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[中图分类号] G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）05- 0108- 02
1 档案数字化及其发展现状
档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，以网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要内容。
近年来，随着我国基层档案工作规范化的推进和社会信息化整体进程的加快，数字档案室已成为城镇、社区和机关单位档案信息化建设的重要目标。2000年起，国家档案局、中央档案馆开始机关单位电子文件归档管理的试点工作[1]。在此基础上，2011年初制定的《全国档案事业发展“十二五”规划》要求“在试点基础上推动机关电子文件管理工作，加强对在办公区域相对集中机关事业单位建立‘文件（档案）管理中心’的指导”。一批国家部级单位以及北京、上海、杭州等地市级机关数字档案室试点工作的开展，在标准制定、数字档案管理系统推广、制度规范等方面取得了一定成绩，为机关数字档案室建设积累了宝贵经验。
要实现机关数字档案室的顺利运行，对传统档案进行数字化并对数字化档案进行高效管理，最重要的解决方案即是构建数字化档案管理系统。这种系统将开发先进的管理模块、软件和档案信息资源库，并强化档案行政管理职能，可以更加规范、高效地管理档案工作。数字化档案管理系统能够实现档案收集、管理、提供利用、上报移交、年检、业务指导及监督指导等功能，最大限度地满足档案部门管理、监督和指导的需求，使档案管理现代化迈上新的台阶。
2 军队装备机关业务档案数字化管理的内涵
军队装备机关业务档案数字化管理，就是在部队主管装备工作的各级机关，改变以纸质资料形式存储保管业务档案资料的传统方式，采用先进的信息技术，借鉴和运用档案数字化管理理论及先进方法，开发建设装备机关数字化业务档案管理信息系统，将部队各级装备机关日常业务工作及各专项活动中形成和积累的各种计划、方案、批示、报告、规章制度、法规标准、会议材料等文档资料及图片、视音频多媒体资料进行采集、归类、整理、维护，实现装备机关各种业务档案资料数字化存储与管理，并提供检索查询服务。通过数字化业务档案管理系统，可解决装备保障业务工作档案资料的积累、储存、管理、查询等难题，对装备工作的开展具有重要的辅助支撑作用。
3 装备机关业务资料管理现状及问题
军队各级装备机关负责本级部队军事装备建设与发展、使用管理、维修保障、器材筹供等装备工作，每年都会形成和保留种类复杂、数量庞大的工作资料。从内容上讲，包括年度业务工作文件、专项活动工作文件资料；从形式上讲，包括各类报表、文本文件以及图片、视频等多媒体资料。这些资料记载和反映了装备工作的发展，是装备保障业务工作的成果积累，对装备保障的建设发展具有重要作用，应给予安全存储和有效利用。
目前，装备机关文档资料的存储管理方式有两种：一是传统的以实物形式保存，手工立卷加纸质目录的档案管理方式在装备保障系统普遍存在。实物化的方式占用空间大、不利于储存管理和及时收集整理，容易造成文件失存，查询检索困难，已经不能满足文档资料储存管理需要。二是部分能够电子化的资料在各业务信息系统中分别生成和保存。部分业务信息系统生成的电子化文档分散存储于不同业务信息系统中，存档文件不能集中存放，查询不便，不利于对车辆装备保障工作文档的整体掌控和运用。
应用数据库技术，实现数字化档案资料管理是当前条件下文档资料管理的必然趋势。将装备文档资料全面电子化，并集中存放管理，有利于形成装备保障工作的历史积累，有利于文档资料的科学管理，能够显著提高资料信息查询使用效率。
4 装备机关数字化业务档案管理系统建设目标
装备机关数字化业务档案管理系统的建设目标，是采用先进的计算机技术建设基于数据库的数字化档案管理系统，将装备保障系统工作档案资料进行集中管理，实现电子档案接收、档案资料整理加工、检索利用、档案编研、档案鉴定等功能。系统应具有高可靠性和安全性，适应海量存储需求，易于管理和维护，并具备较高的开放性，即能够提供各种接口及服务，以利于其他业务系统的调用，与相关业务系统紧密耦合，使得业务数据能自动归档到系统中，提高工作效率。
5 装备机关数字化业务档案管理系统功能规划
装备机关数字化业务档案管理系统包含两大部分：档案资料数据库和档案资料检索维护系统。
5.1 档案资料数据库
装备保障档案资料数据库是以特定方式组织起来的文档资料数据集合。装备保障档案资料数据库由目录数据库、业务资料数据库、文档资料数据库、多媒体资料数据库组成。
（1） 目录数据库：将各类档案信息按照一定格式录入到计算机中保存形成的数据集。即过去手工抄写的案卷目录、文件目录等检索工具的内容，录入计算机，形成机检目录，以备查询利用。
（2） 业务资料数据库：是装备保障业务数字资源的数据集合。具体地讲就是借助数字设备及第三方软件将以纸质等载体形式存在的、需要存档的重要业务文件转化为可用计算机等数字设备阅读、处理的电子文件信息的数据集合。具体包括：装备保障维修文档资料、器材筹措供应文档资料、训练工作文档资料、科研学术项目情况及文档资料、经费管理文档资料、专项重大活动文档资料等。
（3） 文档资料数据库：具体包括已经颁布实施的装备保障系统相关行政法规、规章制度、标准规范等的数字化文档。
（4） 多媒体资料数据库：业务工作或重大活动形成的需存档的图片、音像资料等多媒体数据集合。
5.2 装备保障档案资料检索维护系统
（1） 装备保障档案资料分类管理功能。能够进行装备保障档案资料数字资源分类管理，能够完成类别的增加、删除、修改和查询。
（2） 数字档案录入功能。系统能对文档、图片、音频和视频等内容进行录入、上传。在录入时可设立多级目录，分类存放各部门文件。用户端可上传、浏览文件，并可设定共享单位，指定共享、不共享或有限共享，显示上传时间及用户名。
（3） 数字档案检索功能。可以基于资料文件名、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录和关键字（主题）等属性组合搜索，从海量文档中快速准确定位所需文档。支持联网远程访问，使资料得以多人共享，方便协同查看，工作人员需要访问调阅某些文件时，只需登录系统即可查看，再也不用重复传输及复印，节约了成本。
（4） 统计功能。主要根据发文时间、资源上传时间、资料类别等进行统计。
（5） 用户级权限管理功能。系统应能够创建用户，并根据用户的不同等级，实现对访问各类档案数据的授权和管理，并确保用户不能越权访问数据。
（6） 系统管理功能。主要功能包括：系统数据的备份、查询用户登录系统情况等。系统管理功能的使用者是系统管理人员。
（7） 系统帮助功能。一是系统操作使用的电子教程，二是系统版本说明。
6 系统建设中的难点与关键问题
6.1 档案文件的系统分类
工作文件资料涉及装备工作的方方面面，既有业务资料，也有首长重要批示和讲话、上级机关下发的各类文件及法规标准、行政规范；既有手写文档资料，也有油印和打印资料，还有照片、音频视频等多种资料。总体数量庞大，种类复杂，需要按照档案电子化需求重新进行梳理分类，构建装备保障档案资料分类框架体系，为下一步方案管理和查询奠定良好的基础。
6.2 档案存储与检索技术
一是要科学设计各类档案资料的存储方式和存储结构，做到低冗余、全覆盖、安全高效；二是对于文档、资料进行存储时，是将其转换成图片进行存储，并没有直接存储该文件资料的全部文字性内容，同时音视频文件在存储时，存储的只是具体二进制文件，为了进行检索，还需要在保存文档时，对文档的主要内容进行描述，比如采用关键字方式对该资料（文档图片、音视频）进行描述，如何根据用户输入的查询关键字进行文档匹配，保证查全率和查准率，对查询结果进行排序，保证系统的检索速度等都是建设系统时需要研究的内容。
