引论：我们为您整理了13篇企业办公信息化范文，供您借鉴以丰富您的创作。它们是您写作时的宝贵资源，期望它们能够激发您的创作灵感，让您的文章更具深度。
篇1
办公信息化目标为无纸化，根据维基百科对“办公信息化控制”的“主条目：无纸化”，界定为：“利用软件程序技术及应用，将办公室的文书资料或文书档案，做有效率的管理，并结合传真机、电话机、打印机、电脑等迅速地处理文书资料或文书档案，以提供承办人或决策主管参考。”
通过施工企业入口网的建置，施工企业的运作模式，由以往的单人单机作业，演变为可同时支援多人通过区域网络连线连接至网站，进行协同操作的模式，改变员工传统操作方式、最大限度满足企业整体信息化建设要求。办公室作业电子化后，简化了纸本文件的备份、保存、仓储与管理等问题，同时提升了文件的搜索查询、数据分析、档案提供等工作效率，便于企业内部各级单位资源共享，为人力资源、财务、经营管理等系统提供了高效的数据支持。同时为构建移动办公系统，最终实现企业办公系统全天候跨区域运行奠定基础。通过前期信息化规范的制定，对办公系统各个板块进行规范化管理，设定数据标准。系统成熟后，不管是自行开发或引进产品，均内化成公司适用的资源，使之产生作用，并持续运作。
一是综合办公系统。这包括如下内容：沟通平台（如公告栏、电子邮件系统、即时信息系统）、数据存储、知识管理、决策支持等软件系统，以及视频会议、档案系统等硬件设施；数据监控系统管理，监控企业邮箱邮件，审核信件内容是否含有机密或个人资料，并对通过企业OA系统进行流转的数据信息进行审核，对施工技术数据、信息进行人机双重审查；管理施工企业内部文件、信息、档案、培训教材等文件分享平台；管理内部签核流程，提供跨单位联系，及时发送相关签核信息的流程引擎核心辅助系统。
二是职能单位系统。（1）人事单位相关系统，提供施工企业管理员工信息资料、培训档案、例行差勤、薪资管理、考核等作业的系统，为企业其他系统提供人力保障。（2）财务单位相关系统，提供施工企业管理财务与会计相关作业的系统。（3）业务单位相关系统，提供施工企业管理与处理牵涉业务系统功能的需求或问题的系统，包括综合项目管理、法律事务管理、风险管理等子系统。（4）稽核单位相关系统，提供施工企业管理内部稽核、外部稽核、自行查核、一般查核、专案查核等攸关施工企业风险管控作业的系统。
三是信息系统。企业文宣系统，包括文宣数据更新、素材制作、新闻审核、、报刊制作发放、网络舆情监控等系统。
二、施工企业办公信息化内化服务的考量
（一）完善的作业规划
办公室软件的服务对象为施工企业内的员工，使用者需求与系统功能项目应能于系统引进或开发之前即进行完善规划。落实使用者需求访谈、雏形系统试用、系统重要里程阶段测试验证作业，使软件开发者与使用者双方及早建立共识，可避免系统上线后改版或须进行功能调校对日常工作影响，使办公室作业信息化产生预期功效。在各使用单位日常作业日益仰赖与倚重系统功能与服务下，如何持续满足各使用单位个别不同的需求、建置有益内部沟通、协同合作与信息分享的共同平台，是系统上线后有待努力与强化的作业。
（二）法规遵循
办公室软件因使用单位、业务专属性等的不同致需求各异，施工企业基本须遵循的法规或权责单位的个别需求是不容疏忽的，应予纳入妥为规划；而较复杂的系统在精简人事原则下，不易由施工企业内的编制人员进行开发，故大多采购现成的产品，完成改版后供其使用，因此，使用单位对相关遵循的法规及系统运作，须有深入的了解及管控，所有运行及监管需符合法律规范的规定。
（三）24小时作业
大型施工企业，点多面广，员工对全天候跨区域办公的需求日臻迫切，通过网络连线至施工企业办公室系统，进行收发信件、执行相关作业、快速回应施工需求等，已渐成常态，且为必然趋势，如何持续检视系统环境以确保系统执行时的安全与稳定，或是以现有硬件虚拟化技术协助强化与建置完善的同地备份或异地备援机制，以求持续不断改善作业环境，也属永不停歇的重点工作。
（四）硬件虚拟化
由于办公室软件已成施工企业日常运作不可或缺的一环，通过已成熟的虚拟化技术、云技术与产品，将办公室软件自实体设备转移至虚拟化环境运行，不仅可提高系统的安全性、稳定性与可用性，也能降低系统毁损无法运作的风险，以及提高系统备份还原或备援作业的便利性及速度，同时简化施工企业应对灾变发生时，于异地备援中心进行备份还原作业所需的人力投入与系统复原时间，降低硬件采购及维护成本。
（五）协同办公软件
利用协同办公软件可通过及时、群组分享的平台，提供群组成员共享信息，简化沟通时间、促进成员间的知识分享与脑力激荡，激发新的思维与解决方案，更快速、更有效地完成工作。
三、小结
随着智能型手机或平板电脑的功能越来越强大且多样化，操作方式也更趋人性化与直觉化，人与人的沟通模式已由以往的被动、封闭式“电子邮件传递”模式，逐步演变为主动、开放式的社群网站“即时通讯沟通”模式，且各种文件处理与管理软件也快速发展，可望为施工企业的运作与管理带来新的变革机会。推动OA内化服务前，首须做好环境规划与资源统合；再者，施工企业文化与人员素质具差异性，仍有赖施工企业制定相关使用规范或提高员工自我管理的能力，才能在享有办公信息化作业便利的同时，确实维护个人与企业的资产与权益，以达到OA内化服务的最佳效益。
篇2
首推“十大免费”开创业界先河
在诸多亮点中，十大免费无疑最引人注目。此举开创业界先河，为众多企业带来福音，有效推动我国企业协同管理信息化的全面普及。
据了解，通达Office Anywhere2013版“十大免费”包括：
，OA 30用户版可免费使用3年;
即时通讯组件50点以下终身免费;
即时通讯组件支持免费的点对点视频，内嵌免费4路视频会议;
免费的智能手机和平板电脑客户端(iOS/Android);
免费的全文检索平台;免费的邮件服务器;
免费提供100套工作流样例模板(包含精美表单与流程设计);
面向所有版本免费的tIDE开发平台和基于tIDE的CRM系统;
面向所有版本免费提供公文系统;
面向所有版本免费提供“智协同”和项目管理。
作为信息化普及先锋，通达推行“十大免费”进一步降低了企业信息化建设费用。重磅推行的OA30用户版免费使用3年的举措，使小微企业的协同办公管理信息化建设进入一个全新的”零圆”时代;同时，这一举措也将为打击国内OA软件盗版立下汗马功劳。据通达官方统计和预测[x2] ：使用正版通达OA的小微型企事业用户，预计在5年内将达到20万家以上，终端用户将突破500万。
破冰私有云助推协同办公全面升级
通达OA2013版中，产品架构和性能上有了进一步深化和提高，更好的满足超大规模企业用的场景，实现系统快速、高效、稳定运行。
通达私有云，是基于通达全系列产品和整体解决方案的企业云服务[x4] 平台，帮助企业客户使用云技术部署可自我掌控的信息化应用平台，以”云服务”的方式实现各种信息化业务功能。
通达云平台的优势主要体现在移动应用、系统集成、安全等方面。全面移动应有解决方案保证处理办公事务不受地域、场所限制。系统集成解决方案，具有强大的包容性、能够随需应变。通达云平台保证服务端部署在企业内部，企业内部实现完全管控、云终端为用户提供了深度保密检查、网络监控、动态密码等一系列安全解决方案，有效地保证了企业信息的安全，让企业在享受通达私有云带来的诸多便利的同时，对数据的安全管理也高枕无忧。
通达私有云的出现让协同管理真正步入云端，对于整个行业都具有积极的促进作用。
采用“众包模式”聚合用户智慧
通达OA2013版研发采用国际先进的“众包模式”，是国内业界最先也是唯一一家采用此模式的协同软件企业。”众包”指一个公司或机构把过去由员工执行的工作任务，以自由自愿的形式外包给非特定的(而且通常是大型的)大众网络的做法。
通达在国内首创“统一需求管理平台”服务举措，倡导“用户智慧创造产品价值”主张，快速有效收集用户建议，并纳入到开发计划中，让用户参与到产品开发中，让用户发挥创新热情，彰显创新能力，充分体现开发民主化，使得开发出的成品最大限度符合用户的需求。
