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鉴于目前函授毕业生人事档案工作的现状，各高校函授点应强化函授档案管理工作的就业服务功能，使得新的单位通过个人档案全面了解毕业生的自然资料，增强毕业生的就业竞争力。一是应该实现档案的信息和网络化。符合条件的用人单位可以通过档案管理平台账号及时查询不涉及隐私的档案信息。各档案部门也应加强各式档案包含函授档案征信网、诚信档案网、学籍信息网等系统。如果国家能够将这些数据统一整合起来，把各种个人信息库相衔接，就可以建成全面的个人档案信息系统，既有利于各部门信息共享，也使函授毕业生受益。二是做好毕业生档案转交工作。有些高校要求高校函授点必须严格执行档案传递制度，并要求毕业生尽快将档案转至单位或就业服务部门、人才机构等人事部门，避免给自己未来的工作单位和生活带来不便。对于有就业单位的函授毕业生，要搞清楚单位性质。如果是政府机构、全额拨款事业单位、国营单位，应该有主管单位，主管部门是有人事管理权，可以接纳档案。其他单位工作就应交当地人才交流中心档案管理中心，到时提取方便。函授毕业生一定要重视自己的档案。对于打算把档案暂时存放在学校的毕业生，第一时间要提出申请，在找到新的工作单位之后及时迁入新单位，以免给以后的生活工作带来不必要的麻烦。
三、对函授档案工作的思考
随着物质水平的提高，教育水平也越来越高，函授学历在社会上往往被忽视，函授档案更是无人问津。我们如何改变这种现状？使我们的函授工作上一个新台阶呢？
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二、充分认识毕业生“学籍档案”与“人事档案”的区别及联系
毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报道证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人力资源服务机构。这时学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人力资源服务机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报到证后，才得以实现。
三、毕业生就业后档案、户口如何转移
毕业生的档案由学校按其就业的单位或生源地，发机要交通专递到各地市毕业生就业指导中心。个别高校由学生本人自带档案的办法是错误的，毕业生就业指导部门有权拒绝接收此类档案。毕业生的户口由学校派出所按报到证上标明的就业单位迁移。就业报到证、升学的录取通知书是毕业生档案转出的凭证。报到单位开到哪里，户口、档案就转到哪里，没有工作单位的签发到毕业生生源地。单位没收到档案，则需要毕业生向各学院负责毕业生就业工作的老师查询，看档案发到什么地方去了，只要发的是机要交通专递，都有详细的地址和接收人，一般都能查到详细情况。
四、毕业生的档案应如何托管
按国家政策规定，组织、人事部门或其所属的各级人力资源服务机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案，毕业生考取公务员的，其档案应由组织人事部门管理。各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理大中专毕业生的人事档案，一般由委托的各级人力资源服务机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人力资源服务机构托管人事关系。另外，各级人力资源服务机构，如省人力资源、市人力资源、各区人力资源等，它们的区别只是所属部门不同，其他无任何区别。哪些毕业生的档案适合到人力资源服务机构托管呢？主要是那些不想回本地而想将户口落在学校所在地的毕业生、准备考研的毕业生、还无法确定能否在现单位长期干下去的毕业生，以上这些毕业生都可选择将自己的档案人事关系放在人力资源服务机构托管。对那些申请出国（出境）的学生户口和档案，由毕业生联系本地人力资源市场或者其他地方落实接收户口、档案，签订协议书领取报到证，到保卫部办理户口转出手续，到学院办理档案转寄手续。户口、档案的转入手续由学生自己负责。
五、毕业生档案托管的内容及享有的服务
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随着社会科学技术的不断发展，信息化和网络化的建设速度在不断加快，这样传统的档案管理就开始显示出滞后性以及不适应性，用户的需求也开始变得多样化，信息化技术管理肯定也会逐渐代替传统的档案管理。本文主要对信息化技术对毕业生档案管理的影响进行分析。
1信息化技术在高校毕业生档案建立方式方面的改变
传统的高校毕业生档案的建立方式都是采用纸质的方式，而在现代社会当中，高校的毕业生档案发生比较突出的变化就是档案信息开始变得电子化和网络化。学生的相关信息不再是以前那种可感官的纸质信息，都已经开始慢慢变成了虚拟的电子信息。同时互联网技术也能够很好地实现这些电子信息的全面获取以及快速的交流。高校在对毕业生档案进行管理的时候传统的管理方式一般都是纸质的档案馆形式，采用信息化技术之后就能够建立起数字档案馆，传统档案管理部门的工作方式也就会相应的发生改变。在构建高校数字档案馆的时候主要是根据师生的需求为导向建立的，提供的信息包括了校情以及校史等相关的信息，而在高校的学生档案方面则提供了比之前更加全面的学生个人信息，能够很好地防止事后造假信息的情况发生，能够更加准确和灵活地对学生的信息进行管理。
2信息化技术使得毕业生档案管理的空间广度以及时间的长度变得更加丰富
实现档案信息扩大化最容易的手段就是网络环境，网络环境不仅能够很好地突破传统管理方式中的时间限制，同时网络环境也能够很好地实现地理环境限制的突破，能够很好地实现空间以及时间信息交流的需要。在开始建立数字化档案馆的时候，最主要的目的就是为了能够使档案信息的利用最大化，它能够将各类比较有价值的信息放置在校园网上，实现资源的共享，对于高校师生以及社会各界人员在查询相关信息的时候能够有所帮助。通过信息化技能能够很好地实现档案的纸质载体和档案当中所记载的相关内容分开，那么在管理的过程当中也就能够分别对这两者进行管理。传统的档案馆在对这两者分别进行管理的时候是一种双重的管理，无形当中就会为管理工作增加很多的难度和压力。这样在对档案管理的过程当中，不仅需要对纸质的实体档案馆进行和平常一样的管理建设，同时还需要对数字档案馆当中的相关内容进行更新和丰富，因为只有这样才能够很好地实现资源需求者对于资源共享的一些要求。所以高校在以后进行毕业生档案管理的时候信息化技术管理将会是一大特色，同时这种管理方式还需要相关的管理部门进行进一步的适应。
3信息化技术使得档案信息变得更加完整化和多元化
信息网络对于毕业生档案具有非常大的影响，在建立了高校档案馆之后也使得高校毕业生的档案实现了信息化。其实高校的数据档案馆不仅仅使高校的毕业生档案实现了完整化以及多元化，同时也在无形当中使高校学生档案的吸引力和时效性增加了很多。高校的学生档案原本是一种非常枯燥乏味的单一的保存方式，但是档案的管理者可以通过网络信息技术，把这种方式变得多种多样，同时学生的个人信息也能够更加充实，而且还可以使信息很好地实现可操作性、知识性以及趣味性，使得高校留存毕业生档案的作用能够真正发挥出来。
4信息化技术能够突破纸质档案无法超越的瓶颈
现在很多高校在对毕业生档案进行管理的时候都存在着很多无法超越的瓶颈，而这些无法超越的瓶颈当中因为管理工作比较零碎，在管理的过程当中不能够有效实现是比较具有代表性的一个问题。现在很多高校基本上还是由学生处在负责毕业生的档案管理工作，而具体的一些收集信息的工作主要还是由每个学院上报来完成。在对毕业生的各种信息进行收集和处理的时候基本上还是由各个学院负责，而一些具体的工作则是由辅导员来完成。在毕业生档案的管理过程当中，院系的作用比较关键和重要，但是在实际的工作当中，各个院系对档案管理工作都不是很重视，他们对于信息管理的工作基本都是敷衍了事，很多的工作基本上都是学生快要毕业的时候才以突击的方式来完成。如果毕业生的档案管理工作是以这种工作方式和工作态度来完成的话，仓促和草率的程度就可想而知有多严重，这样毕业生纸质档案的管理就会出现混乱或者缺失的现象。采用信息技术之后，则能够很好地解决上面所说的问题，在建立高校毕业生电子档案的时候，需要根据电子档案的一些特征来具体地填写统一格式的内容，而且因为系统时间的限制，也就杜绝了突击整理的方式出现，各个院系应该要在规定的时间内对学生的信息情况进行汇总，这样就能够很好地保证高校毕业生的档案管理工作能够比较顺利进行。
5结束语
随着社会的不断进步以及档案信息的多元化，使得档案的服务对象、服务内容以及服务方式都在发生着变化，面对这样的形式，高校毕业档案管理的工作人员就应该要用科学技术来不断的提高自己，利用信息化技术来充实自己，从而使得档案管理工作能够更好地为高校毕业生服务。
参考文献
[1] 刘晖，张素丽，柳羽辉. 浅谈信息化技术在档案管理中的应用[J].信息系统工程，2011（11）.
