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(二)文献回顾
以SOX法案的颁布实施为分界点,美国内部控制相关研究可以分为2002年之前和2002年之后两个阶段。2002年之前,相关文献主要集中于财务报表审计中内部控制评价和财务报告内部控制审核的研究,只有少数研究关注内部控制审计,主要研究结论认为内部控制审计将提高审计的成本却无助于财务报告可靠性的提高(Hermanson,2000);2002年以后,随着SOX法案的实施,更多的研究开始关注内部控制审计,出现了大量的实证研究,其研究内容主要基于内部控制缺陷,具体包括内部控制缺陷发现和报告(Ashbaugh等,2007;Rice和David,2012)、内部控制缺陷对审计成本的影响(Raghunandan和Rama,2006)及对信息质量的影响等(AshBaugh-Skaifeetal.,2008)。中国内部控制的研究则可以分为2006年之前和2006年之后两个阶段。2006年以前,由于中国监管部门对内部控制审计鉴证尚无强制性规定,大量研究集中于内部控制信息披露,专门研究内部控制审计鉴证报告的文献较少,但是很多文献都提出上市公司内部控制审计或审核的必要性(陈关亭和张少华,2003;张立民等,2003)。2006年以后,随着上交所和深交所《上市公司内部控制指引》的颁布,尤其是2008年《基本规范》的颁布,大量研究开始关注内部控制审计报告,且均发现上市公司内部控制审计报告存在较多的问题,如审计意见表述方式不一致、审核依据不统一等(袁敏,2008;何芹,2012)。与国外研究相似,实证研究方面主要关注内部控制缺陷对审计成本及其信息质量的影响等(张宜霞,2011;田高良等,2011)。同时较多的研究开始关注内部控制鉴证的理论问题,内容包括鉴证目标、鉴证范围、鉴证标准等诸多方面(刘明辉,2010;李明辉和张艳,2010)。但是这些研究都是将内部控制鉴证报告与内部控制审计报告同等看待,并没有考虑二者之间存在的差异,未就内部控制审计与内部控制鉴证实施情况进行实证分析。
(三)比较分析
由此可见,美中内部控制审计鉴证政策的发展具有较强的相似性,都经历了内部控制评价、审核和审计等不同阶段,但是在具体执行过程中,又存在较多的差异,美国仅要求大型公司和中型公司实施内部控制审计,而对小型公司则没有内部控制审计的要求,也没有要求实施内部控制鉴证或评价。然而,中国对主板和中小板上市公司的要求是实施内部控制审计,而对创业板的要求则是内部控制鉴证。那么,内部控制审计与内部控制鉴证的差异是什么?内部控制审计与内部控制鉴证执行情况又是如何呢?这些问题还有待进一步探讨。同时,通过国内外文献回顾可以发现,虽然大量研究关注内部控制审计及其鉴证,但是均将内部控制鉴证报告与内部控制审计报告同等看待,二者之间的差异还有待进一步考察,且有关内部控制鉴证与内部控制审计实施现状的研究较少。因此,本文将在比较内部控制鉴证与内部控制审计政策要求差异的基础上,对内部控制审计与内部控制鉴证的实施现状进行实证分析。
二、内部控制鉴证与内部控制审计政策要求之比较分析
(一)内部控制鉴证与内部控制
审计概念范畴的比较根据《中国注册会计师鉴证业务基本准则》中的规定,鉴证业务是指注册会计师对鉴证对象信息提出结论,以增强除责任方之外的预期使用者对鉴证对象信息信任程度的业务。鉴证业务包括审计业务、审阅业务和其他鉴证业务。具体到内部控制审计与内部控制鉴证业务,根据中国《企业内部控制审计指引》的规定,内部控制审计是指会计师事务所接受委托,对截至特定日期企业内部控制的有效性进行审计,并发表审计意见。因此,内部控制审计属于审计业务的范畴。然而,根据《中国注册会计师其他鉴证业务准则第3101号——历史财务信息审计或审阅以外的鉴证业务》(下文简称《其他鉴证业务准则》),注册会计师执行历史财务信息审计或审阅以外的鉴证业务属于其它鉴证业务,因此,内部控制鉴证属于其他鉴证业务范畴。具体关系可以通过图1予以说明。
(二)内部控制鉴证与内部控制
