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水利工程档案是指水利工程在前期工作、实施阶段、竣工验收等各建设阶段中形成的材料，它包括从工程项目的提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理及竣工验收、试运行等全过程中形成的具有保存价值的文字图表、声像图纸等不同形式与载体的各种历史记录，历史地、真实地反映和记录了人们在水利工程建设的智力创造和劳动的全过程，对工程建成投产后的运行、管理、养护、维修、改建、扩建等技术工作的决策、设计起着非常重要的凭证和依据作用，对搞好其它水利工程也起着借鉴与参考的作用。
2.领导重视、科学管理，确保每项工程档案资料的完整性
2.1增强工程项目人员档案意识
水利部《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号）中，明确项目法人应对档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并加强对各参建单位归档工作的监督指导。因此要确定项目工程档案工作人员，增强水利工程建设项目全员档案意识，依法管理项目档案，加大档案人材的培养力度，提高工程建设项目档案工作人员的素质。
2.2制定制度，确保档案有序管理
重视做好档案管理工作，只有完整、准确、系统的档案，才能满足工程建设、工程管理工作对档案利用的要求，而做好档案管理工作是提供利用的基础和保证。
2.2.1领导重视档案工作是管好用好档案工作的关键
水利工程档案属于科技档案，而科技档案管理是单位科技、生产管理的重要组成部分，领导应加以重视和关注，使其在制度上、装备上、人员配备上得到支持和保证，使档案工作能真正发挥其职能的作用。
2.2.2在进行工程建设的同时，必须注重注重工程资料和工程档案的管理工作
水利工程档案资料来源于工程建设全过程，是工程实体形成的真实记载和反映。它不仅在建设过程中的质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与竣工验收及其它日常管理工作中具有重要作用，而且在工程建设后的运行、管理工作中也是不可缺少的依据和条件。因此，我们必须注重工程资料和工程档案的管理工作。
2.2.3制定档案管理规章制度，规范档案资料的管理
应根据国家《档案法》、《保密法》、及水利部《科学技术档案管理暂行规定》、《水利工程建设项目档案管理规定》等有关法规，制定《档案员岗位责任制》、《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定销毁制度》等规章制度，对档案资料的收集、整理、归档、保管和提供利用及保密等方面作严格规定。将水利工程的档案的形成、积累、整理工作形成制度，项目法人应切实做好项目档案的收集、整理、归档和保管工作。档案人员要时时督促和指导档案的收集、整理工作。
2.2.4制定切实可行的分类方案，精心归档，确保档案的完整性
全宗是我国档案管理的基本理论。制定档案分类方案应树立全新的全宗理念，应以全宗为对象进行。项目法人在项目划分完成后，要根据单位工程、分部工程及单元工程划分的具体情况，制定出整个项目工程文件材料的归档范围、保管期限和档案分类方案。确定工程项目档案的分类方案，结合工程建设实际，按工程建设过程产生文件材料的性质、工程建设项目的专业、类别统一考虑。在确定分类方案时，要视整个项目工程为一个全宗，也就是说，工程项目的分类方案，应能包含这个工程建设项目的全部档案内容。
3.强化档案人员的业务培训、提高档案管理水平
水利工程档案具有“一次性”和不可回复性的特点。客观上对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事水利工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面。他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案，懂与水利工程相关的一些专业类别档案、懂不同类别的档案的分类整理。因此，为达到水利工程档案整理规范化的要求，应对各专职或兼职档案管理人员进行了大量培训、讲解水利工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料。使大家对档案内容提前了解，在工作中更好的发挥，注意积累资料。这种培训将档案管理工作和工程同步进行。为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有—个切实的保障。
4.通过开发利用档案信息，促进档案管理工作
做好档案资料的收集、归档工作、积累贮存档案是为了利用、而更好地开发利用档案信息，反过来也会促进档案管理工作。水利工程档案的形成是水利工作者劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案工作者提供给水利工作者利用。每当业务部门专业技术人员从利用档案中获得信息时，他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料，从而保证了工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶。
参考文献：
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前言
水利工程档案管理是水利工程建设与管理的重要组成部分，是在水利工程前期准备，工程实施，竣工验收等各个阶段过程中形成的，具有保存价值的文字，图表、声像等。不同形式的文件材料，是整个工程建设的缩影。水利工程档案是衡量水利工程质量的重要依据，水利工程档案管理工作对水利工程建成后的维护与管理将会起到积极地指导作用，同时有利于提高水利工程的设计，施工及管理水平，促进水利工程建设又好又快的发展。
一、水利工程档案管理的重要性
水利工程档案是从施工过程中直接提出相应的资料并形成了以各种形式保存的材料。水利工程档案是在水利施工的过程中形成的。它直接且真实的反映着水利工程建设的全过程，也是检测水利质量的重要依据。水利工程档案在水利工程建设和经济建设中起着非常重要的作用。主要表现在以下几个方面：①在实际应用中，在拟定计划、水行政执法、工作总结、水利工程设计等方面档案可以作为考察凭证；②档案在防讯抢险时起着很重要的作用，它可以对过去的水情、水利工程的情况有清楚的了解，使得决策者作出更好的决策；③可以借助档案进行水利方面的学术研究，通过前人的真实的记载资料，得出更好的研究成果；④水利工程会随着实际的需要而变化，因此在对水利工程进行维护和扩建时，档案可以作为合理设计和施工的依据，既节省的时间。有节约了开支，总之有利于创造更多的经济价值；第五。档案也可以作为工程质量鉴定、事故原因的查明、事故责任的追究的有效依据。
在水利工程建设中，水利工程档案管理是重要的工作环节之一，也是保持工程质量长期稳定的重要环节之一，同时也是经济建设发展的重要催化剂。为了满足水利工程项目建设管理工作的需要以及国家和水利部的共同要求，必须对水利工程档案管理工作进行建设和强化。国家水利部在档案管理方面有明确的规定，只有在档案管理合格的情况下，才能进行竣工验收，否则，不可进行竣工验收。水利工程档案只有在管理的情况下才能发挥其应有的作用，如果没有建立相应的水利工程档案管理工作，那么就无人管理水利工程档案，对水利工程建设和维护以及工程档案的日常工作的发展起着阻碍作用，同时对水利工程的验收工作也产生了很大的影响。因此，建立水利工程档案管理工作是非常重要的。它为后人提供有效的、真实可靠的资料，促进水利工程顺利的发展。
二﹑水利工程档案管理存在的问题
我国重点建设项目的档案工作起步于20世纪50年代，在20世纪80年代得到发展。国家档案局1992年颁发了《建设项目(工程)档案验收办法》，1997年又与国家计委联合了《国家重点建设项目档案管理登记办法》。这些规定和办法为重点项目档案工作的健康发展提供了保证。近年来，随着水利工程质量管理工作的不断规范、管理模式和管理手段的不断更新，工程档案管理工作质量也有了很大的提高。但足，一些水利工程档案仍然存在着整理速度慢，内容不齐全，编写不规范，质量不高等问题。
（一）档案管理工作的前期投入和管理不足
一般情况下，在工程项目建设的后期，工作人员才开始着手进行档案资料的收集、整理工作。致使档案资料复印件多、原件少，特种载体档案严重缺失。
（二）缺乏高素质的档案管理专业人才
工程项目资料管理人员大多是临时抽调、没有经过专业培训的人员，且身兼数职，致使档案管理水平普遍较差，在项目档案管理工作上远没有达到标准化、制度化、规范化管理。还有许多施工企业档案管理体制不健全，档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制。
（三）档案管理体制和制度不健全
随着我国市场经济体制的建立，在工程建设领域，工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度正在逐步完善。为适应政府管理职能转变和行政审批制度改革的要求，工程建设项目档案的内容、形式，以及各种档案载体都发生了相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规却未能及时地调整和修改。
三﹑加强水利工程档案管理的对策和建议
2006年，水利部出台的《关于印发水利工程建设项目档案管理规定的通知》要求：①加强对工程档案管理工作的领导；②认真落实岗位责任制；③加强检查指导与监督；④提高工程档案现代化管理水平；⑤认真做好水利丁程建设项目档案登记工作。这些都为我国的水利工程档案管理工作提出了明确的要求。根据这些要求，针对目前存在的问题，建议采取以下对策。
（一）健全制度、强化管理。落实岗位责任制
加强对档案工作的集中统一管理是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。为此，应采取以下措施。
①成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作。由主管档案工作的领导全面负责，对档案室配备专职档案人员，在各业务部门，指定专人担任兼职或专职档案员。
②把学习、宣传有关档案法规与增强工程技术人员的法制观念结合起来，把宣传正反面典型与提高档案人员的自觉性结合起来，形成人人理解和支持档案工作的良好风尚。
③企业应建立完善工程档案管理制度，强化工程管理部门及施工单位、质检及监督、审计等部门的实施力度，并制订相应的措施，使档案部门可以进行有效的监督和制约。同时，建立内部管理激励机制，把档案管理工作目标分解、细化，层层加以落实，真正地把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到工程建设结束，档案资料管理通过验收的全过程。
④对项目档案的验收做到规范、严格把关。这是保证项目档案质量的重要环节。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作。
⑤设计出可使用的档案管理信息管理软件，将输入的数字档案信息进行分类排列和编目，实现档案数字化、信息组织与管理的有序化。
⑥建立健全档案管理的各种规章制度，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明。
⑦建立科学的归档制度，归档时应对文件进行全面、认真的检查，在内容方面，检查归档的文件是否齐全完整。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门，都应从组织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。
（二）提高档案管理人员的业务素质和工作能力
针对工程档案管理人员业务水平不高的实际情况，必须加大档案人才的培养力度，努力提高重点建设项目档案工作人员的素质。①工程档案管理人员应定期参加专业理论学习，并取得相应的管理资质，做到“持证上岗”。②培养档案管理人员的全员档案意识，认真抓好档案的收集、保管、利用3个关键环节。