该“众包”开发平台通过几个月的实践，取得良好效果，收集用户需求近2000项，需求收集、整理和采纳的流转速度提高了3倍，需求向开发计划的转化率超过60%，开发计划定位更加精准，开发方向更加明确。
极致功能创新引领OA发展新趋势
除了在理念和模式上的改变，通达OA2013版还有诸多让人耳目一新的创新功能。
全新与项目管理结合使用的“智协同”功能。只要随手点击“智协同”按钮立即发起一个协同任务，实现便捷沟通、任务实时监控，为管理松散型企业全面掌控节奏。
移动客户端将全面支持移动办公，具有通知、语音通讯工作办理等功能，不仅可以微讯、提醒、工作流等实现信息推送，有弹窗、横幅或标记提醒，还可以支持发送语音片段给对方(手机可与PC客户端交互)、支持无延迟发送即时信息。
全面提升了OA精灵功能，整合视频会议功能、实现点对点视频交互功实现OA精灵在线或者离线用户交流，保证信息的及时性以及完整性。
作为协同OA软件的领跑者，从2002年第一款OfficeAnywhere软件面世到如今的OfficeAnywhere2013版，通达信科始终以用户需求为导向，用过硬的技术实力、执著追求的理念对技术创新进行一次又一次的完美诠释，创造了协同软件发展的新历史。在不断追求创新的过程中，通达信科也实现了从国内知名OA厂商到秉承“倾听用户声音、更新最快”办公服务理念的协同OA软件领导品牌[x5] ，从业内“低调工程师”到中国优秀的私有云方案提供商的完美蜕变。相信随着通达OA2013版新产品的上市，一波因免费、云端应用而引发的新办公潮流也将随即来袭。
tongda2000.com/oa/MYOA2013/
[x1]这句话放到这不合适,这个段落说的是免费
[x2]修改为”统计和预测”：这里说的都是未来的
篇3
办公自动化是对计算机信息处理技术的一种应用，它通过对新近科学技术的运用，使得办公活动以人以外的各种办公设备来完成，并将办公人员同这些办公设备构成一定的信息处理加工系统，以满足某些目标的实现。办公自动化其主要目标是使各种信息资源得到充分合理的应用，提高人类的生产、工作效率及工作质量，并辅以一定决策确保更好效果的获得。
1 企业办公自动化的需求分析
在考虑业务系统和信息资源库选择时，既要符合企业的规划方针，同时坚持体现企业办公自动化的特色，争取将协同办公系统成为庆元县现代化进程中的一个亮点。具体而言，主要包括以下七个方面的系统：一是辅助软件“办公助手”，实现办公人员实时信息交换，与办公系统集成，与手机短信集成，实现待办事项的实时提醒，它同时具备与QQ相同的其它功能；二是办公门户网站，集中办公自动化应用系统的出入口，逐步实现一站式登录；三是单位内部通用办公系统，实现单位内部文件起草、审核、签发、传阅电子化；四电子文件交换平台，基于国家相关电子文件交换标准，实现文件安全可靠、实时动态互换；电子版式和电子印章系统，统一电子文件格式，保证电子文件的权威性；六是电子文件库，实现电子文件按权限查询；七是电子档案管理系统，基于国家档案管理标准，实现电子文件档案管理的网络化。
协同办公系统涉及面广，设计上要充分考虑其大量硬件设备、软件系统和数据信息资源的实时服务特点，要保证网络、系统、数据的安全，保证系统运行的可靠，防止单点故障，对信息应充分保证其安全。要把整个系统要有周密的系统备份方案设计作为重中之重的工作来抓，对系统主要的信息实行自动备份，以保证系统出现异常情况时的补救，并设有系统自动恢复机制，采取必要措施防止数据丢失，保证数据的一致性，保证系统运行过程中的高可靠性。
2 企业办公自动化的设计与发展新技术
整个网络主要是采用交换式的体系结构。电信机房的核心交换机主要负责数据的快速转发和交换，与县企业信息中心核心交换机通过百兆光纤互联。同时，电信机房的核心交换机也作为外部行政单位和远程乡镇的汇聚交换机。信息中心核心交换机负责行政中心所有的信息汇总。入侵检测系统（IDS）通过信息中心核心交换机的端口镜像功能对网络流量进行流量监控，检测非法网络行为。每幢办公楼设置一台大楼汇聚交换机，汇聚交换机负责相应大楼所有用户的接入汇聚，百兆与信息中心核心交换机互联，最终通过接入交换机提供10/100M接入到桌面。
由于部分接入单位情况有所不同，很多单位垂直系统已经建设得比较完善，也有很多单位与企业日常工作业务联系并不是很紧密，只需完成企业收发文工作。如果对这些单位都采用相同方式接入，显然是不合理的。因此，对不同情况的接入单位采用不同的接入模式，以达到最为合理的互联效果。
为了实现外地出差的员工能够远程登录到政务网，查阅企业部门相关信息，及时下载和上传办公信息，进行远程办公，考虑通过拨号路由器的方式实现远程拨入功能。拨号路由器一端连接防火墙，另一端连接公用电话网（PSTN）。这样，只需为拨号路由器配置数门普通电话线路，而外地出差的员工只需要配置普通拨号MODEM即可实现远程移动办公。在必要的时候，系统管理员也可以通过拨号路由器进行远程管理。
结合企业各个部门开展协同办公系统的现实需求，对网管系统功能既有一般的共性的特点、也有个性创新性的设计：
1）故障信息过滤：要求通过对大量故障信息的分析，去除了大部分无实际意义的故障信息，同时对事件关联技术筛除重复与成对事件，与前台报警界面手工过滤可以大大减少很多无用信息，提供给管理员的故障信息是最有价值的内容。
2）实时的故障告警：把收集到的故障信息能实时地报告给管理员，即使管理员不在管理工作站上，也可通过声音，电子邮件等形式尽快的通知管理员，以便管理员及时的处理网络故障
3）可自定义的多种故障告警方式：告警系统需要具有分色图表显示、声音、弹出式窗口、电子邮件等多种告警形式，因此故障信息能够及时，准确的报告给网络管理员，可以预定义每个故障事件的报警形式，还要针对不同大类的报警事件设定不同的报警形式。
4）可定制的事件属性：根据网络运维实际情况预定义故障事件级别，系统初始预定义三级故障事件，包括一级故障（必须立即处理）、二级故障（在较短时间内必须处理）、三级故障（一般故障，可根据情况进行处理），同时可定制事件属性，包括可设定故障的告警响应形式，严重程度，显示颜色等内容。
5）查看和管理日志：记录下管理员登录、注销（相当于锁定）、退删出告警系统、增设备记录，修改故障告警方式，删除故障记录，标记故障记录为已处理等的管理动作，比如，并且能够根据管理员设置的时间范围显示相应的日志记录。
6）安全管理：提供用户管理功能，控制限制用户对一些功能的访问。用户分为两种类型，管理员和普通用户，它们两者的权限是有差别的，管理员可以创建普通用户，并可以修改自己注册的资料，而普通用户不能创建用户，只能修改自己的注册信息。
7）设备和端口实时监控：对管理的所有IP设备和设备上的所有端口进行实时监控，实时报告它们的运行状态，比如设备的“正常工作”、“连接不通”，端口的“正常工作”、“故障状态”、“人为关闭”、“无法访问”等，并且以红灯和蓝灯的形式显示状态；可以通过弹出式菜单对网络节点（即IP设备）进行删除、修改、查看目前状态等操作。
8）设备管理：对于本系统所管理的所有设备用户都可以在设备列表、设备状态树、设备分组树、网络视图中通过弹出式菜单进行定位删除、修改、查看目前状态等操作；这些操作的结果是一致性的，比如用户在设备状态树中删除了一个设备，那么该设备也就在设备列表、设备分组树、网络视图中被删除了，达到完全同步。
9）设备分组管理：用户可以将所有的设备进行无限分组，但是分组名称不能相同，系统初始化时有一个默认分组的default组，它包括了所有还未分组的设备；对于每个分组用户可以删除，但是如果该分组下还存在设备就应该不允许将它删除，更改它包含的设备，用户还可以添加分组。
10）网络设备的网络视图：将所有设备以图标形式呈现给用户，也实现了状态的实时变化，如：图标、提示文字的变化表示它的状态变化。
11）网络设备的状态视图：当用户要求查看某一设备的目前状态时，该视图给用户呈现了该设备的一些有用的基本信息和它的端口的实时流量图；用户还可以有选择地查看一些端口的流量。