[2] 巩雅峰.信息化技术在档案管理中的应用分析[J].华章，2012（2）.
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（一）档案管理信息化水平较低
随着社会经济的发展，信息科技技术也在不断发展，但人才中心档案管理的信息化水平并未紧跟时代步伐，影响档案管理工作人员工作效率和服务质量的提升。我国已经颁布关于实现人才中心档案管理信息化的通知部署，但基层人才中心实现真正的信息化管理仍相对较难。一是资金问题，一套高级的档案管理软件费用偏高，县级人才中心各项支出费用均由县级则政负担，很难支付高额费用支出。目前，县级人才中心管理档案基本都是使用Excel表格进行管理。二是历史原因，学生自初中开始就已经开始填写档案信息，但所填写的档案多是纸质版，再延续到高中、大学，等到大学或大学毕业后才将档案信息输人到电脑中，档案转到人才中心以后，仍是纸质版的档案材料。要实现信息化管理，就需要将纸质档案转换成电子档案，这需要大量的人力、物力和则一力，县级人才中心难以负担。
（二）被弃档案难以管理
随着经济的迅猛发展，我国就业流动率也在不断增大，给人才中心的档案管理工作带来一定压力。一是部分学校毕业生毕业时，由学校就业指导中心统一将学生档案转至生源地人社局，而学生并未持就业通知书回原籍报到，致使档案被弃置。二是大部分学生在毕业后将档案寄放在人才中心，之后便对其置之不理，无法保证档案的及时更新。面对大量被遗弃档案，人才中心的档案管理人员很难开展工作。多数档案所有者都是等到需要档案时才去人才中心索取档案，但是由于这期间所有者对档案置之不理，导致档案一直“沉睡”在人才中心，给档案管理工作带来困难。
（三）档案管理人员配备不足
对档案管理员的制度是很清楚明了的，但是在实际生活中就出现了一定的差异，没有足够的人员去进行档案管理的工作，这样也增加了人员在工作中的人物量过大。也随着毕业的学生越来越多的情况，档案员的工作内容就比较的繁重，人员缺少，对工作中都会出现影响等问题，要得到合理的解决。
（四）档案流转中存在不规范现象
在档案转接过程中可能由于某些学校对学生的档案没有做好合理的保管，对学生的档案也没有做好明确的说明，所以就出现了一些问题。还有一些是已经放在人才市场的，但是在转接过程中没有规范性，所以也影响了档案不合理的现象，这样也导致一定要是档案的本人就解决，才能进行保管等环节的落实。
2 加强人才中心毕业生档案管理的措施
人才中心档案管理部门在接收毕业生档案的时候，应将这些档案中的信息一一录入到计算机中，同时，平时的管理工作中对于毕业生提取档案以及递交后续的档案资料等新的内容，也应在计算机上面认真、细致地进行记录，并对于档案管理的各个流程都严格实行规范化的管理。
（一）加快档案管理电子化进度
为使档案管理变得更加简单并尽快实现管理信息化，在接收档案时，人才中心应将毕业生档案信息录人电脑；在管理过程中，部分毕业生如需递交后续档案内容或需要提取其档案，都应在电脑上做好记录，规范流程，细致记录，加强档案管理。同时，地方政策应支持人才中心加大档案管理信息化资金投人，比如加大对档案管理软件的资金投人，购买适合县级人才中心实际需求的档案管理软件，提高档案管理的信息化和科学化水平以及档案管理人员工作效率，从而为群众特别是大中专毕业生提供更加优质和便捷的服务。
（二）进一步完善档案管理办法
对档案管理的办法进行进一步的完善是提高人才中心毕业生档案管理质量的重要途径，而且为了更好实现档案的规范管理管理人员应该将管理办法统一化，通过统一归类的办法实现档案的规范管理和办法的一致性，具体来讲可以以时间为依据进行归类管理，也可以采取分级分类的方式进行管理，这种方式对于数量很大的档案管理较为有效，具体就是档案管理人员对这些档案可按地区先进行一次归类，再根据寄存时间进行二次归类等。在档案管理办法得到完善并创新的情况下，能极大地让毕业生档案管理工作的质量和效率得到提升。
（三）适当增加管理人员，提高其素质
应积极引进人才，按照档案管理的相关规则和实际需求配备足够的专职人员，切实解决目前人才中心毕业生档案管理人员不足的问题。其次，为了更快实现档案管理信息化，我们应该重视档案管理人员专业水平和信息技术的培训和提高工作，培养出更多的专业素质过硬、工作经验丰富又懂得信息技术复合型人才，同时，注重人才引进和其岗前培训工作，从整体上提高档案管理人员专业水平和综合素质。
（四）强化档案流转规范性、科学性
实现档案流转的科学性与规范性的前提和基础就是让档案管理以及责任追究的相关制度尽快建立起来，并不断地加以健全，更重要的是严格执行，落实到位，严格相关的流程和手续，对于流转过程中的违规和错误现象、行为必须严格追究责任，提高我们服务质量和工作效率。结束语综上所述，我们应正确面对目前人才中心毕业生档案管理存在的问题，并不断探索改进的措施，并积极做好档案管理重要性的宣传工作，切实实现毕业生档案管理质量和效率的全面提升。
3 结论
综上所述，通过本文分析可以看出，加大毕业生档案管理已经成为当前人才中心面临着的主要工作，因此，对于人才中心的主管部T以及财政部门来说，必须重视毕业生的档案管理工作，加大经费上的投入，进行硬件和软件上的建设，能够满足人才中心档案管理信息化建设的需求，加快档案管理信息化建设的步伐，为广大毕业生提供更加便捷以及优质服务。
参考文献
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一、中职毕业生人事档案管理中存在的问题
1.毕业生对人事档案的重视程度不够。一些毕业生认为人事档案“没什么用了”、“作用不大”,另一些就业于私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生更是“遗忘”了自己的档案,怀着一种要不要档案无所谓的态度。这种对人事档案重要性的欠缺认识,势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。
2.档案管理不规范。管档部门没有形成自己的实施细则和制度;管档人员在管理上流于形式,仅充当档案“保管员”的角色,对接收到的毕业生档案,只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号,导致档案内容不全、管理混乱等问题,影响了人事档案管理工作的严肃性,降低了人事档案工作效率,更谈不上为毕业生提供优质服务了。
(3)档案管理人员素质有待提高。目前档案管理人员比较保守,缺乏创新意识,在用新方法、新技术管理档案方面还缺乏新思路。当代档案职业管理人员不仅应具备传统技能,而且应具有信息技能,特别要加强计算机应用能力的学习,为档案现代化管理提供准确快捷服务。
二、中职毕业生人事档案管理的对策
为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用,为广大的毕业生提供高效、优质的服务,毕业生人事档案管理部门应从以下几方面入手:
1.规范中职学生人事档案管理制度,提高中职人事档案管理和服务质量,强化对毕业生的档案观念教育。中职必须对学生人事档案的价值重新定位,重视学生人事档案的建档质量,加强毕业生人事档案管理,严格按照相关规定及时将毕业生档案送达学生就业单位,暂未就业的要及时向相关人才服务机构送达,杜绝随意搁置。中职学校要加强对毕业生的档案意识教育,树立起重视个人档案、保护自身利益的观念。
2.创新管理模式,实现现代化的档案管理。首先,要增强创新意识。在立卷制度上更新,在工作手段上改进。其次,要应用现代技术。加强现代化技术在档案管理工作中的应用,提高管理效率和水平。目前,计算机已应用于人事档案管理工作当中,信息技术的应用使得借阅归还档案的速度大大提高,在档案管理方面既安全可靠,又方便快捷。
