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一、目前学校档案管理人员的素质现状
在高考指挥棒的指引下，学校的管理主要精力放在抓教学质量上，抓升学率上，而对于档案的管理方面非常的不重视。随着规范办学的日益深入，也越来越显示出学校档案管理工作的重要性。目前学校档案管理人员的基本素质相差很大：
（一）缺少档案专业人员。目前学校档案工作者多数是非农业户口分配的或者是由普通教师转行的。学校档案专业管理人员非常缺乏，包括档案专业职业高中毕业生在内，毕业于档案专业学校的几乎没有。档案专业毕业的大学生根本分配不到中学来。
信息化管理不论是从建立数据库的过程，信息采集过程，还是后期维护，都离不开高素质的专业管理人员。档案管理信息数据库需要不断的完善，开拓新的平台，然而不同的数据库的侧重点不一样，服务对象有所差异，不仅仅是具有一定的专业技术就能解决所有问题，而是需要专业人才与管理环境进行一定的融合，这就更加凸显了档案管理专业人员的缺失。
（二）缺少综合型的档案管理人才。
目前，学校的档案工作人员思想观念和管理水平跟不上快速发展的时代要求，岁数偏大、不求上进造成了计算机及外语水平不高，这一现状严重影响了学校档案管理工作，因此，加强中学档案管理人员的素质建设势在必行。
二、学校档案工作者应具备的素质
（一）学校档案管理人员的政治素质。身为一名学校档案管理人员，必须做到忠诚党的教育事业，忠于职守，爱岗敬业。履行自己应尽的档案工作者的义务，为学校领导和教职工提供最便捷的服务。树立良好的为教育教学服务的精神。
（二）学校档案管理人员的知识素质。
学校档案管理人员必须掌握档案学基本知识以及与档案专业工作有关的其他知识，例如，历史知识、古汉语知识、外语知识、计算机知识等。只有具备了相关的专业知识，才能更好地从事档案工作。
（三）学校档案管理人员的专业素质。
学校档案工作人员必须各种基本的档案管理理论编辑能力等技巧，做到能够熟练完成自己的业务工作。档案工作的目的在于保存历史，利用历史，因此，档案管理人员还要具有服务意识，为学校领导决策服务，为学校中心工作服务，这是档案工作向深层次发展的主导方向。
（四）学校档案管理人员的信息素质。
在20世纪50年代末，计算机的出现和逐步普及，把信息对整个社会的影响逐步提高到一种绝对重要的地位.信息量，信息传播的速度，信息处理的速度以及应用信息的程度等都以几何级数的方式在增长.人类进入了信息时代。现代信息技术包括ERP、GPS、RFID等，可以从ERP知识与应用、GPS知识与应用、EDI知识与应用中了解和学习。现代信息技术是一个内容十分广泛的技术群，它包括微电子技术、光电子技术、通信技术、网络技术、感测技术、控制技术、显示技术等。档案管理人员必须要有相关的信息技术能力，才能够做到准确和顾客沟通，确保提供给顾客完善及时的信息。
三、提高档案管理人员素质的对策
要提高学校档案管理人员的素质，要求学校各个部分对于档案管理给予充分的重视。从组织上保证档案工作的顺利开展。针对当前学校档案管理人员的实际情况，我认为提高档案管理人员素质应抓好以下几个方面：
（一）加强政治学习，不断提高政治素质。随着经济社会的不断发展，人们的思想觉悟、意识发生了很大变化，学校的主要精力是放在教育教学上，政治思想工作被忽视，因此，学校档案工作者必须自觉学习党的路线、方针、政策和科学理论，认真贯彻执行《档案法》，使学校的档案工作始终保持正确的政治方向。
（二）加强业务学习，不断提高业务素质。要从多方面提高工作人员的素质：首先，档案管理人员必须具备信息化工作的综合能力，包括信息识别和信息筛选能力，人机、人际协调能力，组织、协调、管理能力等。其次，要想加快与国际接轨的步伐，必须要有良好的外语专业素质，甚至可以开发具有特殊的小语种沟通能力的人才。
合理配置信息化管理人员“熟练技术”，主要指学习和熟练信息化工程技术，包括操作技术、传统技术、情报技术、信息收集、信息处理、信息库网、信息检索、信息分析、信息研究、信息咨询、信息系统、信息服务等信息化工程技术。根据实际情况，可以采取在职培训、在干中练、边干边学的方法。即每个员工在计算机上，学习和熟练操作技术和其它信息化工程技术，把每个档案管理人员，都培训成信息化工程技术能手。
学校档案人员必须注重专业知识的学习与更新。根据各自学校的实际情况，我们可以通过加强对现有人员的继续教育，使他们不断提高自己驾驭档案工作的能力。继续教育应从以下三个方面着手：
1.要因材施教。学校档案人员继续教育的内容应根据学校档案管理人员的不同情况，因人而异。可以分别参加省、市、县档案馆组织的继续教育。
2.要不断提高外语水平。由于学校档案工作者多数是非农业户口分配的或者是由普通教师转行的，因此，大多数档案工作者的外语水平尚未达到工作需求，利用各种教育方式，如送出去培训，或者与外语教师结对子，外语水平不提高，档案工作的效率和质量就上不去。
3.加强业务培训，提高专业素质。积极开展不同种类的技能培训，尤其是专业知识和信息技术方面。同时，注重加强档案工作者之间及档案管理单位之间的业务交流。学习档案先进单位的档案管理工作经验、知识及发展情况，以便开阔视野、增长知识，从而做到厚积而薄发。
（三）加强信息技术学习，不断提高信息素质。20世纪90年代以后，计算机技术在档案管理中得到广泛应用，极大地促进了文献信息的加工整理和传播刊用，使档案管理向现代化、信息化方向迅速发展。我国信息网络建设也取得了较大发展，档案馆管理的信息化建设迈上了一个新台阶。
科技的发展使得现代知识信息呈现出几何爆炸式的发展，如果管理人员没有不断更新理论知识和基本技能，就会被时代淘汰，从而被社会抛弃，因此对于档案管理人员而言，定期的展开多元化的多方位的学习和培训就非常重要。主要可以从两个方面进行：一方面要求档案管理人员参加专业性质的培训以及技能锻炼；另外一方面，应该经常举办讲座，进行社会化的信息普及，例如聘请著名的专家学者等方式，从而提高档案管理人员的积极性和自觉性。此外，还可以从制度上进行考核，与档案管理人员的业绩挂钩等。
（四）强化服务意识，不断提高服务素质。提高档案管理人员的素质中，最重要的一点是要提高管理人员的服务素质，这是由于其工作性质所决定的，因为作为档案管理人员务必要开发好档案的价值，从而为学校甚至为社会提供好氧策略上的信息条件和依据。没有良好的服务，就谈不上管理工作的价值。档案管理人员的服务素质具体体现在工作中的效率态度，以及主动性等等，最终体现为是否能够为各个服务对象提供所需要的档案信息。
档案管理队伍的壮大发展离不开资金的投入，开拓筹资渠道对与档案管理相关部门发展至关重要。因为档案管理本身是一项非盈利的服务，要加快素质建设必然要有经费上的支持，通过提高公众对档案管理的认识和重视，加大加快筹资力度和广度，包括各个领导部门的重视和当地区域的被服务对象的重视和关注。
参考文献：
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3.人事档案以及人事分档存在的一些问题。对制度进行改革后，当利用人事档案时，却存在有部分职工档案缺失甚至断档的现象。这些情况主要就可以划分为下面三种类型：第一类，人才流动性增强，但很多人的档案并没有随人员的流动而转移。人事档案仍然存放于原来的工作单位。并且由于职工的离开，档案管理者不再更新此人档案，使其离开后的所有经历无法被记录，致使有些职工档案不具有连续性。在毕业后的实习单位有一定的档案记录，但是在员工从其他单位到本单位这一段时间没有记录。主要原因是员工从原来的单位辞职之后，档案没有更新，存在断档现象。第二类，企业引进人才后，很少查看人事档案，上级领导也是根据个人的实际工作业绩对员工进行考核。在人才市场找工作时，将人事档案放在人才市场，但得到职位后档案仍然放在人才市场，使得以后的记录也是空白，这也会导致档案断档。第三类，随着社会经济的不断发展和进步，尤其是在对人才进行市场化之后，人才流动性越来越强。越来越多的人从以前的单位固定制变成了社会流动人才，导致人档分离的现象越来越严重，不用人事档案的人越来越多。并且很多公司企业对档案不做要求，更加恶化了这种现象。
4.管理质量不高。管理质量低，导致无法有效使用人事档案。受传统观念中偏重政治、轻视业务的影响，许多企业的人事档案缺乏个人色彩，有相当大一部分的人事档案管理仍然只记录传统信息。比如我们经常看到的政治面貌、受过何等奖励或处罚情况等，忽略了对人才类型的反映，管理才能的介绍，技术专长的透析。缺乏对个人特征的具体描述，存档内容不够实用，难于创新；没有及时对人事档案的收集和补充，缺乏主动性，没有一定的制度约束。或者在收集和鉴定时没有充分落实到位，降低了人事档案的可信度。除被动记录的原始信息外，其他信息无法被充分利用，导致人力资源的浪费。5.信息化程度不高。科学技术不断进步，计算机科学的飞速发展，人事档案管理信息化已成为必然趋势，人事档案信息管理系统已得到普遍采用。但关于信息化管理仍有很多技术方面的手段等待着被挖掘并且得到利用，首先在对人事档案进行管理的时候还没有大规模使用计算机技术，这些都会导致管理效率的下降，并且还会浪费一定的资源。
二、改进档案管理
1.解决收集人事档案。为使人事档案能够真实地反映一个人全部情况，人事档案的管理部门通常要用人事部门来收集各位职工的职位任免、工作调配情况、职务评聘、培训、工资待遇情况，对于能够反映职工德行、能力、勤勉、成绩的文件资料进行综合考察，不断地对档案的内容进行充实。对于收集而来的职工档案资料，首先一定要经过仔细鉴别，通过多种渠道核对，记录进人事档案的信息应该准确并且真实，信息填写完整、字迹清楚，填写时所记录的对象必须明确，有很完备的手续，具有很高的保存价值。一旦有的信息材料不属于归档，就不得擅自对材料进行归档处理，需要经过鉴别确认、讨论后根据相应情况进行处理。
2.整理人事档案。对档案进行收集之后，人事管理部门的管理人员就需要对收集的档案和材料进行归类和整理，并按照在职职工、离职退休职工或者是辞职人员严格进行整理和分类并按照一定的规律编号、入柜。同时应该对人事档案建立科学合理的统计和登记制度，对不同类的档案建立相应的档案名册。固定时间对档案进行检查核对，必须做到名册编号与档号一致。如果检查过程中发现问题要及时解决，如果问题较严重，还可以制定相应的政策防止此类问题再次发生。并且要严格落实保密制度，确保个人档案的安全和准确，不得因个人原因泄露他人资料，危害他人权益。当整理校验相关人事档案材料时，如果发现不需要归档的材料，必须填写关于档案材料管理的清单，并向相关部门领导报告，请求审查和批准。在销毁时必须由专人负责销毁，并需有专人监督。
3.改进人事信息管理质量。只有将信息管理的质量进行提高，才能给各个高校的教职工人员提供好的服务，事实上人事档案的管理工作是一个对专业性要求很强的工作，并且目前各个高校的信息技术在不断快速的发展，及时提高人事信息管理的质量对于整个高校的教职工人员来说都是一件比较重要的事。各个高校的人事管理部门就应针对自己高校的需求，将档案的收集、管理和整理作为一项重要任务。除此，还要特别重视对人事档案进行开拓收集，因为开拓性质的收集能够使得整个人事档案里面所保留的信息更加有用。同时在对人事档案进行科学的保管及规范的整理的基础上，还要对于人事档案的信息资源进行积极开发，可通过局域网机建立的方式，在信息和网络的平台上面，为人们提供更好的服务，并且为高校在教学的改革方面起着重要的作用。
