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2.当前我国企业档案管理的现状和存在问题
2.1.企业档案的收集存在的一定难度
由于我国目前的企业并没有完全进入到科学化管理的阶段，一些中小型企业的员工并没有较强的档案管理意识，档案管理人员在档案收集的过程中存在一定的难度。在一些生产制造型的企业，由于很多员工的学历水平不高，无法上交个人档案或档案经历不全面都是企业档案收集过程中存在的问题，同时在档案的收集和管理过程中，也存在一些员工为方便自己的工作需要，不主动上交个人档案导致企业不能及时对员工的档案进行整理，这种现象对企业的档案管理水平的提升产生严重影响。
2.2 企业档案的信息缺乏系统管理
目前，企业的档案管理仍处于传统的档案管理方式，一些企业档案的保管、保存仍然分散在各个部门、机构之间，没有对档案进行统一化的系统管理。同时由于档案的分散管理，不利于信息的有效整合和资源共享，不利于企业的长久发展也使档案管理的科学化发展出现了阻碍。如果不对档案管理进行有效的变革，企业的经济发展将无法满足社会的需求。因此，面对这一现象，许多企业都需要对企业内部的档案管理工作进行变革，以知识指导思想为导向，建立合理的档案管理方式以更好的适应企业档案管理的新要求，更使其满足现代企业的发展步伐。
2.3企业档案管理的发展滞后于信息化的发展
随着信息技术的不断发展，很多企业都认识到了信息技术的应用对企业档案管理的重要性。在企业不断壮大的过程中，因企业的各项活动产生的数字信息不断增多，而企业传统的档案信息管理模式已无法适应大量的信息管理要求，另一方面，企业信息技术的不断发展，致使企业档案管理人员的信息化掌握能力难以及时跟上信息化进程，致使企业档案的信息化管理出现了阻碍。
2.4企业档案管理工作人员的专业知识不高
档案资源的建设工作对档案管理人员的知识素养和专业能力要求比较高，但是目前很多企业的档案管理人员的综合素质、知识结构与这一要求还有一定差距。同时，目前很多的企业的档案管理人员都缺少专业的档案管理训练，并且很多档案管理的工作人员均来自非档案专业，使企业的许多档案管理做不到科学化发展和有效的为公司内部服务，由于档案管理人员的专业性技术不强，无法及时的掌握信息技术在档案管理中的应用，导致企业的档案管理不够现代化，阻碍了企业的长久发展。
3加强企业档案管理措施，提高企业档案管理水平
3.1企业需加大档案管理新技术的应用
当前，信息化的发展对企业档案管理提出了新的发展要求。以往的纸质档案管理是对档案的实体化管理，目前已很难适应企业管理的要求。随着信息技术大量应用于企业生产和管理，可以利用信息技术加强企业的档案管理工作，工作人员在积极开发档案信息资源的同时，并使用信息技术更好的为企业服务，提供企业相关知识文献等。因此，企业若想更好的应用信息技术并得到长久的发展，企业必须积极利用各种信息技术带来的优势，开发并使用具有数据分析和决策支持的档案知识管理系统，促进企业档案管理水平整体的提高。
3.2强化企业的知识服务能力，实现知识共享
对企业内部的知识服务体系，企业通过构建内部知识网络来实现知识的传递和共享工作。而对于企业外部的知识传递工作，企业也可以外部知识网络实现企业和外部的客户资源和外部市场的交流。为了使信息资源达到安全性的标准，公司内部可以建立相应的共享权限，使公司内部用户可以直接访问此系统，而外部网的客户或市场用户必须通过档案管理部门的主页或者站点系统链接，获得权限后实现知识的查找工作。实现知识共享有利于企业的知识体系发展，更加快了档案管理整体水平的提升。
3.3提高企业档案管理人员的专业知识水平
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一、企事业单位财务档案管理内容
1.财务档案管理工作的基本内容。第一，资金使用过程中形成的凭证，如账目记录凭证、会计资金汇总凭证等。第二，财务报表。第三，会计账目，包括资金流通情况、固定资产内容等。第四，银行存款对账单以及会计档案等。第五，电子档案记录。第六，财务电子档案数据升级的相关数据存档和备份文件。第七，财务相关数据的维护记录本。第八，相关设备设施。第九，审核后的会计档案。第十，与企事业单位相关的财务管理资料和数据。
2.财务档案管理工作的重要性。首先，财务档案管理工作的有效开展能提升企事业单位对内部经济业务的掌握程度，不断完善财务工作，并加强企事业单位经济活动的记录科学性。其次，财务档案管理工作的开展更是有效解决经济行为造成的经济纠纷的主要依据，有利于促进企事业单位在良好稳定的环境下发展。最后，财务档案管理工作的加强更是国家进行经济政策决策的重要基础数据参考依据。
二、档案管理存在的问题
企事业单位在进行财务管理过程中对财务档案管理工作的重要认识水平不足，不能充分有效地利用其对管理进行服务。财务档案管理工作是一种对企事业单位的经济活动等相关信息进行保存的重要依据。但是由于管理人员缺乏管理认知，造成财务档案管理工作人员不足，工作业务繁重而效率低下的局面。另外，管理上不被重视造成员工对财务档案资料的收集、整理往往也不积极，管理意识淡薄，以致部分财务档案缺失、损毁。财务档案管理工作人员的专业能力较低，财务档案管理工作的机构设置不完善，财务档案管理工作的规范性不够
三、财务档案管理工作效率提升的主要举措
1.加强财务档案管理工作的理性认知。第一，财务档案管理认知水平的提高需要进行综合方面的宣传与引导，企事业单位中应当积极开展针对财务档案管理工作重要性的学习与探讨，对财务档案管理的有效利用以及再利用问题进行深入探讨和分析，使企事业单位的领导与管理者充分认识到财务档案管理的重要意义。企事业单位的领导者们也应当发挥主观能动性，进行积极的学习，自觉接受财务档案管理问题方面的学习。第二，财务档案管理工作具有重要意义。相关的企事业单位管理工作应当充分分清主次，相关部门也应当充分创造条件配合财务档案管理工作的开展，实现部门之间的资源共享与合作，只有这样才能真正地提高企事业单位管理工作效率。
2.实现财务档案管理部门的专业技术水平与能力提升。企事业单位的档案管理人员应当适时开展专业技能与综合素质方面的培训与指导，目的是为了促进财务档案管理工作的效率提升。在进行培训的过程中，应当形成奖励机制，对从事该项工作业务能力突出和综合素质较高的员工进行奖励，激发员工的工作热情。相应的监督管理的开展能够提高其档案管理工作的合理性，尽量减少疏忽，提高财务档案管理水平，提高档案的可利用价值。
3.财务档案管理机构建设充分加强。在进行企事业单位财务档案管理工作过程中，应当不断完善财务档案管理机构建设。档案管理工作涉及到的信息量非常大，只有形成合理的工作思路，建立相应的机构环节才能真正做到管理效能提升。