长期以来，由于我们对于各级各类档案的管理工作缺乏科学的管理意识，未能将档案工作渗透到各个环节之中，导致业务部门和档案管理部门各自为政、档案资料积累残缺不全，给档案资料的整理归档带来了困难。为了使水利工程的档案管理更加规范化、标准化，必须提高认识，转变观念，制订一系列措施，对水利工程档案进行科学管理，并根据水利工程复杂性的特点，拓宽档案收集渠道。从实际情况看，水利工程建设是比较复杂的，从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及的部门和人员多、经历的时间长，稍有疏忽，就可能遗漏。而小型水利工程大多施工要求急、建设周期短，形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视。加上施工人员组成复杂，往往是工程任务一完成，临时机构就解散，档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集的齐全、完整，应当要求档案管理人员首先了解水利工程建设工作的具体操作程序、工作流程及分阶段的工作安排，掌握每一阶段工作中需要形成哪些档案资料，对每种资料的内容、数量做到心中有数。在此基础上，可采取以下收集方法：①追踪收集。即档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息，并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全，质量也比较高，但花费的人力、物力较大，适用于工程周期短、形成档案材料快的工程。②分阶段收集。即档案人员始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失。该方法适用于建设周期长的工程。③强制性收集。即采用收取档案资料押金的做法。当一项水利工程报建后，施工单位先交一定金额的资料押金，将完整的档案资料移交给档案部门后，才可退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂的施工单位具有一定的约束力，适用于对某些人员分散、临时机构较多的施工单位。
（三）通过开发利用档案信息，促进档案管理工作
水利工程档案的形成是水利工作者劳动和智慧的结晶，做好档案资料的收集、归档工作是为了更好地利用和开发利用档案信息。
（四）加大投入，实现档案管理手段现代化
档案管理手段的现代化是实现档案管理现代化的基本标志，它包括以下几方面：保管条件的现代化，载体材料的现代化，翻拍、复印、装订手段的现代化，档案工作手段现代化，咨询业务智能化等。实现档案资料的数据化管理和网络化报送、传递，可满足水利工程建设者多方位、多区域利用档案资料的需求，为水利工程建设和管理者提供方便、快捷、高效的档案服务。
（五）加强对建设管理体制改革的研究
应定期对国家制定的适应建设管理体制改革的档案管理制度和法规进行学习、研究，及时制订一批既符合工程档案自身发展规律、又适应社会主义市场经济要求，既符合我国国情、又吸收国外先进管理经验的档案法规、规章。鉴于计算机技术给档案工作带来的深刻影响，应大力加强对重点水务工程档案工作信息化、网络化建设的研究。
（六）资料分类科学化、档案工作标准化
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关键词 水利工程；档案管理；核心内容；管理措施
WATER records management requirements and measures basic analysis
Gao Li-hui
(MWR IOC Zhangweinan Bureau from Pro WestLinxiHebei054900)
【Abstract】From the basic requirements of water conservancy archives management, the core content and management measures three aspects of the specific analysis and elaboration.
【Key words】WATER;File management;The core;Management measures
1. 水利工程档案资料管理的基本要求
水利工程档案是水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。它是国家档案的重要组成部分，依照档案法规要求，做好水利工程档案工作，是工程参建各方共同的职责和任务，是维护国家利益，保护自已合法权益，提高管理水平和应急能力的需要。水利工程档案是工程建设审计工作的依据、是工程验收的依据、是质量评定的依据、是工程建设质量查、改的依据和凭证。
1.1档案管理的依据和竣工验收
水利档案管理的依据有：《水利工程建设项目档案管理规定》（水办［2005］480号）；《水利工程建设项目档案验收管理办法》》（水办〔2008〕336号）；《水利工程建设项目验收管理规定》（水利部30号令）；《水利水电建设工程验收规程》（SL223- 2008）；《水利基本建设项目竣工决算审计暂行办法》（水监［2003］370号）；《建设工程质量管理条例》（2000年1月30日，国务院令第279号）。竣工验收主要是资料的验收：法人验收，政府验收，工程档案资料的验收﹙要求作专项验收﹚。工程档案要求真实、完整、准确、系统。真实是要求没有虚假的资料；完整是要求工程档案资料不能缺项，即所有应归档材料的类项必须齐全；准确是指档案资料所反映的内容要准确，其中包括文字、数字、图形都要准确，特别是竣工图要能准确反映工程建设的实际状况；系统是指所有应归档的文件材料，应保持其相互之间的有机联系，相关的文件材料要尽量放在一起，特别要注意工程项目文件材料的成套性。图片、照片、录音、录像和电子文件的归档反映建设项目建设过程的图片、照片、录音、录像等声像材料和电子文件材料，都是工程档案的重要内容，应做好这部分材料的收集、整理工作，关键是要及时整理，要将不同种类（照片或录像）的声像或电子材料分别立卷。
1.2水利工程档案的归档范围与要求
水利工程建设项目档案的归档范围与保管期限、按照《水利基本建设项目（工程）文件材料归档范围和保管期限表》（附件一）执行，工程档案保管期限定为永久、长期、短期三种，永久为50年以上，长期为15～50年、短期为15年以下，长期保存的档案实际保管期限不得超于工程项目的实际寿命。水利工程建设项目档案必须完整、准确、系统，应归文件材料应字迹清楚、图面整洁、签字手续完备，所有归档材料不得使用圆珠笔、铅笔和红墨水等易退色材料书写，档案整理应有科学的分类方案，案卷质量符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）。
1.3档案资料验收与移交
水利工程建设项目档案验收，是工程竣工验收的重要组成部分，各级水行政管理部门在组织水利工程验收时，须通知相应的档案管理部门作为验收委员会成员负责工程档案的验收工作，工程竣工验收前，项目法人应组织参建单位对所承担的工程档案资料收集、整理、归档进行认真检查，确认已达到规范要求后，写出自检报告，在申请工程验收时，一并报上。实行总承包的，应由总承包单位负责向建设与管理单位移交；实行分包的，应由各承包单位向建设单位移交，或由建设单位委托一个承包单位汇总后，再向建设与管理单位移交；实行监理制度的，应由监理部门负责审查合格后，再由各有关单位向建设与管理单位移交；审查与移交均应履行签字手续。移交与接收工程档案资料的时间，应视工程建设的实际情况而定。一般情况，单位工程完工后，就应完成有关工程档案的收集、整理工作，随后即可进行档案资料移交与接收工作。
2. 水利工程档案管理的核心内容和管理措施
建设工程资料是工程建设从项目的提出、筹备、勘测、设计、施工到竣工投产等过程中形成的文件材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等各种形式的信息总和，简称为工程资料。主要包括工程准备阶段资料、施工资料、监理资料和竣工验收资料等。建设工程资料，是建设工程合法身份与合格质量的证明文件，是工程竣工交付使用的必备文件，也是对工程进行检查、验收、维修、改建和扩建的原始依据。参建各方都负有收集、整理、签署、核查工程资料的责任。为了保证工程的安全和使用功能，必须重视工程资料的真实性、可靠性。因此，我们应当规范工程资料的管理，将工程资料视为工程质量验收的重要依据，甚至是工程质量的组成部分。
2.1水利工程档案的核心内容。
（1）工程准备阶段资料：是指工程在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标、开工审批及工程概预算等工程准备阶段形成的资料，由建设单位提供。
（2）施工资料：是指施工单位在工程具体施工过程中形成的资料，应由施工单位负责形成。主要包括单位工程整体管理与验收资料、施工管理资料、施工技术资料、施工测量记录、施工物资资料、施工记录、施工试验记录、施工质量验收记录等。工程竣工后，施工单位应按规定将施工资料移交给建设单位。
（3）监理资料：是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料，主要包括监理管理资料、监理工作记录、竣工验收资料和其它资料等。监理资料由监理单位负责完成，工程竣工后，监理单位应按规定将监理资料移交给建设单位。
（4）竣工验收资料：是指在工程项目竣工验收活动中形成的资料。包括工程验收总结、竣工验收记录、财务文件和声像、缩微、电子档案等。
2.2工程资料的管理职责。
（1）工程资料的形成应符合国家相关的法律、法规、技术规范、质量验收标准、工程合同和设计文件等规定。
（2）参建单位应将工程资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和全过程。
（3）工程资料应随工程进度同步收集、整理并按规定进行移交。资料组卷与资料份数应符合规定。
（4）工程资料应实行分级管理，由建设、监理、施工单位主管（技术）负责人组织本单位工程资料的全过程管理工作。建设过程中工程资料的收集、整理和审核工作应有专人负责，并按规定取得相应的岗位资格。
（5）工程各参建单位应确保各自所形成的资料的真实、有效、完整和齐全。对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等现象，应按有关规定对相关责任人予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。
2.3水保档案管理的必要性和对策。
（1）没有统一的水土保持档案分类标准和编码体系，档案资料调阅、调集或查询困难，档案信息利用率低，或大部分既有资料未归档、建档。
（2）档案管理制度不健全、管理不规范、多头管理现象普遍存在，档案资料分布散乱。
（3）档案管理人员匮乏。
（4）未实行专业化管理，档案资料保管或存储的软、硬件条件差，档案资料破损现象严重。
（5）法制意识不强，档案管理工作未引起各地的重视，也无专项经费投入，制约了档案管理的规范化建设。
2.4规范水土保持档案管理的必要性是水土保持信息化建设、水土保持决策科学化、水土保持法制化和规范化建设以及提高水土保持行业管理能力和工作水平的需要。规范水土保持档案管理的对策应建立水土保持档案资料库，进行统一档案编码和密级标准，建立水土保持档案管理体系，提高档案法律意识，建立并完善水土保持档案管理制度，培养并造就一支高素质的水土保持档案管理队伍。挖掘档案资料潜力，为水土保持及社会公众提供服务。
3. 总结
水利工程资料管理必须纳入项目管理的程序中，资料员应参与生产过程，及时掌握施工管理信息，便于对资料的管理监控。工程资料的收集必须与实际施工进度同步。对所提供的资料不符合规定要求的不予结算工程款。按质量验收记录、工程质量控制资料核查记录、施工技术管理资料、工程安全功能检验资料核查和主要功能检查资料等划分，同类资料按产生时间的先后排列。根据实际条件，配备必要的存放资料的箱柜存放资料，并注意做到防火、防蛀、防霉。规定移交、归档。按时移交给公司、建设单位和城建档案部门。
参考文献
［1］梁静.水利工程档案管理与发展J.湖南水利水电，2008，（4）：78～79.