3.采取措施实现中职毕业生人事档案的动态管理。中职毕业生人事档案动态管理,是指在档案管理的生命周期内,注重管理活动的前后衔接和相互影响,体现全程与全方位的管理思想,强调管理过程的延续性和科学性,结合管理活动的各个环节,辅助现有信息技术,不断进行档案信息的挖掘与更新,从而使管理的全过程处于最佳的运行状态,产生最佳的效果。中职毕业生人事档案动态管理是系统论观点和方法在档案管理活动中的具体运用。应充分利用现有的信息技术,结合传统的档案管理流程,即在“收、管、用”的过程中合理灵活地运用动态管理模式,以达到目标与过程的统一。
4.加大人事工作力度,彻底解除毕业生的后顾之忧。随着市场就业机制的实行,毕业生择业时间进一步延长,根据这种情况,应加大为广大毕业生实行人事的力度,使人事成为毕业生就业的有力保障。一是人事的范围不断扩大,在继续做好“个人”的基础上,积极向各高校联系,宣传人事政策,并制定对毕业生实行人事的优惠政策,对毕业生实行以学校为单位的“集体”;二是人事的内容进一步完善,对毕业生的转正定级、落户手续、养老保险等方面实行全方位,彻底解除毕业生的后顾之忧。综上所述,在新形势下做好毕业生人事档案管理工作,既是社会主义市场经济发展的需要,又是人事人才工作者义不容辞的责任。
5.整合资源,规范档制管理。一个人的经历和事件,不一定会在一时一地,所以,对大中专毕业生一生中所形成的各种材料搜集整理,要个人、有关部门和用人单位密切配合,整合资源,包括个人的学历、技术职务、准入资格、遵纪守法、个人诚信及个人的工作经历等方面的材料,有关部门和单位都有义务向其人事档案管理部门提供。保证一人一档,资源共享。
6.提高透明度,信息化管理。人事档案管理信息化,主要就是人事信息电子化,人事信息查询网络化。在一定的授权范围内,有关单位可以及时全面地了解其个人情况。同时在允许的范围内,个人也可以了解自己的档案信息,为档案管理营造一个公开、公平的环境。
7.优化服务,“一站式”管理。人事档案管理部门要提高为民服务的意识,提高服务质量;要创造方便、快捷的档案转递、查询途径;要保证档案的原始性、真实性和唯一性;要与其他有关部门一起拓展服务的范围,让这些管理对象也享受社会发展的成果。目前,应该积极寻求有关部门的支持,先期成立流动人员党支部,搞好党员管理;设立人才中心户籍专户,搞好户籍管理。
参考文献:
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1 信息化技术在大学毕业生档案建立方式方面的改变
大学生在毕业后都会有自己相应的档案，需要由人才交流中心等相关单位保存并，且以往给大学毕业生建立的档案都是纸质档案。然而随着信息化的发展，大学毕业生的档案不再是纸质形式，而是一电子化的形式体现。而且学生的档案信息也不是写在纸上，而是采用虚拟的方式，记录在电子档案中。这种变化主要是因为当前的社会是信息化的社会，而且互联网技术在发展，通过这些影响使学生的档案实现电子化。
在对大学毕业生档案进行管理的时候，传统的管理方式一般都是纸质的档案馆形式，采用信息化技术之后就能够建立起数字档案馆，传统档案管理部门的工作方式也就会相应的发生改变。在构建大学毕业生数字档案馆的时候主要是根据学生就业的需求为导向建立的，提供的信息包括了就业相关的信息，而在用人单位方面则提供了比之前更加全面的学生个人信息，能够很好地防止事后造假信息的情况发生，能够更加准确和灵活地对学生的信息进行管理。
2 信息化技术使得毕业生档案管理的空间广度以及时间的长度变得更加丰富
实现档案信息扩大化最容易的手段就是网络环境，网络环境不仅能够很好地突破传统管理方式中的时间限制，同时网络环境也能够很好地实现地理环境限制的突破，能够很好地实现空间以及时间信息交流的需要。在开始建立数字化档案馆的时候，最主要的目的就是为了能够使档案信息的利用最大化，它能够将各类比较有价值的信息放置在大学毕业生档案信息网上，实现资源的共享，对于用人单位及社会各界人员在查询大学毕业生相关信息的时候能够有所帮助。通过信息化技能能够很好地实现档案的纸质载体和档案当中所记载的相关内容分开，那么在管理的过程当中也就能够分别对这两者进行管理。传统的档案馆在对这两者分别进行管理的时候是一种双重的管理，无形当中就会为管理工作增加很多的难度和压力。这样在对档案管理的过程当中，不仅需要对纸质的实体档案馆进行和平常一样的管理建设，同时还需要对数字档案馆当中的相关内容进行更新和丰富，因为只有这样才能够很好地实现资源需求者对于资源共享的一些要求。所以在以后进行大学毕业生档案管理的时候信息化技术管理将会是一大特色，同时这种管理方式还需要相关的管理部门进行进一步的适应。
大学毕业生档案管理信息化可以实现档案信息管理互联网技术的研究运用。大学毕业生档案管理单位通过网站建设等方式，在网站上建设档案室网页，公布有关信息，有关人员只需要通过电脑联网，随时随地都可以查询相关管理动态，这对促进大学毕业生档案管理服务水平提升起到极其重要的作用。
3 信息化技术使得档案信息变得更加完整化和多元化
网络对于人们的工作有很大的影响，甚至是影响着毕业生的档案。现在大学毕业生的档案一般都由人才交流中心收集保管，并建立了相应的档案馆，而且这种档案馆基本都是信息化形式，通过档案馆可以让大学毕业生的档案得到很好的保存。学生在毕业之后，根据实际情况，个人的档案可能会随着学生到工作单位，也可能会回到学生的生源地。而人才交流中心建立的档案馆是在学生毕业之后，会有一份电子档案保存在人才交流中心内。通过这种保存方式能够让毕业学生的档案更加完整，让档案具有时效性。在使用信息技术的时候，档案保管的方式较为多样化，而且学生的信息也更真实，学生在毕业之后，自己的档案就可以真实的反映有关信息，发挥毕业生档案的应有作用。
4 信息化技术能够突破纸质档案无法超越的瓶颈
部分单位在管理毕业生档案的时候，存在着漏洞，而且有着这样现象的单位不在少数，甚至是有一些问题很难去解决。在众多问题中，最有代表性的问题就是在管理大学毕业生档案的时候，管理工作分散，使档案不能有效的实现价值。对大学毕业生的档案管理工作有着直接影响的就是档案管理人员，因此档案管理人员要在档案管理工作中发挥作用。但是在真正的工作中，大多数的档案管理人员并不重视大学毕业生的档案管理工作，在收集学生的信息上只是敷衍了事。有一些工作没有在要求内完成，然后在任务期限截止时，匆忙的完成，草率的工作态度，简单的处理，可想而知，管理工作上缺陷有多严重，由于之前学生信息统计工作做好不好，在后期的管理工作中会有很大的问题，甚至会出现管理的混乱。这是传统方式管理存在的不足。但是在使用信息技术的时候，就可以避免了上述问题的出现，学生的档案是电子的形式，在填写信息的时候，可以按照具体的模式让学生统一的填写，然后再保存。在统计信息的时候，根据系统规定的时间进行填写，这样就不会出现突击填写的情况，而且还能让各个部门在规定的时间内完成，收集信息不在那么仓促，这样就可以有效的避免问题，使大学毕业生的档案工作顺利完成。
结束语
综上所述，传统的大学毕业生档案管理方式在信息化的发展下，弊端增多，因此这种管理方式需要改变。现阶段，档案信息的服务对象更为具体，服务的方式也由单一变为多样。在整体的档案管理都发生变化的今天，大学毕业生档案的管理方式也加入了信息技术，并且不断的利用信息技术创新管理方式，使档案管理工作更容易，也使学生在毕业后，档案信息仍能为其服务。信息技术对于大学毕业生的档案管理工作百利而无一害，因此可以在广泛的应用。
参考文献
[1]刘晖，张素丽，柳羽辉.浅谈信息化技术在档案管理中的应用[J].信息系统工程，2011（11）.