审计所适用行为规范的比较从所适用的行为规范来看,内部控制鉴证和内部控制审计应该遵循的行为规范既有相同之处,也存在差异。从图1可以看出,内部控制鉴证和内部控制审计都属于鉴证业务,因此二者都应当遵循《中国注册会计师鉴证业务基本准则》。同时,注册会计师在执行鉴证业务时,还应当遵守中国注册会计师职业道德规范和会计师事务所质量控制准则,因此,内部控制审计和内部控制鉴证应当共同遵循的准则是《中国注册会计师鉴证业务基本准则》、《中国注册会计师职业道德规范》和《质量控制准则第5101号——会计师事务所对执行财务报表审计和审阅、其他鉴证和相关服务业务实施的质量控制》(下文简称《质量控制准则》)。但是,与内部控制鉴证业务不同的是,内部控制审计业务还必须遵循《企业内部控制审计指引》(下文简称《审计指引》)的规定,而内部控制鉴证业务则遵循《其他鉴证业务准则》的规定,并参照《指导意见》的规定执行,同时根据《基本规范》和《配套指引》的要求,可以选择性遵循《审计指引》的要求执行。内部控制审计与内部控制鉴证所适用的行为规范如表5所示。
(三)内部控制鉴证与内部控制
审计主体及对象的比较首先,从内部控制鉴证与内部控制审计主体上看,二者主体相同。与《配套指引》鼓励上市公司实施财务报表与内部控制整合审计的要求相一致,三个板块《运作指引》中也均要求上市公司聘请会计师事务所在进行年度审计的同时,要求会计师事务所对上市公司内部控制实施审计或者鉴证,并出具内部控制审计报告或鉴证报告。可以看出,无论是内部控制审计还是内部控制鉴证,均鼓励上市公司聘请与财务报表审计相同的会计师事务所实施内部控制鉴证与审计。然而,从内部控制鉴证与内部控制审计对象上看,二者存在差异。根据《中国注册会计师鉴证业务基本准则》的规定,鉴证业务分为基于责任方认定的业务和直接报告业务。在基于责任方认定的业务中,责任方对鉴证对象进行评价或计量,鉴证对象信息以责任方认定的形式为预期使用者获取。在直接报告业务中,注册会计师直接对鉴证对象进行评价或计量,或者从责任方获取对鉴证对象评价或计量的认定,而该认定无法为预期使用者获取,预期使用者只能通过阅读鉴证报告获取鉴证对象信息。具体到内部控制鉴证和内部控制审计业务中,从理论上来说,内部控制鉴证和内部控制审计可以是基于责任方认定的鉴证或审计业务,也可以是直接报告业务。在实务中,内部控制鉴证业务按照《其他鉴证业务准则》执行的同时,参照《指导意见》的规定执行。根据《指导意见》的规定,在内部控制鉴证业务中,注册会计师应当就企业管理当局对特定日期与会计报表相关的内部控制有效性的认定进行审核,并发表审核意见。因此,从政策要求及注册会计师实务来看,内部控制鉴证是对管理层有关内部控制有效性的认定发表意见,而内部控制审计是直接对内部控制设计和运行的有效性进行审计并发表意见。但是从最终目的上看,都是对内部控制的有效性发表意见。同时,与《配套指引》一致,《主板指引》和《中小板指引》均要求注册会计师对财务报告内部控制有效性发表审计意见,并披露注意到的非财务报告内部控制重大缺陷,但是《创业板指引》只要求注册会计师对财务报告内部控制有效性发表鉴证意见,并没有提及对非财务报告内部控制的关注。内部控制鉴证与内部控制审计主体及对象的比较如表6所示。
(四)内部控制鉴证与内部控制审计保证程度和风险的比较
鉴证业务的保证程度分为合理保证和有限保证。合理保证鉴证业务的目标是注册会计师将鉴证业务风险降至该业务环境下可接受的低水平,以此作为以积极方式提出结论的基础。有限保证鉴证业务的目标是注册会计师将鉴证业务风险降至该业务环境下可接受的水平,以此作为以消极方式提出结论的基础。根据《审计指引》的规定,内部控制审计业务属于合理保证的鉴证业务,要求注册会计师将审计风险降至可接受的低水平,对内部控制提供高水平保证,在审计报告中对内部控制采用积极方式提出结论。根据《其他鉴证业务准则》的规定,内部控制鉴证业务的保证程度根据具体情况确定,可能是有限保证也可能是合理保证。在有限保证的内部控制鉴证业务中,要求注册会计师将鉴证风险降至该业务环境下可接受的水平,对鉴证后的内部控制提供低于高水平的保证,在鉴证报告中对内部控制采用消极方式提出结论。而进一步根据《指导意见》第四条的规定“注册会计师应当保持应有的职业谨慎,关注内部控制的固有限制,获取充分、适当的证据,将审核风险降低至可接受的水平”,从这里看,内部控制鉴证要求提供有限保证,业务风险较低。内部控制审计与内部控制鉴证保证程度及风险的比较如表7所示。