4.提高整体档案管理人员的自身素质。随着科学技术的不断进步，技术不断更新，人事档案管理信息化已经得到了大家的普遍认可。计算机水平也在飞速发展，人事档案管理由人工化向数字化过渡已是大势所趋，这也是社会进步所要求的。这就要求从事人事档案管理工作的人员素质较高，最好选择作风优良、有责任心的党员参与人事档案管理工作。而相应的管理部门应该定期或不定期对相关人员组织业务培训，不仅仅让他们学习先进的知识以及管理方法，开阔他们的眼界，拓展思路，更要培养他们的责任感，让他们在未来的工作中发光发热。
5.人事档案的鉴定与销毁。大多数集团公司的公司规模较大，拥有较多的人事档案资料，但库房却十分有限。大量的人事档案资料堆积在管理的库房里面，给档案的管理带来很多不方便，降低了档案管理效率。为缓和这种现象带来的后果，对个人档案的鉴定及销毁做出了以下规定：一旦发现不具有保存价值或者按规定属于销毁处理的档案材料时，必须经由相关领导的确认批准，才能对人事档案材料进行销毁。如有死亡或失踪人员，档案就交由档案中心进行15年保管。如果在15年后无人领取，可报请集团相关领导，得到审核同意后才可进行销毁。对企业、对国家、省有过特殊贡献及国家、省和市级模范人物死亡后，其档案仍然保存在档案中心。如果人事档案材料鉴定不及时或销毁工作没有完成得当，就会影响企业的档案管理工作，同时还给相关人员造成很大的负担，也会成为人事档案管理工作进入现代化的阻碍。
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引言
档案管理分为广义和狭义两种，广义主要是指对建立的档案进行保管；狭义主要是指对已经入库的档案进行日常养护工作。而在我们日常的档案管理中，除了妥善放置档案和对档案进行维护外，还有就是对于档案内容信息进行管理。对于档案内容的管理，其实是一种对于档案内部具有使用价值的知识管理。
知识管理起源于商业管理，是谁具体提出知识管理这个概念重说纷纭，知识管理主要是管理团队通过科学合理的管理方式，对于知识资源进行重组和分配，保证其得到有效利用。我国对于知识管理的主流解释是，将组织的智力和记录型信息转化为更大的生产力。从上述定义可以看出，我们将知识管理定义为利用对于知识的有效管理和利用，提升企业的效益。
一、档案管理和知识管理
（一）档案管理和知识管理的相异点
从档案管理的定义上可以看出，档案管理仅仅是对于档案的管理，遵循严谨的制度，采取先进的管理技术，保证档案的真实性和价值。在管理中，管理人员没有自主地参与，完全遵从现有制度进行管理，一切符合档案管理的程序。
知识管理不仅仅是对于档案的管理，还包括对于档案中的内容进行学习，然后通过管理人员的智慧，将从档案中得到信息进行重组，找到具有价值的信息并加以利用，来创造出更大财富或找到提高生产力的方式方法。对于知识管理来说，更加强调管理人员的参与性，管理人员的主观能动性的参与部分非常多。
（二）档案管理和知识管理的相同点
档案管理和知识管理都是进行档案或知识管理，并且通过良好的管理实现档案或知识其本身的价值。但从二者的具体管理方式上分析，主要有以下几个相同点：
（1）管理对象。不论是档案管理还是知识管理，其管理的对象都具有知识的属性。档案管理的对象主要是由文字、图标记录的信息型知识，可以读取或运用并找到最终利用价值；知识管理的对象是记录型知识的显性价值和隐形价值，通过管理人员的分析利用找到最终的利用价值。
（2）管理目的。我国《档案法》中对于档案的管理目的进行了明确规定，对档案工作实行统一管理，保证档案的完整性和真实性，从而提供详实信息便于查阅。保证档案提供信息的真实性，是满足社会或个人对于档案信息的要求，也是档案管理的目的。知识管理的目的则是通过群体的智慧找出信息的显性价值和隐形价值，充分发挥出知识的自身价值来服务于社会。因此，不论是档案管理还是知识管理，其最终的目的都是服务社会。
（3）管理流程。对于档案管理的流程，基本分为以下六个步骤：①资料接收，②整理，③鉴定，④保管，⑤统计，⑥利用。而知识管理的流程主要分为以下七个步骤：①知识产生，②收集，③存储，④加工，⑤整理，⑥评价，⑦利用。不论是档案管理还是知识管理，其流程都是线性而有序的。因此，二者的管理流程十分相似。
（4）管理技术。随着科学技术的发展，特别是计算机技术的发展，对于管理人员来说是一项福音。通过计算机强大的存储能力和快速地查找能力，不论是档案管理还是知识管理，都是以计算机为主要的管理技术进行管理。从而保证提供给客户详细、准确的信息。因此，二者的管理技术基本相同。
二、档案管理与知识管理相近相通
（一）管理对象重叠
如今，在档案管理中，对档案的分类十分的细致，主要是按照文件或档案的内容进行不同程度的划分，而且并对不同年限的的档案进行明细的标记，并且排列好顺序，以方便读者在进行阅读时，可以详细的对档案进行了解。而知识管理则与文档管理有很大不同，它主要是对知识进行不同的分析、解释和研究，也是文件最基础的组成部分。组织的知识的知识为显性知识和隐性知识。显性知识是通过组织自身工作和活动中逐步形成的非文件和收买其他各个组织信息以及通过其他外部因素得到的文件和档案；主要由收集、购买、交换等方式从外部获取的图书、报纸、期刊、数据库等。目前在进行档案管理的过程中，我们主要很大一部分是进行知识管理。换句话说其实知识管理其实包含着档案管理，而且在进行档案管理和知识管理时，我们所面对的对象其实都是文件和档案。虽然从表面上这两个管理方式是有着不同的管理模式，但是随着科技的发展，这两个不同的方式，都以及相互联系和相互包含。
（二）管理目的相近
档案是以知识形态为世界做出服务的一种方式，是为了满足社会各界在需要某些知识时能够提供到相应的档案的一种管理模式。为组织各项活动提供档案服务，满足用户的档案需求，是档案管理工作中的根本目的和管理模式，也是档案管理工作在应用中的主要出发点和落脚点。知识管理的最终目标是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力，为此在知识管理过程中必须通过将知识模式应用在恰当的地方，更是能够传递给需要这些知识的人们，以便于其在工作中能够对其产生良好的帮助和制定出最佳决策。
（三）管理流程类似
长期以来，我国档案界将传统档案管理业务划分为六个环节：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、统计和利用服务。实现文件、档案一体化管理、集成管理，则还包括文件的制作或接收、传递、处理、归档等环节。知识管理的流程是知识的产生、收集、存储、加工、整理、评价、利用等。档案管理和知识管理的管理流程相当类似：都是对散布在各个角落的文件或知识进行识别，收集，集中在一起。之后再整理，归纳，辨别。最后使之大众化，可以被所有人利用学习，实现其应有的价值；而在利用过程中又会产生新的文件、档案或知识，需要对其进行收集、存储。
（四）管理技术相同
受信息技术全球化的整体趋势影响下，科学技术越来越发达，信息传递越来越迅速，文件和档案在管理中逐步的出现相互交流和相互的改革控制，各种信息形式的日益复杂化。对于从古代流传下来的羊皮或绢帛或纸质的文件和档案，为了能在当前网络一体化的管理模式下适应发展，应当对其进行数字化处理，使其所传递的知识能让现代人所了解学习。同时也可以保证档案管理工作和知识管理能够进行综合应用。因此，现代档案管理的全部活动——文件、档案的制作或接收、传递、处理、归档、整理、鉴定、保管和提供利用等都依赖于现代信息技术。而知识管理更是信息技术飞速发展的产物，知识管理的实现离不开计算机技术、通讯技术和网络技术等的应用。
三、档案管理与知识管理相辅相成
（一）知识管理提升档案管理
1.知识管理可以拓展档案管理的领域
传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别，将文件、图书情报等排除在管理职责之外，从而极大地限制了自身活动的范围。而在管理内容上，现今的大多数企业档案都只是记录历史，保留已有的文件，其实这些对于企业的发展来说，已经成为过去式，并不能带来太大的利用价值，在当今的时代潮流下，档案管理应该服务于现实，与时俱进，积极的搜集各种有利于企业进步发展的信息，进而归档研究分析，最大的发挥档案管理的作用，为企业创造更多的价值。
知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。
2.知识管理可以提升档案管理的价值
传统的企业档案管理重保管轻利用，大部分都是将企业过往的资料保存，所提供的信息自然也都是过时的，不能满足企业发展的信息。而知识管理可以再分析研究知识的过程中发现新的信息，这样一来，知识管理体现了档案管理的意义，进而也提升了档案管理的价值。。
（二）档案管理促进知识管理
1.档案管理有助于沉淀、积累知识
档案管理可以保留从人类文明开始的一切知识和信息，通过文件或档案的方式流传下来，使后来者可以学习借鉴，丰富自身的知识，在此基础上创新发展，这也是世界能够得以发展的基础。
2.档案管理有助于传播、交流知识
信息、知识的传播、交流主要有两种途径：一是语言，二是书面。语言交流包括面对面的口头交流、会议交流和电话交流。书面交流主要是指以文件为载体或工具的交流。
在语言交流的过程中对档案管理分析与应用是最为关键的，但是语言交流也存在一些缺点，比如受时间空间的限制，容易失真，不能以书面的方式流传下来等。对于书面交流来说，费时费力和文化限制又成为其主要的缺点。
3.档案管理有助于理解、挖掘知识
档案管理的最基本理论和最高原则是“来源原则。也就是说文件是在何种条件下被谁用什么方式为达到哪种目的而产生出来的。这些来源信息正是了解、管理和利用电子文件的关键所在。
四、档案管理的业务指导
（一）提高有关领导及档案管理工作人员认识
档案记录着本单位的各种活动，其中蕴藏着大量的有关本单位的经济、政治、文化等信息，对本单位回顾历史、总结经验，有着不可或缺的作用。同时，档案管理作为国家档案事业的重要组成部分，做好本单位的档案管理工作也是十分重要的。如果档案管理人员对档案的接收工作做的不及时，就会使这些档案流失，造成档案不齐全、缺失，最终对日后的使用带来困难。因此，有关领导及相关人员务必要提高警惕，加强对档案管理工作重要性的认识，使本单位的资料档案的管理有序。
（二）档案管理的指导人员要加强自身的常规业务建设
管理人员要时刻注意自己的职责是指导与监督而不是参与具体的工作。平时要多在如何加强自身的指导艺术上下功夫，例如：可以在网上搜集一些档案管理方面的资料，或者参与网络中一些专业的论坛、贴吧，与大家一起探讨管理方法、管理艺术，从而提高自身的管理技巧。每年的年度立卷归档工作是档案工作中的一项常规性、基础性业务工作，搞好每年的年度立卷工作，对巩固档案工作成果起着重要作用，也是档案工作规范化目标管理的前提条件和根本保证。为了提高管理效率，档案管理的指导人员可以组织对新到的人员进行一个短期的培训以增强他们的专业技能，减少因业务不熟练而造成的错误。[1]
