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群众文化艺术档案提供利用工作是群众文化工作领域的关键性业务，即以艺术档案资料室储藏的档案信息资源为利用者服务的一项业务工作。
首先，群众文化艺术档案提供利用工作代表着群众文化艺术档案工作的成果直接同群众文化工作发生各种服务关系，集中体现了群众文化艺术档案工作的方向和作用。因此，只有极大地提升艺术档案工作者的服务思想，充分地利用群众文化艺术档案工作对其他各项工作的服务关系，才能完整体现群众文化艺术档案的价值。从相反的角度来看，群众文化艺术档案的价值在于充分体现其利用率的高低，档案利用的频率越高，发挥档案的效能越好，同时，作为群众文化艺术档案工作联系群众文化工作的"窗口"，利用工作做得如何，是衡量艺术档案室业务水平的重要标准，是艺术档案室得以生存和发展的条件。
其次，群众文化艺术档案提供利用工作又在一定程度上体现了外界利用档案的需要。这一点主要表现在：
1.艺术档案的形成来自于各业务部门的工作中形成的资料，对这些资料的加强管理正是艺术档案部门的主要任务。而随着群众文化艺术档案提供利用工作的开展，其他业务部门必然对档案工作提出更新的要求。
2.通过艺术档案提供利用工作的实践可以获得有关档案管理的反馈信息，能够比较客观地发现其他环节工作的优劣，以便取长补短，不断提高工作水平。
3.开发艺术档案提供利用工作能与广大的利用者发生广泛的联系，扩大群众文化艺术档案工作的影响，这是对群众文化艺术档案工作最实际、最有效的宣传，能引起群文战线工作者对艺术档案工作的重视和支持。
因此，开展群众文化艺术档案提供利用工作是艺术档案管理系统输出艺术档案信息和发挥艺术档案作用的有力渠道，我们要通过提供利用这一渠道输出艺术档案信息，发挥群众文化艺术档案在群众文化工作中的重要作用，实现其各种价值。
二、丰富熟悉室藏等实际工作中的服务思想
在实际工作中，为艺术档案建立良好的物质基础，提供丰富的室藏保障，是艺术档案工作和其他业务部门工作良性循环的基础，更是工作实践中服务思想的生动体现。这需要群众文化艺术档案工作人员和各业务部门之间本着对群众文化事业认真负责的态度通力协作。经过多年工作在艺术档案管理一线的实践经验，笔者认为，做好丰富熟悉室藏工作需要做到以下几点：
1.艺术档案工作人员要有责任心，充分认识到档案室的藏量在提供利用工作中不可代替的重要性，并本着积极服务的思想，主动地与各业务部门保持密切联系，尽量地把各项活动及相关的材料收集全面，并在收集过程中主动宣传艺术档案对群众文化事业发展的参谋作用，以取得相关人员的理解与支持。
2.艺术档案工作人员要有过硬的业务能力，建立健全档案检索系统，使其成为对各业本部门有参考价值的艺术档案，以便顺利地提供利用。
3.各业务部门也应在各项业务活动中，尽可能及时、全面、完整地将本次活动中形成的资料移交给艺术档案部门，提高对移交工作重要性的认识。
4.工作人员要熟悉室藏，这是档案工作人员的基本功，也是搞好艺术档案提供利用工作的重要条件。
5.艺术档案部门和档案工作人员必须树立坚定的服务思想和良好的服务态度。
三、群众文化艺术档案资源开发中的服务思想
以往的艺术档案工作往往将重心偏向于保管，但这样的工作重心往往无法发挥艺术档案管理作为一项"服务"的作用。因此，谈到服务思想的重要性，我们就必须将艺术档案工作和"服务"充分挂钩，即有效利用艺术档案中潜在的资源，使其为群众文化艺术事业服务。下面，笔者将以两种方式为例阐述群众文化艺术档案资源的开发。
1.传统的借阅方式。这是档案提供利用的主要方式之一，也是档案工作一直以来所采用的。针对该方式，我们总结了过去的经验教训，提出采取对文书档案（馆务类）与艺术档案（业务类）分别组综合卷的方法提供利用。同时，我们也要建立健全关于借阅范围、手续及借阅者应遵守的有关保护内容的规章制度。档案员应在热心服务的基础上对归还的档案进行认真清点并对发现的问题及时采取措施妥善处理，真正实现管理和服务的一体化。
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(一)调研的内容
首先，调研本馆的主要用户群体构成及变化趋势。一般而言，一个档案馆的档案用户都具有相对的稳定性，即有一个或几个核心用户群，这些核心用户群也是档案馆的主要服务对象，满足了他们的信息需求即满足了大部分的信息需求。另一方面，档案用户的构成不是一成不变的，由于某项国家政策的出台，或是档案用户本身生存状况的变化等原因都会影响档案用户的构成。对于档案馆而言，应及时了解和跟踪档案用户的变化，预测变化趋势，并据此调整档案服务中某些不相适应的环节，将有利于开展优质高效的档案服务。[1]
其次，调研档案用户的需求特点。不同的档案用户类型有不同的需求特点，档案馆应根据不同的需求，提供有针对性的服务。目前，档案界对各类型用户需求以及对需求的调查分析已经有了一定的研究成果，[2]档案馆可以借鉴这些研究成果并与自身的核心用户群“对号入座”，提供相应的服务。但做到这些还不够，在网络迅猛发展的今天，人们对信息要求更高、方式也日新月异，档案馆如果不与时俱进、突出自己的优势，就很难被选择。
再次，调研档案用户的心理特征。档案利用行为是档案用户内在心理和外部环境共同作用的结果，因此档案馆研究分析档案用户的利用心理，将对档案工作起到积极的作用。比如档案用户在利用过程中存在维护自我形象的心理，档案工作人员就要随时观察、研究不同用户的特点，有针对性地采取适当服务态度和服务方式。
(二)调研的方式
调研的方式有馆内、馆外两种。馆内调研主要是做好登记记录，也就是要利用好档案登记表，这就要求档案登记表要足够详细。不仅包括查档人的姓名、单位、档案名称等基本项目，还要增加查档人的具体联系方式、查档原因以及用后效果等项目，同时保证填写做到认真负责。
馆外调研绝不可少。在实际中，有不少人存在档案需求，却由于种种原因没有来馆查询，也没有通过其他方式利用档案。对于这一部分人，我们称之为档案的潜在用户。馆外调研的主要目的就是挖掘潜在用户，通过定期的问卷、访谈等调研方式可以帮助档案馆掌握社会中的潜在档案需求，然后据此有目的的推出档案信息，从而使潜在用户向现实用户转化。调研的结果用于建立用户联系表或数据库，这些联系人可作为档案馆推出自我服务的主要对象。
二、档案服务工作的改进
用户调研不是目的，档案馆真正要做的是根据调研结果，有针对性地调整服务工作中不适合的环节。
(一)档案资源的整合方面
在档案资源的整合上，首先要在原有馆藏的基础上，加强对已开放档案的集成化管理和开发。这里所说的“档案集成化管理和开发”是指将联系紧密或档案用户普遍需求的档案以某种方式归纳、整合和组合，以整体的形式集中展现，并在必要的情况下对这些档案信息进行深层次的编研和开发。这是因为现代档案用户对档案的需求不再局限于档案原件，而对经过编研、序化和深加工的档案信息显得更有兴趣。[3]比如，对于政府信息、城市记忆和百姓证明等共享性的档案信息资源就要进行有序的整合，实行集成化的管理。其次要建立馆际互借系统。对于特定的档案馆而言，收集的范围有限，收集到的档案也不可能面面俱到。与其他的档案馆建立馆际互借系统，能够拓宽档案馆的服务范围，也为用户提供了便利条件。当然，对于用户广泛需求而本馆又欠缺的档案，在今后的收集过程中，要加强对相应档案的收集。再次要突出特色，发挥自身优势。档案馆在长期收集档案过程中，一定在某一方面有自己突出的优势。其实，一般的地方档案馆也都汇集着反映当地一定背景下特定事物兴衰变迁的一些特色档案。这些都应该成为档案馆吸引用户的“招牌”，档案馆应积极发挥这些特色优势使自身得到增值。
(二)档案资源的配套服务方面
在配套服务上，首先要提供多样化的查询和利用方式，在以馆内查询为主体的情况下，开通网络利用服务，提供代查、邮寄、传真等服务，甚至在用户不方便的情况下主动送档上门。其次要提供多样化的检索系统，并尽量简化检索方式。当前全国各级档案馆的检索方式都存在过于专业化、多样化欠缺等问题，这些都难以满足现代人查找信息的心理，因此，档案馆开发出一种适合于普通民众的简易化检索系统显得很有必要。再次要营造一个干净、舒适、方便地利用环境。最后要提供细心、耐心以及专业化的咨询服务，加强对用户引导，努力消除在档案利用过程中的障碍。
三、档案信息的宣传与“推送”
