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1.1知识管理
世界的经济和科技在不断的发展和进步,而与之紧密相连的建设工程行业也在不断的扩大和发展自身,并且因为如今社会的发展不断增快,人们对于工程项目建设的技术要求也越来越高,所以,现阶段的工程项目复杂性要比以往复杂的多。在当今社会经济和投资不断增加的情况下,工程项目的管理需要有更为有效的方法来支持,也是因为传统的工程项目管理模式使得管理和建设之间的矛盾越来越严重。因此,只能通过人力、简单的业务流程和计算机系统是很难实现全面的详细计划。所以,为了实现工程管理的健康、合理发展,就需要严格实施,有序发展,及时反馈和更新的现代项目管理模式,转变为以知识为基础的管理公司,建立一个现代项目管理理论,来探索和提高工作效率,这也是现代项目管理中唯一有效的尝试和实践方法。
在国外对于知识管理的定义已经有了初步的判断,美国认为知识管理应该属于组织形式的一种战略模式,通过知识管理可以帮助那些需要掌握知识的人们,更快的掌握他们想要学习到的知识,这样,可以达到一个信息共享和交流的目的,通过信息的交流,使得人们对于得到的信息开始通过实践来证明,从而实现提高绩效的目标。在许多建筑公司中,很多的工作人员和技术人员通过长时间的工程项目建设和管理,已经掌握了许多相关的知识,但是这些知识都属于隐性知识,无法被其他人所看见和学习,所以,知识管理就应运而生了。通过知识管理可以帮助那些具有隐性知识的人,将知识显性化,从而使得其他人可以学习到所需要的知识,这样使得管理人员和技术人员能够将学习到的知识,来为工程项目的管理和建设提供有效啊的支持,也使得他们将学到的知识付诸实际。
1.2质量管理
工程项目质量管理是一个比较专业的概念,是指专门设计的产品以适用于某些特定的目的,满足人的属性或特性水平的基本要求。早期的项目质量管理的施工阶段是项目的质量控制流程,并运用数理统计方法来控制生产过程。现阶段而言,工程项目质量管理已经进入一个全新的发展阶段,而且其特点也与以往不同,如今的工程项目质量管理是一个全方位、全过程的质量管理,它将这种质量管理的理念贯穿到整个工程项目的管理之中,从而使得工作人员和技术人员可以通过使用管理的方法,来实现工程项目管理的收益目标。
2. 知识管理在工程项目质量管理中的应用
2.1在贯穿工程质量管理各个过程中应用
项目质量管理贯穿到整个项目的生命周期之中,从项目的方案论证、设计、施工,直到竣工验收,根据每个阶段的不同特点,实施相应的知识管理。①在示范计划和项目设计阶段,主要用知识管理来进行规划和设计,包括知识共识的教育和培训,并建立知识管理中心专业工作小组,负责对知识社群分类,建立一个知识存储和筛选的知识库。②项目施工阶段,主要是建立质量知识管理系统,并且利用质量知识管理系统进行知识的获取、存储、传播和使用;企业通过收集到的相关质量管理知识,通过互联网技术传送到知识管理库中,然后组织相关的专家针对上传的信息进行深层次的挖掘,将所挖掘到的质量管理知识进行评估和实验;③项目竣工验收阶段,知识管理能够根据工程项目具体的施工情况和类型进行相应的质量管理方法,并且将这种管理的方法进行全方位的评估,从而使得在管理的过程中,能够及时的修改和完善管理的基础知识,并且通过新技术的方法,将这种完善的知识管理发送到各大知识社区,比如论套、网站等。而且还可以把通过实验的最佳管理方法和案例分享给同行,从而加深于同行的信息互动和交流,以提升质量管理中知识管理的应用,从而实现以知识管理为基础的工程项目质量管理目标。
2.2在涉及影响工程质量各个因素方面应用
影响工程质量的主要因素包括材料、施工方法和机械水平。知识管理,通过这些因素的有效运作,对于提高工程质量产生了显著的作用。第一,必须先建立一个学习型的组织结构,创建良好地学习文化氛围,在整个组织中建立符合人性、有机、柔性扁平的组织结构,作为实施知识管理的一个平台。第二,创建一个以团队为基础的知识交流和共享的工作小组和研究小组,为质量管理创造一个良好的工作环境,鼓励工作人员相互学习,树立崇尚创新的管理理念,不仅在知识管理中心形成一种文化,而且还要在整个企业形成尊重知识、保护知识、管理知识、分享知识的质量管理文化。材料、施工方法和机械水平等应用现代信息技术,通过建立专家知识指导材料、施工方法及机械水平的应用和管理。通过知识管理,以达到有效控制这些因素,从而符合项目质量管理是知识管理应用的核心思想要求。
2.3在涉及质量管理各主体及管理方法上应用
许多工程项目的参与者,主要是业主、项目管理和施工单位、设计单位和监理单位。建设质量知识管理系统必须满足不同的参与者对该项目的不同要求,可以帮助他们预防和及时解决因为某些领域的专业知识的限制而造成的工程项目相关质量的问题。在整个项目的质量管理方法和工具中,项目质量管理的方法和工具有各种各样。但是,其中我们因为专业知识限制而遇到的有一些项目工程的问题,可以很容易地使用知识管理的方法应用现代信息技术来解决,这样可以使项目参与者利用知识管理的方法和工具,有效地提高了工程的施工效率,也是的工程质量得到了管理和控制。
参考文献:
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3.通过企业文化和激励措施等使知识管理更高效项目部确定“领导以身作则、推行组织文化、精神激励主导、引导从众行为”的知识管理实践指导原则。高桥石化副总经理兼项目部主任、KMT核心小组组长是公司全程参与“炼油化工一体化项目”的重要人员,他把自己历年保存的与项目相关的资料从自己海量的电子文档库中梳理出来,KMT实践小组根据既定的知识管理平台知识仓库的“构架”与“标签”进行归类整理和上传。2012年2~4月,在项目平台构建的同时,KMT实践小组向知识管理平台的各类公用知识库分门别类上载了1900多个知识文件。同时,在项目部内部全面倡导与推行“共享、合作、支持、友善”的团队文化,并通过项目部例会等途径,不时对成员提供的关键知识进行分析与表扬,起到很好的“引导从众行为”的作用。
二、广泛应用虚拟组织、知识仓库等一系列信息化技术
1.知识仓库实现知识管理有效控制与高效运行知识管理平台所建立的虚拟办公室提供一套基于Web的便于访问的用户界面,集成业务流转模块和知识共享库。用户可实现系统登录、知识提交、知识检索、知识转存、最新信息订阅、知识评论、协同讨论交流等知识管理功能;还提供评价工具,从知识提交数量、被访问数量、评论数量、活跃程度等多个方面,对团队成员的知识贡献度进行评价,也可以针对系统的知识目录,评价某类知识在团队中的应用情况;并针对不同的知识管理角色,提供对应的系统管理工具,可以对系统的界面、模块的部署、用户的授权、访问的日志等进行管理。
2.虚拟组织实现知识管理在统一的平台中运行在知识管理平台中,主要用“虚拟办公室”和“虚拟办公桌”来体现虚拟组织理念。所谓“虚拟办公室”,指包含所有业务流转和知识共享库模块的知识管理信息平台。打开虚拟办公室(知识管理平台)界面,就如同走进项目部大办公室。在项目前期知识仓库版块,如同走到办公室公用的各资料柜前;在业务流转与业务公开版块,项目前期工作所涉及的各业务领域的工作布置与反馈、用印行文审批、出差任务审批等等工作,都已流程化;在内部管理与流转版块,则包含涉及项目部内部管理的所有事项;在知识培训与交流版块,包含远程培训系统,系统内有大量的各专业领域的网上在线培训课程、技术学习资料等;个人办公版块,主要有一个网上虚拟办公桌区域,点击打开看到的是模拟某办公室情景,谁的电脑打开则界面依据IP地址显示此人已坐到相应的办公桌前。“办公桌”内配备个人知识共享库;个人办公版块还配置有个人工作日志、邮件系统、网络U盘等办公工具;网络会议版块,包含两种形式的网上会议:在线会议可安排召开不同规模的网上会议,离线会议则应用于针对某专题的头脑风暴或是沟通讨论;而系统管理版块,主要归平台的系统管理员和应用管理员使用,也包含一些所有成员都可以查询的检索、统计等功能。
3.线上流转实现业务流转的同时自动产生新知识虚拟办公室的构建,充分利用K2软件优势,开发了一系列基于业务流转的知识应用服务,配以没有流转功能的知识共享库,分类管理各种业务资料,实现项目部主要业务全部在虚拟办公室内运行。开发业务流转的知识应用服务,既为完成业务,又鼓励团队就某一主题进行讨论、交流,其实质是留下团队成员的隐性知识。因此,规定团队所有成员的工作完成情况与结果必须在模块上反馈,不得跳开模块单独提交。而模块则将交流、讨论、反馈结果的“过程”自动接收、保存,并生成WORD或者PDF文档予以归档,形成新知识。
4.“虚拟办公室+VPN”组合,使知识管理不受时间、地点、环境限制一是采用VPN技术解决不同地域统一办公问题。公司采用了VPN技术(远程访问),给项目部每位成员都配发了VPN加密钥匙,“虚拟办公室+VPN”的组合,使项目部成员不管在哪里,只要连上互联网,就能通过VPN进入系统,打开的是同一个办公界面,如同在公司内部一样在虚拟办公室里处理所有事项。这种“把办公室带着走”的工作理念与方式,使知识管理再也不受时间、地点、环境限制。二是实现网络在线会议和离线会议。网络在线会议,即在线群体通过“网络会议系统”,专门讨论工作或技术问题。有了在线讨论,无论是点对点联系还是开网络会议都很便捷。网络离线会议,即信息沟通与交流模块。用于员工自发对某些问题的讨论、交流或咨询。此系统也能让项目部领导发出一个网络离线会议的邀请,可以把某个不是非常紧急的讨论议题,通过此模块来阐述清楚予以传达,并征询解决相应问题的措施。
5.强化权限设置,确保知识安全性建立相应的安全管理策略,包括权限设置有效地对知识的提交、分类、共享和传播等进行管理,实现了多维度的知识访问控制。尤其是所有上传的知识都不能删除,只能下架与回收。只有管理员可以清理回收站,只有管理员可以删除文件,确保组织知识的安全性。
三、培育形成知识共享文化的长效机制
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工程项目知识管理过程中存在着团队成员知识共享程度较低的问题,导致某些人员在面临棘手的工程问题时,难以及时获取并应用必要的知识来解决问题。如何帮助工程项目团队构建“共享心智模型”,以实现个人知识的及时共享,从而其他成员能够掌握并应用解决问题所必要的知识,是本文所要解决的主要问题,为此,必须要找到影响“共享心智模型”形成的因素。Kraiger等[9]提出了一个用以分析影响“共享心智模型”的不同因素的概念架构,具体包括环境、组织、团队和个体4个层次。武欣等[10]指出团队成员之间的沟通、团队成员之间的友谊关系、团队成员的满意度与“共享心智模型”之间有正向关系。基于以上关于“共享心智模型”研究成果的分析,并且确立构建工程项目团队“共享心智模型”的目标是提升项目团队知识管理水平之后,可以从环境(包括是否存在推动知识共享的条件等)、组织和团队(包括内部关系是否和谐、是否采取了必要的措施等)、个体(包括是否有知识共享的主动性等)3个方面考虑并构建工程项目团队内部“共享心智模型”的形成过程模型(见图1)。“共享心智模型”的形成过程分为3个过程:内部和外部知识交换过程、内部环境作用过程、措施实施过程。工程项目团队在这3个过程中存在的问题会阻碍其形成“共享心智模型”。2.1内、外部知识交换过程内、外部知识交换存在的主要问题是内部知识流失到外部。这是因为工程项目团队内部与外部存在着知识的交换,一方面,项目团队从外部获取必要的知识以弥补自身某方面知识的欠缺;另一方面,项目团队内部的知识流到外部,而这两种知识流动的过程都是非可逆的。因而,一旦工程项目团队内部成员流失到团队外部,而其个人“心智模型”中的知识还未能转化到整个工程项目团队的“共享心智模型”中,就将为整个项目造成损失。例如,在技术招标过程中,负责技术方案的工程师流失到项目团队外部,导致该技术方案要求的核心知识一并流失,最终使工程项目团队在技术招标中失败。