（三）指导人员要对本档案室的档案工作情况做到心中有数
指导人员在加强自身的业务建设的同时还要对本馆室的档案做到心中有数，不能只是提高自身而忽略对基本工作的落实。对于工作中存在的问题要根据国家和省档案主管部门出台的各种业务规范性文件和办法及时提出解决方案，避免日常工作的混乱，影响档案管理工作的正常进行。对于因为由于理解不同而造成的问题，例如：在文书立卷中“一事一卷”立卷方法的掌握上有些档案人员可能会对“一事”理解掌握不准，甚至出现“一文一卷”的做法，针对这种情况，就要求指导人员及时利用年度立卷检查、案卷质量抽查等各种机会做出具体的合理的正确的解释，纠正工作人员的错误做法。
（四）建立完善网络档案管理
档案工作具有点多、面广、线长的特点，目前大多数档案馆室都面临着人手不足，经费短缺的困境。建立网络档案管理可以在很大程度上缓解这一矛盾，同时也是“国家数字档案建设与服务工程”项目建设的客观要求。所谓档案指导网络，就是建立一种以档案管理部门为龙头的网络体系。通过档案指导网络的建设，有利于档案工作的顺利发展，还可以共享兄弟档案室的资料，为以后借鉴经验、减少走弯路、提高工作效率提供了诸多方便。在创建电子档案管理时，要选拔那些网络技术基础好的工作人员，组成专门的指导与管理部门，以便从组织上保证这项技术含量高、复杂难度大的工作能够准确落实。[2]
（五）指导人员要注意语言艺术
指导人员主要的交往对象是档案管理人员，因此在指导时要注意语言的艺术性，要把档案工作方针、政策、目的、意义准确传达给对方，使对方能够接受自己的意见和建议。在与人交流时要注意说话要温和，既不让人感觉低三下四又不使人感到压抑；在讲解工作时，要有针对性，做到简练、准确，做到对下属的工作要心中有数，不能空口乱说；同时，还要注意个人的形象，坚持服务第一，奉献至上，言必行，行必果的原则。
（六）指导人员的管理手段要与时俱进
社会不断向前发展，新事物层出不穷，档案管理事业也在不断的发展中，这就要求档案指导人员的指导手段要围绕档案工作的基本职能与时俱进，不能在以前的管理方法上停滞不前，要不断提高自己的业务水平。例如，化以前的纸质档案收藏为如今的网络管理，提高档案的利用率；加强与其他档案馆的联系，汲取他人长处，补充本馆的不足，从而促进本馆的发展。
五 结束语
以信息技术为基础对档案管理进行分析，合理的利用知识管理的关系，为档案管理模式的提高和变更打下了基础，为实现档案管理中信息的共享和数据化模式的提高奠定了理论依据。档案管理与知识管理也在互相渗入，相互补充，使得人类的文明得到很好的传承与发展。
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（二）管理流程的趋同
我国档案管理工作长期以来围绕基础资料接收、整合、科学鉴定、长效保管与重编服务等流程进行系统调试，力争发挥文件的集成管制特征。知识管理则主张将创新机理内涵实施科学存储与整理，对象归属方向上没有精准设定，强调集中化存储，确保彼此衔接秩序化特征，真正为后期人员利用开拓广泛引用价值，并且深度开发中仍旧会产生新文件格式类别，这无疑是开启后期创新知识延展力度的最佳手段。
（三）技术应用形态一致
透过数字化文件格式与档案流转功能鉴别，有关计算机操作背景下的资料接收、传递与保管活动都不可从中脱离而独自运行。知识管理可说是信息高度发展的核心产物类别，其中网络通讯活动广泛交织，档案、管理必须全面掌控数据库整编、检索媒介、门户系统以及信息安全推送要诀。由此便可清晰判定，无论是档案或是知识管理都是借助现代信息技术予以统一掌控操作的。
二、档案、知识管理行为的差异效果解析
利用管理界面认知，档案管理活动归属于专业技术项目行列；而知识管理则借助管理模式与创新价值理念进行人民思想结构完善，同时延展更高等级管理体系以及方法论渠道。实质上档案处置需要明确载体格式；知识管理明确将侧重点向基础信息角度偏移，其将档案结构显性要点梳理，并向图书馆员工大脑内部隐形架构灌输，确保日后多元材料规划与日常服务的实效价值。综合来讲，档案管理始终注重维护材料的真实性和可靠价值，力求稳定程序、制度的规范化特征，希望各类人员充分发挥创新思维效应，促使政策良好定义结果；知识管理在管理体系上一向宽松处置，希望发挥内部情报传播功效，力求服务大众，督促其掌握更多实用情报，杜绝认知混乱结果的滋生，偏偏这种不受约束特征会相应造成对传统组织格式辅助功效的忽视结果，这点应当引起现场规划人员的强效关注。
三、档案与知识管理衔接特征细节补充
（一）知识管理能够有效拓宽档案管理整体认知功效
首先，知识管理能够尽量延展档案规范空间，过往企业标准化档案搜集、整编强调与情报文件的区分，经常会对一些图书资料排除职责界定范围，基本与现实服务方向偏离，企业存在价值长期受到质疑，这对于其今后长远综合化发展势必造成重大创伤。知识管理需要将各类文件进行多重载体形态的划分，做好日常知识细节集成工作，力求借此开创相对完善的资源架构体系，其充分注重企业在不同生产流程下的共享、应用的知识要素，希望企业价值创造能效就此得到有机彰显。长期坚持此类策略，档案管理也会顺势被自然纳入到一个较为宽阔的领域之中，期间先进组织战略以及业务活动充分融合，为企业秩序创新调整提供不少协调经验。其次，知识管理进一步提升档案规划工作的基础价值地位。过往企业内部档案管理经常忽视综合利用价值的呈现特征，基本就是利用广泛借阅、复印等落后手段实施浅层服务，这对于各类用户即时性补充需求难以深度满足，致使企业各类生产、管理活动严重脱节，生产动力自然饱受限制。由此，知识管理活动开始主动开辟先进技术实用格局，根据智能化、人性化手段提供给用户更加深层的知识服务成果，争取将企业核心竞争实力彰显完全。这部分管理活动可说是有效强化了知识开发潜质，令文件管理人员全面理解知识规划专家辅助意见，加快档案开发利用效率，日渐提升内部统一管制能效与机构存在地位。
（二）档案管理进一步为知识管理提供疏通机遇与适应空间
第一，档案管理可以将创新知识挖掘、交流工作进一步协调。创新知识传播主要借助语言、书面交流形式拓展。其中前者秉承随意、简洁特征，希望透过单一话题挖掘更多知识创新经验，但是由于内部时间、空间限制效应影响，信息知识传播范围不大，并且经过多重层次交接之后，难免滋生损耗或失真效应；另外，语言交流过程中会同步滋生相对应的书面记录结果，组织阶段沉淀、记忆能效付诸东流。书面交流由于程序规范力度加剧，涉及单一问题的讨论上难以即时开展，并且会对员工创新思维产生一定的约束。但是，透过现代信息技术便可将一系列时间、空间限制效应清除，有效遏制信息传输过程中的失真反应。由此可见，电子文件已经成为先进知识传输、共享的必要媒介，相对地提升文件流转效率，促进知识的高度传播与交流能度。
第二，档案管理可以进一步稳固创新知识的挖掘、理解程度。档案管理长期以来秉承来源最高识别原则，过往定义标准为文件的形成主体，而目前由于电子信息技术广泛交织，这类定义结果已经朝向鲜活动机指标过渡转移。其实就是强调文件需要运用标准数据以及明确衔接结构予以调试，此类信息了解与管理程序是否合理将直接决定电子文件的高度延展价值。上述强调的背景知识原理可以有效促进创新知识原理的衔接进度，适当方便工作人员尽快掌握知识应用拓展依据。具体来讲，文件管理工作者可以使知识管理者对信息的生成和管理具有敏锐而深刻的理解。
第三，档案管理可以为知识产权维护做足补充贡献。企业的知识产权主要是指企业拥有的专利权、商标权、著作权等，它是企业知识创新的成果，是企业核心的无形资产、知识资本。保护企业的知识产权是维护企业合法权益、促进企业知识创新能力、提高企业核心竞争力的重要保证，也是知识管理的一项重要内容。文件、档案真实地记录了企业进行知识创新活动的过程与结果，是企业拥有某一知识产权的法律凭证。当发生知识产权纠纷时，它们能起到至关重要的凭证作用。
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一、档案信息管理与知识管理融合的必要性
计算机技术的发展，为我们的档案信息管理提供了一次新的发展契机，互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界。这个世界是一个非线性的、动态性的、过程性的、互补性的世界。它改变了静止的、僵化不变的信息存在方式，代之以动态的、多方位、多层次的信息集散地。人们在这样的背景中无法被动的接受，只能是在“激活”这些“背景知识”的过程中，形成自己的新见解。档案人员在这样的信息网络环境中，为适应知识管理的需要，必须率先实现由静态的保管信息状态到成为动态知识元的过渡，即实现档案信息知识化。
1、知识管理是适应知识经济发展要求的必然选择
“知识管理”原是基于企业对知识创新需要而发展起来的一种管理活动或者说是管理体制。在知识经济时代，知识因素参与经济活动的程度越来越高，在以提高竞争力为目的的经济活动中，知识取向愈加明显。在此条件下，建立“知识型”企业和各类“知识型”组织是管理活动的客观需求，并逐步成为社会的共识。就档案信息管理而言，其发展只有融入到知识经济中，才能充分发挥档案信息的潜在价值，实现全方位效益。知识经济的显著特征在于知识成为最重要的生产要素，因此，将档案信息价值上升到知识层次理应成为档案信息管理活动的首要目标。信息技术的发展和高科技手段的运用，使档案载体的多元性、内容的创新性以及管理手段的高效性更为突出，追求高效、优质的服务理念引发了档案信息管理的新思维，档案信息的自动化、网络化管理应运而生，这些环境和机制的转变都是档案信息管理适应知识经济发展所做出的调整与选择。
2、档案工作自身的发展呼唤建构知识资源管理的创新体系
传统的档案管理方式以档案实体的收集、鉴定、管理、利用等为主，档案信息的流动受到时空的限制，不利于信息的共享与增值。档案信息管理机构低效的运作方式，落后的管理形式，相对呆板的服务机制，封闭式的、各自为政的管理型职能违背了信息化社会、知识经济形态中充分利用和开发档案信息资源的原则，不利于向开放式的知识型档案管理职能转化，档案管理在注重档案实体管理的同时，更加关注档案信息的管理、档案信息的流动及发挥档案信息作为知识资源的作用，侧重于将知识从来源、生产、存储、整理，到流动、传播、交流，直至学习、利用、共享、评估的一系列过程，整合成一个完整的知识管理体系。作为信息社会众多信息源中最基础的部分，档案信息资源对推动经济发展和促进科技创新极为重要，其科学管理和有效使用，对科学决策、资源共享、产品开发、提高效率都产生着积极影响。调节档案信息管理行为，逐步建立起与知识经济发展相适应的知识型档案管理体系是档案信息管理工作发展的迫切要求。
二、档案信息管理与知识管理融合的可行性
1、从档案信息属性的角度分析
档案均具有知识属性，这些知识主要是显性知识，档案是知识储存的一种方式，是人类智慧的一种物态结晶。档案信息管理和知识管理两者有共同的资源基础。档案信息管理工作针对的主要是对文档这种显在知识的管理。
2、从知识管理的现有研究成果分析