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随着计算机和互联网络等技术的大范围的应用，现代社会已经逐渐步进入了信息化技术飞速发展的时代，尤其是物联网、二维码等新兴技术的不断出现，使传统的社会进入到智能化的社会。目前为止，人们对二维码相关技术的认识还比较的陌生，但是认真的想想，在我们日常生之中每个地方差不多都可以看到这种二维码技术的应用上的实例。高职院校毕业生的档案是记录高职院校学生在学校期间的生活、学习和各种社会实践的记载，是学生就业和以后任用、考核的主要依据。高职院校毕业生的档案管理采用的是二维码信息检索的技术，二维码检索技术对毕业生档案管理有着很高的利用价值。
1 二维码技术
二维码技术是物联网网络技术在实现网络识别的过程当中信息识别当中的最基本的技术形式。二维码也叫做二维条形码，在原有传统的一维码技术的基础之上，采用了特殊的几何形状的图像，依据一定规律来分配几个图形中矩形方阵的记录中信息符号的新一代条形码的技术。二维码作为现代信息识别技术的最基础关键技术对现今发展的信息社会起到了重要的作用，尤其是近些年随着物联网的出现，二维码在物联网中起到了至关重要的意义。技术特点上主要是可以在纵向和横向的两个方向中进行储蓄信息的能力，特点是面积比较小、信息容量大、自动识别信息和处理信息资源的稳定性相对而言具有较高特点。
2 二维码的识度
二维码扫描的识别系统很方便，能够准确的识读二维码中的数据信息，扫描器和计算机相连接，用户可以利用扫描器扫描二维码标签，上传到计算机就可以显示这些信息。图像传感器将收到的二维码信息进行处理，之后送到图像处理芯片，进行二维码图像的处理。最终将二维码的信息显示在计算机上，完成二维码识别的过程。
3 高职院校毕业生的档案管理
毕业生档案管理工作是毕业生就业中至关重要的一部分，经由学生档案的管理，把学生在学校中的全部人事记录从学校转向社会，使得高校毕业生的档案工作提高到了管理人才、储备人才的要求。随着市场经济的建立和不断改善，高校毕业生的就业模式由原来的统一分配转变成以市场经济为主导、政府调控、学校推荐相互协调、毕业生和用人单位双向选择的模式，与此同时能有效的做好毕业生的档案管理工作。
毕业生档案管理工作主要包括以下这几点：1）档案收集整理。完整有序的反映学生的德智体美综合素质情况，人事管理社会活动等基本的个人信息、以及在校期间学籍记载。2）档案传递。依据档案跟随人走的原则，档案接收部门的传递地址，转递给学生档案。3）毕业生离校生档案的遗留管理，提供遗留档案的信息咨询。4）给学生的档案信息提供服务。
4 二维码对高职院校毕业生档案信息检索的应用价值
二维码技术的主要内容是可以将虚拟化、自动化和智能化的不同种类的信息技术相互的结合成一套完整的创新设计的方案当中，使档案智能管理平台转变为服务性的平台，来提高档案信息资源的利用。
1）二维条形码技术的特点促进管理系统升级
二维条形码面世以来，对一维条形码的不足做出了系统全面更新和改良，为高职院校毕业生的档案信息管理带来了发展前景。二维码技术与其他的网络、移动通讯现代化的信息手段相互结合，不但改变了传播条码的形态的革命性的变化，还为呈现“全媒体”传播展示了新契机。近年来，“二维码图书馆”的实践告诉我们，二维码技术创新数字档案的管理模式，已经没有技术性的障碍。因此，将数字档案改变为集网络视频、移动视频各种媒体技术于一体的全媒体形态，通过采纳各种新媒体技术的优势，来突破传统媒体平面呈现的信息弊端，推动档案信息从传统的存储向以档案、视频、网站集于一体的全媒体的转型，完善档案智能平台，将原来的档案管理模式过渡到“档案云”的平台上来，不仅满足了用户快速获取信息的需要，还提升了档案馆的核心竞争力量。
2）二维码检索促进档案建设管理脚步
二维码具有阅读引擎的功能，这种智能的信息获取技术对网络图文、音频可以直接相连接起来。目前，常见的二维码识读软件有“爱拍二维码”、“ 我查查”等，这不仅有利于加快传统的档案管理向新型的“二维码档案馆”转变，还有利于形成人人用得起，人人学得会的目标。随着二维码技术和服务的不断进步和优化，二维码的应用类型会产生更多新颖的技术模式，应用手段越来越多样化，这给开发高职院校毕业生的档案信息智能检索带来了良好的机遇。
2）利用二维码设备的通用性，提升档案查询的准确度
第一，在二维码技术管理的模式下，条形码共同性是档案信息资源使用率大面积上的提高。共同性体现在：一是功能上的共同性，的多媒体档案的信息资源，还可以订阅自己想要的信息资源；二是终端上的共同性，搜索的信息不仅仅是局限在计算机中，搜索的结果传递的方式还是多元化的；三是操作方式的通用性，可以定制界面，满足用户的需求；四是所搜结果的通用性，搜索结果的方式更加丰富，引入了二维码技术，可以将档案馆中的信息资源得到对大限度的发挥，有利于用户与档案信息服务平台的距离。
其次，二维码具有唯一性的特点，能够提高档案馆信息的精准度。二维码不仅能为用户提供和以往不同的体验，还可以提供更加方便的信息检索途径。运动二维码在高职院校的智能检索技术，可以使档案信息实现精准的定位，还可以引导用户精确的找到所需的档案信息。
最后，二维码的加密性很强，二维码在码制的设计上采用纠错功能，可以迅速的让错误的信息改正过来，这种纠错机制，是一种可靠的信息存储和识别的方法。二维码进一步强化了加密的功能，使档案的信息管理成为最为关键的技术。
4）通过二维码的互动性，开拓档案个性化服务的功能
充分发挥二维码在档案管理中的互动，可以将学生特点或者特长等信息资源输入到毕业生档案馆的二维码当中，这可以不断的毕业生档案馆档案的信息资源，还有助于展现二维码个性化的服务，使高职院校毕业生在档案管理的互动性更加的具有人性化的作用。因此，高职院校毕业生的档案管理还可以利用本院校象征性的图表融入到二维码中，大大的提高了智能化、信息化、个性化的档案管理信息中的服务。这时候，采用二维码技术可以开发高职院校档案管理中信息和交流的平台，让学生一边查阅档案的同时，一边还可以对自己感兴趣的信息资料进行交流和查阅，使学生增强了乐趣和互动的作用，准确的收集了社会当中各界反馈信息资料，提高了毕业生档案馆和学生之间的相互交流和沟通的作用。
5）二维码技术的优点和成本的建设
随着信息化网络时代的如飞猛进的发展，物联网网络技术在高职院校毕业生档案馆建设中起到了积极的促进作用，它不仅有利于对档案馆智能化管理模式的创新，还有利于增强档案信息的安全性、准确性，具有良好的发展空间。
5 总结
新时期的高等教育改革和发展，使高校毕业生的就业走向了市场化的道路，因此，随着高职院校的办学规模在不断地扩大，使毕业的就业压力越来越大，
这也给高职院校的档案管理提出了要求，因此应用计算机数字信息和二维码技术是提高高职院校毕业生档案管理的工作效率，加强了毕业生档案管理服务的质量。
参考文献：
[1] 张倩.二维码在档案信息智能检索中的应用[J].档案与管理，2012（9）.
[2] 杨军，刘艳，杜彦蕊.关于二维码的研究和应用[J].应用技术，2002（11）.
[3] 杜君芳.浅析高职院校学生档案的管理[J].台兰世界，2008（6）.
