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篇1
所谓文书档案，也叫做管理性档案，即事业单位、企业、团体、机关以及其它社会组织在行政管理和领导等工作、活动中形成的文件，这些文件具有一定的查询和保存价值。在档案管理工作中，文书档案管理占据着举足轻重的地位，是所有事业单位、企业、团体、机关的一项重要工作。可以说，企业文书档案资料的可靠性、安全性与文书档案管理水平有着直接的关系，只有坚持创新和与时俱进，才能落实好文书档案工作，使之为企业的健康发展奠定坚实的基础。
一、企业文书档案管理中存在的主要问题
（一）企业领导没有从意识上重视档案管理工作。在不少企业管理者意识中，档案管理工作是无法为企业创造财富的。这些管理人员认为，这是一份没有什么难度的工作，而且通常会下意识的下调招聘的标准，更不用说花时间和精力来培训档案管理人员了。意识上的不重视以及投入上的忽视，难免会影响档案管理工作的整体水平。与此同时，有些部门为了图方便，在对档案进行搜集的过程中不会主动把一些本属于档案范围的档案交给管理人员归档，由于归档不及时，因此档案管理人员无法及时记录下重要资料。在借阅档案的过程中，经常出现催还未果，过期不换的问题，加之档案部门没有及时采取处理措施，因而导致这该岗位形同虚设。
（二）文书档案与档案工作契合度低，资料不全面。对某些机关单位而言，文书档案管理是一份可有可无的工作，而且存在“重经营、轻档案”的现象，致使其他科室根本没有把文书档案的搜集和管理放在心上，这不但有碍工作人员能动性的发挥，同时还会影响文书档案的可靠性，导致其无法与档案工作衔接，正是因为档案工作与文书档案管理之间缺乏契合度，加之当前的管理制度存在许多漏洞，因而导致二者处于一种“各自为政”的状态，经常出现编号和装订不规范、文种使用不当、原稿不完整的问题。
（三）企业文书档案管理水平普遍偏低。一直以来，企业档案管理人员的任务就是保存好档案，这种封闭式的管理模式，使得不同时期对档案的质量、整理、装订规范出现了不同的要求，加之领导没有从意识上给予这项工作足够的重视，而且管理人员水平普遍偏低，档案部门又是一个可有可无的岗位，也没有针对档案管理部门建立档案部门经济责任制、管理制度和考核制度，导致档案管理水平普遍偏低。
二、企业文书档案管理的改进方法
（一）从意识上重视档案文书管理工作。提升文书档案管理部门在单位内部地位的途径之一就是使领导从意识上认识到这项工作的重要性。只有保证领导对档案文书管理工作有一个明确的态度，才能形成上行下效的效果，使全单位的工作人员都重视这项工作，也才能获得其他部门的理解、支持和帮助，从而为档案管理工作的开展创造有利的条件。在领导重视文书档案管理工作的时候，一定要在会议上将文书档案管理工作的地位上升到企业战略的高度。
（二）努力协调文书档案管理与档案管理工作的关系。严格来说，档案工作的顺利开展离不开文书档案管理工作的支撑，二者是相辅相成，缺一不可的。落实档案管理工作的前提条件就是做好文书工作；文书档案管理的水平很大程度上是由文书工作的好坏决定的。所以，文书工作人员必须具有一定的档案管理意识，在搜集和归档时一定要坚持准确性、及时性和完整性的原则，这样才能通过开展工作加强自身与其他部门之间的联系，还要认真办理档案的借阅、查询和审批手续，做好档案的统计与保护工作。
篇2
随着社会的进步与科学技术的发展，特别是计算机、扫描仪等一系列现代化设施进入文件形成与管理领域，自动化进程明显加快，传统的立卷方式难以适应这一形势的需要，推行立卷改革将成为一种趋势。
一、文书档案立卷改革的必要性
（一）“卷”改“件”是档案部门面向计算机时代的一种选择，计算机技术的引入，对于档案管理现代化有着重要的意义，使档案管理能够跟得上计算机发展的时代，利用计算机管理档案，在文件的传递、排序、编号、检索以及存储上具有明显的优势。在办公自动化系统中，文档一体化管理的理念正在不断地为人们所接受。这是因为与传统的文书立卷相比，它更具有科学性和可操性。以“件”为保管单位与“文档一体化管理”有相同的管理基础，符合“文档一体化管理”
要求。
（二）传统的档案管理，强调档案的立卷管理。对于纸质档案来说，由于强调立卷，使工作流程非常繁琐。首先要对文件进行实体分类，然后按问题、重要程度、保管期限排列卷内文件，编写卷内文件页号，编制卷内文件目录。这些工作环节，可是说是“费力不讨好”的工作程序。组卷时，要对卷内文件编流水页号，文件原始的页号作废；对稍大载体的档案进行裁剪，不注意还会把重要内容裁掉；没有装订线的文件，还要贴边，这些都破坏了档案的原始状态甚至档案的本质属性――原始记录性。组卷后，为利用者提供复制利用时，有时必须拆卷复印，否则复印内容不全，且容易泄密。
（三）立卷难是大家的共识。由于传统立卷方法基于手工管理方式，其本身要求的人工劳动难度大，尤其是案卷组合和案卷提名的拟写。一个案卷的质量高就在于卷内文件涉及相关问题要具有一定的联系，联系越紧密问题越集中，案卷就越容易成立，标题也比较好拟。反之，卷内文件之间联系很少，该卷就成了杂卷，任何概括性标题都无法如实反映案卷的全貌。
（四）传统的文书立卷方法已不适应档案管理现代化的需要。传统的文书立卷方法必须改革，包括立卷不装订，按时间排、随办随归，采用单份文件归档将是我们改革的方向，是适应未来机关办公现代化和档案管理现代化需要，符合文档一体化发展的趋势。我们抚顺石化公司也要适应时代的发展，进行文书档案立卷方法。
总之，以“件”为保管单位的文书立卷方法是最为科学、最能从根本上改变文书立卷工作难、繁、缓现象，是今后档案工作发展的大趋势。
二、文书档案立卷改革方法
根据国家档案局的《文书档案整理规则》的精神，按照“需要、可能、合理、科学”的原则，突出“简化整理、深化检索”的宗旨，以及城市发展对企业文书档案立卷改革的要求，着重加强以下几方面的立卷内容改革。
（一）、归档文件的编目改革。主要有三个方面，第一归档文件的编号；即档案室编件号和档案馆编件号。室编件号是按照分类方案的最低一级类目，按年度、机构（问题）、保管期限分三个流水进行编号。馆编件号是根据档案室移交进馆的档案，按照馆衔接的需要，分别在归档章和档案盒盒脊等处重新编号。国家《文书档案整理规则》中规定；按问题（类目）分三种保管期限一年为一段，用阿拉伯数字自然流水编号。第二编制归档文件目录；按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，突出以“件”为保管单位，采用横式的归档文件目录，其设置的内容有分类号、件号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、盒号和备注项目。归档文件目录应一式三份。第三编制档案盒盒内归档文件目录；即将盒内件编制目录，其格式与归档文件目录相同，分别填写盒脊；盒脊的格式为全宗号、类别号、年度、保管期限、起止年号和盒号。盒内要存放备考表，不同的年代、类别、保管期限不能放在同一盒里。
（二）、取消卷号、实行文件级管理。过去以案卷为保管单位，就是在组卷过程中，将同一组问题的单份文件，在卷内归档文件是否齐全完整的基础上，按照文件的形成规律，根据文件内容的重要程度，时间前后顺序和责任者的级别进行排列、编目、拟写案卷标题、切边、打页号、装订和填写备考表等一系列整理工作。而以“件”作为保管单位，克服了案卷整理的繁杂手工操作。其主要特点有；（1）不需要编制全引目录，编制归档文件目录即可。（2）不需要打页号，在录入条目时，将归档文件的页数数一下录入计算机就行了。（3）不需要拟写标题和填写案卷封面。（4）不需要切边，尽量保持归档文件的原貌，除去金属物，（5）采用左上角装订，将左、上侧对齐用线或不锈钢订书钉装钉即可。具体的件内排列原则是正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、复制件在后；转发文在前、被转发文在后；复文在前、来文在后。
（三）、设置归档章。即在文件的首页右上角上瑞空白处加盖归档章，并填写相关内容，其设置的内容为全宗号、类目号、年度代号、件号、盒号。一般文件形成后，随及盖上归档章，随时或按时向档案部门移交。
（四）、归档文件的分类。国家《文书档案整理规则》中规定，归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程，经过多方面论证，决定采用期限-年度-机构（问题）的分类方法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，在再年度下面按问题进行分类。目前企业大多结合国家档案分类的有关规定，制定本企业的《归档文件整理规则》，采用问题-年度-保管期限的分类方法。按问题分类；即在归档文件材料整理过程中将文件按其形成或承办的问题（类目）进行分类。按年度分类；就是将归档文件材料按其形成年度进行分类。按保管期限分类；就是根据归档文件材料保存价值和重要程度分永久和定期保存的分类方法。