(五)内部控制鉴证与内部控制
审计实施频率和报告的比较首先,从内部控制鉴证与内部控制审计目前政策规定的实施频率上看,《主板指引》对上市公司的要求与配套指引一致,上市公司每年都要聘请会计师事务所对内部控制有效性实施审计;《中小板指引》的规定是上市公司至少每两年要求会计师事务所对内部控制有效性进行一次审计;《创业板指引》的规定是上市公司至少每两年要求会计师事务所对内部控制有效性进行一次鉴证。其次,从内部控制鉴证与内部控制审计报告的内容上看,其差异主要体现在以下几个方面:首先,报告标题不同。根据《审计指引》的要求,内部控制审计报告的标题是“内部控制审计报告”,根据《指导意见》的要求,审核报告的标题应当统一规范为“内部控制审核报告”,而再根据《创业板指引》的要求,内部控制鉴证报告的标题是“内部控制鉴证报告”。其次,报告意见存在差异。从意见类型上看,《审计指引》指出内部控制审计意见包括无保留意见、带强调事项段意见、否定意见和无法表示意见;《指导意见》则指出内部控制鉴证意见包括无保留意见、保留意见、否定意见和无法表示意见。同时,报告段落不同。在内部控制审计业务中,如果审计师在审计过程中注意到被审计单位非财务报告内部控制重大缺陷,还需要对其注意到的非财务报告内部控制重大缺陷进行说明;而内部控制鉴证业务则无此要求。内部控制鉴证与内部控制审计实施频率与报告的比较如表8所示。
(六)其他方面的比较
由于内部控制鉴证与内部控制审计概念范畴、适用行为规范等方面的差异,尤其是因为内部控制鉴证保证程度与风险低于内部控制审计风险,内部控制鉴证与内部控制审计还存在其他方面的差异:(1)证据收集程序要求不同。由于鉴证业务对业务风险降低的要求比审计业务低,因此,与审计业务相比,鉴证业务在证据收集程序的性质、时间、范围等方面是有意识地加以限制的。(2)证据数量要求不同。审计业务所需证据的数量较多,鉴证业务所需证据的数量较少。(3)审计师的责任不同。内部控制审计业务中,审计师所需承担的责任也更高。(4)业务收费不同。根据《会计师事务所服务收费管理办法》(2010)的规定,会计师事务所主要是根据业务性质、风险大小、繁简程度等确定服务收费高低,因此审计业务收费比鉴证业务收费更高。
三、内部控制鉴证与内部控制审计的实施现状
(一)主板上市公司强制内部控制审计具体分析
1.2012年和2013年内部控制审计报告的披露状况2012年主板上市公司中911家披露了内部控制审计报告,披露比例为64.38%;2013年主板上市公司中1090家披露了内部控制审计报告,披露比例为75.91%。2013年主板公司内部控制审计的比例明显高于2012年。如表9所示。可以看出,大部分公司能够满足一年出具一次内部控制审计报告的要求,且2013年相比2012年有较大幅度的提高,但是仍然有一定比例的公司难以满足“每年都要聘请会计师事务所对内部控制有效性实施审计”的规定。2.内部控制审计报告规范性分析2006年以后,有关内部控制审计报告规范性的研究大量涌现,并且发现内部控制审计报告规范性存在的问题包括审计依据不统一、审计报告名称不一致、业务类型有差别等方面(袁敏,2008);随着《基本规范》和《配套指引》的实施和完善,上市公司内部控制报告也在不断规范(何芹,2012)。我们对2012年至2013年度内部控制审计报告进行分析发现,这两年的内部控制审计报告规范性较好,但是仍然有个别公司内部控制审计报告规范性存在问题,包括报告名称、审核依据及语言表述等,如表10所示。
(二)创业板上市公司内部控制
