意识。加大资金投入、完善档案管理设施、定期检查指导档案管理工作，正确认识人事档案工作的特点、地位和作用，只有领导加强档案意识，员工才能重视档案管理工作。档案管理部门要认识到自己工作的重要性，树立责任感，及时、完整地收集档案材料，把握好人事档案的质量。普通员工也要有良好的档案意识，明白档案与自身利益息息相关，自觉遵守档案管理制度。
3.2 建立社会化开放式的企业档案管理模式
传统的人事档案管理制度，一定程度上降低了人力资源的开发度，限制了人才的流动。建立社会化开放式的企业档案管理模式应加强对企业流动人员人事档案的管理，建立健全人才流动服务机构。应该倡导人事档案知情权，档案管理部门要加强对档案宣传工作，使员工正确认识自己的档案，提高对自己档案的关注度，使人事档案工作向更高水平发展，提高档案利用率，实现人力资源的优化配置。建立社会化开放式的企业档案管理模式，可以使各类人才更清楚的认识自身的价值，企业也能有机会获得企业所需要的各类人才，个人和企业之间实现双赢，促进企业的迅速发展。
3.3 更新手段，完善内容
企业人事档案管理工作应与时俱进，引入科学的管理理念，采用新的管理手段，建立企业人事档案信息数据库，提高人事档案管理工作的效率，实现企业人事档案科学管理。完善企业人事档案的内容，应摒弃传统的人事档案内容单一重复、政治性强、不具有个性化记录；应有所侧重地收集人事档案的内容材料，既要反映过去，更要说明现在；应遵循“适应社会需要”和“精炼有效”的原则，摈除冗余内容；应与时俱进，增加能真实反映人才的能力、特长的内容，体现个人信用记录的内容。
3.4 提高人事档案管理人员的素质
企业应注重人事档案管理人才的培养，注重管理队伍的建设，提升档案管理水平。首先，人事档案管理工作者要具备良好的政治素质和保密意识，所以应该加强人事档案管理人员的思想学习，提高其思想认识和政治水平。其次，要保持和维护固定的企业人事档案管理人员，档案管理工作的熟练自于长期经验的积累，档案管理人员固定，才能不断积累和提高其业务能力，提高档案管理工作效率。再次，加强对档案管理人员的业务培训。档案管理人员通过参加培训、学习交流，掌握坚实的档案管理的论知识、学习先进的档案管理方法，提升管理水平和技术能力，推动本单位人事档案管理工作的进步与发展。
4 结 语
社会在不断的发展，人类在不断的进步，人事档案也应与时俱进。但对长期以来形成的企业管理工作，存在一定难度，但好在经过大批档案管理工作者的努力之后，人事档案改革已取得较大进步。做好人事档案管理工作，利于发挥发挥人事档案的重要作用，促进企业发展，使企业在激烈的竞争中立于不败之地。
参考文献：
[1] 邓颖.浅谈干部人事档案管理的问题与对策[J].南方论刊，2011，（6）.