12）网络节点自动发现：该功能可以根据用户输入的IP子网掩码位数、起始和终点IP地址和只读的共同体来自动地发现可以连通的网络节点；由于采用了线程技术，避免了查找IP时独占资源，此时用户可以进行其它操作。
13）网络设备的定位：如果管理的设备较多，用户要求一步定位到目标IP设备进行操作，该功能就实现了设备的自动定位，用户只要输入正确的IP地址即可。
14）报表统计功能：按故障等级、故障源和设备类型统计故障信息，实时生成相应故障统计报表。
15）故障信息处理：提供故障信息的处理，包括删除故障事件，标记为已处理，查看详细内容，查看关联事件等，通过这些操作，管理员可以了解故障信息相关的详细内容。
16）支持设备多样：Cisco全系列路由器和交换机，Juniper全系列路由器，Foundry全系列交换机，Alcatel Omini交换机，港湾系列交换机，并可灵活根据用户的实际网络设备定制
3 结论
随着社会的进步，办公自动化，无论是对公司还是对国家而言，都是富有竞争力的优势。办公自动化的质量和创新将成为一个机关发展分水岭或里程碑。近年来，办公自动化系统越来越重要，成为支撑着公司的创新的重要方式。1）机关办公自动化管理系统的设计与实现，便于机关办公自动化管理者从琐碎的事务性工作中解脱出来，提升办公自动化管理水平，提高效率，将更多精力投入办公自动化战略中；2）形成完善的技术解决方案，将机关办公自动化管理的特殊性在系统功能模块中表现出来，该系统的开发对其他分公司办公自动化管理信息化建设起到了一定的先锋带头左右，具有一定的指导意义和应用价值。
篇4
1.2益于满足企业全员的办公需求和网络环境搭建
在企业信息化办公系统的运行过程中，除了企业领导层能够享受到独特的优势以外，企业内部的全体员工也能够冲破时间和空间的限制，第一时间得到有效信息，从而协调好工作的各项内容，而且，信息化的合作办公平台在一定程度上减轻了员工的工作量，善于将员工从琐碎的事务性工作中抽离出来，转向更加专一、专业的业务中去，极大地提升了企业员工的工作效果。针对业务系统来说，它涉及的范畴可能不如办公系统全面，它更多地是满足个别部门或者单独人员的工作需要，办公系统则面对的是整个企业内部的所有员工，拥有广泛的用户群。在企业日常工作中应用办公系统，可以引起较大的轰动效应，甚至在整个行业都掀起一股热潮，其中最最鲜明的一点就是，信息化办公系统巧妙地在各级领导、各级员工和同事之间建立起了一种微妙的联系，进而形成了一个庞大的网络家庭，在同样的网络环境、信息平台、计算环境下处理各种不同的业务，从而利于行业间的交流学习和传统办公模式、思维方式的转变，为企业信息化的建设提供了强大的动力支撑。再者，企业可以将自身的信息化办公系统作为信息建设的切入点，带动企业局部网络的建设，培训一大批计算机水平较高的企业员工，迎合信息化社会的发展脚步。
1.3助于建设以决策需求、各级管理的系统建设主线
从影响企业发展方向的影响性因素来看，管理和决策是企业所有工作内容的核心，决策更是各级管理人员确定工作内容的参考标准。传统的企业决策，首先需要领导提出一定要求，再交由下级部门根据自身的认识和判断过滤出不合理的地方，最后经慎重考虑后将确定的答案再上报，这种做法比较繁杂，而且信息的审核难免也会出现一系列始料不及的问题，但信息化的办公系统比较高效，它可以将系统中存录的业务数据在比对、分析的条件下核算的更加详实，也更具有代表性，也便于领导层通过数据核算结果掌握全局基本情况，进而提高决策的合理性和准确性。除此之外，管理和决策的最终结果经由信息化办公系统传达到各个部门和人员，提升了沟通的时效性，而且助于增加企业的应变能力和整体竞争力。同时，在管理和决策这一关键性内容的拉动下，关于以决策需求、各级管理这条系统建设主线，也逐步拓展了业务信息化水平的范畴，实现了办公系统和业务系统的融合，最终益于达到综合处理企业业务的集成目的。
2企业信息化办公系统的优化手段
2.1优化企业信息化办公系统，确保企业安全平稳的前进发展
关于企业信息化办公系统的优化问题，我们必须严肃对待，因为它关系到企业的正常化发展和前进步伐，而且影响到企业的整个信息化建设进程。因此，在企业信息化办公系统的应用过程中，首先必须深化好企业的信息化办公规划方案，确保企业制定的发展朝向与目标标准合理且明确，确保方案能够按次序、步骤完美进行。其次，需要促进办公系统的各个流程紧凑协调，促进企业信息化建设的稳步前行。最后，我们还应时常注意各环节的调试和更新，建立分步实施的项目管理原则，将信息共享提升到一个较高的层次，推进系统的现代化和信息化水平。
2.2健全办公系统的视频会议，促进企业内部各环节有效协调
会议电视系统是一种新颖的会议形式，它主要是通过人与人之间的网络传输，实现实时沟通的目标，加之互传影视资料，在提高沟通水平的基础上强化自身工作质量与效率。为了深化网络传输系统设备的应用，确保会议系统的健全，企业需要引进视频会议系统，并事先运用于小型会议中，将电话、传真、电脑三方结合，确保小型会议应用的风声水起，随后在不断地扩展。同时，信息化办公系统可以通过具体的网络手段，实现公文的网络处理协同合作，并且定期一些实时信息，既提高了工作人员的办公效率，也促进了企业内部各环节的协调。
2.3应用多种信息化具体手段，提升企业信息化办公系统水平
在企业办公的过程中，为了确保企业内部生产办公系统的优化，我们有必要更新自身的管理模式，而且也需要应用多种信息化的手段，促进企业信息化办公系统的应用水平，最终提升企业的经济效益。现下，手机作为人社交交流的一项必备通讯工具，企业可以巧妙地借助手机普及化、广泛化的特点，在企业产品的宣传中尽情发挥其价值，比如：在具体的宣传活动中，可以通过“微信”或者“邮箱”的形式将信息发给用户，达到一种点对点的服务和传送。除此之外，企业需要深化协调内部人员结构，提高企业信息化建设队伍的综合素质，重视上下级部门间的沟通和交流，从而提升企业信息化办公系统水平。
篇5
公司办公楼应建立先进、实用的信息系统，主要表现在设计思想先进、软硬件设备先进、网络结构先进、开发工具先进，适用范围广，使用寿命长。关系到办公楼将来的实用性，能够避免将来业务需求引起的线路改动，影响使用和美观。根据现代企业办公楼信息系统建设，结合公司实际使用情况，一般应考虑：楼内综合布线系统、电话语音通信、局域网、Internet接入、电视监控、楼宇大屏显示系统、门禁（企业一卡通）系统、网络电视等。支撑系统主要包括信息机房、弱电间及楼外管线建设和无线覆盖。
2 信息化具体设计
2.1 综合通信管线系统
为了实现网络、通信等子系统的传输，需建设综合通信管线系统。基本原则是新办公楼内建立一个（同内外部光缆和电缆连接的地下管线系统，避免办公楼周围出现明线，影响办公楼美观）的汇聚点（主机房）。通过分项光缆以及电缆把数据传输到楼层分项设备机房。为施工和维护的方便，应将汇接设备安装于室内。
2.1.1 通信管道。通信管道的目的是保证外部的各项数据所需要的传输路径，负责各项传输线缆。
2.1.2 通信线路。结合汇聚点设置、生产区域分布和电话通讯、网络系统应用情况，通信线路采用不同对数的通信电缆和单模光缆作为其传输介质，并采用不同容量的配线和端接设备。
1）语音通信系统：综合楼机房至各汇聚点之间采用符合其业务承载量的主干电缆，各汇聚点至本区域各工序之间根据不同情况采用配线电缆。
2）网络系统：主干大对数单模光缆，接入采用小对数单模光缆。
2.2 综合数据中心系统（办公楼信息机房）
2.2.1 系统概述。数据中心是为公司电子信息设备提供运行环境的核心区域，包括主机房、辅助区、支持区和行政办公区等。
2.2.2 建设方案概述。办公楼数据中心基础设施建设工程主要包括以下几个方面：机房装修系统、电气系统、机房空气调节系统、消防系统、机房环境监控系统、机房综合布线系统等。
2.3 计算机网络系统