6.3 档案资料数字化过程控制
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1、与项目承担单位签订保密协议，并要求项目承担单位与项目组的每个成员签订保密协议。
2、配备项目所需要的计算机，签封计算机USB接口，在项目工作间安装监控镜头。
3、不定期对项目组全体成员进行档案安全、保密意识培训。
二、结合档案的实际情况，制定实施细则，实现项目质量管理标准化
1、档案整理方面：以国家档案局中央档案馆印发的《关于移交进馆档案质量检查办法》为标准，并多次邀请中央档案馆保管部的专家进行现场检查和指导，根据档案的实际情况，确定了档案整理的实施细则。
2、档案数字化方面：以国家档案局的《纸质档案数字化技术规范》为标准，确定档案数字化以“保真”为原则，尽可能使数字化文本版式、字体、标点接近原文式样。档案数字化采用彩色JPEG格式，文字的扫描分辨率为300dpi，照片的扫描分辨率为600dpi，数据按照“年度――组织机构代码――案卷号――卷内顺序号――页号”的路径进行挂接。
三、在项目管理方面实现流程管理全程化和人员管理规范化
1、引入项目管理的理念，明确工作流程和岗位职责，设计了《中国科学院文书档案提卷与还卷单》、《档案整理与数字化流程单》，对项目17个环节严格把关，实现了项目流程的全程介入管理和全面细节管理。在项目完成后将各环节的记录按照年度汇总成册，便于日后出现问题能够进行回溯性检查。
2、采取“三审制”对项目成果质量进行把关。一审：项目承担单位对项目进行自查，合格率达到100％后，再提交文档处进行检查；二审：文档处对档案实体逐卷逐件检查，对数据进行抽查，比例为70％以上；三审：中央档案馆业务指导处不定期地对项目进行抽查。
通过层层审核，确保项目质量，使档案实体整理符合进馆标准，档案数字化数据清晰准确。
3、为切实贯彻项目的相关标准，保证项目质量，文档处和中央档案馆的专家多次对项目工作人员进行业务培训。
4、通过《工作间管理制度》，对卫生值日、水杯放置、人员进出等方面提出明确规定，创造良好的工作环境。
5、文档处与项目承担单位不定期地召开会议，对项目管理、标准执行、质量等方面出现的问题及时进行沟通，提出解决方案，每次会议均形成会议纪要。
四、项目成果
在院、厅领导的支持，中央档案馆的具体指导和项目组成员的共同努力下，完成了中国科学院机关1949～1966年5071卷档案的整理与数字化工作。
1、在档案整理方面：形成了90699条卷内目录，比原有44453条卷内目录增加了46246条，对每一年度每一卷档案中每份文件存在的问题进行了统计，形成《中国科学院文书档案整理记录》，并按照中央档案馆的要求形成了每年度档案的案卷目录和卷内文件目录。
在档案整理过程中，一一解决原档案分件不清、部分档案无标题或原有标题不规范、档案著录项缺失(如文号、形成时间、责任者不详等)、未翻译的外文档案题名等问题，做好档案数字化前期的基础业务工作。
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党政机关；基建档案；数字化管理
多年来，党政机关基本建设项目形成的纸质档案资料，不仅量大而且保管费用高且不易保存。随着计算机技术的不断发展，办公自动化技术的广泛使用，无纸化办公越来越普遍，档案数字化管理越来越显示出其方便、快捷的优越性。尤其是党政机关基建档案应该适应形势发展，及时开展电子文件归档和各类纸质档案的数字化处理工作。否则就会影响各基建档案信息的开发利用，使档案难以迅速、准确地为机关事务各项工作服务。
一、基建档案数字化的意义
基建档案数字化就是实现传统纸质档案数字化、电子文件档案化、档案工作信息化，使档案的管理内容从实际向数字转变，使档案的管理方式从传统的手工操作向现代化的计算机管理转变。
1、能有效保护原始档案。基建档案数字化后可提供原始档案的电子副本，同样满足借阅、查询等需求，同时避免与原始档案的接触，达到保护档案原件的目的。
2、能有效地进行档案管理。利用计算机进行数字化管理，针对不同的借阅对象采用不同的保密方式进行管理，并根据查档者的权限，提供相应的档案，能有效做好档案的保密工作。
3、提高档案的查询和利用效率。传统纸质档案管理在提供查档服务时表现明显的效率低下的问题，数字档案利用计算机进行系统化管理，提供方便、快捷、准确的查询功能，同时实现网上信息共享，通过网络把档案提供给众多用户，最大限度提高档案信息的利用率。
4、利用多媒体技术实现档案信息立体化。利用现在多媒体技术使数字化的档案信息做到图、文、并、茂，加强档案信息之间的关联性，增强档案信息的记录功能和显示功能，有利于档案信息的利用。
二、如何做好基建档案数字化管理工作
纸质基建档案数字化就是机关事务部门的基建或房产管理科室，在每一项基建项目验收合格后，将现有档案室保存的基建档案采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字化加工，将其转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
1)档案整理：在扫描之前，根据档案管理情况，对档案进行适当整理，确保档案数字化质量。通过目录数据准备、拆除装订、区分扫描件和非扫描件、页面修整、档案整理登记、装订等六个步骤，完成档案整理。恢复装订时，应注意保持档案的排列不变，做到安全、准确、无遗漏。
2)档案扫描：根据扫描档案的实际情况，选择适宜的扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率等对档案进行扫描，并进行扫描登记，即认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单。登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
3)图像处理：通过图像数据质量检查、纠偏、去污、图像拼接、裁边处理等五个步骤，对图像进行全面处理，达到最佳效果。
4)图像存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。进行图像文件命名，纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。
5)目录建库。首先是目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。第二是档案著录，按照《档案著录规则》的要求进行著录，建立档案目录数据库。第三是采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
6)数据挂接。通过汇总挂接、数据关联、交换登记等，做好数据的挂接，确保前后一致。
7)数据验收。通过数据抽检、验收指标、验收审核、验收登记，认真填写纸质档案数字化验收登记表单。
8)数据备份。经验收合格的完整数据应及时进行备份。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。还要填写纸质档案数字化备份管理登记表单。
9)数字化成果管理。应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。
三、基建档案数字化管理后应注意的问题