李扬新认为：“档案利用者需求分为客观需求、认识需求、表达需求三个层次。最佳的状态是三者完全一致，而实际上这只是一种无法达到的完美极致。”[4]因此，档案馆不该仅仅坐等档案用户上门查档，还应采取积极的措施“刺激”人们这种潜在的利用需求，使上面所说的三种需求尽可能地达到统一，即客观需求能够被认识并表达。而满足这个目标的重要条件就是档案馆要对馆藏档案进行积极的宣传甚至直接推送给用户。
宣传是档案开放的窗户，档案馆不必拘泥于形式，可利用多种媒介向公众宣传已开放的档案或目录，尤其要重点宣传根据调研的用户需求整合出来的目录，也可以举办档案展览等。为了贴近人们生活，档案馆可以积极配合重要纪念日、重大历史事件和活动等，利用档案信息资源广泛开展教育。[5]或者，将各种档案的内容进行提取，并利用计算机技术开发出一种类似于知识寻宝的小游戏，这样，公众在娱乐 之中就学到了知识，档案馆也达到了传播档案信息的目的。
信息推送是一种信息管理技术，是通过一定的技术标准或协议，在互联网上通过定期传送用户需要的信息来减少信息过载的一项技术。推送技术根据用户的兴趣来搜索、过滤信息，并将其定期推给用户，帮助用户高效率地发掘有价值的信息。档案馆可以借鉴推送技术及时将用户可能感兴趣的档案信息传送给用户。不过，在当前情况下，由于我国档案的数字化程度还不高，不能完全依赖互联网。这就要求档案馆一方面加紧推进档案的数字化，另一方面积极探索多样化的方式将档案信息推送给用户。比如利用第一环节建立起的用户联系表，采用邮件或短信的方式将用户可能感兴趣的信息发给用户，从而让用户及时了解并利用档案。
四、档案利用后的信息反馈
档案利用后的信息反馈是档案馆提高和改善服务、提高档案利用效果的保障。具体而言，包含以下几个方面。
反馈信息的收集。收集内容主要包括两方面：一是档案用户对档案馆提供的各项服务的评价。如档案工作人员的态度如何，规章制度是否合理恰当以及提供的检索工具是否方便易用等方面。二是档案用户利用档案信息的效果评价，如是否解决了实际问题，是否产生了经济效益和社会效益等。[6]收集的方式可通过建立档案利用效果登记簿主要了解用户利用时对各项服务的要求、评价和建议；利用档案用户联系表定期调查利用后的效果；也可以建立利用信箱制度随时接收档案用户的反馈。反馈信息的收集要尽量做到准确全面，争取收集到每一个档案用户的反馈意见。
反馈信息的整理和分析。在实际的工作中，档案用户反馈回来的信息数量是庞大的，而且涉及的问题种类繁多。因此，档案部门要对这些信息进行分门别类的整理、去粗取精获得有用的反馈信息。然后对这些信息进行统计、分析和归纳，最终得到反映各方面问题的总结性的结论。
反馈信息的应用。对于用户反馈回来的具有普遍性的问题，档案馆要真正落到档案服务的各个环节，并加以改进和提高以满足用户的要求。对于那些取得较大现实效用的档案实例加以汇编，从而为今后的档案宣传工作服务。而对于那些没有达到现实效用的档案利用行为，要积极找出原因，进行补救。
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作为企事业单位的基本信息架构和基本的信息记录反映，档案记录与管理对于企事业单位的发展及对往经验的总结有着重要的影响，集成化的信息档案数据不仅是人员及事件的实时数据库更是基本的数据测恒保值的重要指标，可以集中反映人员及事件的发展动态及社会群体组织的静态平衡，不仅有着现实的数据指导意义更有着数据保值，现实数据恒定的单位值衡量的意义，由此可见，做好基本的档案信息归类和基本的数据档案分析，对于促进社会组织的现实指导思想有着极大的价值。相对来看，来源于现实数据的实时记录不仅是社会群体组织衡量自身发展潜力的重要指标，更是国家对于社会群体组织进行基本数据管理的有力参考，通过实时的档案数据记录，可以对历史进行经验总结，对于现在发展趋势进行有效的数据分析，对于未来的发展战略进行有效规划，从而促进企事业单位能够保持恒定发展速度和稳定的增长规模。
2 基本档案信息规划操作体系的建立
在档案信息领域发展中，系统的目标是多元化发展步骤的集中表现，同时，目标立足于层次化，具体化是保证针对不同形式下模式组成进行因条件进行目标调整的基本前提。目标的制定是整体系统发展过程的向性规划，对整体任务安排有着引导功能，其具体的定位设计决定着全方位的规划能否顺利实施。针对系统发展模式转变受传统制度制约这种状况， 完善目标的转变，具体可以采取以下方法：1.要把目标与规划工作进行统一，以便更好地对进度进行控制和管理，而且要深入了档案信息状态及发展态势，制定出实际需要的方案，进行实践性操作从而提高对系统目的具体性认识，做出相应的规划安排。2.在相应的进度安排下，运用目标选择对系统进行优化，同时保持其进度不变的情况下继续深入系统实践。并且在设计方案时，需要不断地根据进度进行安排，并且根据实际情况进行合理变更。3.由于发展趋势的不断变化，在具体发展过程中还要把握好整体效果，顾及好现状，协调多方面积极因素进行配合，实现对过程的整体把握，有利于对进度的更好掌控。同时；建立“规划性”档案信息管理模式，那么在现实数据反馈下下计算机与智能化导向命令要进行充分的互动，计算机居于命令传授的引导位置以准确的指令向智能化操控模式发出命令，使信息计算机的系统思维由被动形态的接受转变成主动状态下灌输，从而提高系统的运营效率。首先，在系统运行过程中要摒弃传统的操作思路，以精确的系统语言为引导，提高系统的智能转化，从而保证数据综合分析的准确无误。
3 档案管理服务模式的创新
服务工作是推动社会向前发展的动力，社会群体之间、社会物体之间、人与人之间都是通过服务为彼此联系的纽带，维系着彼此的存在与发展，是维持社会机能正常运转的重要前提。档案管理科室及档案管理机构，是历史数据查询的重要地方，同时也是相对社会领域的历史信息汇总记录的地方，对于社会信息文化的传承有着重要的作用。它的基本职能是直接或者间接的满足受众者对于历史信息的需要。体现于档案管理的各项工作的出发点和归宿点都立足于服务。要想充分的搞好档案信息的服务的工作就需要有着高素质的人员来担任管理员，只有高素质的人员进行管理工作才能创新信息服务模式。在档案信息服务结构管理方面，系统管理体系的建设应该以人员为责任主体进行逻辑链条的结构的经营模式链接，人员起着管理发展的直接性引导作用。在实际档案服务主体规范性分析，还需要对信息管理的职能进行从不同角度的细致划分。首先，从现实需要的角度出发，管理的客体包括档案信息管理与组织管理，由管理搭配的各个方面协调配合产生的，当各类的服务模式与到其中的时候，就需要对它们进行优化管理分析，这样才能保证管理机能的有效运行。
4 档案信息管理的数据创新化需要
在社会知识文化竞争日益激烈的今天，对于大型的档案管理中心来说，档案是技术竞争的核心，档案管理是知识效益竞争力的标准。在档案管理的过程中，数据化技术体系的优化管理已经不再局限于档案阅读控制的范畴之中而是人们获得历史数据的战略竞争力的核心。档案的数据化管理以技术和信息的基本化管理为数字化驱动的背景，对常态化数据的运作和绩效评估进行详细的记录，在记录数据的核心前提下，建立数字化管理的体系，将所有的档案类目的项目分化瓦解到相应的管理环节和知识普及之中去，大大提高了档案创新化服务的速度。同时，系统与其他的技术应用模块进行优化搭配，形成垂直管理的计算数据库，提高数据的集成运用性，对各个种类的档案信息进行协调化的搭配管理，形成独具项目个性的管理模式，对提高服务模式的科学性、正确性，提升档案管理中的创新服务的核心竞争力有着积极作用。
5 档案管理的特色化发展趋势
档案管理工作的创新服务模式改变的时候，也要在创新服务的综合带动下，改变自身发展的方向，树立特色服务发展的目标，建立特色服务体系，综合影响和服务因素，带动特色趋势的发展。其特色趋势发展的方向包含三个带动点，首先要综合开发本单位的特色信息服务，建立特色信息服务体系，在发展改革的过程中树立创新的特色发展模式，确立特色信息发展的引导地位。要努力建设自身的特色信息服务的体系，构建自己独特的信息服务风格，占据信息人才独特培养的培养的地位，形成特色产业服务。在服务项目的选择和信息价值定位的过程中，要统筹全局的发展思路，转变工作方式，进行多种形式的信息服务经营，运用科学技术手段优化管理档案系统信息，形成自己鲜明的产业特色和档案服务的风格。要规范信息健康发展，减少发展的阻力因素，推动体制的深化改革。要积极发展行业的创新业务，将新的手段技术与服务相结合。但是创新的此举，预示着未来发展的中心和活动行为需要选择，具有很大的不稳定性和未知性，因此要创新产品，一直要做好全面的准备。要对各个相关方面进行深入系统的调查研究和科学客观的预测分析，不可单纯靠人为，从长久发展着手权衡利弊，分析信息的优缺点对于信息来说得多还是失多。在一定的创新规划性指导的情况下，对内容进行一定的量化分析，从而进行特色体系创新机制的建立。