2.2内部环境作用过程“共享心智模型”产生于项目团队内部,因此它的形成在很大程度上会受到整个工程项目团队内部环境的影响。这里的“环境”所指的是工程项目团队内部的文化氛围。良好的文化氛围能够促使项目团队成员产生将自己的知识与其他成员进行分享的心态,并有助于项目团队成员之间的协同合作,进而促进“共享心智模型”的构建。然而实际上,每个人都有利己心理,而“共享心智模型”的构建需要利用的是利他心理。利己心理将导致知识囤积,而利他心理会促使共享行为的产生。因此,如何有效地引导团队成员在利己心理和利他心理的矛盾作用下的行为,对“共享心智模型”的构建具有非常重要的意义。2.3措施实施过程措施实施过程是指工程项目团队内部的管理人员通过采取的一系列措施,促进“共享心智模型”能够在整个工程项目团队快速地形成。然而,在现实情况中,工程项目团队在采取措施的过程中仍然存在比较多的问题。(1)共享的模式单一。传统上,工程项目中的技术类知识的学习采用的是“师傅带徒弟”的“干中学”方式,即徒弟通过观察师傅如何工作并且亲身练习和操作的过程,慢慢地掌握诀窍、逐渐形成类似的“心智模型”。这种共享的方式能够使徒弟较好地掌握必备的技能,但要对某些专业技能有较深的理解和运用往往需要耗费很长的时间。这样就很难适应工程项目在时间上的要求,因为某些工作要求的工期非常紧迫。因此,工程项目团队有必要在传统的知识共享模式之外发展并应用更多的知识共享模式。(2)缺乏有效的激励机制。工程项目团队成员个人的“心智模型”很难产生共享的自发性。项目团队成员之间虽然需要合作,但是更存在着竞争。因此,员工会担心将知识共享之后将导致自身地位的降低。特别是当自身所掌握的知识能为自己带来比其他人更多的报酬时,这些成员就更加缺乏进行共享的动机。因为他们进行知识共享的结果是自己丧失了原有的技术优势,自身的利益受到了损害。所以,工程项目团队必须要实行适当的激励措施,对知识共享者进行奖励,弥补由于知识共享可能给其造成的损失。(3)缺少“心智模型”共享平台。尽管目前网络技术在大部分工程项目的建设过程中逐步得到应用,但就我国而言,网络技术在工程项目领域利用程度仍然很低。例如,项目团队成员一般将自己做出的解决问题的方案储存在个人计算机上,很少将方案共享。这样,当其他人遇到了类似的问题时,因无法从以往的解决方案中获得有益的经验,就得从头做起,导致团队工作绩效下降。因此,通过构建“心智模型”共享的信息平台将有助于团队成员及时获得解决棘手问题的必要知识,这对于项目团队工作绩效的提升大有裨益。
3工程项目层面“共享心智模型”构建框架
鉴于工程项目建设过程中存在大量信息以及繁多的工序,需要各种各样的知识来解决问题,为了实现高效准确的知识管理,有必要结合信息技术,搭建以网络信息平台为载体的“共享心智模型”构建框架。另外,还需要将线上的共享活动与线下的交流活动有机结合,配合必要的能够促进工程项目团队成员进行知识共享的激励措施,推动工程项目团队“共享心智模型”的构建,从而实现有效的知识管理。构建的“共享心智模型”框架如见图2所示。3.1基础设施层基础设施层构成了工程项目知识的传输渠道,它是文中基于“共享心智模型”工程项目知识管理系统的最底层。基础设施层由通信网络和硬件设备两部分组成。其中,通信网络层位于基础底层,用于支持工程项目信息的传输。而硬件设备层是知识管理系统内存取工程项目信息的物理结构,它与通信网络层协同工作,共同为该系统提供硬件支持。3.2数据资源层数据资源层为整个知识管理系统的稳定运行提供数据支撑,是整个系统的关键层。通过利用结构化以及非结构化的数据管理技术,该系统构建了能够帮助解决工程项目中问题的案例库、知识库和专家库。这些数据库相互关联,有力地支撑系统用户对工程项目领域中知识及专家信息的获取和类似案例的借鉴。3.3应用支撑层应用支撑层是位于数据资源层和业务应用层之间的一个逻辑平台。它由若干基础性软件组成。在功能上,它与上下两个层次紧密关联。对于下面的数据资源层,应用支撑层提供最基础的对工程项目中的知识进行数据处理的服务。它能够挖掘并整合数据资源层的各类数据,具有包括文本挖掘等数据处理机制,检索算法和案例推理,以及维护案例库、知识库和专家库等功能;对于上面的业务应用层,应用支撑层能支持其功能的实现。一方面,它能提供外部数据接口,便于将外部必要的能够解决工程项目问题的知识导入系统内部,实现标准、规范的数据和信息的操作与管理。另一方面,应用支撑层下设的用户界面可以为知识管理系统应用功能的进一步开发提供支持。因此,应用支撑层的设计不仅能够有效地促进建筑业中工程项目团队内部知识的共享和整合,尽量地避免由于人员流出造成的工程项目团队在知识上的损失。同时,在知识流入一侧,应用支撑层能够使工程项目团队有效地获取外部的知识,从而保证工程项目团队在知识管理过程中始终具备知识更新的能力。3.4业务应用层在工程项目知识管理系统中,业务应用层处于核心位置。通过采用有效的技术手段,该知识管理系统能够提供知识挖掘、表示、共享、利用等服务,指导工程项目团队成员解决问题,做出决策,提升工作绩效。为了适应系统的功能需求,需要将业务应用层划分为3个功能更加具体的子层面:知识整合平台、实践社区和专家黄页。(1)知识整合平台是业务应用层的核心模块。它能够为知识管理系统的用户提供一个友好的协同工作环境。针对工程项目知识具有“碎片性”的特点,知识整合平台能够完整地支持知识挖掘以及案例的表示、储存、检索以及更新等知识管理过程,实现从信息到案例,从经验到知识,从专有到共享的转化。(2)实践社区将工程项目团队内的工作人员依据不同的工作角色和内容组织起来,形成一个个临时性的讨论团体。不仅能够有效地总结、记录和存储讨论组内部人员的知识,还可提供一个在线交流的平台,从而有助于知识在团队成员之间及时的共享。(3)专家黄页的功能是将与项目相关专家的个人背景和专业知识领域以及其处理过的案例等信息进行整合,并提供查询功能,使得工程项目团队成员能够查找到相关专业领域的专家。同时,系统提供在线答疑的功能使得工程项目团队成员能够直接向专家提问,从而能获得相应的知识。由此可见,通过业务应用层的3个子层面相辅相成的作用,系统能够为工程项目团队提供一个“用户友好型”的网络交流环境,促进工程项目团队内部知识的共享,使面对棘手工程问题的人员及时获得必要的知识。3.5知识门户层知识门户层是用户进入系统的接口,使用户能够访问各个业务子系统。用户进入系统进行操作之后,该层会进行响应并且能够显示处理结果。利用这个平台,工程项目团队成员可以查询工程项目领域中类似的案例和知识,或与其他从事类似工作的成员进行在线交流和探讨遇到的问题。同时,还可以通过专家黄页来查找并问询某个领域内的专家。通过上述各种途径,工程项目团队成员可以获得相应的知识。这种方式有助提高知识共享效率,降低工作成本,提高工程项目团队工作绩效。同时,系统赋予工程项目团队成员上传案例的权限,并按照其上传案例的数量和质量,给予积分奖励。另外,用户进行问题解答、分享知识等操作也将获得积分奖励。积分的高低对应用户权限的多少,系统通过这种方式来激励成员共享知识行为。3.6线下活动层线下活动层与线上活动层相互配合。线下活动层的功能主要是实现工程项目团队成员之间能够“面对面”地进行近距离交流。这有助于加深成员相互的了解,提升协同合作默契程度。同时,通过召开线下讨论会、讲座等活动,可以促进工程项目团队内部友好的知识分享的氛围,强化各个成员进行共享知识的心理。更重要的是,线下活动层是开展激励措施的重要环节。在线上活动中积分高的团队成员将被邀请举办讲座、开设培训等活动,并将被授予“知识明星”等荣誉称号。同时,可以根据成员积分高低划分档次,给予对应的物质激励。3.7访问控制层访问控制层是基于“共享心智模型”构建工程项目团队知识管理系统的最外层。它的功能主要是确保系统用户能够对系统中的各类资源进行安全的访问。由于系统用户包括工程项目领域中的技术人员、专家以及系统管理员,他们各自对于用户界面、系统功能以及访问权限需求不同。因此,通过认证身份和管理权限等方式,知识管理系统能够针对不同客户的需求,提供个性化服务。
4“共享心智模型”框架的实施
通过网络信息平台的搭建,将工程项目领域的大量知识存储在数据库中,提升共享知识的效率,形成知识管理的设施基础。其次,通过设置用户访问知识管理系统接口,用户可将自己所掌握的经验、技能等信息上传到系统中,经过整合和再表达的过程形成易于被分享的工程项目知识表示形式,从而可将基于项目特性的知识更新到数据库中。同时,该系统不仅允许用户组建“实践社区”在网络上进行相关知识的分享,还能够组织用户开展线下的面对面交流会、讲座等活动,这样就可以丰富知识共享的途径。为了更好地促进工程项目团队成员知识共享的自发性,该“共享心智模型”构建框架设计考虑采用必要的激励措施,包括给予上传和分享知识较多用户线上的积分奖励,以及线下分级的荣誉和物质奖励等措施。用户的共享活动使系统不断完善。通过上述的共享平台设计,创造利于知识共享的条件,从而实现有效的项目层的知识管理。
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文章编号:1004-4914(2012)04-284-02
引言
知识管理和流程管理是形成组织核心竞争力,维持组织竞争优势的重要手段,它们已成为一个时髦的词汇为管理者和研究者所热衷。2003年,中国工程院王众托院士开始提出将“知识管理”引入到项目管理中{1},随着研究的深入,在工程项目中推行知识管理已取得了很大的进步;但是在技术方面仍比较欠缺,尤其在工程项目管理实践中,知识管理的效果并不理想。究其主要原因,一是由于把知识管理简单等同于信息化管理;二是由于知识管理与工程项目流程管理脱节。因此,在工程项目管理中,将知识管理与流程管理相结合,是确保知识管理效果和目的的有效方法和途径。
一、知识管理与流程管理融合的意义
ISO9000认为流程就是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。对一项工程项目所有的管理行为和工程活动都可以通过各种流程统一地表现出来,包括工程项目的管控模式、合同结构、各种施工工艺和技术、工程材料、工程资料等等。同时,通过线性化的流程设计,可使项目各种资料、信息、知识以及任务在项目参与方(者)之间进行传递和共享。以流程为基础实施知识管理能有效覆盖项目中的每一个环节;但是大量而且错综复杂的流程往往隐蔽了知识,增加了知识挖掘和利用的难度。在工程项目实践中,流程合格并不代表流程中没有问题;同时,流程节点前驱活动符合流程流转的逻辑要求,并不意味着流程可以向前流转,因为它还受到并行流程的节点的影响。而这些问题往往单以流程管理是难以克服的,它需要借助知识管理的功能才使得流程管理绩效更佳。因此,以信息化为手段,将知识管理与工程项目流程相结合,实现以工程项目流程为导向的知识管理是非常必要的和重要的。
所谓基于流程的工程项目知识管理就是以流程为主线,实现工程流、知识流、信息流三者的融合,确保把恰当的知识在恰当的时间传递给恰当的人,构造卓越的工程项目流程来实现跨部门、跨职能的集成和协作,从而提升工程项目管理的绩效{2}。
二、基于流程的知识管理要素
Puccinelli提出流程是将人、应用程序、技术和流程活动相互作用的整合,并运用B2B、EAI和B2C等技术,实现端对端的控制体系{3}。知识管理下的流程技术,就是通过流程的推动,实现工程资料、节点信息、流程任务以及工程项目知识等在项目参与方(者)之间按照工程项目规定或预定的规则自动传递{4}。它包括以下五个要素:
1.客体(object)。是工程项目流程所流转的对象,如:工程报验单、工程签证、技术交底、请购单以及相关的专业知识等;
2.主体(subject)。是工程项目流程所涉及的参与方(者),如:业主单位、咨询单位、设计单位、施工单位以及政府监督部门等相关部门和个人;