（五）、保管期限的划分。在划分归档文件材料保管期限过程中，一定要按照国家档案局的《关于机关档案保管期限的规定》，要重质量，把握划分归档文件材料保管期限的准确性，克服传统的“就高不就低”的保管期限划分的做法。保管期限的填写采用代码字母，即G（永久）、C（定期30年）、D（定期10年）。在编制归档章、填写档案盒脊的保管期限栏时，分别填写G、C、D即可，也可以采用阿拉伯数字的填写方法，即1（永久）、2（定期30年）、3（定期10年）。
三、计算机的介入促进了文书档案立卷改革的快速发展
随着现代化科学技术的发展，办公自动化的先进技术的介入给档案工作的发展提供了更新的要求和契机，档案立卷工作如何做到既要强调档案的保密、安全，又要发挥档案信息服务，为社会提供馆藏资源。尤其在当前的新形势下，传统的以案卷提供利用，被利用者可能接触到不在其利用范围内的其它档案内容，因为同一案卷内的文件，内容往往并不单一，再者以案卷为保管单位，其卷内内容比较复杂，页数有的达到200页，不易复印或缩微，限制了利用方式的多样化。因些，必须加强对传统的以案卷的立卷方法进行改革，采用以文件级的整理方法，充分发挥馆藏档案信息向社会开放利用工作。
由于以文件级作为保管单位，单靠传统和落后的检索查找手段，是很不适应档案管理的需要，但计算机的介入就解决了档案检索难的问题，依靠计算机一次性输入条目，就能生成各类目录，并有强大的文件级检索功能。因此，做好归档文件的数据采集是关系到检索档案信息正确如否的重要保证。所以在录入归档文件条目时，一定要严格要求，按照规范化和标准化来采集每一条档案信息，采集的内容主要有；
（一）档号。每份文件都必须编制固定的档号，也是必须采集的内容，档号由全宗号、档案类别号、年度、保管期限、归档文件顺序号组成。
（二）责任者。责任者一般采集简称，在一个全宗内要求统一，多部门联合发文的，要采集主办单位和不超过三个责任者。
（三）文件编号。是利用者常用一项重要内容，一定要采集。
（四）题名。题名是计算机数据采集重要环节，是计算机检索档案数据的重要依据，因此，在录入题名时，一定要按照档案管理的标准化和规范化来采集归档文件题名，对有些归档文件的题名不能全面揭示文件内容的要进行补充，如有些文件题名过于简单或题名含义不清，不能揭示文件材料内容，填写时也照实抄录，但应重新似写准确的题名附后，并加“（）”标识。如一份关于加精神文明建设的文件，原题名是《通知》，应重新似为（关于加强精神文明建设的通知）附在其后，对于没有题名的文件，可直接填写拟好的题名，加“（）”标识。有些干部任免、职称评聘、介绍信存根、启用印章等文件的题名不能揭示文件内的所有内容，但凡涉及到本机关的相关内容也要将任免名单和印章的全称采集进去。
（五）主题词。一般设置在文件后面，是档案检索的重要途径。
（六）形成日期。以文件公章日期为准，或主管领导签发日期为准。有些归档文件把领导批示件与请示文件为一件保管时，应以主管领导批示日期采集。
（七）页数。归档文件实际页数。
（八）保管期限。永久、30、10三种。
（九）密级。对有些设置密级的文件，一定要采集。保证档案在提供利用过程中的安全工作。
（十） 附注。有的文件附注内容也很重要，是很有利用价值的档案。
完成了文件条目采集后，还要将电子原文挂接，这样计算机不但能检索文件条目，还能检索所需的电子文件，为全文扫描、网络检索、复印、缩微等提供利用的技术手段带来了种种便利条件。克服了传统的档案案卷整理的繁琐、复杂的组织形式。
四、结束语
总之，档案管理现代化、信息化的快速发展进程，要求传统的文书立卷方法必须改革，文书立卷改革的内容是文档一体化管理的重要体现，它不仅仅是一种管理方法的改革，也是管理思想与思维观念的根本改变，因此，我们要不断研究文书立卷改革的新思路、新方法，使之更方便快捷地适应高速发展的信息产业的需要。
参考文献：
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随着我国《档案法》的颁布与实施，对于档案管理的重要性提到了新的高度。现代企业普遍都建立档案室，尤其是营企业，其档案室的规模较大，机制和体系的都较为完善，管理工作也比较到位，但一些中小企业或是民营企业、私人企业等文书档案管理存在较多的问题。本文将针对这种状况，对问题进行深入的分析，并提出一些建议。
二、企业文书档案管理问题
随着时代的进步，一些企业的结构调整不断深入，使得企业的档案工作者积极开展工作，取得了一定的成绩，但同时还存在一定的缺陷。
（一）文书档案保密管理信息化建设滞后
由于受传统思想的束缚，部分企业文书档案依然是采取年度归档的方式，收集鉴别、整理归档、查阅借用等没有健全的规章制度；除此外，文件归档、登陆统计等一系列的环节，仍旧采取手工操作；并且文书档案员一般由企业办公室人员兼职，而接受高级的专业系统的学习的人不多，因此他们对于计算机知识掌握甚少，也就难以应对现代文书档案信息化的要求。
（二）文书档案保密管理制度建设不到位
一些企业的档案意识浅薄，不仅缺乏对文书档案保密管理原则、方式等的制度性顶层设计，而且还没有做出文档管理的收集、鉴定、整理、保管等细化方案；企业文书档案管理工作没有严格制定工作计划和规章制度，各级领导的分工监督也不到位。除此外，要足够的重视各个档案管理制度，而对于企业文书档案管理的工作人员，要熟悉档案的管理制度，对每一步都要有较高的标准和要求。各部门领导要健全完善的档案管理制度还，就要定期的进行工作管理的视察和不定期抽查。
（三）文书档案管理工作中人员队伍建设亟待加强
企业文书档案管理人员中存在专业素养和知识素养的欠缺，有些企业为节省人力而有些职员身兼多职，因此对于文书档案的保密管理工作不够重视；再者，他们当中大多缺乏对专业知识的掌握，因此不能对文书档案管理工作做到认真钻研，使得企业的档案管理工作得不到有效保障。
（四）各个部门对档案管理工作的配合不够
文书档案的保密管理涉及收发、登记、送批、归档、销毁等工作环节，工作程序性强，急需各个部门的协助，完成一整套的业务流程，各单位应制定工作标准化程序，形成操作性强的工作规范，加强各个部门的联系，为岗位人员做出工作上的指导，使工作更为流畅。
三、企业文书档案管理对策
文书档案管理工作是企业的一项重要工作，同时也是国家法律赋予的责任，尤其是对于百年昌盛的大企业，更不能够忽视文书档案管理工作。鉴于此，要树立对企负责，对历史负责的高度责任心，才能够做好文书档案管理工作。
（一）强化企业文书档案保密管理的信息化建设
正如当今，电子文件的优势对档案管理的转型提出了新的要求。目前，在各项档案管理工作中，电子文件充分凭借自身的优势取代了传统的纸质文件，一方面提高档案管理的效率，另一方面也为信息的使用者提供更加先进的信息查询方式；除此之外，要进一步加强企业的软硬件设施建设，如配备必要的扫描仪、打印机等，以提高文书档案管理的物质信息化条件。
（二）建立健全完善的管理规章制度
例如针对电子文件取得难、收集难、管理难的问题，就要建立健全各项规章制度，监督相关部门江收集和保管等的电子文档当成一项重要的任务来完成，以保证电子档案内容的齐全和完整。据有关的档案管理办法，企业要根据实际情况，健全档案工作机制，明确原则和管理方式等。要严格规定文书档案的收集，编制的范围，界定文件形成等一系列的档案保密管理工作。
（三）加强管理人员队伍建设
加强教育培训，提升业务能力等，都是做好档案工作的基本保证。在人才引进方面，要选择良好的档案管理专业人才加入企业，以提升企业的专业化人才数量；在人员培训的角度，组织岗位人员参加国家档案局等的专业机构的理论业务知识培训，将文书档案基础业务、信息化知识和应用技能作为岗位人员培训的重要内容，以提升业务能力。
（四）建立相关部门间的沟通联系机制
要建立完善的责任保证体系和监督管理网络，在这其中，档案管理部门起到中枢和主导的地位，要全过程的参与其中，并通过岗位责任制来约束各部门及其相关人员的行为，以保证所经办文件责任落实到人，保密工作有据可依，同时要有相关领导带头，协调各部门人员的行为，以保证严格按照规章制度，进一步落实文书档案保密管理工作。
四、结束语
企业文书档案是推动企业发展的重要资源，其为企业的文化水平和管理经验的积累，也是企业管理工作的基础和条件，为该企业的进一步发展提供重要的资源。档案安全是确保档案保密工作的基础，对此，加强保密工作是保障档案安全的重要措施，因为只有做好档案的保密工作，才能提高档案管理的安全性，为员工的基本工作奠定良好的基础。
