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首先，在我国高校图书馆的建设过程之中，发展理念主要是从西方借鉴过来的，所以在发展中完全依赖于西方发达国家的发展模式，无论是其中的发展理念，还是发展过程、发展模式等方面都是以西方国家基本形式相适应的，所以这种发展理念，导致我国高校图书馆数字化管理的方式较为僵化，不能完全适合自身的发展。其次，在信息数字化的过程，发展较为缓慢，我国的各个高校在发展过程中，十分注意自身的各项基础设施建设，但是由于在发展中缺乏对于图书馆数字化的基本关注，导致该项建设发展相对缓慢也相对滞后，这种数字化资源远远不能满足为我国高校大学生以及科研工作者提供文献支撑的力度。再次，由于我国高校的网络建设以及其信息资源每一个高校有各自的特点，但是缺乏统一的标准，导致各个高校之间不能进行借鉴学习，阻碍了其发展之中的共同提高。
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（二）队伍结构问题。
相对而言，高校档案工作者年龄普遍偏大，成分复杂，且以女性占绝大多数。她们实际档案管理经验较为丰富，但专业研究能力不强，对先进的计算机网络环境比较陌生，更缺乏数字化、信息化等方面的理论知识和实践经验。而囿于传统的档案管理认知与偏见，高学历、有活力且对数字化、信息化娴熟的年轻人一般不愿意到档案管理部门工作。因此，当前高校档案工作队伍在年龄、性别、学历、知识背景等方面存在着严重的结构性问题。
（三）信息标准化问题。
近年来高校数字化档案信息数据规模急剧增加，且来源于校内各职能部门不同的业务管理系统软件，运行环境复杂多样，形式不一，从而导致生成的数字化档案信息数据格式纷繁多样，不利于档案信息数据的收集、整理、存储和迁移，也不利于后期的数据资源开发和利用。所以，当下高校数字化档案信息数据的非标准化问题是档案信息化管理的重点、难点之一。
（四）信息安全与凭证问题。
计算机网络和数字化信息给高校档案信息管理带来了前所未有的高效与便捷，同时也带来了严重的威胁和巨大的挑战。一方面，在复杂的计算机网络环境中，高校数字化档案信息随时可能被恶意破坏、篡改，且不容易留下痕迹。另一方面，在异构系统环境下，各部门形成的不同门类、不同格式的电子档案在移交过程中难以保持其原始文件的结构信息及内容信息的真实性和完整性；在升级、转换和迁移等操作过程中，电子档案的凭证作用难以确保其有效性。
（五）信息公开与知识产权保护问题。
高校数字化档案信息蕴含着科技发明、文化创新、艺术创意等方面的大量优质信息资源，潜藏着无形的开发和利用价值。这些信息资源的公开利用，将对社会产生巨大、有形的经济效益和社会效益。然而，这些科研成果是高校教师辛勤与智慧的结晶，其产权与著作权是教师们的个人权利，应该依法得到保护。如何处理好数字化档案信息公开与知识产权保护之间的关系是摆在高校档案信息资源管理与开发工作面前的现实问题。
二、高校数字化档案信息管理困境的突破策略
（一）加强档案信息资源意识宣传。
在数字化时代，档案信息资源是重要的资源。高等院校是知识和人才聚集的高地，其形成的数字化档案信息资源更是重要而宝贵的资源。高校档案管理部门及工作者不仅要宣传档案历史文化知识，而且要进一步加强宣传数字化档案信息资源作为新兴资源的意识，以改变师生们传统的档案认知，使其重视数字化档案信息资源及其管理工作，为档案管理部门收集、管理和开发档案信息资源创造有利的外部环境。
（二）转变管理理念与制定管理政策。
随着多媒体及网络技术的普遍应用，档案管理已不是传统的纸质档案管理和经验管理，而是现代化信息管理理论和技术相结合的管理。高校档案工作者应该主动转变思维，更新观念，用现代化的档案信息管理理念取代传统的管理思维。同时，应该强化档案信息资源共享和管理服务意识，并制定档案管理政策保护个人信息及知识产权。在档案管理政策允许的框架下，应该无限度地开放高校数字化档案信息资源，为档案利用者提供便利，为社会创造效益。
（三）引进和培养档案信息化专业人才。
档案信息化人才是档案管理现代化的关键，是至关重要的决定性因素。高校档案信息化人员是数字化档案信息管理工作的主体，是推动数字化档案信息管理现代化的核心力量，具有不可或缺的地位。为此，高校档案管理部门应该坚持“双管齐下”，一方面重视档案信息化专业人才的发掘和引进，完善工作队伍的知识背景结构；另一方面加强在职档案工作人员信息化知识培训，不断提高应对档案信息化、现代化管理挑战的能力。
（四）推动档案信息标准化及其管理集成化。
合乎规范、统一标准的数字化档案信息及其技术是档案信息集成化管理的前提和基础。高校档案管理部门应该协同各归档部门统一规划和布置，对档案信息数据及其运行环境进行规范化和标准化处理，其中应包括：压缩格式的规范化、数据交换的规范化、数据加密方式的标准化、水印技术的标准化、档案管理软件的统一化。同时，打破学校各职能部门之间的“藩篱”，将学校档案信息管理系统与其他职能部门的业务管理系统有效对接，使档案数据资源由分散管理转为集中管理，从而实现全校档案信息资源管理的集成化。
(五)运用计算机网络与现代化信息技术保障安全。
网络环境与信息系统漏洞是数字化档案信息现代化管理最突出的安全隐患，是无法回避的威胁和挑战。关于数字化档案信息安全，高校档案管理部门要联合学校有关部门（如学校办公室、计算机网络管理中心）运用计算机与网络技术，对档案信息综合管理系统和网络信息共享系统存在的漏洞进行评估、修复，完善数字化档案信息管理网络体系。同时,定期排查、更新和升级相关管理软件，确保数字化档案信息的安全性。
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1档案数字化管理是信息时展要求
随着当前科学技术飞速发展，各行各业的发展都在不断与信息技术相融合，数字化的管理是运用网络、多媒体、计算机等进行管理工作，高校档案管理工作的有序进行关乎着高校能否健康发展，而良好的管理办法对管理工作有着直接的关联，高校的档案记录着学校发展的历程，成为管理者研究学校未来发展方向的第一手资料，经过了多个学校管理者不断的分析、总结、制定方向才拥有了这样一个宝贵财富。对档案工作进行研究，目的就是了解目前高校档案管理现状以及数字化管理办法的应用情况，借鉴和吸收优秀的管理经验，良好的档案管理工作使得学校工作的高效、有序进行得到了保证，因此档案管理工作的制度设立、建立健全管理机制尤其重要。小到个人，大到单位、国家，档案信息的管理是必不可少的，不但可以使信息得到保存也使得在需要资料时可以快速、准确的定位查找，总之学校事业协调发展离不开档案的有效管理。数字化管理的引入希望能够帮助学校不断适应时展对档案管理工作的新要求，促进学校事业的稳步前进，但是与之俱来的弊端也不能忽视。所以对档案科学规范的管理就是当代高校发展的重要衡量标准。学校好的档案管理工作，不但可以为学校领导理清学校事业发展的现状、及时调整办学战略提供依据，也为学校未来发展指引方向；还可以为社会能够鉴定高校的文化和办学成果奠定扎实基础。而真正好的档案管理工作离不开先进的管理手段，更离不开管理过程的不断调整，数字化管理的优势和弊端都要时刻审视，优势要不断发扬，弊端要不断改正，这样对学校远期战略、管理效率的提高都有着深远的影响，更能指引学校依据自身情况制定长期发展规划。因此好的档案管理工作对社会经济发展和高校不断向前具有重要意义，而档案的数字化管理给予当前高校的档案管理带来了新鲜的血液，需要我们进行不断探索和挖掘。
2档案数字化管理的优势
2.1利于高校立卷制度的落实
当前社会，高校部门立卷已经是一个十分常见的问题，但是仍有很多档案室的管理工作代替了部门的立卷工作，这样就会有一部分档案管理人员将档案进行立卷管理，取代个别立卷单位的工作，但是由于档案管理员并非专业管理人员，所以对档案的立卷管理工作并不是十分了解，也就不能判断所交的档案是否完整，这就使得档案的管理质量受到影响，数字化的档案管理过后就能使档案进行网络信息化的管理，这样就能将档案输入网络系统，档案的管理员就能对档案进行统一管理和保存，这就从最基本情况对档案进行了管理。