3.关系(relation)。是客体在各个主体之间流转的机制,它是按照工程项目管理规范、行政规定或者项目参与方(者)事先约定形成的一种规则;
4.流程引擎(Engine)。它是根据工程项目参与者(主体)的角色、分工和条件的不同决定客体传递路由、内容和等级等,它是以流程为基础的工程项目知识管理系统的核心部分;
5.知识触发(trigger)。它是以流程为“场”,从流程中和管理系统中自动传递与流程相关的知识和信息,供项目参与者获取、分享和利用知识,以便作出更加科学合理的决策。
以工程项目流程为基础的知识管理系统与单纯的流程管理系统相比,它可以通过工程项目流程的串连,完成工程项目所有知识的整合,通过这个平台,可以实现工程项目参与方(者)在协同工作的过程中对知识的交流与共享{5}。
三、基于工程项目流程的知识体系
根据美国管理项目协会1996年颁布的项目管理知识体系大纲,将项目管理知识划分成九个部分,分别为整体管理、范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、沟通管理、人力资源管理、采购管理和风险管理。知识产生于工程项目的流程中,并作用于流程,同时在流程的实践中进行转化和创新,这是基于流程的工程项目知识管理的前提和基础。
工程项目整体流程一般分为四个阶段,分别是决策的阶段、准备阶段、实施阶段和运行阶段。每一个阶段又可以根据项目活动内容对流程进行分解,形成若干个子流程。而每一个流程中都涉及到项目管理的九个方面的知识。因此,对于工程项目知识地图可以用项目管理知识体系和工程项目流程构成一个二维体系表示(如图1)。
四、基于流程的工程项目知识管理构成与机制
1.知识管理的系统架构。以流程为基础的工程项目知识管理系统由三个层次组成,即用户界面层、引擎层和数据库层(见图2)。
(1)用户界面层。系统根据工程项目流程的场景,结合项目者的角色和需要,由流程引擎完成项目参与者与系统信息和知识的输入与输出。它通过XML引擎,实施定制,支持流程协作协议{6}。
(2)引擎层。它包括流程逻辑和知识触发系统,构成流程知识管理系统核心部分,封装了各种工程项目流程逻辑关系和数据逻辑关系。它借助知识规则解释器,从知识规则中提取流程输入变量,通过引擎从变量库中提取变量值,最后通过变量值进行求解,将求解结果产生一份系统的XML文件传给用户层。
(3)数据库层。它存放着整个工程项目流程和项目知识的关系数据、逻辑数据、文档数据以及工程流程相关的项目活动数据,通过引擎层的动态引擎技术实现用户层和数据库层的信息交互路由工作。
2.知识在工程项目流程中的运作机制。工程项目活动是由一整套流程所统一,大量的知识蕴藏在流程中为流程所掩盖。知识管理的目标之一是让工程项目参与者在正确的时间和场合获得正确的知识。要实现这一目标,体现了知识与流程结合的强烈愿望,而且只有将知识作用于流程,才得以体现知识的价值{2}。在工程项目流程处理的每一个节点上,项目参与者为了让自己的决策更加科学合理,不得不用大量的时间去寻找与此节点上相关的知识和信息。要让大量的知识从工程项目流程中自动地体现出来,提升项目参与者决策的质量和效率。因此,需要在流程管理中构造基于节点的工程项目流程知识触发系统(如图3)。根据工程项目流程知识管理触发系统的构成,在引擎层增加知识触发系统由触发模块和控制模块两部分组成{7}。
工程项目流程知识引擎是工程项目知识管理体系的重要组成部分,它是用户层与数据层之间的连接纽带,决定着整个工程项目知识管理节点流转和知识传递的性能。引擎使用XPDL语言描述工程项目流程的场景,并提供语言转化和解析功能。基于XPDL的流程定义文档,通过引擎中解析器转化成持久化的对象供其它模块进行调用,实现关系型数据库的映射。工程项目知识管理系统引擎层可分为三层{8},分别是数据预处理层、引擎组层和系统接口层。
五、结束语
本文从克服工程项目管理中单一信息化管理和单一流程控制的弊端出发,提出结合工程项目流程的知识管理体系,充分发挥信息化和流程管理在工程项目管理的作用。通过流程管理与知识管理的整合,提出知识管理中的流程的构成要素以及流程下知识体系。为了说明基于工程项目流程的知识管理实现机制,从知识管理框架、知识引擎和知识触发系统,说明它们的实现机理和方法。这些方法和技术的提出,为工程项目的知识管理和确保知识管理的效果提供了技术和理论上的支持与参考。
注释:
{1}王众托.项目管理中的知识管理问题[J].土木工程学报,2003(3):1-7
{2}刘晓冰,邱立鹏等.知识管理在备件供应流程中的应用研究[J].计算机集成制造系统,2007,12(12):2473-2491
{3}郑立明,张瑜等.流程管理的实施模型与技术构成研究[J].软科学,2005(3):57-60
{4}吴迪,贾卓生.基于工作流的项目流程化信息管理系统设计[J].计算机科学,2008(35):120-122(in Chinese)
{5}陆剑峰,张浩等.基于业务流程管理的企业应用集成框架及其实现[J].计算机集成制造系统,2007,7(7):1344-1350
{6}张意,蒋玉明等.基于工作流的业务流程管理技术应用[J].计算机工程,2008,10(20):88-90
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自从1996年经济与合作发展组织(OECD)的报告《以知识为基础的经济》问世以来,在国内外引起了研究和讨论知识经济的热潮。知识经济作为一种新型的经济模式,将引发人类生活的重大变革。知识经济倡导知识创新,强调将知识转化为经济效益,同时知识经济也要求花费更少的自然资源和人力劳动而创造更多财富。总之,知识经济必然促进创新,创新必然会带来更多财富。随着科学技术的发展,人们面对的社会问题越来越复杂,面对这些复杂的问题,企业想要增强竞争力,必须整合自身的企业资源,以最快的速度做出反应,因此,越来越多的企业采用项目这种模式进行运作。人们逐渐认识到项目管理活动的重要性,所以社会生产活动逐步由以前的重复的活动形式逐步转化为项目管理的形式。重复的活动形式与项目管理形式有着显著的不同,项目管理的活动形式,具有明确的目标,项目开发过程具有过程性,组织项目具有协作性,不同的项目具有其独特性。项目开发是现代社会主要财富的生产手段,项目管理已成为现代社会发展的主要手段。建设项目的知识管理是一个系统工程,他将知识进行分类、共享、创新,将不同知识进行融合,并且在这个过程中人们也可以不断获取知识以及创造知识,从而实现知识的循环。对知识的管理和沉淀,逐步形成了企业的发展历程。不难看出,知识管理可以有效的提升企业的行为能力、生产效率以及竞争能力。
1知识管理的发展现状
知识管理和其他理论是一样的,他并不是一个新概念,事实上,人类在认识自然界的过程实际上就是一个知识发展的过程,知识管理在很多企业中早已经存在,只不过对于这个概念,人们的理解只是了解他,并没有提高到理论层面。从1991年至今,通过分析现有研究资料,可以看出国外关于知识管理的研究主要有三个发展阶段。1991年至1995年为第一阶段,关于知识管理的研究较少,知识管理处于早期发展阶段;1996年至1999年为第二阶段,相关研究快速增长,人们逐渐认识到知识管理的重要性;2000年以后为第三阶段,知识管理研究成了研究热点,研究越来越深入越来越细致,相关研究成果也是大幅增加却逐年递增。国内关于知识管理的研究也与国外有着类似的经历,根据中国知网的检索结果显示,1997年之前关于只是管理的文章数量在一千篇左右,1997年至2000年,相关研究数量得到增长,达到近3000篇左右,2000年以后,文章数量得到惊人的增长,已经达到上万篇,并且这个数量仍在增长。
2知识管理研究的东西方差异
关于知识管理的研究,东西方呈现出不同的差异。通常将之划分为东方观点和西方观点两类。东方观点侧重于隐性知识和知识的创造,西方观点重视显性知识和知识的传递。这主要是由东西方企业采用不同的分工习惯造成,东方企业中比较重视企业员工知识的全面性,各个员工技能具有很大的重叠性,西方企业较重视员工的专一性,强调员工对某一项技能的深度。东方理论的研究学者认为,创新需使人员信息冗余,多种学术背景或者技能背景的员工在一起,可促使知识的相互交叉,这种交叉可促使员工向其他领域触及,进而推动知识共享,加速创新。西方理论的学者则不考虑知识的交叉,侧重强调知识的集成。西方理论学者认为东方理论需要花费极大的成本,而效率较低。通常他们认为,一个人的认知能力有限,应该讲个人融入到一个集体中,从而更好的发挥作用。事实上,实现西方理论所说的,将个人集成到集体中,也并非容易的,也需要具备很多条件。比如如果某个集体中的个体知识交叉很少,则知识无法传递,又比如集体中个体知识重复率过高,则集成毫无意义。同时在研究集成过程中,如何调动每个人的能力也是至关重要的,尤其一些大型复杂项目更难操作,至于一般的情况下,采用企业的规定、规范以及例行程序则可实现。
3建设项目知识管理的实施方案
(1)面向对象的实施方案
面向对象的实施方案,是将员工的知识作为研究对象,分析所具备知识的组成和特点。通常情况下,又可将员工具备的知识分为三个等级,最底层的是本专业所最基本的知识,每个专业都有其特有的专业知识、规则;中间层为了解专业知识的推导过程,系统了解本专业理论知识;最上层为任务知识,可以根据不同的任务,灵活运用专业知识进行解决问题。知识的发挥与企业文化、个人价值观以及企业绩效考核方案等等有着密切的关系,所以如何改善知识环境、企业文化、个体价值以及管理措施等方法是促使各个层面来发挥作用的关键因素。以知识为中心的企业首先要认识到知识的重要性,结合企业自身情况制定合适的知识管理策略以及管理目标,然后要完善知识管理的基础设施,对现有的知识管理办法进行试验和评价,总结实施过程中的问题,积极调整,最后,对已形成成熟的知识管理策略进行积极推广最终形成知识管理的持续性发展。
(2)面向过程的实施方案
面向过程的实施方案是以项目的设计流程为依据,通过对项目要求进行分析,合理组织人员,将具备相应知识的人员安排到工作中去。面向过程的实施方案,是以项目的流程为依据,分析各个流程中需要的专业知识,进而将知识融入流程中。在这个过程中,知识管理是一个反复的过程,首先需要需要对知识进行分类和建模,然后对现有知识进行评估,寻求与目标之间的距离,制定相应的知识管理办法,只是管理办法目的是发挥知识的积极性,改善工作效率,最后用项目目标要求对知识管理策略进行评价。不同的企业、不同的项目以及主客观条件等等因素,会形成不同的知识管理方法。
4结语
建设项目的知识管理是一个系统工程,他将知识进行分类、共享、创新,将不同知识进行融合,并且在这个过程中人们也可以不断获取知识以及创造知识,从而实现知识的循环。对知识的管理和沉淀,逐步形成了企业的发展历程。知识管理可以有效的提升企业的行为能力、生产效率以及竞争能力。建设项目知识管理分为面向对象和面向过程的实施方案,不管哪一种方案,其核心是强调创新。
作者:王洁 单位:陕西能源职业技术学院
参考文献:
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1,学校知识管理是提升学校总体实力的关键
学校知识管理包括学校显性知识管理与学校隐性知识管理。学校管理中的显性知识,就是那些已经被编码化了的知识,是学校真正拥有并融合到学校的组织结构之中的知识。学校管理中的隐性知识,就是教职员工在工作中逐渐摸索出来的关于教学和管理的个人化的、未被分享的知识,具有很强的抽象性和个性特征,很难甚至无法被编码。教育教学和管理都是存储着大量的隐性知识的专业领域。学校要充分发挥自己作为知识资源开发、利用和聚散的场所的优势,最大限度地获取和利用知识,增强其智能和灵活性。凸显特色,形成核心竞争力。
2,学校知识管理促使学校资源的充分利用和共享