2.3.1 网络系统结构。网络按照用途功能的不同，划为二大部分：1）内部办公网：本网络主要用于承载公司办公、财务、销售、视频监控等应用系统，为企业办公及行政管理提供网络支撑平台。2）Internet接入网：本网络主要用于综合楼的Internet接入，为公司人员的Internet办公及其他需要通过Internet的业务提供支撑。
为保障生产、办公网络的安全，二套网络系统相互之间基本物理隔离。
2.3.2 网络安全。系统采用防病毒、VPN等多种技术来保证网络及系统的安全。
防病毒系统采用网络版的防病毒软件，分别针对工作站（PC）、服务器等提供专门的防病毒系统。
在本网络中，计算机病毒的主要传播方式已经从移动存储介质感染转到了从网络服务器和互联网邮件感染上来，由于文件共享及邮件传播病毒较之移动存储介质传播病毒呈不可预见性、迅速扩散性及日益增多性，使得用户防不胜防；而网络一旦被病毒侵入并发作，将会对企业数据的安全性和企业自身利益造成严重的危害。因此，采用网络版的防病毒软件可有效防止计算机病毒危害，保护好网络资源是计算机网络安全工作的重要环节。
数据库系统是存储重要信息的场所并担负着管理这些数据信息的任务。数据库的安全问题，在数据库技术诞生之后就一直存在，并随着数据库技术的发展而不断深化。不法份子利用已有的或者更加先进的技术手段通常对数据库进行伪造数据库中的数据，损坏数据库，窃取数据库中的数据。如何保证和加强数据库系统的安全性和保密性对于企业的正常、安全运行至关重要。
2.4 视频会议系统设计
篇6
由于信息化的办公系统具有极强的信息传递速度，而且还拥有强大的资源信息共享功能，这就使得企业的决策信息和管理要务能够迅速传达到各个部门，各个部门间的生产经营信息数据也能够迅速反馈到企业决策部门，无形中将企业内部信息的传递和通达推向了更加快速、明晰的境界。再者，信息化办公系统的用，在企业培养关键用户、创新管理模式、扩展顶层应用和收获大力支持等方面也具有重要意义。而且在一定程度上能够增强领导对企业信息化办公的赞赏和认同，为企业的未来发展争取到更加强劲的后备支持。
在实际的企业办公过程中，很多企业都是通过避重就轻、自上而下的方式进行办公系统的试点、推开，其实这种方法并不好用，反而会造成事倍功半的结果，毕竟再好的办公系统也不会涉及到企业领导层的办公与应用。如果企业领导层仍旧沉浸于传统办公模式而无法自拔，或者信息化办公系统的建设资金不到位，这无疑会影响决策、阻碍信息化的摄入进程。因此，一旦信息化办公系统的显著成效获得企业领导的重视和赞赏，那么企业内部的管理、决策、指挥等任务才能开展的顺风顺水，企业的生产经营活动才能朝向信息化建设和正确的方向有序开展。
1.2 益于满足企业全员的办公需求和网络环境搭建
在企业信息化办公系统的运行过程中，除了企业领导层能够享受到独特的优势以外，企业内部的全体员工也能够冲破时间和空间的限制，第一时间得到有效信息，从而协调好工作的各项内容，而且，信息化的合作办公平台在一定程度上减轻了员工的工作量，善于将员工从琐碎的事务性工作中抽离出来，转向更加专一、专业的业务中去，极大地提升了企业员工的工作效果。针对业务系统来说，它涉及的范畴可能不如办公系统全面，它更多地是满足个别部门或者单独人员的工作需要，办公系统则面对的是整个企业内部的所有员工，拥有广泛的用户群。
在企业日常工作中应用办公系统，可以引起较大的轰动效应，甚至在整个行业都掀起一股热潮，其中最最鲜明的一点就是，信息化办公系统巧妙地在各级领导、各级员工和同事之间建立起了一种微妙的联系，进而形成了一个庞大的网络家庭，在同样的网络环境、信息平台、计算环境下处理各种不同的业务，从而利于行业间的交流学习和传统办公模式、思维方式的转变，为企业信息化的建设提供了强大的动力支撑。再者，企业可以将自身的信息化办公系统作为信息建设的切入点，带动企业局部网络的建设，培训一大批计算机水平较高的企业员工，迎合信息化社会的发展脚步。
1.3 助于建设以决策需求、各级管理的系统建设主线
从影响企业发展方向的影响性因素来看，管理和决策是企业所有工作内容的核心，决策更是各级管理人员确定工作内容的参考标准。传统的企业决策，首先需要领导提出一定要求，再交由下级部门根据自身的认识和判断过滤出不合理的地方，最后经慎重考虑后将确定的答案再上报，这种做法比较繁杂，而且信息的审核难免也会出现一系列始料不及的问题，但信息化的办公系统比较高效，它可以将系统中存录的业务数据在比对、分析的条件下核算的更加详实，也更具有代表性，也便于领导层通过数据核算结果掌握全局基本情况，进而提高决策的合理性和准确性。
除此之外，管理和决策的最终结果经由信息化办公系统传达到各个部门和人员，提升了沟通的时效性，而且助于增加企业的应变能力和整体竞争力。同时，在管理和决策这一关键性内容的拉动下，关于以决策需求、各级管理这条系统建设主线，也逐步拓展了业务信息化水平的范畴，实现了办公系统和业务系统的融合，最终益于达到综合处理企业业务的集成目的。
2 企业信息化办公系统的优化手段
2.1 优化企业信息化办公系统，确保企业安全平稳的前进发展
关于企业信息化办公系统的优化问题，我们必须严肃对待，因为它关系到企业的正常化发展和前进步伐，而且影响到企业的整个信息化建设进程。因此，在企业信息化办公系统的应用过程中，首先必须深化好企业的信息化办公规划方案，确保企业制定的发展朝向与目标标准合理且明确，确保方案能够按次序、步骤完美进行。
其次，需要促进办公系统的各个流程紧凑协调，促进企业信息化建设的稳步前行。最后，我们还应时常注意各环节的调试和更新，建立分步实施的项目管理原则，将信息共享提升到一个较高的层次，推进系统的现代化和信息化水平。
2.2 健全办公系统的视频会议，促进企业内部各环节有效协调
会议电视系统是一种新颖的会议形式，它主要是通过人与人之间的网络传输，实现实时沟通的目标，加之互传影视资料，在提高沟通水平的基础上强化自身工作质量与效率。为了深化网络传输系统设备的应用，确保会议系统的健全，企业需要引进视频会议系统，并事先运用于小型会议中，将电话、传真、电脑三方结合，确保小型会议应用的风声水起，随后在不断地扩展。同时，信息化办公系统可以通过具体的网络手段，实现公文的网络处理协同合作，并且定期一些实时信息，既提高了工作人员的办公效率，也促进了企业内部各环节的协调。
2.3 应用多种信息化具体手段，提升企业信息化办公系统水平
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二、X公司自动化信息管理及办公系统方案设计
根据X公司在企业信息化管理方面的现状和现实需求，设计一套自动化办公系统，下文将给出该系统的整体框架设计方案与各个功能模块设计流程。
1.自动化办公系统的整体框架设计。以X公司现有的办公系统与信息化管理现状来看，新设计的自动化系统应该满足五方面需求：公告管理、公文管理、会议管理、个人事务管理以及系统管理。这五个功能模块还下分若干子功能模块。这五大功能模块在系统中各司其职，其中公文管理模块主要负责收发文管理与查询；公告管理模块主要负责对电子公告、企业知识信息、新闻进行相关管理；会议模块负责会议前后的各项事宜，例如收发会议文件、会议直播、会议展示信息处理等等；个人事务管理模块主要负责日程安排与待办、已办事务相关管理，并同时负责通信管理信息录入相关事宜；最后的系统模块主要对公司各项业务信息进行归纳总结，是综合性管理模块。文中主要分析了个人事务管理模块的设计及应用。
2.个人事务管理模块的设计方案。个人事务管理模块主要针对X公司内部个人办公事务的相关工作安排、日程、通讯等进行细化管理，它是公司内部最注重细节管理的工作环节之一。因此要设计个人事务管理模块子系统，以提高自动化办公效率及个人事务处理效率。从模块设计角度来看，它主要涵盖两个子模块：日程安排管理模块以及待办和已办事务管理模块。首先说日程安排管理模块，它会辅助公司人员规划每天的工作事务，并计算其与日程时间的合理结合，以作出有序安排。该模块在设计过程中与其它功能模块联动，可以根据工作日程的实际变动状况作出适当调整，而且所有调整都基于按时完成任务的基础上。所以说该模块的设计非常科学合理，能够有效提高公司的个人事务办公效率。待办已办事务模块的设计主要是为了管理日常公司事务，它拥有对各项业务的待办、已办、修改、查询与删除等功能。系统主要分别设计了待办与已办操作窗口，并配合提醒功能。如果事务已经办理，系统就会将业务自动从待办转为已办，并且为用户整理待办已办相关事务分类。