为了做好档案室数字化建设，在建设过程中应注意以下几个问题。
1）坚持纸质文件和电子文件并存。在目前，由于电子文件的特殊性和档案管理水平的限制，以及电子档案法律依据的认定存在着质疑。因而必须实行纸质文件和电子文件并存“双套制”，同时进行整理归档。实行纸质文件和电子文件并存“双套制”，并非是使纸质管理系统和电子管理系统独立地、没有任何联系地保管，而应把纸质档案和电子档案作有机的对应，相互建立准确可靠的标识关系。
2）坚持电子档案的安全保护和随办随归档。要在机关内部尤其是基建科室针对利用者职责，设置使用权限密码，防止越权阅文，切实做好安全保护。同时，为防止文件丢失，基建工作人员需对每一份基建档案进行人工进行鉴定和归档；有电子文件的需要向档案系统归档并输入文件目录，无电子文件的纸质文件需要进行数字化，这就需要做到随办随归档，主要是为了出现以下问题：一是工作量大，年底归档工作量多，影响立卷进度；二是容易因为机关进行微机整理造成电子信息的丢失。
3）坚持建章立制与人员培训。基建档案数字化管理因时间较短，数字档案室管理制度在建设之初并不会非常完善，需要档案人员在执行过程中，及时发现漏洞及需要改进的地方，不断修改和完善。同时，因基建工作人员并非专业的档案管理人员，所以党政机关在档案管理工作中，除要对基建人员员进行定期的档案知识培训外，还要在数字档案管理系统软件更新后，安排相应的培训，使他们能准备充分、快捷的使用更新后的管理软件，避免发生因更新造成误操作，而导致无法预料的事故。
作者：姜海峰 单位：山东省乳山市机关事务管理局
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1 数字化档案馆建设的必要性和紧迫性
1.1 建设数字化档案馆是时展的需要
我们的时代已经进人了信息时代。计算机、因特网已进入社会生活的方方面面，改变着人们的生存方式、工作方式、思维方式，档案工作不可能游离于社会发展之外。从20世纪80年代开始，计算机就开始用于档案管理，但由于众多的原因，档案馆使用计算机还只处于部分档案的检索、统计等方面，并没有发挥其应有的作用和价值，更谈不上建设数字化档案。
1.2 建设数字化档案馆是参与建设国家信息高速公路的具体体现
建设数字化档案馆是社会信息化建设的基础建设。档案资源属于国家信息资源的重要组成部分，馆藏信息的数字化和传递的网络化，使得数字化档案馆可以通过计算机网络实现档案资源的有效利用和共享，改变目前互联网上中文信息缺乏的局面。对于弘扬中华文化，抢占因特网上的中文信息基地具有重要的意义。
1.3 建设数字化档案馆为社会主义物质文明和精神文明建设服务
数字化档案馆以其对信息的加工整理和有序组织，优化馆藏结构，最大限度地满足用户对档案信息的需求，为利用者提供更多更有效的档案信息。这些档案信息通过各种方式作用于两个文明建设，最终会成为科教兴国的源泉和动力。同时，档案信息可以说是前人实践经验和聪明才智的概括，占有有效的档案信息对于国民素质的提高将会产生巨大的推动作用。
2 数字化档案馆建设的主要内容
数字化档案馆系统应包括以下内容：电子文件管理系统（流转和归档）；虚拟电子档案室业务流程管理系统；档案馆藏业务管理系统；档案局办公自动化系统；档案门户（包括现行文件中心查阅等）；档案数字化影像加工系统；全文检索系统。
根据对数字化档案馆的认识。可以认为数字化档案馆建设的重点应放在采取必要的计算机软硬件技术以及其它相关技术能够对即将移交进馆的数字档案实施有效管理。这就要求档案工作人员对本地区目前已经形成的数字档案和可能形成的数字档案的种类、管理方式等有一个全面、系统的调查和了解，为相关技术人员研制数字档案管理系统、购置硬件设备等提供科学依据。对现有馆藏档案如纸质档案、照片档案、缩微档案等进行数字化工作，也是数字档案馆建设的一项重要内容。
数字化档案馆的标准应该是：1、馆藏资源数字化。数字化档案馆的馆藏是以数字化信息为主，能直接被计算机识别和处理，分为机读型和网络型。机访型是由单合计算机处理的信息；网络型是通过因特网进行远程传递的论息。2、空间的虚拟化。数字化档案馆是一个开放的档案馆，通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，资源共享，每个数字化档案馆都是全球网络档案馆的一个节点，从一定意义上说数字化档案馆的馆藏可以无限扩大。3、信息传递网络化。通过因特网传递馆藏信息，不受时间和空间的限制，提高信息利用率。4、信息检索智能化。通过计算机进行智能化检索速度快、效率高、范围广。5、用户使用方便化。用户可以在任何时间任何地点通过计算机方便地使用档案信息。
3 如何才能建设高效、有序的数字化档案馆
数字化档案馆的建设既要考虑信息时代的要求，又要考虑充分利用现有档案馆的信息基础和物质基础，要从实际出发，采取传统档案馆的数字化和文书处理部门、档案馆（室）同时开展数字化工作两条脚走路的方针来构建我国的数字化档案馆，是切实可行的。
首先，各档案馆对馆藏档案进行数据化，即通过计算机、扫描仪等现代电子技术产品将现有的档案信息转化实现数字化，同时为非数据化的信息编制机读目录和索引等二次信息，并实现数字化，使传统档案馆对实体档案进行管理的同时也管理数字化的档案信息。在数字化档案馆里可能保存有三种类型的档案，一是印刷型的纸质档案，原有的无需实现数字化或来不及进行数字化处理的档案；二是视听型的录音录像档案；三是数字型的电子档案，对原有的印刷型、视听型档案数字化处理后形成的电子档案以及从档案室接收的数字型档案。
第二，文书处理部门在处理各种文书过程中对所处理的文书信息进行数字化的规定，逐步实现办公自动化和数据化；各行业主管部门制定本行业业务工作信息数字化的规定，逐步使业务工作信息也数字化，从而使国家管理的信息都实现数字化。这些数据化的信息最终形成电子档案交各单位的档案室，形成室藏档案体系并进行管理。
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二、学籍档案数字化管理的有效措施
建立学籍档案校园网信息管理系统，无疑为庞大的学籍档案管理工作带来极大益处。那么，怎样才能做好学籍档案的数字化管理，保证电子学籍管理工作的准确无误，我校采取了一系列有效措施，努力实现优质、高效的电子学籍档案管理工作水平。1.学校领导高度重视，严格执行学籍管理规章制度。高中学籍档案直接关系到高校录取甚至就业与前途。我校领导高度重视学籍档案，切实加强对电子学籍档案的建立和管理的督导工作，在人、财、物配备上给予支持，安排有责任心的专职人员担任学籍档案管理工作，改善办公、管理环境，为我校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力保证。建立和健全各项规章制度，依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高中学籍档案形成的规律，制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度，规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。制定“学籍管理规定”、“学籍收集整理制度”、“学籍管理人员岗位职责”等，使学籍档案管理做到有章可循，有据可依，照章办事。2.学校各部门各司其职，准确录入学生信息。学籍档案网络信息化是一项可由多部门协作、多台计算机同时操作的系统工程。这些信息由学校各部门各司其职，共同配合完成输入。高中学籍档案贯穿了每个高中生三年学习的全部记录，平时的学生学籍档案分别由各部门独立录入并单独保管，如学籍卡、成绩卡、会考成绩等教务处负责，思想品德考核表德育处负责，健康卡医务室负责，党团关系由校党委、团委负责，所有资料信息随时录入并保存，随时按实际情况调整学生班级或年级装订成册，移交校档案室。