处于知识经济时代,学校若是不能将自己存储的知识很好地利用和分享。就会形成“库存的贬值”。学校要加快知识的流通,以免造成知识过时老化和资源的浪费,还要懂得充分挖掘教职员工的隐性知识,特别是马上要离休的具有丰富教学经验的老教师的隐性知识,建立相应的激励机制,促进隐性知识显性化并共享。管理者树立危机意识,加强责任感,从学校生存和发展的高度来思考问题,重视学校独特的组织文化氛围的营造,使教职员工对学校的处事方式有更深的理解。从学校过去的经验中尽量多地学习、共享学校的文化,促进学校精神的传递和学校特色的发展。
二、学校知识管理存在的问题
1,观念上的误区
学校中一些人不了解知识管理与信息管理的区别,把两者混为一谈,以致在学校知识管理的推进过程中,仅仅是广泛地收集学校的各种教育教学资料,并将资料书面化、档案化。这样的知识管理是片面的,学校在建立知识库时不是简单地罗列贮存,要对学校知识进行必要的分析和整理。学校知识不仅包括学校层面的教育教学知识,而且包括教师个人的教育教学知识。有关教育教学的资料文档,往往只记录了鼎性教育教学知识,而难以保留隐性的教育教学资料。学校知识管理不仅要重视显性教育教学知识的积累,还要使教师个体的隐性知识得以显性化并分享。
2,缺乏相应的激励机制
隐性知识具有内容个性化、主观化和经验化的特点,存在于所有者的潜在素质中,是个人的经验、对事物的感悟和深层次的理解等方面的长期积累和创造,通常物化在学校设施上,体现于学校的价值文化之中,存在于学校员工的头脑里面,让人难以明确把握。同时,隐性知识的共享还受到人们价值观念、心理和文化的多重影响。如果缺乏相应的激励机制,包括精神的和物质的激励,人们一般不会主动地把自己所掌握的管理方法、技巧、诀窍轻易地传授给他人,除非制定了相应的补偿制度,用利益(精神或物质的)来驱动隐性知识的共享。
3,将知识管理变成自上而下的控制性管理
一些学校在知识管理中,试图将知识管理制度化。知识管理活动的主导权和话语权均由校长控制,学校知识管理变成自上而下的控制性管理,成为一种被动性的学校实践活动。这样的知识管理不利于学校知识的交流与共享和学校应变与创新能力的提高。我们必须认识到,知识管理应是一种“文化管理”,而不是控制性管理。学校知识管理是否成功,取决于学校是否形成共享知识的文化,只有以良好的学校文化作支撑,才能建立起知识创造、共享、应用以及创新的管理机制。
4,缺乏相应的知识管理平台
有效的知识管理必须依靠运用信息技术构建的知识管理平台的支持。学校实行知识管理的最基本要求是建立一个能为公开交流提供完善服务的基础设施一网络。网络学习是有效实现知识共享和更新的一种知识管理策略,教职员工可以在网上与业内外人员自由交流思想、观点、工作经验等,使学校的知识得以共享和增长,并能将隐性知识显性化。若是学校缺乏知识管理的网络系统或平台,就会阻碍知识的交流与共享和教师素质的有效提高。
三、学校知识管理的目标
知识管理的理念源于企业,企业和学校是两个不同的社会领域,所以企业知识管理和学校知识管理具有不同的指向。企业知识管理的目标是获得最大的利润,以保证企业自身的生存和发展。而学校进行知识管理的目标,就是力图将最恰当的知识在最恰当的时间以最恰当的方式传递给最恰当的人,以便他们获得最好的发展能力,反过来又以这种能力推动学校向前发展。
1,绘制学校知识地图,提高知识获取的效率
学校知识地图是利用现代化信息技术制作的学校资源的总目录及各知识之间各系的综合体。在学校知识地图中有关教职员工、学生、学校外部相关部门或个人的知识内容都被纳入,不仅能够揭示学校组织内外知识获取或流失的渠道。描绘学校组织内外知识流的运行路线。而且能协助学校了解教职员工作为知识资产持有者的基本情况,帮助领导更好地建立起高工作效率和协作的团队。它大大提高了学校知识化水平,使学校所有教职员工在较高的知识平台上工作,从而提高了知识获取效率和教育教学水平。
2,丰富学校知识库的类型,增加库存量
学校应该根据实际需要,建立起多种数据库,将知识资源加以序化组织,建构关系框架,使知识处于随时可用状态,并能使知识最有效地应用于学校的各项活动中。学校数据库应具有动态的,不断深化的结构,数据库、教育教学参考资料库、管理制度库、以及为学生拓展知识而建立的各种库存。学校知识的捕获与储存是学校知识管理流程的逻辑起点,当学校知识达到一定的数量和质量时,才可以为学校教学和管理提供良好的知识储备。
3,促进隐性知识显性化,提升学校发展力
知识管理的核心就是创建一种隐性知识与显性知识产生互动的平台,使隐性知识表达出来,并转化为组织所共享的知识,组织中的每一个成员通过共享知识来不断地学习和成长。隐性知识显性化的过程是一个心理过程,这个过程受多种因素的制约,因此学校要营造一种尊重保护个体知识产权的气氛。对教师个体知识进行标识,让教职员工看到自己的劳动成果获得了认可和肯定,只有这样,教职员工的隐性知识才能在组织内人员互惠、利他主义和信任的基础上无障碍地显性化和共享,提升学校的发展力。
4,促进学校知识管理创新
学校知识创造与更新是学校知识管理的最终目的。学校知识只有不断地创造与更新,才能增强学校的核心竞争力,确保学校的可持续发展。学校要基于前人的研究成果,注重知识的交流与共享,有针对性地开展工作,最大限度地实现学校知识创新。同时,学校要从时展和社会需求的大背景去思考创新,充分
挖掘学校自身的优势,创造性地构建适合学校实际和发展需求的知识管理新模式,使学校知识管理有创新有突破有成就,从而不断提高学校的办学层次、提高学校的教育教学质量。
四、实施学校知识管理的策略
1,转变学校领导与教师的观念
学校领导与教师对学校知识管理的态度和观念是实施知识管理的关键。只有他们认识到知识管理的重要性,积极完善知识共享和创新的管理机制,才能以知识管理的理念改革学校管理,实现学校知识管理的目标。学校领导不仅要具有良好的素质和高超的综合分析能力,还要意识到知识管理的本质是一个不断探索、研究、渐进施行的过程,在这个过程中会遇到很多阻力和困难。广太的教职员工要充分认识到知识是由显性知识和隐性知识构成的,在教学过程中,不仅要重视显性知识的传播,还要加强对隐性知识的挖掘和共享。
2,发挥图书馆的知识管理功能
图书馆是学校显性知识储存的主要地方之一,其基本职责就是保存、积累和传播显性知识,在学校知识管理的过程中,发挥着独特的作用。基于知识管理的图书馆,其职能应该从“管载体”转向“管内容”,图书馆应该本着“以人为本”的原则为读者服务。图书管理者应该对学校显性知识进行重新组织和深度加工。对网上的资源进行分类整理,不断拓展和深化图书馆服务的内容,从而充分发挥图书馆的知识管理功能。有条件的学校图书馆,应该建立流通统计和电子论坛,从统计数据和员工的看法中调整图书馆相应的策略。
3,加强教师隐性知识的交流与共享
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1.2设计单位从事工程项目管理的问题
我国的设计院除了做设计之外,一般还从事相关建设项目的可行性研究工作,尤其是专业设计院,如交通、化工、邮电等设计院。这些设计单位从事工程项目管理(主要体现在承揽工程建设项目监理工作)是个比较复杂的问题(建设监理本质上就是工程项目管理,但目前国内存在着把两者区分对待的倾向)。设计单位从事建设监理通常有两种情况:一是设计单位承揽一般的监理业务(非自己所设计的工程);二是设计单位监理自己所设计的工程。第一种情况实际上是多业经营的问题,即设计单位作为一个企业,除了设计这个主业之外,还从事相关的建设监理业务,设计单位的这种监理和一般监理企业所做的监理没有本质区别。而设计单位监理自己所设计的工程在我国曾引起过许多争议[1]。
2现代工程项目管理组织策略分析
2.1组织结构管理
组织管理理论认为,建立与实施组织活动主要是为目标实现提供服务的,如共同目标缺失,则组织意义将不复存在。这就要求必须做好企业组织结构创新。在现代工程项目管理组织结构创新中,要求明确一个主管领导,为转变企业管理模式提供服务,且做好公司企业流程重组及建立、完善质量体系与信息支持体系工作。同时将企业改制办公室、文化领导小组等设置到企业内部,为塑造企业文化、信息化管理水平提升等提供强有力的支撑。本文以扁平网络管理组织模式为主分析,伴随知识经济时代的到来,组织创新力度越来越大,为适应社会经济发展需求,企业必须紧跟时代步伐,选取科学有效的措施,实现组织结构创新。此种组织管理模式,要求必须将原有上下等级打破,降低层次,进行扁平化、开放式管理,也就是达到组织形式网络化,该组织模式的最大优点在于能够确保信息通畅。因其具有较少管理层次,将大大削减中层管理人数,这也是组织层次成本降低的要求。同时,能够大大加快决策、执行实施速度,实现柔性化管理。
2.2组织信息管理
企业部信息流通不畅是其转变信息管理方式必须克服的问题,这就要求现代工程项目管理,必须以互联网信息技术为前提条件,对现有资源技术加以充分利用,进行知识管理信息传递系统的建立。该系统必须满足并行操作、外部系统接口充裕等要求。为此,本文基于IT技术,在其中心进行专门项目IT组设立,在IT管理层人员的领导下,各级人员需向项目管理提供技术保障。在工程项目IT执行阶段,需合理制定相关执行计划,进行相关文件编制,做好此系统成本估算工作等。在完成项目后,需将IT系统去除,对项目电子文档进行归纳、整理,做好备份工作,且将电子系统、文档等资料交给业主。如智能化设计环境中可视化技术的应用,在工厂设计环节通过SmartPlantReveiew能够全面检查三维模型,在设计环节即可扼杀失误。且利用此方式对设计方案加以优化,进而对施工等各项需求加以满足。同时,区域不同情况选取协同工作的CAD方式,在互联网可通过FTP协议传送三维CAD模型,针对一个模型利用WorkingShare等方式即可通过所在不同地域的设计人员对其进行设计、修正,并向服务器及时反馈。
2.3建立知识管理系统
(1)企业知识库的建立。一般可由两个方面理解企业知识库,其一企业数据集合由企业数据库系统构成;其二数据仓库技术的发展基础为数据库系统。作为数据管理方式,数据库系统前期以事务处理为主,经过长期发展,此类数据库内日常业务数据量越来越多。在知识库内,知识门户的作用也愈加重要。大多数企业知识管理的入口为技术开发,进行该企业内部网络地建立。利用此网络能够进行信息地快速传送,且能够进行网络会议、网上协同计算地应用。
(2)知识管理机构设立。为满足知识经济发展需求,要求实现企业知识专门化管理。在企业管理中,企业知识管理战略制定是知识主管的主要任务,需制定企业知识管理实施策略。做好推广知识管理工作,帮助员工对其知识角色加以确定,并向员工提问,对知识对团队行为、管理流程的影响作用进行分析。同时分析知识管理内容,在对组织管理内知识需求各个方面进行分析,以此对企业发展理念、计划等加以確定。除此之外,还需设计好知识管理系统。在知识创造、共享与使用环节,对组织机构体系完善程度如何加以确定,避免对企业发展造成负面影响。
(3)知识标准化编码处理。在网络前提下项目组织知识管理能够进行信息量地全面供给,其优点为信息速度加快、共享信息、信息处理时间缩短等。与此同时,互联网利用多媒体信息方式提升工程组织管理水平,确保可控状态下提升项目生产时间、经济效益与质量[2]。
3结束语
工程项目管理的具体组织形式对于工程项目管理的实施效果有着决定性的影响。我国的工程项目管理应该借鉴国际工程项目管理中的成熟经验,发展多种工程项目管理组织形式。应该允许有条件的业主自己进行工程项目管理;要进一步规范设计单位进行建设监理和项目管理的制度和做法,鼓励一部分有能力和资质的设计单位从事建设监理和项目管理,但要防止设计单位从事项目管理的泛化,否定设计单位最适合从事项目管理的提法;专门的工程项目管理(建设监理)应该是我国工程项目管理的主要形式,是需要大力发展的重点。
参考文献
[1]段志成.工程项目管理标准化作用机理研究[D].天津:天津大学,2012:11-13.