三、X公司自动化信息管理及办公系统的应用与测试
1.对个人事务管理模块的实际应用。如上文所述，个人事务管理模块的设计主要围绕日程安排与已办待办事务处理两项功能展开。而在日常应用过程中，它首先会在系统中为用户自动创建一个日程对话框，其中包括了日程的具体执行时间范围，个人事务项目的相关属性以及事务内容。同时日程安排模块也同时显示两类信息：工作日程与个人日程。两类信息的输入内容、时间范围、业务属性方面有所不同，但日程创建流程是相同的。
2.对自动化办公系统的测。①测试目的。X公司为了提升自动化办公系统的安全稳定性与应用效率。对其进行技术测试，确立基本标准，以满足软件应用功能的现实需求。而通过对软件进行测试，还能实现对系统的合理调试，优化系统设计流程，避免任何系统应用错误的出现。②测试流程。X公司对自动化办公系统的测试分为两层进行，它们分别为服务器及客户机，测试过程中将数据库服务器与Web应用服务器相连并部署在主服务器上，在基于数据库的SQL server软件，以Web应用服务器为基础测试环境，满足系统的功能与性能测试目的。另外，X公司还应用了模拟服务器、互联网来为系统附加高负载测试环境，检测系统应用过程中的受压能力，测试模拟客户机上同时承载多客户对主服务器请求情况下的实际压力。③测试结果分析。
如表1，如果20个用户同时利用自动化办公系统的数据库查询功能，他们的平均查询时间就会少于2s，拥有极快的查询速度，也能够第一时间读取系统数据。如果同时查询用户人数超过200人，查询时间会有大幅度增加。所以说经过测试可以证明该系统最多能够同时承载200名用户共同进行查询活动，这基本能够满足X公司的日常办公需求，已经达到了公司设计该系统的预期期望值。
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1.1建设监理工作信息化的需要计算机及互联网的应用给工程建设带来了巨大的变化，从设计、预决算、施工、档案管理等过程都可以应用计算机来进行实施和管理，极大地提高效率。为提高我国建筑行业的竞争力，建设部于200年2月颁发了“建设领域信息化工作的基本要点”，明确提出了：用信息技术等高新技术改造和提升传统的建筑行业，用信息化带动工业化，以工业化促进信息化。同时，还提出在建设领域中培育新的经济增长的目标。各地建设行政主管部门、建设单位、设计单位、施工单位、城建档案馆等也根据需要，开展了一系列的信息技术应用研究和开发，并取得一定的成效。
建设监理在我国推行了十多年，从施工监理到设计监理都取得了较好成绩，并逐步向项目管理方向发展。但监理单位的信息化建设仍徘徊不前，多数监理单位的计算机仅用来打字和上网查资料。如何推进监理工程项目管理的信息化，突破信息资料管理的瓶颈，进一步提高监理工作水平和效率已成为监理单位普遍关注的一个问题。
1.2 监理资料保存和利用的需要在一定意义上，监理工作是通过文件资料来实现，监理效果最终反映在文件资料上。一个监理项民 从介人到最后完成，会产生大量监理资料，少则几卷，多则上百（千）卷。这些监理资料既有传统纸介质资料，也有现在的电子介质资料。由于目前经济技术条件所限，未能完全弃用纸介质资料，而全面改用电子介质资料，所以文件资料的保存仍要用 “双套制”，即既保存纸介质资料，又保存电子介质资料。如果采用传统方法对这些文件资料进行管理和利用，则需投人大量的空间、人力和物力。这对我国目前监理单位困难的生存条件来说，显然是不利的、所以在有限的资源条件下对电子文件资料进行规范化和信息化管理，使之方便检索则是一个提高文件资料利用率的可行办法。从经济角度考虑，可采取“总体规划，由易到难，分步实施”方法来实施。
1.3监理管理规范化的需要监理管理规范化可以从两个方面理解：一方面，电子文件的信息化管理可以促进监理管理规范化的工作水平。监理规范化的范围可定可窄，小的可以是项目监理部的规范管理，可以是监理单位的规范管理；大的可以是项目业主对整个项目，包括对监理方的规范管理，可以是建设主管部门对监理行业的规范管理。规范管理要求人们按程序进行工作，在信息化管理或办公自动化的工作条件下，相关人员按系统分配的权限进行自己的相关工作，工作完成后输人自己签名或密码，对文件进行确认。如需进人下一环节，则可把文件发出，系统自动记录下工作时间，文件发出时间。下一环节的工作人员在收到文件后，按自己的权限（包括相关规定、条件）对文件进行处理。一份电子文件从产生的一刻起就应自动生成一张《电子文件运行周期表》，真实完整地记录下文件形成全部活动过程。在文件的活动过程和《电子文件运行周期表》运行过程中，系统采用电子签署技术、加密技术、身份确认、防写措施等来保证电子文件和《电子文件运行周期表》所记录信息的准确性、原始性、真实性和完整性。所以说，电子文件的信息化管理可以促进监理管理规范化，保证工作是按程序进行的，管理是规范的。
另一方面，监理管理的规范化包括对电子文件管理的规范化。我们知道，监理工作是知识密集型的工作，监理工作涉及多部门、多环节、多专业，而且信息量又大，信息来源广泛，形式多样；涉及的法律、法规、规范多；质量控制的标准多、控制点多、环节多；影响进度、质量、投资控制因素多，控制难度大；多单位、多部门协同工作。为此，电子信息传递要顺畅，电子信息资源要高度共享。在实际工作中，由于电子文件缺乏科学的规范管理，造成电子文件种类多、格式多，从而导致共享性差、可用率低，最终电子文件呈现出来的可能只是一堆杂乱无用的电子垃圾。而电子信息在部门之间不兼容，不共享，谈何对电子文件进行信息化管理，谈何进一步对我们的监理管理工作进行规范。
2.电子文件的概念和种类
2.1电子文件的概念电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。电子文件由计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，统称为“数字文件”（Digitd records）。这是电子文件与其他形式的文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。
电子文件是文件的一种类型，它具有文件的各种属性，特别是有快速使用和远程调用的特性，这是电子文件与纸质文件的基本区别。在使用功能方面电子文件与纸质文件是相同的。电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，是以数字信息为特征的文件。国际档案理事会电子文件委员会1996年制定的《电子文件管理指南》中指出：“文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何。”在这里，内容是指文件中表达作者意图的信息；背景是指能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息，如文件形成时间、收件人等；结构是指文件内容信息的组织表达方式，如电子文件所使用的代码、格式、载体、附件等方面的信息。
2.2电子文件的种类电子文件的种类根据其自身特点也有不同的划分标准。目前，按其信息存储主要有以下几种形式：
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12月19日，由中国国际电子商务中心指导，移动电子商务研究中心、诚商聚盟（苏州）软件科技开发有限公司主办，北京国富泰信用管理有限公司承办的“第三届工业化和信息化融合企业应用普及工程暨移动电子商务助力企业转型升级研讨会”新闻会在北京成功召开。