6 结语
新常态下的档案管理模式的创新需要结合于各方面的资源和积极办法进行根本的管理性变革，同时在满足于信息集中化需要的前提下，做好档案服务工作的特色化创新和新特色档案信息服务模式的打造，努力的促进档案管理技术的进步和管理效率的提升。
参考文献
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2 严守纪律，培养良好职业道德
档案工作者的职业道德是根据社会道德结合档案专业特点，对档案工作者提出的日常行为准则和道德规范，它是职业道德在档案领域中的具体体现。
2.1 遵纪守法，严守秘密
档案工作是一项不同于其它行业的服务性工作，是按规定和一定程序为单位为社会提供档案服务，有些档案记录着国家的、单位的、商业的科研的一些机密，保密工作成了我们档案工作人员必须遵守的一项重要课题。因此，档案工作者必须具有严格的保密观念和良好的保密习惯，以确保档案政治上的安全。正确处理好开放利用与保密的关系，在确保安全的情况下充分开发利用。
2.2 淡泊名利，热心服务
档案工作的职业特点和工作手段决定了它本身是一项服务性很强的工作。其出发点和最终目的，就是为工农业生产、科研和精神文明建设服务，为各项社会工作提供一定的条件。档案工作不同于其它的服务性工作，只能通过服务对象进一步创造服务，这就决定了服务效果是间接的和潜在的，没有直观的经济效益。这些就要求档案工作者必须摒弃名利思想，甘做无名英雄，全方位提供服务，这是档案工作者最基本的职业要求。
2.3 态度严谨，作风扎实
档案工作是一项科学性、服务性和技术性较强的工作，更是一项复杂、细微、烦琐的工作。严谨细致踏实的工作作风，是优质服务的前提条件。这种工作作风，体现在档案整理、管理、利用的各个环节，任何一点差误都会给其它档案管理环节和利用者带来许多困难，甚至造成难以查阅以至人力物力的浪费。
3 潜心学习，努力提高专业素质
3.1 认真学习，熟练掌握档案专业知识
档案工作者必须系统地学习、掌握档案专业知识。档案业务理论来源于档案工作的实践，反过来档案工作的实践又迫切需要档案专业知识的指导。作为一名档案工作者，要解决档案事业发展过程中出现的新情况、新问题，不但需要一定的科学知识，而且需要较好的专业理论水平。只有这样才能将工作中的新现象、新经验提到理论的高度来认识，从而在实践中不断总结、补充、发展、完善专业理论。
3.2 与时俱进，主动掌握现代化档案管理技术
随着档案门类日益增多和科学技术管理手段在档案工作中的应用，档案管理方面的科学化，现代化设备也迅速增加，尤其是近几年兴起的电子文件归档与管理这一新课题，这就必然要求档案工作者要熟悉和掌握现代技术知识。只有这样，具体工作才能得心应手。
3.3 广采博取，努力学习科技档案相关知识
档案工作和其它专业工作一样，都不是孤立的，除了要求要掌握档案专业知识之外，还必须对于一些基础和相关知识有足够的了解。作为科技档案工作者，要认真学习并掌握一定的农业科研知识，只有对农业科研规律、农业科研项目等有一定的了解，才能对农业科研档案的收集整理、管理和使用做到有的放矢、准确
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一、提高对文秘工作重要性的认识
文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性，主要有以下几方面：
一是文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者，为保证顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等；需要及时抓住市场信息，如客户来电话咨询工程项目的设计或客户前来咨询工民建或城市规划设计等相关问题，及时与领导、工作人员联系或直接给予解答；需要做出积极的反应，抓住商机，为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅工作。
二是文秘工作的综合性。文秘工作大多很被动，很少能按照自己的意图安排工作，常常是来了电话处理电话事务或收发传真，有了文件取送处理文件，来了客户接待客户。协调上下级事务，这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋，想办法，凡事超前储备经验，进行预测，有多种准备和处理方案，就有望把被动变为主动了。
三是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性，服务性是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点
二、加强档案管理势在必行
文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。
首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对垦区的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。
其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。
三、文档工作要更好地为经济建设服务
文秘部门要加强档案管理，更好地为经济建设服务，应从以下几个方面入手：
一要建立健全档案管理机构的职能建设，明确分管部门，为档案管理提供有力的组织保障，并着力开展档案管理标准、规范的研究制定工作，保证为领导决策提供信息的方向性和准确性。
二要加快档案信息化建设步伐，提高档案工作现代化水平，努力做好档案“三网”（局域网、党政网、互联网）“一库”（数据库）建设，保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性。
三要及时做好电子归档及规范管理工作。主动介入本单位办公自动化、电子政务建设，通过技术支持与制度建设，建立完善的电子文件归档机制，加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理，从而保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。转贴
四要建立健全档案管理的保障制度。如档案信息的专报专题研究制度，编辑、指导、筛选、送审以及追踪反馈制度等。
五要严把工程档案归档质量关。这是做好竣工档案管理的关键。高质量的工程档案来源于领导的重视，来源于工作人员的群体意识，来源于工作程序的合理和管理制度的健全。在领导重视的良好基础上，档案员参加工程竣工验收，参加科研成果鉴定，参加新设备购进开箱是“三参加”的重要内容，也是加强重点工程档案管理的关键。因为要做好重点工程档案管理，首要的任务就是明确质量标准，把住重点工程竣工档案的归档质量。黑龙江省农垦建筑设计院建筑设计具备国家甲级资质、城市规划具备省乙级资质、公路行业具备省丙级资质。该院领导十分重视设计工程竣工档案归档工作，每项工程从初设到竣工验收都层层严格把关。
其主要内容是按合同要求，在合同任务书、地质报告、设计方案、报批图、施工图、效果图、质检、档案、设计资质等方面，要求建筑设计师、结构设计师、水暖电气设计师、城市规划设计师都必须肩负起责任。
四、结束语
作为一名文档工作人员必须严把设计竣工档案的归档质量，归档的设计竣工档案必须达到完整、准确、系统的要求。完整的标志就是指按照要求，将形成的各种形式、种类载体、各种内容的归档资料从建设项目的提出、立项审批、勘察设计、到竣工验收全过程形成的应归档的文件都要收集齐全；准确的标志是指档案的内容需真实地反映工程竣工时的实际情况和建设过程，归档的竣工资料与实物一致，图物相符，账图相符，技术数据可靠，签字手续完备，施工中的设计变更按有关规定进行个性补充或重新绘制，不允许有任何差错;系统的标志是指文件材料的整理要遵循其自然形成规律和成套性的特点，保持文件材料之间的有机联系，进行科学分类和系统排列以便于保管和利用。只有这样，才能保证为领导和部门有效的服务，更好地优化档案管理，做好文秘工作。
参考文献：
[1]徐艳.试论档案工作创新[J].赤峰学院学报，2005，(02).
[2]高德武，周爱东，李文.档案工作创新思路[J].科学与管理，2005，(02).