鉴证具体分析1.2012年至2013年内部控制鉴证概况根据《创业板指引》的要求,创业板上市公司应当至少两年实施一次内部控制鉴证,至2012年12月31日,上市的创业板公司共355家,82家公司2012年和2013年连续两年披露内部控制鉴证报告,占比23.10%;328家公司能满足两年披露1次内部控制审计报告的要求,占比92.39%;27家公司连续两年均未披露内部控制鉴证报告,占比7.61%。可以看出,创业板公司披露内部控制鉴证报告大多数能够为了满足两年实施一次内部控制鉴证的监管需要,但是自愿每年实施内部控制鉴证的公司并不多,而且即使在监管层要求内部控制鉴证的背景下,仍有少数公司不能按照要求披露甚至不披露内部控制鉴证报告。2012年与2013年创业板公司内部控制鉴证概况如表11所示。2.内部控制鉴证报告信息规范性与主板公司相比较,创业板公司内部控制鉴证报告信息规范性较差,还存在较多的问题,具体如下:(1)鉴证依据。与内部控制审计归属审计业务不同,内部控制鉴证业务属于其它鉴证业务,其鉴证依据是《其他鉴证业务准则》,在实务中同时参照《指导意见》的规定执行。但是从创业板内部控制鉴证报告看,鉴证依据却存在非常大的差异,除了《其他鉴证业务准则》以外,还主要有:《企业内部控制鉴证指引》、《企业内部控制审计指引》、《中国注册会计师审计准则》。(2)鉴证报告名称。根据《其他鉴证业务准则》及《创业板指引》的要求,创业板上市公司内部控制鉴证报告的名称应统一为“内部控制鉴证报告”,但是从2009年至2013年创业板公司披露的内部控制鉴证报告看,大多数公司都符合规范的要求,但也存在其他的一些报告名称,具体有:内部控制审计报告、内部控制审核报告、内部控制专项报告、内部控制专项鉴证报告、内部控制制度报告。(3)鉴证业务类型。根据《其他鉴证业务准则》和《指导意见》的规定,内部控制鉴证业务是基于责任方认定的业务,但从实际情况看,创业板内部控制鉴证报告的引言段中既有将内部控制鉴证业务作为直接报告业务,又有将其作为基于责任方认定的业务;但是鉴证报告意见段又主要是针对内部控制发表鉴证意见,即将内部控制鉴证业务作为直接报告业务对待,但是具体范围却存在不同的界定,既有针对所有内部控制发表意见,又有仅针对财务报告内部控制发表意见。(4)鉴证保证程度。根据《指导意见》的规定,内部控制鉴证业务合理保证的要求并未明确,但是从实际情况看,创业板内部控制鉴证则主要提供的是合理保证。内部控制鉴证报告信息披露规范性归纳如表12所示。
(三)进一步分析
通过对主板公司内部控制审计和创业板公司内部控制鉴证实施现状的比较,我们可以发现,从内部控制审计与内部控制鉴证的实施意愿上看,大部分主板公司能够满足一年出具一次内部控制审计报告的要求,但是仍然有一定比例的公司难以满足每年审计一次内部控制的规定;虽然大部分创业板公司能够满足两年出具一次内部控制鉴证报告的要求,但是总体来说内部控制鉴证的意愿相对较低。同时,从内部控制审计报告和内部控制鉴证报告的规范性来看,内部控制审计报告较为规范,个别公司内部控制审计报告规范性存在问题;而内部控制鉴证报告存在的问题则明显较多,具体体现在鉴证依据、鉴证报告名称、鉴证业务类型及鉴证保证程度等方面。
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当前单位会计监督中若干问题的存在,不仅有主观方面的原因,同时也存在着一定的客观因素影响,所以对事业单位的会计内控和监督进行强化是当务之急。本文经过研究分析,建立科学会计内部控制与监督体系的措施主要表现在以下几个方面,下面我们来详细探讨下。
(一)强化责任人的责任感教育。当前在新会计法中规定单位的负责人为会计行为的责任主化,所以作为独立核算的事业单位负责人,其应该对事业单位的财务制度及会计法律法规熟识,加强这方面的课程培训,对每年新出台的关到事业单位的会计内容都要有所了解,这样才能强化自身的责任意识,从而在工作中支持会计人员的工作,履行监督的职能。
(二)提高会计内部监督工作的有效开展,提高工作效率。据了解,现阶段单位内部会计工作还不具备独立性,由于利益、权利等关系,会计部门大多依附于单位领导,这就严重削弱了会计监督工作的力度。