2.2数字化管理不受时间、空间限制
传统的档案管理受到时间和空间的很多限制，使得管理上出现很多不便，而数字化的管理模式则使得档案的管理打破了时间、空间的束缚，传统档案管理，想要查看资料还需要到学校档案室，找到学校领导进行档案查阅批示，经档案馆员查找才能进行利用。数字化管理实现后，只要经过网络平台，就能有效进行档案的管理和查阅，还能做到精准查找，这样不仅在时间上大大缩减，还对档案管理员的工作量进行缩减，减轻了管理员的工作难度。数字化的管理能有效把档案进行归类、分档、排序，也能在不同载体上保存，保存和查找起来更加方便，档案的安全保密工作也比较容易做到位，进而提高查找文件的准确性。网络时代的档案管理能够将档案迅速进行明确分类、排序，也更加能够保证档案的完整性，在这种情况下，每个想要使用档案的人员都可以通过网络得到允许，对档案进行方便、快捷的查找，省时省力，档案的管理效率也就大大提高，资料更新也更具时效性，只要适时对档案管理系统进行完善，操作流程会更加节省了人力、物力、财力，提高工作效率，促进我国高校档案事业迅速发展。
2.3有利于档案内容信息的开发
传统的档案管理模式所能保证的只是档案的完整性、原始性，所占空间非常庞大，对管理用的库房要求也比较高，查找起来费时费力。而经过数字化管理之后，所有的高校档案都能在局域网上进行统一管理，并且能够进行明细的分类，保存空间也很大，新增档案时也可以随时进行添加，查找也能实现精准查找，实现档案内容完整的保存，根据一条线索，还能查找出相关内容的其他所有档案，快捷便利，对档案信息的开发和利用十分有利，同时也有利于对事项进行追根溯源，满足利用者对档案信息的深层次需求。
3档案数字化管理的弊端
3.1数字化管理人员选择受限
虽然信息化时代给人们带来了极大的便捷，在高校数字化管理过程中也确实有了诸多便利的条件，但是高校档案管理人员对网络、信息管理掌握并不到位，缺乏相应的技术，档案数字化管理人员的选择上会受到许多限制。目前很多高校档案管理员需要进一步提高网络操作熟练度，并且需要掌握档案数字化管理相关知识，兼具这两种素质的管理员才能实行档案的数字化管理。档案的管理本质上需要管理员对当前的各项政策保持住相对好的敏感性和绝对好的理解力，同时也需要管理员具备较强的数字管理技术。因此，管理人员要有比较高的专业管理素养和信息网络操作能力，才能很好的胜任当代高校数字化档案管理工作。部分高校管理人员身兼多职，对档案的管理缺乏时间与精力的投入，档案管理人员的专业素养比较欠缺，这样都会直接影响到高校档案管理的持续性和稳定性。但是现实是高校档案管理员业务素质往往不够，使得档案分类缺乏准确性，档案资料收集缺乏完整性，档案信息化步伐相对落后。档案数字化管理对管理人员的档案和科技素养提出了更高的要求，作为新时代的高校档案管理人员必须要掌握相关的网络操作能力以及档案学术理论水平，才能胜任当前高校档案的数字化管理工作。
3.2数字化管理存在安全隐患
网络信息技术的高速发展带来档案管理的便捷，但是也存在很大安全隐患，在进行档案的查询、分类等工作时，信息安全保证更加急切，一是查找利用过程中可能会带来更加大的风险，二是不法分子也会利用网络进行信息的盗取，这就给网络档案信息安全带来相当大的威胁。首先，档案信息保密的重点工作就是信息的使用程序，档案查找一定要严格档案利用权限，并不是什么人都可以进行档案查阅，查找利用档案需要有完整的档案利用审批流程。总体而言，档案的管理需要严格把好安全关。从文件的保密性质考虑，应该制度健全的档案管理制度，并严格监督实施，无关人员不得随意登录网站查询。其次，档案的保存要做好鉴定工作。档案的鉴定原则是对档案内容进行分析与鉴别，以分析现实和历史作用为主，根据国家和高校内部对档案的文化价值的需要，准确分析确定高校档案的保存价值，以便精确的确定高校档案的管理分类，便于日后的查找利用。还要对文件进行保密等级的划分，区别管理，将机密级的文件进行更严格的管理，保密管理级别要根据泄露所带来的国家安全和学校利益影响的程度进行确定，以便获得国家相关法律、法规保护。
3.3数字化管理档案利用率不高
虽然数字化管理模式有很多便利，但是在我国的利用率并不高，有很多高校仍然沿用传统的档案室管理的办法，对于数字化管理的优势也认识不到位，缺乏科技意识，看不到数字化管理过程对人力、物力的节省，也看不到对我国档案在使用过程中展现的便利，更加看不到档案数字化管理过程带来的丰富的网络资源，归根到底是管理人员缺乏与时俱进的观念，缺少学习新知识的动力，对于档案的分类、查询等工作还是人工进行的，观念陈旧，并且单纯的认为档案触手可及，才是最安全的、最有用的，却忽视了网络带来的丰富的档案资源，这就使得数字化管理的利用率较低，给高校档案管理工作带来人为的制约，也使得档案资源的网络共享受到阻碍，消耗了大量的人力、物力、财力，这就造成了档案管理过程的浪费。
4总结
综上所述，随着当前网络科技的飞速发展，信息化时代的继往开来，我们要在高校档案管理的各项管理工作中创新方式方法，尤其是不能再沿用传统方法，要与时俱进，采用更加科学便捷的方法进行档案管理。在管理过程，提高高校档案数字化带来的便捷性，不断地解决档案数字化管理过程中存在的问题，不断完善数字化管理，总结档案信息化管理经验，使得整个档案的管理过程更加便捷、安全，高校数字化档案管理进程中的障碍，也需要高校全体管理人员不断的深化研究，充分利用科技发展实现档案的科学管理。
参考文献：
[1]王颖．信息化环境下招投标档案数字化管理的创新［J］．黑龙江史志，2015(05)
[2]徐晶晶．“大数据”背景下招投标档案数字化管理探析［J］．决策与信息（中旬刊），2015(10)．
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篇4
文章编号：1009—0118（2012）10—0187—01
针对高校档案管理数字化进程中存在的障碍和问题，必须研究对策，加以解决，否则就会因电子文件难以管理而阻碍办公自动化的进一步扩展和深化，电子文件也会因我们档案人员的束手无策或疏忽遭受损失。因此，在实施档案数字化管理过程中，必须注意把握好以下几个环节：
一、健全高校数字平台，构建和谐共享环境
档案数字化建设是一项系统工程，具体包括总体设计、软件开发、档案整理、系统管理、光盘备份等。高校档案要想实现数字化，首先必须投资开发一整套与高校相适应的档案管理软件，配备构建这个数字平台所需要的硬件设施。由于高校日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、高速扫描仪集中扫描、光盘等双备份解决方案。使档案文件能及时、准确归档，保护磁介质为载体的档案的安全，延长其寿命。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络传输达到资源共享的目的。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作目标管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理、高校分类管理等，从而在机制上提高高校信息共享能力。此外，信息网络系统也要达到以下二个方面的要求：
（一）系统应具有高可靠性
信息系统一定要具有稳定性、可靠性，给电子资料提供一个安全的存储环境。因此所采用的磁盘阵列产品在结构及硬件组成上应完全是冗余设计（如阵列控制器、后端2条光纤环路、电源、风扇、链路控制器、双口光纤硬盘等），不存在单点故障，确保整套系统的安全运行。磁盘阵列可采用不同的RAID保护级别，保证用户的不同需求。所有硬件均可支持热插拔，保证系统应用的连续性。系统数据安全性要求很高，可根据用户的需要，完成数据的隔离或共享。可通过增加应用软件来支持物理通路的冗余连接，以提高系统的安全性。
（二）系统应具有良好的性能
要使用正规的档案管理软件，能够跟随网络技术的发展而发展。系统采用全光纤磁盘阵列产品，保证系统的高性能。系统升级不必停机，可在线升级。系统具有良好的开放性，各高校之间能够互联。系统支持多种主机系统及集群系统。