[2]王乾坤.建设项目集成管理研究[D].武汉:武汉理工大学,
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知识流失在建设领域经常发生,项目中知识的流失主要是由项目的特征决定的,比如组成项目团队的临时性,以及工程项目中的知识对经验工程师的严重依赖性(Khalfan M.M.A.等,2003)。目前,工程项目中的知识管理没有得到普遍的重视,只有少数的建筑企业对工程项目中的知识加以管理,而且管理手段单一,多数集中在工程项目资料文档管理。有关工程项目中知识管理的研究层出不穷,研究成果主要集中在工程项目中的知识获取(Serkan Kivrak, Gokhan Arslan,2008)、工程项目中知识集成(钟波涛、丁烈云等,2005)等方面。工程项目的临时性导致工程项目中的知识管理相对复杂,工程项目中知识的获取、传递和共享需要依赖一定的信息技术、文化制度等。本文从支撑条件的角度研究工程项目中的知识管理,构建工程项目知识管理的支撑体系。
一、工程项目知识管理的功能目标
目前,关于知识管理没有统一的概念。卡尔·费拉保罗认为,知识管理就是运用集体的智慧提高应变能力和创新能力,是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径(卡尔·费拉保罗,2003)。Bassi认为,知识管理是为了增强组织的绩效而创造、获取和使用知识的过程(Bassi,1997)。知识管理实际上就是寻求知识获取的有效途径,实现知识在个体之间的传递,最终达到知识在群体范围内共享的过程,其功能目标是减少知识的流失,促进个体间知识的交流,促使知识在传递的过程中得到创新,充分利用知识资源,提高企业效益,保证企业的核心竞争力。而工程项目知识管理则是指在对项目进行管理时,将知识作为管理的对象,充分利用现有技术,将工程项目的外部知识和内部知识加以整合,促进知识的交流和分享,进一步提高员工的知识创新能力,实现项目的有效管理,其功能目标是从项目中获取知识,实现知识在组织内的传递和共享,最终实现知识的创新。
二、工程项目中知识流失的现状
在工程项目建设中,各参与方(业主、设计、监理、总包和分包)之间协同工作的效率在很大程度上影响工程项目的进度和质量。工程项目中的知识贯穿于整个项目生命期,随着项目的进行,知识不断地流向项目参与者。工程项目的临时团队中,各参与方是单独的个体,团队成员之间缺少默契,缺少信任,形成沟通障碍,不利于知识的交流,使得建设效率低下。随着项目的结束,项目临时性的组织机构随之解散,在一个项目生命周期内所产生的知识和经验随着项目的结束而丢失,在后续项目或其他项目中,当面对同样的问题时,人们只能重新从零开始,重复其他人员已经进行过的活动,造成知识浪费现象。
三、工程项目知识管理的难点
(一)显性知识难以共享
目前,工程项目中的知识管理普遍没有得到重视,只有少数的建筑企业实行项目中的知识管理,这些企业对知识管理实施的手段比较单一,大多数是对文件进行存档。这些存档的文件,例如可行性研究、总结、技术报告或用户手册等等,在编写上常常是很肤浅的,仅集中在把握标准的业务数据或是对项目结果进行描述,对失败的原因或如何解决某个特殊问题的记载常常被省略了,并且只有少数人知道文件的存放地点,要花费很长的时间才能找到,因此,这些文件很少会被利用。鉴于文档管理的方式只重视知识的存储,而忽视了知识的整合和共享,基本上都是建筑企业为了要实行知识管理而做出的一个形式,没有实现知识管理的真正目标。
(二)隐性知识难以管理
除了显性知识和已交付的项目所包含的知识外,项目知识还包括专门技术和经验这样的内隐知识。项目经验与参与相应的问题解决的个体联系在一起,但是它常常不是项目文件的一部分,在项目实施期间它也很少转移到其他人身上,这些知识难以编码、保存在项目成员的记忆之中,在完成项目任务后,项目成员回到原来的职能部门或转到了其他项目中,他们也将新的经验带走了。项目结束就是集体学习的结束,项目参与人员转向了新的项目或回到原来的职能部门中。如果他们所掌握的关于项目的特殊知识不是直接需要的,就会产生“组织健忘”,造成项目知识的丢失。从建筑企业的员工来看,由于缺乏对知识贡献、知识创新的激励措施,很多员工不愿意将知识拿出来供大家分享,缺乏集体学习的动力。由于学习文化氛围的缺失,建筑企业部门的员工之间缺乏知识的流动与共享意识,造成企业内部人与人之间、部门与部门之间的知识垄断,甚至对一些毫无价值的知识保密,这严重阻碍了知识管理的实施。
四、工程项目知识管理的支撑体系
工程项目中知识管理存在一系列的问题,知识管理手段单一、知识传播障碍等严重影响了工程项目知识管理的实施效果。为了更好地实现工程项目知识管理的目标,需要构建工程项目知识管理支撑体系。
(一)技术支撑
基于项目的组织是按项目生命周期来运作的,它的生命周期往往很长、不重复,而且是围绕特定项目团队而建立的,项目团队的多职业化导致了知识的细分,使知识管理困难。尽管现在有了一些管理项目知识的方法,如项目事后总结、将具有专有知识的个体派到项目中、最佳实践指导、局域网等,但是它们的有效性不高。工程项目规模较大,管理过程复杂,如果将项目中所有的知识都以文档的形式管理,不仅加大了管理者的工作量,而且当员工要使用这部分文件的时候,需要花费大量的时间来寻找,降低了员工利用知识的积极性,造成知识利用率低下。此外,仅仅通过文档管理,员工之间的知识难以交流,不利于知识的共享。因此,知识管理需要依赖一种更方便简捷的技术系统,即网络系统,以加速知识的传播速度,促进知识共享。本文介绍一种知识的共享平台——项目博客。
博客是用户用来表达个人思想而自己生成的网站,其内容按时间顺序显示。博客一直被认为是私人的媒介,由于其具有知识管理潜力,能够及时捕获和收集组织内部分散于各个角落的技能知识,近年来已经被认为是知识管理的有效工具之一。博客作为知识管理的一种工具,在很多领域已经得到应用,比如IBM公司允许其分散在30多个分公司的员工在博客中讨论软件的开发过程和业务战略(Lee J., Kang H., Jung T., Seo J., 2005)。
博客作为一个以人为中心的工具,通过用户推动社会网络,是一种民主的、自下而上的知识管理方法,有助于消除建筑企业内部由上而下严格控制而导致的障碍。建筑企业作为一个劳动密集型企业,为了取得成功必须通过正式或非正式的网络手段来实现知识的共享(Mills,2007)。项目博客,是以项目知识为基础,员工将项目中的知识写入自己的博客当中,以此作为个人知识库。不同的博客之间可以通过网络相互链接,员工可以互相访问博客,可以就博客中的知识加以探讨和评论,有利于不同部门员工之间的相互学习。基于项目的知识博客相互链接。
项目博客最基本的构成单元是不同的员工博客,员工是项目和博客之间的联系者,项目博客的内容来自于员工对项目中知识的整理和加工。管理部门的员工可以通过内部网直接访问,而分布于各地工程项目部的员工则可以通过Internet访问。这样可以使知识在建筑企业内部最大范围内得到共享,从而避免了由于建筑企业分散生产所带来的知识管理障碍。同时,为了加强工程项目内部的沟通,可以将属于同一个工程项目的成员的博客群集在一起,形成项目博客群,以实现快速沟通和交流,促进知识创新。
博客作为员工个体知识的基本载体,可以满足员工对于知识管理的个性化需求。员工可以以工程项目中的现有知识为基础,同时结合个人的经验和想法在自己的博客上发表个人的思想和知识,储存自己认为有价值的知识,并按照自己的思维方式对其进行分类,以方便将来调用及查看。员工之间可以相互访问博客,并且对对方博客中的知识加以分析和研究,提出自己的观点供参考,员工之间形成团队学习效应。通过这种形式,工程技术和管理人员的隐性知识可以适当地表达出来,而这种方式储存的知识超越了项目、地域的限制,实现了在整个建筑企业内部的知识共享。
(二)文化支撑
工程项目知识管理的目标是实现知识的共享,在项目知识管理的初期,知识共享还没有成为一种自觉、自然的行为,许多项目成员往往不愿将自己掌握的特别是自己的专有知识与别人分享。要促进项目成员的知识交流,实现知识共享,必须培养一种学习的理念,通过一些制度和政策来促使员工分享自己的知识。
1.培养组织学习文化。组织学习的概念是从个人学习借鉴引申而来,指的是组织为了形成其核心竞争力,围绕信息和知识所采取的各种行动,它是组织不断努力改变或重新设计自身以适应持续变化的环境的过程,是一个创新过程,它包括个人学习、团队学习、全组织学习和组织之间的学习(黄健,2003)。组织学习与日常生活中的学习不同,它不仅仅是补充丰富知识理论,还使知识化碎为整并且系统化,实现知识的积累过程。在工程项目团队中,经验工程师组成学习骨干,带领全体员工进行组织学习,可以提高经验工程师和员工的知识水平以及学习能力,更重要的是可以加强团队的合作精神,促使组成工程项目组织的各部门之间相互合作。
2.创建基于信任的项目文化。工程项目组织中的所有参与方把整个项目的利益作为最高的共同目标,并在此基础上进一步考虑参与各方的自身利益。项目参与方能跨越组织边界进行紧密的沟通和协作,为了共同的项目利益在项目组织中积极地共享知识,进行组织学习、知识创新,建立一个学习型项目组织,创建一种基于信任的项目文化(张立军、苏萍,2005)。基于信任的组织文化与传统文化相比。
从表-1中可以看出,基于信任的项目文化与传统文化相比起来更有利于知识的共享。在基于项目的文化中,员工之间相互信任,彼此在相互竞争中取得共同进步,员工拥有共同的心智模式,拥有共同的愿景,具有与组织相一致的目标,员工的学习方式由传统的各自学习转化为团队学习的方式,员工的生存价值在于实现自我超越。
3.建立激励制度。激励制度是实现知识共享、建立基于信任的项目文化的重要保证。工程项目具有工作周期长、任务量大、内容繁杂的特点,长时间的持续工作难免会搓减员工的工作热情,这就需要项目组织制定合理的物质和心理性质的奖励措施。如每一个项目完成后可根据员工的工作表现给予额外的物质和精神奖励以肯定员工的工作能力,同时增加员工的自信心和热情,激励员工自愿乐意地奉献出本属于自己的那种隐性知识。通过奖励对知识共享起推动作用的人员,增强企业员工在工作中相互帮助和交流知识经验的积极性,增强企业员工积极的知识创新欲望。由此可以将对企业知识管理有利的人员潜力发掘出来,并且不断增强这种知识共享和创新的意识,形成学习型组织的思维模式和企业文化。
(三)组织结构支撑
传统的工程项目组织结构(见图-2),限制了部门之间的信息交流,阻碍了各部门之间的知识共享。在这种组织结构中,各参与方都以自己的利益为目标,参与方只需实现自己的目标,即完成工程项目,而忽视了团队之间的交流合作,使得不同部门总会重复一些同样的工作,造成资源的浪费。
要改变这种知识垄断的现状,就要对原来的组织结构进行改革,将原有的组织结构变革成一个集散式的组织结构,使得组织结构呈现出扁平化、横向型、动态性的特征,促进部门之间信息的交流,从而实现知识的共享,比如网络型结构。
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1 引言
知识管理是一种系统化的特定组织过程,它提供了一种知识在组织内如何被组织和使用的管理框架。软件项目知识管理是一项复杂的系统工程,从知识的构成来看,不仅包括软件产品业务领域的知识,还包括项目管理领域的知识以及计算机软硬件知识;从项目的知识载体来看,既有结构化程度较高的电子数据信息,也有非结构化的文档信息,如系统需求分析报告、系统设计说明书等;从知识管理的环节来看,包括知识的获取、检验、存储、使用、共享、查询和创新,这些都给软件项目知识管理增加了难度。同时,软件企业往往在项目结束、总结项目经验、构建项目知识库时,对于较长生命周期的软件项目知识,经常遗忘或流失,尤其是项目生命周期早期阶段形成的知识。现有的项目知识管理系统存在许多缺陷,如知识库规模庞大,关系复杂,项目背景知识难以搜索等。软件项目知识来源于项目的开发与应用过程,项目知识管理必须以系统论为指导,采用不同技术方法促进整个流转过程的顺利进行。本文提出的基于生命周期的软件项目知识管理模型将能克服以上缺陷,实现知识快速查询和重用,具有重要的现实意义。