(三)在发展过程中,不断完善内部监督体系建设,提高法规建设。其具体包括以下几方面:(1)要不断加强会计工作有关立法。明确单位会计监督工作的重要性,科学的界定监督工作的范围与程序,来为会计监督工作的顺利有效开展做保障。(2)创新会计监督模式,即改变传统的事后监督、事后会计检查的落后形式,建立与时展相适应的事前预测、会计控制、检查分析、总结评价的全方面立体工作体系。强化对事业单位会计内部控制与监督职能的再认识。(1)要彻底转变事业单位原来那种重核算轻监督的思想,充分认识事业单位会计监督的制约、参与、预防、反馈的职能作用。(2)要正确认识和处理好内部会计监督和外部监督的关系,进一步建立完善内部监督、社会监督和政府监督的会计监督体系,注意发挥各自的功效,加强协作,形成监督合力。
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二、髙职院校内部控制体系的构建
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(三)评价与监督不到位目前对独立学院内部控制监督主要有外部监督和内部监督两种方式。其中,外部监督独立性较强,但缺乏连续性和主动性。外部审计机构只有在接受国家主管部门委托的情况下,才能行使审计监督职能。而且,按照委托方的审计范围和内容进行审计,审计结论也必须征得委托方的同意。在这样的前提下出具的审计报告,监督的力度显然不足。对独立学院内部监督主要靠纪检监察和内部审计来实现。独立学院的纪检监察部门仅仅强调政纪法规的执行与否,而为数不少的独立学院没有设置内部审计部门,即使设置了内审机构的独立学院,内部审计作为学院的二级部门,权威性不够、独立性不强,不能有效监督和评价内部控制的绩效,因此,对查出的管理薄弱环节,甚至是违法行为,往往也采取“大事化小,小事化了”的处理方法,再加上独立学院的教职工参与监督的意识不强,信息反馈渠道不畅,就容易导致腐败。
(三)财务预算工作不完善预算是对独立学院经济活动制定的财务计划。它不仅有效控制了独立学院运营成本,也是资金使用绩效的评价体系。然而目前许多独立学院预算管理和绩效考核工作还不够完善,部分学院编制和执行的仅仅是母体分配的预算经费,独立学院本身没有自,导致了预算编制工作不符合实际需要。而且对预算执行情况的评价上,许多独立学院没有建立合理的分析和评价体系,使得不同部门的预算经费使用情况无法及时、准确的反映到预算评价工作中,独立学院资金使用情况也无法完整的体现出来。
二、完善独立学院内部控制的设计
(一)优化独立学院内部控制环境内部控制环境是控制要素的基础,作为高等教育重要组成部分的独立学院必须严格按照财政部印发的《行政事业单位内部控制规范(试行)》中的有关规定,建立健全内部控制体系。首要任务就是要优化控制环境。1.建立管理层的诚信与道德价值观独立学院的内部控制的有效性是建立在管理层、教师和学生的诚信与道德价值观基础上的,因此,独立学院应制定《独立学院高层管理人员职业道德规范》,并使其与国家的相关法律法规、学院宗旨等保持一致,成为独立学院高层管理人员的主要道德准则,同时独立学院要还应制定《职业道德建设规范》,董事会高层管理人员要首先垂范,并对教师进行职业道德培训,签订职业道德规范确认书,并给予保存备案,作为绩效考核的重要内容之一。2.优化独立学院组织结构对于独立学院的组织结构建立,主要包括内部机构设置及管理层分工制衡。我国法律规定独立学院实行董事会领导下的校(院)长负责制,首先要建立独立的董事会,其成员要有独立学院举办者、外校投资者以及代表师生利益的人员参加。在组织结构建立过程中要遵循权责利一致的原则,同时要考虑管理幅度适当、精简高效等原则,建立适合自身实际的高效组织结构。3.实施独立学院多维管理在独立学院内部管理体制上,董事会主要任务是负责制定独立学院的章程和规定,选聘高层管理者,保障学校招生和经费来源的稳定等,但是并不直接插手独立学院内部具体事务,而是要把权限下放给院长。院长对独立学院一切内部事宜的进行具体管理和执行,还要定期对董事会汇报工作,并对其负责。独立学院管理层的行政领导都要由教职工选举产生,他们主要任务是协助院长管理本院、系的各项具体工作。同时还要建立一个由教授、副教授及学术带头人组成的学术管理机构,负责制订学院的教学和科研规章制度,并对教师的教学业绩进行学术评议,作为判断其绩效的依据。建立独立学院教代会制度,对学院的重大事项都应提交教代会评议,并定期公布评议结果,作为学院信息公开的组成部分。