如此管理形成了各部门的合力，避免了重复劳动，为资源共享创造了必要的条件。3.建立校园网络数字化管理平台，达到资源共享。网络数字化管理是学籍档案进入现代化的标志，实行网络化管理，可及时、准确、全面地掌握学校、班级和学生动态。有权查阅档案的人员可超越时空和机构，在任一地点、任一时间用任一联网的电脑，自如地进入档案管理系统，查阅自己需要的档案信息。网络数字化管理，可以轻松完成学生成绩统计。包括历次期中、期末、竞赛和会考、补考成绩。我校原来的成绩统计是通过Excel进行简单操作的，过程繁杂，耗时长久，而且很容易出现差错。如今通过校园网管理平台，由任课老师将考试成绩输入成绩管理模块后，教务员汇总，计算机便自动生成总分、排名、纵向与横向的比较等各式图表，既降低了错误率，又节省了时间，极大地提高了工作效率。网络化数字化管理，教师能通过计算机快速查询到学生的各种信息，以便及时了解学生的成长过程。各种及时、准确的数据和图表，十分有利于教师们对自己的学科教学情况进行综合分析，以便对症下药，因材施教。尤其是班主任，他们能随时检索调阅学生的档案信息，如家庭住址、父母单位及其电话等，准确掌握学生的第一手资料，使自己能够游刃有余地开展工作。4.学籍档案数字化安全管理，权责分明，保护学生隐私。在实行学籍档案网络数字化管理的过程中，安全管理非常重要，必须要权限分明。高中学生学籍信息的保密程度虽然不如政府机关、及一些重要部门，但学籍信息在相对范围和一定程度上同样存在着保护学生隐私的问题。学籍信息的完整性、准确性，更不允许被肆意篡改和破坏，必须始终保持它的可用性和可控性。我校在学籍档案安全管理方面，实行权限分级管理，德育处负责设置各级权限，对各用户进行分组，授予校级领导、中层以上领导、各职能部门、班主任、任课教师以不同级别的权限，内容主要包括对各种不同类别的学生信息进行查询、新增、修改、删除等等。权限设置后，既能遏制某些人恶意涂改数据，破坏信息，又可防止用户误用，从而有效地保证学生学籍档案信息的完整、真实和安全。
三、学籍档案管理人员也要“素质”化、现代化
档案管理人员素质质量，是电子学籍档案管理科学化、现代化的关键。我校重视学籍档案管理人员的岗位培训和专题培训，使这些人熟悉掌握学籍档案管理方面的政策和规定，努力学习专业知识和技能，不断提高管理水平和业务素质。学校每年定期选派专职、兼职人员到市档案局参加学习培训，与时俱进，优化知识结构，使档案管理人员具备应有的知识存量和敏锐的信息意识、良好的信息道德、过硬的信息处理能力，较好地适应当前我市学籍档案网络数字化建设与正常运行的需求。
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前言
随着现代信息技术的飞速发展，信息化建设的不断推进，办公自动化在各行政机关成普及之势。办公自动化，以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各信息，提高办公效率。办公自动化改变了传统的办公手段与方式，原来以纸质格式承载的各类文件及其他文字、数据资料逐步被以计算机为依托的电子格式所替代，从而产生了大量的电子文件。如何对自动化办公过程中形成的电子文件进行流转、归档、存储、进馆、利用等环节进行有效管理和有机结合，已成为档案部门迫切需要重点解决的问题。把档案工作带入了自动化与网络化的新阶段，加快档案信息电子化建设，实现档案工作各个环节的电子化，是大势所趋，也给文件与档案管理带来了巨大的变化。本文对文书档案电子化管理的现状和对策作一些研究。
一、文书档案电子工业化管理的现状
目前，在我国办公自动化虽然逐步已普及，但尚未完全社会化，而档案电子化管理在我国是随办公自动化之后的后起事物，并且在目前我国生产力水平不高，科学技术相对落后的条件下，完全实现电子化档案管理还存在着各种各样的问题和困难，主要表现在以下方面：
1.1 办公自动化尚未普及。档案电子化管理的前提条件是办公自动化，而办公自动化虽然已声势浩大地推广，已有相当单位的在内部实行办公自动化，但毕竟还未完全普及。而在机关单位办公自动化则要求一体化，行政机关事业单位的业务往往与上下级密切联系，对上履行职责任务，汇报上级下达任务的完成情况，答复上级机关或管理部门的业务范围的问题；对下达任务和传达上级指示精神；同级兄弟部门之间的业务联系也相当密切。因此，这就需要实行全社会最起码本级市的各机关单位各部门都实行办公自动化，但目前还未能做到这一步，而且业务信息在很大程度上还需依赖纸质文件的相互传递，影响了工作效率的提高。
1.2 电子化档案的利用率不高。虽然办公自动化系统推行多时，但很多单位并没有把提高电子文件管理当成一项紧迫的任务来抓，人们仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工来完成，计算机在整个过程中的应用仅限于文字录入、编辑和打印，成了名副其实的“高档打字机”。人们只看到伸手可及的有限的纸质文件，而忽略了以电子格式传递的浩瀚的资料宝库，不仅消耗了人力物力，而且使得电子文档由于没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费，也造成了档案电子化管理进程缓慢。
1.3电子文件具有对设备的依赖性。离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递、识别。也就是说特定的电子文件是依赖特定的设备和特定的软件存在的。
1.4档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，制约了档案信息电子化的进程。
1.5标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
二、关于做好文书档案电子化管理的对策
档案电子化管理必须是在办公自动化条件下，以公文管理实行全文电子信息处理为前提，而目前在传统的办公方式正向自动化过渡阶段，将如何应对日益增多的电子文件进行更科学、更准确及时地归档呢？我认为必须把握好几个环节：
2.1 建立电子档案管理制度。建议由上而下建立起一套电子档案管理制度：归档制度、文件保密制度、档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障电子化档案建设安全、有序地开展。统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整性。
2.2 电子文件和纸质文件共存，实现文档一体化工作制度。鉴于目前纸质文件和电子文件正在过渡阶段，档案电子化管理在实际应用中存在难以克服的各种问题，所以在目前电子文件完全取代纸质文件并不现实。解决的方法只能是电子文件和纸质文件同步归档，实行两条腿走路。要在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，即将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共存工作的发展以及电子档案特点，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度，这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用，又可以解决归档文件的提供利用和资源共享问题，达到互补的目的。