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、科学化、超标准化管理轨道，确保了质量监督站各项工作的顺利达标。我站监督档案的的整理工作经历了由过去的手工记录到现在的计算机录入的发展过程，为新疆水利水电建设、管理做出了应有的贡献。领导重视、健全机构，档案管理水平稳步提高。水利工程质量监督档案管理是整个工程质量监督工作的重要组成部分。在水利工程监督工作实践中我们深深体会到，做好监督业务资料的收集，强化对监督档案的管理，不仅能保证质量监督工作按照正常程序进行，使每一个监督环节都能有较全面、详细的记载，起到检查质监人员工作业绩、预控质量、防止事故发生的作用，而且通过检查监督档案内容是否齐全、用语是否准确等，还可全面了解质量监督人员抽查工程质量的频次，工作的广度、深度，尤其是掌握国家有关法律法规以及强制性标准处理问题的能力。同时，对工程中出现的问题可以及时反馈，以便分析查找问题症结，为保证工程质量安全提供监督依据。另外，监督档案的内容既能反映科室和质量监督人员在监督活动中产生文字记录、图片以及签字认可的过程，也能够客观地反映出监督工作的内容、方法、效果。因此，做好监督档案管理工作具有十分重要的意义。监督资料是工作监督过程的真实记录，也是监督人员工作质量的综合反映。为了适应质量监督事业发展的需要，确保档案管理工作不断迈上新台阶，我站配备了档案管理人员，直接负责档案的管理工作。
2档案监督管理
2.1三原则
根据《建设工程质量管理条例》、《水利工程质量管理规定》及《水利工程建设项目档案管理规定》，我站结合本站工作，提出了“三原则”（即质量监督内容规范与监督行为规范化的一般性原则，监督机构遵守法律法规要求的原则，政府监督原则），把档案管理与质量监督工作紧紧融为一体，作为闭合管理的一部分来要求，档案管理与实际工作之间形成既有紧密联系又有相互监督的工作关系，从而使业务资料的检查实现了专业化、经常化、具体化，有效地堵塞了管理工作中的漏洞。为了确保监督档案的质量，促进监督管理水平的提高，我站根据项目的实际情况和项目管理特点，制定了质量监督机构质量监督档案管理要求、项目质量监督组负责整理归档的文件资料主要内容等，以此指导档案的各项管理工作，使档案管理制度化贯穿整个档案管理过程，包括质量监督项目组的建立、质量监督计划、资质及资格复查、质量体系检查、工程项目划分、质量监督检查、质量问题、施工质量评定、工程验收、质量监督报告等。工程验收与档案验收同步进行，除此之外，还应针对各阶段、各环节的档案整理工作对照制度检查执行、落实情况，对重点档案进行必要的核查，使水利工程建设项目的档案管理工作规范化、科学化。
2.2质量监督档案
工程质量监督档案是在水利工程的建设过程中产生的，由于水利工程具有周期长、时间跨度大等特点，且其地质、水文等条件具有的不确定性，大量的工程建设信息随着水利工程的施工不断变化。因此，水利工程质量监督档案的及时性、真实性显得尤为重要。为了及时全面收集工程信息，需要严格执行相关程序及措施，主要有以下几方面：一是在办理质量监督手续时，明确质量监督档案管理责任，将工程质量监督档案管理纳入项目管理进度计划之中，将工程质量监督档案的整理工作，包括资料的产生、建档、保存等要求写入工程质量监督计划中;二是在施工阶段对监督资料形成过程进行定期检查，按照施工进度对相应的施工数据、需要形成监督档案的技术资料及时进行专项检查，保障档案形成的及时性、合理性;三是在竣工及投入使用阶段，采取相应措施对工程档案进行核查，落实好水利工程质量监督档案管理归纳工作，将资料按不同保存要求进行归类、整理，保障各类信息的完整性和真实性。由主管领导负责对监督人员所报的档案资料进行量化考核，并将考核结果进行汇总，作为监督人员年底评先评优的条件之一。这样将监督档案资料管理融入奖惩机制，将会引起质量监督人员的高度重视，明显提高质量监督档案资料的质量。
2.3档案管理范畴新内容
为了改变工作作风，提高办事效率，根据监督管理工作需要，我们将把有关责任单位报审的工程情况，各参建单位的资质及人员资格证件、合同文件等资料的审核工作纳入档案管理范畴，这些资料往往一个工程有几个标段，甚至十几个标段，资料繁多。为此，档案员的工作中增加了接收、初审、转发、退还建设、施工单位报送的建设工程资料，并办理有关登记签字手续；监督员自接到送审资料之日起3日内，必须将审核后的资料返还档案室，否则视为积压资料。这样档案工作将会有以下成效：一是提高办事效率，理顺工程报审资料的相互交接程序，避免因资料积压而影响办事时效；二是方便建设、施工单位，避免报送资料时因监督人员在进行外业工作而导致资料无人接收的现象发生；三是统一对报送资料进行初审，发现重要资料缺项及时一次性告知有关单位，同时为办事人员解答相关业务咨询，减少监督人员的工作量，优化质量监督服务；四是对质量监督档案的完整性、时效性、准确性起到了一定的控制和监督作用。
2.4网上办公自动化
为了提高工作效率，按照办公自动化的要求，我站实现了在站局域网上的信息传输，编制水利工程的竣工工程档案目录和工程传递单，质量监督人员之间通过网络进行传递，不仅提高了工作效率，而且减少了手工操作易出现的纰漏，从而保证了工作质量，同时也便于站领导和质量监督人员在计算机上随时查找有关资料，掌握质量监督动态。目前，我们正在积极筹备，以进一步推动档案管理向电子化管理方向发展。
2.5提高管理人员的管理技能
掌握先进的信息技术和管理方法，不断提高档案管理质量和管理效率，是每位管理人员必须具备的管理技能。档案管理部门应当针对不同的档案管理系统定期对管理人员进行技术培训。培训内容应涵盖工程管理的基本理论、计算机信息系统的操作技巧、档案管理系统的升级维护等相关知识，扩宽管理人员的知识面并完善知识结构，不断提高其技术能力。
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Key words: water conservancy project; file management; problem; solution; comprehensive utilization
中图分类号：TV文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）
水利是国民经济的基础产业，是工农业生产的命脉。水利工程档案是人类改造、利用自然资源、抗御自然灾害的成果,是国家和人民的宝贵财富, 是水利工作者辛勤劳动的智慧结晶。水利工程档案是在水利工程建设活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料，是对工程进行检查、维护、管理、使用的依据和凭证，是全面反映工程建设情况的真实记录，是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，对工程质量起着监督和验证作用，其质量对工程质量和工程使用有着直接和深远的影响。水利工程档案产生于整个基本建设的全过程，包括从工程项目建议、立项、可研、设计、招（投）标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）、后评价等全过程。对工程建成投产后的管理、运行、维护、改扩建等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用,对其他工程也起着借鉴与参考的作用。
近年来，随着水利工程质量管理和实施工作的不断规范，管理模式和管理手段的不断更新，工程档案管理工作质量也有了很大的提高。但是，一些水利工程档案仍存在着与工程建设不同步、内容不全、不规范、质量不高等问题。《水利基本建设项目工程档案资料管理规定》明确规定“进行单位工程和分部工程等级评定和工程验收包括单位工程阶段和竣工验收时，要同时验收归档文件资料的完整程度和整理质量，并在验收后，及时整理归档”。科学地进行档案管理，大力开发水利工程档案信息资源，多层次、多方位、多形式向水利部门和社会提供便利，是实现水利工程档案自身价值和档案工作的根本目的。
1 水利工程档案管理存在的问题
1.1 前期工作准备不足
水利工程建设工期紧、任务重，受季节性影响较大，负责工程项目的领导及工程管理人员，档案意识淡薄，认识不到位。平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作。导致档案管理工作的前期投入和管理不足，往往在工程项目建设的后期，才突击整理资料，开始着手进行档案资料的收集、归档工作，从而造成档案资料的复印件较多，原件很少，特种载体档案严重缺失，不能客观反映工程实施情况。
1.2 档案管理人员经验不足，缺乏高素质的档案管理专业人才
水利工程是系统工程，这一因素决定了建设工程档案的复杂性、科学性和系统性，它必须具备真实性、完整性和原始性这三个条件。在工程项目建设中，资料管理人员大都是临时抽调，没有经过专业培训且大多数身兼数职，精力有限，对档案管理相关法律法规和制度不熟悉，造成归档不齐全、案卷质量差、不规范等很多问题，严重影响着归档质量。
档案人员缺乏整理、管理资料的实践经验，致使资料整理、收集不够全面，只是被动地从工程项目资料人员接收移交过来，往往是有多少接多少，存在着内容缺项、漏项、签章手续不齐、隐蔽工程验收记录不准、整理不规范等现象。没有把工程项目建设与工程技术资料的归档有机的结合起来，直接影响了档案的齐全完整。
1.3 档案管理体制和制度不健全
目前，大多数中小型水利工程建设项目没有制订具有针对性的档案管理规章制度，档案行政管理部门对工程档案管理法规宣传、贯彻不够，对工程档案管理的业务指导缺乏应有力度，对工程档案专项执法检查工作也没有抓起来。档案资料流向制度不健全，使得工程建设中技术、施工人员调动、变更，出现人走档案走、人走档案没人管的现象。
1.4 工程建设项目档案管理工作缺乏系统研究
近年来，随着我国市场经济体制的完善，在工程建设领域，项目法人负责制、招标投标制、建设监理制、质量终身制等制度正在逐步规范。为适应政府管理职能的转变、行政审批制度的改革，工程建设项目档案的内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生了相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规却未能及时地作出相应的调整与修改，工程建设项目档案工作还没有纳入到新的管理机制中去。
2加强水利工程档案管理的对策
2.1 健全制度，强化管理，落实岗位责任制
篇6