4.财务档案管理工作的信息化管理。企事业单位进行财务档案管理的过程中应当注重档案管理工作的信息化、现代化建设，实现档案管理的电算化系统建设，只有这样才能真正做到财务管理数据构件信息化，并实现高效的信息建设。加强库房建设也是确保财务档案管理的有效性的关键，企事业单位需要考虑到财务档案存档所需要的基本条件，建设其能够支持不同类型档案存储的库房，纸质财务档案需要管理人员加强对库房干燥度和通风工作的重视，而移动硬盘等技术型数据存储设备要求企事业单位加强对其的技术管理。
综上所述，要实现高效的财务档案管理，只有不断地推进财务档案管理工作建设以及深挖资源利用功能，才能真正做到企事业单位的长足发展。
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（二）档案工作网络保持稳定，使档案工作的发展具有连续性
领导对档案工作的重视还体现在：建立健全本单位的档案工作网络，并保持档案队伍的基本稳定，打造―支业务素质良好的档案工作队伍，使档案工作的可持续性得以保障。积极支持档案干部参加各类档案业务培训、工作会议和研讨会议，鼓励登门拜访其他企业、事业单位，借鉴先进经验提高本单位档案的管理水平，并对兼职档案干部的业务技能和业务素质的培养。
（三）对档案经费的大力支持，充分满足档案工作的发展需要
领导对档案工作的重视，还表现在最大限度地给予档案事业的发展提供必要的物质保障，具体体现在以下三个方面：
第一，保证档案工作用房以满足档案工作持续发展的需要。档案工作用房应符合档案建筑规范，为保障档案材料的安全，同时还应安装红外线报警系统和防盗门窗，配备相适应的消防器材。
第二，保证设施设备的配置以适应档案工作不断提高的需要。档案工作配备的设备应满足档案工作的发展需求。
第三，保证档案工作必要的日常经费支出。要尽力解决档案工作的各种实际问题，必要的日常开支应得到充分保证。
二、制度建设，提供档案事业发展基础保障
“没有规矩，不成方圆”。《档案法》及其实施办法赋予档案部门的职能，需要一系列规章制度加以落实和保证。业务规章制度的建立有利于保证案卷质量，业务培训制度的建立有利于保证队伍建设适应发展，部门立卷制度的建立有利于保证档案工作有效运转，奖励制度的建立有利于保证档案规范化管理水平不断提高。
（一）建立规章制度，保证文件材料的收集和案卷质量
制度建设使档案工作有法可依，有章可循。坚持制度上门，责任到岗，落实到人，强化管理人员和科研人员的档案意识；归档通报强化各部门的责任意识，有效促进各部门分管负责人对本部门档案工作的督促和检查；档案工作检查评比活动促进各项制度的落实，充分调动各部门的积极性。
（二）档案部门立卷制度，充分发挥兼职档案人员的作用
任何一个单位档案专职工作人员的配备总是有限的，随着档案工作要求的不断提高，档案工作的业务量与日俱增，要保证档案工作规范化管理的有效正常运转，仅靠为数不多的专职档案干部是远远不够的。必须充分挖掘兼职档案人员的潜力，实施部门立卷制度。兼职档案工作者的作用不容忽视。充分发挥兼职档案员的作用，不仅可以保证档案材料收集齐全、完整和整理规范，而且可缓解档案部门的工作压力，为专职档案干部腾出更多的时间和精力从事档案信息的开发利用和学术研究等工作，更重要的还在于使档案工作形成一个充满活力的有机体，造就一个良性循环的局面，实现档案工作可持续发展。专职档案干部的监督、指导作用不可忽略。立卷工作的事前指导，事中监督，事后总结是专职档案干部必不可少的功课；对存在的问题要反馈到各立档部门，并通过举办培训班的方式，予以讨论和研究，集思广益，寻求解决良方。
（三）加强培训，提高兼职档案员的业务能力
好的规章制度最终必须通过具体的人来落实。只有兼职档案员具有较高的业务技能和业务素质，档案工作规范化管理才能得以实现。因此，对兼职人员业务能力的培养是十分必要的。档案业务培训制度可保证每一个兼职档案员都能明确白己的工作职责和本部门档案工作的情况。对新上岗和换岗的兼职档案员坚持实地指导立卷归档制度，使之尽快了解和掌握本部门档案的收集和立卷范围、方法等。编印《工作手册》和《制度汇编》，配以法律法规、规章制度、工作流程和分类表及保管期限、收集范围等，便于兼职档案员掌握业务技能。吸收兼职档案员参与档案工作检查评比活动，此举一方面增加评比的透明度和公正性，另―方面可使兼职档案员进一步熟悉业务，提高业务水平，同时也是一种特殊的业务培训方式。
（四）建立健全激励机制，充分调动各立档单位的积极性
建立激励机制是推动档案工作必不可少的一环。检查评比制度，坚持从组织领导、业务能力和案卷质量三方面进行量化考核，有效调动各立档部门的积极性。各量化指标随档案工作的发展和要求予以调整。并对为档案事业发展作出贡献的部门、分管负责人和兼职档案员予以表彰和奖励，促使各立档单位搞好本部门的档案工作。
三、开发利用，提供档案事业发展服务保障
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随着经济的发展，我国的农业领域也逐步加快了现代化的进程，可以说自从改革开放以来，我国的整体农业经济飞速增长，到目前为止已经基本实现了机械化，进入新的历史发展时期。在新的农业形式环境下，需要面对更加复杂的任务和解决一些未知的新的问题。农机监理的职责就是实现农机的可靠性、安全性、耐久性等使用功能目标，力争实现这些目标的最优化，分析目前农机监理存在的主要问题，提出加强监理档案管理的思路和具体措施。对于提高监理档案管理工作质量、充分发挥现场监控作用、推动监理事业的健康发展具有一定借鉴作用。
1 农机监理档案管理的意义和作用
改革开放以来，社会不断的发展、科技飞速的进步，使得我国的农机技术也突飞猛进。目前，我国的农机技术已初步实现了农业生产机械化，基本建成了属于我国的农机技术体系，这也体现出我国农业生产的先进水平。在乡镇农业生产中运用农机技术，不仅可以节省人力物力，节省大量时间，还可以提高生产质量，改善农民群众的生活状况。不仅如此，农机技术的运用提高了农村的生活水平，为我国逐渐建成小康社会做出重大贡献。
通过编制有效的农机档案，登记农机拥有者以及农机使用者的详细信息，可以帮助相关部门建立系统的农机数据库，通过电子数据可以直观系统地了解当地的农机现状，有利于开展当地的农机安全监理工作。可以把农机档案管理工作作为对农机局工作人员的一项考核指标，提高工作人员的积极性，使得各地农机监理工作有效地落实开展。对农机监理档案的管理，使政府在农机监理的工作中能够依法办事，为各种农机工作提供事实证明。通过农机档案的记录，可以记录农机监理过程出现的违法行为，便于后期依法行政的正确处理。
推广农机新技术必须要依靠大量的农民，只有农民使用才可以发挥其效果，才能实现把这些理论的技术转化成实际的生产力的目标。但是众所周知，由于大多数的农民科学文化素质不高，这就导致了大力推广农机新技术有一定的困难。所以说，需要为农民们建立一个学习的平台，从而能够更好地推广农机新技术，这样有利于提高农民的科学素养，从而进一步提高他们应用新技术的能力，只有这样的农民才符合现代化农业的基本要求。