篇8
文章编号：1673－2111(2008)10－072－03
作者：宗青，湖南财经高等专科学校讲师；湖南，长沙，410079
学籍档案，对于即将走向社会的毕业生来说是极为重要的“信誉卡”，原因在于他记载着大学生成长经历，思想品德、学习成绩、个人特长及身理心理健康状态等信息。是反映学生综合素质的重要依据。准确齐全、完整规范的学籍档案，既是大学生在校学习期间德、智、体、美等方面的真实写照，又为学生毕业时用人单位招聘人才提供重要依据，而且在毕业生将来步入社会上岗后的定岗、定职、晋级、出国深造等方面发挥重要凭证作用。所以规范高校学籍档案、建全管理制度是前提。
一、学籍档案的特点
学籍档案作为教学档案管理工作的重要组成部分，是学校对学生在校期间进行管理、考核时直接形成具有保存价值的历史记录，它的形成与其它档案的形成有着很大的区别。
(一)、学籍档案形成的周期性
学生在校的活动形成了学生档案，学生档案的形成周期与其它档案的形成有许多不同之处。例如：文书档案整理规定跨年度的文件，除年度计划、总结等文件外，原则上不允许组在一个案卷中；科技档案的整理要求以一个项目、课题等为对象，组成若干案卷，卷内文件形成时间不受年度约束；教学档案整理则要求，以一个学年度为单位进行归档。而学生学籍档案作为教学档案的组成部分，其形成周期又有自身特点，每个毕业生的学籍形成周期是从学生入校起至毕业为止四年的连续记录，因此学籍档案形成是有它自身的周期性。
(二)、学籍档案内容的广泛性
学籍档案的内容与其他档案有很大的差异，它不但反映了学生的个人情况，而且反映了院(系)常规教学和管理情况，其涉及面是广泛的，涉及内容是多样的，具有广泛性。例如：文书档案中多项内容不允许组在一个案卷中，而学籍档案的内容包括学生在校四年各门课程的学业成绩、奖惩情况、学籍变动情况、毕业资格审核、个人基本情况以及家庭基本情况等。
(三)、学籍档案电子文件与纸质文件的共存性
院(系)学籍档案的管理通常采取纸质档案与电子档案共同管理的形式，也就是采用双轨制。双轨制管理的好处在于能够从大量原始文件中快速地调阅所需的内容，大大提高了学籍工作的管理效率，检索速度和查准率。
二、目前高校学籍档案管理的状况
学籍档案作为学校档案的重要组成部分，也是学校档案中所占比率较多的一部分，它真实的记录了每一位学生在学校的成长历程。然而，不少高校的学籍档案管理手段还相当滞后，很难适应当前形势发展的需要。主要表现在以下几个方面：
(一)、原始学籍档案的信息数据不完整，整理不规范。
学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的班主任老师负责填写、保管，个别班主任的档案记录不规范，有的使用圆珠笔、铅笔填写，造成字迹模糊不清，不利于档案长期保存；有的未按要求填写，经常出现缺栏、少目现象，使学籍档案不能准确、完整地反映真实情况；同时，由于信息登记不完整，提供资料欠准确：容易造成同名同姓学生的档案混乱；给毕业生办理档案时引起麻烦。还有的高校原有学籍档案的检索工具仅仅是手工抄写制作的案卷目录，且由于学籍档案数量太多，有的没有制作相应的全目录，因此，一旦查阅档案者记不清楚确切的毕业届次、班级时，仅靠记忆检索，就犹如大海捞针，花费了大量时间也不一定能找到，大大影响了档案的查全率、查准率、给查阅者和档案员带了一定困难。
(二)、档案材料内容空泛，不能真实反映学生综合素质。
集中体现在毕业生鉴定和平时考核方面，内容平淡空洞，评语格调一致，缺泛个性特点。由于毕业生档案材料的内容只记载其在校学业、成绩及政治表现，而他的社会活动能力，组织创新能力等综合素质方面的材料却没有反映。而这些内容恰恰可以从某种程度上反映学生的综合能力和素质，也正是用人单位所需要了解的重要情况。
(三)、档案使用效率低，转递较为混乱。
一方面虽然绝大部分高校学生档案室配有计算机，但没有一套完善的管理系统，毕业生材料没有全部输入进去，其作用难以真正发挥。另一方面，目前高校毕业生档案基本上是落实具体单位之后才能将档案转递出去，在这些转递过程中，难免会造成档案遗失现象
(三)利用现代化技术进行开发利用的程度很有限。主要表现在国家实施电子注册制度之前相关的学籍档案管理，属非公开上网范围，但实际操作起来有诸多的困难：
其一，1994年《分类法》颁布之前，高校档案管理没有统一标准，涉及学籍档案管理材料的管理潜在着不规范的可能；由于历年的招生与录取名册、学生学籍表、成绩表等的填写以手写体居多，多年来经手的人众多，书写难以规范，其中涉及的数据繁复，表格规格多样，要对这些材料进行电脑管理并非一蹴而就。
其二，纸质与磁性介质材料的收集脱节。办公自动化的条件下，教学部门定期对在校学生成绩进行计算机著录，待学生毕业后形成一份完整的纸质材料移交给档案部门，由于受到技术维护、保密措施、病毒预防等因素的制约，历时几年后与纸质材料相匹配的磁性载体其完整性、安全性难以保障，故不同载体要达到同步、完整收集有一定的难度，这在客观上影响了档案部门现代化管理的进程。
三、网络招生对学籍档案的影响
目前高校远程网上录取或局域网录取，与传统的招生录取方式相比，考生电子档案建立以及被网上录取考生的纸质档案的管理方面存在较多混乱，表现在以下方面：
一是考生电子档案所反映的内容不够清晰有效，有的指标表达的含义对高校老师而言还存在理解上的困难。
二是电子档案中的“考生评估”一栏填写的内容不真实，有的省份填写认真，有的省份则只有“正常”“合格”等字，有的省份干脆是空白。
三是被录取考生纸质档案建档、寄发存放混乱。过去，开学后全部学生档案都能到齐，便于对考生进行复查。实行网上招生后，纸质档案寄发变成多途径，有的是考生自己带到学校，有的是由招生办寄发，有的省份仅送一张录取学生电子档案光盘到高校了事，给高校学生学籍的档案管理带来了很多不利的因素。
四、规范学籍档案管理的对策与措施
高校学籍档案管理工作是一项繁、杂、重的工作，随着办学规模的扩大、专业设置和学生人数的增加，原来的学籍管理体系已不能适应高校发展的要求。因此， 运用先进的信息传播技术建立一套完整的、规范的学生学籍信息资料管理系统，以便快捷地录入、统计、查询、检索学生的各类信息，及时了解学生的学习情况，使不同校区、系部的分级管理达到资源共享，协同管理，实现管理信息化、规范化和科学化。笔者认为学籍档案的管理机制应根据高教改革的发展趋势和高校学籍档案管理的需要，对学籍档案的管理可从以下几个方面考虑予以规范：
(一)、加强对学籍档案的基本管理。
1、增强档案意识，健全规章制度。增强全员档案意识是搞好高校学籍档案工作的重要保证。可采取编制《档案法学习材料》组织全校师生学习，进行档案法知识竞赛，在简报上开辟档案知识栏，以定期介绍档案小知识等手段提高全员档案意识，同时健全档案管理制度，使档案工作有明确的岗位目标责任制。
2、抓好各个环节，规范档案管理。从学生一进校起就要把新生的各类表格、卡片进行统一保管。笔、字、项目、页码、组卷、装订、检查、转递等都必须统一规范。
3、采取计算机检索，提高利用率。学校档案室应购置专业的档案管理软件将学籍档案的案卷级、文件级条目全部录入计算机，借助计算机查阅学籍档案，以提高档案利用的查准率和查全率。并可采取以下构想：
(1)网络版学籍管理系统的构想。根据当前高校学籍档案信息管理的发展趋势，以及本校跨校区延伸管理和二级学院分级管理的实际情况，可建立网络版学籍管理系统的构想。它由学籍信息管理、成绩信息管理、教研室成绩报送、信息查询等几部分组成。该系统从学生入学、在校期间到毕业发证等全过程实现“一条龙”学籍档案信息化管理。