水利工程施工建设档案是保证水利工程质量安全和可维护性的重要参考资料，所以水利工程施工建设档案管理工作一直以来都是承建单位在施工建设中的重要内容。某工程渠道长68.46km，设计引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，该渠道1标段长5.848km（桩号4+085～9+909）。渠道纵穿多条支流、公路和居民区，施工复杂度高，地质条件复杂。在建设过程中参与单位众多，包含了勘察设计单位、承建单位、材料供应商、设备供应商、监理单位等，工程资料类型众多、结构复杂，所以对于资料的收集、整理、分类、归档等一系列的档案管理工作对于工程的开展与后期的维护具有非常重要的意义。
1 档案管理工作的内容
1.1 档案管理组织
档案管理要有独立的办公室和专业的档案管理人员，档案管理办公室要符合档案管理要求，包括档案保管要求，防水、防火、防潮等，还包括档案应用要求，配置打印机、复印机、扫描仪、计算机等。档案管理人员要具备档案专业管理技术资格，熟悉水利工程施工建设全过程业务的开展顺序与流程，通常配置两名以上工作人员，可做到相互帮助与监督。
档案管理制度是档案规范化管理的有效保证，包括档案接收制度、档案保管制度、档案利用制度、档案安全制度和档案统计制度等。档案的分类与归档要具体到项目的个体单位，设立档案保管期、责任人和工作节点目标。档案管理经费由各项目的工作单位提供，将其纳入单位工程年度经费预算中。
建立档案管理保障措施，明确档案管理工作流程：（1）明确工程档案的质量、份数、移交审批制度；（2）档案管理的收集与整理工作要与水利工程施工进度和施工质量控制同步；（3）单元工程质量验收时，验收资料归档要具备完整性；（4）已验收的部分工程档案，在十日内必须完成归档、整编；（5）建立自查制度，将其纳入部门考核。
1.2 档案管理整理、分类与归档
档案的管理、分类与归档要保证文件资料的完整性、准确性、系统性。在水利工程施工建设开始前，就要收集工程开工建设的有关资料，其中包括施工技术资料、材料与设备资料、质量评定与验收资料等。施工建设过程中，要及时对文件的施工图、施工合同、施工规范标准等进行收集，保证文件材料与施工进度同步。档案的保存形式多种多样，对于纸质文件要保证材料的字迹清晰、图表整洁，签字审核手续完备。电子资料要进行备份，可采用刻盘等方式进行保管。标注的案卷名称要简洁准确，目录编制规范，便于快速定位档案位置。档案的分类要根据水利工程施工建设的内容进行科学的划分，如综合类档案、合同类档案、进度控制资料档案、质量控制党刊、施工管理档案、生产控制档案等。
要求工程建设的参与单位各职能部门要按时、按要求归档，移交各完成的工程档案或者是根据施工需要调取档案时要建立严格的审批制度，按照用户需求移交有关工程档案。使用完毕后，要及时归还。工程档案的收集与整理要根据工程节点设置考核办法，保证完成各节点的档案整编目标。
1.3 档案后期管理
档案从工程部门接收后到档案室要进行档案的保存与统计，保存时要在档案柜架上清晰的标出档案的内容，根据档案归属分类保存。档案柜及档案柜上的资料要整齐摆放，统一间距，档案数量要与目录数量相吻合，定期进行档案检查，落实三防工作，保证档案的保管安全性。
档案利用时要根据目录进行档案定位，在信息化档案管理过程中，可通过软件系统通过关键词定位，找到档案所在位置。档案的编研工作是对水利工程施工建设过程中的重要事记、科研成果、基础资料等进行汇编，使档案更加规范，做到能够合理开发和利用。
目前的档案管理中，使用档案管理软件辅助管理已经成为了一种重要的档案管理手段，将档案的案卷目录、文件级目录、档案简介等建立数据库，归档的电子文件直接存储在服务器中，建立双活数据中心，保证电子文件的安全性和7*24小时可利用性。
2 档案管理评价
2.1 评价方法
档案管理评价是以《水利工程建设项目档案验收管理办法》和《水利工程项目档案管理规定》等文件为依据，根据水利工程施工建设项目的具体情况建立档案管理评价指标体系，拟定评价阈值、指标等参数，并采用层次分析的方法M行综合评价。层次分析结构可划分为三个层次结构，包括目标层、准则层和指标层。其中目标层A作为档案管理的综合评价，准确层B1为档案管理组织机构，B2为档案整理、划分与归档，B3为档案接收后的管理。指标层是以实际情况确定管理指标，Cij（i，j=1，2，…，n），指标内容包括：档案管理组织机构下分的管理机构人员、档案管理设施、档案管理制度、档案管理经费、档案管理保障措施；档案整理、划分与归档下分的文件资料完整性、文件资料的准确性、文件材料的系统性、归档与移交、节点目标完成情况；档案接收后的管理下分的档案保管与统计、档案利用、档案信息化和档案管理标准化等。
2.2 指标系数
指标系数依据档案管理工作检查过程中的实际情况，以及管理规范文件的评分标准，采用了等间距分级法确定系数标准。评价指标与分值如表1所示：
档案管理的评价方法与指标系数对某工程渠道的档案管理工作进行权重分析，得到档案管理综合评价指数G=0.92，评价为优良；准则层中档案管理组织结构G1=0.89，评价为合格；档案整理与归档G2=0.93，评价为优良；档案归档接收后的管理G3=0.92，评价为优良。
3 结语
水利工程施工建设档案是水利工作中不可或缺的重要资料，它不仅能够辅助工程建设顺利完成，而且是竣工后的维护与保养的重要参考依据。所以作为水利施工企业在进行水利工程建设时，必须要完善档案管理工作内容，提高档案管理水平，保证所建设的水利工程有档可查、有据可依。
参考文献
篇7
引言
近年来，随着我国社会主义市场经济的持续发展，水利工程质量管理和实施工作的不断规范，管理模式和管理手段的不断更新，档案管理工作也应逐步走向科学化和规范化，工程档案管理工作质量也有了很大的提高。但部分水利工程档案仍存一些问题需要我们改进。
一、水利工程档案管理的重要性
水利工程科技档案是项目建设过程中形成的文字、图表、声像等信息材料，是生产、科研及其建设过程中形成的原始记录，它客观的记述和反映了整个历史过程和真实原貌。因而科技档案的有效管理必然是工程建设过程中的重点，也是难点。水利工程的建设主要经过前期规划、设计、招(投)标、施工、竣工验收等一系列复杂的阶段，内容繁多，周期较长。因此，需做好科技文件材料的日常收集、分类储存及规范化管理的工作。科技档案的形成自工程立项开始，与工程建设进度同步，并贯穿其各个阶段。科技档案的有效管理，有利于资料备查、后期审核，是提高项目质量、提高工作效率的有力保障，也可为以后的工程项目提供可靠的参考。另一方面，档案管理对于企业发展也起到了重要的作用。每一个工程项目的档案资料，是企业文化的积淀。也为积累工程经验、吸取教训、不断提高企业工作质量和工作效率提供了参考。因此，做好水利工程科技档案的有效管理工作十分重要。
二、水利工程档案管理中存在的问题
1、档案管理体制和制度不健全
随着我国市场经济体制的建立，在工程建设领域，工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度正在逐步完善。为适应政府管理职能转变和行政审批制度改革的要求，工程建设项目档案的内容、形式，以及各种档案载体都发生了相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规却未能及时地调整和修改。目前，水利企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理制度不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。
2、缺乏高素质的档案管理专业人才
工程项目资料管理人员大多是临时抽调、没有经过专业培训的人员，且身兼数职，致使档案管理水平普遍较差，在项目档案管理工作上远没有达到标准化、制度化、规范化管理。还有许多施工企业档案管理体制不健全，档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制。
3、档案管理工作的前期投入和管理不足
档案管理工作的前期投入精力不足，往往在工程项目建设的后期，才开始着手进行档案资料的收集、整理工作，从而造成档案资料的复印件较多，原件很少，特种载体档案严重缺失。这是因为：第一，负责工程项目的领导及工程管理人员，档案意识淡薄，认识不到位。有的仅在口头上说一下，并不落实在具体工作中，平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作。第二，施工单位不注意施工过程中文件、资料的收集、整理、归档工作不是按照施工过程中每一个环节来产生资料，往往是工程施工快结束了，才突击搞竣工资料。
4、档案检索效率不高
档案检索方式有手工检索和计算机检索。目前在水利行业，传统的手工检索占有很大比重。虽然部分档案管理部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具，但也出现了求“多”不求“精”的现象，既造成了资源利用不充分，也导致档案检索效率不高。
5、对水利科技档案的保密性缺乏足够的重视
一般而言，水利工程科技档案均属于秘密文件，查询或利用均需通过相关手续。但从本人的工作实践看来，大部分水利单位在科技档案保密性方面缺乏足够的重视，制度不健全，责任落实不到位，在当今信息飞速发展的时代，水利科技信息安全面临严峻的挑战。
三、加强水利工程档案管理的对策
1、提高工程档案的归档意识，建立完善的档案管理制度
档案行政管理部门和工程建设管理部门要采取多种形式加大宣传力度，组织参建单位领导、职工认真学习《档案法》、《水利工程建设项目档案管理规定》等相关的法律、法规，提高大家对水利工程档案工作的认识。把档案工作纳入水利工程建设的总体格局之中，明确具体责任，实行统一领导，专人负责。在工程建设初期就制定本工程档案的收集、整理、保管等一系列制度，并严格执行；在建设过程中建立健全涉及建设、设计、施工、监理等部门的档案网络管理机制，做到档案工作各个环节都有章可循、有法可依。
2、构建科学适用的档案管理体制
做好档案工作要把档案工作纳入水利工程总体格局之中，实行统一领导，专人负责，部门分级配合、协调的原则。建设单位在工程建设初期根据档案管理的有关法规、规定和技术要求，制定本工程的档案管理办法、实施细则，对档案机构及其职责，材料归档要求、档案的案卷质量、档案的利用与管理等做出具体规定，使整个档案工作从工程建设一开始就纳入正常管理轨道，真正做到档案工作的各个环节有章可循，有法可依。在工程准备与建设阶段，档案业务指导人员应及时了解工程建设项目的计划、规模、性质、进度等，并且经常与工程资料员保持联系，使得档案的跟踪收集工作从工程立项开始就与工程同步进行。提高水利工程档案报送的质量，以及成套性和完整性。在工程建设后阶段，加强对档案的预验收工作，以确保资料齐全、完整和准确。
3、提高水利工程档案管理人员的综合素质
水利档案管理者不但要学习档案业务知识，也要学习水利工程管理的专业知识。建设单位应定期组织相关人员参加档案业务培训班，帮助他们熟悉档案理论知识和具体操作方法，使他们懂业务、懂相关规章制度。工作中提倡爱岗敬业，增强服务意识和能力。同时要学习现代化管理知识，不断提高自身的专业技术能力，切实担负起水利工程档案管理的职责。