2 农机监理档案工作存在的问题
农机监理档案制度不完善。从事专门农机监理的机构一般都涉及多个部门，例如记录、分析、预算、调查等部门。但目前往往存在缺乏协调配合的情况，时常发生职能交叉以及重复工作，这就大大降低了农机监理档案工作的效率，出现浪费大量资源的情况，导致了各部门之间缺乏相互配合。而由于农机监理档案管理的不完善，可能阻碍了推广工作开展的有效性，甚至是降低了相关人员进行工作的积极性，这就使得目前的农机监理档案机制仍然存在一定的漏洞。
专业人员结构不合理。对于我国目前农机监理人员组成来说，其年龄结构出现一定的不合理性，一些农机监理档案管理人员的年龄较大，而这些人的知识结构相对比较陈旧，而且科学观念也比较弱。一些懂现代化农业机械化知识的年轻人却由于多种原因不喜欢从事这方面的工作，这就导致了从事农机监理档案管理的技术人员缺乏一定的活力。目前还存在一些机构改革，这些不稳定因素也可能影响到农机档案管理人员，限制了其工作的积极性，长此以往，农机监理档案管理工作将很难有所发展。
3 如何提高农机监理档案管理
积极推广农机监理工作。积极推广，提高农机监理档案管理工作的关注度，做好档案工作的归纳和整理。了解农民生活习惯以及农村经济收入水平，开展系统地调研，积极地学习农机新技术以及新机具的性能、特点，结合初步的项目，有针对性地做好调研工作，做好可行性分析论证。培养农机监理档案管理人才。农机新技术层出不穷，农机监理档案管理方面的人才培养存在一定的困难。因此大力吸引和培养农机档案管理人才，实现监理档案管理的科学制度化显得十分重要。
4 结语
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房产档案；管理水平；策略
房地产管理与房产档案密不可分，房产档案是房产权属的证明和依据，对房产领域的各项工作都发挥着不可取代的作用，可以说房产档案是房地产管理的基础，也是为公众提供房产信息的依据和参考，提升房产档案的管理水平，能够更好的为人们服务，从目前我国房产档案管理的情况来看，其中还存在很多问题，比如房产档案缺乏关注度、档案管理水平低以及档案管理信息化建设缓慢等，这些问题严重制约了我国房产档案管理工作的发展，作为档案管理人员必须要立足于房产行业的实际情况，制定更加符合房地产行业发展的管理模式，才能够为房产行业的发展更好的服务。
一、房产档案管理中存在的问题
虽然我国房产档案管理近些年来取得了不可否认的成绩，但是我们也必须要认识到其中存在的一些问题，客观看待这些问题，才能够提升房产档案管理的水平，下面进行具体分析：
1.缺乏对房产档案的重视。从目前我国房产档案管理的情况来看，由于长期以来我国档案管理工作都得不到重视，因此很多管理者对档案管理的认识也存在误区，他们认为档案管理不过是进行简单的文件管理，实际上这种想法非常片面，尤其是在房地产行业中，房产业务开展被过渡关注，档案管理也因此被忽视，档案信息不完整，房产信息也比较匮乏，进而阻碍了房产行业的发展。
2.房产档案管理水平较低。我国房产档案管理属于中下水平，由于房地产档案管理得不到正确的对待，房产档案管理者以及工作人员对于自身工作的重要性认识不足，并且一部分管理者根本没有掌握必要的管理知识，无法与当前房产行业的发展相适应，档案信息不能被及时搜集、整理和归档。
3.档案信息化建设发展较慢。目前一部分档案管理工作中，很多管理者依旧使用传统的保管方法，对于信息技术的应用意识淡薄，信息搜集、查阅和使用的效率非常低，档案安全性得不到保障。另外一部分企业在档案管理工作方面虽然已经配备了相关管理软件，但是却不能充分发挥出这些关键软件的作用，缺乏信息管理人才，对信息化技术了解不足，对房产档案信息化建设也不过是走走形式，从而导致档案信息化发展缓慢。
4.房产档案管理人员素质不高。还有一部分的房管处（所）在档案管理方面并没有专业的管理队伍，管理人员基本都是兼职，这就导致档案管理专业性不足，并且容易受时间制约，档案管理是一项细致的工作，没有足够大的时间和专业性的管理人才，管理效果无法得到保障。
二、提升房产档案管理解决措施
1.强化档案管理意识，健全档案管理网络。首先，为了提升房产档案水平，管理者必须要认识到档案管理的重要性，并且要具有良好的职业道德以及工作责任心，应该抱有全心全意为档案事业服务的心态。然后，要建立完善的档案管理网络，并且要组织管理小组，以小组长为中心，组织管理班子对档案管理事项进行商议，建立从上至下的总体部署，并且要建立专门的档案管理科室，并配备专门的管理人员，每个部门、每个科室都要明确工作内容和责任，各科室管理都要具有相关档案工作的负责人，针对收集、编目以及立卷等方面一同管理，要树立档案管理人人有责的管理理念。最后要建立完善的管理制度与措施，要将档案管理工作纳入年度规划中，要明确档案管理的目标，严格执行管理措施，并积极向着所定的目标努力。
2.抓好档案信息化建设，提高档案调阅速度。信息化建设是档案管理发展的主要方向，是档案管理工作发展到一定阶段的结果。因此档案管理者必须要明确认识到信息化建设的重要性，并且要以最快的速度进行信息化建设。然后，要对档案信息的搜集与检索系统进一步完善，有效提升房产档案的查询效率，最后要建立完善的档案数据分析系统，并且要随时对房产市场的情况进行观察，并随时进行科学的预测，有效降低档案管理中的风险因素。
3.建章立制，有章可循，规范操作。在强化档案管理的过程中，房管处（所）应该建立更加完善的管理制度，并且档案管理者必须要严格遵循各项管理措施以及管理原则，规章制度对人们的行为和意识都具有约束性，能够保障档案管理的效果，针对文书档案的立卷、分类编号以及责任制度等方面制定相对应的管理制度，提升档案管理的规范性与科学性。
4.加强档案队伍建设，提升人员综合素质。房管处（所）要建立人才动态培养模式，要树立学习型组织理念，房产档案工作受到市场经济的影响，管理目标与需求也在不断变化，为了确保管理效力，管理人力资源队伍必须要不断学习新的法律、法规以及相关管理知识，要掌握更加丰富的档案管理知识，并且档案工作管理是非常具有专业性的工作，要通过学习不断丰富自己的头脑，并且不断提升理论应用于实践的能力，减少管理失误的问题。
结束语
作为房产权属登记管理的重要依据，房产档案对整个房产管理都具有不可取代的作用。我国房地产市场发展极为快速，因此档案管理工作也逐渐受到人们的关注，为了能够减少房产纠纷、为房产交易以及住房制度改革提供更加有利的依据，全面提升档案管理人员的科学管理意识，强化档案管理力度，建立完善的管理制度是非常必要的，只有这样才能够有效促进我国房产档案的可持续发展。
作者：宋斌路 单位：齐齐哈尔市房地产产权市场管理处
参考文献：
[1]孙嘉翊.房产档案管理人员应提高自身素质[J].现代国企研究,2015(18).