2.3 严格执行电子文档的安全管理制度。档案作为一种特殊的文字资料，有的可以完全公开，有的则需要保密。保密文件需加密码，保密期过后才能解密。密码文件的管理，应该做到多把钥匙开一把锁，即操机人员的相互制约。特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。它既包括硬件的安全管理也包括软件安全管理。硬件方面，应严把信息存储载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命。对于存储电子文档的设备和磁介质要妥善保管，确保电子档案不会因温度、湿度等一些人为灾害导致文件丢失。软件方面，就是要通过采用多级权限和密码管理，多层结构，加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。
2.4 文书档案要从日常管理抓起。电子文件的日常管理一般来说分为两部分，一部分是电子文件形成过程中的管理，比照手工作业的方法，起草、修改、审核、签发、打印、封发各类公文，在这些过程中要按照行文的要求，选好文种、拟好标题、标明密级和时限、发送范围等到所谓的电子文件背景材料。如果能够在附件上记录下文稿的历次修改标记，领导签发的记录，那就更加完美了；第二部分是电子文件的归档处理。应该坚持以下原则：按时归档的原则。要求已经形成的正式的电子文件要及时向虚拟的电子档案室进行移交。可以以邮件、硬拷贝等形式、送交到由档案室已设置好的一个个文件夹，进行及时的分类管理。正式纸质文稿要在规定的时间内向档案室移交，以便对有关的电子文件进行核对，防止电子文件的错乱现象或被人为的删改。归档的电子文件核对鉴定原则，应由有关人员组成核对鉴定小组，定期对各部门已形成的电子文件进行真实性、完整性和时效性鉴定，同时划分出不同的保管期限。同时编制文件索引，供查询调阅使用。
篇7
1.1档案信息时展的要求
首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出:在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对过剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。
以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。其次，使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。
1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果
首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现，使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件，即电子文件也就应运而生。
1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟
1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展;90年代以来，我国先后筑起中国互联网(Chinanet)、中国教育科研网(caep.cetinnet)、中国科技网(CSTnet)和中国金桥网(ChinaGBnet)，并均与国际互联网Internet接轨。就全国高校来看，1994年以来，由于"211工程"和CERnet工程的促进，很多高校纷纷着手建设校园网，至1996年底，已有220所高校建成校园网并连入CERNET， 800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。
1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效
自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路。自20世纪80年代后期以来，高校档案馆自动化建设经过10多年的努力，开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。 转贴于
2现在高校档案数字化、网络化存在的问题
2.1数字化、辅助管理方面存在的问题
事实上现有的高校档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在:首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。
2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题
2.2.1缺乏统一的网络化协调机构
由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。
2.2.2标准化水平低
由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循相应国家标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。
2.2.3数据库建设滞后;
经过多年的努力，高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，各馆均存在浮躁情绪及急功近利倾向。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Cernet和Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源司共享。
2.2.4经费保障率低
目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌，但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少，用于档案馆网络化建设的经费非常有限，无法购置好的硬软件，建立高起点的档案馆网络，更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。
3高校档案管理现代化的初步构想
篇8
一、档案信息时展的要求
首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔・戈德海伯于1997年指出：在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对过剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。
以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。其次，使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。
二、高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果
首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现，使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件，即电子文件也就应运而生。
三、数字化、辅助管理方面存在的问题