两化融合企业信息化推进工程是系列普及工程，旨在贯彻国务院《中国制造2025》战略部署，推硬业结构向中高端转型，落实《商务部“十二五”电子商务发展指导意见》、工信部《信息化和工业化深度融合专项行动计划（2013―2018年）》等政策要求。工程自2015年4月15日正式启动以来，已连续举办两届。工程通过两年的推广和普及，在全国开展移动电子商务应用普及活动6000场，培训移动电子商务应用人才40万人次，直接和间接扶持20万家中小企业实现移动电子商务的应用。工程实施单位诚商聚盟（苏州）软件科技开发有限公司积极投入研发，不断深化产业研究和企业应用研究；先后与中国两化融合联盟、中国国际电子商务中心培训学院合作，共同推进电子商务人才的培养与输出；工程服务体系覆盖了整个企业管理和市场营销，有独立的采购系统、仓储系统、生产执行系统、物流系统、全网营销系统。参与企业通过信息化的应用，大大提高了生产效率和营销水平，内蒙古铁路运输公司、奥斯兰黛、加多宝等知名企业参与其中。
据悉，第三届工业和信息化企业应用普及工程大会将在2017年3月在北京召开，会议将紧扣国家拉动信息消费的经济发展战略，从跨境电商、农村电商发展等诸多方面出发，围绕电子商务产业发展、网络部署技术和业务应用等内容，研讨如何推动商贸流通、现代服务业等领域的供给侧结构性改革，提升中国商务经济的运行质量，展开多角度探讨，共商两化融合产业发展策略及方向，充分研讨信息化产业对社会发展和经济增长的有力推动作用。研讨内容将覆盖了电商信用、工业云、智能制造、企业互联网化、工业电子商务与物流信息化、智能供应链与产品追溯等时下热点领域。届时，来自各界的专家领导、企业代表将就电子商务助力企业转型、实现制造业强国目标的路径和模式、企业互联网创新之路，移动电子商务发展等议题进行深入研讨。
来自商务部电子商务中心、移动电子商务研究中心、行业商协会等单位的代表以及国内知名电商运营企业、移动互联网企业、智能制造方案供应商、信用机构、金融机构等代表出席本次新闻会。
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21世纪又被称之为互联网时代，以计算机为基础的现代信息技术正极大地影响和改变着人们的生活与工作方式。移动“云”时代，正是在互联网普及之下而出现和发展。在政务办公信息化建设实践中，如何应对云时代带来的挑战，科学合理地运用云技术，是值得我们探索的重要课题。基于此，笔者就移动“云”时代政务办公信息化的解决方案作以下探讨。
1 移动“云”时代给政务办公信息化带来的影响
移动“云”技术的出现，在政务办公信息化建设中，我们习惯称之为政务云。它是基于云计算技术的特点，结合了政务办公信息化建设需求，对政府管理和服务职能进行精简、优化、整合，并通过信息化手段在政务云上实现各种业务流程办理和职能服务，为政府各级部门提供可靠的基础 IT 服务平台。从当前的应用实践来看，应用移动云技术，对政务办公信息化带来的积极影响，主要表现为以下几个方面：
1.1 有利于降低政务办公信息化建设成本
在利用移动云技术条件下，建设政务云的过程中，政府只需要将信息技术资源交由第三方云服务商管理。而有关云服务的信息技术构架、软硬件资源和信息服务都由服务商提供，政府根据自身需求进行付费定制相应的信息服务。这样，就有利于政府进行政务办公信息化降低建设成本。因为，首先政府部门不需要斥巨资来建设大型机房和数据中心，以及购买相应的软件设备和硬件设施，从而节省了信息化建设的成本。其次，从运行维护成本角度来看，由云服务商提供专业服务，相对政府自身进行维护所付出的成本要低。
1.2 有利于提高政务信息化建设效率
政府进行政务信息化建设过程中，如果利用云技术，在实施新的电子政务工程时，就不必要额外的设施设备，而是利用已有的云基础设施，快速部署系统，提高政务信息化建设速度。从已有的相关研究及应用来看，利用云技术来部署电子政务，可以有效地解决高峰时段网络拥堵问题，极大地提高工作效率[1]。这主要得益于不需要开发多个不同的平台，而在云技术平台上进行构建与部署，从而提高了政府信息化建设效率。
1.3 有利于降低信息共享和业务协同难度
由于政府职能部门主管的业务范围不同，因此在政务信息办公信息化建设中，也存在资源分散、各自为政的现象。一方面是受制于电子政务管理机制，而另一方面是受制于技术条件。因此，在移动云技术条件下，能从技术层面有效降低信息共享和业务协同的难度。比如在信息化建设实践中，通过政务云的建设，可以使各职能部门公用相同的平台，在软件使用上避免接口不兼容问题。当政务信息实现资源共享之时，就能有效地提高各职能部门的协作范围，实现业务的整合，提高工作效率。
1.4 有利于提高政府政务服务效率
通过建设政务云，实现了政府软硬件资源所有权与使用权的分离，政府将在不拥有软硬件资源的情况下享受信息服务。比如对于邮件系统的管理，通过云服务商的管理与维护，政府部门就不需要投入相应的人员和财力。如此一来，政府职能部门能集中各种资源展开本部门的业务，减轻了行政负担，有利于专注于面向公众的公共服务，提高政府效率。特别是在当前我国政府政务信息化建设进入移动云时代，不断推进资源整合、业务协同和集成应用的形势下，政务信息资源不断增长，业务处理更加复杂化，利用云技术来改变传统电子政务建设、运维和管理模式，提高政务信息化建设效率和服务水平已成为大势所趋。
2 云技术条件下政务办公信息化的建设方案
2.1 功能总体设计。电子政务云可以把政府的IT资源整合为服务，以供居民、企业和所属机关部门共享使用，从而提高政务计算设备资源的利用率。结合前面电子政务云系统的需求分析，将电子政务云系统大体功能分为用户管理、信息管理、政务公开和网络审批四个功能。
2.1.1 用户管理。在政务云平台上，为了保证数据信息的安全性，首先就从用户群体进行了权限的控制。根据政务办公对象特点，主要区分个人，企业，政府部门，安全管理员，针对各群体设定相应的使用权限。
2.1.2 信息共享。主要存储城市辖区内的居民及企业信息，该系统只对政府用户开放，不对其他用户开放，政府部门间可以方便地共享自己部门所拥有的信息资源，以实现政务信息资源统一管理，从而有助于政府部门间的数据信息及时交互更新和网络共享，提高政府工作效率，与此同时也应该严格保证公众信息安全。
2.1.3 政务公开。主要实现以下功能：（1）公开政府各部门的相关政策信息。（2）加强政府与群众的沟通，对个人或企业提出的意见要及时予以答复，以帮助政府部门改进工作，改善部门内部存在的问题，以更好地为人民生活服务，为企业发展服务。（3）各部门定期公布自己的经费使用情况，以便更好地接受社会监督。
2.1.4 网络审批。主要实现各政府职能部门的协同办公，缩短行政审批的处理周期。行政部门将可以进行网络审批的行政项目的电子表格上传到云计算平台，需要进行该项审批的用户从客户端填写完电子表格后，表格会自动上传到云计算平台中该行政主管单位指定提交的文件目录下，系统会以电子邮件的方式通知行政主管部门对用户申请进行审批，并及时通过邮箱给予用户信息反馈，大大增加政府部门的办公效率，缩短企业或个人的审批周期，增强政府公信力。
2.2 电子政务云系统架构设计
典型的电子政务云的系统构架设计如下图1所示。该框架结构中心由硬件集群、Hadoop分布式计算平台和政务应用三部分构成。
图1 典型电子政务云系统架构
2.3 政务信息化建设中应用云技术的问题
政务云是政府政务信息化建设的重要技术手段，能有效加强对政府业务运作的有效监督，既节约了政务信息化建设的成本，又提高了政府工作效率，从而使政府部门能为社会公众提供高效、优质、廉洁的一体化管理和服务，也将电子政务建设和应用提升到一个新的高度[2]。但是由于目前云技术应用还处于探索阶段，存在着一定的问题，比如网络安全防护问题，有待我们进一步探索解决的对策。不过移动云时代的到来，政务信息化建设应用云技术是必然的趋势，将呈现出广阔的应用前景。
3 结束语
