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采购预算是指某一企业的在一定计划期间(年度、季度或月度)编制的材料采购的用款计划。采购预算的作用是可以有效保障该企业的战略计划和作业计划的执行,确保企业组织目标一致;也可以协调企业各部门之间的合作经营;在企业中的各部门之间合理安排资源,保证资源分配的有效性;可以对企业的物流成本进行控制和监督,保证企业的正常运转,热电厂是企业的经营模式,因此,热电厂的采购预算管理对热电厂的发展极其重要。
1.热电厂采购预算概述
1.1热电厂的预算作用
一般说来,热电厂预算主要具有以下作用:可以保障热电厂作业计划的执行,确保热电厂向良好的方向发展;协调热电厂所属各部门的经营资源;在热电厂部门之间合理安排有限资金,保证资金分配的效率;通过热电厂的决策层审批和拨款过程以便分析控制支出;将热电厂的收入和支出与预算的收入和支出相比较,对热电厂的财务资金状况进行监控。
1.2热电厂预算的种类
对于热电厂预算有不同种类的预算,不同种类的预算具有不同的作用。预算一般是按时间的长短计划的,也就是把预算划分为长期预算和短期预算。显然长期预算在时间上是比较长的预算,一般把时间跨度超过一年以上的预算划归到长期预算之中,因此,长期预算主要涉及的是固定资产的投资问题。从这个意义说长期预算对热电厂战略计划的执行有着非常重要的意义,其编制预算质量的好坏将直接会影响到热电厂的长期目标,影响到热电厂今后较长时间内的发展。热电厂的短期预算是热电厂一年内的某一时段的预算,这种预算经营财务进行总体规划的一种具体说明。热电厂的短期预算是一种执行预算,对热电厂生产业务计划的实现的作用影响很大。
热电厂也可以根据预算所涉及的范围,将预算分为热电厂发展的全面预算和和生产中具体的分类预算。热电厂全面预算又称为总预算,它涉及到热电厂的再生产过程中生产、分配、交换、消费各环节的广泛而复杂的经济关系。也涉及到热电厂具体的产品或服务过程中现金收支等各方面的问题。总预算由分类预算综合而成。分类预算是多种多样的,在热电厂的分类预算中,有基于热电厂具体运营过程活动的预算,也有热电厂所属各分部门的预算。热电厂的总预算也可分为财务预算、决策预算和业务预算。财务预算指热电厂在计划期内有关现金收支的预算,财务预算是总预算的基础,它主要包括热电厂的现金预算、预计资产负债表等;这种专门决策预算是热电厂为特定投资决策项目所编制的,目的是为了帮助热电厂企业管理者的决策;热电厂的业务预算是指在计划期间日常发生的各种经营性活动的预算。热电厂采购预算是业务预算的一种,这些预算的编制将直接影响热电厂材料预算、制造费用预算等。
1.3预算编制流程
热电厂预算的编制流程,通常以热电厂业务部门的行销计划为年度经营计划的起点,然后确定热电厂的生产计划。有了生产计划才需要进行生产预算,生产预算包括采购预算。由此可见,采购预算是热电厂采购部门为配合年度的销售预测或生产数量,对需求的原料、物料、零件等的数量及成本作详实的估计,采购预算制约着热电厂的生产成本,对采购预算投资过大或过小,都会对热电厂的经济效应带来影响,采购预算过大不仅占用资金过大,而且占用库房,失去应用价值,所以热电厂的采购计划必须以整体预算为依据。
2.采购预算的编制
2.1编制采购预算的要求
在编制采购预算时,由于对拟购原材料的价格难以预测,所以预算投资多以标准成本替代。标准成本的设定以采购资料为依据,需要精确地计算原材料、人工及制造费用等组合生产成本,显然标准成本与实际购入价格的差额会影响采购预算的准确性。
2.1.1生产效率
热电厂生产效率也会影响采购计划,热电厂生产效率的变化会改变预计原材料的需求量的误差,使采购预算中的预计数量不能满足生产所需。当生产效率降低时,采购预算又必须将这部分额外的耗用率计算进去,才不会发生原材料预算资金的过多或过少现象。
2.1.2预期价格
在编制采购预算时,需要掌握物料价格涨跌的幅度、汇率变动幅度,由于个人的主观判断可能与实际变化会有差距,就可能造成采购预算的偏差。此外,供应的季节性、订购量等因素将使采购数量超过需求数量,而且热电厂财务状况的好坏也将影响采购安全库存量的多少以及采购预算的准确性。由于影响采购预算的因素很多,故采购预算拟订好之后,必须与产、销的管理部门保持定期的联系,并针对实际状况作必要的调整与修订,才能达成维持正常产销活动的目标,并协助财务部门妥善规划资金的来源。
2.2提高采购预算的质量
为了确保采购预算能规划出与热电厂战略目标一致的结果,必须寻找一种科学的方法来达到这一目标。热电厂的企业管理者应当与采购部门主管就热电厂的目标积极开展沟通,调查热电厂生产要求和期望,考虑假设条件和参数的变动,制定劳动力和资金需求计划。另外,为了使采购预算更具灵活性和适应性,来应对热电厂生产中的意外事件,减少预算的失误以及由此带来的损失。
2.2.1创新采购预算绩效评估方式
为了鼓励采购部门提出更具挑战性的预算报告,热电厂有必要对采购部门的绩效评估方式进行创新。采购预算是在战略目标框架之内提出的,在设置目标到提交预算这一连续的动态过程当中,要仔细审查影响预算实现的内部不可控因素,还要详细研究外部不可控因素。热电厂企业的高层管理者必须解决部门主管对绩效评估的后顾之忧,使预算编制更趋于合理。
2.2.2采取合理的采购预算形式
现金流对于热电厂企业来说是最重要的,它是热电厂企业发展的基础保证。因此,热电厂内部各部门所采用的预算形式应把重点放在现金流上而不是收入或利润上。当然,最佳的预算形式最终还是取决于组织的具体目标。
3.结语
预算所代表期望的数字是估计值,采购预算提供的是代表采购支出情况的数字预报。热电厂经营的产品电能是一个连续不断的过程,预算应采用滚动的方法,才能够保证热电厂活动在预算上的连续性。无论是何种类型的预算,只要满足了上面的要求都可以最大程度地发挥其潜能,保障热电厂的生产得到顺利实施。
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一、物资采购的集中管理方式分析
在企业的物资采购中,主要是通过对物资进行集中采购、集中仓储、集中配送以及集中结算四种方式来实现物资的集中管理。(1)物资的集中采购方式。物资的集中采购主要是针对传统的分散采购而言,是指相关的企业设立专门的物资采购部门,该采购部门再将企业各分公司或各部门所需要的物资进行集中统计。采购部门通过对企业所需的物资进行统计,然后再制定相关的采购计划,并经过询价、价格与质量比对、确定物资供应商等环节对物资进行集中采购。企业物资的集中采购较分散采购来说,不仅能有效地节省其采购的时间,大批量物资的集中采购还会一定程度的降低物资成本,为企业有效地节省开支。(2)物资的集中仓储方式。物资的集中仓储是指企业成立专门的仓储部门,并由总的仓储部门逐渐地取缔企业中各种部门的零散仓库。集中仓储主要是由物资的验收区、物资的理货区、物资的储存区、物资的配货区、物资的办公管理区等区域所组成。物资验收区主要是负责将所采购的物资运送到企业仓储部门以后进行卸货、清点、分类、入库等工作的区域;物资理货区主要是将所收到的物资按照类型与用途的不同进行合理的分类,再通过输送机、分拣系统等相应的理货作业设备,对物资进行高效率的分类;物资储存区主要是用于摆放各类物资的区域,仓储部门的相关工作人员将分类好的物资根据各区域的划分对其进行合理的置放,其储存区可以按照物资体积的大小、物资出入库频率的高低、物资储存周期的长短等因素进行分类存放;物资配货区是指仓储部门按照企业各部门对于物资的需要进行相应配货的区域;物资办公管理区域主要是针对整个仓储部门物资的一个管理区域,如对物资的退货、物资的换货与物资的补货等工作,均是通过物资办公管理区域来进行实施并完成的。在物资采购中使用集中仓储的模式来代替小规模分散的仓储模式,不仅可以更合理的管理企业所采购的物资,还可以在物资需要使用时,通过储存、分拣等一系列的工作流程有效的缩短了物资的流通时间,从而也间接地提高了企业的工作效率。(3)物资的集中配送方式。物资的集中配送主要是指以企业仓储部门为中心,企业的各个物资所需部门为节点,并根据各部门对物资的申请与实际使用情况,进行统计分析后进行物资的集中配送。物资的集中配送能有效减少企业各部门滥用物资的现象,通过集中的管理与配送,可为企业有效节约成本。(4)物资的集中结算方式。物资的集中结算主要是指对企业的采购部门及各分部门的物资采购金额进行统一的管理和结算,并建立起合理的资金支付保障制度。企业通过对物资集中结算的方式,能有效地避免企业中各部门因人为因素而发生的“吃拿卡要”现象等。
二、物资采购的财务核算流程分析
企业的物资在集中采购管理的模式下,其在采购环节还包括对物资的财务核算流程,其中企业采购部门对物资的申购—询价—供货商的选择—签订合同—验货—收货—物资入库—物资出库—物资合理使用等环节也均离不开企业财务的核算。通过对所采购的物资进行严格的财务核算与监督,可有效地防止企业在采购环节中出现腐败贪污等行为,更可以大幅度地降低企业的采购成本,企业物资采购的财务核算流程,如图1所示。
图1 物资采购的财务核算流程简图
1.确定请购部门的请购物资。企业的各请购部门根据其部门对于物资的实际需要制定出完整的请购计划,并向物资采购部门提出采购申请。采购部门再根据请购部门所提出的物资申请结合物资的计划预算、存量标准、库存等情况,开出详细请购单,并在请购单上注明所要采购物资的品名、规格、数量、物资的需求日期、用途以及注意事项等等。采购部门再将开好的请购单交于部门的领导进行签字认可,在部门领导批准之后再进行下一步的会签。请购单的会签工作一般是由财务部门与采购部门根据请购物资的资金额度等进行批准权限,并上报企业的高层领导进行审批,确定请购单被批准之后采购部门再进行接下来的采购工作。
2.根据请购单对物资的采购做前期准备工作。采购部门根据所批准的请购单再对物资的采购做前期准备工作,如对物资进行询价,并同物资的供应商进行谈价,再选择合适的供货商,并拟定相应的采购合同。最后将其采购合同报备给企业的法律事务部门及财务部门进行审核以及会签,其中法律事务部门主要是审查物资采购合同中是否存在引起纠纷等法律风险的条款,而财务部门主要是对合同中所采购的物资规定的采购金额与付款的方式等条款进行审核,如在物资采购中有押金或是预付款必须要在合同中标明清楚。通过企业法律事务部门与财务部门对物资采购合同进行审查无误,并在会签后加盖合同章,将物资采购合同正本留于法律事务部与供货商各一份存档,其复印本交由采购部门与财务部门各一份存档。
3.全面核查所采购的物资。企业的采购部门对物资进行采购后,其物资的验收、质检、交接以及入库等环节均由物资采购部门、仓储部门与财务部门共同合作完成。对所采购物资的质检报告、核对数据、交接单、入库单等均以一式三份的形式由仓储部门的负责人签字后,再交由采购部门与财务部门各一份,仓储部门自留一份。财务部门再对其收到的采购单据进行检查核实,确保所采购的物资已经实际安全的送到本企业中。
4.物资的领用与盘查环节。企业物资在领用时,相关需要领用的部门应填写一式三份的领料单,并经由部门的领导进行签字批准后才可到仓储部门进行领用。所填写的领料单,物资领用部门自留一份、财务部门留存一份、仓储部门留存一份。财务部门在每月月底需与仓储部门一起将所领用的物资进行核查,确保其数据的准确性。在每月的月底,采购部门与仓储部门应根据物资的实际采购数量与库存数量对物资进行核查与盘点,再将盘查的数据交由财务部门。财务部门根据入库单与领料单等单据,和采购、仓储部门所统计的数据进行对比,确认无误后再核算采购物资的成本,并与采购部门所统计的物资成本数据进行核对,以求做到账实相符。