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档案工作是各单位各项管理工作的基础，集中统一管理本单位形成的全部档案，是档案工作的基本原则，是档案法律法规对档案管理的基本要求，也是我们做好档案工作的前提和重要基础。随着各项制度的改革，档案体现了一个单位的历史足迹，只有在科学、规范地做好档案管理工作的同时，注重与时俱进，才能真正为单位的发展服好务，使其更加适应社会的发展，满足社会的发展需求。
一、实现档案管理工作的标准化建设
（一）全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以，首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
（二）重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
（三）结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。
（四）统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
二、完善人事档案管理对策
（一）严格按程序交接
人事档案移交是一项仔细严肃、手续慎密、职责巨大的作业，要根据流程进行。档案移交步骤：第一，对所管理的档案开展一次整体的清点，要帐实一致；第二，针对借出去的档案要立即进行催促归还，收拾好借条，同时在借条上标注缘由和催还状况；第三，对没有进行归纳收拾的零散资料要按照类别放置好，收拾好之后要立即放在相应档案中；第四，根据档案交接需求开展转交，同时在转交手续上标注转交时间、位置、转交双方、证明人、转交数量等，还必须在转交文件上签署相关人员名字，对转交作业担负责任。
（二）强化档案管理意识，严格档案管理程序
建立规范的档案整理程序，保证档案信息覆盖到部门中的每一个人，保证对政策要求必须备案的信息无遗漏无纰漏的登记与备注。当前，我国社会快速发展，许多企事业单位近几年发展较快，新档案人员不断进入，由于档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，致使卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失问题出现。
（三）完善档案管制机制
创建档案作业机制一定要按照下面几点标准：1制定的规则要符合科学以及合理性的标准。建筑起来的规则一定要达到企业特征以及档案管制本质，符合企业档案管制的需求。2简单适用。机制一定要拥有可操纵性，其创建要按照便利适用、简单可行、操纵性强为宗旨，方便能够更好的施展机制的指挥以及标准用途。3保持机制限制的双向性。不仅限制主管也限制职员。主管的作风对机制的顺利开展有直接作用，而职员是企业的关键组成团体，是机制的关键限制目的和实施者。4保持机制实施的严厉性。档案机构不仅是拟定档案规则的主管机构，还是规则的实施机构。在规则的实施程序中，要做好奖惩的工作，充分表现出机制的威望。
（四）建章立制，有章可循，规范操作
主动热情的改好档案搜集作业，机制张贴上墙，操纵作业能够有规则可依据。建设职员借读档案记录，职员档案转入以及转出和进行交接的记录表格。针对因为历史缘由，的确搜集不到的档案资料，要注明缘由，为之后的搜索作业供应便利。所以，我们在整理档案材料的时候一定要勤快，立即追踪以及添加上新的材料，实现其原始根据用途。
（五）积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感
主动搞好宣扬作业，对搜集资料要仔细审查，把确凿可信的资料归入到人事档案中，确保品质。在档案辨别程序中，档案管制工作者要仔细负责、保证档案是完善真实的，充分了解到工作人员在管制作业中的关键性，持续改善作业形式、作业手段，改革作业形式，提升作业速度，提升工作品质。在辨别程序中，辨别对错，虚假材料定要拒绝，保护好人事档案的真实健全原则。
（六）加快档案信息化进程，提高工作效率
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档案的记录编制是一项十分严谨的工作，它是企业一路发展成长的印记，也是企业不断向前发展的基石，企业的档案可以为企业的管理经营决策提供科学客观的依据，确保企业决策正确。不仅是外部经营，石油企业对内改革整顿时，也可以根据档案记录的原始数据，为每一项决策提供资料支持。
石油企业的档案包含了大量有用信息，比如企业的创立历史、过去的经济交易、经济信息和财务经营状况等，是企业对以往经营状况的总结，也是企业日后发展的参考资料。不仅如此，有了档案库，还可以大大提高工作效率，通过电子化档案，我们可以轻松查询到企业需要的资料，节省时间人力，实现高效办公，为企业谋取更多利益。
二、档案管理中存在的问题
上面我们简单阐述了档案对于企业的重要性，但是在目前的企业经营中，我们发现对于档案的记录管理工作，还是存在着许多问题，对石油企业来说也不例外。
（一）档案管理对于企业的重要性认识不够。对于大型企业来说，档案的数量是十分巨大的，在管理上也就必然存在着一些漏洞。比如我们缺乏科学的档案管理规划，部分企业在日常的档案管理工作中，没有认识到档案对于企业的重要性，只是注重档案的交接工作和合格达标，仅仅把档案管理当作是对资料的整理保存，也因此常常出现档案断层的情况，想要的资料查不到，细节的资料未保存，缺乏科学的长远规划，给企业的运营造成一定困扰，延误企业工作进度。
（二）缺乏完善的档案管理体系。在对一些企业的调查中，我们还发现企业往往缺乏完善的档案管理制度，档案管理制度不健全就会导致档案管理的不规范不严谨。在日常档案管理中，经常会出现档案收集不规范的现象，比如在档案编制时，企业缺乏或者没有健全完善细致的档案收集制度，发散出去的档案有时很难完整回收，也没有健全的追责制度，无法追讨员工责任。还有档案的管理手段落后，管理力度不够，主要体现在领导或工作人员没有对档案保管投入足够重视，对平日的档案工作也过于松散，没有形成一套完整严格的档案管理体系。
三、对于档案管理问题的对策