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1.1 农垦档案管理工作的内容。农垦档案管理工作的内容包括三方面：第一，收集地区农垦发展工作的相关资料，如地区农作物种类变更和发展资料、农垦产值资料、农垦过程中遇到的自然灾害资料、农垦面积增长资料和相关农垦行业的建设资料等，这些资料为地区历史回顾提供基础；第二，将收集来的资料进行分门别类的整理和存档，并在日常工作中对档案进行安全维护和保养；第三，提供档案服务，即对档案借阅者提供相关的档案，在农垦和农业经济发展规划中给出基于档案材料的建议和帮助。
1.2 提升农垦档案管理水平的必要性。农垦档案管理能够使相关负责部门对当地农业发展情况进行系统的、全面的了解，并能够为当地农民和农垦相关企业的建立提供便利，因此，提升农垦档案管理的水平，也就是提升政府对地区农业的全局性掌控水平、提高与农垦相关的各行业的科学、合理发展的可能性，由此可见，提升农垦档案管理水平是相当必要的。
2、目前农垦档案管理工作中存在的问题
2.1 档案管理服务性低
农垦档案对现实的农垦发展工作起到指导和借鉴作用，使档案发挥“存史鉴今”的功能。但目前农垦发展存在很多问题，如废旧农机的过度使用、农垦科学性差、农垦产业行业过于密集等，这些问题的产生与农垦档案管理未能发挥其“借鉴性”的服务作用相关，档案管理服务性低，是目前档案管理水平落后的表现形式之一。
2.2 档案管理方式落后。目前农垦档案资料多为纸质，在一个农业大市找到十几年前的农垦档案资料十分困难；并且，纸质资料保存要求严格，农垦资料多有损伤、很容易遗失；另外，纸质资料搬运费时费力，给档案管理工作人员的日常工作造成负担，这是由档案管理方式落后造成的。
2.3 档案管理内容范围狭窄。农垦档案管理要想发挥其对农业发展的指鉴性作用，就必须提供较为丰富的、详尽的资料。但目前农垦档案资料大多数还都是关于农业土地开垦、农垦企业建立审批的公文性资料，这些资料细节性不强、可利用性低，使档案管理工作的实际效用大大降低。
3、提升档案管理水平的措施
3.1 普及档案管理知识。农垦档案的服务性较低的主要原因是档案利用率不高造成的，而档案利用率不高则是由于档案管理工作人员和农垦档案使用者对农业档案的使用价值忽视导致的。很少有档案管理工作者将“发挥农垦档案对农业的发展的指导、借鉴作用”作为工作目的的一部分，而农垦工作者如普通农民、农垦行业企业家等也很少重视到农垦档案对农垦工作的重要作用，因此，普及档案管理知识是必要的。对于档案管理工作人员来说，应该强化自身的档案编制、更改等一系列管理工作的水平，从而确保档案编制的科学性，而这也能够确保对其使用的便捷性。另外，档案馆也应该对可能使用到农垦档案的人员进行档案知识普及，例如开设讲座、编制档案使用手册或引发宣传单等，鼓励农业从业人员对农垦档案进行调用和使用，以使农垦档案能够为农业工作的发展提供帮助和建议。
3.2 建立档案管理工作规范。档案管理工作服务性低的另一个原因与档案管理工作的规范性差有关系，工作规则和标准对任何一项工作来说都是必不可少的，因此，有必要对档案管理工作标准化规范化水平进行调整。建立档案管理工作规范一方面可以提高工作人员的工作积极性和工作责任感，另一方面对档案管理工作的发展也有着积极的促进作用。而且，标准化和规范化应该体现在档案管理工作的每一个环节中，在档案管理过程中尤其应该如此，如档案的保存方式、档案信息的流转程序等，都要进行统一规定，避免出现由于不统一标准所带来的工作时间和精力的浪费。
3.3 增加档案管理资金投入。农垦档案管理方式落后主要是由于档案管理设备落后导致的，这与农垦档案管理部门领导对档案管理工作重视程度不足有关。要使农垦档案管理走上先进档案管理道路上来，真正为农业行业提供资料查询和借鉴上的方便，就需要有关领导对这部分工作提高认识，增加对档案管理的资金投入，制定档案管理信息化的战略，并真正实施，设立专门的监督部门对信息化过程进行全程掌控。购置档案管理信息化所需要相应的软、硬件设施，如最基本的办公室常用设备，打印机、扫描仪、电脑和相应的资料收集、管理软件都要配齐。档案管理部门必须及时了解工作需要哪些设备，并做好相应的预算，将预算及时、合理上报，为档案管理工作进入科技化、信息化提供便利，争取更有利的工作条件。
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（一）热心服务，不为名利，甘为人梯
档案工作的任务、工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性、条件性很强的工作。而档案工作与其他服务性工作的不同在于它不能通过服务对象直接产生效益，而是通过服务对象利用档案所取得的社会效益和经济效益来体现。不为名利、勤奋工作、积极主动、热情周到地为利用者提供优质的服务，是档案工作者职业道德素质的最基本要求。
（二）要有与新时期主旋律相合拍的政治头脑
档案工作者应该是政治头脑非常清醒的群体，应该在正确的政治方向、政治立场、政治观点、政治纪律、政治敏锐性、政治鉴别力的指引下进行。
（三）档案职业道德意识。档案工作者必须要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守，维护党和国家档案的历史真实面貌，不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征；
（四）遵纪守法，严守党和国家秘密
由于档案工作不同于其他服务性工作，档案工作者对于利用者不能“来者不拒，有求必应”，必须克服主观随意性。按照法律和工作纪律的要求正确处理保密与利用的关系。当前我国对外交流与合作都在日益扩大，外事活动不断增加，这给国外敌对势力窃取我国的高科技技术提供了可乘之机。档案工作者必须具有严格的保密观念和良好的保密习惯，在不违背保密原则的前提下充分开发利用档案信息资源，确保档案在政治上的安全。
（五）档案信息传播需要档案工作者增强其对信息性的认识程度，提高鉴别水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。
（六）档案工作者要开发档案信息并主动与市场经济接轨，参与市场经济活动，为市场服务。
（七）档案信息传播要求档案工作者努力学习现代化设备的应用技术，促进档案工作的发展跟上时代节拍。
（八）档案信息传播要求档案工作者在履行服务职能时要有强烈的依法办事意识，按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用，正当参与市场竞争。
二、要有与新时期档案事业相适应的知识层面
（一）档案专业知识
档案工作者要了解和掌握档案专业知识，要熟悉档案的内容。掌握档案内容所涉及的知识；档案工作者还必须系统地学习和掌握档案学知识，具有较全面扎实的实践技能。
（二）必须始终坚持科学文化知识学习
1、掌握文史知识。语言文字与档案管理和服务是不可分割的，具有较强的语言表达能力，对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史，才能了解档案产生的历史背景和作用，更好地熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要，因为档案工作的各个环节。如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的，若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。
2、掌握相关学科知识。现代档案学与相关学科的渗透日益加强，档案工作者应有重点地学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学，还应具有一定的经贸、法律知识。
3、掌握现代化管理知识。随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用，要求档案工作者必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识，才能适应档案工作发展的需要。
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学校的一项重要管理工作就是档案管理，档案管理工作是一项基础工作，关系到学校的整体管理效率。对档案分类归纳和保管，体现了一个学校的整体管理水平。学校是一个教学机构，需要保管的档案种类很多，具体为：一、一般类管理档案，包括办学条件档案、学校管理档案、教育教学档案、学生档案。二、教师业务档案，三、基础建设档案，四、会计档案，五、特殊载体档案，包括实物档案、照片档案、多媒体档案等。由于种类多项目杂，对档案管理的要求就会提高。那么如何有效提高学校档案管理质量，就成为了每个学校档案管理者面对的课题。由于学校档案的特殊性和重要性，学校档案管理要引起学校领导足够的重视。学校领导对档案管理的重视程度和投入程度，直接决定了学校档案管理的质量。学校档案包含学生、教师和学校本身的大量有价值的信息，保管好档案对学校来讲是十分必要的。因此，提高学校档案管理质量具有重要的现实意义。学校档案管理所搜集整理的档案都是关系学生的基本信息、教学工作记录、教育教学经验和日常工作记录，对归纳学校教学成果和掌握教学规律、开展教学科研工作都具有促进作用。