5.采购物资的报销入账环节。依据物资采购的合同规定,各类物资的采购资金均应通过采购部门付款给供货商。在物资采购后,供货商应给采购部门开具相应的物资采购发票,由采购部门将物资请购单、物资采购发票、物资入库单等单据进行整理后统一交由财务部进行核算并入账。物资需由采购部门协同仓储部门办理物资的入库手续后才能进行报账,且相关的账务单据都要经过其部门领导的签字才能生效。财务部门在收到采购部门送来的采购单据后,通过仔细的核查,确保其各种单据的齐全度与正规性,确认无误后,再按照合同所规定的付款方式进行付款。
三、物资采购的集中管理和财务核算对企业的重要性
通过有效的管理手段保证企业的经济利益不被损害,一直是企业长期追求的目标之一,其中在物资采购中只有将集中管理方式与严格的财务核算相结合,才能保证企业的资金周转,降低企业的物资成本,对促进企业的经济效益有着十分重要的意义。(1)降低企业的物资成本。通对对企业的物资采购环节实施集中管理并进行严格的财务核算,使企业运行这一有效的管控方法,达到降低企业物资成本的目的。企业在生产运行的过程中,其资金的使用有相当大的一部分是用在物资的采购当中,所以合理地节约物资使用量对降低企业的物资成本起着关键的作用。通过企业对物资采购的集中管理与财务核算等途径可以有效的降低其物资成本。(2)有效管控企业的流动资金。企业如能对流动资金的占用情况进行有效的管控,便可以很好地提高企业资金的利用效果,使企业的流动资金能够更加高效与顺畅的使用,以此为企业带来更多的利润。在我国企业中,其流动资金主要是由成品资金、生产资金、储备资金等资金所组成的,且企业中的储备资金一般在企业流动资金中占有的比例较大。而企业的储备资金,其中大部分是用在了对企业所需物资的采购中,因此,若是能合理的压缩储备资金的使用度从而可以有效地管控好企业的流动资金。企业应针对其源头问题对企业的物资采购环节加强管理,并对采购物资所需的资金进行严格的核算。通过对物资采购所需的资金进行有效管控,从而降低企业储备资金的占量,使流动资金能用到更加重要的方面。(3)促进企业的可持续发展。在我国市场竞争日益激烈的情况下,相同的企业之间,如在管理方式、经营方式等方面大抵相同的情况下,若是在物资采购的环节中占用了大量的资金,或者所采购的物资出现长久地搁置不用、过度消耗的现象,将会严重影响企业的经济利益,甚至会在激烈的市场竞争中降低企业的竞争力。对企业物资采购进行集中的管理与财务核算,将会很大程度地避免这类问题的发生,从而给企业的可持续发展打好基础。
四、总结
在我国的企业中,关于物资采购方面若是实施集中管理和严格的财务核算,并通过采购部门、仓储部门、法律事务部门、财务部门等各部门之间的鼎力合作,能有效地控制物资采购的成本,提高资金使用效率,从而提高企业的经济效益。
参 考 文 献
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[3]张晓春.关于完善煤炭集团公司物资采购集中管理模式的探讨[J].中国煤炭.2011,37(1):26~29
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一、引言
在企业管理中,财务预算是其核心组成部分,它是适应现代企业经营管理及发展需要的具体体现。在当前市场经济体制下,企业要想生存、发展,就必须改革传统管理方式,不局限于传统的职能管理,通过科学的战略计划和战略目标的制定,指导企业进行内部协调管理,加强企业管理的组织、协调、控制职能。通过企业一体化管理,让各职能部门目标与企业总目标保持高度的一致,从而使企业管理与战略决策相一致。财务预算作为企业管理的核心,它能在管理工作和生产经营活动之间建立起联系,是贯穿整个管理过程的主线。
二、企业财务预算管理存在的问题
财务预算,是指在未来的一段预算时期,对企业经营成果和财务状况进行预计、对价值指标(如现金收支)进行各种预算的总称。其主要内容有现金预算、预计资产负债表、预计现金流量表、预计利润表等。就目前企业的财务预算管理体系而言,主要存在着以下问题。
(一)缺乏对长期目标的重视
不少企业的财务预算管理都存在着“重短期、轻长期”的现象,即只注重短期目标,缺乏长期计划和目标,从而使得各期财务预算之间出现不同程度的脱节,预算指标跟不上企业的发展战略。这种管理是只注重短期的经济效益,不注重资源深层次开发的粗放型行为,它控制的是企业的短期成本,虽然对短期行为进行了强化,但在根本上却背离了可持续发展原则,弱化了企业的可持续发展。这种管理行为会对企业的科学发展产生极大的危害,目前,很多企业都还没有对这一问题引起重视。
(二)组织机构不合理
随着我国经济体制的转变,在企业预算管理模式上,多数企业也实现了从单一型向复合型的转变。但还是仍然有部分企业还未建立或完善公司治理(法人治理结构),在编制财务核算时,董事会并未实际参与或参与性不强,与此同时,部分企业还未能正确认识到财务预算管理在企业管理中的重要性,整体观念较为缺乏,没有在各阶段中将企业各部门和各单位进行有机的结合,最终还是由财会部门来独立开展财务预算工作。这样的财务预算管理缺乏前瞻性,也降低了预算管理的可操作性,从而阻碍了财务预算控制作用的有效发挥。
(三)预算编制方法僵化
大部分企业在编制财务预算、资本支出预算、业务预算时,都使用的是传统的预算编制方法,比如定期预算法和固定预算法。在传统方法下,预算指标都是固定不变的,不因执行过程中的变化而变化,在预算结束后,以预算指标为参照,直接将预算结果与其进行比较。若企业的业务量的变化和波动很大,就不适合这种预算编制方法。因为这种静态的预算编制,无法根据企业成本、产品价格、销售量等因素的变动,对预算指标进行调整,从而造成财务预算的滞后和盲目,预算结果往往与企业实际情况有较大的出入,无法为企业评价、考核提供合理的依据。
(四)对预算控制缺乏重视
“重编制、轻控制”是当前不少企业的财务预算管理通病,总以为预算编制完成,就完成了预算管理。对于经济环境变化,市场动态,缺乏思考和分析,任外部因素怎样变化,都固执地守着预算方案,不予变动。比如,有的企业的业务支出费用每年都有所上涨,但是相对应的预算却并没有调整。如果企业的生产经营在某一时期发生了重大变化,无法实现预算,同时也没有与之对应的应急预案,更没有及时调整预算方案,就会导致预算与实际的严重脱节,从而让预算沦为了管理的摆设。
(五)预算编制不够客观
对于很多企业而言,在对当前预算进行编制时,都是以历史活动和预算指标为依据来制定当前的预算指标值,并没有认真地分析、预测未来时期里企业可能发生的经济行为。这样的预算编制,还勉强适于外部政策、业务范围、发展速度变化较小的企业,反之,对于外部政策、内部因素变化很大的企业,这样编制的预算就会有失客观和公正。
三、加强企业财务预算管理体系建设的对策
(一)对预算组织体系加以完善
企业财务预算组织机构是建设财务预算体系的重要保障。以企业组织机构的整体框架为根据,在企业中建立起由企业领导直接负责预算委员会,细化财务预算工作,将财务预算工作推进到各个部门中,同时要实行责任到人,从而实现财务预算工作的层层落实和推进。
1、建立合理的组织机构
在企业中组织企业领导、部门负责人组成预算委员会,并拟定文件下发至企业各部门,在文件中对部门职能、业务范围予以说明。与此同时,企业分公司也需要设置财务预算组织机构,强化财务预算的管理和健全。为了监督财务预算的执行,预算委员会必须定期或不定期地举行会议研讨,分析预算执行情况、发现问题并及时加以解决。
2、预算管理的岗位设置
对于财务预算管理的岗位设置,可以在财务部门设置预算成本工作岗位,该岗位主要负责预算成本的编制、分析、以及控制工作。建立并加强财务预算和财务核算工作间的联系,有效推进财务预算的各项工作,保证预、核算具有一致的目标、统一的口径,同时确保核算工作的准确、无误,财务预算工作的完整、全面。
(二)建立科学的预算模型
1、模型
完善的财务预算体系,必须要有合理的、科学的预算模型作为技术支撑。企业为了建立科学化、标准化的财务预算体系,就需要构建财务预算模型,该模型包括了收入模型、项目模型、资本性支出模型、费用性支出模型四个子模块。在制定模型时,要考虑收入、项目、资本性支出、费用性支出四个方面,分别建立起与其相对应的模型,作为预算模型的子模块。这些子模块分别用于规范项目内容、项目标准、项目类别以及项目开支范围,在进行预算上报时,相关单位必须上报模型中要求的内容,同时要尽量细化预算到各个部门,若是特殊的项目,还需单独列出并加以详细说明。
2、分类
企业要根据自身的生产特点、业务类型,以成本习性为依据,对所有项目进行分类。在预算固定成本时,要将增长因素、开支范围、开支标准、理念水平等纳入考虑范围;在预算变动成本时,要将人员配备、工作量、施工区块等纳入测算范围。测算企业固定成本、变动成本后,还要结合企业实际情况,对企业的总成本、管理费用、变动成本等进行充分、详细的分析,以保证成本结构的合理性。
3、审查
财务预算审查的步骤为:首先,预算需求部门填报预算报表,报表以预算管理模型的内容作为样板;其次,预算主管部门对报表进行审查,并对编制预算中的问题逐项列出,详细说明;最后,企业预算委员会针对项目、部门分别进行审查,在审查过程中,需要部门负责人和业务人员的共同参与,审查要从分销售、财务、生产等方面进行分析,以确保支出的最小化、产出的最大化。
(三)严格、合理的过程控制
企业的经济业务离不开资金支持,过程控制就是指企业每一项经济活动中在使用资金方面都要严格的按照相关规定来进行严格的控制把关。过程控制需要在充分结合企业实际情况的基础之上,严格按照一定的步骤加以实施:首先,需要严格按照审批流程来执行预算计划。此环节工作中可以通过开展企业季度滚动资金计划的方式,对资金进行必要的细化与分解,同时还需要以上报资金计划为依据,开展的预算的执行工作;其次,需要定期(一般为每月度)针对企业预算执行情况进行统计与整理。所整理的预算执行结果需要定期反馈至相关工作部门,使企业领导层能够对企业在一定时期内预算的执行情况有一个全面且动态的认识;再次,对于企业当中涉及到的资金业务往来的各个工作部门(包括财务部门、运营管理部门、以及直接业务部门等)而言,需要针对一定时期内企业预算执行的情况展开综合分析与研究,重点在于明确通过预算数据所反映出的企业实际情况以及资金运转情况;再次,结合对预算数据分析所得出的结果,明确在各阶段预算执行中存在的主要问题,并采取针对性的控制措施。针对不同因素所导致的问题,需要区别对待(若属于市场方面问题,则需要及时调整营销策略;若属于运营管理方面问题,则需要对相关制度规范加以优化完善);最后,企业预算执行结果需要反应至绩效考核当中,与相关责任部门、责任人员的考核充分融合在一起,激发各方主体对于预算执行的关注与重视,从而提高预算执行的水平。
参考文献:
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改革开放以来,我国经济高速发展,2000年以来,我国公共财政预决算一直处于超收和超支的状态,并且超收超支的规模不断增加,2011年,我国公共财政超收14154.43亿,甚至超过了2000年的财政收入总量,预算收入偏离度高达15.8%;公共财政超支9027.79亿,预算支出偏离度为9.0%。
本文研究的重心在于探讨我国公共财政预决算超收超支结构及其产生的原因,预决算超收超支结构在本文指的是超收和超支的构成,例如超收中税收收入部分和非税收入部分的分别占比、中央政府超收规模、地方政府超收规模等。本文研究的具体问题主要包括:我国公共财政预决算超收超支的总体规模及其结构;我国财政预决算出现超收超支的原因,以及上述超收超支结构出现的原因。