知识管理已经有了自己的一套管理理论、技术与方法，尽管有些还不是十分成熟。一套成熟的管理理论成立主要应满足以下条件：一是实践需要，二是有特定的研究对象，三是有一套自己的研究方法。这些基本条件，知识管理都已具备。融合知识管理的思想来指导档案信息管理是有理论支持与技术支持的。
3、从档案信息管理的困境分析
目前，档案管理陷入了一定的困境，这些困境的外在表现是：伴随着信息技术、网络技术的发展，传统档案管理方式与管理理念越来越暴露其不足之处，档案资源利用率低，档案工作人员工作积极性差，档案部门有成为产出低的内耗部门的趋势。为挽救这种困局，有些单位也采取了一些办法，如人员培训、引进管理设备等，但效果并不令人满意。档案信息资源并没有被充分开发。现实的困境迫使我们寻找档案信息事业发展的新出路。
4、从二者管理的目标和动机分析
档案信息管理工作从总体上来说偏重于“内容信息的开发利用”。内容信息的开发利用则专门指向档案的内容信息，其目的和动机是使档案的内容信息在社会生活中发生作用，实现价值。档案信息管理无疑也针对这一方面，即以信息内容的开发为宗旨和方向，为组织的各项工作提供凭证和参考作用。
知识管理的主要目标是管理组织的显在知识，发掘组织的隐含知识，实现隐含知识向显在知识的转化，在组织内实现知识共享，鼓励知识创新，实现知识的增值，从而提高组织的竞争力。
档案中蕴藏着大量显性知识，对组织的经营决策、生产管理等都有重要的作用。而且，组织档案中也蕴藏着大量可待开发挖掘的隐含知识。因此，档案信息管理工作面临的问题不仅仅是开发档案的信息内容，为各项工作服务，更为重要的是发掘档案中的隐含知识，将这一部分知识转换成显在知识，实现知识共享和知识创新。从这个角度来说，组织的档案管理和知识管理具有共同的目的和动机。
知识经济时代，档案信息原有的管理方式已暴露其不足之处，而拥有一套完整理论与管理技术的知识管理无疑为现代化的档案信息管理指明了出路，是对传统档案信息管理的创新。
三、知识管理对档案信息管理的创新
1、知识管理可以完善档案信息管理职能
作为一种新的管理思想和方法，知识管理对战略、管理模式、业务流程、营销体系、人力资源管理、信息管理等方面都会产生不同程度的影响。随着知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案信息管理的职能也在发生相应的转变，需要拥有全新的档案信息管理模式以适应这种需要。其职能的根本转变，我们认为主要体现在：从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案信息管理的智能化服务，实现档案知识资源的共享。这就要求我们要转变观念，将档案信息管理真正看成是知识管理的重要组成部分，在知识管理的整体要求和规划下完善档案管理职能。职能的转变赋予档案职业更新的内容，同时也带来档案人员角色的转变即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。
2、知识管理可以实现档案管理业务流程再造
业务流程再造，是对组织中及组织间的工作流程与程序进行的分析和再设计，其既是知识管理的要求，也是实现知识管理的重要手段。在知识经济时代，组织的结构将从传统的直线型向扁平式转变，管理的中间层次将逐渐减少并最终消失，将形成一个由中心的管理者统一领导和指挥的组织。同时，对信息技术高度依赖和应用将产生大量的电子文件，电子文件与传统纸质文件存在着较大的差异，对电子文件的管理推动了档案管理业务流程再造。对档案管理业务流程再造，应依据文件生命周期理论，即把文件档案看作为一个不可分割的文件连续体。打破过去文件工作与档案工作的界限，实现企业文件档案一体化，在业务流程上进行统一的设计。该流程包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程。这种新的业务流程有助于加强文件、档案的知识管理，同时强化了对各项业务管理工作的服务功能，提高了整个文档工作的工作效率。
3、知识管理可以丰富和拓展档案管理技术
知识管理对档案管理技术提出新要求。随着信息化程度的提高，组织的生产、经营方式正逐渐走向自动化、智能化，电子商务等现代信息技术的在组织活动中的应用，导致了大量电子化、数字化文件的出现，这对传统的档案管理提出了新的挑战。传统的纸质档案管理主要是针对档案的实体化管理，缺乏对档案信息资源的深入开发，所以很难适应知识管理及信息化带来的挑战。但是，信息技术在组织生产、管理中的大量应用，又为档案管理提供了一个很好的转变契机，促使档案管理从传统的实体管理向运用信息技术、积极开发档案信息资源、挖掘档案中蕴涵知识的方向转变。
所以，我们必须积极利用各种信息技术，开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统，推动知识管理水平的提高。
四、知识管理可以强化档案知识智能化服务意识
提供优质、高效的档案知识服务，实现档案知识共享是档案知识管理的最终目标，也是档案部门与其他部门和外界联系的纽带。信息技术的发展为档案管理提供了一次新的发展契机，互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界。档案知识智能化服务可以通过建设知识仓库，提供知识导航，知识咨询等方式实现。在日益发展的网络环境下，这种服务的方式将更容易实现，在内部，可以通过构建内部网来实现知识的传递和共享。内部网是建立在网络互联的基础上，实现将内部原本各自封闭的信息孤岛互相连接起来，从而实现知识的传递和共享的目的。对于外部的知识传递，可以构建相应的外部网，实现和用户、市场的知识交流。内部网的用户可以直接访问此系统，而外部网和万维网的用户则可以通过档案管理机构的主页或者链接的站点，直接链接到知识服务子系统，从而获得有效的档案知识服务。
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三是档案数据制作必须符合标准化要求，即明确规定著录上的必要项目和选择项目、格式上的著录项目及排列次序、检索上语言的主题词和分类表及对著录标引结果审校的统一，做到著录数据的准确性、一致性、完整性、稳定性、可靠性和适应性，使之不但揭示档案的主题内容、科学价值、载体的物质形态，而且还揭示了档案的保管状态和档案信息检索的线索，指明档案来源、出处和存放位置，既能帮助保管人员了解馆藏情况和保管档案，又能方便用户从不同的角度查找利用档案。
四是保障数字化档案的安全，管理上建立健全安全管理制度体系，自觉遵守各项档案数字化安全制度；技术上要以先进、有效、安全的技术作保障，如对加密的档案通过对用户分类、数据分类、审计功能和数据加密等方法来进行有效的保护，运用数据加密、数字签名、数字水印等技术来加强数字化档案著作权、隐私权的保护，并做好档案数据的备份工作，做到一式两份，以确保档案信息安全。
五是定期对档案软硬件平台进行升级，使用仿真、复制、再生性保存、迁移等技术方法，持续地保存数字档案。
档案信息网络化
在信息化时代，传统的档案管理和服务方式与档案的收藏量增加、载体形式多样化、需求面扩大、利用系统性和时效性之间存在着矛盾。例如，我校在档案数字化方面已做了大量的工作，与以前传统的纸质档案管理和手工操作方法相比已进步不少，能够自动生成案卷目录、卷内目录，但至今使用的是单机版软件，查找不方便，信息资源还不能共享。现在，社会各行各业对档案信息资源高效利用和档案部门提供全面档案信息服务的要求，都要求档案信息的网络化。通过档案信息网络化管理体系，档案信息的采集、核对、归档、立卷、保管和利用都可以通过网络操作实现，满足信息化社会对档案信息“广、快、精、准”的要求，实现档案信息资源共享。
我国在2002年提出《全国档案信息化建设实施纲要》，将档案信息网络化服务作为我国档案事业发展的一项重要内容做出战略规划。2006年《档案事业发展“十一五”规划》，其指导思想便是以档案信息化建设为重点，档案信息化建设也被列为“十一五”规划主要任务中的重要一条。《中华人民共和国国民经济和社会发展第十一个五年规划纲要》、《中华人民共和国政府信息公开条例》和《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》同样将档案信息网络化服务作为未来社会发展的重要内容将以阐述。
档案信息网络化建设主要包含网络设备、服务器、存储设备、安全设备等网络基础设施建设，数据库、网站等档案网络信息资源建设，用户服务管理等档案信息资源开发系统建设。建立档案网站，档案信息，提供档案信息利用，是档案信息网络化建设的重点与核心。首先是需要建立档案网站，使人们能够在网上“看”到这个档案部门，进而利用所提供的各种档案信息。要认真考虑哪些档案信息能够上网，哪些不能上网；哪些信息是无偿利用，哪些信息必须进行权限和费用等方面的控制使用，并提前进行相应的数字化处理。将准备好的档案信息分类，系统有机地组织起来，确定以静态页面还是以数据库形式，归入相应的栏目。二是对网络系统运行维护。随着电子文件管理的逐步发展，对系统还会不断提出新的要求，需要在使用过程中不断地进行修改、升级、扩充。定期检查已著录标引的数据质量，不断补充新的数据。三是要建立健全网络档案信息利用服务的管理体系，制定管理法规，并在工作中严格执行，有效监督，从制度上保障网络档案信息的安全性。要完善安全保障的技术措施，提高在网络中的自我防范能力，可将内部网和外部网在物理上加以分隔，内部网还可以隔离成不同网段，以保证网络档案信息范围，减少各部系统之间被正面攻击的机会。利用防火墙过滤通过的数据包，拒绝那些试图违反安全约束的包，保证网络边际安全。可以通过身份证明、数据加密、数字签名等技术阻止计算机病毒的侵入。在档案信息网络化建设过程中，必须迎接各种挑战，不断地研究和解决新的问题，从而最大限度地提供共享的档案信息资源，实现档案信息服务便利化。
文档信息一体化
在传统档案学中，以“归档”为界限，将同一事物按两个时期分为“文件阶段”和“档案阶段”，文件与档案同源一体。长期以来，由于文件与档案工作实现分块管理，文件到档案的转化和衔接过程不顺利，相互之间缺乏统筹规划、顺畅衔接和有效利用，数据要辗转多次输入，使得工作人员要进行大量的重复劳动，效率较低。文件和档案工作之间不能及时地实现交流与反馈，部分割裂了文件与档案之间本应该存在的联系，档案信息与原有的文件信息存在某些失真，典型表现如收集不齐全，标引深度不好掌握，目录编制不科学，难以反映使用者的需求。信息化时代，由于采用了现代信息技术，电子文件从起草到归档管理的全过程可以在同一工具系统上完成，模糊了传统文档管理将“归档”作为文件与档案的分界线，因此,档案界提出了文件工作与档案管理一体化即“文档一体化”管理模式。
文档一体化就是从文件处理和档案管理全局出发，满足连续性和整体性规律，通过信息技术将其有机联系起来，按照统一的规范和标准，组成综合的管理系统，对文件和档案信息进行存储、控制、加工、传输，实现从文件生成制发到档案管理的全过程控制。采取文档一体化模式，特别是使用文档一体化信息管理系统，可方便做到一次输入、多次输出，并在从文件产生到运转的每一个环节上体现出档案管理现代化的要求，实现文档实体生成一体化，管理一体化，利用一体化，规范一体化，使档案收集更加完整、系统、便捷、准确、安全，源头上提高档案信息的质量，保证档案信息的真实性和可靠性。在信息化时代，利用多媒体、数据库、网络等信息技术可有效实行和实现文档一体化，满足档案数字化、档案信息网络化和档案信息服务的需要。