但仅仅对档案管理重视还是不够的，还需要在档案管理上采取多种措施，多渠道多层面开阔思路，引进先进的管理经验，强化学校档案管理，使学校档案管理质量和水平有一个整体的提高，更好的为学校管理服务。下面结合我多年的学校档案管理工作的经验，对如何提高学校档案管理质量提一点我自己的看法。
二、提高学校档案管理质量的具体措施
学校档案管理工作是为了搜集学校日常管理的原始资料，记录学校的发展历史，记录教师的教育教学成果，为学校今后的发展提供资料支持和帮助。学校应该认识到档案的价值，并学会合理的利用档案，开发档案资源，使档案为学校的管理工作服好务。所以，学校档案管理工作质量急需提升。结合我多年的学校档案管理工作经验，我觉得要想提高学校档案管理质量，要从以下两个方面入手：
1、体现出学校档案管理的服务性，创新档案服务理念
学校档案管理工作搜集汇总了学校发展历史的资料，是学校各种信息的一个集合。现阶段，不但要发挥档案管理的信息平台作用，还要让档案为我们服务。
（1）让学校档案管理为学校领导提供决策依据
学校的档案信息汇集了学校每个发展阶段的不同材料，包括国家政策、上级精神、学生信息和教学科研成果等，所有这些第一手的材料，都给学校未来发展提供了方向，使学校领导可以从过去的管理方法中汲取养分，搞好当今的学校管理工作。所以，要体现出学校档案管理的服务性质，利用好学校档案，为学校发展服务，为学校领导决策提供依据。
（2）让学校档案管理为学校教学科研工作提供理论支持
学校的档案记录了学校各个阶段的教学成绩和教学科研成果，是一个公用的教学科研信息库。那么要想搞好教学科研工作，就要利用好学校档案，从学校档案中提取所需的教学科研成果信息，进行合理转化并应用在当今的教学实践中。所以，学校档案管理要做好信息共享工作，使广大教师能够从档案中获取足够的教育教学知识，从而推动教研工作有序进行。学校档案管理也要转变管理方式，变被动查找为主动提供，为学校的教学科研工作提供理论支持。
（3）让学校档案管理为资料查询工作提供支持和服务
学校档案收录了学校、学生和老师基础资料、个人信息和教育教学信息，这些信息都是常用信息，有些时候在学校管理和老师工作及学生学习中，需要查询这些信息。例如学校基础设施建设资料、教师的履历、教师业务素质考核、学生学籍和毕业生报考及录取信息等。因此，学校档案管理应该方便老师、学生及家长对这些信息的查询，要为资料查询工作提供支持和服务。
学校档案管理现阶段应该从被动管理向主动服务转变，多层次多角度创新管理方式，树立服务理念，用优质的服务为学校管理工作作出贡献。学校档案管理的服务性要根据服务对象和服务内容的不同进行延伸，总之把握一个原则，就是要让学校教师员工利用好档案，发挥档案的服务优势，让档案服务变得更有针对性、更有实效性。
2、开阔档案管理思路，提升档案管理人员素质
（1）创新档案管理思想
由于档案的特殊性，在相当长的时间内，档案都给人以神秘的感觉，让大家觉得档案是高深莫测的，是不能轻易触碰的。这种神秘感给人们带来了畏惧心理，使人们不会也不敢有效使用档案。使得档案管理工作只进行了保存，却忽视了档案的服务性，没有对档案进行充分的利用。其实这是一种误区。人们的畏惧心里源于不清楚档案的分类，将普通档案也视为机密档案，认为利用档案会泄漏机密。而实际上，档案中蕴藏的知识量是相当丰富的。只要人们好好加以利用，定会对工作产生积极作用。正是源于这种误区，所以学校档案管理要创新档案管理思想，变保存为有效利用，使档案管理适应目前教育形势的发展，有效开发档案的服务性，让学校档案为学校建设和发展提供支持和服务，让普通师生都能学会运用档案，让学校档案管理从观念上进行一个创新。
（2）转变学校档案管理模式
因为学校档案具有服务性，所以在运用档案服务的时候，就要转变学校档案管理模式，建立起完整的档案使用制度，规范档案的收集、整理、归档和使用等程序，对档案管理实行科学化管理，保证使用程序的规范化和制度化。学校档案管理应采取先进的多媒体管理手段，将电子计算机技术和现代传媒有效融入学校档案管理中来，提升学校档案管理水平。在学校档案管理中，加大学校信息化建设力度，将传统的文本信息转化成电子文本，节省了档案的保管空间和保管难度。建立电子文本后，可以配套建设电子档案查询系统，实现真正意义上的档案查询，减轻档案管理的难度。由于学校部门多，各部门的信息量很大，教师的教学科研资料都很重要，都需要及时进行归档，基于这种形势，就要对学校的各类信息，转变过去的管理模式，由等待存档变成主动搜集信息，并对信息进行分类整理，使之达到存档要求，简而言之就是变被动为主动，实现档案管理模式的转变。
（3）提高档案管理人员素质
档案管理工作归根到底是由人来进行管理和控制的，所以人是第一要素。档案管理工作的好坏，主要在于档案管理人员的素质高低。学校的档案与其他单位的档案不同，必须具备实用性和服务性，必须为广大师生提供可靠的服务，所以，学校档案管理人员必须具备很强的责任心和专业素质。提高档案管理人员的素质可以从以下两个当面入手：一是职业道德素质，二是专业技能素质。档案管理人员的职业道德素质可以通过学校的思想政治教育来实现，通过对档案管理人员的培训和教育，使其认识到档案管理的重要性，能主动提升自己的职业道德素质。档案人员的专业技能素质，就要依靠专业的档案管理培训了。要定期对档案管理人员进行拓展训练和专业技能培训，使其具有较强的业务素质，能够独立完成档案管理工作，真正做到将档案管理事业当作自己一生的事业来做。此外，还要在学校建立起档案管理和查询网络，提高档案管理的科技含量，减轻档案管理人员的劳动强度，通过使用计算机和网络技术，提升档案管理品质，实现学校档案管理的计算机化和网络化，更好的为学校管理和教学科研服务。
（4）增加学校档案搜集和整理信息的功能
原有的学校档案管理工作只是被动式的等待将需要存档的资料进行归档处理，现阶段的学校档案管理工作，由于要突出其服务性，就要增加档案的搜集信息和整理信息的功能。学校档案管理人员要根据学校整体形势和教学动态，主动搜集各方面信息，并对信息进行归纳整理，将信息纳入到档案管理系统中来，更好的实现学校档案管理的服务功能，为广大师生服好务。
（5）对学校档案管理工作作出合理规划
学校档案管理工作是一项基础而繁杂的工作，涉及的信息面广，搜集和整理信息的工作量很大。想要为广大师生提供有效且实用的信息，并提高学校档案管理的服务性，就要对学校档案管理工作作出合理的规划。规划要包括：重点整理哪些实用信息、需要建立和完善哪些档案管理制度、需要学校制定哪些具体政策来保障档案管理等等。所以，要想搞好学校档案管理工作，就要提前谋划，具有一定的前瞻性，从制度上使档案管理的服务渠道畅通，使广大师生能够多渠道、全方位的利用学校的档案资源，搞好教研和学习。
三、总结
学校的档案管理工作之所以重要，是因为这是一项基础工作，最能体现学校的信息管理水平。学校档案管理工作的质量，也能反映出一个学校的整体管理效率。一个学校的档案管理井井有条，也就反映出了学校管理水平很上档次。此外，通过上面的分析我们可以知道，学校档案不但是学校管理效率的综合体现，还具有很强的服务性，能够为广大师生提供可靠的信息查询，为学校领导制定决策提供依据。所以，学校档案管理工作意义重大。由于学校信息种类多项目杂，对档案管理的要求就会提高。如何有效提高学校档案管理质量，成了每个学校档案管理者面对的课题。通过上面的分析我们可以知道，要想提高学校档案管理的质量，就要从两大方面入手，一是体现出学校档案管理的服务性，创新档案服务理念，二是开阔档案管理思路，提升档案管理人员素质。只有做到了这些，才能够有效提高学校档案管理质量，才能发挥学校档案管理的作用。
本文结合了我多年的学校档案管理工作经验，对如何提高学校档案管理质量提出了具体改进措施。希望对广大学校档案工作者提供有益的帮助。
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一、要有与新时期主旋律相合拍的政治头脑
档案工作者应该是政治头脑非常清醒的群体。其一举一动都应该在正确的政治方向、政治立场、政治观点、政治纪律、政治敏锐性、政治鉴别力的指引下进行。否则，就会坠入“盲人骑瞎马”的危险境地，使档案工作误入歧途。怎样才能保持清醒的政治头脑呢？笔者认为必须与新时期主旋律相合拍。
二、要有与档案事业相适应的知识层面
（一）档案专业知识
档案工作者必须系统地学习和掌握档案学知识，具有较全面扎实的实践技能。档案学理论来源于档案工作实践，档案工作实践又迫切需要档案学理论的指导。档案工作者要了解和掌握档案专业知识，一方面，档案是一种知识载体，档案工作者要发挥档案的社会效益，就要熟悉档案的内容，掌握档案内容所涉及的知识。另一方面，档案工作者在对档案进行收集、整理、保管、编研、提供利用中要始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各种科学的研究活动。档案工作者只有熟悉和掌握档案专业理论知识，并具有一定的广度和深度，这样在实际工作中才能发现新情况、解决新问题。
（二）相关科学文化知识
1.掌握文史知识。语言文字与档案管理和服务是不可分割的，具有较强的语言表达能力，对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史，才能了解档案产生的历史背景和作用，更好地熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要，因为档案工作的各个环节，如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的，若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。