二、我国公共财政预决算超收超支结构
(一)超收超支总规模:超收超支规模持续扩张,且表现出一定规律性
2000至2011年,我国财政预决算超收超支规模持续扩张,从绝对量而言,超收总额从1057.46亿元增加至14154.43亿元,增长近13倍,超支总额从858.1亿元增加至9027.79亿元,增长进10倍;从相对量而言,预算收入偏离度由8.6%增加至15.8%,预算支出偏离度由5.1%增加至9.0%。超收总额始终大于超支总额,2011年全国财政超收总额减超支总额的差高达5126.64亿元,减去转入中央预算稳定调节基金的1500亿元,其他部分仍处于游离状态。
(二)税与非税超收结构:税收收入超收比重较大,但非税收入的预算收入偏离度更高
2002年以来,我国税收收入和非税收入都存在超收现象,2003年以后全国税收超支总额持续增加,2011年增加至10447.39亿元,预算收入偏离度达到13.2%,略低于当年总财政收入的偏离度(15.8%),非税收入超收总额持续增加,2011年增至3707.04亿元,预算收入偏离度高达35.5%,远高于总财政收入的偏离度。对比税收收入超收情况与非税收入超收情况,可以发现,在大部分情况下,税收超收总额远高于非税收入总额,构成超收的主体部分,可见,税收收入的预期过低可能是造成预算收入偏离度较高的一个较大原因,同时也反映出政府在税收方面可能存在不规范的问题。但是,非税收入的预算收入偏离度更高,且在大多数情况远高于总体水平,由此可以发现,非税收入超收更为严重,规范性和制度约束性更差。
(三)超支结构:一般公共服务支出超支较为严重,公共安全超支不明显
本文主要选取一般公共服务支出和公共安全支出两个指标来衡量我国财政超支结构问题,主要是因为一般公共服务指出数量庞大,是政府财政支出的一个重要内容,并且其中涵盖了人们比较关注的“三公经费”,而近几年来由于社会维稳压力增大,公共安全支出也不断增加。从现有数据来看,2007年以来,一般公共服务支出超支较为严重,而公共安全超支不明显。一般公共服务支出在2011年超支1222.03亿元,预算支出偏离度高达12.5%,并且一般公共服务超支占全国公共财政超支总额的13.5%,但是2011年一般公共服务预算支出仅占财政总预算支出的9.7%。
三、我国公共财政预决算超收超支结构形成的原因
(一)超收超支的形成与我国宏观经济和财政政策密切相关
在公共财政视角下,财政资源取之于民、用之于民,财政收入和支出体现了政府对国民经济的参与和干预,财政收支的规模则主要取决于两个方面:一是宏观经济运行情况;二是政府财政政策。
在宏观经济运行方面,CPI越高,政府决算收入则越高,必然会导致预决算收入之间的差异增大,故而预算收入偏离度越高;GDP实际增长率越高,特别是高于预期的时候,税基扩大,故而税收收入增加,所以决算收入高于预算收入。从政策角度来看,财政赤字有利于减少预决算超收超支规模,主要是因为政府可以通过举债来解决财政支出的缺口问题,而债务的决定权统一由中央控制,从而能够对地方超收问题产生约束作用。
(二)制度不明确导致超收成为常态
我国《预算法》对超收缺乏明确规定,并且分税制下的税收返还制度鼓励地方政府增加财政收入,特别是税收收入。例如《预算法》第45 条规定:“预算收入征收部门,必须依照法律、行政法规的规定,及时、足额征收应征的预算收入。不得违反法律、行政法规规定,擅自减征、免征或者缓征应征的预算收入,不得截留、占用或者挪用预算收入。”在委托关系中,规则制约着人的行为,一旦规则不明确就会赋予人更大的自由裁量的空间,在地方政府预算执行中就表现为财政超收。
四、结束语
综合以上分析,本文认为我国的公共财政已经形成了超收超支常态化,以税收超收为主体、非税超收为辅的超收超支结构,而这一结构的形成主要取决于宏观经济和财政政策、法律法规制度的完善。因此,要想改变我国公共财政超收超支的现状,需要做到以下三个方面:完善《预算法》的相关规定,强化预算在约束政府财政收支的作用,切断政府超收和超支之间的“直通车”;加强财政预算公开,具体包括政府内部公开和对公众的公开,从而强化政府预算执行的内外部监督;提高财政预算编制的规范性和科学性,完善预算编制的指标,从而减少预算收支与实际收支的偏差,从而提高财政预算的权威性。
参考文献:
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二、实施全面预算管理机制
整个全面预算管理机制的结构见图3:
(一)成立预算管理组织 国有企业应成立专门的预算管理组织,负责管理与监督企业进行的物资采购全面预算管理工作。为了提升该组织的权威性,作者认为,最好能够将组织划归到董事会直接领导机构的列表中,具体管理形式见图4:
(二)实施全面预算编制管理机制
(1)预算编制。在整个对采购进行的预算过程中,第一步就是要进行预算编制。作者结合当前国有企业的采购现状,认为预算编制主要包括:一是以经营计划为基础,确立集中采购的预算目标。国有企业的预算管委会应该以经营计划为基础,确立集中采购的预算目标,从而保证采购真正起到了为实现企业经营目标提供重要辅助的作用。二是逐级进行预算的编制与汇总。国有企业的规模通常都非常大,分支机构与下设单位的数量很多,因此,进行集中采购预算编制的时候最好可以逐级进行。简单来说,就是最基层的单位编制预算之后,提交至主管单位;主管单位汇总各下属单位的预算编制结果之后,再提交至上级主管单位。以此类推,最终形成整个公司的集中采购预算。这种方式能够保证公司的预算以各单位的运营实际为基础,从而实现预算对运营的指导意义。
(2)预算审批。最终汇总为整个企业的集中采购预算之后,管委会需要对预算进行审批。审批过程包括调研与论证,并结合企业的发展战略与目标进行相应的调整,最终确定为企业集中采购预算总方案之后,上报给董事会;然后董事会按照企业的审核程序对预算进行审议,如果审议通过则可以落实预算执行,如果审议没有通过就会发回进行修改与调整,直至最终通过审议为止。
(3)预算下达。预算获得董事会审议通过之后,就需要下达至各下属单位。为了提升下达效率,作者认为国有企业最好制定规范的预算文件,从而让各下设单位在日后的工作中有据可依。
(三)实施全面预算执行管理机制
(1)细化并落实预算指标。一是执行单位或部门细化预算指标。得到了预算指标之后,各层级执行单位或部门需要进行指标的细化工作,并分析各项预算指标之间的联系,从而找出能够控制指标的核心因素,并采取针对性的控制措施;如果从时间角度来分析的话,执行单位或者部门应该将指标细化到各月,这样不但可以让预算目标更加明确,还能提升控制工作的针对性。二是落实预算执行责任。国有企业的集中购部门必须明确自身的预算执行责任,并在实际工作中处处以责任规范自身的行为,最好和企业预算管委会立下军令状,同时在工作过程中接受各方的检查以及监督。
(2)加大预算执行力度。一是加大对采购资金收付预算的管理力度。国有企业需要加大对采购资金收付预算的管理力度,合理安排采购资金的支付程序,控制好各项资金的申请与使用,尽量平衡企业总体资金运行情况,从而降低资金支付过程中可能产生的风险。二是规范购资金的审批与管理。国有企业必须规范集中采购资金支付的审批流程,如果资金是预算范围之内的则可以进行审批;如果是预算范围之外的需由主管领导审批之后,提交至更高管理层审批;如果是超预算的,那么就需要由预算管委会审议,若是金额超过一定数额的,还需要提交至董事会决议。三是监控购预算的执行情况。国有企业需要在集中采购预算执行之后,对其进行密切的监控,从而实时掌握预算执行的具体情况,及时发现其中存在的问题进行相应的改进与完善,从而保证预算按照企业原计划那样有条不紊的执行,进而推动企业实现经营目标。
(3)进行预算分析。一是制定预算分析制度。为了提升对预算执行实际情况的掌握程度,国有企业还需要进行预算执行分析,不过开始这项工作之前需要制定相应的制度,从而让分析人员在分析的过程中有据可依,对预算执行问题进行深入细致的分析,并寻求解决对策。二是优化预算分析流程。集中采购预算分析涉及到国有企业采购的方方面面,不但分析工作量很大,分析的内容也非常复杂和琐碎。所以,分析流程就显得十分重要,合理的流程能够提升分析效率,改善分析质量。所以,国有企业应根据自身运营的实际情况优化集中采购预算分析流程,从而让分析能真正为企业完善集中采购预算执行提供有意义的对策与建议。三是处理预算执行偏差。预算出现偏差的真正原因有很多,因此,进行的处理也有所不同。作者建议,国有企业可以进行以下处理:如果是集中购部门没有进行有效执行而造成的偏差,就需要明确具体的责任岗位以及责任人,并进行相应的处罚,同时找出完善途径;如果是企业所处市场环境出现了改变而造成的偏差,就需要分析这种改变会不会对企业未来的采购行为产生影响,并在编制后续预算的时候综合考虑这种影响。
(4)调整预算。一是规定调整预算的要求。集中采购预算一旦下达,没有发生特殊情况是绝对不可以进行调整的。国有企业必须规定调整预算的要求,只有满足了要求条件的情况下,才可以进行预算的调整;如果不满足条件,那么就算申请部门有再多理由,也不能批准其调整预算。二是明确预算调整规范。对集中采购预算进行调整也要把握好限度,国有企业应结合自身的发展规划,对预算执行中根本性的偏差进行调整;同时调整必须遵循公正、客观、科学的原则,调整之后可以实现更大的经济收益。
(四)实施全面预算考评机制
(1)完善考评制度。一是进行考评必须有完善的制度,只有这样才能保证考评的公正性与客观性;二是制定规范的考评制度,并在考评过程中严格执行企业自身的预算执行考评办法;三是定期进行考评,从而将考评与预算执行工作有效衔接起来。
(2)科学选择考评主体。国有企业执行集中采购预算的单位或者岗位都可以作为考评主体,不过选择考评主体的时候应遵循重要性原则,也就是先考评重点预算执行对象,之后考评次要预算执行对象,最后考核一般预算执行对象。
三、优化物资集中采购流程与控制采购风险
()识别集中采购流程中的风险点 借助分析与优化集中采购流程业务,我们能够识别出其中存在风险的核心控制点,并对其进行更加具有针对性的监控,具体过程见图5:
(二)控制集中采购风险
(1)计划管理部分。这部分主要是控制集中采购计划过程中的风险:一是国有企业的集中采购部门进行采购计划编制的时候,必须以科学的方法为基础,并综合企业实际的运营情况,合理制订采购数量,避免出现物资短缺或积压的现象。二是注意计划编制时间的控制,计划提交之后的审批过程应尽量简洁,从而提升计划的时效性。
(2)供应商管理部分。这部分主要是控制集中采购过程中供应商可能带来的风险:一是国有企业采购部门负责管理供应商的人员应根据企业制定的供应商选择规范,公正、客观地选定供应商,从而在源头上控制好供应商风险。二是国有企业最好能够与供应商建立长期稳定的合作关系,这样不但能提升企业采购物资的稳定性,还能获得更加优惠的价格。因此集中购部门需要进行全面的市场调研,并将供应商分为不同等级,与评级高、运营前景明朗的供应商签订长期合作协议,最终实现双赢的理想局面。
(3)绩效管理方面。这部分主要是对集中采购进行绩效考评,考评指标的设置见表1。集中采购部开展绩效管理之前,需要连同人事部进行绩效培训,让员工明确工作过程中需要重点注意的事项。培训目的见表2。绩效管理是一个连续的过程,员工的具体参与内容见表3。国有企业的集中采购部应保证绩效考评的公平性与客观性,从而提升考评结果的说服力与反映员工真实工作绩效的能力。具体如表4所示:
四、打造物资集中采购电子信息平台
(一)规范业务操作流程 国有企业需要组建专门的电子信息化采购小组,全面分析企业当前的采购业务流程;在分析流程的基础上,规范业务操作,从而准确定位流程中的核心环节或者节点。
(二)提高网上采购的比率 当今世界处于信息时代之中,因此,讲求的是高效率。国有企业应该认识到网络传输信息的便捷性,通过培训提升采购人员操作电子信息平台的能力,从而进行网上采购。不过,如果发现网上采购的过程中存在了之前没有预计或者忽略了的问题,则必须进行马上处理,保证网上采购以健康的方式逐渐推进。
五、完善物资集中采购信息报告体系
(一)定期报告 如果是一般性的采购,则可以定期进行报告,并在报告中说明这段时期内各项物资的出入库情况。
(二)即期报告 对于那些重要的采购活动,或者是对企业发展影响深远的采购活动,则需要进行即时报告。国有企业采购部应衡量采购活动的重要性,虽然得到了正规的审批与授权,也需要在采购之前进行报告,从而保证信息传达的正确性,避免出现购买出错的情况。
六、建立物资集中采购内审体系
(一)内审组织设置 企业很多内审组织的设置形式可以选择,当中最科学以及最能保证内审工作独立性与权威性的莫过于图6所示的这种。因此,作者建议国有企业可以采取这样的内审组织设置方式:
(二)内审流程安排 有了科学的内审组织之后,国有企业需要定期进行物资集中购内审。整个内审过程是一个非常完整的循环,环环紧扣、缺一不可。只有完整的内审流程,才能真正找出企业当前集中采购工作存在的问题,并进行针对性的改善,从而改进国有企业的集中采购工作,进而提升工作质量。具体的内审流程见图7:
参考文献:
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[2]谭颖:《企业物资采购风险防范管理新探》,《法制与社会》2011年第23期。
[3]颜清风:《B2B电子商务平台集中采购模式分析》,《中国招标》2012年第1期。
[4]陈红泉、赵萌:《国有集团化企业集中采购模式探讨――基于某大型国有集团的研究》,《经济与管理》2009年第11期。
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预算管理是节约政府采购成本,促进政府采购科学化、精细化和规范化的重要工作。从当前政府采购预算管理来看,还存在一些不容忽视的问题,值得我们深入思考与探析。
1 政府采购预算管理的意义
政府采购预算有利于政府及部门做好预算工作,促进预算编制及预算执行,提高预算编制质量,提高执行率,提升资金使用效益,并促使部门资产管理及财务管理水平的提升。
1.1 有利于促进政府管理
通过政府采购预算管理,让政府及相关部门的财务预算更加科学化、精细化,资源管理更加规范,能够为政府资产管理提供坚强的基础,促进政府及相关部门资产及财务管理。在实际操作中,政府及相关部门应注重政府采购预算管理与资产资源管理、财务管理的配合。
1.2 有利于促进预算编制
要想做好政府采购预算工作,就必须提高财务预算编制质量。如果财务预算编制不到位,就会直接影响到政府采购工作。政府采购预算促使政府及相关部门必须提高预算编制水平,确保预算编制的科学性及合理性。在预算编制过程中,必须结合实际情况,进行科学规划,注重采取有效的调节控制手段,保障政府及部门的资金运转。
1.3 有利提升资金的效益
通过政府采购预算工作,能够优化政府及部门对财政资金的使用与管理,促使其更加注重资金使用的科学性、合理性和安全性,让有效的资金发挥出最大的效益,尽可能地减少政府采购成本,提高政府采购资金的使用效益。
2 现状分析
虽然加强预算管理工作的开展具有十分重要的意义,但是就当前来看,政府部门在采购预算管理中还存在这样或那样的不足,具体主要体现在以下五个方面:
2.1 思想认识存在偏差
我国少数地方政府及部门对政府采购预算管理政策的认识不到位,理解和把握上存在一定的偏差。有的不注重学习政府采购相关的政策法律法规知识,存在漏报、瞒报、多报等问题,从而导致政府采购预算编制与实际不相符合,严重影响采购预算编制的针对性、可操作性。有的在进行政府采购预算编制时比较粗放,缺乏精细化管理意识,存在以主观意愿代替客观分析,以大概估算代替精确计算的问题,从而导致所制定的预算编制质量较低,无法真正发挥应有的积极作用。从一般情况看,政府采购预算编制中不仅包括财政预算资金及其配套资金,还包括单位自筹的财政资金,但是从现实中发现,有的在进行采购预算编制时,只是列举财政预算资金所采购的项目,却漏报了自筹资金解决的采购项目,在操作中很容易出现漏报的问题,从而导致预算编制与实际需要不相符合。
2.2 预算执行力度不够
由于采购管理模式比较分散,政府采购预算与部门预算联系不够紧密,没有真正实现同步编制,导致两者脱节,这样就很容易操作采购预算管理与部门预算不一致,甚至出现相互矛盾、相互脱节的问题。在这样的模式下,各个相关职能部门及工作环节的衔接难以到位,采购预算执行力较低,操作时存在较大的随意性和盲目性,没有真正较好地实现信息传递及共享,影响了预算执行的实际效果。在政府采购预算中,主要以工作人员的主观意志为决定性因素,没有缺乏客观科学精准的计算分析与研究,使得政府采购预算执行难以到位。
2.3 统筹安排调度不够
有的政府及相关部门缺乏整体化一盘棋的大局意识,在采购预算时与部门预算没有进行统一安排部署,而是各自为政,从而导致一些实际所需要采购的相关物品往往会因为采购指标限制而无法采购。政府采购预算与部门预算的整合度不够,资产管理、采购预算、采购执行等各个相关环节之间缺乏密切的沟通联系,几乎都是各唱各的调、各吹各的号,没有形成步调一致、整齐联动的良好格局。有的部门在进行实际采购中,没有将一些利益自筹资金采购的项目列入到采购预算编制
中来。
2.4 预算标准不够统一
从政府采购预算来看,存在着预算标准不统一的问题。由于政府采购预算缺乏统一的标准,就会导致对不同地区与部门的政府采购预算编制及预算执行情况的无法进行科学客观准确的分析、衡量及评估。正因为如此,就会让那些进行随意采购和盲目采购的现象无法及时的发现、纠正和整治。特别是政府采购预算编制及执行方面,缺乏密切的联系,存在着预算与执行“两张皮”的问题。有的工作人员受传统管理模式的影响,热衷于分散性的临时采购,对采购缺乏科学有效的预先安排部署。从整个预算编制及执行过程来看,缺乏行之有效的监督方式及监督手段,采购预算及执行过程不够透明,没有采取公平公正的公开招标。
2.5 工作人员素质不高
从政府采购预算管理人员来看,主要以兼职人员为主,缺乏与采购预算管理工作需要的高素质复合型专业人才。有的从业人员年龄偏大,专业技术水平较低,缺乏足够的工作积极性和主动性,在工作中以被动应付为主,从而影响了采购预算管理工作的实际效果。在对政府采购预算管理方面,缺乏科学严格的奖励与惩罚制度,导致相关部门及人员的责任心不强,从而降低采购预算编制及执行的质量。
3 对策与建议
针对政府采购预算管理中存在的诸多问题,作为采购预算管理人员,应该正确分析,冷静思考,采取科学有效的具体策略与措施,不断提高采购预算管理专业化水平,促使预算管理工作高质高效地开展。
3.1 统一标准,提高预算编制质量
一是统一预算指标。预算编制是预算管理的首要工作,对于预算效果有着至关重要的影响。如果预算编制标准不统一,就难以真正对预算工作进行准确科学客观的评估,也就难以真正无法评判预算管理工作的效果。因此,为了做好政府采购预算编制工作,必须首先统一标准。只有采取统一规范的预算指标,才能保证预算编制的准确性、科学性;二是注重政府采购预算与部门预算相统一。作为预算编制人员,应严格按照国家有关政策法规及财务管理制度做好编制工作,既要突出重点,又要注重统筹兼顾,通过预算编制,准确真实科学地反映出政府行政行为,更好地为政府行政工作和各种事业发展服务,特别是资金来源必须真实可靠。在政府采购预算编制时,还要与各部门自身实际情况相结合,从而为预算执行提供科学的指导、规范作用,给政府工作提供强有力的后勤保障作用。
3.2 严管过程,提高预算执行效果
一是畅通信息传递渠道。政府采购预算管理是一项综合性、系统性工作,需要预算单位、财务部门及资产管理部门的密切配合。在预算单位的统筹协调安排下,科学分析,充分论证,确保各个项目的资金来源真实可靠。针对预算编制项目,形成可行性报告,根据预算审定来确定科学合理的预算额度。要建立信息传递共享机制,确保预算编制与执行实现高度统一。作为预算单位,必须要严格遵守预算编制的要求,严格控制预算执行行为,充分调动财政审计、监察等部门的积极职能,严格按照要求做好政府采购工作;二是加大监督检查力度。要充分发挥财政、审计、监察部门的职能优势,按部门预算开展政府采购活动,要让财政部门、审计部门、监察部门一起共同强化对政府采购预算管理工作的监督与检查,并建立健全对政府采购的监察制度、审计制度,保障采购预算工作能够科学、高效、权威地实施。要坚持先编制再采购、无编制不采购的原则,严防出现超范围、超标准采购的行为。对于非预算内自主采购行为,必须坚决杜绝和严厉打击。严格审核,加采购预算监督严管过程,提高预算执行效果。
3.3 严格审核,加强采购预算监督
一是加强对预算编制的审核。在进行总体预算时,就要将政府采购预算纳入其中,从全盘的角度来看,必须严格审核预算编制。重点加强对采购程序、资金来源、对象的单独编制,进一步建立健全采购预算制度,避免出现违反国家政策、法规及有关规章制度的情况。预算人员应保持高度的政治敏感性,时时关注了解国家政策的新动向、新情况、新要求。针对相关政策变化情况,及时调整采购预算工作。通过财务部门严格审核,可以促使采购预算与部门整体预算工作的有机统一。应注重预算单位政府采购预算与总体预算工作的紧密结合,确保两个部门的衔接;二是加强预算监督。预算部门要科学分析政府采购工作报告,将采购任务进行细化,分解到相关部门,这样就能增强相关预算工作人员的责任心和积极性。对有关采购项目要明确审核流程,对采购项目的真实性、合理性、相关性进行仔细审核,在预算执行中,要严防出现超标准、超范围的采购。
3.4 统筹兼顾,提高预算管理水平
一是注重统筹结合。在进行采购预算管理时,要与资产管理、财务预算管理等相互结合,进一步摸清底子,最大可能地盘活预算单位存量资产资源,发挥出最大的潜力,以弥补预算内财政资金的不足。同时通过采购预算管理,促进预算单位财务预算管理等各项工作,提高财政资金的整体效益。要建立健全采购制度,注重把预算、执行、支付等相关制度整合融入到一起,这样就能够促使政府及部门的行政效能不断地提升;二是提高专业素质。严格把好人才准入关,将专业素质高,经验丰富的人员招纳到政府采购预算管理中心来。加强业务培训,采取定期培训与不定期培训相结合的方式,加强培训过程管理及培训结果的运用,增强工作人员采用培训的积极性,从而提高工作人员的业务水平。建立健全激励机制和约束机制,采取赏优罚劣的管理制度,对于工作表现突出、业绩优秀的应该予以充分肯定及表彰。对于工作不认真不浮躁、采购预算管理不到位的,必须进行批评和惩处。
4 结语
综上所述,政府采购预算管理是一项关系着政府行政工作开展的基础性工作,能够提高整个采购工作的经济效益,降低采购成本。因此作为工作人员,应该转变思想观念,树立具超前性的思想观念,改进工作措施,优化管理制度,健全运行机制,统一标准,提高预算编制质量,严管过程,提高预算执行效果,统筹兼顾,提升预算管理水平。
参考文献
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[2] 夏科.政府采购预算管理研究[D].西华师范大学,2016.