实现文档一体化有两种模式。一为部门内部文档管理一体化，实现文件处理、登记、分类立卷、著录标引同步完成。二为部门间结构和职能一体化，设置统一的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用各个环节联系起来的实体性机构，配备专职人员，统一组织管理各机关文书、档案工作。在实行文档一体化过程中，首先要建立完善的组织结构，理顺管理体制，保证文档各管理部门能从横向与纵向之间相互联系，打下扎实的组织基础，保证实现文档工作的整体优化。二是要加强标准化与质量建设，应统一、强化和有效执行标准，确立质量第一的观念，明确各自负责，制定和实施文档工作制度和技术操作规范。三是档案信息管理系统要与办公自动化网络化管理系统融合，统筹考虑，统一安排，同步建设，协调发展。四是要切实增加办公设备的投入，不断改善、配置和优化基本的办公设施。总之，各个单位可根据自身情况选择合适的文档一体化模式和步骤，实现文档部门管理工作的平滑结合。
档案人员现代化
在信息化时代，档案资源作为社会的基础性原生信息源需要得到深入广泛地开发和利用，档案管理作为社会的基础性管理工作应该在管理模式和方式上进行变革。需要把先进的技术管理手段应用到档案工作中，用现代化管理理念驾驭信息技术，用信息技术提升现代管理，努力实现档案现代化。档案管理人员要认识到档案管理的现代化是档案管理内涵和手段的深刻变革，其内涵不仅是实物对象，其手段不是简单的手工操作计算机化，其目标也不是单纯的档案知识馆藏化，而是要用科学先进的档案管理信息化方法，更加全面、方便、简洁地服务社会。
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一是知识已成为企业生产力和生产关系的最大要素；二是知识的来源已经全球化、信息化、多样化。过去知识的来源并不丰富和直接，而随着因特网的普及，世界的知识已经融汇在网络中，随时随地可以取得和应用。过去知识主要以书报、文稿为主，而现在有文字、图像、语音、图形多种表现形式，又以纸质、电子、光碟等多种媒体表现；三是知识处理与传播已经网络化。过去靠面对面培训I，靠电视、厂播。而现在网络平台已经深入到企业和家庭，知识已经紧紧地围绕在我们身边；四是知识的产权化。虽然大量知识已共享，但作为企业竞争的核心知识正在产权化，以保护创新知识的企业。企业也正以自己的创新知识获取企业的最大利润；五是知识管理成为主要的手段，也成为企业的核心管理。知识经济时代的管理重点已经转移到知识管理上，因为企业的利润增长来源主要是企业掌握了别人不具备的知识(产品技术知识、商业推广知识、高效工艺知识、商业模式知识等)，而掌握和拥有知识的过程就是知识管理过程。
二、企业档案管理中存在的问题
(一)传统企业档案管理中存在的问题。传统企业档案管理的重点在收集、保存资料，记载“历史”。传统档案管理多以发生的人事、事件、过程、记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用媒体(主要是纸质或实质)记录下来，并分’Iqg3l类地存放在档案室中。这个阶段由于技术手段的限制，管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上。同时，非常强调资料的完整性、安全性，所以过去只有少数的人员能借阅。事实上，传统的档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人在需要的时候以历史资料为依据，档案才产生作用。由于历史的局限，传统企业档案管理主要存在以下问题：一是工作量大，耗费时间长。特别是在大型企业，这个问题特别突出。因为大型企业的档案资料来源是多方面的，技术的、人事的、财务的、政策的、管理的，甚至有设施、设备、工具的。若要收集上来，就得有专门人员催办、审查，还要进行编目编册。企业规模越大，档案收集整理的工作量越大。二是保存占据空间较大。特别是大型企业，档案资料经过几十年的积累，已经不勘重负，而现在更是“档案爆炸”。面对如此情况，传统档案管理已经无能为力。三是查找困难。传统档案的借阅必须到档案室现场，还要在书“山”文“海”中捞“针”。虽然也有一些索引查阅的工具，但依然要耗费大量的时间去找寻一份资料。如果所需的资料已被借出，就无法满足其他人的需求。在远地工作的人员要查阅档案更是难上加难，无法满足大企业“身”处多地的需要。这也就是以往科研开发、企业规划、文案编辑工作效率低下的主要原因。四是传统档案的安全性没有可靠的保障。因为多是纸质记录，被虫咬、被鼠啃是常有的事。如果只有“孤本”，就难免“绝迹”。另外，还有火情、雨情、盗情等干扰。
（二）信息时代企业档案管理中存在的问题。
I、收集整理档案用人多，耗费时间长。与传统档案管理一样，档案得不到及时地、实时地应用。等整理编号完毕，已经成为“历史”。有更严重的问题是，部分信息管理人员、档案管理人员不具备整理的能力，致使档案规范化难以实现。
2、档案的分类方法多沿袭旧制。按过去的档案管理的分类方法，最多再加进一些信息管理的规则，脱离了实际工作规律或习惯，致使一些人找不到需要的档案，或很难找到与工作实际相关的信息。因为绝大多数档案利用者并不是档案管理者，他们不知道档案的编目分类方法，查找起来就显得非常麻烦。如果第一次找不到、第二次找又很麻烦，以后就不去找了。事实上，这也是众多档案管理实施信息化以后出现的问题。最后，档案信息系统依然是档案管理者自己的系统。
3、档案中的信息类、数据类、知识类资料区分不清。就知识类的档案而言，如新收集到的冶炼工艺方法，它是知识，是随实践变化的，需要在实践中优化、提高、创新，那么就要及时地送到其他地方去应用、实践、检验，并再修正、存入系统，循环往复，得到最后的最佳工艺。这个过程决不是采用信息管理方式能做到的。
4、网络化没有给企业档案管理带采革命性的变化。信息时代的网络化把全球联成了地球村，档案管理不再是孤立地由档案管理者处理的事情。因为，在信息竞争、知识竞争的激烈状态下，人们已经没有时间等待档案员那漫长的整理过程。只有对档案进行及时、快捷地处理，才能适应现实社会对档案的需求。目前就我国各级档案馆来看，档案管理的革命性变化还没有真正到来。
三、企业档案管理与知识资源管理的关系
企业知识管理就是通过一定手段，把知识的产生、沉淀、规范、传递、应用等过程管理起来，使企业员工快速掌握知识，具备更强的工作能力，极大地提高企业工作质量和效率水平，进而取得利润。企业知识是企业利润的核心来源，知识管理也就是企业核心利润源的管理。管理本身要求在管理工作中给管理者提供或配备恰当的知识，使管理者既有能力，又高效率地开展管理。所以这样的知识管理是管理者工作素质水平的有力保障，也就是企业核心素质的管理。
1、知识资源管理正逐步成为企业管理的核心之一。企业知识大体上分为显性和隐性两大类。显性知识就是已经记载下来、能看、能听或能读的知识；隐性知识是存在于大脑中、行为中、数据中，未被记载下来的知识。所谓知识资源狭义上的定义就是显性知识。知识资源管理，也就是显性知识的管理。当然，显性知识也是从隐性知识转变而来的。知识资源管理是知识管理的重要组成部分之一，它当然是企业管理的核心之一。并且可以说，知识资源对于企业、组织来讲，现实感到是最需要管理的，因为它们已经是、或大部份已经是企业的经营成果，它们代表了企业现实的知识资产，所以说，知识资源的管理其实质是对企业核心知识资产的管理。
2、知识资源管理须遵从知识管理的规律。所谓知识管理的规律，就是推动知识运动的规律。企业的知识管理具有如下特点：一是“产生者是企业各类工作岗位上的员工；二是“沉淀”在企业的环境中，供大家共享；三是“规范”(优化1是全体参与者共同的事，也必须经过大家形成共识，并经过专家加以确认；四是“应用”到工作中，支持需要它的员工进行实际工作，是知识资源管理的最主要目标；五是“创新”知识，是集体的创新，是让集体系统地、规模地改变工作的方式、方法，进而使企业工作步入新的境界。
3、档案知识管理必然上升到知识资源管理。档案知识是典型的显性知识，并且是经过一定规范化处理(格式化编目、编号)得知识资源。当我们认识到档案知识是知识资源，那么它的管理就要从知识资源管理的角度去认识、去推动。
(1)企业档案知识管理上升到知识资源管理是完全可能的。因为档案知识是知识资源，且是规范化处理后的知识资源。按照知识资源的管理过程，它还将“应用”到工作中，并“创新”知识、“创新”工作，这才符合档案知识管理的规律，才能“生存”下去，否则档案知识管理就会走到尽头。
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3.对档案工作者自身素质提出的挑战：知识经济的社会里，劳动密集型的社会结构将被知识密集型的社会结构所取代。要想在知识经济时代有所作为，必须具备一定的理论知识和专业技能，否则将被这个时代所淘汰。因此运用档案来传播知识，促进经济发展，使档案中的知识转化为现实的生产力，成为新的经济增长点是档案工作者义不容辞的责任和义务。
三、面对知识经济时代档案管理应采取的对策
1.要建立适应知识经济时代档案管理的新思路和新方法
首先，要树立新的管理思想。在过去很长一段时间里，由于长期传统环境下工作所形成的思维和方法上的定式，档案工作者在思想观念上难以将现代化管理引入到档案工作中。近几年，信息技术的迅速发展和对社会生活的巨大影响，已经让档案工作者认识到计算机、网络等已成为档案管理工作不可缺少的技术和工具之一。只有不断解放思想，更新观念，实现档案管理思想的现代化，才能抓住机遇，开拓进取，以开放的视角，积极寻求档案工作的生长点，在较高层面上来筹划档案管理的现代化建设方略。其次，要积极引入新方法和新手段。档案管理工作现代化，不能简单地理解为买计算机，编程或买一份软件，输入微机三部曲。档案管理工作现代化是一个系统工程，它包括档案的整理、著录标引、数据输入和为它们服务的分类法、词表等档案管理工作现代化的基础工作。档案原件是信息资源，是资源就有一个开发过程，计算机管理档案不能只停留在目录检索那种初步的不充分的信息开发阶段，而应更深入地发掘档案信息资源，变被动等待检索利用为主动提供各类信息服务，这就提高了开发档案的档次。同时，社会的需求与承认也会大大促进档案事业的发展。在市场经济条件下充分开发档案信息资源变得愈来愈重要。这就要求我们档案工作者积极探索行之有效的规范化的科学管理模式，改变封闭的现行管理方式为向外的“开放型”管理方式，使档案服务由内向型转为外向型，直接面向经济，面向公众和社会的需求。
最后，要积极拓展档案馆藏的新资源。档案资源的现代化是档案管理现代化的基础，数据库的建立则是档案资源现代化的标志。因此，档案部门要把数据库建设作为信息建设的基础工程和核心任务来抓。现行档案馆的馆藏档案多以纸质、音像、声像材料为主要载体，电子文件和数字信息非常少，势必影响到数字档案馆信息的传输和信息的提供利用，造成信息停滞和利用需求的阻断。因此，加快档案馆原始信息的数字化转换进程和电子文件的积累，保证可传输数字信息的数量，并不断补充、更新和完善是档案工作满足社会需求、保持旺盛生命力的必不可少的一环。