篇4
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国cad应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了cad电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》gb／t17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用cims的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
篇5
文书档案作为企业档案资源体系中的重要组成部分，其中记载着企业多项历史工作信息，能够间接反映出单位各级领导决策问题、组织问题、企业建设情况等问题，为后续企业工作提供有力的依据，同时，文书档案中也记录了企业发展所取得的成果，是企业非常宝贵的历史资源。随着信息技术不断发展，当今信息技术已经融入到社会的各个角落，信息技术能够切实提高企业管理质量与运作效率，因此，现代化管理模式对传统的文书档案管理提出了更高要求。近些年来，随着企业内部管理水平、发展水平不断提高，对文书档案管理要求也越来越高，系统、效率、准确的管理模式已经成为当今文书档案管理的必然要求。
一、当今文书档案管理中所存在的问题
（一）文书档案管理不够规范
随着企业不断发展，在长期发展中势必会不断堆积文书档案。这也直接的加大了文书档案管理难度，造成一系列的不规范想象，主要变现在：档号不规范、案卷目录不规范、案卷标题不规范、组卷不规范等。这一系列不规范现象从实质上分析就是企业高管的不重视，使得文书档案管理没有形成一个规范的规章制度与管理制度，进而造成文书档案管理出现问题。
（二）文书档案检索效率不高
当今企业文书检索的形式主要分为计算机检索和人工检索两种，其中，人工检索占据主体地位。虽然，企业文书档案管理人员在提高检索效率方面做出很多努力，编制诸多检索工具，但在企业文书档案逐渐增多的情况下，使得人工检索效率止步不前。其主要因素在于管理人员在管理档案时，过重在意检索效率与内容，而往往忽略了检索质量。这不仅在质量上无法保障，检索效率也没有切实提高。
（三）文书档案管理人员专业素质层面
现如今，很多企业的文书档案管理人员虽处于平稳发展阶段，也有些管理人员在企业工作了诸多念头，已经形成了自身独有的管理理念，而这种理念是非常难以转变的，使得管理人员的专业能力、文化水平无法适应现代化文书档案管理需求。信息技术作为21世纪的标志性技术，实现现代化、自动化、信息化、电子化管理已经成为必然趋势，但一些资历较老的管理人员甚至连计算机都不会使用，对一些现代化专业知识也不够了解，使得企业文书档案现代化管理建设进程缓慢。而企业工作人员往往都是“术业有专攻”，能够满足现代化档案管理研究与开发的人才非常局限，严重影响企业文书档案管理创新进程，无法提高文书档案管理质量与管理效率。
二、文书档案管理创新的有效渠道
（一）强化制度建设，加强执行力度
首先，想要实现文书档案管理创新必须要加强文书档案管理制度的创新，进一步规范原有的规章制度。想要保障管理制度的有效性，制度创新必须要建立在企业实际运营情况的基础上，要剔除一些不符合现代化需求的管理制度，并采用现代化管理制度进行填充，打造全新的文书档案管理体制。总之，企业要建立文书档案管理系统的标准化建设，对企业文书档案管理中的内容、要求、形式作为明确的统一规定。其次，要落实文书档案管理责任制，为文书档案管理创新提供坚实的保障。为了保障文书档案管理能够适应现代化发展需求，企业必须要针对电子化档案建立一套标准的规章制度，将电子化档案制度与原有制度相结合，保障文书档案制度的完整性。最后，待到企业建立健全文书档案管理规章制度之后，必须要加强执行力度，落实相应的管理责任，并且定期对规章制度的落实情况进行审查，并组织文书档案管理力量，对文书档案体系制度内容进行修、补充、筛选，保障档案管理体系制度的时效性，充分发挥文书档案管理体系制度的积极作用。
（二）创新工作机制
企业文书档案管理必须要适应现代化社会发展步伐，创新相应的档案管理工作机制。笔者认为，企业必须要建立健全以下几点：①自我营销机制。该种管理机制主要是根据企业阶段安排和总体要求作为出发点，大力宣传文书档案管理的重要性与积极作用，并提出文书档案管理中心任务及提出档案管理要求，为后续档案管理奠定坚实的基础。②主动参与机制。让文书档案管理工作能够参与到单位中心或重大活动中去，加强文书档案管理质量，充分体现出文书档案对企业发展的积极作用。③互动协调机制。加强文书档案管理的参与力度和宣传力度，与有关部门在档案方面达成共识，构建一套系统的管理路线，并且文书档案管理工作中，做好监督、指导、服务等职责，加强文书档案管理与各个部门之间的联系，提高企业各个部门之间的协调性。
（三）构建文书档案管理队伍，提高管理人员的工作质量
待到企业现代化文书档案管理机制构建完成之后，要进一步加强企业文书档案管理的人才队伍建设工作，让档案管理人才来实施档案管理工作。第一，单位要认真挑选档案管理人才，在面向社会招聘人才时，必须要保障应聘人员的知识基础与文化层次，同时也应考虑应聘人员的专业和计算机能力。第二，加强企业内部人才培养，定期展开有层次、有计划、有重点的现代化档案管理培训工作，加强行业内部文书档案管理业务交流，提高企业档案管理人员的道德修养与业务修养，加强档案管理人员对文书档案管理工作的认识，提高档案管理人员的重视程度。第三，企业要建立“能者居上”的岗位竞争制度，即公平、公正、公开的保障档案管理职位的竞争制度，为了工作人员的职位晋升、评定、福利待遇等方面的上升空间奠定基础。第四，加强危机意识教育，构建一套考核体系，明确考核标准，进而激发档案管理人员的创造性与积极性，提高文书档案管理的工作效率。
（四）加强技术创新，提高服务质量
想要实现文书档案管理的工作创新，企业首先要淞⑾执化档案管理理念，无论是在日常文书档案工作中还是档案信息交流过程中，都必须要充分利用现代化手段作为媒介，即借助信息技术、计算机技术来管理文书档案，提高档案管理质量与效率。基于此，企业想要不断满足现代化文书档案管理的发展需求，就必须要不断开展创新技术活动，构建一套符合企业自身发展的电子档案管理系统，并将该系统融入到企业系统中。要求企业将档案管理信息化建设归纳到企业总体规划中，制定出相应的规划细节，例如档案信息收集、检索、整理、利用等各个环节，实现企业各部门间的信息流共享，提高文书档案管理的服务质量。
（五）保障细节功能能够做到位
文书档案管理工作的细节工作非常多，因此，想要加强文书档案管理的服务质量，做好细节工作是必不可少的，需要档案管理人员做到以下几点：①制定相应的规章制度，要求档案管理人员你必须要严格尊重规章条例。②加强具有机密性文档的管理工作，要求档案管理人员必须要将文书档案进行整合、划分、筛选，将档案划分多个层次，以备不时之需。③企业文书档案必须要按照规章流程进行记录，避免因人为因素致使档案信息不全或遗漏。④加强文书档案存档工作，无论是纸面档案还是电子档案，在归档之前必须要再次检查，并且电子档案要在录入电脑之后，要进行信息核对，从而确保文书档案的完整性、真实性、精准性。
（六）加强管理人员的创新意识
创新意识是创新模式的基础与前提，文书档案管理要一改传统文书档案管理弊端，提高文书档案管理的积极作用，让档案管理工作能够成为企业的创造者与先行者。由于信息技术的开形式注定了档案管理的显性化需求，因此，文书档案管理应朝向开放性发展。在符合保密规定的前提下，档案管理部门可定期将档案专题、目录、特定成果在公共媒体上公布，为客户查考、选择提供便利，让用户能够感受到档案的用处，加强档案信息的积极作用。
三、结束语
文书档案管理工作作为衡量企业管理水平的重要标准，同时档案信息能够为企业提供有效参考依据，对企业的发展至关重要。文书档案管理质量会直接影响档案信息的完整性、可靠性，是企业展开一系列经营活动的重要参考依据，不容忽视。例如企业经济建设、社会发展都需要借鉴文书档案内容。因此，企业必须要提高文书档案管理的地位，实现文书档案管理工作创新，构建高专业、高素质档案管理人才，从多方面提高档案信息的利用率，充分发挥文书档案的积极作用，这样才能够适应现代化档案管理发展需求，推动企业建设与发展进程。
参考文献：
[1]梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报，2014（04）：12-13.
[2]韩宏.浅析文书档案的现代化管理[J].机电兵船档案，2012（04）：1-2.