(二)健全内部控制活动1.建立授权审批制度独立学院应根据内部控制框架,首先明确规定各项工作审批权的范围、程序、责任等内容,各部门有关人员在处理具体的经济业务必须按照授权审准流程办理,并且经办人员在授权范围内行使自己的职责,办理相关的业务,不得越权办理。对重要的经济业务,比如货币资金、采购与付款、筹资与投资业务和存货、固定资产管理等业务都应设立相应的授权审批流程,只有流程和责任公开、透明了,才能防止暗箱操作。2.不相容职务相互分离独立学院的经济活动通常由授权、签发、核准、执行和记录这五个部分组成。这几个环节都要有相对独立的部门或人员完成。这样才能最大程度避免舞弊行为的发生。在独立学院经济活动中,应该进行职务分离的通常有:对经济业务进行授权和审批的职务分离,对经济业务进行执行与监督的职务分离,对财物保管与记录的职务分离等等。3.实行会计轮岗制度加强内部控制的会计监督,主要的方式就是会计岗位轮换制度,使各项的职责都能起到相互牵制、相互监督、相互促进的作用。通过岗位轮换,让会计人员尽快熟悉会计流程的全部过程,还可以对在岗期间履行岗位职责情况,职责分工有无缺点、漏洞,特别是通过重要岗位的轮换及时发现其中有无违法乱纪行为,使工作更加透明。通过会计人员轮岗,一方面在制度上制约了独立学院的工作人员行为,另一方面给会计人员创造了学习的机会,同时加强了内部监督,及时发现违法乱纪的行为。让会计人员在各个岗位上得到锻炼,不仅提高其业务素质和水平,还可以让他们在岗位轮换过程中,发挥自身的特长和优势,做到“人尽其才,才尽其用”。
(三)加强信息传递与沟通充分的信息流动与沟通是独立学院内部控制有效性的保证,有效的信息沟通会涉及到独立学院内的所有部门,应采用校园局域网、E-MAIL、例行会议、专题报告、调研研究、办公自动化系统等多种方式,实现内部信息在独立学院内部准确、及时地传递,同时也促进了管理层和教职员工之间相互沟通。独立学院还要与校外相关部门进行沟通,不仅要接受外部关联方的监督,还要对外部有关方面的建议和信息及时予以处理,及时扩大独立学院影响力,对自身发展起到促进作用。
(四)发挥预算管理的职能独立学院预算编制应实行零基预算,按照适应性的原则编制与其相适应的预算指标。独立学院应加强对预算执行的管理,预算指标层层分解落实到各分院、部门,加强与预算执行部门沟通。利用财务信息监控预算执行情况,并将年度预算细分为季度、月度预算,分期实施,实现年度预算目标。建立预算执行分析制度,定期召开预算执行分析会,研究、解决预算执行过程中存在的问题。建立预算执行考核制度,对分院、部门进行考核,做到有奖有惩,奖惩分明。
(五)建立完善的内部审计监督机制独立学院要建立相对独立的内部审计机制,直接对董事会负责。目的在于通过对独立学院的各项内部控制制度和职能部门的各种经济业务进行独立评价审议,以确保其经济行为合法合规性,符合内部控制制度,以保证独立学院管理目标的实现。加强内部审计监督,不能局限在查账,翻看原始凭证等会计领域行为,更要向着管理、风险审计等方面拓展;内部审计的流程要明确规定对实施审计对象、内容、范围、审计方式及要求,不仅要确保审计质量,更要促使独立学院的经济活动制度化和规范化,从此走上健康发展的轨道。独立学院应该设立专门的审计机构,配备专门的审计人员,定期对审计人员进行培训,保障审计人员的业务知识更新,使其胜任内审工作,确保内审工作的客观公正。
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控制环境作为内部控制基础的所在之处,其优劣情况将直接关乎到企业内部控制的贯彻落实是否能够顺利,而内部控制的环境则主要包含企业管理层的品行、操守、价值观、素质以及能力等等方面,管理层对于管理哲学、经营观念的把握,企业内部规章制度、信息沟通体系以及业绩评价机制等。首先,由于相当一部分中小企业的管理层内部控制意识相当薄弱,管理者受到文化水平以及视野等方面的限制,往往认为凭借个人的直接控制或者观察就足以可以评价企业经营的完整面貌,认为内部控制制度是体现在书面上的制度规范,只有产品占领市场和扩大营销才是维持企业的生存与发展之根本所在;其次,企业的经营者或者职工常常是与企业所有者关系较为亲近的人员,他们十分容易团结起来进行艰苦的创业,然而企业内部容易因此而产生任人唯亲的现象,部分人员甚至会无意识的凭借个人身份对制度与规则进行破坏;最后,多数中小企业经理人还无法肩负起自主经营、自负盈亏的责任,一旦出现问题就让企业承担损失,对于经理人本身的奖惩措施也相对较少。