事实上现有的高校档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在：首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。
四、高校档案馆网络化建设中存在的问题
1、缺乏统一的网络化协调机构
由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。
2、标准化水平低
由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循相应国家标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。
3、数据库建设滞后
篇9
1.1档案信息时展的要求
首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔・戈德海伯于1997年指出：在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对过剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。
1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果
首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。
1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟
1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展；90年代以来，我国先后筑起中国互联网（Chinanet）、中国教育科研网（caep.cetinnet）、中国科技网（CSTnet）和中国金桥网（ChinaGBnet），并均与国际互联网Internet接轨。就全国高校来看，1994年以来，由于"211工程"和CERnet工程的促进，很多高校纷纷着手建设校园网，至1996年底，已有220所高校建成校园网并连入CERNET， 800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。
1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效
自20世纪80年代后期以来，高校档案馆自动化建设经过10多年的努力，开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。
2现在高校档案数字化、网络化存在的问题
2.1数字化、辅助管理方面存在的问题
首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。
2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题
2.2.1缺乏统一的网络化协调机构
由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。
2.2.2标准化水平低
由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循相应国家标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。
3高校档案管理现代化的初步构想
3.1采用客户机/服务器（Client/Server）体系结构模式；客户机/服务器结构模式是通过网络把分散的计算机系统连接起来，系统把这些计算机根据其功能划分为服务器与客户机C/S结构系统处理方式同以往的“文件共享型”网络处理方式相比，其主要的不同点在于将一种应用分解成为若干部分，如用户界面、商业逻缉和数据库，并将这些部分交给多台机器（包括工作站、一个或多个服务器）分别执行，共同实现整体应用。服务器作为信息集中处理和交换的中心，硬件上选用市面上常见的高档微机即可。
3.2档案信息的管理离不开数据库系统。现在高校档案部门使用的数据库管理系统多用DBase， FoxBASE， FoxPro等编写，这些程序严格讲仅是一般操作系统的延伸，作为数据库管理软件在单机状态下应用还是可以胜任的，但是要建立覆盖全校各类信息的集成的MIS系统，它们无论在功能上，安全性和数据完整性等方面都不能很好的满足需要。应该选择适用于多种操作系统，多种硬件平台的具有多用户、多任务和能在网络环境下运行，具有客户机/服务器结构的数据库管理系统，如Ora？鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微软的 SQL Server等。这些软件不仅具有上述功能特点，而且还提供数据库互连工具（ODBC驱动程序）、数据库―――Web连接软件，使用户可以轻松地建立起Web站点上的数据库服务。
浅议高校档案管理数字化及档案管理创新
张洪光
（内蒙古建筑职业技术学院 内蒙古 010070）
摘要：随着信息数字化急速成熟，高校档案管理创新应当向数字化发展，高校档案管理现代化与数字化是密不可分的。
关键词：高校档案 档案管理创新 档案管理数字化
创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。高校档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。
1.1档案信息时展的要求
首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔・戈德海伯于1997年指出：在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对过剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。
1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果
首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。
1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟
1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展；90年代以来，我国先后筑起中国互联网（Chinanet）、中国教育科研网（caep.cetinnet）、中国科技网（CSTnet）和中国金桥网（ChinaGBnet），并均与国际互联网Internet接轨。就全国高校来看，1994年以来，由于"211工程"和CERnet工程的促进，很多高校纷纷着手建设校园网，至1996年底，已有220所高校建成校园网并连入CERNET， 800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。
1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效
自20世纪80年代后期以来，高校档案馆自动化建设经过10多年的努力，开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。
2现在高校档案数字化、网络化存在的问题
2.1数字化、辅助管理方面存在的问题
首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。