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文书就是企业在生产经营活动中为处理各种事物而形成的、具有特定效用的信息记录。档案是企业在生产经营活动中直接形成的有一定价值且形式不同的历史记录。文书与档案是一种事物的不同历史形态。随着供电企业的快速发展，企业文书、档案越来越多，管理起来也更为复杂。加上管理人员的素质偏低、管理制度不完善、管理方式不够科学等问题，供电企业的文书档案管理已经不能适应企业发展需求了。另外，互联网的快速发展给供电企业文书档案管理带来了机遇和挑战。互联网背景下的电子信息使得文书档案的产生、传递、利用效率都大大提高，文书档案管理可以利用先进的网络技术来不断促进其发展，改变传统的管理方式，提高工作效率，以科学的文书档案管理来促进供电企业的发展。互联网背景下的电子文件具有易逝性、流动新、易分离性等特点，对电子环境和应用程序的依赖性高，这样有使得文书档案管理受到一定限制。加上互联网背景下的网络安全隐患问题，企业文书档案管理中又要注意电子文档的安全问题。
二、供电企业文书档案管理中存在的问题分析
2.1文书档案管理基础薄弱。在过去，供电企业的文书档案以纸质文档存在，在管理中以不丢失为原则，进行的是封闭式的管理，文书档案的利用率低。近年来信息网络技术的发展使得企业的文书档案以纸质文档和电子文档的方式存在，但是由于企业领导不重视文书档案管理工作，因而投入较低，文书档案管理没有明确的规范和标准，文书档案的质量低下，文书档案的管理较为混乱。
2.2文书与档案管理工作无法衔接。供电企业在文书档案管理上采取的是分离式管理，也就是文书与档案管理分离，互不干扰。但是，在实际工作中，文书与档案之间是紧密联系的，档案管理工作对文书管理工作有一定的指导意义，能够促进文书管理的规范化。文书与档案管理工作的分离导致了两者之间无法有效衔接，无法相互促进、共同发展。
2.3电子档案的保存不注重安全。网络环境带来了电子文化，电子文件的产生、传递效率非常高，但是网络环境又带来了网络安全漏洞，电子文档容易遭受病毒侵害、容易被他人截获。而供电企业的文书档案是企业内部资料，很多都是机密性资料，这就要求企业要做好文件的安全保存。但是，在文书档案的管理中企业并不注重安全保存，经常出现电子文档的丢失现象。
2.4档案的利用率低。 文书、档案是对企业过去生产经营活动实践中的信息记录和价值总结，对企业发展具有一定的指导意义。但是在供电企业中，文书档案的利用率较低，极少人去借阅文书档案。另外，文书档案的管理人员素质偏低，造成了文书档案管理的混乱，因而借阅时也无法在短时间内找到文件，这也是造成文书档案利用率低的一个原因。
三、改进供电企业文书档案管理的具体策略
3.1提高思想认识，重视文书档案管理。首先要提高思想认识，重视文书档案管理，尤其是企业领导的思想认识，这是提高文书档案管理工作水平的前提。企业领导重视文书档案管理工作，进而在企业管理中提高文书档案管理的地位，带动企业各个部门和员工重视文书档案管理工作。加大文书档案管理的投入，促进文书档案管理基础设施的建设。提高管理人员的业务素质，以业绩考核制度和激励机制来激发管理人员的工作热情，促进工作效率的提高。加强各个部门之间的交流和联系，不断带动文书档案管理工作的改革创新，提高文书档案管理水平的提高。
3.2推行文书档案一体化管理。所谓文书档案一体化管理就是从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，保证文件内容的完整性、数据结构的一致性，保证从文书到档案数据流通的顺畅和完整。
文书档案一体化管理可以通过办公自动化与档案系统相结合的方式来实现。首先要建立电子文件管理的规章制度以及明确管理人员的职责。其次是制定文书档案一体化实施方案。最后是开展文书档案一体化应用培训，提高工作人员的业务素质和职业道德素养，促进文书档案一体化管理工作的顺利开展。供电企业要正确认识文书档案一体化管理的作用，根据企业发展状况制定稳步发展策略，逐步促进文书档案一体化管理的实现。将文书与档案管理有机结合起来，保证档案的质量，提高档案的利用率。
3.3促进文书档案管理的规范化和标准化建设。要提高档案的质量，提高文书档案管理水平的提高，最重要的是要促进文书档案管理的规范化和标准化建设。首先，全面贯彻落实“档案集中统一管理”的原则。其次，上级部门制定文书档案工作的流程，文书档案的生成、传递、保存等方面的工作流程和注意要点以明确的制度形式存在，促进文书档案管理的规范化和标准化建设。最后，文书部门要及时做好文书的归卷、收集、整理，并将整理的信息迅速传递给档案管理部门，促进档案部门做好档案的归档分类工作，避免积压现象的出现。
3.4加强信息系统建设，提高文书档案管理的现代化水平。网络的发展带来了信息技术的发展，供电企业在进行文书档案的管理中要注意信息系统建设，以先进的信息技术来促进工作效率的提高，转变工作方式，促进文书档案工作的创新。企业要抓住网络背景下的机遇，以信息系统建设来带动文书档案工作的发展，提高企业发展的内动力。
3.5加强文书档案管理的安全保障制度建设。网络环境带来了电子文件保存的安全隐患，供电企业要正确认识网络环境，注重档案的保密建设，加强安全保证制度建设，为文书档案的管理提供较为安全的环境。在安全保障制度建设上，包括安全制度、安全措施和安全技术，如：采用身份认证、数字备份、防火墙、内外网等安全防护措施，为文书档案管理营造良好的网络环境。
四、 结束语
网络背景下的供电企业文书档案管理要不断创新，转变工作方式，利用先进信息技术和先进管理理念来促进企业文书档案管理水平的提高。正确认识网络带来的文书档案管理工作的利弊，扬长避短。提高文书档案工作人员的业务素质和职业素养，以高水平的文书档案管理来为供电企业提供优质的服务。
参考文献：
[1]梅姣.文书档案管理信息化建设浅谈[J].资治文摘（管理版），2010（2）.
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企业文书档案的最终成型首先需要进行有效收集与整理，而后完成科学的开发应用，以上环节需要经历大量时间，因此可以说，在某种层面，企业文书档案管理存在滞后性实属必然。企业文书档案管理也叫做管理类档案管理，由于资料来源广泛、较为分散，涉及业务部门收集标准不一致，便会导致管理类档案资料无法全面完整的问题，阻碍了企业后续的查考编研管理。另外，一些业务单位没有全面重视本部门档案，使得收集环节进展缓慢，存在滞后性。开发应用企业管理类档案是企业发展的根本需要，一些单位却仅仅收集过时资料存储在档案室，没有合理开发应用，呈现出较多资源的闲置现象。即便一些单位进行了开发，然而档案系统却欠缺深度，导致检索应用与查询纸质文件不能有效衔接。任何单位均存在组织结构变化、员工调动等问题，因此档案员工队伍也存在变化，由于他们素质水平参差不齐，一些新进员工不熟悉工作业务，无法掌握全面的工作技能，导致档案管理工作并不规范。一些年龄较大的员工则欠缺创新意识，无法符合现代化管理标准。部分企业文书档案管理显现出闭门造车的问题，由于较为封闭，无法适应管理类档案管理的现实要求，再加上领导阶层不够重视，导致档案工作现代化水平不高。现实工作中企业文书与档案采用分管体制，因此在交接环节较易形成相互脱钩、信息丢失等问题。具体成因在于员工意识淡薄，欠缺专业知识，监督机制不完善，使得档案收集范畴不清晰、装订管理不规范、编号不清晰。当前，较多单位应用管理类档案效率不高，成因在于一些企业没有配备网络化系统，员工专业水平有限，使得管理类档案应用不便利，服务水平不高。
二、企业文书档案管理科学对策
1.规范文书档案管理为全面优化企业文书档案管理，应提升该项工作规范性，确保各项责任全面落实到位。另外，企业可采用一体化管理模式，由文书档案用纸样式、标准直到档案信息的存储格式、撰写要求等均应做出一致统一的要求，制定工作细则。应由资料的最初环节便进行层层控制，对文档资料管理流程做细致把控，同时对做完整理的资料要第一时间存储，进而有效杜绝企业管理类档案资料丢失的问题。2.提升员工专业技能员工具备较高的专业技能方能开展好文书档案管理工作，因此企业应加强员工技能训练，使他们可在内心之中形成对管理类档案管理科学重要性的清醒认识，不应单纯的停留在口头层面。企业可通过集中培训、定期组织讲座增强员工管理意识。管理文书档案的员工自身也应重视理论学习，为自己充电，提升各项工作技能与整体素质。另外，伴随科技的快速发展以及现代社会的稳步向前，企业应根据时代特征，创建现代化办公环境，优化办公流程，进而全面提升工作效率以及档案管理专业性。文书工作以及档案管理密切关联，文件始终是形成档案的核心基础，而档案则是文件的终极形式。因此，文书内容的好坏直接影响到档案管理的效果水平。负责文书的员工应提升档案意识，定期参与培训，唯有通过培训，方能形成强烈的责任感以及管理意识，掌握丰富的专业知识。企业应针对岗位人员组织信息技术应用培训，使员工熟练应用现代化工具做好档案管理。可通过企业内部广泛宣传加强教育，使企业全员明确文书档案管理重要性，积极组织各类档案管理知识普及教育，使得各岗位员工均能认识了解档案管理，明确该项工作重要性，并为文书档案管理开创优质、有序的工作环境，形成良好的工作风气。3.创建完善的企业档案管理网络系统伴随现代化信息技术的快速发展，企业应加快创建完善的档案管理网络系统，围绕档案部门这一核心，各个职能单位组成二级机构，进而形成一体化、全员合作、全方位、覆盖面广泛的档案管理现代化网络系统，企业档案管理部门与各业务单位负责直接领导，确保文书档案管理的层级化开展。文书档案是企业建设发展进程中一项宝贵的无形资产，是当前激烈的市场竞争中的一项重要因素，企业可否占据更高的市场份额，赢取竞争主动，关键要看信息基础是否牢固。因此，为确保档案信息资料的完整、全面与有效，企业应做好文书档案信息的整理与收集，通过科学有效的信息化管理，提升工作效率，达到良好的效果。另外，企业应创建完善健全的管理制度以及监督体系，通过设置有效的奖惩管理制度促进档案管理的更新改革与有效提升。归档管理制度应力求深入到各个单位，预防权责不清晰的问题，应做到切实、认真、客观、具体，细化到文档归档日期、种类范围、各项归档标准等。
三、结语
透过企业文书档案管理水平可清晰的判定企业现代化发展的程度，反映企业整体实力与综合水平。提升文书档案管理质量可全面推动企业单位的长效持久发展。因此，实践工作中应树立现代化工作理念，建立信息化工作系统，符合新时期发展需要，夯实文书档案管理基础。众所周知，企业文书档案印证了其发展的历史进程，通过优质的档案管理可为企业现代化发展形成强有力支撑。为此，应本着科学、严谨的态度规范工作流程，细化各项制度，提升员工服务管理意识，加强各单位的有效衔接，方能确保文书档案管理工作的科学规范性，令其更好的为企业单位建设发展贡献力量。
参考文献
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[2]侯明，白玉红.谈文书档案管理的现有问题级对策[J].办公室业务，2012，31（11）：1591-1598.