（一）加强对档案管理工作的重视。对于上述问题，我们可以从源头上一步步着手解决。首先，我们应该对档案管理工作加强重视，不管是企业领导还是相关工作人员，要明白档案对于企业发展的重要性，我们可以组织档案管理的宣传探讨会，让档案管理人员清楚认识到自己的责任，同时我们还可以建立一套档案管理考评制度，以此提醒职员的职责和鼓励工作人员对档案加强管理。对工作失误少、档案保管好的员工进行嘉奖，提高档案管理人员的工作积极性，改进工作中的不足。其次，我们可以建立健全档案交接保管体系，增强档案管理的准确性。
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城建档案管理的重要性
见证城市发展
每个城市在其发展过程中，都会在政治、经济、文化方面留下深刻的印迹，而这些发展和变化，最重要的“见证人”便是城建档案，城建档案用最真实、最朴素的方式记录下城市在每一个时刻所发生事件，为后人提供可借鉴的素材。人们可以通过城建档案，回顾历史，总结某些时段城市建设过程中的成功之处以及走过的误区，为后期城市建设提供依据，可谓是新时期的“资治通鉴”。
合理的城建档案管理，可以让城市的发展历程更加清晰，信息保留更加丰富，更加便于搜索、查询、总结等。因此城建档案管理在见证城市的发展中起着至关重要的作用。
推动城市发展
作为城市发展的见证者，城建档案为城市工程建设提供了重要的信息资源，工程后期检查、排修等都需要依赖城建档案。
一些优秀的案例，被记录后可以用于其它城市的城市建设中，也可以用于本城市多年后的工程建设（例如城市的改造、拆迁等），减少作业过程中走的弯路。而一些失败的工程案例，更加可以作为后期的借鉴，避免曾经的误区。如此，便大大减少了城市建设的时间、人力、物力的成本。
城建档案管理若能很好的总结出过去档案中案例，进行合理的区域块划分，对后人借鉴，以及推动整个城市快速发展都有良好的促进作用。
应对突发事件
现如今，城市建设有大量的工程在地下，因此对于地下管线的记录和管理，成了城市运作的重要内容。而当突如其来的自然或认为灾害来临时，城建档案为突发事件的的处理提供了重要依据。
以2012年北京的那场暴雨为例，正是因为在过往的城建档案中，地下水道的处理的相关档案并不丰富，因此造成了暴雨中的悲剧。另一方面，这次的暴雨事件，使得相关部门提高了警惕，必会努力完善地下水道机构，并将相关经验记录到档案中，当下次此类的自然灾害发生时，相关部门便可以根据档案资料实施解决方案。
城建档案管理中的问题和困难
档案收录问题
档案收录是城建档案工作的基础且核心的内容，因为档案本身，是万物之本，后期的管理工作都根据它而展开。
而在目前档案收录的过程中，最常出现的问题便是内容收录不全。由于城建档案内容繁多且复杂，涵盖了党政机关、工程建设以及民事管理等或大或小的问题，如此庞大的信息量，在有限的工作量下，收录经常出现遗失、漏失的现象。
城建档案种类繁多，各种档案的分类问题，也是相当棘手，部分跨三四个领域的档案，在分类时会出现分歧。
而一些过于专业的工程数据，甚至一些设计商业秘密的数据，在档案收录时也是较大的障碍，数据的小小偏差，会导致“失之毫厘，差之千里”的结果。
档案利用率低
理论来讲，档案越丰富，种类越多，内容越全面，对于城市发展和建设，贡献越大。而工作人员在实践中发现，庞大的信息量，可以被利用的内容少之又少，有些类别的档案记录后便不会被翻阅，因此如何合理解决档案的利用率问题，使利用率高和利用率低的档案有所区分，并采用不同的管理方式，是当务之急。
管理水平低
由于大部分城市的城建档案管理工作并非是专业人士，因此对于档案管理的原则、方法等并不十分清楚，只是按照传统的、粗糙的方法进行管理，并没有进入一个规范化的流程，因此会大大降低城建档案对城市发展所起的作用。
而在这个信息化的时代，采用信息化操作，会大大提高城建档案管理的效率，而在国内实际操作时，真正做到信息化管理的并不多。
人才缺失
新世纪，档案以多种信息化、数字化的方式存在，而档案管理的专业性要求越来越高，很多地区还将档案管理作为一种传统工作方式，并未引进符合新时代要求的专业型人才。
除此之外，专业型人才的培养，也将会是未来越来越重要的内容，档案管理同其他大学专业课程一样，具有超强的理论性、实践性以及技术性。
吸引当代大学生对档案管理的兴趣，培养其创新意识，是培养专业型人才，补充人才缺口的重要手段。
地下管线档案管理相对薄弱
城市地下设施的规模越来越大，结构越来越复杂，小到排水、燃气管道，大到地铁、防控洞等。这些地下管线的管理并没有得到足够的重视，因此也缺乏一个统一的、独立的管理系统。
为了尽快的、安全的开发地下空间，保障地下工程有条不紊的进行，对于越来越庞大的地下设施系统，采用系统化、信息化的独立管理模式，是大势所趋。
如何提升城建档案管理水平
转变观念，更新意识，提高重视度
城建档案管理水平一直居低不上，处在温热的水准，最主要的原因是还没有引起相关部门的足够重视，部分人认为城建档案管理是可有可无的内容，低调求导致了低水准。因此，转变观念，提高相关部门的重视度才是问题的根源。
在提高重视的前提下，城建档案管理必须服从并服务于城市建设、社会经济发展，顺应时代的要求，无论是内容、形式还是技术方面，都要采用新的处理方式，为城建档案管理事业注入活力。
加强人才队伍建设
我国从上世纪末便开始了人才强国战略，对一个国家而言，人才是根本，对于城建档案管理亦是如此。具有过硬的思想政治素质和道德作风素质、一定的文化知识、专业水平及工作能力且一专多能、博大精深的求知意的高素质专业管理人员，是做好城建管理工作不可缺因素。
在引进高素质人才的同时，也要对在职人员进行专业培训，争取在实践的基础上，加强理论训练，将他们打造成为高素质人才。这样即可以减少成本输出，也便于人才的留用。
加大资金投入力度
资金是城建档案管理运行的保障，在相关部门对城建档案提高重视的同时，要加大资金的投入。这体现在，一、对硬件的改善，对档案室的规模扩张，环境改善等。二、引进先进的信息技术，聘请专业的软件供应商，设计系统，符合档案管理需求。三、对人才的资金投入，引进高素质人才，对已有人才的培训等。
加强信息化建设
在这个互联网高速发展的时代，几乎每一项工作都可以利用网络和数字媒体的便利，城建档案管理工作也不例外。
对城建档案而言，最具体的方式就是加强数字化档案库建设，一方面要加强网络建设，使得信息传输的时间与金钱成本降低，另一方面，对数据库进行数据化管理，针对不同行业、专业，系统地分门别类，在搜索引擎的帮助下，会使得对档案的查阅、引用方便许多。
篇9
1、档案意识不强，领导重视不够。基层单位的档案工作不能与其他工作同步规划同步发展，这是普遍存在的问题，有些领导干部的档案意识薄弱，认为档案工作可有可无，认识不到档案在社会和人民群众生活中的重要性和必要性。严重影响了档案事业的发展。