2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题
2.2.1缺乏统一的网络化协调机构
由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。
2.2.2标准化水平低
由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循相应国家标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。
篇10
1.1 提高管理人员的工作效率和工作水平
随着时代的发展，网络化办公已经成为符合时展的办公方式，“纸上办公”时代已经逐渐被取代，网络办公能够保存大量的电子文档，节约资源。图书馆正在利用很多种网络方法、扫描方法、OCR方法、数据处理方法这些高端方法和装置，利用这些装置和科技缩短了管理员步行传输过程，使管理员的工作量减少并且提高了工作速度和效率。他们可以通过数字化设备进行各类档案的信息，只要输入关键字，就可以很快地找出文档，节省了大量的时间，很大程度提高工作人员的工作效率和水平。
1.2 提高图书馆档案的完整性与永久性
通过数字化的检索，可以用很短时间发现并核对缺失的档案及缺失的内容，利用网上信息查找方式对缺失点进行补充完善，保证信息的完整性；很多工作需要利用计算机对陈旧的照片、残缺模糊的字迹进行修补，利用的也是数字化的原理；此外，两个相隔很远的人需要进行文件传输，就可以利用计算机进行网上办公，与传统办公相比，网上办公具有随时性、高效性，也保证了传输文档的完整性。
2 当下图书馆档案管理数字化建设存在的不足
2.1 电子档案安全性得不到保障，档案管理数字化建设有待改进
目前，我国图书馆的档案管理工作在数字化建设方面有许多需要亟待改进的地方，其一，我国缺乏一个完善的图书馆档案工作查询和管理系统，不同的单位之间无法有效的进行信息查询对接；其二，在当前的时展的大环境下，我国很多图书馆的计算机设备都仍然是“大头电脑”，上网速度很慢，信息储存能力很低，无法有效及时地更新事物信息，很大程度影响档案的完整性；其三，电子档案的安全性低，电子档案不需要利用密码查看，所有很多有不良想法的人登录别人的电脑，随意对他人的电子文档进行篡改，导致文档信息的偏差，有很大安全和利益隐患。
2.2 未能正确处理纸质档案与电子档案的关系
纸质信息是文化传承的重要方式，也是世界文明沿用几千年的信息交流方式，因此，对图书馆档案进行数字化建设并不是遗弃传统的纸质档案，而是将档案储存和查阅变得更加方便快捷，赋予纸质档案和电子档案以相互印证和相互备份性。但当前很多图书馆档案管理人员未能正确处理纸质档案和电子档案的关系，侧重偏向电子档案的建设，忘却了纸质档案存在的珍贵价值和意义。电子档案的储存力要远远高于纸质档案，也能够随时发送和修改，但它具备的文化历史意义却远远不如纸质档案，它的存在只是促使我们的办公、信息收集更加方便，不能完全替代纸质档案，所以我们的侧重点不能有偏差，需要清晰电子档案与纸质档案的印证关系。
3 采取有效措施，优化图书馆档案管理数字化建设工作
3.1 兼顾数字化建设与原文资料的发展
原文资料是对事物信息了解收集的重要资料来源，可以通过查询纸质资料、声音资料、影像资料等原文资料来进行信息的收集。原文资料具有很高的准确性和考量性，因此，在进行图书馆档案管理数字化建设时，创造数字化管理环境时还要保证人们的原文资料阅读需求，尽力将两者都融入到建设中，保证阅读的全面性和可考量性，将阅读环境做到最好优化。
3.2 落实图书馆档案资源的共享工作
档案电子化建设是一个系统工程，包括整体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描输入、系统管理、磁盘备份、查询管理和安全防范措施等，比如一组硬件和软件系统。由于大型企业机关在日常的工作中几乎每天都会产生大量的文本文件需要及时输入和存储，因此数字化系统就应使用双服务器双机备份、磁盘阵列存储、集中扫描、高速扫描仪、CD-ROM和磁带等手段加以解决。同时，为了提高利用率，应设置适当的档案查询系统，上传触摸屏查询及文档网络，实现资源共享的目的。
篇11
随着国家电网公司集团化、标准化和信息化的快速推进，各单位的办公、财务、生产及工程项目等业务的信息管理系统已逐步建立和应用，其中形成的电子文件、电子归档的数量也迅速增长。琅琊山电站工程项目为安徽省“十五”期间重点能源项目，电站枢纽主要有上水库、输水系统、地下厂房、下水库和地面开关站五部分组成。电站装设四台15万千瓦的单级可逆式抽水蓄能机组，总装机容量60万千瓦。2002年12月2日正式开工，2007年9月25日四台机组全部并网发电，2009年通过国家档案局档案验收，2012年获国家优质工程银质奖。该工程从2002年开工以来，业主就对档案信息进行数字化，且信息量每年以“惊人”的速度递增，目前实现了电子档案查询利用功能。
档案信息资源是国家或企业宝贵财富和重要战略资源，只有建立在安全的基础上，才能使其价值得以真正实现，否则将会影响档案信息作用的全面、有效的发挥。强化信息安全管理是档案信息数字化顺利进行的根本保证。下面，我从安全职责、管理措施、技术措施等方面，谈谈数字化档案信息安全管理的体会。
二、建立职责明确的责任体系
加强内部管理，建立职责明确的责任体系，是确保档案信息安全的一个重要方面。据统计，我国公安部门破获的网络入侵案件中，90%以上都可以通过加强管理来避免。据美国FBI调查，75%的公司报告财务损失是由计算机系统安全问题造成的，超过50%的安全来自于公司内部。信息安全管理应按照“谁主管谁负责，谁运营谁负责”原则，实行统一领导、分级管理。单位主要负责人是本单位信息安全第一责任人。信息安全实行专业化管理、归口监督。信息工作办公室是信息安全的管理和保障部门，安全监察部是信息安全监督部门。各部门职责明确，分工到位，形成了完善的信息安全责任体系。
建立信息安全责任体系，强化员工责任意识和安全意识，可以提高制度的执行力，确保档案信息数字化的顺利进行。在琅琊山电站建设期，业主与监理、施工、设计等参建单位组建了办公自动化网络，在合同条款中对监理、施工、设计等参建单位在档案资料收集、整理、档案信息录入、信息安全等方面进行了约束。同时在电站建设和生产不同时期，成立了档案管理领导小组和信息安全领导小组，建立了由各参建单位和各部门人员参加的档案工作网，全员签订了《安全生产责任书》、《信息安全承诺书》和《员工保密承诺书》，并定期开展网络信息和保密教育培训，形成了“保障档案信息安全，人人有责”的氛围。同时，档案管理部门不断地对档案信息安全现状进行认真地分析，把档案信息安全作为档案信息部门、档案工作者各项考核的首要指标；对现有制度进行认真清理，完善数字档案保管、编目、利用、编研、保护、保密等方面的制度，并对制度的执行情况加强督促和检查，定期进行考核，确保各项制度能够有效、正确执行；对当前电子文件和电子档案，制定电子文件和电子档案保管、保密和利用制度，加强电子文件的保管和检修鉴定；在档案信息提供利用中，认真执行国家信息安全和信息保密等规定，严格把握档案利用审查关，加强对档案信息利用的监督和管理工作。
三、采取严格有效的管理措施