2.风险管理不足。
从中小企业内控的现状看,有些企业严重缺乏风险的控制意识及有效的风险管理机制,既没有建立一个健全有效的风险预警系统,也没有设置专门机构对企业面临的风险进行管理。我国中小企业管理层在风险管理中普遍存在的问题主要有二:一是对现有市场缺乏全面的了解与认识,其结果往往导致经营者对于形势盲目乐观,一旦出现真正的风险,经营者缺乏应变能力导致内控失败;二是管理层对于外部环境和经济业务等变化缺乏预见性,这无疑会导致企业对于一些新业务没能及时制定出相应的应变措施,由于无章可循,内部控制失去健全性。
3.控制活动不到位。
经调查表明,能够单独设置内部控制制度的企业相对较少,而且对于应该进行有效控制的很多方面,大多数企业却从未进行有效控制。比如实物资产与货币资金的控制方面,经调查分别有15.6%和56.7%的企业未对货币资金或者实物资产进行有效控制。
4.没有建立良好的信息沟通系统。
信息系统的好坏直接影响到企业内部控制的效率以及效果,现有的内部控制制度是否有效,实施情况如何,存在何种问题,都应当通过沟通渠道向实施内在控制的上层管理机构进行传递,然而多数企业不重视有效的信息反馈渠道。
二、改善中小企业内部控制的具体措施
我国中小企业的内部控制一直被当作为企业内部事物来处理,然而对于内部控制缺乏认识的企业则一般是对国外或者大企业模式进行效仿,这些模式对于中小企业的内部控制有一定适用限制。发展中小企业内部控制可以从以下几点入手:
1.发挥政府主导性作用。
发挥政府的主导作用主要可以从政策、法制建设、管理监督等几个方面来入手,通过政策的宣传来引导企业提高对内部控制的意识。进而使中小企业能够明白建立起有效内控系统的真正意义所在、提升企业内部控制的积极性,通过法制建设来建立健全更加高效、透明、公正的市场竞争法则,通过监督管理来加强对于专业人才的培训,从而规范内部控制过程。
2.加强风险评估。
COSO的报告认为,风险评估与风险管理是控制的关键要素。企业应当恰当分析自身的优势及劣势并时刻关注外界的威胁与机会,充分考虑自身的生存发展机遇,懂得适时规避战略、财务、信息化等各个方面风险,运用风险评估方法、技术、程序等对企业可能面对的所有风险进行全面分析,判断出风险性质与程度。
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2.医院会计内部控制制度施行中的问题。
在医院的会计内部控制制度的施行过程中,也出现了许多问题。例如医院会计内部控制制度的管理人员综合素质不高,影响了会计内部管理制度施行的质量。一方面,工作人员缺乏专业的内部控制管理知识,掌握的会计控制业务水平低下,不能有效的完成医院内部控制管理制度的工作实施;另一方面,工作人员对于会计内部控制管理制度的责任和权利没有清晰的认识,对于工作中的义务和权利没有正确的划分,导致了内控会计控制制度实施过程中束手束脚,影响了会计内部控制工作的实施质量。
二、医院会计内部控制管理制度的完善措施
1.建立医院会计内部控制管理制度的工作体系。
一个完善的工作体系和工作流程,能够为完成医院会计内部控制工作提供非常有力的帮助。医院在进行会计内部控制工作的过程中,可以使用完整的工作体系和流程,不断加强对会计内部控制工作的施行经验,推动会计内部控制制度的有效实施。这套完整的工作体系和流程,首先不能打扰到医院的日常经营和生产,反而要起到促进医院进行规范化管理的作用;其次,涉及到医院会计管理工作的各个部门都应该对这套体系和流程了然于心,认真对待会计内部控制工作,加速医院会计内部控制制度的施行速度,降低医院会计内控制度施行过程中出现的失误和损失;最后,医院领导部门应该不时的听取各个部门单位的意见,对工作体系和流程不断的进行更新和延伸,删除掉工作体系和流程中复杂无用的环节,使之更有利于医院的会计管理工作,进而促进医院管理工作的规范化、标准化和科学化。