(2)学籍信息管理模块的构想。学籍信息管理模块不但可以批量录入数据，而且可以从招生库等其他数据库导入相关学生资料，按不同校区、系所、专业、学制编班编学号，建立全校学生的基本信息数据库。可以根据不同条件快捷地查询各年级、各专业的学生情况，并进行学生休学、复学、留级、退学等学籍异动管理。学生基本信息库里的资料可以和国家教委的“普通高等学校学籍学历管理系统”的相关数据进行导入、导出处理。
(3)成绩管理模块的构想。成绩管理模块把过去的成绩库、补考成绩库、重修成绩库等合并成网络版的成绩库，库里有学号、姓名、分院、系所、培养层次、班级、专业等字段，可供查询学业成绩用。在满足不同的条件下，可以统计不同年级、不同专业的学业成绩、年级排名，各种数据报表的统计、制作、打印等。
(4)成绩报送。各科考试完毕，相关教研室登陆校园网上的“学生综合信息管理系统”，录入学生成绩并进行试题分析、打印学生成绩频数图及成绩册，同时将考试成绩从网上“提交”给学籍管理科，学籍管理科审核后，再将成绩“提交”到学校学生总成绩库，有关人员即时可在校园网各终端机上查阅学生的考试成绩。
(5)学籍信息资料查询。各终端用户，如不同校区，二级学院、教研室及相关人员可以根据操作权限在校园网上查询在校学生人数、学生的个人资料和各科成绩；学生可以通过校园网查阅并校对自己的学籍资料，查询各科学业成绩；学生的在学成绩单、学生证、考试证和学籍卡等可以打印出来；二级学院、政治辅导员可在校园网上查阅学生的补考、重修人数、考试成绩、平均成绩、打印学生成绩册等。学籍信息管理系统的应用，可以避免数据录入过程的人为误差，减少重复劳动，提高工作效率。同时，它与其他的教学管理系统实现资源共享，实现教学管理规范化、信息化和科学化。
(二)加强网上招生档案的管理。
1、制定相关规定，明确考生档案管理的政策要求。招生办必须在每次考生建立电子档案的同时，建立纸质档案；被录取的考生档案中，应包括电子档案和纸质档案；被录取考生的纸质档案一律由招生办归中管理。
2、保证考生档案填写内容的真实性与档案内容的完整性。考生纸质档案归档项目要统一规范，全日制、函授生、自考生层次教育的档案都应归入纸质档案，内容包括毕业生登记表、考试成绩登记表、学生评估表、奖惩情况等，对已参加工作考取大学的考生档案还应包括其中工作期间的档案材料。
3、各招办应承担学生纸质档案寄发职责，确保考生档案的安全性与及时性。为保证数据的完整和防止篡改，档案部门对档案要定期备份。
4、各校应尽快建立纸质档案与电子档案相结合的学生综合档案管理模式。要确保考生纸质档案能及时准确到位，没有到位的考生纸质档案要及时向考生所在招生办催交；为便于今后查阅，必须对考生电子档案信息刻录成光盘。
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另一方面，有些用人单位在职校进行招聘时提供虚假信息，在学生就业后的薪资待遇和社保等方面违背当初许诺，甚至拖欠工资，这些不仅影响了企业本身的声誉，也给毕业生就业工作带来不良影响。
通过建立健全毕业生和用人单位诚信档案，形成并完善有效的记录机制。既详实记录了毕业生在校期间课程学习、成绩考核、行为表现、奖惩情况和身心发展等各方面内容。也详细记录了用人单位近几年在学校招聘学生目前的发展情况和就业生意见反馈。通过这些记录,企业、学校用人单位三方可以做到互相了解。
2.诚信档案的内容
毕业生和用人单位诚信档案就是全面、真实反映学校毕业生和用人单位信用状况的一种电子档案。该档案由学生、学校、用人单位合作共建，包含的信息有个人维护信息、学校维护的信息和企业维护信息。该信用档案与信用主体一一对应，具有特定结构空间和维护权限，全面、客观、动态和多方共同记录信用主体信用活动的电子数据库，其中包括体现信用意愿和信用能力的指标。指标间逻辑清晰，相对独立。同一份信用档案必须按维护时间和维护主体不同相对独立存放、互不影响，以实现信用信息的多方持续积累和资产增值。信用档案主要由学生填写部分、学校填写部分和企业填写部分等内容构成。
第一、学生维护填写部分，内容包括：基本信息、教育经历、培训经历、项目经验、任职记录、社会实践、勤工俭学、工作履历、证件证书等、对用人单位评价等；
第二、校方维护填写部分，信息包括：学习成绩、毕业评语、在校优良记录、在校不良记录、助学贷款记录等；诚信档案的重点，主要考查学生在校期间国家助学贷款的还款情况、助学补助的使用情况、学杂费交款情况、违反校规校纪情况、勤工助学情况、承担责任及履行义务情况。档案将依据记录在案的经济状况，对学生诚信档案进行终身、动态化管理，与学生的毕业推荐联系起来。诚信档案中不仅记录学生的失信行为，也会记录诚信行为。
第三、企业填写部分，包括岗位表现、职务变动、培训记录、离职记录，毕业生的素质和能力描述，毕业生的潜力开发及职业发展描述，毕业生职业道德评估。
第四、社会相关部门（如人才中心）填写，包括档案查询记录、调查、认证、评估、投诉与申诉记录和其他与个人相关的信用信息记录。
诚信档案电子交互平台，具有一整套完善、清晰的分级维护权限设置控制体系，分别设置不同层级的维护密码控制权限，拥有相关密码权限的学生、学校、企业才能通过各自的密码授权，分级管理、审核、维护相关的档案信息，并在后台服务器和档案日志管理系统中，分别实现永久隐性备份和显现记载档案维护、查询、下载、更改、篡改、甚至恶意泄漏等相关纪录。不仅保障档案信息不会被恶意攻击、篡改、泄漏，而且保障信用档案信息的准确性、安全性和全面性。
3.诚信档案的作用
首先、降低学生就业成本。信用档案是学生在校期间信用状况的综合反映，也是各种资质、资格和有效证书原件录入的定性锁定，是用人单位评价学生在校各种表现的重要依据，该档案不仅有利于减少学生的求职成本，还可以提高学生就业成功率。建立个人信用档案，在第三方社会公共平台上提供各类证明与信用报告，其中包括各类证书证件一揽子认证证明、各类优良记录、任职记录的认证证明。学生就不需再另行花费时间、费用往返母校或原单位开具各类证明。随着电子信用档案和纸质信用档案将逐步取代个人求职简历以及各种证件证书，给学生求职就业带来方便，节约就业成本，使学生就业赢在起跑线上。
其次、展示就业诚信意愿。建立信用档案，起码表明了毕业生和企业的诚信意愿和基本态度。实现与用人单位的便捷沟通，创造更多的就业机会。在企业与学生之间搭建了一个互相沟通、相互展示各自信用信息的平台。
再次、提高诚信自律意识。建立个人信用档案，保持良好的信用记录、高的信用分值，可以累积诚信资产，大幅提高个人或用人单位的可信度。
最后、延续档案维护价值。在第三方平台建立终身的信用档案，学校在学生离校后，仍然可以通过电子信用档案互动平台与学生进行实时的跟踪与互动，延续了信用档案的使用价值。
由此可见，对毕业生,诚信档案记录了他的工作和成长的经历,有效地增加了他对企业的认同感,满足了他的个人价值实现的需要,也为他的成长奠定了基础。对企业,通过建立毕业生诚信档案,有助于提高企业人力资源的管理水平,通过毕业生职业生涯发展规划的制定,有针对性地对毕业生进行培训,促进毕业生的成长;有助于加强企业与员工的沟通,有效地把握员工的主导需求并对其进行激励,建立员工的满意度和忠诚度;同时为建立企业人才库准备基础数据。对学校,通过毕业生和企业之间的诚信档案，为今后学校更好开展德育工作、教学工作和就业指导工作提供了准确的参考依据，学校的教育教学和就业安置将更有规律可循。
4. 依据诚信档案实施毕业生培训方案
依据诚信档案实施毕业生培训方案共有9个步骤，它们形成一个封闭的“循环”，毕业生在“循环”中不断成长。见图1。
参考文献：
[1]浅谈高校教学档案管理工作,刘艳娟,科技情报开发与经济2010/20.