综上所述，随着我国大量政务业务电子化，应用系统服务化趋势越来越明显。在移动云时代，政务信息化建设运用云技术成为必然的选择。本文从分析应用云技术的优势，优化政府管理和服务职能，提高政府工作效率和服务水平提出了政务信息化建设的平台构架，并对其中的主要功能进行分析，希望能为此方面的研究与应用提供有益参考。
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办公信息化建设实际上是一门综合性的科学技术，其主导为科学技术，其基础是系统工程学，除此之外还综合性的利用现代先进的信息技术和通信技术，是现代科学技术和经济社会不断发展的必然产物。在学界，对于办公信息建设的基本定义和认识都比较多，但是在不同的表述之中都是存在着主要的共同点的，即强调现代科学技术的综合利用，强调办公设备的现代化更新，强调办公人员和办公设备的良好融合，且其目的均是希望提供办公效率的同时提高办公质量。我们在这里所阐述的办公活动，主要强调的是办公活动当中所需要处理的信息的不定性和人类思维的不定性，这样一些不定性共同的结果就是办公业务当中存在的巨大的不确定性，正是因为这样，采用传统的方法是很难对数据进行理想的分析和处理的，必须采用新的、基于科学技术和科学理论的方法和手段来进行处理。
二、办公管理信息化建设中存在的问题分析
办公管理信息化建设在我们国家已经进行了较长时间，虽然已经有了相当大的成效，当时仍然没有达到我们所期望的成就，这样一种状况的存在主要还是以下几个方面具体问题造成的。
1. 办公管理信息化建设整体缺乏规划性
我们国家在进行办公管理信息化建设过程当中存在的问题之一就是缺乏规划性，使得最终建成的信息系统往往缺乏必要的适用性，针对于此，我们需要认识到进行办公自动化建设实际上是政府工作的手段而并不是目的，因此在建设、实施以及利用的过程当中都不能够脱离各个业务部门的参与和贡献。各个部门往往都有自己的不同之处，因此建立起的办公系统如果不考虑这样一种差别而进行统一性建设的话，就有可能使得建立起的办公系统对于大多数业务部门来说都是不实用的。到目前为止，我们国家应用的大多数办公自化化系统都没有能够按照系统工程当中提出的要求来进行分析和设计，因此开发工作组织也并不完美，用户参与度不够，负责开发工作的软件人员对于管理工作的认识也不到位，仅仅只是将注意力集中在技术的更新和进步之上，而不考虑各个部门对于管理系统的实际需求，最终导致开发出的系统不能够满足实际需求。
2. 用户使用意识差
在上文当中已经提出，在系统进行开发的过程当中就存在着用户参与度差的问题，同样存在的问题就是在系统建设完成以后用户因为水平以及素质上的差异而使得使用意识上同样存在着不足。一般来说，领导干部对于自己所主观的领域业务还是非常熟悉的，但是对于办公自动化系统则未必，尤其是一些在政府工作资历较长的工作人员而言，不仅仅是对计算机本身的掌握不到位，还存在着惰性的问题，不肯积极主动的接受和学习新技术和新知识，这样一些方面问题的存在都会在较大程度上影响到办公自动化系统的运用的实施。总之，办公自动化所实现的就是行政办公的管理信息化，也就是电子政务的大基础和大前提，对于整个政府的信息化建设来说，也是必然不可以逾越的阶段，但也很难在实施的过程当中一蹴而就。总之，办公自动化和其他的应用软件都是一样的，无论是在开发、推广还是应用阶段，都很难一次性实现功能上的绝对完善和用户体验上的绝对完美，还是会存在问题，我们所需要做的就是在良好应用的基础之上发现问题并解决问题，最终将系统逐步推向理想化的状态。
3.系统集成程度不够高
政府系统内的办公自动化建设主要是针对于政府内的领导和其他机关的工作人员的，因此在进行办公自动化建设时就要考虑到这样一些群体的实际特点，主要就是要能够尽可能的贴近与领导和机关的办公决策活动。事实上，作为计算机应用技术而言，想要尽可能提供好的服务，就不能够单纯利用先进的技术手段，丰富有效的信息资源同样是非常重要和关键的，具体来说，就包括各个行业内部上级与下级之间的纵向共享资料，或者是政府与各个居委办之间的横向数据资料等，这样一些资料的存在和应用都能够为信息系统的建立和有效实施提供较好的数据支持。但是，我们国家的现实却是到目前位置各个行业领域内基本上都还没有建立起上述理想的数据库来，因此一些办公系统即便是建立起来也都还是孤立的系统，不仅是在软件应用上相对滞后，在信息数据的更新利用上也不仅人意，难以达到我们所希望达到的效果。
三、 我们国家办公管理信息化建设的发展状况分析
我们国家计算机技术的普及是在七十年代，从最初的普及开始办公管理信息化建设就得到了人们的关注和重视，而我们国家正式开始办公管理信息化建设和研究和实践则是在八十年代初，我们国家开始制定办公信息化建设相关的国家规划，各级政府也开始进行相关技术的引进和信息系统的建设，并最终在长期的发展和建设历程当中为我们国家办公信息化建设奠定和基础并创设了开端。近些年来，我们国家办公管理信息化建设的发展状况可谓是突飞猛进。不仅仅是在政府机关，在各类高校、企业公司或者是工矿内都成为了非常核心的技术手段，可以看到的是，计算机技术尤其是通信技术、网络技术和数据库技术应用的十分广泛，基本上已经渗透到了人们生活与工作的方方面面，也彻底的改变了人们对于传统生活与工作的认识与理念。
四、结语
通过上文当中的说明和分析就可以看到，在我们国家政府内实现办公管理的信息化建设还有很多的基础工作需要做，也存在着较多方面的问题需要完善和改善，但不管怎么说，办公管理信息化建设本身则是势在必行的，必须要尽可能的加快其标准化和规范化的进程，与此同时需要关注和重视的是保密性问题，通过一切努力来保障政府内办公管理信息化建设的顺利展开和完美实施。
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在我国行政机构改革不断深化的背景下，政府机关面临信息量不断增长的形势。因此传统的办公模式已经无法满足当前行政办公的实际需求。在面对信息时代巨大挑战下，完善信息化技术在我国行政办公中的运用势在必行。
1 信息化技术在行政办公中的作用
1.1 形成资源共享
在行政办公的过程中，采用信息化技术不但可以对信息进行迅速的提取与整理，最重要的是对日常政务信息进行有效的处理。在行政办公的过程中，信息的提取是一项非常繁琐的任务，采用信息化技术可以在一定程度上提升办事效率。除此之外，在行政办公中采用信息化的方式将计算机进行连接后，就会达到资源共享的模式，最终形成一种内部整合与优化的目标。
1.2 节约资源利用
可以看出一般情况下，我国传统的行政办公模式都是通过纸制品将信息进行传递。但是值得注意的是纸制品的办公方式不但具有不容易保存的特点，最主要的是需要高额的成本费用。而采用信息化技术就可以减少对纸制品的使用，进而达到节约资源的目的，减少不必要的浪费。
1.3 提升办公效率
同时，在行政办公中采用办公信息化技术，一定程度上改变了传统办公模式而造成的人力、物力以及财力方面的浪费。同时随着计算机与互联网技术的不断发展，使得办公信息化的运用得到了普及。也就是说合理采用信息化技术使得政府在行政办公的过程中处理信息时更加便捷与快速，大幅度的提升了行政办公的效率。最后，现阶段在行政办公信息化的背景下使得公务人员减少了重复工作量，在减少了中间管理环节管理的同时，也提升我国行政管理的办事效率。
2 信息化在行政办公中存在的问题
通过对现阶段信息化在行政办公中实施的现状进行分析后，可以发现存在着信息化存在安全隐患、行政机关缺少获取信息的渠道以及工作人员的素质不高等三方面特点。
2.1 信息化存在安全隐患
由于互联网具有开放性的特点，进而信息在网络传输的过程中是没有任何空间限制的。在这种背景下就会有不法分子通过计算机与互联网的相关技术来非法获取行政机关中的信息，导致政府系统无法正常运行。行政办公中的信息被破坏或者篡改后，不但会破坏了信息数据的真实性，最主要的是政府很有可能根据被篡改的数据来执行下一步计划，就会给我国政府的发展带来误导。同时，在我国行政办公系统受到黑客攻击时，其内部数据的泄漏还会给国家的安全带来一定的隐患。