2.掌握相关学科知识。现代档案学与相关学科的渗透日益加强，档案工作者应有重点地学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学，还应具有一定的经贸、法律知识。
3.掌握现代化管理知识。随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用，要求档案工作者必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识，才能适应档案工作发展的需要。
三、要有档案工作需要的职业道德
（一）热心服务，不为名利，甘为人梯
档案工作的任务、工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性、条件性很强的工作。而档案工作与其他服务性工作的不同在于它不能通过服务对象直接产生效益，而是通过服务对象利用档案所取得的社会效益和经济效益来体现。不为名利、勤奋工作、积极主动、热情周到地为利用者提供优质的服务，是档案工作者职业道德素质的最基本要求。
（二）尊重档案，尊重历史
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从档案管理工作的角度看，其属于一项专业化程度较高的管理业务，档案管理并不仅仅是对现成资源的保存和管理，而且还需要采用一些有效的手段和方法对资源进行整理和归类，这样才能满足不同群体对档案资料的需求。换个角度讲，企事业单位的档案是这些部门某些工作的历史资料，也是管理的重要组成部分之一，如机关档案室内保存的档案是机关开展各种职能活动的历史记录，这些记录是机关开展日常工作时需要经常参考的内容，可见档案对于机关而言具有非常重要的作用。
（二）档案管理工作具有较强的服务性
档案部门对档案资料进行有效地保管是为了满足经济社会各个部门对档案利用的需要，这充分体现出了档案管理工作的服务性。档案管理部门虽然在日常工作中也会开展一些档案研究工作，但是档案部门所开展这些研究性工作的最终目的也是为了使档案能够更好地为使用者服务。所以作为一名优秀的档案工作者，应当充分认识到档案工作所具有的服务性这一特点，并树立起正确的服务理念，努力为档案管理工作奉献出自己的光和热，这有助于促进我国档案事业的发展。
（三）档案管理工作具有一定的政治性
现如今，我国的现代化建设进程日益加快，档案管理工作为现代化建设服务是理所应当的，而在这个服务的过程中，则很好地诠释了档案管理工作的政治性。机要性是档案管理工作政治性最具代表性的体现，所谓的档案管理工作机要性具体是由档案自身的特点和国家的利益所决定的。从古到今，从国外到国内，基本上所有国家的档案管理工作都具有一定的保密要求，我国的档案记载着这些年来我们国家发展过程中的政治、军事、经济、科技、文化等诸多方面的内容，其中不乏一些重要的机密，若是这些机密外泄，势必会给国家带来不必要的麻烦和损失，为此，档案工作者必须树立起保密意识，并采取各种有效地手段，确保这些机密资料的安全。
二、档案管理工作的现状分析
对于企业而言，人事档案问题一直都是困扰企业和职工的难题，在当前市场经济的背景下，企业为了最求经济效益最大化，使企业与员工之间的矛盾日益激化，最为典型的表现是人员配置优胜劣汰机制的提出，而职工为了追求自身价值最大化，也经常会选择另谋高就，这就造成了企业为阻止人才大量流失扣押员工档案的情况发生，甚至还有一些企业因为档案管理不善造成员工档案大量丢失。导致以上问题的根本原因主要有以下几个方面：其一，企业缺乏对档案管理工作的重视，从而使得档案管理工作的连续性和长期性严重不足；其二，企业档案管理工作缺乏科学合理、行之有效地制度保障，从而导致了档案收集和整理不规范、档案管理力度严重不足以及档案使用不规范等问题发生；其三，大部分尚未构建档案管理自动化系统，档案管理手段非常落后。以上种种都严重影响了档案管理工作的有序开展，档案的利用效率也非常之低，档案的重要性也未能获得充分体现，为此，急需对档案管理工作进行改进和创新。
三、档案管理工作的创新路径的有益探索
（一）积极创新档案管理思想观念
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文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性，主要有以下几方面：
一是文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者，为保证顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等；需要及时抓住市场信息，如客户来电话咨询工程项目的设计或客户前来咨询工民建或城市规划设计等相关问题，及时与领导、工作人员联系或直接给予解答；需要做出积极的反应，抓住商机，为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅工作。
二是文秘工作的综合性。文秘工作大多很被动，很少能按照自己的意图安排工作，常常是来了电话处理电话事务或收发传真，有了文件取送处理文件，来了客户接待客户。协调上下级事务，这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋，想办法，凡事超前储备经验，进行预测，有多种准备和处理方案，就有望把被动变为主动了。
三是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性，服务性是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点
二、加强档案管理势在必行
文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。
首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对垦区的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。
其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。
三、文档工作要更好地为经济建设服务
文秘部门要加强档案管理，更好地为经济建设服务，应从以下几个方面入手：
一要建立健全档案管理机构的职能建设，明确分管部门，为档案管理提供有力的组织保障，并着力开展档案管理标准、规范的研究制定工作，保证为领导决策提供信息的方向性和准确性。
二要加快档案信息化建设步伐，提高档案工作现代化水平，努力做好档案“三网”（局域网、党政网、互联网）“一库”（数据库）建设，保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性。
三要及时做好电子归档及规范管理工作。主动介入本单位办公自动化、电子政务建设，通过技术支持与制度建设，建立完善的电子文件归档机制，加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理，从而保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。
四要建立健全档案管理的保障制度。如档案信息的专报专题研究制度，编辑、指导、筛选、送审以及追踪反馈制度等。
五要严把工程档案归档质量关。这是做好竣工档案管理的关键。高质量的工程档案来源于领导的重视，来源于工作人员的群体意识，来源于工作程序的合理和管理制度的健全。在领导重视的良好基础上，档案员参加工程竣工验收，参加科研成果鉴定，参加新设备购进开箱是“三参加”的重要内容，也是加强重点工程档案管理的关键。因为要做好重点工程档案管理，首要的任务就是明确质量标准，把住重点工程竣工档案的归档质量。黑龙江省农垦建筑设计院建筑设计具备国家甲级资质、城市规划具备省乙级资质、公路行业具备省丙级资质。该院领导十分重视设计工程竣工档案归档工作，每项工程从初设到竣工验收都层层严格把关。
其主要内容是按合同要求，在合同任务书、地质报告、设计方案、报批图、施工图、效果图、质检、档案、设计资质等方面，要求建筑设计师、结构设计师、水暖电气设计师、城市规划设计师都必须肩负起责任。
四、结束语
作为一名文档工作人员必须严把设计竣工档案的归档质量，归档的设计竣工档案必须达到完整、准确、系统的要求。完整的标志就是指按照要求，将形成的各种形式、种类载体、各种内容的归档资料从建设项目的提出、立项审批、勘察设计、到竣工验收全过程形成的应归档的文件都要收集齐全；准确的标志是指档案的内容需真实地反映工程竣工时的实际情况和建设过程，归档的竣工资料与实物一致，图物相符，账图相符，技术数据可靠，签字手续完备，施工中的设计变更按有关规定进行个性补充或重新绘制，不允许有任何差错;系统的标志是指文件材料的整理要遵循其自然形成规律和成套性的特点，保持文件材料之间的有机联系，进行科学分类和系统排列以便于保管和利用。只有这样，才能保证为领导和部门有效的服务，更好地优化档案管理，做好文秘工作。
参考文献：
[1]徐艳. 试论档案工作创新[j]. 赤峰学院学报，2005，(02).
[2]高德武，周爱东，李文. 档案工作创新思路[j]. 科学与管理，2005，(02).