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篇8
1.新时期开展文书档案管理工作创新的必要性与紧迫性
随着改革开放的深入推进，我国的社会经济不向前发展，市场化程度也越来越高，而对企业单位而言，人们对档案工作的要求也变得更高，传统落后的档案管理形势显然已经无法满足时代的需求，而文书档案管理工作同样需要不断创新才能跟得上时代的发展脚步，在新时期，如果文书档案管理工作跟不上时代的步伐，不能创新，一味守旧，只能埋没于历史的尘埃。因此，我们说新时期开展文书档案管理工作创新不仅很重要而且极为紧迫。
2.当前文书档案管理工作面临的问题
2.1 管理机制不健全，不能与时俱进
新形势下，文书档案管理工作面临的问题主要表现在缺乏制度创新，从而无法适应普遍提出的档案科学化管理，而且当前时代背景下，大部分的政府、国企、事业单位都非常注重体制改革和制度创新，通常大的创新都有专门负责的领导干部，而细分到档案管理层面，则几乎无人问津。更为值得注意的是，目前很多档案管理从业者都为兼职，同时在单位还身兼其它职位，档案管理工作处于从属地位，这种形势下，创新工作几乎无从谈起，这不仅与追求高效的时代旋律不协调，而且也极大的阻碍了档案管理工作的与时俱进。
2.2 管理方式落后，工作效率低下
当前社会经济的迅速发展，使得文书档案的数量较之以往有了天壤之别。当前瞬息万变的信息社会，对企业单位的应急反应能力提出了全新的要求，而目前的企业单位在文书档案管理工作方面还依赖于陈旧落后的档案管理手段，最终导致工作效率地下。在当前时代背景下，文化档案和信息的整理收集工作比以往任何一个时候都显得更为迫切和重要，这也必须要求档案部门和档案从业者肩负起时代的使命，真正以创新精神服务于文书档案工作，开创文书档案管理新局面。
2.3 管理人员整体素养亟待提升
现代化文书档案管理工作需要一大批专业技能过硬和工作创新意识强的人才，而纵观当前档案管理人员，很大一部分人都非科班出身，技能水平参差不齐，对计算机互联网的知识了解甚少。还有很多企业单位的文书档案管理人员均为兼职，主要职业不是档案管理，最终使得整个企业的档案管理工作趋于混乱局面，管理人员整体素养亟待提升。
3.创新文书档案管理工作的建议
3.1 推进制度创新，确保执行力度
要想创新文书档案管理工作，首先需要从制度上着力推进，在遵循公司各项规章制度的前提下，依据自身单位档案工作的实际情况，对档案工作相关制度进行修订完善，淘汰与时展不相适应的旧规则，健全新的的档案工作管理制度，同时要设定专门的人员负责监督制度创新的执行力度，制定出本单位文书电子档案管理规划，最终形成全面可行的制度创新体制机制。
3.2 注重技术创新，实现文书档案管理信息化
传统的文书档案管理方式已经无法跟得上信息时代的高节奏，随着计算机和互联网技术的发展，这种不适应现象会越来越明显。因此，文书档案管理工作必须要主动求变，注重创新，积极拥抱现代信息技术，加快实现文书档案管理信息化进程，这样不仅可以节省大量的精力和时间，也能确保在调阅查找档案的时候更为轻松灵活，从而确保高效的开展文书档案管理工作，促进整个企业单位工作效率阔步提升。
3.3 加强人才队伍建设，提升档案从业者综合素养
我们上文谈及的文书档案管理方式与方法陈旧落后，还有另外一个方面的原因，即文书档案从业者综合素养不够，受制于自身的专业化水平，无法更为高效和创新的开展文书档案管理工作，比如一个多年的手工档案管理者，要想短时间通过计算机互联网实现档案管理工作的转型升级，几乎是一件不可能完成的事。因此，必须要加强档案管理队伍的综合素养培训和应用现代化技术的能力，不断提升文书档案管理从业者对工作的认识，从自身单位实际出发，有计划、有重点地充电学习，调整专业知识，提高综合素养。同时，企业单位自身也可以需要重视档案从业者的培养，必要的时候可以开展分支机构和部门之间的档案管理技术交流，推行档案工作岗位乱换，构建起优胜劣汰的档案工作用人机制，从而增强档案人员的工作实力和职业风险意识，最终调动档案从业者的积极性和创造性，实现企业档案工作迈上新台阶。
4.结语
综上所述，对企业单位而言，文书档案管理工作并非一个可有可无的工作项目，而是关系到企业的长期健康可持续发展直接决定了一个企业的办公水平及效率。而针对当前文书档案管理工作陈旧落后的局面，我们必须要积极大胆革新意识，推进文书档案管理工作的创新，只有不断创新才能跟得上时展的步伐，才能更好的为企业管理和发展提供参考借鉴材料，帮助企业更好的做出科学决策，实现企业运转有序，让企业在时代的车轮下阔步前行。
参考文献
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文档管理类课程是高职秘书专业的主干课程，各院校大多开设“文书工作与档案管理”“秘书文档管理”“档案管理”等课程。文档管理类教材也是高职秘书专业教材建设的重点项目。受制于专业特点、学生就业岗位及教育层次限制等因素，高职秘书专业文档管理类教材在内容构建上应追求适合于高职秘书专业学生就业实际的模式。本文以实证为基础对目前出版的高职秘书专业文档管理类教材内容构建模式做一些分析。
一、“文书工作+档案管理”内容构建模式
该模式的版本如《文书工作与档案管理》（吴凤祥，高等教育出版社2001）、《文书工作与档案管理》（赵映诚，高等教育出版社2003，2007）、《秘书文档管理》（汪溢，大连理工大学出版社2008，2010）、《文书与档案管理》（刘萌，电子工业出版社2010）、《企业文档管理》（崔淑琴，暨南大学出版社2010）等。
最早的高职秘书专业文档管理类教材就是采用这种模式，而且一直作为该类教材内容构建的主要模式沿袭至今。这种模式实际上将教材分为前后两大相对独立的部分，前一部分是文书工作，后一部分是档案管理。文书工作部分（实际上主要是机关文书工作）的内容一般包括文书工作概述、文书种类、文书体式、文书稿本、文书形成、收文与发文、整理与归档等环节和内容，即传统文书学的内容。档案管理部分的基本思路同于下述“档案管理”内容构建模式，即由档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、提供利用、编研及专门档案和特殊载体档案结构而成。这种模式的构建主要基于“文书与档案的特殊关系”，认为“文书是档案的前身，档案是文书的归结”。各版本在结构上基本没有太大差别，内容上基本以党政机关文书工作与专业档案机构档案管理为构建基础，其中某些内容往往又和秘书（应用）写作教材中的相关内容交叉或重复，如公文格式及常用文书写作。
崔淑琴、李艇主编的《企业文档管理》探索了较为新颖的思路。教材首先突出了“企业”这个定位和特色，基于“档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研、经营和管理等活动的真实记录，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业运作及管理等各方面发挥着重要的作用”的角度，介绍“适应企业特点、体现企业规范化和科学管理水平的档案体系”内容，区别于以往同类教材以党政机关文书工作与专业档案机构档案管理内容为构建基础的做法，介绍了企业现行文书及其形成、企业文书管理工作和企业档案的收集与整理、鉴定、保管与统计、开发利用、检索与编研，以及企业档案现代化管理、企业特殊载体档案、企业文档管理软件应用，还特别介绍了中外合资、合作经营企业与中小型企业档案管理的特点。该教材在宏观上打破了以往版本文书工作与档案管理各占一半的模式，在微观上着眼于企业实践，如企业现行文书的形成分别介绍了企业党群工作和行政管理文书的形成、企业产品科技和基建设备文书的形成、企业生产技术和经营管理文书的形成及国家标准公文格式自动排版系统，明显不同于以往版本。企业文书管理部分也不像以往版本那样繁琐地介绍基于机关特点的收文、发文等各个环节，而是立足企业文书运转实践的简洁说明。还有像中小型企业档案管理的特点等内容也是此前版本鲜见的。
二、“档案管理”内容构建模式
该模式的版本如《档案管理学简明教程》（王立维，浙江大学出版社2004）、《档案工作实务》（吴广平，北京大学出版社2008）、《档案管理技能训练》（陈琳，机械工业出版社2009）、《档案管理实务》（楼淑君，重庆大学出版社2010）、《档案管理实务》（何屹，北京大学出版社2010）等。
这种模式的内容设定就是档案管理活动的一系列环节和内容，一般包括档案管理概述、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案提供和利用、档案编研、档案登记和统计、专门档案管理（人事档案管理、会计档案管理等）、特殊载体档案管理（声像档案管理、照片档案管理、电子档案管理）等，其基本思路与一般意义的档案管理学类教材一致，特别是早期版本。近期版本则结合专业特点等作出了一些调整，如楼淑君、钟小安主编的《档案管理实务》采用“项目导向、任务驱动”的编写模式，除项目一“档案与档案工作”（相当于概述）外，项目二至项目六分别是文书档案管理、科技档案管理、人事档案管理、会计档案管理、特殊载体档案管理；项目七至项目九分别是档案保管工作、档案检索、档案利用服务与档案编研工作，档案的收集、整理、鉴定等内容则没有纳入；项目十和十一分别介绍了综合档案室建设与管理、档案事务所的创建。陈琳编著的《档案管理技能训练》以训练贯穿全书，但内容设定仍是始于档案收集止于特殊载体档案管理，该教材在最后一章介绍了档案管理软件操作。
三、“信息工作+档案管理”内容构建模式
该模式的版本如《商务秘书信息与档案工作》（刘萌，中国劳动社会保障出版社2005）、《秘书信息与档案管理实务》（余红平，外语教学与研究出版社2009）、《信息与档案管理》（贺存乡，浙江大学出版社2010）、《秘书信息工作与档案管理》（王琦，中国人民大学出版社2011）等。
这种模式出现较晚，版本总体数量较少，主要集中在近几年。这种模式将“文书工作+档案管理”内容构建模式的文书工作换成了信息工作。信息工作部分一般包括信息与信息工作概述、信息获取、信息整理、信息存储、信息传递、信息开发与利用服务、信息决策服务与反馈等内容。档案管理部分仍如常规。这种模式基于档案是一种特殊的信息资源而构建，体现了文档管理类课程教学及教材建设在内容选择上的新探索。事实上，大多数院校在教学实践中还是倾向于前两种模式的。
此外，还有将信息工作、文书工作和档案管理三者合一的。《职业秘书资料与档案管理教程》（陈祖芬，清华大学出版社2008）也更新了文档管理类教材的编写模式，较具新意。
四、两个需要深入思考的问题
上述三种高职秘书专业文档管理类教材内容构建模式，既有传统认知的延续，也有课程改革的探索。究竟哪种模式更适合专业教学，或者说更有利于学生未来就业？由于各院校课程设置、课程目标等不尽一致，难以也不宜作出统一的评判。但着眼于今后的教材建设，下述两个问题需要进行深入思考。
一是文档管理类教材内容构建要以学生就业实践为基础。高职秘书专业学生就业的主要去向是中小型企业，而非大型企业、党政机关或专业档案机构。中小型企业文档管理工作还不完善，甚至可以说是千差万别，有的设立了专门机构并配备了工作人员，有的则不是这样，文档管理工作往往与综合办公室等工作合在一起。高职秘书专业学生到中小型企业就业，很多都是综合性岗位，文档管理工作只是其中的一部分。所以，从总体上来讲，高职秘书专业文档管理类教材的内容构建应以中小型企业文档管理工作实践为基础，尽管它还不完善，但这也正是借教材建设对中小型企业文档管理工作进行深入研究的契机。用大型企业乃至党政机关或专业档案机构的工作方法指导中小型企业的文档管理工作是不现实的，将属于本科层面的内容简单横移到高职秘书专业教材中来也是不切实际的。目前许多高职秘书专业文档管理类教材虽然篇幅薄了，但内容并未见少，不自觉地还存在追求学科化和系统性的倾向。这值得教材编写者深入反思。
二是文档管理类教材中相关内容的组合与衔接要更科学。无论是文书工作与档案管理组合，还是档案管理与信息工作组合，都应进行更深层次的探究。如文书工作的内容基于传统文书学的内容，事实上在追求效益和讲求效率的企业管理运行机制下，由于受人员规模等因素制约，中小型企业的文书工作不可能像大型企业乃至党政机关那样繁杂，所以目前基于党政机关特征的文书工作内容其实与学生就业岗位实践存在较大距离，而且像公文格式、行文规则等内容往往与秘书（应用）写作类教材存在交叉或重复。同时，组合在一起的内容如何做好逻辑上的衔接目前也做得不够，如文书工作与档案管理组合，仅仅说“有了文书才有档案，没有文书就没有档案”似乎欠妥，因为文书档案是档案的主体但不是全部。再如档案管理与信息工作组合，档案是一种特殊载体的信息，但如何在一本教材中将二者有机地融合在一起而不是“貌合神离”地单独“摆放”，这是教材编写者应该进一步要做好的工作。
[ 参 考 文 献 ]
[1] 金常德.高职教育秘书文档类教材建设述评[J].兰台世界，2008，11（下）.