二、搭建沟通桥梁，衔接各领域的信息交流
（一）在办公自动化系于数字化档案管理系统之间建立桥梁
针对高校中办公自动化系统与数字化档案管理系统不能充分衔接的问题，建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能，实现与现有的财务系统、办公自动化（OA）系统、人事管理、教务教学管理等系统的无缝集成。便于收集整理各部门生成的电子文件，更好地建立起高校档案资料数据库。
（二）在电子文件与纸质文件之间搭建“绿色通道”
针对电子文件与纸质文件“双套制”保存问题，建议在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，即将电子文件和纸质文件以文本方式和影像方式共存，根据档案管理数字化工作的发展以及数字档案特点，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。其中，尤为值得一提的是电子文档的安全管理制度。档案作为一种特殊的文字资料，有的可以完全公开，有的则需要保密，特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。它既包括硬件的安全管理也包括软件安全管理。硬件方面应严把信息存储载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。
对于存储电子文档的设备和磁介质要派专人负责管理，确保电子档案不会因温度、湿度等一些人为灾害导致文件丢失。软件方面，就是要通过采用多级权限和密码管理，多层结构，加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。切实确保电子文件的安全，解除人们的顾虑。
三、建立一支高素质、高水平的专职档案队伍
实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。档案数字化的实现要求管理者具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握；另一方面，要根据利用者要求提供大量的档案数据信息。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任，因此有关部门应加大档案人员的培训力度，学习电子文件管理知识，提高电子文件管理意识，尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作，努力提高电子文件管理水平。
四、提高高校人员的档案意识
提高高校员工的档案意识，尤其是高校领导的档案意识，使他们认识到档案工作对于高校发展的重要性，使领导和信息部门能够重视档案和档案的数字化建设，并积极为档案的数字化建设提供所需的资金和技术的支持。同时，档案人员要虚心向档案数字化建设走在前列的高校学习，乐于交流。汲取人家成功经验，结合自己高校的实际情况，逐步推进高校档案数字化建设。
总之，高校档案数字化建设是一个循序渐进的过程，不是一蹴而就的，我们要紧跟时展的脚步，积极学习新的计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术，根据高校的现实状况，不断实现高校档案数字化建设，使档案管理从保管、利用职能向信息采集、管理和信息服务职能转变。
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（一）高校档案数字化是信息时展的要求
社会发展对档案的借阅需求不断增加，纸质的档案已经不能满足社会的需求，必须建立完全、快速的数字化档案存储平台，达到档案信息的共享，便于直接快速的查阅。高校档案数字化能够大大减少档案人员在建立档案时的编研工作量，使得档案管理人员有更多的时间去进行档案数据整理的工作，提升档案的管理效率。档案管理工作将变得方便、快捷、高效，档案的查阅以及整理都将变得十分方便，提高高校内部办公效率。
（二）高校档案信息数字化是数字化校园的必然结果
在社会数字化的背景下，高校作为技术发展的前沿已普遍开展数字化改革，高校档案部门的数字化也是其中重要的组成部分。档案信息的数字化会将大量的档案信息写入计算机中，并实现联网共享，这种方式使广大师生足不出户就能够获得大量的信息为其所用。
（三）高校档案数字化是完善档案管理的重要途径
高校档案数字化建设是高校档案管理模式创新的方向。在将传统档案管理向数字化档案管理转化的过程中，必须打破档案管理的传统管理模式，实现新时期档案管理的科学优化。档案数字化能够大量节省档案存储空间，有效减少纸质档案存在和查阅过程中的损毁。而且档案数字化可以缩短信息加工时间，提高档案信息的时效性。
二、高校档案管理数字化存在的问题及对策分析
应当看到，高校档案管理数字化目前仍存在一些问题。例如，一个突出的问题是数字化档案的利用率有待提高。一些高校并没有把数字化档案的管理当成一项紧迫的任务来抓，档案管理人员仍遵循传统观念和管理模式，文档的检索和借阅仍然主要依靠人工来完成，使得计算机等多媒体硬件成为 “高档打字机”。使得投入的人力和物力的价值没有得到充分体现，电子文档的使用效率不高而造成双重的浪费。其次，档案管理应用系统与校内办公自动化系统的兼容性问题有待解决。为保证数字化档案信息处理的方便利用，前提是建立信息资源共享系统。目前高校内部的办公自动化系统与其档案管理部门使用的档案管理系统来源往往不同，有时候并不兼容，不同软件环境下形成的数据难以转换，造成档案电子文件归档困难。上述问题出现的原因在于缺少科学规范的数字化档案工作制度和专业化的数字化档案管理人才。另外，有些单位数字化档案管理缺乏硬件投入，档案管理软件的采购和开发比较混乱也是困扰档案数字化进一步拓展，影响档案数字化的重要原因。为此，在实际的工作中需要把握以下几点：
（一）首先要正确认识电子档案与传统档案管理的差异
数字化档案与传统档案的归档方式不同。电子档案采用电子编码技术，其具体内容和关键信息可以编辑修改而且不留痕迹，电子档案的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子档案在建立的过程中要特别注意加密保护，随时进行数字签名、信息和身份验证，切实避免文件在传输和处理过程中出现错误，确保电子文件的原始性、真实性和准确性。
（二）尽快建立健全档案信息管理标准
新型载体的应用和计算机智能化管理，必然要求信息处理规范和标准化。在实现由传统档案管理向现代信息管理转变的过程中，必须遵守严格的业务规范和技术标准，即档案信息管理标准化。其标准通常由档案行政管理部门制定、颁布、实施，这是档案管理信息化的可靠保障。同时，各单位也应充分发挥自身能动性，根据自身条件和档案管理的特点制定详细科学的管理标准，为档案信息化管理打好框架，夯实基础。
（三）不断改进档案管理数字化系统
电子文档具有与纸质档案不同的技术特性，档案数字化管理的制度、标准以及具体实施办法最终都要依赖软件系统来实现，因此要重视以软件系统为中心的电子档案的综合管理方法。在管理系统设计阶段，依据数字化标准，充分综合文件档案业务部门、管理部门及技术开发部门的意见，统筹协调，通过技术手段把相关的管理性措施纳入系统中，并根据实际运行中出现的问题，不断通过软件系统来满足档案管理数字化的功能需求，确保电子档案的真实有效。
（四）加快硬件基础建设
档案管理数字化建设，需要计算机技术、数据库技术、多媒体技术等高新技术作为载体，需要加大资金投入来引进先进的技术和设备。电子新产品的开发周期越来越短，如出现老版本不兼容、存储格式淘汰等硬件和软件的过时问题会引发一系列不良结果，要及时对系统关键设备进行更新换代和升级，以确保信息化建设的顺利进行。
（五）突出数据库建设