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二是文秘工作的综合性。文秘工作大多很被动，很少能按照自己的意图安排工作，常常是来了电话处理电话事务或收发传真，有了文件取送处理文件，来了客户接待客户。协调上下级事务，这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋，想办法，凡事超前储备经验，进行预测，有多种准备和处理方案，就有望把被动变为主动了。
三是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性，服务性是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点
二、加强档案管理势在必行
文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。
首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对垦区的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。
其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。
三、文档工作要更好地为经济建设服务
文秘部门要加强档案管理，更好地为经济建设服务，应从以下几个方面入手：
一要建立健全档案管理机构的职能建设，明确分管部门，为档案管理提供有力的组织保障，并着力开展档案管理标准、规范的研究制定工作，保证为领导决策提供信息的方向性和准确性。
二要加快档案信息化建设步伐，提高档案工作现代化水平，努力做好档案“三网”（局域网、党政网、互联网）“一库”（数据库）建设，保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性。
三要及时做好电子归档及规范管理工作。主动介入本单位办公自动化、电子政务建设，通过技术支持与制度建设，建立完善的电子文件归档机制，加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理，从而保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。
四要建立健全档案管理的保障制度。如档案信息的专报专题研究制度，编辑、指导、筛选、送审以及追踪反馈制度等。
五要严把工程档案归档质量关。这是做好竣工档案管理的关键。高质量的工程档案来源于领导的重视，来源于工作人员的群体意识，来源于工作程序的合理和管理制度的健全。在领导重视的良好基础上，档案员参加工程竣工验收，参加科研成果鉴定，参加新设备购进开箱是“三参加”的重要内容，也是加强重点工程档案管理的关键。因为要做好重点工程档案管理，首要的任务就是明确质量标准，把住重点工程竣工档案的归档质量。黑龙江省农垦建筑设计院建筑设计具备国家甲级资质、城市规划具备省乙级资质、公路行业具备省丙级资质。该院领导十分重视设计工程竣工档案归档工作，每项工程从初设到竣工验收都层层严格把关。
其主要内容是按合同要求，在合同任务书、地质报告、设计方案、报批图、施工图、效果图、质检、档案、设计资质等方面，要求建筑设计师、结构设计师、水暖电气设计师、城市规划设计师都必须肩负起责任。
四、结束语
作为一名文档工作人员必须严把设计竣工档案的归档质量，归档的设计竣工档案必须达到完整、准确、系统的要求。完整的标志就是指按照要求，将形成的各种形式、种类载体、各种内容的归档资料从建设项目的提出、立项审批、勘察设计、到竣工验收全过程形成的应归档的文件都要收集齐全；准确的标志是指档案的内容需真实地反映工程竣工时的实际情况和建设过程，归档的竣工资料与实物一致，图物相符，账图相符，技术数据可靠，签字手续完备，施工中的设计变更按有关规定进行个性补充或重新绘制，不允许有任何差错;系统的标志是指文件材料的整理要遵循其自然形成规律和成套性的特点，保持文件材料之间的有机联系，进行科学分类和系统排列以便于保管和利用。只有这样，才能保证为领导和部门有效的服务，更好地优化档案管理，做好文秘工作。
[论文关键词]文秘工作档案管理
[论文摘要]文秘工作是以为领导机关工作运转和领导者决策服务为宗旨，在文件、会议、办事等方面所从事的辅、参谋性、事务性工作。文秘工作既不同于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有自己质的规定性，将对如何做好文秘工作促进档案管理工作展开讨论。
参考文献：
[1]徐艳.试论档案工作创新[J].赤峰学院学报，2005，(02).
[2]高德武，周爱东，李文.档案工作创新思路[J].科学与管理，2005，(02).
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一、行贿犯罪档案查询的概念及作用综述
行贿犯罪档案查询机制是检察机关利用现代信息手段，依申请人的请求，对所申请的个人或单位有无贿赂行为进行查询，并在规定期间内将查询结果告知申请人的一种制度。普遍认为，检察权的本质属性是监督，其主要职权就是法律监督权。由于受到这一概念的思维制约，很多人都认为行贿犯罪档案查询是检察机关在行使监督权，通过这种监督将曾经有过行贿犯罪和行贿行为的人拦在某些经济活动的门槛之外，进而起到预防和遏制职务犯罪的效果。从2006年1月人民检察院正式对外受理行贿犯罪档案查询开始，七年来，行贿犯罪档案查询制度在清理潜在的职务犯罪风险、建立诚信体系、服务社会管理等方面的作用逐步凸显。
二、新形势下行贿犯罪档案查询工作的特征
随着检察工作的不断进步和社会管理的不断发展，行贿犯罪档案查询工作在以监督实现检察效能等特征的基础上，又显示出很多新的特征。其中，比较显著的特征有以下三个：
（一）逐步融入对社会的直接管理。
法律、行政法规及相关的部门规章都规定了纯正的经济活动的管理者和主管部门，而检察机关并不在其列，这也是检察机关需要通过借助法律监督参与经济活动管理的至关重要的原因。可是随着行贿犯罪档案查询制度的建立和发展，我们发现检察机关逐步的绕过“监督”而直接参与到社会管理中来。我国的《公司法》等很多法律及部门规章都规定了禁止具有行贿、受贿犯罪行为的人涉足某些特定行业或特定岗位，但是所有的主管部门都无法在行贿、受贿方面获取的信息与检察机关相提并论。因此，介于检察机关在这方面的优越性，加之又并不是受任何政府部门的委派完成行贿犯罪档案查询工作，其在无形中绕过“监督”职能，“代替”纯正的经济活动管理者来直接完成法律及相关部门规章的管理规定，从而实现对市场准入主体的管理就不难理解了。2012年2月6日最高人民检察院公布的《最高人民检察院关于行贿犯罪档案查询工作的规定》第十七条，取消了原先行贿犯罪档案查询仅限于建设、金融、医药卫生、教育和政府采购的规定，当月15日，行贿犯罪档案查询工作又实现了全国联网，这些进步对于亟需此类信息的市场和经济主管部门来说无疑又有了前所未有的“诱惑力”，越来越多的政府主管部门部希望得到检察机关在市场主体行贿、受贿行为信息上的支持。有了这些，单就对市场主体的管理来说，就为检察机关成为直接的市场主体准入制度的直接管理者奠定了有利基础。
（二）行贿犯罪档案查询工作的服务性显著加强。
社会管理，字面意思传统的理解重在一个“管”字。但是，随着建立服务型政府这一观念逐步深入人心，司法的服务性也逐渐的被越来越多的人认可，传统的观念正在被逐步打破。现在施行的行贿犯罪档案查询制度就具有很强的服务性，而且随着这项工作的深入发展，其服务性会越来越强。从一方面来讲，最高人民检察院在对行贿犯罪档案查询的作用进行定位时，其中的一个重要的作用就是服务社会管理，而《行贿犯罪档案查询工作的规定》中也确定了其服务经济社会科学发展的功能。也就是说，这项工作对于我们工作的自身而言也许只是一种监督形式，但是对于整个管理活动而言，我们的监督行为本身就是一种服务行为。另一方面来讲，我们刚刚开始建立行贿犯罪档案查询这一工作制度的时候，确实是站在政府公共管理的角度去考虑如何利用这一手段来完善政府对社会的管理。但是，企业更需要一种公平的环境，随着行贿犯罪档案查询工作的发展，越来越多的主管单位、企业法人以及个人开始认识到这个工作所带来的好处，行贿犯罪档案查询工作已经不再仅仅是一种管理手段，它已经逐步的变为很多企业的需要，我们的工作已经从原先的管理公共的行为逐步的转变为现在的满足公共的需求。行文至此，大家就会明白，当司法机关是为了满足公共利益或者他人的某种需求而开展一些工作的时候，这项工作更多体现的是一种服务性。