篇10
一、我国企业文书档案管理现状
1、对企业档案管理工作认识不充分
就目前我国的发展状况而言，在文书档案的管理方面还存在着许多问题，在开展文书档案管理工作的时候必须要先具备一个清醒的认识。文书档案的管理虽然不能给企业带来直接效益，但从长远意义上来讲，对企业的可持续发展具有重要作用。很多企业没有明确这一点，忽视企业的文书档案管理工作的重要性，极大的制约了企业管理制度的有效实施，也阻碍了企业的发展。第一，企业领导者在这方面不够重视，总是要求企业效益的最大化，只追求短期的短暂效益，忽视企业的长远发展，对企业文书档案管理工作投入不够，认为是一个没有多大用处的职位，简单的以为就是保存好文件就是该工作的内容，没有制定正规的制度来规范和约束，也没有对该工作的管理有过长远计划。第二，企业员工在这方面也不够重视，员工也是单纯的认为企业文书管理这一工作是个冷门，工作没有技术含量，也没有绩效可言，工作不上心、没有积极性，大多都是采取敷衍的态度，工作质量低、工作效率低，还很容易出现管理失误。这种消极的工作状态，不利于企业的成长，也影响着自身的发展。
2、文书、档案链接混乱
文书档案管理工作中，文书和档案是两个不同的工作项目，他们相互连接又相互区别，在一定程度上相互影响。文书工作是完成档案工作的必要条件，所有的档案工作都是以文书工作的顺利完成为基础的。也正是因为这个原因，他们互相又制约影响着，所以两个工作的链接顺利是两个工作能够有效完成的重要保障，具有重大意义。但是，就目前中国企业文书管理工作现状而言，在文书工作和档案管理工作中还存在着许多问题，文书和档案的衔接不当是这些问题中最主要的部分，由于文书工作的不准确、不规范，经常导致档案管理工作混乱，影响文书管理工作的正常运行，同时也降低了文书档案管理工作的效率，对档案的质量也会造成影响。
3、员工质量不高
由于我国对文书档案管理工作一直都不够重视，所以聘请的相关人员也大都缺乏专业的档案管理知识，在入职前很多也都没有经过专业的工作培训，在档案管理、档案分类的认识上都比较模糊，操作也不够熟练，缺乏个人专业素养，工作质量和工作效率得不到保障。而且自开展现代化建设以来，随着科技的不断进步，社会的不断发展，信息化的不断普及，要求企业掌握的有效信息也越来越多，这就决定了企业文书档案的管理工作也将朝着信息化的方向迈进，这就要求文书档案的管理者在具备专业的文书档案管理知识、数量的工作技巧以外，还要懂得对计算机的运用。
二、提高文案管理水平的方法
企业领导对企业文书档案管理水平的重视程度，对企业文书档案管理水平的高低有直接的影响。只有在企业领导在意识到企业文书档案管理工作的重要性的情况下，对其加以重视，提高其管理水平，才能使企业文书档案管理有效的进行。只有企业领导高度重视和充分理解文书档案管理工作，提高文书档案管理工作应有的地位，不断提高各部门和员工对档案工作的认识，为档案管理部门配备懂专业综合素质好的人员，不断加大对档案设施的资金、技术等的投入和档案管理人员培训力度，切实提高档案管理人员工作的积极性和主动性，加强各部门与档案管理部门的沟通与协调，才能有助于文书档案管理水平的提高和文书档案管理工作的顺利开展。
1、加强部门间协作
文书档案中的许多利用价值较高的档案往往来源于各部门。因此，处理好与各部门的关系，不断完善档案的结构与质量，是档案部门的一项重要工作。档案员必须做到“三勤”（嘴勤，即经常主动了解业务部门又开展了什么新的工作；脚勤，即要经常到业务部门走动走动，以获取有关信息；脑勤，则要常常根据本单位的工作实际，思考档案如何围绕单位的中心工作，如何做好收集利用服务工作）。加强与各部门的协调与沟通，保证档案收集信息渠道的通畅。要着重收集能够揭示一个单位的历史、现状和未来发展，为开展实际工作和科学研究服务，具有证据和情报价值的信息资料，切实发挥档案部门在双文明建设中的参谋依据作用。
2、认真理顺文书工作与文书档案管理工作
文书工作与文书档案管理工作是密不可分的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。做好文书工作是做好档案管理工作的先决条件，文书工作的好坏直接关系到文书档案管理的水平。因此，文书人员必须要有较强的档案意识，虚心接受档案管理人员的指导和监督，认真遵守相关的法律、法规，在实际工作中通过认真执行完善的立卷归档制度，确保文件收集完整、及时和准确，通过科学分类、划分组合，使文件材料形成有机的联系。档案管理部门应严格执行档案归档管理制度，密切关注文件资料的收集、整理工作，按时接收档案，对新接收的文书档案资料一定要严格按照规定认真核对，对不符合规定的文件，一律按照要求返回文书重新整理，严格把好文书档案质量关，严格按照档案保管期限表对档案的价值进行鉴定，同时，对文书档案的利用工作，一定要按照规定认真履行档案查、借阅审批手续，对未按时归还的档案要及时催还，对归还的档案要及时归位，并认真做好档案的保护和统计工作。
3、做好文书档案的基础工作、监督指导与沟通协调工作
文书档案管理人员应立足于本岗位，树立服务意识，认真做好文书档案的收集、鉴定、保管、利用、统计等文书档案管理的基础性工作，切实发挥档案部门的参谋作用。由于企业文书档案中的许多有价值的档案往往来源于重要的业务部门。因此，文书档案管理人员应积极与各相关部门和人员及时沟通，定期对各业务部门的兼职档案员进行档案法律法规和相关业务知识培训，认真指导和监督各部门的档案收集工作，保障档案收集渠道的畅通，切实发挥档案部门的作用。
4、实现文书档案管理数字化
目前，在部分企业，计算机作为一种高效地处理庞大信息的现代先进工具被引入了文书档案的管理。通过该技术的应用大大简化了文件材料的收集、整理和归档过程，节约了时间、提高了效率。
结束语
在文书档案的工作开展过程中，要把握企业的发展方向，明确档案的主题，让档案发挥出为企业发展战略服务的作用，尝试从不同角度考虑档案管理工作，使档案更好地为全局服务。总之，只有在不断完善企业管理机制的基础上，做好企业文书档案管理这一基础性的工作，才能为企业的发展做出更大的贡献。
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目前，信息化建设主要目的在于通过对现有信息资源的开发和利用，将信息的带动服务作用充分发挥出来。电力行业是一个涉及知识和技术的高密集单位，其直接关系到我国国民经济的发展，而电力企业文档是企业在进行经营生产活动中产生的，其记录了企业发展过程中的主要活动，能够为企业发展规划提供最为直接的依据。因此，电力企业应将文书档案管理和信息化建设紧密结合起来，提高档案的利用率，充分发挥文书档案管理的实时服务功能，并利用现有的信息技术手段来提高文书档案管理的现代化水平，以确保电力企业能有效提高文书档案管理工作的质量和水平，同时这也是电力企业文书档案管理在新时期需要满足的新要求。
3电力企业文书档案管理存在的主要问题
3.1忽视了文书档案管理的重要性
目前，诸多电力企业仅认为文书档案管理工作是文字性工作，只需要一些简单的文字说明，未意识到文书档案管理在电力企业发展中的重要作用，不清楚文书档案对电力市场的影响。由于文书档案管理得不到企业高层应有的重视，导致这些电力企业在文书档案管理方面的投入不足，出现档案室设施不全、保管条件和保管手段落后等现象，从而无法为企业提供高质量、高效能的服务。
3.2文书工作与档案管理缺乏衔接性
在实际工作中，诸多电力企业并没有将文书工作与档案管理工作很好的联系到一起，在一定时间内，针对同一件事情文书工作和档案管理工作若不能有效的整合在一起，极易产生差距，且在出现问题后的处理方式也不相同，这对文件的统一性与完整性造成一定影响，不利于促进电力企业的持续发展。
3.3文书档案利用率低
由于部分电力企业的文书档案管理工作流走于表面形式，导致很多档案资源不能有效利用到电力企业的管理工作中，再加上现阶段的文书档案管理工作未能充分运用到科学信息技术，很多数据资料无法实现数字化管理，很多工作需要以传统的人工方式完成，极易在实际工作中出现误差。若电力企业的文书档案管理工作到位，数据资料完整，可为电力企业的持续发展提供可靠的资料资源，提高电力企业的工作效率，从而为电力企业的发展奠定坚实的基础。
3.4文书档案数字化管理水平低
结合当前社会经济发展的主要特点，数字化管理是适合当前电力企业文书档案管理的最佳形式，提高文书档案管理的科学性与有效性，可有效满足现代社会发展的趋势。但电力企业对数字化建设不重视，缺乏对数字化管理的相关专业知识，缺少详细的标准和制度来实行数字化管理，未能将电力文书档案资源的效用充分发展出来，严重制约了电力企业发展的脚步。
4电力企业加强文书档案管理的措施
4.1加强档案专题管理，提高档案利用率