4、明确水利工程技术资料的归档范围
《水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表》是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定，划定一定的范围，可以规范各级管理人员收集、分类、整理、立卷、编目、鉴定等归档行为。以大中型水库除险加固工程为例，大体包括以下范围：工程建设前期文件材料：项目立项、勘测设计、可研报告、初设报批及审批文件等。工程建设管理文件：开工报告、建设征地及其申批文件；重要合同、会议纪要等。施工文件材料：组织设计；设计变更文件；各种监测、隐蔽工程记录；施工总结等。监理文件材料。设备开箱检验记录、图纸等。工程概算、预决算、审计等文件；工程竣工验收文件：各类工程竣工总结及报告；全部竣工图。有关工程的照片、录音带、录像带、光盘等声像资料。工程所获得的荣誉资料。其它需要收集、整理的资料。
5、推进水利工程档案管理现代化
随着水利事业及科学技术的发展，水利工程各阶段同时也产生了大量电子文件，在工程建档时，纸质档案与同版电子文件同时收集整理，使其互为补充，相互印证。根据新的档案管理标准，以简化整理、深化检索为宗旨，实现科学化，规范化的管理。利用计算机和网络技术，加大信息资源的存储及加工量，实现档案资源的数据化管理和网络化传递，满足工程建设多方面整理利用档案的需求，不断提高水利工程档案管理水平。
结束语
总之，为了保证水利工程建设竣工的质量，必须做好工程档案的管理工作，使工程档案工作贯穿于工程建设、设计、施工、鉴定等各个环节，有效地适应并服务于各项水利工程建设，促进水利工程档案工作沿着正确轨道健康发展，为水利建设事业的发展做好信息资源服务工作。
参考文献
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1水利工程档案管理存在的问题
1.1工作人员缺乏验收资料的实践经验，致使验收资料整理不够全面水利工程是系统工程，这一因素决定了建设工程档案的复杂性、科学性和系统性，它必须具备真实性、完整性和原始性这三个条件。档案人员对工程档案缺少管理经验，不知所收集上来的资料是否齐全，只是被动地从工程项目负责人员那接收移交过来，往往是有多少接多少，往往存在着内容缺项、漏项、签章手续不齐、隐蔽工程验收记录不准、整理不规范等现象。没有把工程项目同工程技术资料的归档有机的结合起来，直接影响了档案的齐全完整。
1.2缺乏高素质的档案管理专业人才，档案管理水平普遍较差。工程项目资料管理人员大都是临时抽调，没有经过专业培训，文化层次低，业务能力较差且大多数身兼数职，精力有限。在工程建设项目中，档案管理人员一般是新参加工作的同志多，这些人员缺乏档 案专业知识，对工程档案比较陌生，对档案管理相关法律法规和制度不熟悉，造成归档不齐全、案卷质量差、不规范等很多问题，严重影响着归档质量。
1.3档案管理工作的前期投入和管理不足。档案管理工作的前期投入精力不足，往往在工程项目建设的后期，才开始着手进行档案资料的收集、整理工作，从而造成档案资料的复印件较多，原件很少，特种载体档案严重缺失。这是因为：①负责工程项目的领导及工程管理人员，档案意识淡薄，认识不到位。有的仅在口头上说一下，并不落实在具体工作中，平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作。②施工单位不注意施工过程中文件、资料的收集、整理、归档工作不是按照施工过程中每一个环节来产生资料，往往是工程施工快束了，才突击搞竣工资料。
1.4档案管理体制和制度不健全。①目前，部分重点工程建设单工作服务。位在档案管理体制上存在一定问题，没有制订应有的档案管理规章制度，有些建设单位虽然制订有，但也不健全。②档案行政管理部门忙于各项业务工作，对工程档案管理法规宣传、贯彻不够，对工程档案管理的业务指导缺乏应有力度，对工程档案专项执法检查工作也没有没抓起来。③档案资料流向制度不健全，使得工程建设中技术、施工人员调动、变更，出现人走档案走、人走档案没人管的现象。
1.5工程建设项目档案管理工作缺乏系统研究。近年来，随着我国市场经济体制的建立，在工程建设领域，工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度正在逐步完善。为适应政府管理职能的转变、行政审批制度的改革，工程建设项目档案的内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生了相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规却未能及时地作出相应的调整与修改，工程建设项目档案工作还没有纳入到新的管理机制中去。如何尽快建立完善工程项目档案法规制度，目前还缺乏系统的研究。
2加强工程档案管理的对策
2.1提高档案管理人员的业务素质和工作能力。针对工程档案管理人员业务水平不高的实际，必须以人为本，培养一支高素质的档案管理专业队伍。工程档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗;对外定期举办工程档案工作的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。
2.2加大投入，实现档案管理手段现代化。档案管理手段的现代化是实现档案管理现代化的基本标志，它包括以下几方面:保管条件的现代化，载体材料的现代化，翻拍、复印、装订手段的现代化，档案工作手段现代化，咨询业务智能化等方面。要实现档案资料的数据化管理和网络化的报送、传递，满足水利工程建设者多方位、多区域利用档案资料的需求，为水利工程建设和管理者提供了方便、快捷、高效的档案服务。
2.3健全制度，强化管理，落实岗位责任制。企业应建立完善工程档案管理制度，强化工程管理部门及施工单位、质检及监督、审计等部门的实施力度，并制定相应的措施，使档案部门可以进行有效地监督和制约。同时，建立内部管理激励机制，把档案管理工作目标分解细化，层层加以落实，列入年度岗位目标责任制中，既要列入分管领导的目标责任制，更要具体落实到有关人员的职责中，年终要有总结，严格考核奖优罚劣，真正地把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到工程建设结束，档案资料管理通过验收全过程。
2.4资料分类科学化，实行档案工作标准化。标准化是对档案工作进行科学管理的一种手段，也是实现档案管理现代化的前提，档案工作标准化是档案工作科学管理的重要内容，也是提高档案工作管理水平的必由之路。所以我们要遵循水利工程文件材料自然形式的规律和相互间的有机联系，按照《档案法》、《水利基本建设项目工程档案资料管理规定》、《水利水电建设工程验收规范》等水利工程档案法律和规章，结合单位的实际情况，制定一个统一的分类标准，完善标准化管理规章制度，按照统一标准实现档案编制、收集、整理、编目、保管及提拱利用的系统性、完整性、实用性。
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2建章立制确保档案资料的系统性、完整性
水利工程建设项目的各参建单位必须建立、健全项目档案各项管理制度,在工程建设开始,就应根据国家《档案法》及水利部《水利工程建设项目档案管理规定》,结合本项目管理的特点,编制本项目详尽的档案收集、整理、分类编号、竣工图编制办法。制定档案的利用、保管、保密等制度。只有通过制定项目档案管理制度,统一标准与要求并加以落实,及时指导各施工监理单位,才能使档案收集归档有序开展,分类整理有章可循,才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范,保证施工技术材料记录齐全、签署完备,原材料质量有保证,资料真实可靠,竣工图与实物相符。
3从源头确保水利工程档案管理的规范化
水利工程一般建设规模大、时间长、要求严,在施工中还会创造许多新工艺、新技术,如不及时记录、收集、归档,对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。所以,对水利工程按性质和项目进行分类,在工程开始即由项目负责人到档案室领取工程档案号,使之在设计过程中就反映在设计文件和每一张设计图纸上。这样,不管这些文件和图纸是单一的还是散乱的,都能很快地归纳到它应在位置,不仅为文件资料的收集、整理,以及档案的完整性、系统性提供了保证,同时也为归档工作打下了很好的基础,无须再作另外的处理,只要按档案号进行清点后(一个档案号也就是一个案卷),填写卷内目录,著录、登记完毕即可按号上架,进入提供利用工作。此外,需要统计的数据大多数都反映在档案号和明细帐上了,不必专门进行。所有这些,既节省时间,又节省人力。当以上工作完成之后,科技人员利用检索工具查找到所需档案,只要把档案号告诉档案员,数分钟之内既可准确无误地提供给对方。另外,详细、全面地记载施工过程,并及时收集归档,还要有领导的高度重视,施工一线技术人员的认真负责,档案人员的勤奋敬业,否则是不可能做到的。
4改善保管条件,保证档案安全
加强档案室建设,配备档案密集架等一系列设备,保证档案管理达到防盗、防鼠、防虫等“八防”要求。同时,还应配备录像机、照相机等现代化管理设备,基本实现档案管理与利用的现代化,使各类档案资料条目清楚,存放有序,管理规范,防止档案资料的丢失、损坏、泄密等现象。
5加强学习,提高档案人员管理水平
对于水利工程的建设,在基层工作的同志一般都很少参与全面的工作,对其中的档案管理也比较陌生。因此,基层的水利工程档案管理人员要不断加强业务学习,注重提高业务素质和工作能力,增强责任心和荣誉感,在工作中注意遵循档案材料形成规律,保持材料之间的有机联系,使水利工程建设的档案管理达到高标准的管理水平。
6实行利益驱动,建立归档责任制
篇10
水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。水利工程档案是水利管理部门的重要组成部分，直接影响防洪安全、供水安全、生态安全。随着水利工程质量管理和实施工作的不断规范，工程档案管理工作质量有了很大的提高。但是水利工程档案归档还存在诸多问题，本文就工程档案中的问题进行研究，提出解决措施，现结果如下。
1 水利工程档案的涵义
水利工程档案贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。包括对水利工程建设前期文献资料，签单合同的档案，对水利工程进度与施工质量，项目成果评审鉴定，水利工程重要阶段验收与竣工验收等工作程序中数据的收集管理。水利工程档案是在进行水利施工建设全过程中形成相关建设载体的全部文件材料。