数据库建设是档案数字化管理系统建设的重要基础。要实现档案管理信息化，必须做好数据库建设。在纸质档案数字化过程中，必须严格做到正确、科学、规范。这一方面要求每个档案工作部门必须做到根据制定得著录规则和细则，在搞好传统载体档案数字化数据库建设的同时，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导，保证归档电子文件真实、完整、有效。另一方面，在档案管理数字化过程中，要注意馆与馆之间档案数据库建设的数据交换方式、信息分类编码、系统匹配、功能设置和通讯规程等的统一性，从一开始就要树立建设馆际共享的数据库长远目标。
（六）不断提高档案管理工作人员的业务素质
要重视对档案管理人员应用现代化新技术的业务能力和技能素质的培养。而且数字信息技术的发展日新月益，要不断督促档案管理者加强档案业务的专业知识、多媒体知识和相关的学科知识的学习，做到熟练地掌握计算机操作技术和基本的网络信息技术。同时，加强档案管理者的队伍建设，适时引入激励考核机制，为档案管理数字化管理工作提供人才保障。
三、切实加强数字化背景下高校档案的保护
电子档案信息的获取和共享必须借助局域网或互联网，不可避免地带来信息安全问题。电子档案其内容信息具有可变性，且修改后不易被察觉，使得如何保证电子档案的真实性、完整性、原始性是极大的挑战。因此，切实加强数字化背景下高校档案的安全性工作，包括防止泄密、防止数据丢失和病毒入侵，是高校档案管理信息化建设过程中的重大问题和挑战。要做好上述工作，需把握以下原则：
（一）提高数字化档案管理人员的安全防范意识
首先，要提高档案管理工作者的法律法规意识，严格按照《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等法律法规规范档案资源管理，确保档案管理的高效运作、安全使用。其次，档案管理单位要对数字化档案的管理和制定详细的规则和规范，从而规范档案信息者和传递者的行为。再次，加强对档案管理人员的保密安全意识培训，档案管理人员必须对安全操作规程做到了心中有数，时刻做好安全防范措施，并重视对密码技术的应用，不断提高安全防范意识和防范能力。另外，对数字化管理人员的配备应严格把关，突出责任意识、纪律意识和信息道德品质，又要精通计算机知识，把合格的管理人员委派到关键岗位上。
（二）提高系统安全防范技术能力
一方面，要依托传统的网络信息保密技术，如最常用的是数据密码法在电子档案的建立、使用和存储过程中进行安全保护。另一方面，要充分发挥新型网络信息安全保密方法的功能，进行以下几种防范能力的开发：（1）授权控制。对网上信息用户权限进行设定，设置不同用户对各类信息的访问权限，实行档案信息获取的分层管理。（2）数字签名验证。在计算机网络中采用数字签名，动态验证用户身份与数据的真实性，确保数据的真实性，防止入侵者假冒、篡改；（3）智能卡技术。根据安全实际要求，可以将数据处理、数据存储、安保功能制作集成电路芯片，开发智能卡管理功能；（4）安装防火墙。组织非法用户访问，控制进、出两个方向的通信，借以保护内部网络不受外部网络的攻击，并防止内部网络的用户向外泄密。
（三）严格执行数据备份制度，提高系统容灾能力
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电子档案安全评价方法有许多，但基于高校电子档案性质，其安全风险的评价方法主要有定量分析法、定性分析法、定量与定性结合分析法。信息安全评价体系的构建需遵循科学性、层次性、全面性、独立性、可操作性、动态稳定性等原则。
（一）评价指标的组成。电子档案信息安全评价通常涉及档案学、计算机科学、网络技术学、密码技术学、信息学等多个学科。同时其安全评价涉及的范围也是多层次的，包括硬件层、软件层、网络层等。因此其评价指标也是多元化、多学科交叉、多层次的。
（二）确定指标权重方法。结合高校电子档案信息特点，对于诸多安全评价指标，需确定与之对应的权重，对安全级别和要求进行分级，避免一概而论带来的资源浪费。通常权重确定的标准是依据档案信息量的大小、重要等级、敏感性等。对于高校电子档案信息安全评价指标权重确定的计算方法主要有：德尔菲法、层次分析法、环比法等。其中最为常用且实际效果较符合高校信息化安全管理实际的是德尔菲法和层次分析法。
（三）综合评价方法。综合评价是一项复杂的工作，许多相关学者都对其进行了长期的研究，并取得了一定的研究成果。对于高校电子档案安全的综合评价研究，总结起来大致分为以下几类：系统模拟与仿真评价、信息论方法、灰色系统理论与灰色综合评价、智能化方法、可拓物元分析法、动态综合评价法、交互式多目标的综合评价法、交合分析法等。
篇7
我国高校档案管理体制不够完善，档案管理经费还不够充足，加之一些档案管理人员更多的重视纸质档案管理工作，很少顾及到照片档案，导致了照片档案管理工作有些混乱，无法做到及时归档，开发利用率也不是很高。
(一)照片档案的管理意识不够强。
高校针对照片档案的管理意识还没有真正树立起来，这就造成了不少高校的照片档案无法做到及时归拢，分散在各个部门甚至个别人手里。这就使得一些反映高校重大教学科研实践活动的照片档案容易丢失或损坏，从而造成了一些不可挽回的巨大损失;
(二)照片档案收集整理不规范。
我国高校照片档案管理工作由于缺乏足够的管理意识，因此，高校档案管理者对其收集整理就显得不够积极主动，很多年份长的照片并没有保留好相关的底片，甚至也没有相关的文字说明。那些照片拍摄者也由于时间久远而无法准确的回忆和认知，这就使得照片档案的保存利用价值被人为地降低了;
(三)照片档案管理制度不够完善。
高校照片档案的管理制度还不够健全与完善，很多制度并没有能够切实落实到位。一些极具保存价值的照片档案缺乏足够的保存条件，无法很好地进行归集与归档。一些照片档案还存在着失真褪色等问题，这就让高校照片档案管理工作无法充分有效的利用照片档案，还有些已经存档的照片被借出使用后，并没有及时收回，这就造成了无法弥补的损失。
三、高校照片档案实行数字化管理的优势分析
高校照片档案是高校历史发展过程的一种形象记录载体，随着时间的推移，照片档案的价值不断凸显出来。但是，高校档案部门虽然经过了多年的发展，但是，在照片档案管理工作方面仍然存在着诸多不足之处，从而造成了照片档案质量受到了一定的不良影响，也影响了其价值的有效发挥。那么，高校如果采取数字化管理模式，就会让照片档案管理工作具有很多的优势。这些数字照片是通过先进的设备获得的，并以数字形式保存在计算机中，是一种可以通过计算机系统与网络平台进行处理与传送的静态图像文件。这些数字化管理方式下的照片档案，将具有如下几个方面的重大优势。
照片档案是由摄影人员拍摄得来的，那么，在进行留档的时候，摄影人员就可以从拍摄的所有照片中挑选出一些较好的照片，并对其进行再次加工和编辑，让图片更具可参考性。高校档案管理人员也可以根据学校的立档要求对这些照片进行删减和编辑，最终让这些照片档案保持在一种最佳的数码拍摄效果上;
(二)方便存档和检索利用。
这些数字化处理的照片在拍摄完成以后，通过计算机等的处理与加工，并标注一些必要的文字说明，就作为档案存入到计算机中，还可以把它们进行刻盘保存。高校的档案管理者还可以通过校园网传送给其他地方的计算机。这就让不在一个时空的使用者可以更为方便快捷的进行照片档案的检索与利用。从另一方面来讲，这些数码照片还拓展了自己的应用范围;
(三)不容易褪色或变形。
数字照片被存放到电脑上以后，只要不进行人为的破坏，就可以被长期保存下来，并且不太容易发生褪色或变形的问题。这些照片档案比起纸质档案更为形象直观，可以再现高校发展过程中的教学、科研以及管理等各项重要工作。那么，网络背景下，高校档案管理者更要实施好数字化管理模式，让照片档案更好的保留下来，为将来的照片档案发挥出信息资源共享的作用打好基础。
四、高校照片档案数字化管理的具体对策
由于高校照片档案相对于那些传统的纸质档案来说，具有更为逼真和直观的优势，它能够把高校的教学、科研与管理历史更好的再现出来。因此，它在高校整个档案管理工作中占据着非常重要的地位。高校档案管理者就应该以一种科学的态度对待当前照片档案管理工作中的各种问题与矛盾，并实施一些有针对性的管理对策，让照片档案管理工作更为科学化、合理化与规范化，并通过数字化处理手段来构建一个完善的照片档案管理数据库，真正做好照片档案的归档工作，让其充分发挥出自身的信息资源共享作用。