[3] 汤志娟.政府采购预算管理的思考[J].科技经济市场,2015,(3).
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自20世纪20年代,预算管理在美国通用电器公司、杜邦公司和通用汽车公司产生之后,这一方法很快就成为大型现代工商企业的标准作业程序。它从最初的计划、协调生产发展成为现在的具有控制、激励和评价等功能的一种综合的贯彻企业战略方针的经营机制,处于企业内部控制系统的核心位置。著名管理学教授戴维·奥利认为,预算管理是为数不多的几个能把组织的所有关键问题融合于一个体系之中的管理控制方法之一。
(一)预算管理的基本概念及特征。在理论著作中,有一种观点认为,把企业全部经济活动过程的正式计划用数量和表格形式反映出来,就叫做“全面预算”。也就是说,全面预算是企业总体规划的数量说明。还有一种观点认为,企业的全面预算称为利润计划,是企业对未来一定时期内经济活动的各个方面、各个阶段预算的综合。“全面”也存在两方面的含义:①全面预算管理贯穿公司业务活动的全部过程,是以公司的发展战略、中长期规划及年度经营计划为基础的预算管理;②全面预算管理需公司上下所有员工的共同参与,而不仅仅是财务人员的事情。
综上所述,全面预算是在未来一定时期内,为了实现企业目标而制定规划的量化说明,是为了落实公司战略而采取的措施。那么,预算管理就是围绕预算而展开的一系列管理活动,包括预算的编制、预算的执行、预算的分析、预算调控和预算考评等多个方面。
(二)采购预算的基本内容。采购预算主要由两部分构成:一是有关采购产品合同额和付款额的预算;这类预算涉及公司未来一定期间(预算期)在采购业务上的支出,是整个经营预算的重要组成部分。二是有关期间费用的预算,包括差旅费、运输费和电话费。这类预算涉及企业未来一定期间(预算期)的费用支出、财务状况,是采购部预算中不可缺少的另一组成部分。
(三)预算管理的必要性与作用。
1、可以帮助企业改善未来的经营状况。通过编制预算,许多潜在的困难能尽可能地事先预见,从而防患于未然,帮助企业改善未来的经营状况,降低经营风险。
2、能加强企业内部各部门之间相互协调和沟通。通过预算可以促使各部门不仅考虑本部门的工作目标,还要考虑采购申请单位方方面面的关系;通过预算可以使每个部门、每个员工知道自己在一系列配套计划中的工作目标,可以促进采购部各部门间相互协调与沟通,从而提高采购部的工作效率。
二、采购部预算管理现状与问题
(一)采购部预算管理现状。预算管理的概念是从2009年进入采购部的,近3年的时间里,预算管理在采购部在项目采购业务中得到一定程度的推广,但由于对预算管理不熟悉和缺乏处理实务的经验,未能取得预期的效果。
(二)采购部预算管理存在的问题
1.预算管理缺乏制度体系保障。全面预算管理一般应建立预算管理机构,明确各部门在预算管理中的职责,在部门负责人领导下按照相应制度体系工作。而采购部目前预算的编制和执行缺乏制度依据和工作规范。这一方面降低了预算的权威性,影响预算的执行;另一方面也降低了预算管理的操作性。另外,在预算管理职责的设置上应明确负责的具体事项,这样才能使预算与实际执行相适应。
2.全面预算松弛,预算指标有效性差。在预算管理中,预算的申报与审批具有不对称性,尤其对于差旅费、运输费的管理。2010年、2011年,差旅费、运输费的申报都是按照往年费用的发生估算申报,未与实际业务量相结合。预算平衡也缺乏依据。
3.预算控制和跟踪机制不健全。采购部以总预算为主,缺乏各责任单位清晰明确的分解数据,导致后期难以分别监控。预算管理手段还不先进,管理制度不完善,缺乏明确的预算执行流程及有效的监控措施,以事后控制为主,缺乏事前、事中控制。预算分析仅限于财务数据对比,缺乏业务部门的参与,缺乏问题的原因剖析、改进方案的追踪反馈等。
三、采购部如何实施预算管理
(一)明确各部门在预算管理中的职责。各采购申请单位及部内各职责部门是预算管理运行的主体,既包括在预算管理过程中负责预算组织、审批和监控的有关部门,也包括在预算管理过程中负责预算编制、执行、控制和分析的有关部门。
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2.规范采购资金管理及会计核算有助于进行预算管理
政府的部门预算是一个综合性的财政计划,主要是由基层的预算单位进行起草的,预算需要经过上报、审批,最终提交相关的立法机关,只有批准之后方可实行,政府的部门预算所行使的职能需要依据一定的国家制度和法规。各部门需要在年初起草预算的草案,并上报财政部门,最终经过批准的预算计划,可以作为各个部门采购的计划依据,采购资金的管理与核算是部门预算的重要基础。3.规范采购资金管理及会计核算可以满足公众对信息的需求规范采购资金管理及会计核算可以满足公众对信息的需求,伴随着经济的发展,社会公众对于财政的公开性与透明化的需求日益加深,我国在实行市场经济体系下,对于公共的财政体系进行了相应的改革,大大提高了会计信息的完整性与透明性。我国各级政府日常管理工作下所产生的采购行为,采购行为下所产生的采购资金日益趋向透明化,这在一定程度上也维护了社会公众的知情权。
二、采购资金管理及会计核算所存在的问题
1.采购资金管理及会计核算的会计体系不统一
我国目前实行的预算会计是各部门独立进行核算的,主要包含三部分相对独立组织,即财政总预算会计、行政单位会计及事业单位会计。这三个组织的会计制度、会计分录及核算重点都是不同的,这种不统一的会计体系,使得会计核算缺乏一定的准确性及全面性,无法对资金的使用情况进行分析,同时也不乏真实的反应预算的执行状况。
2.采购资金管理及会计核算的预算编制不细化
预算会计信息的准确程度在一定程度上决定着编制部门预算的准确性,预算会计与编制部门预算有很大的联系,预算会计是编制部门预算的重要基础。目前,我国预算编制所采用的是零基法预算,国家财政部门通过分析各个部门所占用资源的因素来划分采购资金,预算会计信息能够清晰的反应部门占用资源的因素,因此,预算编制不细化严重影响着采购资金的核算。
3.采购资金管理及会计核算的核算过程不全面
目前,我国预算会计所反应的资金预算状况还不全面,对于采购资金的核算无法做到对会计要素的面面俱到,因此,财政预算无法真实的反应资产的实际状况,特别需要注意的是,我国会计核算无法对固定资产做全面的核算。由于会计核算的工作不到位,造成固定资产清算不全面,造成对资产核算的不全面,进而影响资金使用状况分析的全面性。
4.采购资金管理及会计核算的信息统计报表不完善
采购信息统计能够反映采购工作的实际状况,但是我国采购资金管理及会计核算的信息统计报表不完善,一方面,新方式的采购缺少报表,预算缺乏对固定资产的分析;另一方面,采购信息统计报表本身对报表的分析不足,对数据缺乏相应的再加工及利用,致使采购信息无法得到充分的利用。
5.采购资金管理及会计核算的资金给付不规范
目前,部门采购资金的给付还存在一些不规范的行为。首先,对采购资金是集中支付给中标商的,但是,一些中标商将工程转让,因此,部门无法实行集中支付,只能是将资金给付给非中标商。其次,对于国库集中支付制度践行不到位,存在将采购资金肌肤给采购单位而非中标商的问题。最后,由于采购单位会增加或减少采购物品,致使采购金额和采购的需求不符合。
三、加强部门采购资金管理及会计核算的方式及方法
1.规范部门会计体系
加强我国部门采购资金管理及会计核算,首先要做到统一部门会计系统,要借鉴国外的经验和教训,发挥部门会计对预算执行的作用,完善部门会计体系。我国的财政部门一方面要整合现行的预算会计制度,有区别的对不同单位实行不同的预算管理,要明确部门会计核算的一般规则,侧重解决固定资产的确认和计量问题,全面反映政府的预算的执行状况,促进部门会计体系的不断完善。
2.完善部门采购预算的编制
各级行政部门首先要依据相应的法律程序起草采购预算计划,在经过相关部门的审批之后,确定部门采购预算编制的实施计划,各级部门需要严格按照审批的计划实行采购行为,采购目录要要按照相关规定,采购申报表要细化到具体的货物,对于没有纳入振幅采购预算的采购一律不支付采购资金。
3.循序渐进的实行权责发生制
目前,世界各国对于会计核算都采用循序渐进的权责发生制,部门会计由于涉及范围广,内容复杂,因此,改革不能一蹴而就,要循序渐进。我国在进行部门会计改革的过程中要吸取经验教训,现阶采取权责发生制与收付实现制相结合的方式,随着部门会计体系的不断完善,权责发生制将逐渐扩大,实现对部门资产负债信息全面准确的核算。
4.注重部门采购信息的统计工作
加强我国部门采购资金管理及会计核算,需要注重部门采购信息的统计工作。一方面,要加强部门财政部门信息化的建设,不断的完善政部门购报表的统计项目。另一方面,要重视采购信息报表的分析,找出存在的问题,并采取相应的对策。
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从目前政府采购的状况分析来看,其工作中存在的问题主要有:
1、政府采购的预算编制相对落后,采购活动缺乏计划性
主要表现在:①、政府采购缺乏强有力的管理,尤其是对采购预算的管理,还有待提高。由于我国政府编制采购预算中还缺乏较为详细的政策和规章制度,使得目前很多单位对政府采购预算资金的运用存在较大的误区,导致有关部门不能及时有效的实施其管理和监督的职责;②、政府采购预算编制没有从全局出发,随意性、盲目性较大,整个预算编制看起来不仅粗糙,而且很多细节问题都没有得到及时的解决,影响了政府采购预算活动的顺利进行;③、在对政府采购资金的分配上,目前所采用的方法并非财政的集中调配方式,而是随意的进行资金的处置,从整个采购预算资金的使用分析来看,问题较多,缺乏严密性。总之,政府采购中对于预算编制中出现的问题,既增加了政府采购部门的工作量,又影响了其工作效率,浪费了资金资源,因此,这个问题亟待解决。
2、政府采购缺乏一个完善先进的法制环境
尽管目前我国已经颁布了《政府采购法》等相关的法律法规,但是从目前我国在采购方面的法律环境分析来看,还存在着较多问题。比如说,我国目前的相关法律都还处在低层次阶段,没有引起有关立法部门的重视,很多法律法规都只是部门规章,其作用也只局限于指导意义;另外,从相关法律法规的立法状况分析来看,我国政府采购的相关立法还存在着立法不统一不规范的问题,各地区个部门均是根据自身的实际情况和地区特点而颁发了一些法律法规,相对统一的法律法规则较为缺乏,导致各地区的法规文件缺乏一个完整的政策和法律依据。总的来说,从政府采购的法律环境来看,建立和完善其法律法规环境,对于完善政府采购,具有非常重要的保障作用,因此,此问题也必须引起相关部门的重视。
3、政府采购缺乏一个完善的监督体系
政府采购作为一项重要的工作和程序,其实施过程中的每一个环节和步骤,都应该具备切实有效的监督效力,但是从我国目前的政府采购监督体系分析来看,我国政府采购还存在着监督主客体不明确,监督措施不完善以及监督机制还存在着弊端等问题。尽管《政府采购法》中明确的规定了各级财政部门是政府采购的主管部门,但是在政府采购的市场中,其监督主体却与其不相统一,尽管目前的法律中规定了财政部门的监督权力和职责,但是对于具体的如何进行监督却没有一个详细的说明,导致对政府采购的监督权力没有得到切实的发挥和运用。
二、完善政府采购的相关对策
针对上述讲到了关于目前政府采购中出现的问题,对如何完善政府采购提出以下几点建议:
1、完善我国目前的政府采购预算编制