2.2 行政机关获取信息渠道较少
在获取信息渠道方面较缺乏主要体现在政府的网站上，现阶段有60%的政府网站上的信息内容都是有限的，特别是在一些发展较落后的地区基本就是将政府中的公文展现在行政办公的网站中，其主要的原因是我国政府对信息资源的开发力度不够，进而无法对信息数据进一步处理而展现给民众。除此之外，还有些政府网站中形同虚设，个别网站还存在着实质性内容不多而商业性广告占据了大篇幅的现象，同时还存在着网站中的分栏点击后根本没有任何内容。总之，我国行政机关需要加大力度来获取信息，对行政信息资源进行有效整合。
2.3 工作人员的素质有待提升
在信息化时代的背景下，通过对我国行政办公的工作人员进行分析后可以看出存在计算机应用水平较低的现象，进而无法满足政府办公信息化的实际需求，当前工作人员的办公能力还保持在传统的应用程度，对于计算机和互联网为基础的信息化根本不懂。因此，要想将信息化技术完全应用于我国行政办公中，需要对政府办公人员在信息化方面的培训。但是值得注意的是，由于行政办公信息化会使得政府中的每项工作变得规范化、透明化，进而会对工作人员的办公能力和权力行驶起到了监督与限制的作用，进而一部分工作人员为了保证自身的利益不愿采用信息化来进行办公，也就意味着在我国行政办公的信息化建设过程中还面临着工作人员不配合的问题。
3 完善我国行政办公中信息化建设的相关策略
对当前信息化技术在我国行政办公中的运用的现状进行分析后，认为主要可以从加强对行政信息的防护、对行政信息资源进行有效整合以及提升工作人员的职业素养入手来进行完善。
3.1 加强对行政信息的防护
首先，可以从建立安全管理体制方面来对行政信息进行防护，主要从加强互联网防护技术以及安全技术两个方面的开发力度，在此基础上建立完善的应急中心，可以减少政府信息泄漏的几率，进而一定程度的降低政府数据泄露所造成的损失。同时针对于政府内部局域网中的数据信息要格外重视，由于政府局域网中的数据在连接到互联网后才能形成资源共享，那么在连接互联网后自然会受到网络中的病毒攻击，在严重的情况下可以对政府中的内部信息进行盗取和篡改，因此在日常办公的过程中，需要计算机专业的相关人员对政府内部的计算机进行定期的杀毒，进而保证政府信息的安全性。
3.2 对行政信息资源进行有效整合
为了更好的对行政信息资源进行整合，首先可以加大政府信息资源的开放力度，向民众公开行政办公的流程以及每个对应部门的职责，进而可以保证行政办公的公开化与透明化，进而使得政府信息可以发挥出其存在的价值，有效促进了政府的社会效益和经济效益。同时，还需要将地方政府的行政信息的封闭模式进行改善，加强对信息资源的开发力度以保证对政府信息资源库更好的整合。加强行政办公的通信设施，为我国行政办公信息化提供有利的基础。
3.3 提升工作人员的职业素养
对此，为了加强行政工作人员的职业素养与个人办公能力，政府机关需要从多方式、多渠道来对人才保障工作进行完善。除了通过社会招聘、考试录用的方式外，还可以从完善奖励激励制度的方式来留住现有的专业人才。同时在培训方面，可以从行政办公信息化技术、知识培养以及职业道德方面入手来对工作人员的整体素质进行提升，在转变传统办公模式的同时提升行政办公的办事效率。总之，在互联网技术高速发展的背景下，对于行政办公的工作人员能力的需求也不断提升，进而可以看出短暂的培训已经无法对员工知识内容的更新起到很好的作用。那么就需要行政机关建立一种终身教育的模式，进而达到全面性的提升办公人员的整体水平。同时，办公信息化的推行，节省了传统依靠手工作业处理日常业务所耗费的大量时间和精力，为公务人员终身学习制提供了时间保障。
4 结束语
通过对现阶段我国行政办公中的信息化技术的运用，可以看出在信息技术与互联网不断发展的背景下，信息化技术在行政办公中的运用势在必行。但值得注意的是在执行信息化的过程中其安全问题和工作人员的素质是首先需要解决的问题。因此在以后的工作中，需要从信息化技术的内在因素以及外界因素两方面进行完善，才能保证我国行政办公中信息化技术更好的运用。
参考文献：
[1]穆德彬.论办公自动化在实践中的分析研究[J].北京信息科技大学学报（自然科学版），2010（S2）.
[2]周晨.办公管理信息系统开发和协作模块、安全模块研究[J].制造业自动化，2011（07）.
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一、新媒体环境的主要内涵
由于社会的不断发展，人们的生活逐渐步入了信息化的发展空间，多媒体的信息资源为我们的生活及工作提供了较为便利的服务。因此，在信息化发展的过程中我们可以通过以下三个方面对新媒体时代进行简单的阐述。第一，新媒体的技术应用主要是在电视、广播发展过程中逐渐形成的一种新型的网络信息模式。第二，新媒体的主要技术形式是通过网络技术以及数字形式传达信息，从而为人们提供娱乐性的服务。第三，在新媒体的发展过程中，通过信息同步与异步的交流模式，打破了传统信息交流的局限性，从而使信息的发展实现了全球化的运行模式，促进了信息化的交流与应用。因此，我们可以清楚的发现，在新媒体的发展过程中，信息的广泛传播逐渐改变着人们的思维。但是，多媒体的发展形式是一把双刃剑，为人们工作及生活提供便利服务的同时也给信息的安全性带来了一些隐患。
二、新媒体办公环境下信息传播的主要特征
（1）信息传播的广泛性特征。在信息环境的发展过程中，新媒体的发展空间逐渐增大，在其发展过程中通过与传统的媒体相互融合，打破了以往媒体形式的发展格局，从而形成了一种新的信息传播方式，使信息的不在受传统媒体的限制，逐渐形成了多方位的信息发展模式。因此，人们可以自由的信息，但是，这种信息化的发展模式也给信息的管理带来的一定的困难，由于信息量的逐渐增大，给信息控制工作带来了相应的难度。
（2）信息传播的偏差性。
在新媒体环境中人们可以通过匿名宣泄着自己的情绪，从而造成了情绪化的信息传播。因此，这些不利因素的产生使网络信息传输在一定程度上出现了偏差，对于这些信息的传播如果不能及时的进行控制，会在形成一系列的连锁反应，使办公环境受到了一定的影响，阻碍了信息化的正常发展，与此同时，也会使信息的安全性传播带来一定的隐患，使多媒体环境下办公信息的安全不能得到相应的保障。
三、新媒体环境下办公信息安全存在的隐患
（1）新媒体环境下办公信息安全会受网络流言的影响。
在新媒体网络时代的构建过程中，我们可以发现，信息的传播可以拉近人与人之间的距离，从而形成一个“小世界”的空间模式。因此，在这种范围中我们所需要的信息会在很短的时间内就可以找到，由于信息传播速度过快，会使信息的传播形成一种流言的传播模式，而这种流言的传播往往会给信息的安全带来一定程度的影响。首先，在办公环境中流言的传播会给企业中的工作人员带来一种不安的心理状态，流言的形式在很大程度上填补了人们信息的空白程度，使人们凭空的相信一些没有发生的事情。其次，流言的传播会给相关的工作人员造成一定程度上的恐慌，使企业员工在工作的过程中失去了向心力。因此，信息的传播有可能在一定程度上引发危机，所以，在企业的秘书信息处理过程中，应该全面的避免流言的产生，保证信息的安全性，从而提高办公人员的向心力，从而为企业的发展奠定坚实的基础。
（2）网络水军的出现使媒体环境下办公信息安全会受到影响。所谓网络水军主要是通过网络制造谣言，为了博取大众眼球传播信息，严重的威胁着信息的安全性。一些网络水军传播着低俗的信息，通过一些的语言形式传播一些无良信息，对网络信息的文化发展产生了一定的影响。由于这些网络水军的出现，使信息安全的监督工作面临着巨大的成本问题，在信息维护的过程中，网络水军的组织相对较为严密，这就使信息监察在一定成度上受到了影响，使资源造成了严重的浪费。因此，这种现象的出现会使整个网络环境的安全受到一定程度的威胁，从而引发信任危机。
四、新媒体环境下办公环境下秘书信息安全的研究策略
（一）通过制度的建立优化企业信息的管理。