(一)高校应该进一步提升自己的照片档案管理意识。
高校档案管理中对于照片档案的管理工作不够重视，从而在一定程度上影响了照片档案的管理效果。因此，高校档案管理者就应该充分认识到照片档案的重要地位与价值，做好相关的归档与整理工作，确保高校整个档案工作的顺利且均衡的开展下去。那么，高校照片档案管理工作要想很好的实施下去，仅仅依靠高校档案管理部门基本上是不够的。这就需要高校档案管理者不断加大自己的宣传力度，提升档案工作在整个校园内的影响力，逐步引导高校师生树立起正确的档案管理意识，尤其是要不断提升高校领导层的档案管理意识，这样有利于真正在高校校园内营造出一种积极向上的档案管理工作氛围。高校还可以开展一些诸如校史展览等宣传活动，让照片档案更为形象直观的展示在师生面前，让高校师生在阅览完这些照片之后，脑海里形成了对照片档案的一定认识。此外，高校还可以组织学生和教师参与到一些活动的拍摄与制作中来。如此种种，都有利于进一步提升照片档案在高校师生中的影响力;
(二)高校应该尽快建立健全照片档案管理机制。
当前，高校照片档案管理工作显得有些混乱无章，很多照片档案都无法得到及时的归档与开发利用。为了改变这种管理现状，高校就应该进一步规范照片档案的管理工作。这就要求高校根据相关的《档案法》、《照片档案管理规范》等档案法规，并依据各个高校自身的不同情况制定并实施合适于自己的照片档案管理制度，让照片档案管理工作有一个明确且详细的管理条例，让档案管理者可以有一个工作依据，从而在高校校园内构建起一个完善的照片档案管理网络体系，确保照片档案的及时且完整的收集与利用。同时，高校档案管理者还应该建立一个照片档案管理数据库，真正对其实施数字化管理模式。这些照片档案是经过数字化处理后的图像文件，档案管理者需要对其进行及时且到位的结构化组织，否则，它就会变得毫无规则。这也就是说，我们应该针对照片档案建立一个系统化的数据库，可以根据不同的类别进行管理，并建立一个目录数据库，从而让使用者更为方便检索与利用。此外，高校还应该妥善保存好照片档案数据库，定期做好相关维护工作，确保照片档案的完整性;
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信息时代的不断进步与发展，促进了高校的档案管理工作开始朝着信息化的步伐迈进，这对当代的高校来说具有重要的意义。传统的档案管理模式，往往采用人工纸质记录的方式对档案进行保存，这种方式目前已经不能适应高校发展的实际需求，局限性很强。取而代之的是信息化的档案管理已经渗入到高校的管理中去，很多的高校档案管理开始实现了信息化的管理模式，但是普及力度还远远不够。很多的高校档案管理依然以传统的人工档案管理为主，不仅浪费了大量时间，同时还是降低了工作效率，通过复杂的人工搜索，很难准确找到所需要的档案。在高校大力推进信息化档案管理的浪潮中，计算机技术广泛应用于高校的档案管理工作中，其作用已经变得无法被取代。档案的信息化管理不仅给我国的高校档案工作带来了极大的便利，同时也给我国的档案管理创新带来了极大的挑战，只有抓住这一挑战，高校的档案管理才会取得长足的发展。档案的管理工作是一项非常重要的工作，近些年国家非常重视档案的管理工作，他们不仅在档案管理工作上加大了资金的投入力度，同时还对档案的信息化管理加大了科研力度。在新时期下，档案的管理是一项系统的、复杂的管理工作，它对我国的高校的档案管理人员提出了更为严格的的要求。作为档案管理者，不仅要具备专业的档案管理知识，同时还要具备很强的档案保密意识，充满责任心，不能损害高校的利益。信息数字化的档案管理模式是高校未来发展的必然趋势，它对于提高档案管理工作效率，提升档案管理质量，具有重要的现实意义。
二、 我国的高校档案信息化管理存在的问题分析
（一） 高校档案管理人员素质偏低
高校档案管理人员要想做好高校的档案管理工作，首先要从加强自身的道德建设，提高自己的素质入手。但是从目前的实际情况来看，我国的档案管理人员普遍存在着素质偏低的现象，这不仅不利于档案管理工作的正常开展，同时还阻碍了我国高校的档案管理工作朝着标准化的步伐迈进。很多的档案管理人员单纯地认为档案管理工作实际上就是简单的将档案搜集与整理，必要的时候拿出来供高校参考与使用，这种想法是错误的。档案管理工作实际上是一种非常复杂精密的工作，它要求档案管理人员具有一颗细致的心，不放过档案管理的每一个细节问题，在工作中要及时总结经验教训。我国的高校档案管理人员还存在着一种更为严重的问题，那就是档案管理人员对档案的保密意识不强，很多的档案已经不再是档案了，大部分人可以随便翻看或查阅。这种现象对高校的未来发展是非常不利的，作为档案管理人员一定要“以身作则”，认真研读《档案法》中的相关规定，做好档案的保密工作。计算机系统目前已经开始应用到高校的档案管理工作中去，但是很多的档案管理人员计算机水平比较低，不能胜任高校的档案管理工作。作为档案管理者一定要加强自己的计算机学习，提高自己的计算机水平，适应高校档案管理工作的需要。
（二） 高校档案管理工作任务量大，工作效率低
高校的档案管理工作是一项系统的、复杂的工作，档案信息量比较大，它要求档案管理人员能够快速找出所需要查阅的档案。我国目前的高校档案管理存在着以传统管理为主的模式，人员还是依靠纸质记录的方式进行归档、整理，在面对大量的档案管理时，管理人员很难对大量的信息进行处理，影响办事效率。高校应该从根本上意识到这种现象的危害性，并采取多种手段改变这种现状。
三、高校档案信息化管理策略分析
（一） 提高档案管理人员的综合素质
档案管理人员是档案管理的直接参与者，其素质高低与否直接影响档案管理工作的效率。作为高校领导一定要全面培养档案管理人员的素质，使他们认识到档案管理工作的重要性，并加强他们的理论知识学习。对于档案管理人员素质培养，我们可以从以下几个方面入手：首先，加强他们的思想道德理论知识学习，使他们具备较强的档案管理理论功底。其次，举办多样化的公益活动，提高他们的法律意识。档案管理是一项严密的工作，管理人员一定要了解《档案法》的相关规定，遵纪守法，不，靠关系出卖档案。对于一些违反法律法规的档案管理人员，要按照法律的要求对其进行处罚。
（二） 引入高科技计算机档案管理系统
计算机档案管理具有很多传统档案管理所没有的特点，它不仅可以以电子档的形式储存大量的档案信息，同时在必要的时候我们可以通过检索“关键词”，很快查询到自己所要找的档案信息。引入计算机档案管理系统，是目前高校档案管理发展的必然趋势，对于提高高校档案管理工作效率具有重要的意义。
结束语
高校的信息化档案管理模式，对高校的管理发展具有很大的推动作用。作为高校的档案管理人员一定要“以身作则”，不断加强自己的档案管理理论知识学习，同时还要强化自己的计算机水平学习。信息化的档案管理模式是时展的需要，它不仅可以快速、准确地查找出所需要的档案信息，同时还可以最大化降低高校档案管理工作的投入成本，提高档案管理工作的效率。
参考文献：
[1]胡生汉.基于信息数字化的高校档案管理的分析[J].现代档案管理，2012（9）
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The Management and Maintenance of Universities Digitalization Language Room
Liu Caimei
(Lijiang Teachers College,Lijiang674100,China)
Abstract:With the extensive application of computer network technology,university language lab has also undergone a revolutionary change.This article from the current digital language laboratory management and maintenance problems,discuss,and propose effective countermeasures.