完善的政府采购预算编制要求财务部门不仅要参与制定相关的采购政策和措施,同时还要切实参与到政府采购的管理当中,让财务部门的监督管理权得到实际的实行;同时,政府采购预算编制的完善还需要解决目前各行政事业单位的财务管理体系,改进其财务管理的具体操作办法,严格按照法律规定的程序开展各项活动,财务部门应该实行采购资金的直接支付,即根据各事业单位所提交的采购证明或者合同,直接由财务部门想供货方提交货款,取消繁复的层级上报程序,这样不仅提高了财务监管的工作效率,同时也加强了对各事业单位的采购的预算管理,完善了预算编制体系。
2、完善政府采购的法律环境,加强政府采购的规范化管理
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政府采购法是国家为规范政府采购活动,确保采购活动能够在“公开、公平、公正、诚信”原则下实施的国家级制度。它不仅包括对各种采购方式的界定和规范,也包括对整个采购过程核算、审核、分析及报告的程序与步骤。由于政府采购涉及的范围广、资金大,特别是2014年,财政部对“财政资金”的概念做了重新的定义后,2015年1月,《政府采购法实施条例》的出台,政府采购的范围进一步扩大,涉及面也更广。因此,及时梳理预算单位政府采购执行过程中的各个关键环节和部门职责,建立完善的政府采购内部控制制度,及时发现和解决政府采购执行过程中的问题已迫在眉睫。
1目前政府采购执行中存在的问题
我国自2003年颁布实施政府采购法以来,由于认识不够充分,对操作流程也不熟悉,在执行政府采购过程中,普遍存在着采购预算执行效率低、偏差大、采购成本没有得到有效控制、采购质量也无法得到保证等问题。究其原因,还是执行单位普遍存在因政府采购内部控制制度尚未建立或不够完善,相关职能部门职责不够明确,政府采购工作流程不清晰导致的政府采购预算不全面、不细化,或计划与预算脱节、执行与预算有偏差、采购监督不到位等情况,因而,难以有效规范政府采购活动。存在问题具体分析如下:
(1)由于内控制度缺乏操作性,内控制度无法起到相应的作用,同时还可能对采购活动的实施产生阻碍,导致采购活动无法顺畅执行或存在较大风险。
(2)由于没有将政府采购内控制度细化到具体的部门和责任人,在采购执行过程中,由于责任难以划分多会出现互相推诿的现象。
(3)由于政府采购内控制度的不健全,可能导致对政府采购政策性的理解不到位,采购活动计划性不强、行为不规范,未经政府采购管理部门审批的临时采购、化整为零等规避政府采购行为现象大量存在,给政府采购执行带来风险,难以发挥政府采购的规模效益。
(4)政府采购预算编制过粗,或与实际脱离,缺乏可操作性,导致政府采购预算执行困难。
(5)政府采购预算执行不够严谨,采购带有主观随意性,执行偏差较大。
2以建立健全政府采购内控为切入口,加强对各关键点的控制,规范政府采购行为综合运用内部控制方法,实施相应组织规划控制、授权批准控制、文件记录控制、全面预算控制、实物保全控制、风险防范控制、内部报告控制、内部审计控制,可使政府采购活动得到进一步完善。
2.1建立职责明晰的组织机构及岗位职责
职责明晰的内部控制制度,可以明确采购执行过程中,各部门的工作内容及职责,利于工作的开展,并能有效提高工作效率。为了保证政府采购工作的有效开展,内部控制制度应首先明确各部门的职责分工,建立采管分离、用购分离,管理与操作相分离的,各有关部门紧密配合的管理和运作模式,严格职责划分和不相容岗位的分离:采购、付款、验收三权分离;招标人、使用人与定标人相互分离;采购、合同签订、验收人相互分离。
业务部门作为政府采购的起点,应该本着超前谋划的思想,根据单位和部门的发展规划和实际业务需要,提出采购需求,同时提供拟采购物资的详细配置标准、技术指标、服务要求和需求时间等基础资料,参与采购计划的执行及验收,并对该采购事项的真实性、合规性和价款的公允性负责。
作为政府采购的主要管理部门,资产管理部门除了负责对各业务部门提出的采购需求进行汇总,根据各部门现有资产存量状况、使用效率、配置情况,对拟采购资产的配置、数量等相关数据进行评估、审核,出具采购意见,还要主持整个采购计划的执行、政府采购预算的编报、管理、编制并上报政府采购执行进度报表,进口采购申报,参与验收、并将所有记录整理归档。
作为政府采购的主要执行部门,采购供应部门负责根据资产管理部门出具的采购意见,对拟采购物资的市场供应情况,以及市场行情进行调研,对于需要进口或需要执行特殊采购方式的物资应做出特别说明并附相关依据,执行采购并参与验收。
作为经费和预算的管理部门,财务预算部门负责编制初步项目预算,并严格按照政府细化采购预算的要求,上报政府采购预算。对政府采购资金的来源、付款条件、方式负责,政府采购执行过程中,财务部门应严格按照合同列明条款办理付款,并在合同登记表上进行登记。同时,定期向合同执行部门反馈预算、合同执行情况和金额等负有审查责任。
审计部门对整个政府采购行为的程序的合法性、签订合同的有效性和合法性以及内控的有效性负有监督职责。
2.2加强各关键点的授权管理,规范政府采购流程
政府采购业务的内部控制制度的设计,必须针对政府采购业务政策性强、工作量大、环节较多、涉及金额较大、容易产生管理漏洞等特点,在内部控制制度中明确对各关键点的控制,将内部控制工作落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节,设计出规范整个业务流程和每个关键控制点的规定、方法、措施,并规范内控的执行,严格监督,认真考核,使采购业务规范化、标准化、制度化。
2.2.1加强和提高政府采购预算编制的科学性和准确性
科学编制政府采购预算,是有效实施政府采购的前提和基础。政府采购预算须由财务预算部门、资产管理部门、采购供应部门和业务部门共同参与编制,实现资产管理与预算管理,资产管理与财务管理的双向结合。同时也使物资需求的业务部门从预算申报环节即参与到所需物资的采购过程,以保证“所购即所需”,使资金的使用能够最大限度地达到预期效果。
各业务部门应根据资产管理部门的初审意见,以及采购供应部门的市场调研情况,结合单位项目库规划,按照需求的紧迫程度,提出项目库调整建议及采购预算。政府采购预算经单位年度预算会审核通过后,即可由财务预算部门汇总并上报部门预算及政府采购预算,申请资金安排。同时,由资产管理部门对确定需要报批的项目以及需要进口的物资及时组织报批,给采购的实施留有足够的时间。
预算的编报应特别注意切合实际,不能为了争取资金而盲目扩大预算,在预算执行压力不断加大的情况下,造成不必要的资金积压,或因赶进度而 “不得不”违规采购的情况发生,给预算执行带来困难和风险。
2.2.2严格按照政府采购预算及流程执行采购计划
政府采购预算一旦下达,资产管理部门应根据批复及时向采购供应部门下达采购计划,并协同采购供应部门编制实施计划和控制依据,并按照政府采购相关政策法规、制度执行采购。资产管理部门及时跟踪政府采购预算执行情况。物资到达后,由业务部门、采购供应部门和资产管理部门共同参与验收,资产必须落实到具体使用、保管人,资产管理部门和财务部门分别作卡片和入账管理。
2.2.3加强政府采购合同的管理
作为执行政府采购的重要依据,必须重视和规范政府采购合同的管理。建立合同签订之前的律师把关制和联合审签制,使用通用合同模板,既提高了合同编制和审核的效率,也减少了因合同条款失误造成不必要的损失。
2.2.4建立指标评价体系,完善预警机制
建立政府采购评价制度和评价体系,促进政府采购经济效益、社会效益、政治效益的全面提高。主要从采购是否必要,总额是否适度;采购方式是否适当,成本和效益之间的投入产出之比是否实现最大化等几方面对政府采购的效益评价。采购必须严格控制采购标准,配备能满足适当的物资、服务等,避免浪费;注重政府采购的成本分析,既重视其显性成本,又不忽视隐性成本。
2.3加强内控监督体系建设,实施有效监督
有效的内控监督机制是建立公开、公平、公正的政府采购制度的重要保证。由财务、审计监察、纪检等部门共同参与成立的政府采购监督机构,应全程参与项目的立项、政府采购预算和计划的编制、信息的公告情况、招标评标情况、合同签订、货物验收、款项支付等各个重要环节。对采购活动是否有预算、是否按计划实施、实施是否有记录、有验收,采购范围、采购方式、采购程序以及款项支付是否符合相关规定进行审核、监督检查。由资产、财务、审计通过对政府采购预算的编制、采购申报、采购执行、履约验收和资金支付等活动进行控制,将内部控制融入具体的采购活动。
2.4应完善政府采购的内部审计
内部审计通过检查内部政府采购活动中,相关政策、制度和标准是否得到有效执行,资源是否得到合理利用以及采购目标是否实现,来完善单位政府采购内部控制,并对整个政府采购活动进行独立评价。对内部审计过程中发现的问题,政府采购相关部门应该认真加以分析,找出原因,并作出相应处理,杜绝类似问题的再次出现。
2.5加强对政府采购的风险评估和防范
依据政府采购法,通过内部控制制度,规范各种采购方式下的采购程序,注重信息的来源、反馈以及各部门之间的沟通,提高政府采购的透明度;资产管理部门和财务预算部门应及时掌握和反映政府采购物资的实物运动和价值运动,及时发现风险并针对存在的风险和问题采取必要的控制措施,以提高采购效率;建立风险分析程序,完善政府采购风险管理技术。
2.6对政府采购内控制度执行情况采取必要的绩效考核
为了充分调动各项目参与部门及人员的工作积极性,建立有效的政府采购内控执行考评机制,把政府采购内控执行纳入对部门及员工的绩效考评,以此督促各项目参与部门及人员提高认识,努力按计划完成工作任务,保障项目预算的最终执行。
通过建立健全合理的内部控制制度,我们能够正确引导、规范采购人员的行为,优化操作流程,使政府采购得到规范化、程序化、法制化的保证。同时,内部控制制度的有效实施,可以实现采购成本最优化、采购过程透明化、采购结果合理化,是确保政府采购预算的执行,促进政府采购目标的实现的根本保证。
参考文献:
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预算制度是涉及到预算组织部门、预算工作内容以及预算管理方法等多种相关法律制度,并且预算组织制度对公共财政管理工作产生着至关重要的影响,在促进政府决策目标的实现方面发挥着不可替代的作用。所以在政府部门的财务管理工作中,应该全面加强对政府采购预算管理的重视,积极探索提高政府采购预算透明度的措施,通过不断提高政府采购预算的透明度,为预算工作的全面优化提供良好的支持。
一、当前政府采购预算工作中存在的问题
对当前我国政府采购预算实际情况进行系统分析,发现在采购预算中存在一定的问题对采购预算作用的发挥产生了不良影响,具体问题表现在以下几个方面:其一,政府采购预算工作的公开程度不够,信息档次偏低,严重限制了政府采购预算工作的优化开展,对政府采购预算管理透明度的提高产生了不良影响。其二,政府采购预算公开内容受到限制,部分内容进行有针对性的公开,并且一般不对信息进行系统的说明,在一定程度上影响了公开效果,信息公开情况不够理想,透明化程度偏低。其三,政府采购预算管理信息公开范围相对狭窄,只有部分人关注政府采购公开信息,大部分人对公开信息情况了解程度不足,并且不同地区政府采购预算公开信息存在明显的地域性特征,也限制了采购预算透明化水平提高。其四,政府采购预算信息公开过程中往往会出现信息滞后问题,导致在政府采购工作中供应商无法合理使用公开信息制定相应的竞争方案,对采购预算工作的良性开展产生着一定的限制性影响,不利于政府部门综合管理工作的优化开展。其五,政府采购预算工作中政策性意图公开程度偏低,在缺乏政策支持的情况下,采购预算信息的公开受到一定的限制,信息公开效果受到严重的不良影响。因此在新时期背景下,应该全面加强对政府采购工作的重视,并积极探索优化政府采购预算管理工作的措施,希望能够进一步提高采购预算质量,增强采购预算的信息化程度,促进政府采购预算工作能够真正发挥其作用,为政府采购工作和政府综合管理工作提供良好的支持,争取取得更为显著的发展成效,促进政府部门整体工作水平的提高。