专题档案是指电力企业及个人在某项重大活动或专题工作中直接形成的载体档案，可为电力企业制定科学决策提供可靠的材料依据。专题档案的领域相对广泛、档案形成时间具有偶然性，因此，电力企业在收集专题档案时需采用专门的收集方法，结合电力企业专题档案的管理特点及原则等，针对性的采取不同方法对文件材料进行调整，比如针对企业各项重大主体活动的专题档案可构成一个独立的全宗，再由档案管理部门按照整理档案的规则对专题档案进行编目和鉴定。企业重大活动文件档案应组卷，按照重大活动中形成文件的规律及原则，依据问题的特征实施档案分类分卷工作，尽量为电力企业提供文书档案实时服务，充分发挥专题档案的重要价值，提高档案的利用率。
4.2加强文书档案数字化管理，提高数字化水平
所谓的文书档案数字化管理主要是指利用数据压缩技术、高速扫描技术等将企业的文书档案系统组织成一个合理有序的档案信息库。①电力企业文书档案数字化建设的目的在于针对文书档案建立目录数据库，从而为电力企业实现企业信息活动的全面掌控奠定基础。②电力企业文书档案信息的数字化即是在目录数据库的基础上运用高速扫描技术，通过扫描录入的方式将文书档案中所涉及的内容按照原貌图像进行存储，并编制相应的目录索引，以为电力企业文书档案的数字化建设提供优质服务。
4.3加强人才队伍建设，提高工作人员的业务水平
①完善人才的任用制度。通过多种有效措施吸引专业能力强，且具备现代管理意识的人才，并根据岗位及人才的实际情况进行编制；②根据现代社会对电力企业发展的需求，加强对档案管理人才的培训，不断优化管理人员的知识结构；③利用讲座、交流会等形式，加强电力企业内外人才之间的信息交流，实现信息资源的共享；④企业应为档案管理人员的未来发展提供更多的机会，帮助其做好职业生涯规划，以实现其自身价值，提高人员对岗位及企业的责任意识。
4.4提高文书工作与档案管理的衔接性
加强文书工作和档案管理工作的相互融合，相关工作人员应加强研究自身所处岗位的特点和性质，在两者存在差异化的基础上，实行统一管理。电力企业档案管理人员需严格执行相关的管理制度，及时准确的接收文件、核对文件，整合资源，若发现与实际不符或出现错误，应及时向文书工作人员反馈，确保文书档案的质量。另外，电力企业档案管理部门应对借阅制度进行完善，做好文书档案的保护工作，避免丢失遗漏。
5案例分析
A是从事电力企业文书档案管理工作的人员，在刚开始从事文书档案管理工作时，所有的文件档案均是在记录本上登记后，将其送至档案室，若企业内部员工需要进行查询或借阅的话，需从记录本上逐一查找，且记录好借阅人的借阅时间和归还时间，一旦工作处于繁忙状态，极易出现登记错误。近两年，该企业越来越重视文书档案管理工作，加强文书档案管理的数字化建设，将传统手工模式与现代先进技术相结合。该企业每年三月份均会开展“电力设施保护宣传月”的活动，2016年2月份，企业领导要求A将2015年3月“电力设施保护宣传月”活动的相关档案调出来，以借鉴相关数据来拟定今年的活动计划。A通过数字化档案管理信息系统在检索的地方输入“2015年电力设施保护宣传月”，系统会立即检索出2015年电力设施保护宣传月的相关内容，如表1所示，大大提高档案的查询速度和效率。
6结语
综上所述，在市场经济不断发展的背景下，对电力企业文书档案管理中存在的问题进行分析，并根据新时展对档案管理的要求，不断创新改革，建立与现代文书档案管理相适应的制度规范，并积极探索与当前电力企业发展相适应的运行模式，以将文书档案管理在企业发展中的推动作用充分发挥出来。
作者:马永丽 单位:国网重庆市电力公司北碚供电分公司
参考文献：
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1 文书档案管理存在问题
（一）缺乏明确目标和规划
目前很多企业单位档案部门其文书档案管理工作还没有形成系统化的目标，没有科学的规划，更多的是工作的堆砌或只是简单进行档案分类，工作的安排不合理不科学。此外，对文书档案管理的理解还不到位，缺乏科学的管理方法，其工作内容不够全面不够详细，弱化了档案管理部门对进企业单位工作的推动作用，没有彻底起到关系管理工作的科学作用。
（二）没有建立科学完整的操作手册
目前很多企业单位档案管理并没有制定执行标准，相关从业人员没有科学的指引，而且目前大部分还是依靠人手录入数据的相识进行档案管理工作，其次，在档案过程过程中容易出现主观性过强、经验主义过于明显等现象，使文书档案管理工作缺少了科学指导，导致在档案管理处理时缺少事前、事中、事后的科学系统的处理流程，相关工作缺少标准，一旦出现问题，就会出现只是凭领导的个人经验和感觉进行处理的现象，往往与实际情况相差甚远，导致文书档案管理效果不佳。
（三）管理部门人员素质不高
要想跑得快，全靠车头带。领导的素质会对一个文书档案管理工作作风和工作效率产生重大而深刻的影响。很多企业单位档案管理部门都出现工作作风松懈、责任意识不强，对档案管理诉求反应不敏感，处理不及时，或者缺乏综合的素质，对上级的政策只是领悟不深、执行不力。大部分的档案管理部门墨守成规、思维僵化，不会灵活处理问题；有的甚至脱离实际，没有深入调研了解文书档案管理实际情况，全凭主观的意识来做出决策。
（四）档案机构的设置不完善
大部分企业单位在档案管理系统是一个封闭的管理系统，自上而下等级森严，管理层次过多导致了文书档案信息的传递效率不高，信息传递迟缓，渠道不够畅通。一些信息的传递出现了扭曲和时效性不够重视的问题。这导致了上层的意志和政策往往得不到有效的执行，一些反馈机制也不健全，管理的幅度过于宽泛导致的是企业单位文书档案的效率极其低下。
（五）激励、用人机制不健全
对企业单位文书档案管理机构而言，人才的重要性也同样不言而喻。现阶段，一些激励机制和人才挖掘机制不够健全，加之档案管理工作枯燥，往往对职业的兴趣锐减，工作没有动力和热情，这影响了行政机关工作人员的工作效率和人员的素质。一些企业的文书档案人员的工作作风粗暴，严重影响了企业工作正常进行，冗杂多余而且效率低下。
2 文书档案管理的创新建议
（一）建立合理的文书档案管理制度
企业单位档案工作必须设定完善的管理制度，用严格规章制度来帮助企业单位社保的完成，让档案管理做事有章可循，有据可依。其档案管理制度就要求根据当地企业单位具体情况制定出合理的规章制度，使文书档案管理高效的顺利的完成。企业单位在制定文书档案管理制度时，必须要考虑到企业发展特点以及现实情况，制定出一个符合实际的档案管理模式，避免受企业单位的不良作风影响，一方面要有益于领导工作的规章制度，另一方面也要符合下级档案管理员工的要求的制度，要深刻明确文书档案管理制度是为企业整体服务的，不是为某一个部门或者个人。
（二）制定电子化档案管理流程
在企业单位发展管理中，要利用现代的管理工具来对文书档案进行管理。一方面管理人员要不断提高自身的信息化和管理水平。社会的现代化不断推进，档案管理人员要要跟上社会的发展，会用现代工具来处理文书档案管理中的问题，提高工作效率，要及时掌握新的管理模式，不断的学习。例如可以建立电子化管理。随着互联网技术的普及，管理信息系统越来越渗透到各部门的管理之中，这对提高整个文书档案管理效率有重要的意义，需重视办公设备与办公系统的更新与换代，制定从上至下电子化的管理流程，运用现代网络技术的优势高效办公，利用大数据库的优势特点将企业单位社保的数据准确分类归档，实施动态管理、及时更新，计算机网络系统是一个整体，可以充分整合各类资源，这样就大大提高了档案管理的办事效率，真正实现了电子化、系统化的办公。
（三）提高档案管理人员的素质
文书档案管理的工作非常复杂的，在档案管理部门工作的人员每天都要面对很多复杂的事情，但他在档案管理中的作用是不可替代的，起到一个桥梁作用。但随着企业单位事务及员工人数增多，就需要档案管理人员要有很好的专业素质、心理素质、能力等各个方面的素质。随着社会不断发展，同样也要求档案管理人员能根据企业单位工作的变化和发展不断的提高自身素质，做到与时俱进，从企业角度与考虑问题，为档案管理部门的发展做出贡献。
（四）优化档案管理组织结构设置
档案管理机构设置不合理是大多数企业单位单位面临的问题，结构繁琐、人员冗杂在一些单位档案管理部门中大量存在，而这就会导致文书档案工作效率低下。因此，必须在满足企业单位工作合理运转的情况下，适当调整档案管理组织结构，裁撤部分效率低下人员，明确档案管理部门职能，制定组织结构图与工作流程图，明确责任，落实到人，合理设定管理层级，简化审批程序，明确上级责任人，明确界定各部门职责、划清责任，不能出现一个问题档案管理部门互相扯皮的现象。
（五）强化竞争意识，完善激励制度