2 软件项目生命周期及知识构成
2.1 软件项目生命周期
软件项目生命周期指从项目立项、开发、应用到项目退出以及新系统开发的全过程,本文将软件项目生命周期划分为项目立项、系统规划、系统分析、系统设计、系统实施、系统运行维护和系统评价7个阶段,按照各阶段知识特征以及关联的紧密程度,可以概括为软件项目招投标、软件项目开发和项目运行维护等三个主要阶段,各个阶段的逻辑顺序关系如图1所示:
软件经过若干年应用,随着技术的进步、组织业务的变迁,经过系统评价后,不再满足当前业务的需要,将开始新的项目开发请求,进入新一轮的生命周期。新的项目生命周期各个阶段知识的内涵有着明显的不同:①招投标阶段主要包括对供应商评价、软件组织评价、项目的可行性分析以及子系统划分等方面的知识;②软件项目开发阶段主要包括项目管理、相关的软硬件技术和组织管理方面的知识;③项目运行维护阶段主要包括软件应用、管理维护和软件性能评价方面的知识。与传统工程项目不同的是软件项目各个阶段知识具有较强的逻辑关系,如系统分析阶段形成的逻辑模型知识与系统设计阶段形成的物理模型知识具有一定的映射关系。
2.2 基于生命周期的软件项目知识构成
软件项目是知识密集型项目,由于项目开发过程和软件产品(包括阶段性产品)的不可视性,过程知识的形成和管理相对复杂,不同团队开发不同项目又有较大的差异性,增加了知识管理工作的复杂性。软件项目开发有三类信息需要进行管理:①项目的基本信息,如项目的名称、特征、分类等信息;②软件项目开发过程本身的信息,如项目开发过程的阶段划分、各类资源分配、质量、进度和范围等信息,系统规划、分析和设计等一系列方法以及软件组件、文档以及软件开发过程中积累的经验等;③过程的动态信息,即在项目进行中的某个过程是如何进行的,如在进行中遇到了什么问题,采用了什么样的方法解决,解决的过程和效果如何。软件开发人员经常需要具有逻辑相关和一定背景的系列知识,而不是孤立的知识元,因此,本文从项目生命周期的视角对知识分类,在知识管理系统设计中着重考虑知识的逻辑性以及相关背景知识。通过研究现有文献、软件项目专家和项目开发人员访谈,本文界定软件生命周期各阶段知识的构成如表1所示:
3 软件项目知识管理的三维模型构架
系统工程是解决大型复杂系统的规划、组织、管理问题的思想方法,软件项目开发周期较长、涉及的专业领域较多、知识内容复杂、管理过程繁琐,因此,结合软件生命周期理论,应用霍尔的系统工程原理,建立基于时间维(T)、管理维(M)和知识维(K)的软件项目知识管理的三维模型,如图2所示:
・时间维,即软件项目生命周期,包括软件项目立项、系统规划和系统评价7个阶段;在项目开发过程中,根据项目的具体分工,各个阶段还可以设置若干个里程碑事件,如图3所示:
・管理维,即项目的范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、风险管理、人力资源管理、沟通管理、采购管理、集成管理9个环节,各领域均有相应的知识内容。
・知识维,包括计算机物理平台、基础软件平台、软件开发平台、应用业务和软件项目管理工具集等5类知识。
4 基于生命周期的软件项目知识管理模型运行机理
我国软件行业正由手工作坊模式向工业化生产模式转变,软件项目开发分工越来越细,专业化分工要求项目开发人员掌握本分工阶段的知识,了解前导阶段和后续阶段以及相关领域的知识。对于大型软件项目,按照软件生命周期阶段(或里程碑节点)进行项目分工是软件组织一个基本模式,因此,为保证软件项目知识的完整性和一致性,应对生命周期的每个阶段或里程碑节点处实施知识获取、存储、共享、应用、检验和创新(见图3):①在管理维和时间维(或里程碑节点)的每一个集合点,产生知识维的各类知识和阶段性软件产品(如文档、组件等),项目知识应在里程碑节点处进行收集、整理和内化。②集成管理。知识管理是一种寻求目标的活动,为了开发预期的软件产品,按照软件生命周期的阶段目标,集成其他8个管理领域。随着软件开发过程不断深入,预定的软件开发目标可能会变化,并且软件开发人员沟通过程中,在项目时间维(T)的多个开发阶段与管理维(M)的不同管理过程交叉产生新的知识,集成管理一方面生成各个应用领域的综合知识,另一方面有助于对这些知识实现综合管理。③软件用户层面知识涉及到软件项目开发个人、团队和组织知识,具有综合性和直观性,这个层面的知识往往以问题和建议或软件缺陷的形式表现。④为了实现知识的分类存储和检索,提高项目开发人员的知识管理效率,一方面将知识按照应用层次分为计算机物理平台、基础软件平台、软件开发平台、应用软件业务、软件项目管理工具集;另一方面还考虑知识的生命周期属性以及针对特定软件项目各应用层次和各个阶段知识的逻辑相关性。⑤基于生命周期的软件项目知识管理流程,由于研究的侧重点以及视角的不同,
软件项目知识管理机制也存在很大差异,但知识的具体管理过程是通用的,笔者在文献[2]中做了详细的研究和论证。
5 软件项目知识管理原型系统
5.1 软件项目知识管理系统物理模型
基于生命周期的软件项目知识管理原型系统,分为知识产生层、知识管理层和知识应用层(见图4):
①知识产生层包括在项目生命周期的各个阶段(或里程碑事件的节点处),由软件项目开发人员总结项目进程中产生的新知识,按照一定的规则填录到知识管理系统中;应用语义处理工具、智能分析工具、分析定制工具和知识管理工具,将开发人员的知识内化到软件项目知识库(KB);②知识管理层包括数据库(DB)和数据库管理系统(DBMS)、模型库(MB)和模型库管理系统(MBMS)、知识库(KB)和知识库管理系统以及方法库(AB)和方法库管理系统(ABMS),完成知识的管理工作;③知识应用层通过用户界面、集成接口、知识地图、查询和共享工具完成项目相关人的知识请求。该物理模型中的知识生成者也是未来的知识用户,因此,更有利于丰富和检验项目知识库内容,保证知识的正确性。
5.2 建立基于项目生命周期的知识地图
知识元模型包括软件组织基本信息、项目基本信息、文档信息、软件产品信息和文件夹信息等。元模型是构成基于项目生命周期的知识地图基本单位,如图5所示:
其工作机理:①知识用户首先提出需求的领域知识(包括计算机硬件类、软件类、应用业务和管理工具类)以及知识应用的生命周期阶段,知识地图自动映射到相应的知识目录;②建立目录内各条款之间的关系以及与管理维的关系;③项目知识管理层根据用户知识请求,集成相应的知识元模型,并返回知识的调用结果。
5.3 项目知识有效度测度模型
对于软件项目开发过程中的同一问题,经常会有不同的知识解决方案,各个解决方案的效果也是不同的,知识用户往往很难判断各知识元的应用效果,基于项目生命周期的知识管理模型引入知识有效度(E(i))的概念。知识有效度是指某知识元的累计使用效果,由该知识使用频次和使用效果评价值的算数平均值计算。第i个知识元的第k次使用效果为e(i),则该知识元有效度E(i)=∑e(i)/k。项目知识的使用人员在每次知识使用后,给出本次的使用效果值(0~1),系统自动计算该知识元的效度和使用频次。这样为今后的系统开发人员识别知识元的可用性提供了参考依据。
5.4 案例研究
笔者在为山东某软件企业项目知识管理系统版本升级时,应用了基于生命周期的软件项目知识管理模型。按照本文的逻辑模型和物理模型,在系统数据库设计时,建立与之相适应的库表结构,增加了知识元的项目属性、知识的生命周期前导阶段和后续阶段属性、项目的背景信息、知识的三个维度的属性以及知识的效度评价。
5.4.1 知识管理模型定义 知识管理模型中定义了领域知识类(Domain Information Class,DIC)、项目生命周期信息类(Lifecycle Information Class,LIC)、项目管理知识类(Project Information Class,PIC)、软件项目信息类(Software Project Information Class,SPIC)和知识元信息类(Knowledge Unit Information Class,KUIC)5种信息类。5个信息类之间存在继承、包含等关系(见图5),各类信息类的属性定义如下:
DIC[领域(Domain_ID)、领域名称、备注);LIC[项目生命周期阶段(Lifecycle_ID)、阶段名称、备注];PIC[管理(PM_ID)、管理名称、备注];SPIC[项目(PmjectID)、项目名称、项目类别、开发环境、开始时间、结束时间、项目关键词];KUIC[知识元(KU_ID)、Domain_ID、Lifecycle jD、PM_ID、PM_ID、知识内容、类别、任务、过程、资源、产品/服务、执行者、时间、地点、关系、项目知识效度E、相关项目ID,相关知识(KU_ID)]。
5.4.2 主要模块
・知识管理工具,实现5个信息类的编辑、添加、修改、删除等基本功能以及软件项目知识库、知识检索模型库、方法库和软件组织数据库管理、构建和维护等操作。在软件项目开发过程中,根据项目知识所属的生命周期阶段、所属领域、管理范畴等关键性信息,创建各阶段各层次的软件产品知识和软件项目过程知识,实现知识的编辑、添加等处理流程,并建立相应的数据库和文档信息对象与其关联,以形成软件组织知识库,其中的文档包括项目生命周期中各类开发文档和阶段性产品(源程序代码),是软件项目知识库中知识的主要表现形式,简化了知识的表现形式,规范了软件项目知识管理。
・软件项目知识共享工具。软件项目知识共享工具为项目开发人员提供软件协同开发、同步数据传送、实时的知识获取、软件知识元搜索、不同用户角色的权限控制和知识库版本控制等多项功能的基础支撑工具,能够解决不同软件项目开发团队成员的知识共享难问题。
・知识查询应用:①根据开发人员提供的项目生命周期、应用领域和项目管理范畴等关键信息对需要检索的知识进行自动过滤,有助于项目人员迅速准确地获取不同开发阶段所需的项目知识;②整理和查询软件项目开发和实施过程中常见问题及其解决方案;③支持开放式和协作式编辑,允许具有权限的项目开发团队成员动态增加新的项目问题及其参考解决方案;④支持项目开发人员对知识元的应用效果进行评价。
・主要接口:①用户界面,为项目开发人员和项目干系人提供友好的人机交互界面,完成对知识管理基础设施的配置和管理功能;②智能分析接口,提供标准方法完成项目开发各类信息分析和知识挖掘程序的调用;③应用集成接口,实现本系统与软件组织其他应用系统的集成,获取软件项目的相关知识;通过引入知识分析集成框架可以方便项目开发人员灵活地定制各种知识分析和知识挖掘工具,用来集成项目干系人的知识管理和应用程序组件。
5.4.3 系统开发平台 采用基于浏览器/服务器(B/s)的模式,构建基于生命周期的软件项目知识管理平台。系统开发工具采用了JAVA+Javabeans+Ora-cle,并配以JAVA Applet实现。
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在我国当前知识经济体系发展的情况下,项目管理工作所涉及到的相应工作有了更多的挑战,越来越多的工程项目复杂程度不断提升,这直接促使其中所涉及到的项目采购工作,也更加复杂。对于工程建设来说,其中所涉及到的材料费用,实际上占到了整个工程施工费用的60%以上。而材料本身的采购价格也直接影响到了工程最终造价,材料自身质量会对于建筑工程质量带来影响。这方面的情况下,直接促使项目材料的采购方案选择有着至关重要的作用,如何进行和血合理的选择,成为了保障项目采购的关键。下文主要针对基于知识管理的项目材料采购方案进行了全面详细的探讨。
1知识模式与传统模式下材料采购的对比
知识管理模式,就是就是针对相关信息进行加工、收集、共享、创新的一个全面过程中,通过该方式能够使得混乱的数据、文字都能够得以有序的排列起来,如此以来,便能够找出其中所存在的规律,并且进行灵活的运用。通过对于这方面信息的应用,能够寻找出新的问题解决方式,使得工作程序等都能够得到大幅度提升。而在这一模式下所存在的材料采购措施,从纵向上来看,实际上更加重视对于项目资源本身的配置,而从横向上来说,实际上对于工程材料在各个不同方面所进行的调配也极为重视。