二、新时期政府部门全面提高采购预算透明度的措施
结合当前我国政府部门采购预算工作中存在的具体问题,新时期要想改善采购预算工作现状,全面提高采购预算的透明度,就应该积极探索相应的采购预算管理措施,有效增强采购预算管理工作的透明度,促进采购预算管理工作的发挥,为政府部门综合管理水平的逐步强化提供相应的保障。具体来说,政府部门在积极探索全面提高采购预算透明度措施的过程中,可以从以下方面入手:
(一)全面加强政府法律体系建设
对国际先进经验进行分析,在政府部门探索全面提高政府采购预算透明度的工作中,完整的法律体系建设能够为政府采购工作制度作用的发挥提供良好的支持,M而全面突出采购预算工作的实际效果,保证各项采购预算工作都在制度法规的约束下进行,增强工作的标准化程度。基于此,在政府部门开展采购预算工作的过程中,除了应该坚持《中华人民共和国政府采购法》,还应该积极探索《中华人民共和国政府采购法》的具体实施细则和配套办法,保证能够为政府采购预算工作的优化开展提供相应的支持。这样,借助对招投标管理工作的规范、对采购信息管理的约束以及对不同采购管理方法的限定,政府部门采购工作能够得到有序推进,政府采购预算的透明度必然也会有所提升,对政府部门在新时期的稳定发展产生一定的促进性影响。
(二)对政府部门的采购规模和采购范围进行适当拓展
综合分析发达国家在政府采购方面的各项问题,我国在对政府采购工作进行适当调整的过程中也应该积极借鉴国际先进经验,对我国政府采购规模进行适当的拓展,有效增强政府采购规模的影响力,突出政府采购工作成效。这样通过对采购规模进行有效拓展、对采购项目加以丰富,突出采购成效,就能够逐步形成良好的采购资金使用效率,保证政府采购工作在新时期背景下得到全面优化。这样,在政府采购工作逐渐呈现出规范化发展态势的基础上,采购预算工作也能够进行适当的调整,促进采购预算透明度的进一步提高,为政府部门的综合财务管理工作创造良好的条件。
(三)积极打造高素质的采购人才队伍
在政府采购工作中,高素质人才队伍的构建对采购工作的全面优化产生着至关重要的影响,因此在新时期背景下应该积极加强对采购人才队伍建设的重视,以高素质人才队伍的支撑促进采购预算工作的透明化发展。具体来说,针对当前我国政府采购预算工作中存在的复杂问题,政府部门在打造人才队伍的过程中应该加强对采购人员实施招投标、合同、商业谈判、市场调查、工程预决算审查和管理等方面的能力,提高综合素质。唯有如此,借助与时俱进的加强采购人才队伍建设,才能够真正提高采购预算工作的整体水平,为采购预算工作的规范化发展提供相应的保障。所以,在具体加强政府采购预算透明度的过程中,应该积极打造高素质采购人才队伍,为采购预算的透明化提供良好的支持。
(四)全面加强政府采购预算信息化建设
随着信息技术的发展,信息技术在社会各行各业中的应用也愈加广泛,政府部门在开展采购预算管理工作的过程中也可以尝试引入信息技术,借助信息技术的支持加强采购预算管理工作,争取采购预算管理工作在新时期背景下能够获得持续稳定发展的契机,并且有效促进采购预算透明度的提高,保证采购预算工作的实际质量。在政府部门积极引入信息技术加强采购预算管理工作的过程中,一方面企业应该构建全国统一标准的预算采购数据库系统,将政府部门采购工作中涉及到的各类型信息录入到登记库中,为各级政府部门、供应商和投标者使用,在条件成熟后可以选择将政府采购数据系统纳入到国民经济预核算系统中,实现全面联网,为逐步提高采购预算工作透明度创造良好的条件。另一方面,为了保证采购预算工作的透明化程度,还应该及时各地区、各个部门的采购信息,结合实际情况积极引入先进的采购经验,对本部门采购预算工作进行调整等,唯有如此,采购预算工作才能够取得良好的发展成效,为整体工作的全面优化提供相应的支持。
(五)加强对政府采购预算工作的监督和管理
政府部门采购预算管理监督工作的开展对采购预算的透明度产生着重要的影响,所以在当前社会背景下要想有效提高采购预算工作透明化程度,促进采购预算作用的发挥,就应该结合政府部门的实际情况积极制定监督和管理措施,如针对部分政府采购过程中排挤外地供应商、地方资格审核相对简单、地方采购管理和执行机构没有明确划分等问题,全面加强监督和管理工作,力求逐步解决问题,营造良好的工作环境,真正保证政府采购预算成效,促进政府采购预算管理水平的不断提高。
结语:综上所述,政府采购预算透明度对预算管理工作的全面优化产生着重要的影响,新时期背景下要想真正发挥出预算采购预算的优势,就应该探索提高预算采购预算透明度的措施,进而借助良好的管理为预算管理工作的全面优化提供良好的支持,保证预算采购预算工作能够在新时期取得新的发展成效,为政府部门综合管理工作的优化开展奠定坚实的基础。唯有如此,才能够真正发挥出预算管理的重要作用,促进政府综合管理水平的不断提高。
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(一)集团公司预算管理组织机构与职能 具体如图1所示:
(1)预算管理决策机构――董事会。董事会是公司预算决策结构,《公司法》规定董事会拥有财务预算的制定权,股东大会行使预算的批准权,但实际工作中公司的年度财务预算一般由预算管理部门制定,董事会行使审批权。
(2)预算管理组织机构――预算管理委员会。目前普遍采用的三种预算管理组织模式有专门的预算管理委员会、经理办公会议、公司CEO、CFO等组成临时预算管理小组。财务集中管理模式下公司预算管理的范围进一步扩大,编制、协调、监督子公司、分公司及公司职能部门预算管理的工作量大大增加,对预算管理的系统性和权威性提出了更高的要求,因此,成立专门的预算管理领导机构更能符合集团公司财务集中管理模式下预算管理对预算权威性、系统性的要求。
预算管理委员会的组织模式。公司成立专门的预算管理委员会来系统负责公司预算管理工作,在组织形式上有两种选择,一种是直接对董事会负责,另一种是由公司财务总监直接领导。由董事会领导预算管理部门,虽然在形式上具有更高的权威性,但是董事会并不负责企业的日常经营管理活动,对于企业预算管理的执行情况并不完全了解,相比之下,财务总监作为公司整个财务运行体系的负责人,熟知公司财务运行状况,以及公司预算管理运行情况,能够实行“动态”、“全面”的预算管理,使预算管理成为实现企业经营目标的有效工具。
预算管理委员会的职能。预算管理委员会作为预算管理的核心管理机构主要履行以下职能:制定集团公司的预算管理制度,围绕公司经营目标和年度发展计划制定预算目标,组织集团公司各部门,以及各子公司、分公司开展预算管理工作,审议调整和协调公司年度预算方案,审议集团公司及下属公司的预算执行分析和评估报告等。
(3)预算管理日常管理机构――预算管理办公室。从预算管理委员会的职能来看,预算管理委员会主要针对预算管理的重大问题、关键环节进行决策和审议,例如年度预算的调整和协调的具体方案并不是由预算管理委员会制定,而是由负责日常事务的预算管理办公室,预算管理部门对方案进行审议以决定是否通过调整方案,预算管理办公室目前有两种模式,一种是由集团公司财务部门行使相关职能,将预算管理办公室作为预算科来运作,另一种是设立独立的预算管理办公室,由财务经理负责,财务部门与其他部门选派人员参与,第二种方式下能够避免预算管理限于财务部门,而在集团公司内部推行真正意义上的全面预算管理,因此,更加符合现代预算管理的发展要求。预算管理办公室的主要职责包括拟定集团公司年度预算编制方案,为预算管理委员会的会议提供必要材料,汇总预算及预算调整草案并进行初步调整协调,组织预算分析小组开展预算考评。
预算管理委员会属于非常设的议事机构,一般下设一个日常工作部门,目前有两种模式,一是直接由财务部门履行职责,二是依托财务部,设立预算管理办公室,由财务部门经理担任办公室主任,相关部门参加。笔者比较认同后一种模式,因此,前者容易在企业内产生“预算是财务部门的事情”的现象,并形成预算与业务脱节;后者一方面便于与预算工作协调和对预算管理的业务指导,另一方面有利于预算与业务相协调,并能有针对性地提出预算改进意见。预算管理办公室主要负责预算管理的日常组织工作。
(4)预算管理执行机构――各预算责任中心。预算管理执行机构是指负责执行预算的各级预算责任中心,包括集团公司的各个职能部门、业务部门以及下属子公司、分公司的相关部门。
(5)预算监控机构――财务部和审计部。预算管理委员会具有监督预算实施的权限,但由于预算管理委员会并非常设机构,其日常职能的形式一般由财务部门和审计部门来完成,财务部门主要负责信息的实时反馈,以让决策部门了解预算执行的真实情况,而审计部门则负责预算执行过程的监察和预算执行结果的审计。
(6)预算分析机构――预算分析小组。集团公司财务集中管理模式下,预算管理与公司业务紧密结合,预算范围扩大到整个集团公司,企业面临的内外部因素的不确定性大大增加,在错综复杂的经营环境下,预算分析必须具有动态性、实时性,预算分析需要做好三方面的工作,一是通过设定预算指标及预警线来发现偏差,二是通过分析评估偏差程度,三是提出方案协助解决偏差。
(7)预算考评机构――人力资源部。预算管理以企业战略规划为指导,以企业绩效考评为支撑,前者形成预算管理的引力,后者形成预算管理的推力,预算考评的任务就是分析预算执行结果是否达成预期目标从而符合企业发展战略,而将预算与绩效考核结合起来则是保证预算得以执行的必然要求,因此,预算考评应作为公司绩效考核的一部分,由人力资源部门根据设定的指标进行考评以保证公司考评体系的完整性。
(二)财务集中管理模式下集团公司预算管理结构 财务集中管理模式下,预算管理委员会参与公司长期战略规划和年度经营计划的制定,在全面分析公司战略的基础上制定集团公司预算管理目标,并分解到部门、业务层面,组织集团公司预算管理的编制,做好预算编制过程中的沟通、协调工作,在预算执行过程中,发挥监督管理职能,适时进行调整,组织预算管理考评等工作。子公司、分公司预算管理部门负责完成集团公司预算管理委员会分配的预算管理任务,全程参与本公司、部门的预算编制、执行、考评工作。由此形成一个以集团公司预算管理委员会、子(分)公司预算管理部门、公司职能业务部门组成的三级预算管理结构。如图2所示:
图2 财务集中管理下集团公司预算管理结构
二、财务集中管理模式下集团公司预算管理基本流程
财务集中管理模式并没有改变公司预算管理的基本流程,只是对预算管理提出了更高的要求,从而使得集团公司预算管理在一些方面需要进一步改进,下文将按照预算管理的基本流程进行分析。
(一)预算编制 具体如图3所示:
(1)预算编制原则。预算编制要与公司财务集中管理模式相适应,就要按照以下原则进行预算编制:
一是全员参与全程管理。集团公司财务集中管理模式下,预算管理工作更多地需要依靠子公司、分公司业务部门、职能部门的支持,依靠财务部门或者预算管理部门的人力、物力无法实现预算管理的各项职能,必须让集团公司员工从思想上、行动上参与到预算管理的过程中来。只要全体员工都参与进来,使预算管理贯穿集团公司整个业务流程,实现全程预算管理也就顺理成章。