水利工程档案集中反映了当前水利工程建设中的整体状况，对建设中的细节问题进行整理和总结，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，系统效果的提高，都具有重要的利
用价值。水利工程档案可以保证工程档案资料的准确性和系统性，提高水利工程的施工管理效率，是提高档案工程效率的重要基础。
2 水利工程档案管理问题
2.1 管理制度存在缺陷
当前水利工程档案管理没有专门人员进行负责，对工程项目细节进行资料收集、分析。档案人员对管理的整体意识较弱。水利工程档案形成贯穿于日常的文件收集和数据记录、新建工程的前期准备、工程运行管理质量评定、工程竣工后的管理和维护等，是日常业务和工程项目的重要依据，也是水库运行管理体系中的一个很重要的方面。但是在当前的管理中，水利企业没有贯彻落实我国的水利管理法规，制定严格的管理制度，导致在工作中相关人员无章可循，无度可依，管理工作效益低下。
2.2 管理人员责任意识淡薄
在当前的档案管理中，相关的领导和工程管理人员，在思想上普遍对水利档案管理的重要性认识不足、重视程度不够，在操作中，个别施工单位在移交竣工资料时都存在一种侥幸心理，认为竣工档案资料到竣工验收时再突击收集，或收集不全，或存在临时将就，对付行为较严重，甚至一盘散沙拿来参加验收会，这是极不负责的行为；管理人员对水利工程档案的收集、整理工作责任意识淡薄，对工作的细枝末节不加注重，导致水利人员对水利工程档案内容和工作范围狭窄。管理人员没有一种超前管理的意识，不能将档案工作渗透到各个环节之中，导致业务部门和档案管理部门长期以来各自为政，给档案的整理归档带来了困难。
2.3 工程档案贮存存在缺陷
水利工程档案移交到综合档案室之前，一般就存放在管理办公室。或跟其他设备仪器堆放一起。有的水利工程资料存放凌乱，有的容易潮湿、破损，本部门管理人员随意查阅。还有的水利部门因办公条件有限，存放水利工程档案的地方其他人员也可以随意进出，与档案库房的防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等要求相差很远，缺乏档案资料存放的安全性。难以保证水利工程档案的真实性和完整性。
3 提水利工程档案高归档率措施
3.1 制定工程资料编制规范
对水利工程中的整体建设细节档案进行资料编制规范，确定操作人员对工程档案进行高效编制，提高编制效果。严格围绕当前的《水利档案归档范围和案卷组成标准》建立水利工程资料分类编制规范，对审批、招标、勘察、设计、施工、监理及竣工过程中的实物档案进行分类，确保管理人员对资料进行合理划分，加强水利工程资料的整体管理效果，提高管理归档率。工程资料编制规范要对相关资料进行合理分类，按地区、时间、方法、材料等进行归档编制，方便对后续工程的研究和建设，加快水利工程的发展。
3.2 拓宽档案收集渠道
拓宽的档案收集渠道可以帮助档案人员加强对水利工程的监督和研究，提高对水利工程的整体监控，加强水利工程档案在操作中的实际效益。水利工程建较为复杂，建设环节较为繁重，各个工程阶段资料差别较大，工程涉及文件、资料等纷繁复杂，因此，为确保提高工程档案的归档率必须要对工程档案的涉及面进行拓宽，确保收集资料和水利工程实际状况相符。了保证档案资料收集齐全、完整，档案管理人员要加大水利工程档案的收集渠道，实现对水利施工管理体操作程序和工作流程的分阶段安排。对各个阶段工作中形成的水利工程档案进行合理管理分类，档案进行归档，掌握整体水利工程档案规整量。
3.3 完善管理制度条例
完善管理制度条例可以有效改变当前水利工程现状，提高水利工程档案管理的效率。建立完善的管理制度条例主要是对档案细节进行改进，制定管理规范，强化工程管理部门及施工单位、质检及监督、审计等部门监督实施力度。对管理工作进行制定相应的措施，形成档案部门之间的监督和制约。建立管理制度，对产生的档案材料进行统一管理归档，建立档案在形成、积累、整理的操作归档制度，提高档案资料归档质量。
3.4 加强领导管理意识
在水利管理档案过程中，一般由上级领导下发与本单位职能有关并要求贯彻执行的具有一定保管价值的档案资料，对水利工程档案管理进行细化和监督，确保档案管理的合理归档。因此，在进行档案管理中要加强领导的管理意识，对管理工作严格要求，从管理层对管理人员进行严格监督，提高档案归档率。除此之外，领导要加强对档案管理工作的认识，对其进行全面支持，加强对水利工程档案归档技术和操作的经济投入，提高管理效率。
3.5 加强管理队伍建设
加强对管理队伍的建设，对水利工程档案归档率的提高有非常积极的意义。加强管理队伍的建设不仅可以帮助水利工程资料管理人员提高自身素质和能力，加大工作效益，还可以帮助部门加强对档案归档工作的监督和管理，减少工作时间。对管理队伍进行建设主要包括：第一，加强对工程档案管理人员和有关工程技术人员的学习、培训。第二，招收、培养技术复合型人材。第三，建立专业知识和技能培训队伍，对部位人员进行定期培训。第四，对员工进行考核，档案管理工作能力达标后方可上岗。确保建立高素质、高能力的水利工程档案整理队伍，加大档案人才的培养力度，从人才建设中提高建设项目档案的效率。
3.6 加强对工程档案监督
加强对工程档案监督工作表现在水利工程建设的各个时期，如提交的单元工程质量评定资料是否齐全。
隐蔽工程中间验收是否齐全，各种期间形成的重要文件材料是否完整，有重大修改的是否出具修改通知等，从管理层到领导层，层层监督，实现对工程档案管理过程的全方位监控，加强归档率。项目法人对水利工程档案工作负总责，勘察设计、监理、施工等单位对工程负归档责任。监理单位负责人应对档案资料的完整性和准确性负责，因此，在水利项目建设的过程中，施工单位在施工初期要根据国家档案管理规定，设专门人员对施工管理进行监督，严格对工程建设全程资料收集、工程条例合同收集、工程验收档案资料收集进行监控，增强档案管理的归档率。对工程建设中进行全面检查、审核，加强对工程资料、工程档案移交监，以满足档案的完整，规范性。建设单位档案部门应对组卷是否合理，案卷质量是否达到要求，案卷题名是否正确，案卷是否具有系统性等工作有指导义务。
4 总结
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一、水利工程档案的具体的特点
1、渗透性：水利工程建设过程中需要运用到各个方面的知识内容，其不仅仅是本专业知识理论的记录，也对其他运用到的学科知识进行描述。水利工程档案的渗透性表现在多项知识的融合，如：科研、规划、设计、施工、管理等，这就使得业务性文书与科技档案之间存在较大的联系，大部分文书除了作为档案的前期活动记录外，也是各项科技研究成果的集合。
2、局限性：这种特点主要是针对水利工程档案内容的时效性而言，由于工程项目实施所处的阶段不同，某一阶段记录的档案资料到一定程度后就会失去时效性。此外，水利工程改造的同时也是人们在改变自然的过程，有的项目实施会受到自然环境的制约，给档案信息的记录带来阻碍。尤其是对防治洪涝灾害而抢做紧急工程的信息等，常会受到时间、季节等方面的限制。
3、差异性：由于各个水利工程项目大小不一样，给后期的档案记录工作带来变化，这些都会使得项目档案的周期差异变大。另外，在其他方面因素的影响下也会造成档案信息资料出现差异性。
二、水利工程档案管理优化措施
1、建立项目档案管理组织架构
项目档案管理机构是项目档案工作的重要保障，没有相应的档案管理机构，档案工作开展必受影响。因此，在组建工程建设（筹备）处时的同时，就应考虑设立工程档案管理领导小组，小组必须由单位领导、有关科室负责人和专职、兼职档案管理员构成，形成层层把关的体系。一般情况下，由单位领导任组长，科室负责人任成员，专、兼职档案管理员具体负责工程项目资料的整理归档工作。建设单位在完善档案管理组织的同时，要求勘测设计、施工和监理等参建单位，必须明确一位主要领导或负责人分管工程档案资料工作，并建立与工程档案资料工程任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，统一管理工程档案资料。水利工程一般都是省、市重点建设工程，其建设规模较大、时间较长、要求严，在施工中还会创造许多新工艺、新技术，如果没有领导的高度重视，没有统一机构抓总，没有相关部门和施工一线技术人员的认真负责，没有档案管理人员的勤奋敬业，是不可能高质量完成这些工作要求的。
2、加强与档案行政管理部门的联系，寻求密切的档案业务指导
要使工程项目档案工作获得持续、均衡、快速发展，就必须重视加强与档案行政部门的联系，接受档案业务指导。从工程建设一开始，建设单位就要及时取得当地档案局的支持，自觉将项目档案工作置于档案行政管理部门的指导和监督之下，确保档案工作在高起点、高标准的层面上展开，对检查中发现的问题及时整改，并由监理形成书面意见报当地档案局和建设单位备案。当然，业务指导是双重性的，作为工程建设单位，对上，要接受上级主管部门和档案部门的指导与监督，如省水利厅、省、市档案局等；对下，则负有对各参建单位档案工作进行监督与指导之责。可以通过到各参建单位调研、实地指导、办培训班和召开业务工作会议等措施、途径，了解各参建单位的档案工作情况，促进各单位业务工作的交流，从而提高档案工作水平，在此基础上，制定适合本项目的档案工作规划。
3、项目档案管理工作与工程项目建设同步
项目档案管理是建设项目管理的重要组成部分，项目档案管理工作必须与工程项目建设同步进行，这既是国家相关档案法律法规的规定，同时也是保证项目档案完整、准确、系统归档的重要监控措施，通过同步进行，做到项目档案在形成的同时就能全部归档。因此，档案管理工作与项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理、工程结算、竣工验收同步进行，对各阶段形成的文字、图纸、图表、声像、计算材料（含电子文件）进行收集、积累、整理，对立项、设计、施工中形成的报告、批复、图纸、合同、标书、备忘录、协调文件及领导视察活动等资料，在形成的同时悉数归档。如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。按照集中统一领导、分级管理的原则，建设单位对工程档案工作进行统一领导，对项目档案实行综合管理。在项目建设过程中，档案人员负责工程档案的监督和指导，对建设工程档案管理工作实行全程监控。坚持“谁产生，谁立卷”的原则，指导项目前期立项审批、招投标、合同勘察、设计、拆迁、施工、监理、竣工验收等档案的立卷移交工作；定期到工地现场监督指导，督促监理人员对档案质量把关，提出整改意见，对档案进行复检，并把复检情况进行通报。
4、项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理