2材料采购方案的制订
就当前阶段来看,无论是建设单位奔身还是承建单位,都开始朝着综合化、大型化的方向发展。通常都是多个不同的工程同时展开,因此,工程所涉及到的材料采购工作是否顺利实际上已经成为了工程建设能否顺利建设的一个关键所在。材料的供应,不仅涉及到了庞大的资金,还有着较大的数量,并且贯穿于整个施工工程。
2.1采购知识分析
在多次的材料采购工作中,必然积累了大量的知识,只是这些知识是零散的、无序的,不便于被及时有效地使用。知识管理的一个重要价值在于,实现把最恰当的知识在最短的时间里提供给最需要的人。这就需要首先对知识进行分析,并把知识系统化,形成知识仓库。
(1)知识收集。在每次的项目材料采购过程中,需要用到的信息以及可以形成的知识包括:材料的种类、产地、品牌及品质,供应商的地址、资质、供货能力、经营范围、信誉情况及履约能力,采购人员的采购经验、采购水平等资料。在每次的采购工作中把这些信息加以收集,从这些看似无关的信息中挖掘知识,从而形成知识仓库。
(2)知识加工。知识加工的过程实质就是对收集的数据进行整合的过程,即根据不同的用途寻找规律,进行数据分类、数据选择、数据预处理和数据转换。利用文本自动分类器实现对文件的自动分类便于知识的存储和利用,从而形成储备知识的知识库,方便以后工作的使用。
(3)知识应用。从知识库中提取知识则需要通过有效的搜索引擎。知识检索系统的目的是实现知识的快速查询和获取,进而实现知识的利用。以知识元为知识的基本检索对象,通过知识元的多维连接和相互关系建立知识地图,通过知识地图可以清楚地看到工作中目前拥有的知识和需要的知识,以及从何处获取所需要的知识,为系统的使用人员能全面系统地了解系统的功能提供支持。
2.2采购方式的选择
建筑工程在进行建造的过程中,实际上所涉及到的建筑工程材料极为复杂,没有任何两个不同的工程会使用完全相同的施工材料来完成施工。而在这方面的情况下,材料本身的采购难度也就有了大幅度的提升,在这一过程中,如果说仅仅只是对于材料本身的价值、种类进行了解是远远不足的,还必须要多方面的采购措施加以配合,才能够保证价格合理、质量最优。在具体采购的措施上,主要有集中制、分散制,也有两者相结合的混合制。此外,随着科技技术以及网络信息的发展,在制造行业之中开始兴起了网络采购以及供应链的采购形式。但就总体来说,实质上没有任何一种采购措施本身是完美的,任何一种采购措施实际上都有着一定的缺陷。
以下是对不同材料的采购方式的总结归纳:
(1)战略材料采购。通过供应链的形式来进行采购,实际上是一种较好的选线,当供求双方打成了长期的供需协议之后,工程一开始,供应商便能够直接投入到工程建设中,并且帮助采购方进行工艺材料的使用、运营进行维护。这种供应方式有利于供应进度和产品质量的保证,由于是长期合作也易得到最优惠的价格。
(2)通用材料采购。对于此类材料,由于供货市场大,竞争激烈,采用招标采购的方式,可以有效降低材料的价款,保证供应商的供应质量。在招标过程中要严格依照《中华人民共和国招标投标法》,组织评标专家进行评审,从而有效避免暗箱操作和“吃回扣”情况的发生。
(3)个性材料采购。市场供应商较多,这类材料等够凸显工程的外观质量,并且同款式的材料用量不大,要求多样,价款不多,可采用市场询价的方式,针对中意的产品和供应商洽谈价格,从而节约人力、物力,降低成本。
3结语
综上所述,在当前时代不断发展的过程中,各个企业、单位都必须要针对知识管理措施加以重视,并且建立起一套适合自身的知识体系,促使采购方案得以完善。知识管理本身在项目材料采购中的应用,实际上并非仅仅只是在采购方案的制定上,这方面仅仅只是知识管理极小的一个管理方面,无论是对库存管理、供应商选择,还是对于员工加以考核,实际上都能够对于知识管理措施加以应用。
参考文献:
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近年来,国内外的专家学者逐渐开展了知识管理系统评价的研究。FolkerFolkens和MyraSpiliopoulouL2J给出了一个知识管理系统的评价框架,该框架基于知识管理的六个功能:知识目标的定义、知识识别、知识利用、知识创新、知识共享、知识保存。MinsShinL3从知识管理系统的经济意义人手给出了一个评价框架,主要涵盖了三个方面:知识资源的生产成本和收益、知识的转移成本、知识的管理成本。O[1iverBayer,StefanieH6hfeld,FraukeJosbacher等人4对一个基于本体的知识管理系统进行了评价,其标准包括:用户界面、使用技术、知识辞典和分类。黄立军_5认为评价一个知识管理系统的优劣,一般可通过以下几个指标:项目管理功能、通信与协作能力、智能功能、可维护性、安全性、维护简便性、实用性、技术简单性、文档图书馆功能。王君6的知识管理系统的评价指标体系包含了系统性能、系统功能、系统环境、人性化、系统成本这五大因素下的37个评价指标。
综合以往的文献可以看出,这些评价指标的设立主要是从系统功能的角度或者是从系统经济效益的角度来进行评价的。这些评价指标往往只能反映系统的某些方面,而要想全面了解知识管理系统的成效,则必须从系统生命周期的角度来进行评价。本文就是将知识管理系统的建设、运行、增效这一整个过程看成系统的生命周期,提出一个三层评价体系,并基于此建立一套评价指标。
1三层评价体系
项目的生命周期有多种划分方法,但由于lT项目的根本目标是满足客户的需求,所以从客户的角度来划分项目的生命周期是更能直接反映项目成效的。并且,知识管理系统是企业的重大IT项目,它投资大、周期长、涉及范围广,必须从项目生命周期的科学角度对其进行全面的评价。具体说来,知识管理系统项目的生命周期从根据需求建设系统开始,到项目的使用,到最后实现企业增效而结束。本文将评价体系分为三个层次:建设层、使用层、效益层,如图1。
1.1建设层系统建设的评价是项目评价最基础的一层。在这一层,主要从系统的使用技术、实现的功能、系统性能、系统存储的信息和知识的质量方面进行评价。
a.系统使用技术。目前,在知识管理系统中使用的先进的信息技术主要有:知识采集与发现技术:包括搜索引擎技术、数据挖掘技术等;知识存储技术:包括数据仓库、文本数据库、案例库、知识库等;知识组织与描述技术:包括分类技术、本体工具、摘要技术、知识地图、可视化、虚拟现实技术、建模技术等;知识交流技术:包括电子邮件技术、电子会议(视频会议)、虚拟社区、即时消息、BKS、新闻组、在线讨论等;知识使用与创新技术:包括检索技术、推拉技术、e—learning技术、工作流技术、专家定位、过滤、权限与角色技术、个性化技术等;其它技术:包括智能技术等。需要说明的是,系统的使用技术并不是越新越好、越先进越好,而是要根据系统的目际选择合适的技术,既达到系统需求,又便于开发维护和扩展。
b.系统功能。系统的功能包括提供统一的知识人口,文件管理功能,各种途径的知识交流,支持多种渠道的通信与协作等。知识门户:它是企业知识资源的统一入口,员工通过它了解当天的最新消息、工作内容及所需的知识等。实时地与其他成员取得联系、找到能提供帮助的专家知识。文件管理:可利用系统管理电子文件库或知识库。包括文件权限管理、版本管理、文件检索、文件储存与取用流程管控等机制,提供文件库与知识库存储与分享的平台。知识交流:系统提供专业技术和知识的讨论区、专栏区、留言版、聊天室、在线学习等机制,使得具有相同专业领域或兴趣特长的员工能分享并创造知识。专家黄页:透过动态核心专长调查系统,随时掌握个人与部门的最新核心专长,包括项目执行、证照取得、教育培训、专利发明、荣誉奖项、专业著作等,不仅可与组织核心竞争力接轨,还可在不同项目任务来临时,选配出最佳工作团队。通讯与协作:提供电子文件交换、声音传输、影像传输的平台,以完成非面对面的远距离沟通作业、项目执行和多边视讯会议。
c.系统性能。系统效率:通过测试软件测量系统响应时间、周转时间、吞吐量等,进而对系统效率做出评判。维护管理:管理员能比较容易地维护系统硬件、软件、文档等。用户能方便的管理个人帐号和文件。可扩展性:系统的进程能力足够支持公司所有员工上线。未来随着公司的发展,用户规模逐渐增加时,系统能很容易地扩充。为了预防系统损毁造成的损失,系统能方便地备份和还原。安全稳定性:系统使用简单,硬件集成稳定,系统平均无故障时间长。系统设置了各种级别帐号的权限。拥有文件权限控管功能,对每一份文档可以设置不同的读、写权限。
d.知识质量。可靠权威性:知识来源于权威出版物、权威数据库、权威网站、权威专家知识等。在将信息录入系统时有审核机制。易吸收理解:信息和知识运用可视化表示方法,能容易地被用户吸收理解。
1.2使用层
a.使用情况。系统使用范围、人数和频率:通过对后台webl0g的挖掘,得出系统的使用范围、人数、频率、频繁重点网页、用户特征等。美国ExacttrendSoftware公司的软件webLogEx—plorer是一个有效的网络13志分析软件,能高效地统计分析出一定时间段内访问网站的用户数量、特征、网页访问率、搜索引擎关键词等。知识管理系统开发和管理人员也可以根据特定的需求开发特性化软件。
b.使用反馈。用户反馈:系统设立FAQ模块和意见反馈模块,管理人员及时了解用户对系统的反馈。同时,管理人员可以制作网上问卷调查,针对特定问题,及时收集用户对系统的评价。使用界面:系统界面友好,操作简便。
1.3效益层
a.系统成本。建设成本:系统的建设成本包括系统硬件、软件和系统开发费用。其中硬件费用包括主机设备费用、终端设备、通信设备和机房建设费用。软件费用包括系统软件、应用软件、测试软件的费用。系统开发费用包括系统需求分析、系统设计,系统实施等阶段的管理费用和员工工资。运行维护成本:运行维护成本包括计算机及其外部设备的运行费用、员工工资、管理费用和设备、备件的折旧费用。
b.组织效益_I。提高企业经济效益:知识管理系统的良好运行与使用能提高企业的生产经营效率,降低操作成本,提高企业的经济效益。对比企业实施知识管理系统前后效益的变化,并考虑知识管理系统在这个变化中所占的比重,能够计算出系统的经济效益。提升企业管理水平:系统能改进企业核心业务流程,促进企业流程改造,加强企业中各部门和员工之间的合作,发展企业与供应商和客户的关系,减少管理成本,从总体上提升企业管理水平。促进良好企业文化的形成:由于知识管理系统使用给企业和员工带来的好处,使得员工乐于进行知识的交流、学习与共享。这有助于形成一个良好的企业文化,促进其向知识型组织转变。
C.个人效益。提高员工知识水平和业务能力:系统能方便员工获取所需知识,能提高员工的知识水平和业务能力。提高员工工作效率:系统能降低员工在获取信息和知识方面工作的劳动强度.使员工有更多的时间从事调查研究和决策工作,提高了员工的工作效率。
2评价指标体系
根据提出的评价体系,本文构造了一套由3个层次,9个指标,27个具体指标构成的评价指标体系,如表1所示。
在使用这个指标体系,对每个具体指标进行评分时应采取专家评分和用户评分相结合的办法,并制定各级指标的权重系数,最终得出加权的总得分。在制定权重系数时,要结合企业的实际情况和自身需求,比如有的企业特别注重知识质量,而有的企业特别强调降低成本。所以要根据不同情况,设计合理的权重系数。需要说明的是,在这个指标体系中,“系统成本”下的“建设成本”和“运行维护成本”为逆向指标,即成本越高,此项得分越低。其他的指标均为正向指标。在定量化评价的同时,还应写出定性的评价报告,以供企业决策者和系统开发者全面了解系统,为系统改进提供参考。
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经济飞速发展,与城市的建设发展之间有着必然而良好的趋势。能够快速提升国家的发展水平,因此应当积极发展建设。同时,土木工程是这些建筑工程中较为醒目和突出的一项,所以应当充分考虑其地位,把握工程的质量。工程的建设和监管问题应当是综合管理当中的重要部分,也是可以调控和管理的重要环节。质量是工程管理的生命力所在,没有质量的工程是谈不上其他条件的发展的。所以应当充分注意质量在工程发展中的作用,这当中收益最大的是使用方,赢得口碑的将是建设方,投资方也将得到有所值的回报。为了赢得质量保证,应当从人员的激励、材料的选择、工艺加工等方面加大投入,最重要的一点是提升管理的方式方法,并包括对人员各个方面的能力提升。