Keywords:Digitalization;Language room;Management;Maintenance
随着计算机网络技术的广泛应用，高校的语音实验室也发生了革命性的变革，原来的耳机加卡座的传统模拟教学设备，逐渐地被耳机、学生终端、鼠标、键盘、显示器、摄像头等先进的数字化多媒体设备所替代。数字语音实验室改变了传统语音实验室功能简单的缺点，为教师授课提供了数字化操作界面，功能大大增强。同时也出现了让管理员思考的问题――如何进行科学管理与维护，使数字语音室充分发挥其功效，保证教学的正常进行。本文就从现行数字语言室管理与维护中出现的问题，进行探讨，并提出有效的解决对策。
一、数字语言实验室的管理
（一）学生的管理
学生是数字语言实验室的主要使用者，对于学生必须强调保持数字语言实验室清洁的重要性。学生在语言室上课时必须实行固定座位，这样便于对学生跟踪管理和责任追查。对于第一次进入数字语言实验室上课的学生，要先让他们熟练掌握学生终端的各种功能，且熟悉各种操作方法和技巧；并充分强调语言实验室管理的各项规章制度。
（二）任课教师的管理
教师是数字语言室的主要决策与控制者。教师机集成了各种多媒体信息控制与媒体处理，在多媒体计算机控制协调下向学生传递教学信息。所以，我们应严格执行教师上机前的培训制度，未经培训的教师不准上机操作，不仅要重视对教师的操作培训工作，而且还应向他们传授一些排除简单故障的方法，以增强他们处理突发故障的能力。要求教师在使用设备后认真填写《数字语言实验室设备使用情况记录表》，记录内容包括上课时间、班级、人数、设备使用情况等，尤其对发生的故障要作详细记录。这样可以避免因违规操作造成设备的损坏，不作记录、不报告情况而影响正常教学的情况。
（三）实验室管理员的管理
实验室管理员是教学工作正常进行的保障者。这就要求实验管理员应对数字语言实验室技术有较全面的了解，具备一定的音视频电路、逻辑控制电路、计算机接口技术和数字语言实验室测试基础知识和故障处理能力。实验室工作人员应切实做好以下几方面的管理工作。首先，做到设备的一般性故障及时维修，每周应安排一次例行技术检查，检查设备的使用情况，及时排除故障和隐患，并对设备进行定期的保养，保证语言实验室内各项设备及其附件的功能始终处于良好的工作状态，以确保教学的顺利进行。设备维修及技术检查均应有详细的工作记录并归档保存；其次，实验管理员要严格按每项试验写出详尽的实验操作流程和指导实验手册并严格实时监控学生是否按操作手册进行实验，要及时制止违规实验的操作。最后，对实验室管理人员的管理工作也要制定好基本的作业程序并加强管理。
二、数字语言实验室的维护
为了保证数字语言实验室内各项设备及其附件的功能始终处于良好的工作状态，设备的日常维护、定期维护是必不可少的。
（一）数字语言实验室设备日常维护
数字语言实验室的设备多，做好相关资料的收集和整理，以便设备维护和质量鉴定，将实验设备按照功能不同分类，并归纳整理好相关的资料。如，设备卡片、产品合格证、说明书、保修卡等。对损坏的设备及时提出报修申请；并认真填写设备损坏维修记录。同时，实验管理人员对使用过程中出现的故障应及时排除，保证课程的顺利完成。每次上完课后，管理人员要仔细查读任课教师填写的《数字语言实验室设备使用情况记录表》，及时了解实验室的设备运行情况并及时解决出现的问题。保证语言实验室内各项设备及其附件的功能始终处于良好的工作状态，以确保教学的顺利进行。
（二）数字语言实验室设备定期维护
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1传统图书馆与数字图书馆技术融合是现代图书馆发展的主体方向
传统图书馆和数字图书馆的区别只是图书馆在发展阶段上的区别，并不是本质意义上的区别。因为计算机的大规模普及和internet的畅通为数字图书馆的产生和发展提供了前提条件，而传统图书馆的馆藏、分类、编目、查询、资源共享、传递等固有的模式，则是数字图书馆产生与发展的坚实基础，没有传统的图书馆，就没有日后的数字图书馆。
传统图书馆和数字图书馆的这种既有区别又具有内在发展联系使图书馆人认识到传统图书馆和数字图书馆技术融合是现代图书馆发展的主体方向。图书馆务必要适应社会信息化的发展，充分应用各类信息技术和网络环境进行技术革新和服务创新，这样，才能焕发蓬勃的生机与活力。高校数字化建设也应把握这一主体方向，进行全方位的技术革新和服务创新。
2人力资源是高校图书馆数字化建设的关键
人力资源，即数字图书馆的专业人员、管理人员及其后续储备人才，是建设数字图书馆的关键。建设数字图书馆必须确立“以人为本”。传统图书馆时代的工作人员的工作基本模式是人与书的结合，或者说是以书为媒介与读者的结合，也就是人与人的结合。而数字图书馆时代图书馆员工作的基本模式是人与计算机的结合，也就是所谓的“人机结合”，工作人员得通过计算机和计算机通讯网络来获取或提供信息服务。因此，数字时代图书馆员既要有扎实的传统图书馆学知识，又要兼备计算机技术、网络技术、通讯技术知识，并要通晓知识产权(版权)保护和网络安全维护知识，即是通才、复合型的人才。美国报刊曾称：电脑图书馆管理员、对答网络技术人员是21世纪头10年将问世的10种兴起职业中的两种稀缺人才。而在我国由于图书馆数字化起步较晚，计算机在全社会普及率不很高，目前，各类高校特别是地方高校图书馆尚囿于传统的馆藏、借阅工作模式。工作人员中的“两多”和“两少”现象较为普遍，即低学历者多，非图书馆专业毕业者多；图书馆学专业者少，懂信息技术者更少。因此，高校图书馆要实施数字化建设，首先要解决人力资源这条“短腿”问题，必须注重对现有人员的信息素质培养，突出图书馆信息技术、网络技术的专业教育，使之紧跟信息化的发展步伐。同时，要花大力气进一批能驾驭计算机开发、运行管理和维护的专业人才，并配备若干名知识产权方面的专业人才，为图书馆的数字化改造、信息化发展和网络化管理作好人力资源的准备。
3数字化资源是高校图书馆数字化建设的前提
数字化资源建设是发展数字图书馆的前提条件，不然，图书馆的数字化发展犹如无米之炊、无本之木。数字化资源建设要立足于做好以下两个方面的工作：一是馆藏资源数字化；二是社会资源馆藏化。
馆藏资源数字化，就是根据各高校的学科特点、科研方向和日后的发展规模，建立个性化的数据库，实现目录检索、主题检索和全文检索；同时，还可根据教学和科研的需要，对相关的教学参考书、学术期刊作数字化技术处理，在此基础上建立全方位搜索引擎，实现网上轻松阅读和下载。
社会资源馆藏化，指对社会上已数字化的信息资源进行收集、整合和利用，大力拓展网上资源，通过对信息的搜索、跟踪和过滤，将有关资源分门别类地加以组织，供教师、学生使用。如根据学校教学的需要开通相关镜像站点，有用web方式提供网上检索服务。高校图书馆信息资源数字化是一项关联度较高的工程，鉴于图书馆又是一项社会公益性事业，政府部门务必在政策上给予特别的扶持，加大经费投入力度。在这一方面，国内一些地方高校已有所动作，据黑龙江省图工委自动化专业委员会的调查，目前，该省29所高校图书馆已有23所通过了自动化工作的评估，自动化建设的总经费达1855万元，购置各种硬件设备共计1317台(件)，自动化应用集成系统计23套。在软件应用方面，采访子系统应用的有22所高校；流通子系统应用的有21所高校；查询子系统应用的有19所高校；期刊子系统应用的有18所高校；文献开发系统应用的有12所高校。21所高校拥有校际局域网，联入internet的有18所高校。其中，哈尔滨工程大学图书馆建立了中国船舶文献等5个专题数据库，存储14万多条数据。此外，东北农业大学的大豆专题数据库和大庆石油学院的中国石油网页也颇具特色。
4组织模式创新是高校图书馆数字化建设的保证
数字图书馆是一种崭新的图书馆形态。建设数字图书馆，必须要构筑一个能与之相匹配的新的组织模式。对此，我们通常可以从三个层面去理解：一是从数字图书馆构成要素去理解，即数字资源、网络化存取和分布管理；二是从技术层面去理解，主要包括用户接口、预处理系统、查询系统和对象库等基本构件；三是从社会组织系统方面去理解，作为社会整个的数字图书馆与行为个体的高校数字图书馆之间各自的组织结构及相互关系。
从宏观角度去探析数字化后的高校图书馆，它仅仅是日后社会广义数字图书馆众多节点的一个点，是狭义的数字图书馆。目前，学术界对狭义数字化的高校图书馆机构设置(组织模式)观点各异。笔者倾向于按主题来设置和划分高校图书馆的工作部门：
1)人文科学部门。负责人文科学方面数字信息的采集、整合、咨询、传播等工作。
2)自然科学部门(可根据各高校的科学设置状况，设置若干小组加以细分)。负责自然科学方面数字信息的采集、整合、咨询、传播等工作。
3)数字系统维护部门。负责软、硬件的维护，网络系统运行安全，数据保存备份等工作，兼管知识产权(版权)保护及诉讼工作。
4)管理部门。保障图书馆内部信息的通畅，负责管理指令的下达、执行和反馈，进行上下沟通业务联系及馆际间横向协作等工作，并对图书馆的总体发展方向、管理目标，作出科学、前瞻性的规划。