项目建设单位必须在项目的招标和签订设计、监理、施工合同或协议时，设立专门条款，明确规定设计单位、监理单位、施工单位对项目文件的收集、整理、移交责任和违约责任等；明确档案收集、整理、验收、考核、归档的份数、竣工图的套数、电子文件的格式、档案质量等等方面的要求。同时，要在合同中明确档案内容与质量达不到要求的，参建单位应负有的责任，以及相关的处理措施。珠海市的水利工程在项目档案同方面，主要规定了施工单位在未完成归档工作（办理移交手续）前，暂不返还其工程质量保证金；工程竣工档案没有通过档案行政主管部门及建设单位档案室的预验收，不能进行工程结算，并暂不支付施工单位的工程尾款；设计单位、监理单位在未完成归档工作前，都暂不支付设计费尾款。通过将项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理的措施，强化各参建单位的责任，同时采用经济手段实施监控。
5、深入现场收集档案资料
水利工程项目档案的大部分原始资料产生于施工过程的现场，档案人员应亲临施工现场，收集资料。如果，建设单位只是坐等参建单位移交档案，而不深入现场指导和强调档案的收集，有可能丧失最好的收集档案的机会。因此，应针对性地列出需收集的资料名目，根据工程进度，与项目经理、施工员甚至领班密切联系，争取配合，做到该签证的就现场签证，该取样的就现场取样，该检查的就现场检查，该记录的就现场记录，能够做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。在收集资料时，必须十分注意资料的精确度。为此检查后一定要核对，发现问题及时解决。检查复核的主要内容包括：施工阶段形成的文字资料签证手续是否完备；检查检测记录是否准确符合规范要求；隐蔽工程的记录是否详细、准确；原材料如钢材、水泥、砂子等的出厂合格证明和取样检测试验报告是否真实。
档案人员要积极与驻地监理工程师配合，充分发挥驻地监理工程师的作用。因为驻地监理工程师全天候在工地上监督管理，对工程的进度和施工人员的素质最了解，对使用的原材料也最清楚，同时几乎所有的进场原材料和施工资料均需经驻地监理的检验及签证才有效。所以充分调动监理的积极性是保证档案资料能有效收集的有力措施。
6、强化审查，严格验收项目档案
根据《国家档案局 国家发展和改革委员会关于印发的通知》，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。对项目档案的验收做到规范、严格把关是保证项目档案质量的重要环节。档案验收要坚持每个分部工程验收时，同时进行档案验收。每个分部工程验收前，档案人员、工程一线技术人员以及监理、设计、运行管理单位人员一起检查有关施工档案资料是否按竣工验收的标准制备。档案人员作为单位工程验收工作组成员，并在“单位工程完工验收鉴定书”上签字确认，无档案室人员签字，验收不予通过。档案正式归档移交前，成立工程档案审核工作小组，对按规定应该归档的资料进行归档移交前的审核，并邀请当地档案局有关人员对全部拟接收的档案资料进行检查，对检查中发现的问题，各单位核查后整改。在档案专项验收前，成立由建设单位分管档案工作领导、办公室负责人和监理单位总监组成的工程档案验收小组，通过对档案资料进行抽查、听取档案管理工作的报告、质疑答辩，形成自评意见和自评得分。
结语：
综上所言，工程项目档案有着重要的作用，积累了大量的数据信息资料，对今后工程单位参加施工作业有着指导意义。对水利工程档案文件我们必须采取多项措施进行管理，以更好地为水利事业服务。
参考文献：
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水利项目档案是水利工程建设的真实记录和全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，其既是水利工程建设、维修、管理、改扩建的重要保障，又能为当地经济建设和水务事业发展提供服务，所以，做好水利项目档案工作对推动当地经济可持续发展具有十分重要的意义。由于水利项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案数量大、载体多样、保存价值高。当前，随着国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面政策的变化，对工程档案的收集、管理、归档、流向提出了新的问题。笔者结合工作实际，对如何开展水利工程档案工作提出一些看法，以期对水利工程项目档案工作有所裨益。笔者认为做好水利项目档案可以按照以下要求来开展：
一、建立项目档案管理组织架构
项目档案管理机构是项目档案工作的重要保障，没有相应的档案管理机构，档案工作开展必受影响。因此，在组建工程建设（筹备）处时的同时，就应考虑设立工程档案管理领导小组，小组必须由单位领导、有关科室负责人和专职、兼职档案管理员构成，形成层层把关的体系。一般情况下，由单位领导任组长，科室负责人任成员，专、兼职档案管理员具体负责工程项目资料的整理归档工作。建设单位在完善档案管理组织的同时，要求勘测设计、施工和监理等参建单位，必须明确一位主要领导或负责人分管工程档案资料工作，并建立与工程档案资料工程任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，统一管理工程档案资料。水利工程一般都是省、市重点建设工程，其建设规模较大、时间较长、要求严，在施工中还会创造许多新工艺、新技术，如果没有领导的高度重视，没有统一机构抓总，没有相关部门和施工一线技术人员的认真负责，没有档案管理人员的勤奋敬业，是不可能高质量完成这些工作要求的。
二、加强与档案行政管理部门的联系，寻求密切的档案业务指导
要使工程项目档案工作获得持续、均衡、快速发展，就必须重视加强与档案行政部门的联系，接受档案业务指导。从工程建设一开始，建设单位就要及时取得当地档案局的支持，自觉将项目档案工作置于档案行政管理部门的指导和监督之下，确保档案工作在高起点、高标准的层面上展开，对检查中发现的问题及时整改，并由监理形成书面意见报当地档案局和建设单位备案。当然，业务指导是双重性的，作为工程建设单位，对上，要接受上级主管部门和档案部门的指导与监督，如省水利厅、省、市档案局等；对下，则负有对各参建单位档案工作进行监督与指导之责。可以通过到各参建单位调研、实地指导、办培训班和召开业务工作会议等措施、途径，了解各参建单位的档案工作情况，促进各单位业务工作的交流，从而提高档案工作水平，在此基础上，制定适合本项目的档案工作规划。
三、项目档案管理工作与工程项目建设同步
项目档案管理是建设项目管理的重要组成部分，项目档案管理工作必须与工程项目建设同步进行，这既是国家相关档案法律法规的规定，同时也是保证项目档案完整、准确、系统归档的重要监控措施，通过同步进行，做到项目档案在形成的同时就能全部归档。因此，档案管理工作与项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理、工程结算、竣工验收同步进行，对各阶段形成的文字、图纸、图表、声像、计算材料（含电子文件）进行收集、积累、整理，对立项、设计、施工中形成的报告、批复、图纸、合同、标书、备忘录、协调文件及领导视察活动等资料，在形成的同时悉数归档。如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。按照集中统一领导、分级管理的原则，建设单位对工程档案工作进行统一领导，对项目档案实行综合管理。在项目建设过程中，档案人员负责工程档案的监督和指导，对建设工程档案管理工作实行全程监控。坚持“谁产生，谁立卷”的原则，指导项目前期立项审批、招投标、合同勘察、设计、拆迁、施工、监理、竣工验收等档案的立卷移交工作；定期到工地现场监督指导，督促监理人员对档案质量把关，提出整改意见，对档案进行复检，并把复检情况进行通报。
四、项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理
项目建设单位必须在项目的招标和签订设计、监理、施工合同或协议时，设立专门条款，明确规定设计单位、监理单位、施工单位对项目文件的收集、整理、移交责任和违约责任等；明确档案收集、整理、验收、考核、归档的份数、竣工图的套数、电子文件的格式、档案质量等等方面的要求。同时，要在合同中明确档案内容与质量达不到要求的，参建单位应负有的责任，以及相关的处理措施。珠海市的水利工程在项目档案同方面，主要规定了施工单位在未完成归档工作（办理移交手续）前，暂不返还其工程质量保证金；工程竣工档案没有通过档案行政主管部门及建设单位档案室的预验收，不能进行工程结算，并暂不支付施工单位的工程尾款；设计单位、监理单位在未完成归档工作前，都暂不支付设计费尾款。通过将项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理的措施，强化各参建单位的责任，同时采用经济手段实施监控。
五、深入现场收集档案资料
水利工程项目档案的大部分原始资料产生于施工过程的现场，档案人员应亲临施工现场，收集资料。如果，建设单位只是坐等参建单位移交档案，而不深入现场指导和强调档案的收集，有可能丧失最好的收集档案的机会。因此，应针对性地列出需收集的资料名目，根据工程进度，与项目经理、施工员甚至领班密切联系，争取配合，做到该签证的就现场签证，该取样的就现场取样，该检查的就现场检查，该记录的就现场记录，能够做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。在收集资料时，必须十分注意资料的精确度。为此检查后一定要核对，发现问题及时解决。检查复核的主要内容包括：施工阶段形成的文字资料签证手续是否完备；检查检测记录是否准确符合规范要求；隐蔽工程的记录是否详细、准确；原材料如钢材、水泥、砂子等的出厂合格证明和取样检测试验报告是否真实。
档案人员要积极与驻地监理工程师配合，充分发挥驻地监理工程师的作用。因为驻地监理工程师全天候在工地上监督管理，对工程的进度和施工人员的素质最了解，对使用的原材料也最清楚，同时几乎所有的进场原材料和施工资料均需经驻地监理的检验及签证才有效。所以充分调动监理的积极性是保证档案资料能有效收集的有力措施。
六、强化审查，严格验收项目档案
根据《国家档案局 国家发展和改革委员会关于印发的通知》，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。对项目档案的验收做到规范、严格把关是保证项目档案质量的重要环节。档案验收要坚持每个分部工程验收时，同时进行档案验收。每个分部工程验收前，档案人员、工程一线技术人员以及监理、设计、运行管理单位人员一起检查有关施工档案资料是否按竣工验收的标准制备。档案人员作为单位工程验收工作组成员，并在“单位工程完工验收鉴定书”上签字确认，无档案室人员签字，验收不予通过。档案正式归档移交前，成立工程档案审核工作小组，对按规定应该归档的资料进行归档移交前的审核，并邀请当地档案局有关人员对全部拟接收的档案资料进行检查，对检查中发现的问题，各单位核查后整改。在档案专项验收前，成立由建设单位分管档案工作领导、办公室负责人和监理单位总监组成的工程档案验收小组，通过对档案资料进行抽查、听取档案管理工作的报告、质疑答辩，形成自评意见和自评得分。