2.要大力推进档案管理的信息化和数字化进程
(1)建立“需求—开发—利用”的科学开发机制：首先，要立足自身资源，增加传统的编研力度，建立特色数据库，开展定向专题信息服务。其次，信息资源开发应充分分析并满足用户需求，档案信息资源开发反映出档案信息由保管向利用的一种高层次转化，这将是一项以实现档案价值为目的的信息服务工作，因此必须要处理好“需求”、“开发”、“利用”三者之间的关系。
(2)以电子文件归档为管理重点。当前，档案数字化相关技术标准尚不完善，在此情况下大量开展数字化工作存在风险，有可能影响到今后的数字信息资源整合与共享。另外，尽早开展电子文件归档管理工作，有利于档案工作与电子政务尽早接轨，为机关单位提供有效服务的同时，又能抓住机遇依托电子政务平台推进档案信息化的进程。
(3)有效整合档案信息资源。合理整合档案信息资源是充分发挥信息利用价值的有效途径之一，也是深化档案信息资源开发工作的必须。档案信息化建设作为一项新兴事业，并无多少经验可循，理论指导又一向滞后于实践，这就使得很多档案部门在信息资源开发时难免各自为政，缺乏沟通，出现信息资源开发的“孤岛”现象。
3.要为档案管理人员建立多元化的继续教育培养体系
继续教育是全体在职档案管理人员不断调整知识结构，适应知识经济时代新要求的手段。面对档案管理信息化建设的紧迫形势，大部分在职人员是不可能有时间和机会到高校进行系统学习的，而继续教育采取专题讲座、实习培训、现场研讨等方式，具有时间短、效率高、内容专一、形式灵活等特点，因而成为在职档案管理人员及时提高信息素养，培养信息技能的有效途径。
继续教育必须制度化、全员化。所有在职人员都要定期参加各种类型的继续教育，并要将参加继续教育的情况列入考绩、评审的范围。《全国档案信息化建设实施纲要》中已明确提出，要“坚持各级档案部门领导干部进修制度”。
继续教育必须多元化、规范化。一方面要因材施教，充分利用各种教学资源，灵活开展各种形式、多个层次的档案管理继续教育，另一方面要严格审批和监管开展档案信息化继续教育的机构，统一继续教育的内容体系，教学材料及实验环境，制定规范统一的分级、分类考评体系，建立“学考结合”的专业考核制度。
参考文献：
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一、事业单位档案管理的重要性
事业单位工作性质特殊，种类复杂，在工作时需要进行记录、存档，这导致事业单位储存资料量巨大，进一步加大事业单位档案管理工作的难度。目前我国的事业单位运行情况没有进行全面的公开化和透明化，部分工作具有一定的隐蔽性，故对事业单位的工作情况进行检查时，只能通过对档案资料的检查来对事业单位的工作状况进行检查和监督，所以事业单位的档案管理在事业单位的整体运行中占有重要地位。事业单位的管理水平也可以通过档案管理水平来体现，所以事业单位在进行档案管理过程中，一定要充分认识档案管理的重要性，建立科学规范的档案管理制度，保证档案管理质量，有提高档案管理效率。在档案管理过程中，事业单位还要充分认识到档案对单位以及社会的发展都会产生重要影响，如果档案资料没有符合相关规定会对事业单位的运行造成一定困难，也会给人民群众留下管理不利的印象，故档案管理是保证事业单位正常运行的重中之重。
二、事业单位档案管理制度中国存在的问题
1.缺乏足够的档案管理意识
事业单位的档案管理工作十分容易被忽视，因其具有服务性的性质。造成这种现象出现的原因可能是事业单位没有对档案管理工作起到足够的管理意识，对档案管理工作的认识程度不高，同时缺少必要的人力物力支持，这些都会导致档案管理工作被忽视。事业单位可以采取一些有效的手段提高对档案管理的重视程度，例如将档案管理工作纳入年终工作考核中，这样有利于档案管理工作的顺利进行。
2.没有建立完善的档案管理制度
现阶段我国的档案管理现状是没有科学规范的管理制度，为了促使档案管理制度的形成，我们可以在进行档案管理工作时制定规范守则，对档案内容进行全方位的覆盖，简化档案管理工作，是复杂的工作量简单化。对于事业单位来说，可以通过提高执行能力来加强对档案的管理，实行责任制度，增强档案管理人员的责任心，在保证管理质量的同时提高管理效率。
3.缺乏信息化的档案管理
计算机技术已经改变了人类的生活方式，为人类的生活和工作带来了极大的便捷，近年来信息化档案管理的优势越来越加突出，他使得档案管理工作变得更加方便、快捷，极大的节省了人力、避免了资金的浪费。但当前一些事业单位还没有将信息化的管理技术全面应用在档案管理工作中，使得档案管理工作变得低效耗时，甚至对已有的电子档案也缺乏足够的监督管理，使得信息化档案管理工作无法正常的开展。
4.缺乏专业的档案管理人员
档案管理工作不仅具有较强的制度性，同时也要求管理人员具有较高的专业素养和高水平的管理技术。对于档案管理人员来说，不仅应该具有良好的职业责任感还应具有较好的专业管理水平。但是目前我国的一些事业单位还没有专业的、固定的档案管理人员，有的单位还依靠其他部门的人员来兼职管理档案工作，这就使得档案管理工作人员的职责不够明确、无法随时随地的处理档案管理工作。并且有的事业单位档案管理人员变动频率较高，将档案管理工作视为应付上级组织的检查，使得档案管理人员缺乏足够的管理知识、对业务不够熟练，从而使档案管理工作不能正常进行。
三、优化事业单位档案管理制度的途径
1.重视档案管理工作的宣传
通过各种途径宣传档案管理工作的重要性可以在一定程度上促进事业单位档案管理制度的改革，如结合单位的具体档案管理情况通过报纸、杂志、网络等途径普及档案管理在事业单位人力资源开发方面的重要性等。人民群众通过一系列的宣传教育工作可以了解到档案管理工作的重要性及其对社会服务的关键性，从而推动事业单位档案管理工作的发展。
2.重视档案管理制度的执行和制定
档案管理制度的制定是档案管理工作正常进行的基础，因此事业单位要重视档案管理制度的制定和执行。并且在对事业单位档案管理制度进行优化时一定要注意对制度的落实，规范档案管理人员的行为准则，严格按照管理制度进行操作，同时建立相应的监督管理守则和绩效奖惩制度，促进档案管理人员自主的执行档
案管理工作制度，提高他们的工作积极性，在工作中不断改进已有的管理制度使得档案管理制度变得更加全面和完善。
3.加强档案管理人员的专业培训
新的档案管理形势要求档案管理人员必须同时掌握传统的档案管理技术和当代的信息化管理技术，所以我们必须建立专业水平较高的管理人员队伍以跟上档案管理制度的前进步伐，Φ蛋腹芾砣嗽苯行定期的培训以增加管理人员的专业水平和档案管理知识。
4.加强电子档案管理与纸质档案管理之间的关系的优化路径
纸质档案管理方式在目前事业单位档案管理工作中存在主要方式。随着数字化时代的迅速发展，档案管理数字化已经成为了档案管理工作的必然趋势，档案管理数字化可以有效提高档案管理工作效率及管理水平方面。如果事业单位没有普及数字化化档案管理的情况下，也可采用传统纸质档案与电子档案管理相结合的形式，利用计算机技术开展档案管理工作，来促进事业而单位档案管理数字化的发展。在实际工作中，我们也可采用传统的方式进行档案信息的收集，把档案信息材料录入计算机中，由它来进行快速分类生成电子档案资料，从而发挥现代化技术在提高档案管理效率方面的作用。
四、结语
档案管理是事业单位必不可少的工作内容，不仅仅具有日常工作的特性，还是保障事业单位工作正常进行必不可少的一项关键内容。事业单位的全部工作人员，尤其是档案管理专业人员都要重视档案管理的重要性，建立全面完善的档案管理制度以保障事业单位高效正常的运行。
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高校档案是高校历史的积淀和文化的基石，是高校重要的知识资源，具有原生性和唯一性。高校档案管理本身就是对学校历史知识的记录和当前知识的管理，既包括档案的收集、整理、编目、鉴定、统计等显性知识的管理工作，也包涵对档案资源隐性知识的挖掘、加工和开发利用工作。档案知识管理范式的知识核心向度、“人本”向度、技术的传承创新以及文化显化向度，对高校档案管理工作具有深刻的启迪和指导作用。高校档案管理工作唯有树立知识管理理念，融会贯通显性与隐性知识，挖掘隐藏在显性知识背后的隐性知识，使隐性知识显性化，显性知识集成化，知识创新常态化，推进知识“螺旋式”纵深发展，扩大知识共享，重用知识型人才，创建学习复合型档案团队，高校档案事业才会蓬勃发展。
3高校档案管理的现状
档案知识管理范式是伴随着社会生产力发展而出现的一种管理范式，它代表了当前档案管理发展的必然趋势，为高校档案管理工作指明了前进的方向。但由于社会和高校自身因素的影响，当前高校档案管理中存在一些急需改进的地方。
3．1档案管理重传统，轻创新
当前，我国高校档案以传统经验管理为主，创新理念比较淡薄。学校领导对档案工作不重视，师生员工的档案意识也较薄弱，档案工作一直处于边缘化的地位。档案人员管理观念滞后，片面侧重于档案的收集、整理、鉴定、统计等传统的“保管”工作，忽略了档案的开发利用，档案管理呈现封闭半封闭状态，不利于新知识的吸取和新技术的引进，高校档案发展进程比较缓慢。
3．2档案服务重形式，轻人本
在档案的服务利用方面，档案人员缺乏主动服务意识，消极被动地等人上门查档，借阅手续复杂，手工查档效率低下，无法满足档案用户快速阅档的需求;档案的利用囿于纸质案卷，电子文件数量较少，无法满足档案用户多元化和个性化的需求;服务对象局限于校内单位和师生员工，社会服务项目较少，档案开发利用的深度和广度不足，不利于档案资源共享和社会价值的实现。
3．3档案队伍重使用，轻培养
档案队伍的素质是档案管理工作能否顺利开展的关键因素。目前，我国高校档案人员整体素质偏低，理论水平有待提升。档案人员外出调研学习，参加业务和理论知识培训的机会较少，对档案最前沿的发展动态和档案发展方向了解不多，档案队伍创新能力较弱，急需补充创新能力强、学历层次高，理论知识丰富的档案人才，以及能够熟练运用现代化技术手段从事网络数据库、资源共享平台建设的高技术人才。
4高校档案知识管理范式的研究与实践
档案知识管理范式是一个动态的发展过程，与社会变迁息息相关，并随着生产力的发展而调适变化。它“既是一种实践活动，又是一个理论学派”，指引人们在档案管理实践中逐步揭示和确认档案领域潜在价值信念和行为准则，并通过档案学者和档案管理主体之间的互动，探求档案发展的内在规律和必然联系，塑造档案共同体的主体意识，增强档案理论整合度，提高档案管理的现实功能和服务利用功能，确保档案事业健康和谐发展。
4．1摒弃滞后的管理理念，树立知识管理理念