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1系统架构与技术分析
1.1 系统架构
系统是基于web的应用系统,涉及到业务逻辑、数据处理等内容,采用流行的三层b/s(browser/server)结构进行设计和开发,使不同的系统用户可以通过浏览器访问网站进行档案管理相关工作,能很好地实现数据共享。
1.2 技术分析
本课题开发的在线高校毕业生档案管理系统采用b/s体系结构。在客户端运行浏览器,提供用户接口,负责产生用户的请求,并接受web服务器传递的web页面数据;web服务器接收请求,将其转换为数据库服务器能识别的sql语句,传递给数据库服务器,数据库服务器执行后将结果返回给web服务器,web服务器将结果生成浏览器识别的格式返回到客户端的浏览器上。由于采用互联网的相关技术,b/s结构的系统开放性好,易维护、易扩展。客户端浏览器只跟web服务器交换数据,数据安全性比较高。
2系统需求分析
针对于日常的毕业生档案管理流程,该系统需满足以下需求:(1)毕业生可以通过网络很方便地查询自己的毕业档案去向等情况,不受地域和软件的限制。(2)学校毕业生档案管理人员能对毕业生档案的有关信息进行有效管理,包括档案存放、传递、接收等,能够对遗留学生的档案进行有效管理。(3)学校毕业生档案管理人员能够凭自己的权限在网上对该系统内毕业生档案进行添加、删除、修改,检索,打印以及管理者权限等操作。(4)系统稳定,实用,可靠,能够按要求备份数据库。
3系统功能设计
由于本系统是面向特定的对象,所以用户进入系统先应该进行身份验证。根据不同的用户,进入到不同的管理界面,完成相应的功能。
系统的功能模块划分如下:系统主要由用户登录、系统管理、档案管理三大模块构成。其中系统管理和档案管理是本系统的中心模块。系统管理包括:用户管理、权限管理、数据维护管理、日志管理、系统辅助管理等主要功能。档案管理包括:基本信息管理、毕业信息管理、档案转递管理、遗留学生信息管理、打印功能、检索功能等。
普通用户实现的功能包括两部分:毕业信息提交及档案去向查询功能。而系统用户实现的功能则包括以下几点。
(1)系统管理功能:①添加删除用户以及密码的设置与修改;②用户管理:系统支持多级权限管理。系统管理人员可对系统信息进行维护、编辑、检索、打印并对系统进行数据库管理;普通用户仅限于档案去向查询;③信息维护:毕业生生源数据库的维护—— 按年度,每年一个毕业生生源数据库,进行毕业生生源数据库的汇总与修改;打印方式的维护—— 根据机要档案交接的需要,按毕业生档案机要转递去向的不同,能够分别打印发往外省、市的,本市、区的,本地人才服务中心的等档案机要交接单;④日志管理:系统日常使用记录,包括:用户名、ip地址、使用时间及使用的相关记录;⑤系统备份功能:系统数据按要求进行备份。
(2)毕业生档案管理功能:信息管理功能:提供毕业生档案管理基本信息的录入、修改,进行相应的数据编辑,以及毕业信息的审核,编辑;检索功能:对于系统用户,能以多种方式对毕业生档案的各种信息情况进行数据检索;对于普通,能在客户端计算机浏览器上通过网络数据检索,对毕业生档案信息进行查询,检索出满足条件的记录。客户查询前提条件是知道姓名及学号;打印功能:将档案转递情况word文档表格的形式打印并予以留存。
4数据库设计及系统实现
4.1 数据库设计
根据高校毕业生档案管理的工作流程,依托网络,毕业生档案管理系统要处理的信息主要包括:(1)毕业生个人情况信息:学号、姓名、性别、专业名称、民族、身份证号、生源所在地、入学时间、学制、培养方式等;毕业生就业信息;(2)就业单位、单位所在地址、派遣时间、毕业去向、派遣报到证号、就业状况;(3)档案转递信息:档案处理情况—— 含档案邮寄地址、档案接收单位及部门、档案投递时间—— 毕业生档案转出所在高校的时间、档案邮寄号码—— 高校学生档案管理部门转递毕业生档案时的编号、档案机要编号—— 档案转递机要部门的邮寄编号、档案回执—— 由高校学生档案管理部门随档案转出,用人单位或人事部门收到毕业生档案后寄还的档案接收单据,这是毕业生档案归属的凭据;(4)遗留学生档案信息:学号、姓名、遗留材料内容、遗留原因、其他相关说明。
由于涉及到的数据量不大,所以采用了access数据库,设计完成了用户表、档案转递信息表、学生信息表、遗留学生档案信息表、就业信息表。
4.2 系统实现
本系统基于asp.net平台开发,用visualstudio.net2005作为开发环境, 界面设计采用了dreamweave,iis作为web服务器,数据存储采用access,通过编程实现了系统的功能,系统中涉及的关键技术有:数据库连接、条件查询、备份数据库等,由于代码较为冗长,在此不一一赘述。
5结语
本系统提高了我校毕业生档案管理的工作效率,方便了毕业生对档案情况的及时了解及其传递,加强了毕业生与我校毕业生档案管理部门的交流。通过以上对高校毕业生档案管理系统创建的探索,理清了高校档案信息化管理的思路,为高校学生档案管理的规范化,信息化、高效化提供了有效的途径。
参考文献
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1 人事档案对高校毕业生的社会生活仍然起到不可或缺的作用
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，是记载人生轨迹的重要依据。高校毕业生档案是高校毕业生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、事业单位结构调配方面发挥着重要作用。当前，在人们日常生活中，人事的档案的作用仍然不可或缺，诸如享受养老保险、医疗保险、失业保险等国家推行的福利政策方面，在个人办理报考公务员、工资提升、职称评定以及出国手续等，都起到最原始的依据作用，相关部门必须审查的材料之一。因此，加强对人事档案工作管理，特别是高校毕业生的档案工作，不仅是组织人事工作的基本要求，也是高校毕业生立足社会、谋求发展的基础。
自2002年以来，我国实行“劳动者自谋职业、自主创业，市场调节就业，政府促进就业”的积极就业政策。高校毕业生就业也由国家统包统分，相应调整为推荐就业、自谋职业和市场就业的就业政策。做好人事档案管理工作，就是为那些敢于到民营企业创业、敢于自谋职业、敢于自主创业的高校毕业生提供了配套服务，解决了他们的退路问题。所以，开展高校毕业生人事档案管理工作，是落实积极就业政策，做好公共就业服务工作、践行“政府促进就业”的重要手段，必须抓紧抓实。
2 当前高校毕业生人事档案管理中存在的问题
当前，高校毕业生人事档案管理工作存在问题如下：。
一是个别地方对高校毕业生人事档案管理工作不重视。
主要表现为，在原人事部门所属人才交流服务机构和原劳动保障部门所属公共就业服务机构的整合过程中，对社会化档案管理没有充分的重视，故意削弱档案管理机构力量，不单独建立专门的档案管理机构，不配备专职的工作人员。档案管理设施投入严重不足，“防火、防盗、防蛀、防霉、防油、防辐射”设施不全，有的甚至连档案库房所必须的温度计、干湿计、吸潮机等基本设备都没配备。档案管理制度缺乏，或者管理制度不规范、不完善，或者有制度不坚持、不执行，随意性极大，缺乏严格的管理措施等。档案管理指导思想僵化，计划经济年代的档案管理思想严重，严重制约的档案的利用和流动。
二是部分民营企业对人事档案的作用缺乏足够的认识。
档案是历史的真实记录，通过利用档案，可以清楚地了解员工过去的工作轨迹，总结经验教训，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。
三是部分高校毕业生对人事档案的作用也缺乏应有重视。
某学院04年毕业生张先生大专毕业以后，决心自主创业。他认为自己不去找工作、不用买社保，人事档案没有什么用处，于是想当然的把自己的人事档案放在自己手中保管。一段时期的创业之后，具有一定工作能力的张学生又进入了一家大型企业工作，企业要审查他的档案，了解他以往的学习、工作情况，并为他购买社保。没想到，由于毕业后未及时办理档案转接手续，档案却找不到了。没办法，张先生只好通过补办档案里的各种证明，来补一份人事档案了。但是，人事档案里那些珍贵的信息却再也不补回来了。向张先生抱有这种心态的高校毕业生大有人在。以某市近年接档、转档和发档为例，该市每年共接纳各类毕业生档案1.8万份，实际每年发档、转档约1万份，现存历年积存档案，即所谓的“弃档”有1.2万 份，这充分说明了部分高校毕业生对自己人事档案的淡漠心态。