总之，重点水利工程项目档案管理工作是一个不断学习的过程，只有经过不断地实践与探索，才能更加牢固熟练地掌握它、运用它。同时，也只有经过不断地实践，才能促使档案管理工作不断完善和发展。
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第三条水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。有关单位应加强领导，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开展。
第四条本规定适用于大中型水利工程，其他水利工程可参照执行。
第二章档案管理
第五条水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。
第六条各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门,认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好水利工程档案工作。
第七条项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。大中型水利工程的项目法人，应设立档案室，落实专职档案人员；其他水利工程的项目法人也应配备相应人员负责工程档案工作。项目法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。
第八条勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案馆的移交工作。
第九条工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。
第十条水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的，项目法人不得返还其工程质量保证金。
第十一条大中型水利工程均应建设与工作任务相适应的、符合规范要求的专用档案库房，配备必要的档案装具和设备；其他建设项目，也应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。所需费用可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。
第十二条项目法人应按照国家信息化建设的有关要求，充分利用新技术，开展水利工程档案数字化工作，建立工程档案数据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理水平，为工程建设与管理服务。
第十三条项目法人应按时向上级主管单位报送《水利工程建设项目档案管理情况登记表》（附件1）。国家重点建设项目，还应同时向水利部报送《国家重点建设项目档案管理登记表》(附件2)。
第三章归档与移交要求
第十四条水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限,不得短于工程的实际寿命。
第十五条《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》（附件3）是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定。项目法人可结合实际，补充制定更加具体的工程档案归档范围及符合工程建设实际的工程档案分类方案。
第十六条水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。
第十七条水利工程文件材料的收集、整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182-2000）。归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。即内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备，归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠。
第十八条竣工图是水利工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。项目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖"竣工图章"（附件4-1），有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。施工单位应按以下要求编制竣工图：
（一）按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章；
（二）一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章；
（三）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明"竣工阶段"和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署"竣工图确认章"（见附件4-2）。
第十九条水利工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充。参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。
第二十条电子文件的整理、归档，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。
第二十一条项目法人可根据实际需要，确定不同文件材料的归档份数，但应满足以下要求：
（一）项目法人与运行管理单位应各保存1套较完整的工程档案材料（当二者为一个单位时，应异地保存1套）；
（二）工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位则只保存与其管理范围有关的工程档案材料；
（三）当有关文件材料需由若干单位保存时，原件应由项目产权单位保存，其他单位保存复制件；
（四）流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，项目法人应负责向流域机构档案馆移交1套完整的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件材料（具体内容参见附件3）。
第二十二条工程档案的归档与移交必须编制档案目录。档案目录应为案卷级，并须填写工程档案交接单（见附件5）。交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。
第二十三条工程档案的归档时间，可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。
第四章档案验收
第二十四条水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。
第二十五条各级水行政主管部门组织的水利工程竣工验收，应有档案人员作为验收委员参加。水利部组织的工程验收，由水利部办公厅档案部门派员参加；流域机构或省级水行政主管部门组织的工程验收，由相应的档案管理部门派员参加；其他单位组织的有关工程项目的验收，由组织工程验收单位的档案人员参加。
第二十六条大中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项验收。其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。档案专项验收可分为初步验收和正式验收。初步验收可由工程竣工验收主持单位委托相关单位组织进行；正式验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。
第二十七条水利工程在进行档案专项验收前，项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检，确认工程档案的内容与质量已达要求后，可向有关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。
档案自检报告应包括:工程概况，工程档案管理情况，文件材料的收集、整理、归档与保管情况，竣工图的编制与整编质量，工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。
第二十八条档案专项验收的主持单位在收到申请后，可委托有关单位对其工程档案进行验收前检查评定，对具备验收条件的项目，应成立档案专项验收组进行验收。档案专项验收组由验收主持单位、国家或地方档案行政管理部门、地方水行政管理部门及有关流域机构等单位组成。必要时，可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。
第二十九条档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下：
（一）听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告；
（二）听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告；
（三）对验收前已进行档案检查评定的水利工程，还应听取被委托单位的检查评定意见；
（四）查看现场（了解工程建设实际情况）；
（五）根据水利工程建设规模，抽查各单位档案整理情况。抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的8％，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的10%；抽查档案总量应在200卷以上；
（六）验收组成员进行综合评议；
（七）形成档案专项验收意见，并向项目法人和所有会议代表反馈；
（八）验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。
第三十条档案专项验收意见应包括以下内容：
（一）工程概况。
（二）工程档案管理情况：
1、工程档案工作管理体制与管理状况
2、文件材料的收集、整理、立卷质量与数量
3、竣工图的编制质量与整编情况
4、工程档案的完整、准确、系统性评价
（三）存在问题及整改要求。
（四）验收结论。
（五）验收组成员签字表。