2、档案室管理机制和设施不健全。基层单位的档案室没有专人管理，各项管理制度落实不到位，管理设施不健全，分管领导也不过问。有的单位没有独立的档案室，和行政办公室在一起；有的档案室里堆放单位的各种杂物象“仓库”;有的档案室被挤占，装具不足，不能统一保管档案，文书财会档案立卷后各管各的。给档案保管和利用带来了诸多不便，存在着严重的安全保密问题。
3、档案管理人员更换频繁，专业知识差。由于基层单位对档案工作重视不够，档案管理人员一身兼多职，没有时间系统学习档案业务知识，加之更换频繁，多数档案员刚熟悉点档案业务就换新人，使许多档案管理人员没有长远的思想观念，何谈钻研档案业务知识，所以档案业务知识贫乏，管理水平跟不上，很大程度上制约了档案管理水平的整体提高。
二、针对以上问题，要调整思路，改进方法做好县区基层单位档案室的管理工作。
1、加强基层档案室工作的领导，增强全员档案意识。领导重视是做好档案室管理工作的前提，领导把档案工作纳入全年工作的议事日程，充分认识档案的重要性，把档案与自己日常工作、生活联系在一起，加大档案工作的宣传力度，就能增强全员档案意识，使广大人民群众真正认识档案工作的意义和作用，积极支持档案工作，促进和提高基层档案室的建设工作。
2、提高档案管理人员的素质。一是加强培训，档案管理是一项专业性很强的工作，当一名合格的档案管理人员，必须掌握档案专业理论知识，是做好档案管理工作的前提。只有通过专业培训，继续教育，才能提高档案业务水平。二是深入实际，亲自实践，制定适用于本部门的档案保管期限表，以便掌握本部门档案信息的需求，提高辨别信息水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，不断研究探索档案管理工作新思路，提高档案室的管理水平。三是爱岗敬业，树立正确的世界观、人生观、价值观。从事档案工作的管理人员，要严格贯彻执行《中华人民共和国档案法》，严守党和国家的机密，恪守工作纪律，要有高度的责任心和使命感，热爱自己所从事的档案工作，树立全心全意为人民服务的思想，甘当默默无闻的奉献者，这才真正体现出你的世界观、人生观、价值观，也是档案人所具备的素质。
3、完善档案室管理制度。建立健全档案室的管理制度，是做好档案室工作的重要保证。基层档案室工作必须制度化。一是建立档案收集和归档制度、档案利用、保管制度；制定档案保管期限表、归档范围、分类编目方法等规定。把分散在个科室和个人手中的文件材料收集齐全，立卷归档，集中到档案室统一设专人管理与利用。做好档案借阅登记、利用效果登记等各种登记，要手续齐全。二是基层档案员更换时，要严格遵守交接规定，档案管理人员交接前要清点档案室的各类档案，严格办理交接手续。避免档案移交给综合档案馆时出现多卷少卷、责任不清等问题。三是把这些制度和规定纳入岗位责任制和年度考核办法中，将档案室管理工作与绩效考核挂钩，有效地提高基层档案室的管理水平，促进档案室管理工作的规范化、科学化、标准化，有力地推动县区档案工作的发展。
4、加强档案室基础设施建设和现代化管理。基层单位档案室建设工作应有一定物质条件作保证。档案室建设应列入各个单位基本建设规划，逐步改善工作条件，以保证档案的完整与安全。一是设立单独档案室，专人管理。二是要加大资金投入力度为档案室购置一些必要的现代化设备，象电子计算机软件等，具有高效率的信息处理功能，能以极快的速度准确读入、存储和输出数据。档案工作中的档案、资料统计、管理、编目与检索及档案系统的行政管理均可以运用计算机技术，实现微机化管理。档案事业发展要与社会发展同步，与办公自动化水平的提高相协调。档案工作在信息化时代的发展必须依靠现代科技。这样基层档案室管理工作迈上新台阶，提高基层档案室工作的管理水平，推动县区档案事业的全面发展。
三、提高档案管理人员综合素质
档案工作者既然是信息工作者，那么就要具备一定的信息能力，这才能适应信息资源管理工作的需要，为了使档案工作人员能够适应信息资源档案管理工作的需要，就必须要体现档案管理人员的信息收集和管理的能力，要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力，因此，档案工作者信息管理能力主要反映在以下几个方面：
1、观察能力和分析综合能力
现代社会是一个纷繁复杂的社会，处于不断的发展变化中，档案的信息资源管理巩固中要求档案工作者具有敏锐的观察能力和迅速的反应能力，观察使获得信息，收集、征集、挖掘有价值档案的第一步。档案工作者要善于观察分析，既做到寻找能够留住历史的有价值的档案，又做到寻找档案中能够激活历史并为显示服务的有价值的信息，分析和综合是发掘信息、开发高层次档案信息的重要方法。通过细致周密的观察，缜密的分析、判断、综合，就能够从纷繁复杂的表象中发掘有价值的信息，做好档案的收集、整理、鉴定的工作；就能透过现象看本质，从档案信息资源中发掘出阐明问题、建议合理、带有参考和指导意义的信息。
2、调查研究能力
档案工作者必须具备一定的调查研究能力，掌握调查研究的基本方法。要真实、全面地留住历史，就必须深入实际调查研究，全面了解社会历史的真实面貌。要为社会提供服务，就要在客观、全面、科学的原则指导下，不断提高调查研究能力，这样才能了解和掌握社会需求，进而满足社会和人们不断增长的信息要求。
3、组织能力和协调能力
在实际工作中，档案工作者需要面对一个地区或一个系统开展工作，需要组织建立工作网络，需要进行档案信息资源建设的管理，需要培养、指导档案员的工作。要做好这些工作，都要求档案工作者学习掌握组织和协调的有关原理，具备一定的组织能力和协调能力，通过自己的努力，在工作网络中建立起互相理解、相互支持、相互协作、相互配合的关系，形成工作合力，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行教育培训。
4、信息技术的应用能力
档案工作者既要熟悉文件档案管理系统流程和基本要求，又要掌握一定的计算机基础和基本技能，努力做到二者的有机结合，熟练地运用信息技术，处理和解决信息资源管理中的问题。
综上所述，提高对档案管理工作的认识，利用各种资源进行档案工作的现代化管理，并提高档案管理人员的综合素质是做好档案管理工作的关键。
参考文献
[1]马玉玲,张晓霞.谈谈对档案工作的创新[J].档案学通讯, 2003, (3).