高校档案管理应摒弃“重管轻用”的传统管理理念，树立知识管理理念，不仅注重丰富馆藏资源，积累显性知识，而且重视挖掘潜藏的隐性知识，实现隐性知识显性化，显性知识集成化，知识服务核心化。野中郁次郎精辟地指出，正是由于暗默知识和形式知识之间的相互转换，或者形象地说形成了一种“知识螺旋”运动，新的知识被源源不断地创造出来，企业才会获得持续不断的创新理念和实践智慧。高校档案要赢得发展的空间，就必须注重知识创新，激发档案人员所蕴藏的暗默知识，重视由暗默知识所引发的知识创造，鼓励个体亲身体验、切身领悟和共享知识活动，通过档案编研、课题研讨、项目合作、会议交流等形式交流工作经验，分享个体技术诀窍，提升团队理论水平，增强创新实践能力，科学整合显性与隐性知识，开发档案知识产品，高校档案工作才会持续健康发展，档案知识服务的最终目的也才能实现。
4．2继承优秀服务传统，创新现代服务机制
我国著名的档案学家吴宝康教授说过:“档案必须利用，通过利用来充分发挥其作用，为社会服务，并同社会的政治、经济、文化、科学、教育等各方面紧密地联系起来，实现档案的自身价值。”高校档案是高校最宝贵的资源，只有通过服务利用，实现资源共享，才能发挥它的价值。在知识管理范式“人本”向度的指引下，高校档案人员要转变观念，树立“以档案用户为中心”的服务理念，在传承手工服务方式的基础上，拓展服务利用方式，提供电话、传真、邮寄、网络、预约等多项服务，满足档案用户多形式的利用需求;丰富档案服务内容，增加电子查档、信息审核、出国材料翻译，网上案卷浏览、复印、利用等服务内容;建立网络交流平台，实现档案人员与用户直接的互动交流，及时收集案卷利用反馈信息，调整完善档案服务机制，为档案用户提供多元化和个性化的服务;扩大档案服务范围，秉承“走出去，请进来”的原则，开展与校内单位、校外企业、国内外兄弟院校之间的交流合作，学习最先进的服务理念，把握最前沿的档案发展动态，借鉴现代档案开发利用方式，提升整体服务水平，把档案推向社会，发挥档案的社会价值。
4．3注重技术传承创新，创建学习创新型团队
知识经济社会，知识和人才的重要性进一步凸显，创新成为时代的主旋律。高校档案工作要获得长远发展，就必须尊重知识和人才，重用人才，建立人才激励机制，为人才创造施展才华的舞台和空间，激发人才的创造力，吸引人才参与档案管理工作，并学习前瞻的管理理念，培养团队和创新意识，注重知识、经验、技术、智慧的传递分享，加快技术创新。注重团队计算机技术、网络技术、数据库操作技术、信息技术等现代化技术的培训学习，以提升档案队伍的整体技术水平，创建业务精、技术高、能力强的学习创新型团队，确保高校档案事业蒸蒸日上。
篇11
所谓素质是指人们通过学习、训练和内化过程而形成的相对稳定的、内在的、人的整体质量水平。从某种意义上说，素质就是具有复杂结构的身心各方面的能力及品质特征的总和。档案人员从事的虽然是一项业务性强而又极其平凡的服务性工作，但就其深远意义来说它又是一项功在当代、利在千秋的伟大事业。随着信息化、网络化的发展，档案人员只有不断提高自身的素质，特别是信息素质，才能适应信息社会的需求。那么，信息时代的档案人员应当具备怎样的素质呢?笔者认为有以下几个方面。
1．档案人员的信息素质
在信息时代，档案人员首先应具有信息素质。信息素质作为人的整体素质的重要组成部分，它是人们在信息社会生存的基本条件之一，也是人们在信息时代必须具备的能力。这一概念最早出自于美国信息产业协会主席波尔(PaulZurkouski)在1974年向全美图书馆学与信息学委员会提交的一份报告中，并被概括为“利用大量的信息工具及主要信息源使问题得到解决的技术和技能。”此后，这一概念不断得到发展。1997年，纽约州立大学图书馆馆长将信息素质定义为：“能清楚地认识到何时需要信息，并能确定、评价、有效利用信息以及有利用各种形式交流信息的能力。”笔者认为，信息素质是人们对信息与信息活动的认知能力和对信息综合利用能力的一种体现。它是信息社会的人，特别是信息人员(图书馆员、档案馆员等)的基本能力。固然传统档案馆员也需要具有很好的信息素质，但是在信息时代，数字档案馆人员与传统相比，其所具有的信息素质在内容上和程度上都有很大的不同。从内涵上讲，现代档案人员的信息素质应包括三个方面：信息意识、信息道德和信息能力。
(1)信息意识
良好的信息意识是具有较高的信息素质的前提，同时也是信息资源开发和利用的强大动力。档案馆是各类文献信息的集中保管基地，档案人员担负着准确、快速地收集档案信息，有效地提供档案信息的重要职责，因此要求档案人员必须具有强烈的信息意识。档案人员的信息意识应包括两层涵义：Bp一般意义上的信息意识和特殊的档案信息意识。一般意义的信息意识是指人对信息的敏感程度，是人们对自然界和社会各种现象、行为、理论观点等从信息角度的理解、感受和评介。它是特殊的档案信息意识的基础。档案人员的档案信息意识是指其对档案的信息属性、对档案信息组织、开发、传播、利用的一种内在的、专注的心理倾向。这种信息意识具体表现在：
a．充分认识到信息的重要性，认识到有价值的信息可以在生活和工作中起到非常重要的作用，有时甚至是决定性的作用。档案信息是社会的宝贵资源和财富，应当并且能够在社会上流通，而且应当认识到，档案工作者在信息社会发挥着重要的作用．肩负着传播档案信息为大众服务的重任。
b．对信息具有分析鉴别能力。一是对所接触的信息，能判断出属于哪种类型，产生于哪个领域，主要服务对象是谁。二是能判断出此信息是否有价值，并能估测出价值大小。
c．充分认识到信息社会信息量的膨胀程度以及信息流动速度和更新速度的快捷性。
(2)信息道德
信息道德习惯上也称为信息品德，从广义上讲，信息道德是指在整个信息化活动中调节信息创造者、信息传播者、信息使用者之间相互关系的行为规范的总和。作为档案信息管理者，其信息道德又有其特定具体的内涵，它与职业道德密切相连，可以说是职业道德在信息社会的拓展与延伸。档案人员的信息道德，就是指档案工作者在档案信息的管理、开发、传递和利用服务等活动中，其思想与行为所应遵循的信息规范和伦理准则。档案人员在工作中，应该兢兢业业地为用户服务。及时、全面地向用户提供信息。这里除了一般的职业道德问题外，还需特别指出的是关于知识产权的保护问题，由于在网络环境下，往往缺乏社会有关机构的监督和管理，而且数字档案馆本身也要进行档案信息的数字化工作，所以这个问题在信息时代就显得重要、复杂和敏感。
(3)信息能力
这主要是指档案人员获取、鉴别、组织和开发档案信息的能力。
a．对档案信息的获取能力。在信息社会，由于数字信息产生和传播的特点，信息的密集程度，信息分布的复杂程度以及更新程度都是工业社会不可比拟的。所以档案人员必须熟悉各个数字馆藏的内容及查找方式、各种商业数据库的内容以及获取方式，各种搜索引擎的有效利用等等，及时收集各类档案信息，以丰富馆藏。
b、鉴别档案信息的能力。这是档案人员的一项基本信息素质。对档案信息的鉴别包括对其原始性、真实性的判别和档案价值的评估。确定档案信息的真伪，是一项十分重要的工作，特别是在信息社会．产生了大量的电子文件和数字档案，其真实性的判定就更为重要，难度也更大。这就需要有比较专业的信息鉴别能力。对档案信息价值的评估和鉴定，区分其价值的大小，是在确定了真实性后的又一个重要工作，是档案信息开发利用的基础。
c．档案信息的组织开发能力。档案信息组织开发己成为信息时代档案工作的核心内容，各类档案信息必须按照一定的方式进行组织整理，形成各种专题数据库，并能根据用户需求对信息进行深层次的开发，形成二次文献、三次文献等。而档案信息开发的深度和广度，以及档案信息开发的时效性，则依赖于档案人员的信息开发能力。组织开发能力决定着档案服务的质量和社会用户的档案信息利用程度，影响着档案事业的发展进程。要求档案人员有一种对档案信息的职业敏感性，能及时了解用户的需求热点，有效地组织档案信息并向社会传播。因此．档案信息组织开发能力是档案人员信息能力中最主要、最核心的内容，居于信息能力的最高层次，是具有创新性质的能力。
2、其他各项基本素质
这些基本素质是对传统档案人员素质的继承，也是形成和提高档案人员自身信息素质的基础，涉及的范围较广，包括政治素质、业务素质、心理素质、身体素质等等，这与传统档案人员的素质要求大致相同，在此不作赘述。下面主要强调一下在信息社会必需的几项基本素质。
(1)掌握档案专业基础理论与方法
作为一名档案工作者，首先必须掌握档案专业知识，了解档案信息的收集、整理到利用的全套理论与方法，并能将这些档案学理论与现代信息技术相结合。
(2)掌握现代信息技术
21世纪是信息高速发展的时代，现代档案信息管理与传统上有很大的不同，需要既懂档案学又掌握了先进的信息技术的“复合型”人才方可胜任。这里的“现代信息技术”主要是指计算机网络与通讯技术、声像技术、多媒体技术、数据库技术、数据存取技术、人工智能技术等。信息数字化和网络化为用户提供了在更大范围内查阅信息的机会，但同时也把用户带入了一个陌生的数字信息海洋，这就要求档案人员能尽快地适应信息环境，能根据用户需求及时通过网络系统快捷地获取档案信息，并把分散的片断信息组合整理出新信息提供给用户，成为用户信赖的咨询员。
(3)较好的外语能力
随着国际交往的加强，熟练地掌握一种外语已成为迫切需要的工作能力。一是因为档案馆是对外交往的窗口；二是档案馆的职能也要求馆员外语能力必须加强，这不仅是因为外文信息在馆藏中占有重要比例，而且随着网络化程度的加强、联机检索的需要、资源共享的扩大，档案人员只有熟练掌握一门以上的外语知识才能更好地为用户服务。
(4)具有丰富的科学知识和科学管理能力
档案专业人员，除具备档案专业知识外，还应具有比较全面、系统的文化、理论、科学技术知识，才能更好地胜任自己的工作。
档案信息管理是一项实践性很强的工作，档案管理、流通借阅、藏用关系等都是档案工作中值得研究学习和实践的问题。一个好的档案馆员不仅要掌握档案馆的管理知识、运行规律，还要了解各业务部门之间的内在联系。
二、目前档案人员的素质现状及培养途径
在信息社会，档案作为一种“原生信息”或“信息资源”，其重要意义不言而喻。无论是发达国家还是发展中国家，都在积极地发展其档案事业。而是否拥有充足的、高素质的人才资源已成为档案事业能否持续发展的关键所在，人才资源的开发必然涉及到档案专业的教育培训问题。
1、档案人员的知识结构状况
近二十年来，随着档案学教育的发展，档案专业人员的素质有了明显的提高。接受档案专业教育的人占总档案人员的60％以上，而且教育程度也呈上升趋势。大中专教育已不再是培训的主体，而是转向本科生教育，国家也加大了档案专业教育的投人力度。但问题在于，一是档案专业人员的总体教育程度不高。据统计，从业人员中，大部分只接受过专科或在职短期培训，具有本科学历的约占5％，有研究生学历的更是寥寥无几，仅占0．5％左右。仍有不足4o％的档案人员未接受过任何专业训练，并且年龄大都在35岁至5O岁之间，这些人很难胜任信息时代的档案工作。这是一个十分严峻的现实，解决这个问题是中国档案教育最迫切的任务。二是档案专业教育尚未走出传统的桎梏。首先是专业设置过窄，培养目标过专，为档案馆(室)机构外壳所束缚；再者，课程设置不合理，未能反映出信息社会发展的趋势，学生知识面狭窄，且缺乏必要的实践技能；三是在职教育以“针对性教育”为模式，培训不系统，档案人员信息素质问题未能从根本上解决。
2、提高档案人员自身素质的途径
以学校专业教育为主体，大力发展在职继续教育，以全面提高档案人员的素质，具体地说应从以下几个方面进行。