以上情况的存在，导致了高校毕业生人事档案管理工作产生了一系列的问题和矛盾。一是“死档弃档”加大管理成本。据不完全统计，全国各级人才流动中心管理保存的330万份人事档案中，就有60多万份与主人失去联系。二是“人质档案”制约人事流动。随着人才流动的加快，一些单位为留住人才或逼迫跳槽人员办清相关手续而扣留人事档案。2015年5月，某企业医院因13名高校毕业生擅自离职而强制扣留了他们的人事档案，导致这13名毕业生联名状告公共就业和人才服务机构不作为，没有及时提供档案托管服务项目，使他们的人事档案成为了“人质档案”。三是“档案克隆”引发人事纠纷。有的单位为引进更多高层次、高学历、高水平人才，或为了单位升格达标，纷纷出台各种优惠政策吸引人才，甚至作出重建档案的承诺。人事档案成了原单位和新单位人才“拉锯战”的焦点，引发人事纠纷。四是“注水档案”透支社会信用。人事档案关系到个人职位升迁、工资水平、福利待遇等切身利益，有些人便在档案上打起了主意，涂改、伪造档案，假工龄、假年龄、假学历、假职称等材料被塞入档案，以致出现了“学历越来越高，年龄越来越小，工龄越来越长，奖项越来越多”的现象，这就使档案的信用功能大打折扣。近几年新闻媒体报道的学历造假、年龄造假、党龄造假的案例，实质就是反映了社会公共人事档案管理不到位的问题。
3 公共就业服务对人事档案加强管理的措施建议
1、加强公共社档服务的立法建设。一是从国家层面出台高校毕业生离校后人事档档管理制度。建立全国统一的高校毕业生人事档案管理制度、转递制度、接收制度、归档制度、借阅制度和产权归属制度及相关的服务收费标准制度。二是从立法的角度，规范政府应提供的涉档服务机构、服务内容、服务项目和服务标准。目前，山东省人力资源和社会保障厅在即将提报省人大常委会审议的《山东省人力资源市场管理条例》（草案），将档案托管服务列为政府所属公共人力资源服务机构的服务内容，成为我国目前唯一对社会公共档案管理服务进行立法规范的省份，为我国社会公共档案管理的社会化迈出了可喜一步。
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一、高校毕业生档案管理、转送工作的意义
高校毕业生档案属于既要文件，记录了学生主要经历、政治面貌、社会关系、学历职称、个人信息、工作履历表等信息，具有法律效益，是毕业生社会活动的重要依据。毕业生档案由学籍档案转换而来，由学校交转递毕业生就业单位或人才交流机构管理，若无就业单位则由学校免费保存两年。毕业生档案转递需要按照《就业协议书》签发《报到证》，完成转递档案[1]。若就业单位是国有企业或企业事业单位那么档案转递到工作单位。如果是非公有企业，那么档案转递到人才交流机构。若离校未就业，则转递到户籍所在地。对于高校毕业生来说不论考研、出国、就业都需要用到档案，如档案丢失便无法办理相关证明。对于企业来说，通过毕业生档案，用人单位可以对学生基本情况有一个初步了解，是用人的重要依据。可见做好高校毕业生档案管理、转递工作的重要性和必要性。
二、当前高校毕业生档案管理、转递工作存在的问题
（一）缺乏对高校毕业档案特殊性的重视
高校毕业生档案与其他档案不同具有一定特殊性，有着流转速度快、流动性强等特点，管理复杂性要远远大于传统档案。通常情况下毕业生档案多保存在生源地、用人单位或人才交流中心。但近些年，我国毕业生跳槽率明显增大，档案管理、转递工作面临着新问题、新情况[2]。但当前我国在高校毕业生档案管理方面并没有正确认识到毕业生档案的特殊性，工作开中存在着不重视、敷衍应付等现象，管理方式粗放，一些时候甚至不能保障毕业生档案完整性。
（二）不规范
虽然我国已了《高等学校档案管理办法》，但仍没有具体且具有可操作性的高校毕业生档案管理规定，当前我国在高校毕业生档案管理、转递工作方面，管理体制十分混乱，并且缺少专职档案管理人员，管理人员多没有接受过专业档案管理的系统培训，并不具备专业档案管理技能和知识，这严重影响了档案管理、转递工作效率和质量，在档案收集、整理、归档等工作中时常造成学生档案的遗失、损坏。
（三）管理方式落后
随着我国高等教育招生范围的不断扩大，高校毕业生数量大幅度增加，档案信息量越来越大，档案管理、转递工作复杂性也随之提高。但当前大多机构在高校毕业生管理中仍停留在老模式、老思路当中。当前不仅学生档案信息化程度不高，且管理中也缺乏对信息技术的运用[3]。传统人工管理模式已无法适应新形势下日益复杂的档案管理工作需求，传统人工管理方式不仅效率低下，也较容易出现纰漏。
三、高校毕业生档案管理、转递工作改进思路
（一）正确认识高校毕业生档案管理、转递工作
想要提高我国高校毕业生档案管理、转递工作质量，就必须正确认识高校毕业生档案管理、转递工作的特殊性，提高对毕业生档案管理、转递工作的重视，积极改革毕业生档案管理、转递工作，为其开展创造有利条件，加大投资力度强化对信息技术的应用，构建现代化管理工作模式，从而实现高校毕业生档案信息化。信息化管理不仅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可备份，不易丢失。
（二）健全管理制度
高校毕业生档案管理体制混乱，档案管理、转递工作有效性差和缺乏必要的管理制度有着直接关系。想要提高高校毕业生档案管理、转递工作水平，就是建立起科学、合理、规范，符合毕业生档案管理特征的管理制度，通过制度保障毕业生档案管理、转递工作的顺利展开，利用制度增强工作人员责任心，提高工作有效性。制度不仅能够为毕业生档案管理、转递工作开展提供依据，更能够有效协调各相关部门工作，使毕业生档案管理、转递工作有条不紊的开展。
（三）提高管理工作人员综合素质
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随着社会的不断发展，对人才学历证明的要求越来越高。近几年，毕业生在工作中与单位签订劳动合同时，必须要有档案的跟随，对函授档案的要求提高，促进函授毕业生的档案流动。但是还有很多毕业生从来没有重视过档案的管理，导致档案流失，真正使用档案时找不到档案。目前函授档案有三种现象：一是现阶段许函授毕业生工作不稳定，没有找到十分满意的工作，一直处于寻找观望的状态，为了方便将档案留在自己的身边，长时间档案成为“死档”。二是毕业生与单位签订劳动合同，档案会在单位保存，但是由于后期换工作的原因，导致档案无人管理，没有重视自己的档案，最终导致档案成为“弃档”。三是高校函授毕业生将自己的档案放在所在地人才交流中心进行管理，费用虽高，但是提取方便，当地的人才交流中心根据毕业生的工作实际情况，将函授档案放置在正规单位保存，以免成为“弃档”。
2 目前高校函授毕业生档案管理中存在的问题
2.1 高校函授毕业生档案管理技术落后
高校函授毕业生档案管理工作要被重视，并且有计划的做好检查和监督，需要技术的支持。但是目前高校函授档案管理的技术落后，管理模式仍然采用传统的纸质管理，基本设施不够先进，没有使用先进的电子管理模式进行档案管理。
2.2 高校函授毕业生档案管理意识落后
部分高校函授档案管理工作人员对函授毕业生档案管理不够重视，工作人员的档案管理意识薄弱，高校没有结合社会发展的实际情况度函授毕业生的档案管理进行教育渗透，让函授毕业生度档案管理的重视程度不够，观念意识落后。部分高校只重视教学档案的管理，忽视函授毕业生的档案管理工作，造成函授毕业生对档案管理出现怠慢的态度。
2.3 高校函授档案管理制度不到位
没有规矩不成方圆，高校函授档案管理制度的制定不到位，高校档案管理危机体现在高校毕业生函授档案管理制度没有相应的规章制度上。即便部分制定了关于高校函授毕业生档案管理制度，但是并没有进行落实，纸上谈兵罢了。高校函授毕业生档案管理制度不完善的现象非常普遍。
2.4 高校函授档案管理制度缺乏监管制度
高校毕业生函授档案管理制度上缺乏定期检查和监督制度的落实，由于函授毕业生档案的特殊性和社会的复杂性，高校函授毕业生的档案中存在造假现象，高校毕业生函授档案管理工作人员要进行定期和不定期的监督管理。
3 做好高校毕业生函授档案工作的建议
鉴于目前高校毕业生函授档案管理的现状和问题，各大高校函授点应该加强对函授档案管理相关内容，让各个单位通过高校函授档案来了解毕业生，来增加函授毕业生的就业竞争力。一是要进行函授档案管理的网络化，在高校的相关平台上可以在认可后查看不涉及隐私的档案内容。高校的档案管理部门要充分与学信网等网站做好衔接工作。将函授毕业生的档案相关信息整理起来，建立全面的个人档案信息数据库，让函授毕业生受益。二是要做好高校毕业生函授档案转交工作。高校应该严格要求函授点对韩函授毕业生的档案进行传递工作，并制定出档案管理相关制度，高校要对函授毕业生进行思想观念的更新，让函授毕业生意识到档案的重要性，并及时将档案转移到毕业生单位或者当地人才交流中心，确保档案安全存在，避免度函授毕业生的就业带来不必要的麻烦。对于就业的函授毕业生，一定要清楚工作单位的性质。如果是政府机构、国营企业、事业单位等单位有权保管档案的，放置在单位进行管理；如果是民营企业或者是个体经营是没有权利保管档案的，那么就要将档案放置在人才交流中心进行保管，函授毕业生一定要重视自己的档案。
4 高校函授毕业生毕业档案管理的思考
随着教育水平的不断提高，函授学历在社会中是不被重视的，函授档案更是无人问津。应如何改变这种现状？
首先，高校函授毕业生要提高认识，函授是被社会承认的，并没有因为学历性质而废除函授，充分说明函授是有自身的价值的，函授毕业生签订劳动合同和评职称时都需要有函授档案，我们要正确认识到这点，我们要更新传统的思想观念，认识到函授档案的重要性，并携手努力，关注函授，重视函授档案。函授毕业生对待自己的档案就要像重视自己的毕业证书一样，要爱护自己的函授档案，为日后的工作需要做好充分的准备。