按主题进行部门设置、工作分工的数字图书馆组织模式，是对传统图书馆时代组织模式的创新，大大精简了传统的庞大工作部门，便于按学科，按工作性质加以划分，着重、着力于对信息的采集、整合、传播，突出信息咨询服务，有利于优化人员结构配置，降低管理成本，提升管理效能。按主题进行图书馆组织创新，实质是充分发挥专家型馆员的学科“领头羊”作用，同时也迎合了数字图书馆各项业务之间相互交叉、渗透的发展趋势。
同时，还要注重图书馆人员的素质提高。日后数字化高校图书馆的人员结构应加大高级专业人员的比重，按数字化的发展建设进程，逐步增加既具图书馆专业知识，又有信息学、计算机系统运行管理方面一技之长复合型人才的比例；要加大现有工作人员的继续教育工作力度，使之知识结构能适应数字化的发展要求。
5改善硬件是高校图书馆数字化建设的基础
目前，高校图书馆大多在筹划数字化图书馆建设，尽管起点不尽相同，但都还属转型发展期。数字化发展，硬件先行。硬件建设要有前瞻性，要建立一套先进的计算机网络系统和灵活的结构化布线系统，这样，才能为日后数字化建设留足发展空间。考虑到高校数字化图书馆以数据处理和应用为主，最大限度地满足全校师生访问馆藏资源、网上资源的需求，因此在选择技术和产品时应选择具有一定的先进性，可即时扩展，且易于维护。总之，高校图书馆的硬件条件改善要突出能创造开放式的信息环境，重点要抓住以下三个方面工作：
——建设高性能、高可用性的图书馆网络及服务系统。目前，各地高校相继建设校园局域网，建议网络主干采用千兆以太网，同时配备1000m高速以太模块为主干的交换机和交换集成器，使图书馆局域网骨干带宽达到1000m的能力，能基本满足日后数字信息包括多媒体信息传输和交换的容量之需。
——多媒体阅览室建设。多媒体阅览室的开设满足师生多样化信息需求的有效服务手段。各校的多媒体阅览室建设要立足高起点、富规划，有条件的可配备交互式多媒体教学网络系统，同时，能为读者提供扫描、拷贝、打印等系列化配套服务，实现文献检索课程的网上教学、人员培训。
——书(刊)厅电子化建设。随着数字图书馆时代的来临，馆内电子资源占馆藏资源的比重将日益增大，单一的印刷型载体书厅难以满足读者需要。就地方高校图书馆而言，随书磁盘、光盘的量将会逐年递增，而现行的图书入书厅，光盘归电子检索室的做法，给师生入库查阅带来诸多的不便。若采用磁盘和光盘上网、电脑入书厅的方法，且在书厅配备一定数量的联网工作站(开通节点)，那么厅便兼具了电子阅览的功能，实现印刷型、电子型文献资源及网上资源的综合查阅，使用户在同一时点便可获取多媒体的信息，满足多方面的信息需求。
6高校图书馆数字化建设应量力而行、因“校”制宜
高校图书馆数字化建设是社会信息化工程的有机组成部分，是一项子工程，不应搞“小而全”、“大而会”，应遵循整体性原则，各馆的数字化馆藏资源必须各具特色，不必搞人为地重复。笔者以为，高校图书馆数字化建设的原则取向是：因“校”制宜、科学规划、准确定位、特色鲜明、逐步推进。互联互动，网络资源共享，是社会信息化建设的基本原则，高校数字图书馆的建设无疑也要遵循。目前，国家教育部正在实施的calis项目，是高校图书馆数字建设的总体规划，是总纲，各高校图书馆要在服从calis规划的前提下，从地方性、办学特色性及用户需求个性等因素出发，量力而行，使有限的人力、财力资源和硬件条件在建设网络信息资源中发挥的效能达到最大化，做到“有所为，有所不为”，实现真正意义上的信息资源共享。
(来稿时间：2001年9月)
参考文献：
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数字化校园是以数字化信息技术和网络技术为基础，对教学、科研、管理等校园信息进行收集、处理、整合、传输、存储、应用，并使这些数字资源得以充分利用的一种虚拟教育环境。新时期，数字化校园环境为高校提高财务管理水平，强化财务预算管理执行效果提供了技术支持。首先，数字化校园环境下，高校资源的存量和使用情况能够实现数字化处理，为财务预算的编制提供了便利条件，并且预算的执行情况可以通过教学、科研、管理工作流程进行实时反映，有利于高校各部门领导对项目预算实施动态管理；其次，数字化校园能够实现信息的实时传播和高度共享，将传统预算管理模式中重视预算事后控制转变为重视事前、事中控制。通过校园网络使学校的各项业务活动均处于预算控制体系中，有利于强化资金管理，对资金的使用状况进行跟踪监控；再次，高校财务预算管理可依托数字化校园环境建构决策支持体系，改善高校传统财务管理模式下信息孤岛、财务信息滞后等问题，在充分整合高校业务流、财务流、管理信息流的基础上，为财务决策提供充足的财务信息资源，从而有利于确保财务决策的准确性和科学性。
二、数字化校园环境下高校财务预算管理策略
（一）建立预算管理新机制
在网络化、信息化时代到来的今天，数字化校园日益增多，在这样的背景下，高校应当尽快建立起一种相互制约、互相监督、严格执行预算的资金管理新机制。首先，高校不但要进一步增强自身的预算意识，而且还应不断提高对预算编制部门重要性的认识，并借助预算管理来实现资源的优化配置，以达到提高资金使用效率的目的；其次，应充分发挥出网络信息时代的技术优势，对预算实施全周期的动态管理，掌控好各责任主体的工作业绩和效率，同时还应加强信息反馈，借此来形成有效的奖惩机制，为下一阶段的预算提供可靠的决策依据，从而制定出更为合理、可行的预算目标。
（二）提高预算编制质量
数字化校园环境下，高校的财务预算编制要充分利用资源存量和使用状况数字化的优势，提高预算编制质量。为此，高校在制定年度预算时，应充分考虑对现有资源的整合调配，并在此基础上合理确定出各个部门及相关项目在年度内的物资增加预算。具体可从零基预算和项目预算这两个方面着手。其一，零基预算。其是以零作为基底，并从实际需求和可能的角度出发，对各类费用开支的合理性、必要性以及金额大小进行逐项审议。通过零基预算不但能够在年初对下一年度资金使用情况进行合理安排，而且还能使高校现有的资源与下一年度准备投入的资源整合到一起，并按照新的规划进行合理的资源配置；其二，项目预算。这是目前高校财务预算中最为常用的方法之一。数字化校园最大的特点就是资源从购建前的申请、可行性论证到购建和使用以及产生效益这几个方面全都实现了数字化，使得管理者能够从中获得下一阶段各项业务活动对资源的需求及由此产生的效益，这样便可以此为据对资源进行合理优化配置，这不仅是下一阶段预算编制的重要前提，也是预算能否成功的关键之所在。
（三）强化财务预算执行监督
数字化校园的实现为预算的审批和执行工作提供了公开、透明的监督。为此，可借助这一环境来防止人为在信息技术的基础上制造障碍的情况发生，并遵循先预算、后开支的原则，严格执行先审后支、先批后付的程序，以此来杜绝各类不良的现象发生，如乱收乱报、非正常支出扥等。首先，应按照各个费用项目的金额及性质，分别采用以年为单位和以月为单位的资金控制方式，无预算的开支坚决不予入账；其次，应当认真做好预算指标的衔接和对账工作以及年度的财务状态分析，并借助网上公示的方式，将经费的收支明细和预算执行情况定期公示到网上，同时对全年财务预、决算情况进行及时公布，并接受群众监督；再次，应加大预算执行的考核力度，建立健全定期考核监督制度，并在当月月末对收支情况进行汇总，年末时应摸清各单位资金结余的实际情况，进一步强化对项目预算资金使用情况的监督管理，以确保预算执行落实到位。
（四）构建财务决策支持系统
在数字化校园环境下，高校应当对业务、财务及管理这三大信息流进行整合，并建立起一个全面的数据仓库，这样能够使财务智能决策支持获得有效的资源支持。首先，在建立数据仓库的过程中，应以满足决策支持对数据的要求为前提，通过对校园内各种数据的统一组织、存储和权限管理，形成全面、完整的数据仓库。在数据仓库中，由于财务数据是较为重要的组成部分之一，这就要求财务人员应按照学校的具体要求，并结合数据的特点，对数据结构进行设计和定义，给出由源数据向仓库进行复制时的清理和增强规则；其次，应建立决策支持数据模型。通过该模型的建立，能够对各种业务活动的资金使用情况进行准确的分析和测算，基本可以消除各类偶然因素的影响。
参考文献：
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[文献标识码]A
[论文编号]1009―8097(2009)13―0112―02
引言
随着数字校园建设理论日趋成熟，软硬件建设均衡发展，重视管理、运行与服务得到了广泛的认可。关于数字化校园软硬件的建设问题，很多高校都提出了很好的解决方案，而对于建设之后的运行和服务，却很少有系统的阐述。本文将结合本校及其他高校数字化校园建设管理的实际情况，分析当前高校数字化校园运行管理中普遍存在的问题并提出合理化建议。
一 高校数字化校园建设管理现状与问题分析
数字化校园是指以网络为基础，利用先进的信息化手段和工具，实现从环境(包括设备、教室等)、资源(如图书，讲义、课件等)到活动(包括教、学、管理、服务、办公等)全部数字化，在传统校园的基础上，构建一个数字空间，拓展现实校园的实践和空间维度，提升传统校园的效率，扩展传统校园的功能，最终实现教育过程的全面信息化，从而达到提高教学质量、科研和管理水平与效率的目的。