（三）适用性逐步深入。
行贿犯罪档案查询的适用性是否增强，是与其在社会中的重要性紧密联系在一起的。笔者认为，其在社会中的重要性应该从两方面来判断。一方面要从横向上看它适用的广泛性，这点主要是看适用的领域、部门等；另一方面要从纵向上看它适用的深入性，这一点主要是看在某一部门或者某一领域适用的程度。
从广泛性来看，行贿犯罪档案查询制度建立之初主要是针对于建设、金融、医药卫生、教育和采购五个方面。但是随着这项工作的展开，虽然说重点还是在这五个方面，但是在实践中行贿犯罪档案查询早已经不止于这五个领域，甚至已经扩展到工商登记、保险行业等等。从深入性来看，一个单位在成立的时候要看主要组成人员是否有行贿、受贿行为，在成立之后开展业务的过程中还是要进行行贿犯罪档案查询；并且更多的时候不仅仅是查询某个单位是否有行贿、受贿行为，同时要对某项工作、业务的主要负责人进行行贿犯罪档案查询。从这些角度进行分析，行贿犯罪档案查询不仅是在宽度上有了更大的发展，而且是发展的更加深入、更加完善。因此，笔者认为，根据行贿犯罪档案查询制度的这些发展情况判断，其适用性与过去相比有了大幅的增强。
三、新特点引导下的运作模式构建
（一）传统行贿犯罪档案查询工作模式的自我评价
前文中我们已经论证了行贿犯罪档案查询工作不仅仅是检察机关的一种监督行为，同时更是一种管理行为，一种服务行为，而监督和管理、服务之间有着很大的差别。正是这种性质上的差异，将让我们在对这个工作产生两种截然不同的理解和执行。
我们的传统的行贿犯罪档案查询工作模式是被动受理的模式，也就是当某些单位或者是个人有需要的时候到我们这里来申请查询，我们才启动我们的工作。而之所以我们会选择这种被动受理的工作模式，其原因就是我们将检察工作的监督性理解的过分死板，从而又过分的强调行贿犯罪档案查询工作的监督性质所导致。不可否认，这种传统的行贿犯罪档案查询工作模式在过去的数年中的确帮我们清除了经济建设过程中存在的许多潜在的风险，但是，有一点我们应该清楚，我们的工作成果不是我们的工作模式的成果，而是我们行贿犯罪档案查询制度所产生的必然结果，应该说，我们一直以来的行贿犯罪档案查询其实是一种事倍功半的效果。不仅如此，如果我们对这种工作模式的效果进行评估的话，我们就会发现，其实这也就是一种“办公室效果”。这一效果让那些被“禁足”于某些领域的案例，无法对即将涉足某些领域或者某一岗位的人起不到任何宣传和震慑的作用。因此，从长远的角度来分析，对传统的行贿犯罪档案查询工作模式进行改革势在必行。
（二）构建行贿犯罪档案查询工作新模式的设想
如果说传统的工作模式是被动接受的话，那么，在管理性逐步深入，服务性逐步增加的特点下，未来行贿犯罪档案查询工作模式的发展方向就应该是主动出击。一旦行贿犯罪档案查询成为了一种需求，被动的管理和服务是显然无法让人满意的。这就好比当年北京地铁的建成，其目的主要在于国防，而且由于没有那么大的需求量，政府被动的管理和服务老百姓不会说什么，但是进入九十年代以后，当地铁成为北京市民不可缺少的公共服务项目的时候，我们继续被动管理和服务就显然不行了。不过，让行贿犯罪档案查询工作走出去需要的是全国所有检察机关的共同努力，这将是一个非常浩瀚的工程，笔者认为这个工程的完成应该分以下几个步骤：
第一步：推广。行贿犯罪档案查询制度建立初期，为了能够让这个制度尽快发挥作用，我们将这个制度设计在了某些准入程序中，因此，我们所受理的行贿犯罪档案查询申请，完全都是一些单位或个人出于准入程序上的需要。这样做在初期确实是起到了立竿见影的效果，但是，当这些程序设计面人民群众反对腐败的坚定决心以及对于建立社会诚信体系的迫切要求就显然有些黯然失色。因此，我们现在应当将行贿犯罪档案查询制度的程序性设计变为一种实质性需求。然而，这一转变需要的正是我们对行贿犯罪档案查询制度的推广，通过推广让更多的领域、部门及个人接受这个制度，让老百姓了解这个制度的作用，我们要达到的是当老百姓认为某项工程的承包商有问题时会说：“你们通过检察院的行贿犯罪档案查询了吗？查询结果公布给我们看看”这样一种效果。甚至要通过推广让更多的私企、个体工商户在招标招商时也要求出具行贿犯罪档案查询结果。要达到这样一种效果，至少要在以下两方面做足功夫：
1、宣传和反馈工作。这里的宣传不是简单的宣传，而是一种普及宣传，就像第一台电脑问世一样，开始的时候在人们眼里它简直就是怪兽，但正是依赖于对电脑的作用和有点不断的宣传，然后有了一点销量，再将消费人群的反馈情况收集起来，整理以后再改进，最后将这些信息再宣传出去，最终形成人们“这是一个好东西，你有，我也要有”的心理。这就是普及宣传和广告的区别，广告仅仅是让人们购买某个产品或服务，而普及宣传还需要改变人们的心理和习惯。
2、廉政文化工作。女人化妆，化妆品才会有市场，而女人为什么会化妆？其实这就是一种“美”文化，由于人类爱美，而女人化妆后的容颜又被人类纳入“美”的范畴，所以女人化妆，而化妆品也有了市场。廉政文化是一种软实力，是廉政制度赖以生存的土壤。当廉政文化被弱化，就算廉政制度再好又有谁去用它呢？相反，当廉政文化成为一种信仰，那么与廉政相关的制度也就自然为人们所接受。
第二步：请进来。所谓请进来，是指要让群众尽可能的参与到我们的行贿犯罪档案查询工作中来。前文中我们已经论述了行贿档案查询工作的服务性，服务性的变化引导着我们工作的主动性，而“请”字恰好能够生动的体现我们工作的主动性，关键是我们应该如何去理解这个“请”字。我们当然不可能真的找到群众，然后再把他们拉进来，这种“请”太狭义。笔者认为，我们的“请”应该是一种吸引。在我们的这种传统文化背景下，要提高检察机关的吸引力，可以说难度是不小的。
1、“请进来”，思想变革是首要任务。对于行贿犯罪档案查询工作而言，这种思想变革首要要求就是要时刻保持一刻服务者的心，就像一个企业老板，如果总是一味的表现出自己是商品所有者的姿态而没有热情的态度，长期下来，还会有谁来买他的商品。道理看似简单，可要真的做起来恐怕也没有那么容易。将自己变为服务者，这是对我们期望值的自我挑战，意味着要放下管理者的姿态，那时候公务员的优越感将被彻底颠覆。要在这种情况下将自己变身为服务者没有一套制度是肯定不行的。
2、关键在行动。既要有向服务者转变的行动，又要有工作上的行动。向服务者转变关键还是看监督与管理，建立一套完整的评价与检查制度，然后将这种评价与检查的结果与考核挂钩。而工作上的行动就略显复杂，江苏省检察院研究室主任张承平在南通崇川区检察院调研群众工作时强调指出：“群众工作不能在深宅大院里面搞”。我们行贿犯罪档案查询工作也一样，要建立专门的群众工作区域和专门的查询窗口，不要动不动就让群众到办公区域来查询，贴近群众才是我们工作改革的重点。
第三步：走出去。要想扩大行贿犯罪档案查询工作的影响，让这项工作“走出去”就将是必行之道。要说过去行贿犯罪档案查询工作我们不敢主动出击，是因为我们经验少，能力和群众基础不足，那么到了现阶段，行贿犯罪档案查询工作已经实现了全国联网，数据库也逐步得到了完善，加上数年来的运行，这项工作已经有了一定的群众基础，在这种情况下，应该说行贿犯罪档案查询工作已经具备了走出去的条件。笔者认为，如果要让行贿犯罪档案查询“走出去”，应该从以下两方面进行：
1、让制度走出去。行贿犯罪档案查询工作的发展有其自身的要求，它既要求工作方式的专项化，又要求工作主体的多元化，也就是说开展行贿犯罪档案查询工作的时候，既要开展专项的工作，又要多部门配合。2012年南通市崇川区检察院与南通工商行政管理局崇川分局共建了工商系统的行贿犯罪档案查询机制项目，双方协议由崇川分局对所有在该局办理登记的企业法人代表进行申请行贿犯罪档案查询，崇川区检察院经对经审查符合受理条件的申请三日内告知查询结果。这一机制的创建就是对方式多元化、主体多样化的最好践行。通过崇川区检察院建立的这个机制我们可以看出来，让行贿犯罪档案查询制度走出去，可以让这一制度与各个部门、领域充分的进行有机结合，从而起到深化机制的作用。同时，这一行为让很多单位或个人从申请者变为参与主体，增加其责任感，又可以反过来促进工作的进一步开展。