[2]徐渝溶.浅谈新时期档案管理人员的角色转变[J].学校档案, 2006, (1).
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档案管理是学校管理工作的重要组成部分，是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。充分有效地开展档案工作，无论在总结教育工作经验，探索，掌握教育工作规律方面，还是在维护学校教学、科研和管理人员合法权益方面，都具有不可估量的作用。
学校档案是学校各项日常工作中形成的第一手资料，经过档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理形成的，是学校开展各项工作的见证，是反映学校历史的真实资料。档案工作的根本目的在于利用，在于通过认真收集保存好第一手资料，为学校做好详实的历史记录，积极开发利用档案资源，为学校各项工作提供更加便捷的服务。具体来说，要从以下几个基本方面体现档案的价值和服务功能：
1 强化服务功能，创新服务机制
1.1 为领导决策服务。科学合理开发教学档案资源，不仅可以为学校的改革和发展提供理论支持，也可以把握发展趋势，为深化教育教学改革、强化内部管理、提高办学效益等提供参考资料，为领导正确决策、处理重大问题提供依据。
1.2 为教学科研服务。借助多媒体技术和现代信息技术，把信息资源从档案原件的外壳中解放出来，转换成新的载体形式，将会进一步扩大教学科研档案信息的共享面，使广大利用者在同一时间、不同地点共享相同的教学档案信息，实现教学档案信息资源的充分共享，从而极大地提高教学档案信息的服务功能。
1.3 为各类咨询查证服务。在管理要求范围内，通过查询有关文件、记录、图纸、票据、照片、录音、录像等资料，为师生和社会有关方面提供服务。如教职工业务资料查询、考核情况查询，毕业生学籍资料查询、校园活动资料查询等。
学校档案工作要积极适应形势发展的需要，不仅要强化对服务功能的认识，还要在进一步完善和提高服务功能，不断发挥其应有的作用上下功夫。要紧紧抓住“利用”这重要环节，围绕学校中心工作，创新服务机制，积极进行档案利用工作的探索，不断提高档案工作服务的及时性、针 对性和有效性。
2 提高管理素质，拓宽服务渠道
2.1 要转变思想观念。长期以来，大家对档案资料的开发利用不同程度地存在顾虑，重存、重保、轻用，从而制约了学校档案服务功能有效发挥，学校有关方面和档案工作人员在这方面一定要解放思想，更新观念，与时俱进，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，主动树立服务意识，主动开发服务功能，努力为学校科学决策服务，为广大师生员工服务，为社会各界服务。
2.2 要立足服务改革档案管理方式。一是要着眼发挥服务功能，健全和完善档案管理制度，对档案的收集、整理、归档、利用实行科学管理，使之规范化、制度化。二要利用现代信息技术，提升管理水平。有重点、成体系、分步骤地开发利用术、复制现代化信息技术，提高档案信息服务水平和效率，着力改变信息收集、加工、处理、存储、传播等方面的落后状况。三要及时收集资料信息，适时编排归档。学校各部门资料信息繁杂，头绪多，尤其是行政机关工作档案和教学档案归档范围、归档时间、归档要求各不相同，教学部门量大面宽，都要求档案部门必须加强平时收集工作。
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key word: Real estate records management system innovation service
房产档案部门是房产管理机构的重要组成部分,房产档案是房地产行政主管部门在房地产管理活动中形成的具有保存价值的历史记录,它对城市经济和房地产事业的发展具有十分重要的作用。近年来,随着我市房产市场的快速发展,临沂市房产档案馆以档案服务百姓、贴近百姓为宗旨,以创新档案服务为手段,不断提升房产档案管理水平,为我市房产事业的健康发展,保障房产权利人的合法权益,防范交易风险,推动住房制度改革和开征房地产税收,促进房地产市场繁荣,维护社会稳定做出了积极的贡献。
现在的房地产档案馆,明确由市局直接领导和管理的隶属关系,实行房地产档案集中统一管理和统一开发利用。自档案馆成立以来,就十分重视房产档案的建档工作,将其纳入了议事日程,由主管部门市房管局牵头,市档案局进行业务指导,对房管产权管理过程中形成的属于归档范围的文件材料予以明确,并在实际工作中不断探索和研究,加以补充和完善。同时,结合实际,对档案的收集、分类、整理、保管、利用等工作环节提出了指导意见。市档案局结合房产管理的实际,指导市房产档案馆建立健全了档案管理的各项制度,强化档案的规范管理。如:“产权交易查档验证的初复审核具体操作规程”,很好地协调和理顺了档案馆与其它相关部门的工作衔接关系;完善了“档案立卷归档制度、权属档案归档范围和保管期限,档案保管、保密、查档、利用、借阅、税务协助、司法协助,工作人员岗位责任”等制度,对于加强房产档案的外部和内部的规范管理起到了重要作用;制定了档案业务人员定期学习制度,增强了管理人员的业务能力,提高了整体业务水平和服务质量。该馆已初步形成从归档、整理、保管、利用到档案信息的动态管理的较为完善的科学管理系统。
市房产档案馆馆库设置了查档接待窗口大厅,微机房、阅览室、档案室等。库房配备了密集架、空调、去湿机和防盗防火监控系统,并购置有档案消毒柜,对进库档案进行消毒处理。计算机、扫描等先进设备和技术在档案管理中得到了广泛的应用。
一、房地产档案应创新服务方式
随着房产交易的日趋频繁,档案利用人次的不断增多,陈旧的管理模式已不能适应现在房产档案管理的要求,房产档案馆要想获得更快发展,就必须树立超前的服务意识,主动服务百姓,让档案贴近百姓。因此,使用现代化管理手段,实现房产档案信息化管理势在必行,市房管局投入资金,从2003年6月开始,利用近二年半的时间将馆藏的权属档案全部采用电子扫描录入的方式转化为产权电子档案信息,把产权产籍交易合为一体,使产权登记发证、产权交易、房产抵押、验证等工作逐渐由手工作业过渡到了网络微机作业,实现了房产档案的全文数字化。
经过几年的努力,市房产档案馆建立了房产档案计算机管理系统,面向社会各界人士,迅速准确的提供房产权属人、房屋结构、面积、抵押、产权处理等档案信息查询服务,平均每年对外接待档案利用者逾3万人次,提供档案及档案信息利用逾8万卷次。为构建和谐社会、创造社会效益,促进房产市场理性发展,作出了很大贡献。