经过10余年的发展研究，高校数字化校园取得了可观的成果。根据我国教育部科技发展中心的《2008年中国教育信息化发展趋势研究分析报告》统计，目前国内几所重点大学均实现了校园数字化，而近70％的高校在筹划或实施数字校园工程，其中少数院校已经完成了数字化校园的基本建设。随着部分高校数字化校园基础设施的完成，运行管理中也逐渐突显出来一些共性问题：
1 用户信息化热情不高，系统利用率低
人们很难摆脱传统的办公、教学模式，造成使用人员有限，系统功能利用率低，最后甚至成了摆设。大连民族学院自数字化校园启动两年来，门户网站日平均访问量约1400人次，应用系统除教务管理系统、网络教学辅助系统、邮件系统保持一定的访问数量外，其他系统登录使用者几乎很少。
2 提供服务粗糙，应用层次偏低
毫无疑问，数字化校园建设是基于高质量的校园网络的，但仅靠传统的WWW、FTP、E-MAIL、BBS、电子教室等服务远远不能满足信息化建设的要求，短信平台、消息中心、招生就业数据仓库、知识库、校园视频播放等增值服务的作用越来越重要，但却没有充分实现。
3 资源库建立容易，运转难
数字化校园需要大量数字化教育资源内容的支撑，学校对教育资源库产品的需求也不断增大。资源库建立容易运转难。由于权威数据缺乏，大量资源盲目堆积，针对性差，更新慢，海量信息不能有效组织和管理，造成用户普遍感到获取有用信息难。
4 网络要求高
数字化校园的启动对校园网络提出了更高的要求，运行通畅、稳定可靠是数字化校园得以顺利开展的基本保障。但是随着用户范围的扩大，网络应用的增加和网络服务的增多，网络性能也受到极大影响：网络出口很宽，但关键应用带宽不够用；信息点多，出故障几率也随之加大；用户上网不良行为多，如：BT下载、在线视频等，占用带宽大，上网高峰时，网络负载重；未知数据多，用户计算机安全意识薄弱，网络安全隐患大；用户设备质量良莠不齐，系统各异，统一管理有难度。
5 技术力量明显不足
随着高校数字化校园的深入发展，越来越多的技术难题和工作任务需要技术人员来完成，技术人员也需要运用更多的新技术和新方法来解决新问题。工作人员没有增加，但工作强度和技术难度却加大，严重制约相关部门的工作效率。
二 几点思考
通过以上分析，笔者认为科学有效的管理数字化校园，真正发挥其在学校建设中优化管理、提高效率的作用，主要应着力解决好以下几个问题：
1 完善数字化校园运行服务体系
为了数字化校园的稳定运行，信息主管部门应做好用户服务、技术支持、应用管理和系统管理四个方面的工作。用户服务指直接为最终用户提供问题解答、操作指导、密码修改等服务；技术支持指为学校各部门提供软、硬件系统运行过程中的技术指导与服务；应用管理指为保证信息系统的稳定、高效运行而相应应用系统进行的安装、配置、优化、监视等运行维护工作；系统管理指设计、安装、配置、优化、监视网络、服务器及数据库等基础软件系统，以及电子邮件、Web主页、FTP等基本网络服务系统的运行维护。该运行服务体系的形成将会明确数字化校园管理者的工作方向。
2 继续提高网络的安全性与可靠性
运行畅通、安全稳定、可控可管的“高可信”网络是现代高校校园网络的目标，也是数字化校园运行的有力保障。①推行校园网“三全机制”，即全网认证、全网监控、全网防毒，有效监管和记录网络用户的上网行为并有针对性的制定用户管理策略；②建立校园网络应急预案，包括校园网络安全应急预案、重要服务器和核心设备故障应急预案、数据中心异常应急预案等，以应对数字化校园运行过程中出现的异常状况；③做好数据备份工作，包括异地备份、双机备份、多介质备份等，以保证数据完整性和安全性；④建立校园网络安全日志管理系统。
3 继续加强教学资源库建设
(1)多交流、巧下载、不断充实与更新是资源的生命力所在
资源库建设是个长期任务，应区分轻重缓急，择重建设，分级制定切实可行的资源收集计划，并备案，既能保证资源质量又可避免重复建设。信息主管部门一方面要加强与兄弟学校的资源共享，一方面要充分发挥各个学院的学科专业优势，有力指导和组织专业教研室和教师参与资源库建设，同时也要通过购买和下载一些资源内容以达到资源的持续更新。
(2)科学组织、合理分类是资源库高效使用的关键
由于资源提供者不同，导致上传资源的形式不一、类别不一、质量不一。这就要求信息主管部门必须对海量的资源进行二次分类和组织，并通过数据挖掘等技术手段进行信息的整合，为用户浏览和使用提供方便的目录和搜索引擎。
4 加强教师的信息素质教育
教师是数字化校园的直接受益者，更是主要使用者，他们的信息素质直接决定数字化校园的应用水平。信息主管部门应定期举办学校信息化建设讲座，向广大师生宣传数字化知识，使其了解数字化校园、最新信息化技术，提高对数字化建设的认识；定期组织网络教学竞赛，鼓励广大师生运用信息技术获得教学成果：定期通过网站、会议、论坛等形式向用户告知学校数字化校园的发展情况，使用户亲身体会数字化校园的成果；另外学校也应建立相应的激励机制，如为校内网络精品课计算一定的科研积分、将网络资源建设作为教改课题立项等，更好的调动教师及相关技术人员参与学校数字化建设的积极性。
5 加强技术管理人员的自我研发能力
数字化校园的运行给信息主管部门提出了更多的技术挑战，除了常用的网络技术、多媒体技术、数据库技术等，还应逐渐向更多的技术领域探入，如云网格技术、流媒体技术、数据挖掘、虚拟现实技术等，同时随着系统的深入使用，为了满足系统更个性化需要，也要进行必要的二次开发甚至是三次开发。这就意味着技术人员必须不断学习和参加培训，不断积累和创新，力求运用新技术和新方法来解决问题，以提供更好的技术管理和技术支持。
三 结束语
随着数字化校园建设与管理的深入探讨和不断实践，我们将会发现硬件加软件的校园信息化模式远不能发挥出校园网的优势，更不能实现教育信息化所要求的对传统教学模式的改革和对全新教育模式的建构。因此，数字化校园管理最终要实现通过对数字校园内的各种数据(环境、资源、活动)的挖掘，辅助以一定的统计分析，给予校园不同层次的管理者的分析决策提供有力的支持。
参考文献：
[1]沈培华，王映雪，蒋东兴，等.清华大学数字校园建设与思考[J].管理信息系统，2002，(2)：18―19.
[2]稽兆君.发展高可信网络实现网络机制创新[J]中兴通讯技术，2006，(6)：57―59.
[3]CERNET.2008年度CERNET信息技术专题[EB／OL].＜http：//省略/cernet fu wu 1325/index.shtml.＞
篇13
1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征
1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析
对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决[1]。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。
1.2高校学籍档案主要特征分析
高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等[2]，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。
2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究
2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析
从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。
再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等[3]。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。
2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究
第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享[4]。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。
第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。
第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现[5]。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。
总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。
参考文献：