1 现代土木工程施工质量控制分析
通过一系列的事故观察和后期的调查研究发现,工程质量问题的不断出现与工程监管的不全面是有直接关系的。因为体制机制上的不健全,以及对于工程不够认真的态度导致了许多应当在监管范围内的工作被疏忽大意,听之任之,发生了不该发生的诸多问题,在这种情况下,工程企业必须结合自身的弱点进行整改,加强土木工程的监管措施与施工力度,以此来保证监管工作对于施工问题的保证,提升工作的完成质量,使工作的稳定性和合格程度得到提升。
将管理规范等变得越来越充分可行,并且通过成本管理方面制定严格的财政支出计划,以获得更大的收益。这是加强企业管理的重要途径。所谓成本控制,就应当在花费过程运用一系列手段使其在最小的资金使用范围内完成,对于各种开支和物资利用给予充分的考虑和计算,通过严格的计划和管理过程实现已经设计好的目标花费。在施工的过程中不断给予监管和复查。对于错误偏差给予重视和整改。
2 土木工程施工质量的控制工作
2.1 质量控制体系为施工的有序进行提供了良好的空间,以质量控制为平台,围绕这个中心实现质量体系理论与实践的双重进步,施工单位应当结合自己的体制基础,加强工作流程的规划,完善质量控制系统,全方位立体化地进行创新进步。并使得质量控制系统不断向着更好的方向发展,使得工程的具体部分也能适应质量管理的要求。发展体系自身,使其能够与真实的质量效果之间有一个平衡点,不能使用脱节而不完整的施工制度,这会严重制约质量体系的发展,创新土木工程的作业能力,加入科学因素,使工作的有序性得到充分的发挥。
2.2 施工规划管理对工程施工质量有着重要的影响,是现代土木工程施工质量控制与管理工作的重要内容。由于施工规划工作不当造成工程施工质量问题发生屡见不鲜,其已经成为影响现代土木工程施工质量工作的重要因素之一。在土木工程施工前的技术交底过程中,施工企业即应组织相应的人员进行施工规划工作,对施工场地进行科学的规划,对施工用材料存放、设备存放、设备养护时间等进行合理安排,以此满足工程施工需要,为保障土木工程施工质量奠定基础。
2.3 现代土木工程应当将充分的管理能力和管理效用充分落到实处,应当做好监管工作,并进行巡视,使得每一处工程都在检查人员的控制范围内。并且指导人员加强工作的严密性,帮助有缺陷的人员克服自身的弱点,保证施工质量的单位有效性,为管理的有效奠定好的开端。将每一天的工作落到笔头,一来可以保证严格施工,完成工作,二来对未来的检查工作是一个有效的凭借依据,因此应当保证数据的准确有效,真实完整。这要求记录人员严禁的态度和最优水平的发挥。
3 加强土木工程施工管理,确保施工质量
3.1 工程质量管理
一是监理单位、设计单位、施工单位、建设单位应加强对设计方案、设计图纸等设计文件的质量进行会审。重点审核设计是否符合建设单位的要求,设计方案是否科学、规范、合理,设计意图是否明确,建筑工程与周边的环境是否和谐。对施工设计图纸进行检查,查看各种标准、数据是否相符吻合。另外,要检查设计图纸是否正确反映设计方案、计算是否正确、尺寸标注是否有误、选用材料以及施工要求是否合理、整体设计中各个部门的设计是否协调等,二是对施工方案、经费预算的科学性、可行性、施工技术的工艺,结构的稳定性、牢固性等进行检查,三是对施工人员和工程质量管理人员等进行质量管理意识培训,提高质量意识。特别是应对施工人员在施工前首先熟悉施工操作流程要求,熟练掌握施工操作要领,做到心中有数,提高土木工程施工质量意识;四是把质量管理与员工个人待遇联系起来,实现质量奖罚制度。对于严格按照要求施工,施工质量过硬的人员,应进行一定的奖励,对于施工质量不合格,甚至导致返修的相关责任人应进行一定的处罚;五是着重把好工程材料质量的关口。对进场材料的质量实行三检制度。对于质量不合格的材料,坚决清退出场,确保材料入场质量关。
3.2 加强工程施工监理
一是工程施工监理人员应确实履行监理职责,对工程进行全程动态监理。二是对重要部位的施工应严格执行旁监制度;确保关键部位的工程质量。对施工工序的交接、小项目的验收严格地对质量进行控制,并必须进行签字确认,才能流入下一道工序;三是工程监理人员应加强与施工单位质检部门的协调和配合,及时督促施工单位质检人员进行工程质量检查落实。四是工程施工监理部门建立健全工程施工监理制度,对监理人员进行认真的管理,确保其监理工作落实到位。五是提高监理人员的待遇,提高监理工作积极性。
3.3 加强对工程设备的检查、维护,确保施工顺利进行
一是建立工程施工机械设备的提出检查、维护机制,确保机械检查设备维护工作常态化。必须安排专人对机械设备进行管理,把常规检查和生产过程中的检查相结合,确保机械设备工作时的安全,尽可能地避免施工机械事故。装备是否安全可靠,施工设计是否能够满足完成要求;施工队伍组成是否合理,二是对机械设备操作人员进行质量意识和安全操作的培训和管理,严防因操作不当而影响工程的质量和进度,特别是应尽可能地预防工程质量事故的发生;三是建立和健全机械设备检查维修台账。在进行质量检查时,应及时进行记录,确保记录的及时性、准确性和真实性,为后面的设备管理和维护提高参考依据。
3.4 加强施工环节的效果抽样检查
工作检查分为自我检查和监理检查。每一个环节完成之后。施工人员对自己的工作进行重新观察,有助于把握小的失误,立即完成整改,工程监理人员检查人员完成工作的情况可能把握人员自身意识不到或有意掩盖的问题。详细地将工作落入到记录,对于出现的问题马上给予改正处理,以达到二次保险的目的。
参考文献
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建筑工程的质量不仅影响着人民生活,而且直接关系到工程企业的长远发展。施工产品是工程企业的品牌,它直接影响着工程企业的信誉,影响着其市场地位。在项目管理模式盛行的背景下,如何提高工程的质量是每个工程企业亟待解决的问题。发挥项目管理模式中的项目质量管理人员的作用、提高职工对施工产品质量重要性的认识对于切实提高工程质量有重要影响。
二、工程质量控制阶段
工程的质量受各阶段施工质量的影响,为此,项目质量管理人员应切实加强工程施工每个环节上的质量 管理,确保各个环节上的施工质量
三、目前项目管理模式下工程质量管理中存在的问题
1.过分注重定性评价
在以往的工程质量监控过程中,质量监控人员往往通过一些较为简单、直观的方式进行工程质量的检查与控制,往往将个人经验作为管理控制工程质量的标准,以至于在工程质量检查与评定上缺乏科学依据。这种过分注重定性评价的评价方式将会导致工程质量控制的随机性增大,降低了工程质量控制的科学性、稳定性。
2.缺乏量化管理
长期以来,项目管理模式缺乏量化管理,工程施工的责任分工不能具体到个人,这不仅影响了问题工程的责任追究,而且不利于提高工程建设职工的工作积极性,不利于提高职工的责任意识。
3.缺乏科学评价方法
如今的工程建设日趋复杂化,影响工程质量的因素较多,工程施工的具体环境也较为复杂,工程质量管理人员在进行工程质量评价时缺乏科学、统一的评价标准,这在一定程度上影响了评价的客观性、公正性。
四、加强项目管理模式下质量管理的措施
1.提高项目经理管理水平
项目经理的管理水平直接关系到职工的施工积极性,影响到工程的施工效率与施工质量。首先,一个合格的项目经理不仅要具备较高的组织、协调能力,而且应具备较强的责任意识与敏捷的思维。其次,项目经理需具备较强的施工技术,他们应具有丰富的实践经验,掌握工程各个环节上的施工技术,这样才能够对工程的总体施工进行合理规划并有效监督,同时,当工程质量出现问题时,能够了解问题的关键所在,以便及时采取相关措施进行补救,以确保工程质量。第三,应树立全局意识。项目部门在工程建设过程中并不是孤立存在的,它与工程建设单位、设计单位、工程主管部门、政府相关行政部门等有着密切联系,因此,项目经理应树立全局意识,与上述单位搞好关系,共同维护彼此的利益关系,在相互合作中提高工程质量。
2.加强职工培训力度,提高其质量意识
工程建设职工的质量意识对工程建设的质量起着重要作用,因此,提高职工的质量意识是提高工程质量的重要举措。首先,各项目部应定期召开质量专题会议。通过专题会议向职工讲解有关工程质量的知识,让每个职工充分认识到自身在工程建设过程中的重要作用,让他们意识到自己的一举一动都直接影响着工程的质量,让“工程质量无小事”的观念深入到每个职工的内心,让职工在具体工作过程中切实树立质量意识。第二,各项目部应加强对职工的培训力度。让职工通过培训及时了解、掌握工程建设信息,提高施工技术,为提高工程建设质量打下基础。第三,及时开展作业质量研讨会。在工程建设过程中,应针对工程施工的实际情况及时开展作业质量研讨会。例如,针对焊接技术达不到相关施工设计要求的问题,项目部应及时开展焊接质量研讨会,邀请具有丰富焊接经验的电焊工对具体施工过程中的焊接问题进行原因分析,并就焊接技术、焊接材料、防护措施等方面展开交流,促进职工在相互交流中提高施工技术,确保工程质量。第四,严格要求工程施工人员持证上岗。各项目部应要求各作业人员持证上岗,尤其是那些需要特殊技术、高空作业的岗位,务必要求有资质者上岗,这不仅是满足工程技术上的需要,而且是确保工程质量的重要手段。
3.建立健全质量管理体系
建立一整套完善的施工产品质量管理体系是提高项目管理模式下质量管理水平的重要措施
首先,应建立完善的施工产品质量检验程序,遵循职工自检——彼此互检——专业检查的程序,鼓励职工对自己每日完成的工作主动进行检查,确保自身工作符合相关标准及施工合同要求,同时做好详细记录,以供日后检查、参考使用。在此基础上,各项目部应组织从事相同作业的职工对彼此的施工质量进行检查、评价,吸取对方的优势,并就产品质量中存在的问题进行交流、探讨,促进共同进步。最后,在完成自检、互检程序后,专门负责质量检查的项目质量监管人员应严格按照产品质量标准及施工合同要求对施工产品进行质量检查,严把产品质量关,切实做好产品质量监督、检查工作。
4.做好施工材料质量控制工作
施工材料质量的好坏直接影响着施工产品的质量,为此,各项目部门严把施工材料质量关,按照相关标准、通过正当渠道采购施工材料。首先,应按照企业采购标准、规定,工程施工合同,工程设计方案等要求进行采购。在采购过程中,相关采购人员应严格审查产品说明书、产品质量检测报告、质量鉴定书、质量检测部门的检测报告等,确保采购产品的质量。其次,重要材料应先进行取样试验,而且样本的选取必须具有代表性。第三,尤其要注重新材料的使用,在其投入使用前,应先对其进行质量鉴定与试验,并将鉴定试验报告呈送给项目设计部门批准,经项目设计部门批准后才能进行采使用。
5.加强对施工设备的维护
施工设备是工程施工顺利进行的物质保障,它对施工产品的质量产生重要影响。各项目部门应加强对施工设备的质量控制,具体来说就是严格控制施工设备的类型、性能参数与施工的具体要求相匹配。首先,应选用符合规定的施工设备,确保设备质量。其次,应根据工程施工的实际需要设定合理的性能参数,保证施工质量。第三,应定期对施工设备进行检查、维护,这不仅有利于确保施工质量,而且有利于维护职工人身安全。
6.完善相关制度,加强质量管理
施工产品的质量保证离不开健全的制度建设,各项目部门应完善质量管理制度,促进质量管理的规范化。首先,项目部门应建立严格的施工现场管理制度与部门生产纪律,规范职工的作业活动,提高部门质量管理人员的管理水平。其次,各部门应建立质量奖惩制度。对符合施工要求的职工进行一定的奖励,对违背施工标准、破坏施工质量的员工进行惩罚,通过奖罚分明的奖惩制度,切实提高职工的工作积极性,提高职工的质量责任意识。
五、结语
工程产品的质量直接关系到工程企业的切身利益,提高项目管理模式下的质量管理水平是目前工程企业亟待解决的问题。为此,各项目管理部门应采取相关措施切实加强质量管理,通过提高项目经理素质、健全质量管理体系、完善质量管理制度、提高职工质量意识等方法加强工程产品质量的监管力度,为提高工程产品质量创造条件。
参考文献