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（3）不稳定性，电子文件都是以计算数字设备进行生成的。因此，工作人员制作、处理和传输过程中，每一个操作环节出现失误或者是软硬件出现问题，都会使电子文件受到损坏和丢失的现象发生。电子文档修改过的电子档案很难识别被更改的痕迹。
二、提高电子档案管理水平的有效措施
1、加强对电子文件的收集电子文档的收集工作是诸多环节中的第一项，也是做好电子档案管理的的基础环节。电子档案的收集、积累以及各种要求与纸张档案的管理有着明显的差异，比如：草稿文件因其不具备正式文档的资格，通常情况下是不做保留的。然而正是的电子文档拥有全文信息内容自动检索功能，有时需要保留修改过程中的信息，这也是一种收集过程。我们不仅要收集正式文件，还应该及时的和搜集整理具有辅助作用的文件，并标明文档之间相应的关系，对此类电子文件应该加强管理。在收集和积累文件的过程中应该拷贝，以此来防止和避免当计算机系统发生意外情况时造成电子文档的丢失。
2、加强对电子文档的分类管理将电子文件经过认真的确认和整理后，将其从网络存储器或计算机存储器中刻录或拷贝到其他可脱机载体上，以便长期进行保存。当前，电子文档的归纳保存应符合以下几个要求：一是在归纳时间上，应以一年为限，将电子文档的最终版本刻录保存在存储载体上，以便以后查阅方便。当前在网络环境下，文件业务也大量增加，因此采取备份的方法更加迫切和重要，在备份工作中需注意尽量不要将原始文档和所备份的文档存储在同一台计算机上。二是，从数量上来看，为了保证文件的真实准确和可利用性，一般需要保存两个版本，一套在单位档案室存放，另一套可由相关科室进行保存，以确保真实、有效的使用。
3、建立健全电子文档的管理制度电子文档的管理可建立有效的核查制度，以确保能够定期对文档进行检查，重点检查文档的归纳是否齐全、完整，文档的相关手续是否齐全，是否符合相关规定等。并且由专人负责档案的审核，保证不同来源的文档能够达到统一的格式和结构要求，以便规范管理。文档数据的使用和交流要有规范统一的原则，尽量采用通用格式。对各个管理环节进行严格的规范化，保留对各个文档的处理信息，不要任意删除。
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文献标识码：A
文章编号：1004-4914(2011)03-184-01
油田企业档案是油田开发生产、经营活动的原始记录和重要凭证，是实现油田企业可持续发展的重要组成部分，是油田企业管理的重要内容，是油田企业强化基础管理、提高企业竞争力、维护自身权益的原始依据，也是维持油田企业正常生产经营活动必不可缺的部分。自油田开发以来，虽然各级、各层领导给予油田开发档案一定的重视，油田开发档案也初具规模，现代化管理水平不断提高，但在具体工作中仍有不少问题需要改进和加强，本文通过对油田开发企业档案管理目前存在问题进行分析，提出一些见解和认识，使油田开发企业档案管理更加规范和科学，以便更好地为油田生产建设服务。
一、目前油田开发企业档案管理中的主要问题
1．档案管理的自动化水平不高。提高档案管理的自动化水平喊了多年，但目前还远远达不到网络化管理的需要。大部分档案室仅几台微机，手工检索和录入等主要工作方式。
2．档案收集不规范。在档案收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，有时出现档案员逐个跑各个部门和科室，有的以忙推脱，档案归档不及时，有些重要档案，由于档案人员不可能参与每一项企业的生产经营活动，导致重要档案不能及时归档现象，时间一长，甚至有丢失的可能。特别是目前人员调动频繁，调动人员总是急着办手续，档案人员由于都是熟人关系，只要签了字，马上让其办理调动手续，而实际上该调动人员手里可能还有重要的档案还没有归档上交。
3．档案综合管理力度不够。油田开发企业的厂处级单位的档案室，只是厂行政办下面的一个班组，厂级由总工程师主管(有些由主管科技的副厂长主管)，厂办主任、或总工程师由于工作较忙，具体的档案工作协调不可能直接管，而档案室主任只是一个班组长的级别，与各个部沟通和协调困难较大。另外，劳资、组织等业务部门还专门设有档案室，也给档案综合管理带来了困难。
4．档案整理不规范。在档案整理过程中存在着类别不清、卷内目录与实际整理不相符等问题，特别是文书档案中油田的生产经营活动分为多个子系统，而基层或部分人员上交档案出现子系统划分不准，造成查找一个文件或资料费很长时间。
5．档案管理的深度和幅度有待加强。从深度上讲，档案管理人员对企业重大生产经营活动不掌握信息，生产业务不熟，导致档案利用和收集的困难；从幅度上讲，目前档案室缺乏声像档案管理，这一块目前在宣传部门，这也给加强科学管理带来了难度。
6．档案人员素质有待加强。都认为档案室是一个工作轻松部门，没有过多的从人员技术素质上考虑过进人。人员知识结构老化，培训流于形式，也影响了档案管理水平的提高。
7．档案工作的生态环境问题。档案存放环境不理想，以第一采油厂为例，目前的档案室是油田开发会战初期建造的办公楼改作档案室，房屋陈旧，楼板多处裂缝，经多次鉴定，已达不到档案存放的要求，而且与其他单位合用办公，不符合档案保密的要求。档案工作人员的生态环境问题：档案工作人员待遇低，绩效工资是全厂最低的，节假日无加班工资，没有与生产科技人员享受同等待遇。
二、措施和建议
1．规范公文制作。公文制作是提高档案管理水平的基础和前提。一是公文用纸质量要好，幅度尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定和油田总公司的要求；二是排版形式为横排，左侧装订；三是注意检查公文制作是否履行了签发手续；四是公文字迹要清晰；五是公文引文文种要合理，用字要规范。
2．加强档案的收集和整理。一是档案人员要主动深入到各部门，主动收集需要存档的各种档案资料、信息；二是加强对各业务部门档案人员的档案意识教育；三是扩大资料的存档范围；四是档案工作人员要参加厂部召开的各种生产经营会议，掌握生产经营动态，及时催促该归档的资料一定要归档；五是严格奖惩，对于在人事调动过程中丢失资料的要冻结调动手续，追究有关人员的责任。
3．整合档案资源，加强综合管理。一是提高档案室的级别，配备专职的科级以上干部去管理档案工作；二是把组织、劳资等分散至各业务部门的档案室，统一规划到档案室管理；三是重新建声像档案，把宣传科录、照相工作划归档案室。
4．加强档案工作的生态环境建设。一是对现有的档案设施进行评估分析，不符合档案存放标准的，向上级主管部门汇报，尽快统一整改；二是提高档案工作人员的待遇，绩效工资与机关科室享受同等待遇，节日加班与一线生产人员享受同等待遇，技术职称评定与地质、工程管理、政工等类别人员享受同等待遇。