(1)完善档案专业的教育体制，发展本科教育，积极探索研究生教育，在教育方针上坚持“大档案学”的观念，既把档案学放到信息学和管理学的大系统中，而不要只局限于档案学。在课程设置上要增加现代信息技术的内容，从而扩大学生的知识面和综合能力，其中着重培养其信息素质。使未来的档案工作者成为具备良好的信息能力、合理的知识结构、掌握现代信息技术的高素质“通才”。
(2)对在职人员开展“多元化、全方位”的在职继续教育模式。可以从以下几个方面着手：首先，档案馆可以在经费允许的惰况下有计划地组织培训，使档案馆员能够尽可能多地掌握新知识、新技能，提高其业务素质。另一方面，可聘请信息专业教授、专家有针对性地举办一些专题讲座。为促使档案馆员自觉地学习新的技能，还可将计算机、信息网络技能的考核与馆员的提拔、使用、晋级、聘任等挂钩，并使其制度化，以此调动档案人员参加继续教育的积极性。
篇12
根据目前来看，我国当代档案管理工作主要分为以下两个方面，首先，对档案进行保存与管理。档案的保护工作是保障其完整性与安全性的活动，从而为后期应用提供有力保障，而档案的管理工作是指对档案资料进行保护，并且为公众提供档案信息服务工作，从而更好的为国内社会主义现代化建设提供服务；其次，档案管理工作是为了保障档案信息高效应用。通过当前档案管理部门与相关部门之间的合作情况来看，档案管理工作除了对档案信息进行保管工作以外，还需要为档案信息高效应用提供有力相应服务，从而体现出档案管理工作人员在档案管理活动中的价值，由此可以看出，档案管理工作人员的服务意识对档案信息的保存、管理以及利用等阶段活动具有着十分重要的作用，因此，其服务意识水平决定着档案管理工作水平，同时，对档案信息的可靠性以及安全性、利用效率均有着极其重要的作用。综上所述，通过提高当前档案管理工作人员的服务管理水平，不仅有利于提高档案管理工作水平，而且还有利于提高档案信息资料的价值，因此，笔者认为需要通过提高档案管理工作人员的服务意识水平，即可实现提高档案管理工作水平的目的，因此，相关管理工作人员需要结合当今科学档案管理方式对档案信息进行保存与管理，从而有效提高档案管理工作效率，进而保障国内档案管理工作得到可持续发展。
三、不断提升创新能力以及树立创新意识以提高档案管理水平
随着社会经济的发展以及科学技术水平的提高，人们对提高档案管理水平提出了更高的要求，为了使得档案管理工作水平得到进一步提升，则相关档案管理工作人员不仅需要具备与时俱进的管理工作思想，而且还需要具备有创新能力，从而有效推动当前档案管理工作的发展，因此，对于当前档案管理工作而言，创新能力是相关档案管理工作人员必须具备的素质，这不仅是当代档案管理工作的发展需求，而且也是档案管理工作未来发展形势所决定的。另外，随着科学技术广泛的应用于档案管理工作中，使得传统档案管理工作与高新技术之间有效融合，其中，档案管理工作人员的创新能力发挥着极其重要的作用，如果档案管理工作人员不具备有创新能力或者创新思想，则不仅不适应当代档案管理工作的发展需求，而且在一定程度上制约着档案管理工作的发展，因此，作为新时期背景下的档案管理工作人员需要不断地提高自身的专业知识水平以及相应业务能力，从而更进当前管理模式，将低水平的管理模式进行改革与创新，进而有效提高档案管理工作水平，同时，相关档案管理工作人员需要不断地发挥自身创新意识与创新能力，从而有效提高档案管理工作效率，进而提升国内档案管理实效性与利用效率等。
四、档案管理工作人员需要提升自身业务素质水平以提高其工作效率
相关档案管理工作人员需要具备一定的职业道德素质以外，还需要具备一定的业务素质，业务素质是保障档案管理工作顺利开展以及提高其工作效率的重要保障，因此，档案管理工作人员需要通过学习相关档案工作业务知识，同时，熟练掌握档案管理科学技术的操作应用，从而有效提高档案管理工作效率。另外，相关档案管理工作人员通过提升自身业务素质水平，不仅有利于提高档案管理工作效率，而且还能够针对档案管理业务中所存在的问题进行分析，从而以探讨新的管理方法而不断提升档案管理水平，由此可以看出，档案管理工作人员通过不断地提升自身业务素质水平，无论对档案管理工作效率而言，还是对档案管理现状而言均有着十分重要的意义。综上所述，在当代档案管理工作中，档案管理工作人员不仅需要具备一定的综合素质水平，而且还需要具备有创新能力，从而为档案管理工作效率以及水平提供有力保障，进而有效推动我国档案管理工作走向可持续发展，继而为档案信息资料的历史价值以及现实价值提供有力保障。
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1.2档案工作基础设施、技术手段落后
近年来，随着国家对高等教育投入资金的增加，高校教学设施配备、实训基地建设等取得了长足的进步，但由于档案管理部门的工作不受重视，导致档案管理工作需要的一些现代化设备难以及时兑现，档案管理部门也往往被设置在高校不起眼的位置，档案库房面积和各项指标达不到要求，高校档案工作的开展受到很大的阻碍，这自然也会打击档案工作人员工作的积极性和主动性。与此同时，部分高校依然采用传统的手工档案管理方法。计算机是高校现代化档案管理工作必备的设施，尽管计算机办公已经成为高校日常管理的常态，高校的财务部门、教学部门等早就配备了各种高性能的计算机设备，甚至一个办公室配备多台。但档案室的计算机通常使用其他部门淘汰下来的，性能大打折扣。而且其他诸如扫描仪、刻录机、服务器等设备都十分短缺，导致高校档案工作的效率大打折扣。
1.3档案队伍整体素质不高
正是由于高校档案管理的重要性得不到重视，高校很少招聘专业的档案专业人才来负责档案管理工作，往往是从其他部门抽调部分行政人员，或者由其他工作人员进行兼职，尽管在数量上可以保证高校档案工作的需要，但由于绝大多数工作人员都不是档案管理专业出身，缺乏基本的档案管理技能学习和训练，有的档案管理人员不知道应该收取什么资料，有的不知道如何写案卷标题，有的不知道如何利用计算机来进行档案资料的查询和搜索等，严重影响了高校档案工作的质量。虽然有些高校配备了齐全的档案管理需要的计算机等设备，但由于工作人员知识老化、素质不高，不懂得如何使用，导致计算机成为单纯打字的工具，不能充分发挥计算机的高效率的优势。特别是随着知识经济的兴起和计算机技术的不断发展，高校档案管理工作的国内、国际交流日益频繁，高校严重缺乏既懂档案管理专业知识，又会熟练使用计算机、懂得外语的复合型人才。
1.4档案信息开发利用工作相对落后
高校档案是高校师生在多年的发展过程中所形成的宝贵的知识和智慧资源，具有无可比拟的价值。如果高校档案没有被充分的加以利用，再有价值的资源也会成为无用之物，对于高校档案工作者而言，不仅要加强高校档案的收集、整理和归纳，更重要的是充分发挥高校档案的价值，提高其利用效率。目前高校档案信息资源大多属于被动式服务状态，档案管理者缺乏主动服务意识，依然是传统的"等客上门"的服务模式，师生有需要时才来档案室查询相关的资料，这远远不能发挥高校档案工作的优势。同时档案工作人员忙于日常的档案装订工作，没有时间和精力来编研和开发档案资源，即便开发出一些编研产品，也往往深度不够或者缺乏应用性而流于形式，档案管理工作为高校科研、教学的服务效果差，社会效率和经济效率差强人意。
2知识经济时代提高高校档案管理工作的建议
2.1树立新的档案管理意识
知识经济时代，提高档案管理意识、更新档案管理观念，是提高档案管理工作效率的前提和基础。首先，树立档案的开放意识。在现代社会，档案已经从部分群体的特权向全体公民开放，纵观世界各国的高校，都有意识的将档案资源开放给师生和社会公众使用，只有少数涉及机密的档案资源才进行封存保管。我国高校的档案管理者和工作人员也应该树立开放的档案管理意识，根据服务者的实际需求，提高档案工作的开放性和服务性。其次，树立档案实效意识。知识经济时代，社会发展日新月异，生活工作节奏加快，高校档案管理工作也应该顺应信息社会发展需要，提高档案工作的时效性，及时进行档案的收集和整理，抢时间、争效益，根据服务对象的要求，第一时间将开发出来的档案信息传播出去，提高档案服务的价值。第三，树立档案服务的竞争意识。知识经济时代，高校之间的竞争主要是科研实力和教学质量的竞争。作为高校科研和教学的重要服务部门，高校档案管理部门也要树立竞争意识，通过优胜劣汰，引入竞争机制，给予档案管理人员以压力和动力，提高其工作积极性和主动性。
2.2推进高校档案管理的现代化
随着高校在校生人数的不断增多，以及高校服务社会能力的提高，现代高校在发展中形成了大量的文件、视频等资料，传统的手工档案管理方法不仅效率低下，而且很容易出现档案资料丢失或者残缺等问题。因此，高校要加强计算机技术在档案管理中的应用，加快档案信息资源的数字化、网络化进程，从档案资源的产生到归档都进行计算机操作，实现档案管理的信息一体化，实现一次输入、反复利用的效率，大大提高工作效率，也让档案管理人员从繁琐的工作中解脱出来，进行更深度的档案产品开发，以适应知识经济的需要。同时，为方便利用传输和联网，可以将馆藏一些纸质档案转换为电子文件，以机读目录、卡片。通过建立档案信息数据库，充分发挥计算机的密集存贮和快速检索功能，这是档案管理现代化的基础工作。另外，档案管理工作要充分发挥网络的优势，将有价值的档案信息公布在网上，提高档案服务的广泛性，同时也是带动档案收集、整理等工作的有效方法。
2.3大力开发档案信息资源
提高高校档案的利用价值是高校档案管理的主要目的。高校档案管理部门要加强档案信息资源的开发力度，实现高校工作的应有价值。为了真正了解用户的档案需求，高校档案部门必须加强市场调研，更多地与师生进行交流和沟通，及时了解学校教学和科研工作的重点，只有这样，高校档案部门才能合理地确定档案信息资源的开发主题和入编内容，有的放矢地开展编研工作，最终向各种不同用户提供与之需求相吻合的、高质量的档案信息编研成品，以实现高校档案信息资源开发利用的社会效益及经济效益。此外，为了提高编研质量，高校档案部门也可走联合编研，共同开发信息资源的路子。为了弥补高校档案部门人手少，编研力量不足，专业水平有限的不足，高校档案部门可以采取"走出去，请进来"的方式，开发档案信息产品。高校档案部门既可以采取档案系统内部进行纵向联合的方式，又可采取档案部门与校内外科研部门、经济部门等跨系统的横向联合方式，来共同进行档案信息编研开发，使开发出来的产品更具针对性、时效性。
2.4档案部门要做好宣传工作
高校档案部门除了要千方百计地做好推广服务工作，直接服务于本校教学和科研等工作以外，还应通过多种途径强化宣传工作，不断增强人们的档案利用意识。高校档案部门要做好宣传工作，一方面可采取举办陈列展览或利用校报、校内闭路电视、校园广播、校园网向本校人员进行档案宣传，又可以利用报纸、广播、电视和互联网等社会上的大众传播媒介，大力开展对档案和档案工作的宣传，在普及档案知识和加强公众档案意识方面多作努力，逐渐改变人们对档案工作的神秘感和陌生感，扩大档案工作的社会影响，增加档案部门的透明度，培养人们自觉利用档案信息的意识，教会人们怎样利用档案，交给人们打开档案信息宝库的钥匙。另一方面要加强对馆(室)藏内容的揭示和报道，让全社会认识到档案工作的重要性和对自身的价值。