二是一致性原则。保持预算管理制度、流程、考核指标等在集团公司一致,是集团公司预算管理工作的基本要求,这样便于协调集团公司预算目标与子公司、分公司的目标,保持预算口径的一致,使得预算更加具有合理性、权威性。财务集中管理为实现预算管理的一致性原则提供了便利条件。
三是弹性原则。集团公司预算管理涉及的预算项目多,由于经济、市场等因素变化导致预算编制基础发生改变的情况不可避免,因此,必须考虑在预算执行过程中可能遇到的问题以及不可预知的突发事件,保持预算留有适度的弹性,既要避免预算管理僵化,也要避免预算管理失控。
(2)预算编制流程。预算编制要按照“自上而下、自下而上”相结合的原则,先由预算管理部门制定各部门的预算,然后下达至子公司、分公司讨论,需要调整的由各部门提出申请,由集团公司预算管理委员会审批,申请通过的予以调整,未通过的按照原预算执行。预算编制的内容主要包括:收入预算、费用预算、采购预算和项目预算等。
一是收入预算。收入预算主要由销售部门根据以往的销售数据,结合市场环境的变化,分析集团公司确定预算年度的目标利润、市场销售额是否能够实现,具体内容包括主营业务收入预算、企业业务预算、营业外收入预算、投入收入预算等。
二是费用预算。费用预算包括企业为开展生产经营活动而发生的期间费用、研发费用,其中,业务招待费、广告宣传费、差旅费是费用预算的重点,应详细编列。具体由预算责任部门根据集团公司的年度费用计划,根据以往年度的数据来编写,经预算管理委员会批准后实施。
三是采购预算。采购预算包括材料采购、商品采购、大宗设备采购等,采购预算应由使用部门提供采购标准,由预算管理办公室、财务部门审核,以确定预算范围及预算价格。
四是项目预算。专项建设支出应该立项建设,并在财务部门按照项目建立专门的预算,预算编制过程应由预算责任部门提供项目分析报告、项目资金计划书等内容。
(二)预算执行 预算执行过程包括预算申请与支付、预算分析、预算调整等四个方面的内容,是整个预算执行的核心。
(1)预算申请与支付。集团公司预算编制完成之后应将最终的年度预算下达到各个预算执行部门,但是,预算下达并不是单向的命令下达,而是双向的沟通交流,集团公司各部门的预算申请有专门的申报流程,应由执行部门申请,预算管理办公室报预算管理委员会审批,然后再由预算办公室将批准的预算下达至申请部门执行、下达至财务部门备案,并作为日后核算预算执行是否符合规定的依据。这一过程主要涉及三个主体的活动:一是预算申请部门,二是预算管理办公室,三是财务核算部门,预算申请部门的采购、市场开拓、项目研发等活动需要在预算批准的范围内进行,并且项目支出金额需符合预算规定。例如,研发部门拟采购一套研发设备,需要研发部门向预算管理办公室提出采购申请,并向财务部门提供相关材料,说明采购的型号、用途、价格等,预算管理办公室主要审核采购是否符合预算已经审批的范围,财务部门主要审核预算支出是否超额,经预算管理办公室、财务部门审批通过后交由采购部门办理,设备购回后由申请部门查验是否符合申请标准,验收合格后交付使用。对于事先没有采购申请、用途、型号、价格未经预算管理办公室、财务部门批准的预算支付申请不予办理。
(2)预算分析。预算分析是预算执行过程中非常重要的环节,其目的在于保证预算管理体系的动态性、实时性。预算分析由预算办公室下的预算分析小组在财务部门以及其他相关部门的支持下开展。预算执行过程不可避免会出现预算偏差,只有及时纠正偏差才能保证预算目标的实现,预算分析就是通过预算指标的观测及时发现新问题、新状况,会同财务部门、预算责任部门找出原因,并提出解决措施和建议。例如研发部门的一项未经预算管理办公室、财务部门批准、未经采购部门询价的紧急采购,如果紧急情况属实,确实属于关系公司发展的重大项目,在经预算管理委员会批准后,预算分析小组可向采购部门征询采购价格的合理性,如果价格合理,则要求研发部门向预算管理办公室补交申请,并将采购的相关资料提交财务部门,如果符合预算规定的从预算中划拨,不符合预算规定的列入预算外支出。
(3)预算调整。预算的作用是保证集团公司的生产经营活动按照既定的计划来执行,但是,由于公司面临的内外部环境的诸多变化,在企业据以进行预算编制的基础发生变化时,再按照原有的预算可能不利于公司预算目标的实现,因此,在这种情况下,预算责任部门可以提出预算调整的申请。预算调整申请应详细阐述预算执行的情况、客观因素的变化以及对预算造成的影响、预算调整的初步方案等(见图4)。例如研发部门按照预算管理流程申请采购的一套研发设备在实际采购时,该设备价格上涨,此时,就需要研发部门向预算管理办公室提出预算调整,说明设备价格的上涨情况,预算管理办公室委托采购部门进行核实后,如果情况属实再报经预算管理委员会审批,最后,由预算管理办公室将审批后的预算调整方案下达至研发部门执行。
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自我国财政部2003年1月颁布《中华人民共和国政府采购法》实施以来,伴随着社会主义市场经济体制改革的不断深入,行政事业单位政府统一采购进入到了新的阶段,已成为政府干预经济的一种重要手段之一,发挥着调控国民经济宏观的作用。各级政府也相续出台了一系列法规政策,在一定程度上对行政事业单位政府采购业务进行了规范,较为合理使用了财政性资金,大大优化了资源配置。但随着行政事业单位的职能和任务不断扩展延伸,从目前政府统一采购的现状来看,在采购机构的设置上、采购流程的合规上、采购预算的编制上、采购对象的合理上等方面仍然还存在着不足。
二、当前行政事业单位政府统一采购的现状分析
(一)行政事业单位政府统一采购部门的设置不合理,缺乏监督评价机制
作为行政事业单位的采购部门,要做到的就是管好单位的采购工作。但是当前,我国部分行政事业单位的采购工作是放在财务部门中的,没有单设政府采购机构,常常是“一套人马,两块牌子”,财务部门不仅要负责采购行为的财务支出,还要负责整个采购行为,这样的采购部门设置是十分不合理的。一方面,采购行为和采购支出行为都由一个部门办理,这样采购就变成了仅仅是一个部门的事情,缺乏对于采购整个行为的监督,同时容易造成在采购过程中产生的腐败事件。另外采购人员的岗位安排、职责分工不明确,比较混乱,缺乏透明的工作制度和工作流程,导致政府统一采购的公开、公平、公正性受到局限。
(二)部分行政事业单位对政府采购预算重视不够,预算的编制水平质量不科学
政府采购预算始终都是政府具体实施采购行为的关键环节,不仅体现的是行政事业单位在某一段时间内预计采购项目的计划,而且也体现整个单位的工作运行。实际工作中,部分单位的领导和预算编制人员对政府采购预算认识模糊,业务不熟,责任心不强,编制的预算质量不高,,在执行中存在着一定的随意性,长期以来,行政事业单位编制的预算在执行的过程中通常难以完整执行,相当部分的政府采购在执行中出现了预算归预算,执行归执行的“两张皮”的问题,政府的预算与行政事业单位自己的预算之间存在一定的出入,在编制预算时,由于没有足够的信息对称和单位内部组织机构间的沟通配合,导致预算从开始编制时就存在不同程度的偏差,政府采购预算缺乏计划性,执行的步骤不衔接,导致在实际工作中难以操作。
(三)对采购国外设备的倾向性大,设备闲置浪费的现象时有发生
随着科学技术的发展,许多进口设备在性能上优于国产设备,虽然我国的政府采购工作要求尽量优先采购国产品牌的设备,并对购置进口设备有严格的限制。但是有的行政事业单位在政府采购业务的中,特别是公立医院和科研机构,对设备的性能要求、数据的准确性有特殊的要求,这时候就需要购置进口的设备。但是由于采购物品的特殊性较多,技术含量和价格也较高,其质量和品质没有专业的技术人员法把关,甚至在实际购置中会面临供应商违约的风险。从一定程度上说,会造成了资源的浪费。此外,行政事业单位在采购中间也容易出现采购设备闲置的现象,相当部分单位在购买设备之前并没有对设备的需求做详细的了解,设备采购计划较为盲目,之后将设备采购回来却没有很好地发挥作用,部分采购设备的使用效率和产生的效用与预期效果相差甚远。与此同时,这种采购设备闲置浪费的情况没有专门的责任人来承担责任,这就造成了采购设备闲置浪费的现象难以杜绝。
三、加强行政事业单位政府采购业务的几点建议
(一)设应置专业的采购部门,不断强化单位内部监督评价的作用
进一步规范政府采购行为,行政事业单位应当建立专门的政府采购组织管理机构,完善政府采购制度,增加采购工作的透明度,这样政府采购制度和监督评价机制才能有效实施。其次,在设立采购部门时,要建立相应的职责权限,建立和健全政府采购台账,采取不相容岗位相分离的制度对本单位采购计划和采购审核、采购审核和采购审批、采购合同与采购验收等采购工作全过程进行有效跟踪问责。从源头上保证政府采购的公开性、公平性和公正性,逐步实现“无预算不采购”硬性的原则,强制约束政府采购预算的编制和执行,强化各方面的主体责任,并将政府采购工作纳入单位年度责任目标考核,定期开展政府采购执行情况专项检查,对存在的问题和原因认真分析和总结,提出可行性建议。
(二)提高政府采购预算编制的科学性,规范和完善政府采购制度
随着《中华人民共和国政府采购法》的实施和政府采购制度改革的不断推进,地方各级政府相续出台了一系列的法规政策,对政府采购业务工作提出了更具体的要求。采购预算是整个采购过程的开始,也是整个采购过程的关键点,预算的编制更要精细化,“无预算不采购”。因此,要求各政府采购预算的编制不仅要合理而且要科学,在执行采购工作中,更要预算的编制和执行要统一。在编制政府采购预算时要对采购项目进行准确的分析与定位,根据不同的采购项目进行分类,做好前期的市场调查,了解采购项目的市场平均价格,争取把预算定在最合理、最有效的区域范畴中,同时还要加强单位部门之间的沟通协调工作,注重预算编制的实际可操作性。在预算执行的过程中,对每一笔预算相关支出做好管理,具体支出时间、事项、负责人等信息都要收集登记好,以便后期进行审查,增强政府采购预算的合理性和科学性。
(三)提高行政事业单位政府采购专业人员的素质,预防发生
政府采购工作是一项政策性、技术性都很强的工作,政府采购人员素质的高低,直接影响到采购工作是否公平、公正和采购物品项目质量的优劣,因此对他们不仅要加强岗前培训,还要加强岗后的继续教育工作,使他们熟悉党和国家的各项方针和政策,借鉴先进的经验做法,拓宽他们的知识结构,加强他们的职业道德自律修养,使他们在编制预算时真正做到客观、公正,既有效规避政府采购过程中巡视舞弊现象的发生,也促进党政廉政建设,从而培养出全面的、新型的政府采购专业人才,才能不断适应行政事业单位政府采购业务工作的需要。
四、总结
总之,各级行政事业单位政府采购工作要不断适应新的形势下发展变化,认真贯彻和落实《中华人民共和国政府采购法》,进一步规范和完善行政事业单位政府采购制度。在这个过程中,政府采购工作也取得了一定的成绩和发展,但同时蕴藏的问题就也随之体现出来。部分行政事业单位对政策还不够了解和重视,监督管理的机制还不够健全等方面还存在着诸多问题,因此要改进行政事业单位政府采购的现状,不仅要加强政府采购的宣传工作,提高各级行政事业单位政府采购意识,更需要的是行政事业单位针对自身不同的缺陷,有针对性的改进,从而构建适合我国政府采购管理机制和评价体系制度,促进整个社会政府采购工作健康、有序、持续发展!
参考文献
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