数字档案信息安全包括网络系统、档案信息系统、数据、环境及人员管理的安全。要保证数字档案信息安全，必须采取严格有效的管理措施。一是要不断建立和完善档案信息安全管理制度，定期或不定期对信息安全管理制度进行检查和审定，对存在不足或需要改进的安全管理制度及时进行修订，只有这样，才能做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究，才能更好地维护档案信息安全。目前，我国已建立了《计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《计算机网络国际联网管理暂行规定》等一系列信息安全方面的法规标准，这些法规为维护网络安全提供了法律依据，有力地保障了信息安全工作的顺利进行。二是要明确安全管理机构，设立系统管理员、网络管理员、安全管理员等岗位，并明确各岗位职责。应加强信息安全管理人员之间、信息只能部门和业务部门之间的合作与沟通，共同协作处理信息安全问题。三是要加强人员安全管理，关键岗位应签订保密协议，及时终止离岗员工的所有访问权限，严格外部人员访问程序。四是在运维管理方面，要严格执行信息机房管理有关规定，确保机房运行环境符合要求，严格机房出入管理。对终端计算机、系统和网络等设备实行标准化作业。强化存储介质存放、使用、维护和销毁等各项措施。对档案信息服务器系统，要详细记录日常操作、运行维护记录和修改等内容，严禁任何未经授权的操作；要及时进行软件升级更新，定期进行漏洞扫描，及时安装补丁程序。要及时升级防病毒软件和恶意代码库。五是要建立备份与恢复管理相关安全管理制度，严格控制数据备份和恢复过程，妥善保存备份记录，执行定期恢复程序。六是建立与完善应急预案，加强培训和演练，确保人力、设备、技术和财务等应急保障资源可用。七是要切实加强员工信息安全培训，提高全员信息安全意识。
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（2）真实性
对于房地产档案来说，档案信息的真实性既是基本要求，也是尤为重要的。这一原则在房地产档案管理数字化中也应该加以遵循，及时纠正档案信息中存在的虚假信息，以此避免造成一些不必要的损失和麻烦，这需要在其管理体制上加以加强。
（3）便捷性
通过计算机网络系统所实现的数字化档案管理取代了传统手工保存和管理档案的模式，这其中一个很大因素就是因为数字化技术为房地产档案管理带来了很大的便利性，便于管理工作人员的档案信息查询、整理以及开发利用等。而且在处理完成档案后，用户能够不受时间和空间的限制进行相关信息的快速浏览，还能供以多用户同时进行档案信息的查询浏览，并且不会相互干扰。
（4）可读性
数字化技术在房地产档案管理中的运用，仍然保证其档案的可读性，也就是通过存储、转换、压缩和加密等操作后，其输出方式仍支持识别和理解，同时保证档案信息的完整性和真实性，进而保证了档案的实际价值。
二、房地产档案管理中数字化的应用策略
1.加强创新型数字化技术人才的培养
首先进行档案管理工作人员知识结构的调整，培养一支具有先进档案管理意识和理念的高水平专业的创新型数字化技术人才队伍，以便对各种专业设施的维护、维修和升级，促进专业设备的顺利安全运行。同时通过相关数字化技术知识的培训，帮助档案管理工作人员了解并掌握数字化档案管理过程中的相关知识。技能和流程，进而提升管理人员的业务能力，促进数字化技术的运用和建设。
2.加强档案资源的规范以及标准体系的建立
只要保证了规范和完整的房地产档案信息，那么数字化技术的运用才能得到更好的利用，进而实现数字化管理的真正价值和意义。同时还要统一房地产档案管理的标准和规范，进而充分发挥出数字化档案管理的价值，否则一些不标准和规范的档案管理将会对房地产数字化档案管理建设、发展产生极大的阻碍。
3.建立健全的数据系统
档案数据库的建立是数字化技术应用的尤为重要的成果之一，但是要保证该系统的资料功能齐全，进而才能为管理人员提供更快捷的管理服务。首先系统的开发人员将各种房地产档案导入到数据库中，同时也重新录入原有的档案资源，并根据实际档案变动和增加及时更新和扩展数据库信息，保证档案的完整性、实效性和齐全性。而且在相关部门制定决策的时候，该数据系统也能为其提供一些真实、全面的有利依据，进而促进相关政府部门更好的提供优质服务。此外，还需要在该数据系统中建立档案目录数据库，也就是进行档案的编目，以分层级的方式继续拧档案目录的管理，更有利于管理查询工作的开展，使得管理工作更加有条理。还需要将档案信息数据化工作做好，存储好重要的档案资源，在将其转化为数据化信息的同时也需要运用传统纸质档案的形式加以存储，因为在信号转换的时候，档案信息会因为各种因素的共同作用以及技术限制，可能会出现丢失、损坏等现象，所以要综合运用这两种档案方式进行档案管理。
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1.1 主要特征
首先，管理内容数字化和网络化。在网络信息化时代中，实施档案数字化和网络化管理，能够将打破传统纸质管理方式的局限性，借助先进计算机技术和高端设备将档案信息载体分离式存储，这不仅能够节省信息存储时间，而且还能提高信息利用价值以及工作效率。其次，管理服务全面化和社会化。计算机设备既能实现文本存储，还能实现图像存储，借助网络平台能够实现信息全面、准确搜集，有利于构建全方面的档案服务模式，此外，在档案信息资源共享的影响下，用户能够有针对性的进行信息搜集、应用，以便提升工作质量和速度，从中能够体现服务社会化特点。
1.2 主要方式
房产档案主要有三种管理方式，第一种是原件管理，即利用信息技术保管好档案原件；第二种是扫描件管理，即借助扫描仪等先进设备实施具体的扫描工作，以便资料查询和实际应用，虽然该设备工作速度较慢，但是扫描效果良好，然而相机设备兼具快速和优质两种效果；第三种是数据分析，即对房产档案数据详细、合理分析，借此方式实现信息保存。
1.3 基本原则
首先，真实性原则。房产档案从原始信息过渡到数字化信息，务必要保证信息的一致性和真实性，对于存在出入的信息要及时纠正，提高信息的可靠性和真实性。然后，安全性原则。确保房产档案信息安全，即保证权利人合法权益的基本表现，一旦信息安全性降低，那么信息资源完整性极易遭到破坏。最后，便捷性原则。应用数字化技术于房产档案管理，能够实现档案信息及时查阅、便捷查阅，能够打破以往档案信息所受地域限制及时间限制。
2 房产档案管理数字化中出现的问题和解决措施
2.1 问题
首先，房产档案资料缺乏完整性，影响相关政策、法规的健全性，具体表现为实际房屋和资料记载存在结构、面积等方面的不同。其次，服?漳谌莸ヒ唬?用户接收的服务仅限于档案证明以及档案信息咨询等潜在层面，对于深层次的利用分析和网上服务研究，还存在一定的工作难度。最后，计算机设备被片面应用于房产档案人工管理，然而房产档案尚未实现信息数字化处理，这在一定程度上影响信息查询全面性[2]。
2.2 措施
2.2.1健全房产档案数字化体系
只有健全房产档案的数字化体系，才能确保房产档案实现信息规范化，在此基础上发挥信息价值，提高房产档案的利用率。如果房产档案未能标准化实施数字信息管理，那么房产档案需要经历较长时间实现管理工作质量优化，促进管理工作有序发展。
2.2.2完善房产档案数字化系统
虽然网络数字化时代提高了信息技术的应用率，但是目前大多数房产档案仍利用纸质化形式，仅在特定条件下才会通过人工应用计算机设备，档案只是实现了输入形式的数字化，未能实现全面数字化，这不仅会降低工作效率，还会降低信息的真实性和实用性。完善房产档案数字化系统，即原文件借助扫描仪的形式实现信息数字化，以此减少信息检索时间、提高信息准确率。
2.2.3大力培养档案专业化人才
提升房产档案人员的综合素质和专业能力，有利于促进房产档案管理工作稳健进行。为此，聘请专家对工作人员进行系统性培训，在培训的过程中，传播丰富的专业知识、提高工作人员对数字化技术的掌握能力和运用能力，促使工作人员在创新型思想的引导下，规范房产档案的工作行为，积极配合房产档案管理。
2.2.4构建档案信息输送平台