引入竞争机制、激励机制，奖励优秀、淘汰落后，树立危机意识，建立合理的文书档案管理考核机制，引进先进的管理思想、管理人才，强化管理职能，充分调动广大文书档案管理人员的工作积极性，对文书档案管理与任用实行任人唯贤、监督的方法，强化文书档案管理机制，实行责任制、权利与义务对等，将个人的晋升、奖金福利与业绩、政绩结合起来，完善文书档案管理规章制度、人事晋升制度，实现管理标准化。将工作效率的提升列入文书档案评定奖励的范围，将时间管理的理念落实到日常的文书档案管理行为习惯上，从根本上提高单位人员的时间意识、效率意识，培育积极向上、勇于实干的文书档案管理工作作风与氛围，建成一支高效负责的文书档案管理队伍。
3 结语
篇13
中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2013）27-0176-02
文书档案，即作为原始记录保存起来以备查考的公文。它具有三个特征：一是它的形成者是党和国家的各级机关及社会团体、企事业单位，也包括以个人名义出现而代表一定组织的负责人；二是它产生于公务活动，是公务活动实践的结晶，具有参考性、凭证性、信息存储性；三是它是由文件转化而来，这种转化是有条件的，必须是办理完毕的文件，对日后工作有一定的参考价值，按一定规律集中存放而形成文件的组合。
文书档案管理是企业管理这条生命线中的重要组成部分。电力企业中的文书档案一般归属于企业党政“两办”（党委办公室、行政办公室，或称综合办公室）管理。本文围绕电力企业文书档案管理必须坚持的原则进行了阐述。
一、坚持文书档案管理的保密化原则
文书档案如同科技档案、人事档案、财务档案，其中的一部分具有秘密的属性。根据国家有关规定，文书的秘密程度可分为：绝密文件——是指内容涉及国家核心机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文；机密文件——是指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文；秘密文件——是指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文；内部文件——是指内容虽不涉及秘密，但不宜公开或不必对社会公开，只限在国内某系统、某单位内部使用的公文。
电力企业文书档案的秘密级别也可依据以上规定划分，但绝密文件、机密文件极少，只是秘密文件或大量的内部文件。电力企业把自身的安全稳定当做生存发展的前提，所以电力企业文书档案管理必须从维护企业的根本利益出发，从维护职工队伍的稳定局面出发，坚持保密化原则。由于现代科技的发展，现代通信、办公自动化设备的普及，使泄密渠道增多，高新技术被广泛运用于窃密活动，保密及防范工作无论从形式到内容都面临着许多挑战。为此，文书档案不能停留在“看好文件管好嘴”上，必须以现代意识和创新姿态，把更多的精力用在防范工作上，也就是追踪科技发展的步伐，不断更新保密手段，增强技术防范能力和检查能力。
坚持文书档案管理保密化原则，要采取被实践证明行之有效的保密管理措施，将保密责任制落实到人。机要秘书和文书档案管理人员是最主要的人员，党政“两办”或综合办公室作为保密工作的主要负责部门，这些人员和部门要进一步增强责任意识、大局意识，以促进企业发展为己任，力争做到保密工作不出现任何纰漏。
但是在坚持文书档案管理保密化原则的同时，也要正确处理好保密工作与企业中心工作的关系。文书档案的保管只是手段，而使用才是目的。所以文书档案管理保密化绝不等同于封闭化。在严格划分保密等级，做好保密工作的同时，要尽量公开文书档案的范围，该放开的一定放开，坚决破除文书档案管理的神秘化色彩。
二、坚持文书档案管理的标准化原则
文书档案固然是文书，但是并不是所有的文书都是文书档案，只能说文书是文书档案的基础和来源。文书档案管理是档案管理的分支，必须采用一整套的科学管理方法。文书档案管理要坚持标准化原则，或者说文书档案工作要实行标准化的管理方式。电力企业尽管有其独特性，但是在文书档案管理上却不能独出心裁，另搞一套。既要遵循《中华人民共和国档案法》，又要遵循上级主管部门指定的各种文书档案管理制度，或大或小，都要不折不扣地严格执行。即在文书档案管理的实际工作中，对文书档案的管理原则、方法、质量、概念、设施等，都要实施统一的标准，以求得协调统一的最佳的程序与效益。
文书档案标准化的内容很多，可以说包罗万象，其中主要内容包括：专业名词术语标准、代号代码标准、著录标准、标引语言标准、库房建设标准、制成材料标准以及文书档案的收集、整理、鉴定、统计等标准。如：文书来源的标准名称，可分为对外文件（简称发文，是指本单位向外单位包括上级部门发出的文件）、收来文件（简称收文，是指外单位包括上级部门送至的文件）、内部文件（是指限于本单位内部制定、运行和使用的文件）。按文书的行文关系和行文方向的标准名称，可分为上行文（是指下级单位向隶属的上级单位报送的行文）、平行文（是指同级或者不相隶属的单位之间的行文）、下行文（是指上级领导单位对所属的下级单位的行文）。再如：文书归档的标准是在企业工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文件材料（包括文件、图表、照片、录音、录像光盘等）必须立卷归档，归档的文书必须准确反映企业工作的真实历史面貌，归档文书必须进行立卷管理，符合立卷的原则和要求。具体而言，供电企业职代会工作报告、党委工作总结、党委及总经理办公会议纪要、企业的重要命令、决定、通报等，均符合归档要求，理所当然地列为文书档案。
文书档案管理坚持标准化原则，便于应用现代科学技术，提高管理质量和利用价值。
三、坚持文书档案管理的信息化原则
文书按物质载体大致可分为纸质文件、感光介质文件、磁介质文件、电子文件四种。其中，纸质文件是指用纸张印刷、书写的文件。感光介质文件是指以感光胶片、相纸等感光材料为物质载体的文件。如照片文件、影片文件、微缩胶片文件、显微胶片文件等。磁介质文件是指以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件。如录音文件、录像文件、计算机磁带文件和磁盘文件、磁光盘文件等。电子文件是指借助于电子计算机生成、传输和处理的文件。
在一个相当长的历史阶段，文书档案中几乎全是纸质文件，充其量有少许感光介质文件。而当今是一个信息化高度发达的时代，信息网络已经铺天盖地。由于信息网络具有信息量大、覆盖面广、传播速度快、使用方便、相对独立等优势，综合了报刊、广播、电视、图书、录音录像等媒介的所有优点，而文书档案中的四种物质载体都可以运行于信息化网络中，如其中的纸质文件经过扫描，就可以形成用之不衰的电子文件。特别是在电力企业中盛行无纸化办公，大量公文可以通过上网公布、审阅、批复等。文书档案的信息化潮流势不可挡，越来越广泛地运用于文书档案管理中。
档案信息化管理减轻了档案管理人员的负担，而且可以在网络上完成检索查询，也给使用者提供了方便。但是也应该清醒地认识到，由于纸质文件具有保存寿命长的优点，具有原始性、真实性、权威性以及法律地位不可替代性的特点，它在文书档案中的主导地位是不可动摇的。
为此，坚持文书档案信息化的出发点是要坚持管理现代化，也就是文书档案工作技术现代化，其主要标志是文书档案工作网络化，具体应用于档案的接收、编目、借阅、统计等工作。另外，可采用信息化网络，增强与现代化技术相配套的文书档案科学管理方法和组织手段。如纸质文件易磨损，当前许多电力企业将纸质文件全部拷贝后建成电子文件，不仅满足了使用者的需要，而且使纸质文件得以有效保护。
四、坚持文书档案管理的最大化利用原则
具体而言，企业文书有五个作用：一是指导作用。文书是上级单位对下级单位进行领导与指导的一种工具。上级单位通过指示、决定、通知、会议纪要等公文，对下级单位的工作进行具体的指导与领导。这些公文一经发出，下级单位必须执行。离开了公文的这一作用，各方面的管理工作很可能陷入混乱状态。即使公文办理完毕，仍有借鉴作用。二是规范作用。企业通过公文的法律、法令、法规、规章制度一经制定和生效，必须坚决执行。它们不仅是企业员工的行为准则，也是企业员工进行各项工作、开展各项活动的具体依据。三是沟通作用。上下级或平级单位是通过公文进行联系、协调的。通过公文能及时处理具体问题，获得相关信息。因此，公文在保证各单位正常而又有秩序地开展工作方面起着不容低估的作用。四是宣传、教育作用。公文在传达某一方针政策，或针对现实生活中普遍存在的问题或认识偏差，通过启发诱导，使员工明白确立什么立场，坚持什么原则，应该怎么做的同时，还要说明为什么要这样做。五是凭证和依据作用。各种公文反映了制发单位的意图，同时也是证实这一意图的最好凭证，具有法定的效力。受文单位则以此作为处理工作、解决问题的依据。