2.完善医院会计内部控制管理制度。
医院应该在遵守会计准则的基础上,根据医院会计管理和财政运行的实际情况,以医院的会计管理制度为主干,以专业的会计内部控制管理工作人员为枝叶,不断强化和完善医院内部控制管理制度。对于医院会计内部控制管理制度的建设和完善,医院首先应该从当前施行的会计政策出发,注重内控制度的合理性,与医院当前会计管理制度的衔接性;然后制定和落实医院的工作岗位职责,制定责任实施制度,充分体现会计内部控制制度中审核与执行的相关标准,形成岗位责任制;同时,将医院所属各个单位的会计管理工作根据其自身的特点,编入到会计内部控制制度中去,保证医院的财政管理工作确实在会计内控制度工作的范围中;最后,派遣专业的工作人员解决下属部门会计控制制度工作实施中出现的种种问题,并根据这个问题不断改善和加强会计内控制度的科学性、规范性和合理性。完善医院会计内部控制制度的内容应该包括完善健全医院的财政支出审批制度,健全财政支出工作中的申请、审批、审核和支付等管理制度,做到没有医院的财政审批就不拨付支出的款项;完善健全医院的票据管理制度,医院应该统一票据使用的标准,健全票据购买、领用、核销、保管和销毁等环节的控制制度,并对医院的票据管理作出明确清晰的记录,确保医院票据报销过程中没有出现错退、多退和的现象;加强对医院财政支出的预算控制,预算管理可以有效降低医院财政支出的成本,对于预算以外的财政支出应该按照相应的审批权限经批准后方能拨付;完善医院的财产管理制度,医院应该计算清楚自身拥有的固定资产和流动资产,做好使用记录和使用规定,只有经过授权的人员才能接近货币资金和实物资产,确保医院的财产流动不出现差错,保证医院的资产始终处于安全的状态;完善医院支出的成本的核算体系,提供医院职工的成本意识和工作积极性,提高医院资源的使用效率,降低医疗的成本,最终促使医院的经济效益得到提高。
3.加强医院会计内部控制制度工作人员的综合素质。
加强工作人员的专业素质是减少医院会计内控制度实施过程中出现失误的重要保证,医院应该加强对内控工作人员的专业培训工作,使其具有相应的职责承担力,保证会计信息能够及时、完整、真实和完善的管理和记录,并不断提高会计内部控制管理工作的质量;同时,加强工人员的综合素质,例如工作人员的自我约束力、服务态度、职业操守等等,使医院会计内控管理的工作人员能够自觉遵守工作中的权利和义务,在医院会计内部控制管理的过程中不断提升自我的工作标准,更新财务知识,提高医院的会计管理工作质量。
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二、公司财务内部控制风险对策
针对我国公司在财务内部控制上的诸多风险,笔者提出了以下几点建议。
1.完善预算制度。预算制度对一个企业的发展是起着至关重要的作用的。一个预算制度要想发挥其应有的价值与作用,首先要制定出一个完善的、有执行力的预算方案,在存在一个完善的预算方案的前提下,完善公司治理结构与管理体系,不能由一个人或几个人去决定或改变公司既存的预算方案。科学的预算管理系统不但可以明确一个公司的目标(包括首要目标,重要目标与次要目标等),还可以对资金的流向起到一个监管的作用。完善的预算制度应该是在全过程监控的情况下进行,各种预算有没有被实际使用,实际使用与预算的差别在哪都应该记录,这样公司的股东将可以通过对预算的执行情况进行检查来估算自己的利益。同时,预算方案的修改与执行差异的出现也应该进行全程的监控与管理。
2.规范治理结构及财务组织结构。纵观我国的整个公司行业,董事(会)、股东(大)会,监事(会)以及各经理层之间的职权不分,没有形成相互制约的体系与机制,公司的决策可以由一个人或几个人来决定,这种治理结构的存在是我国公司目前存在各种问题的根源。所以,要想实现我国公司财务内部制度风险的有效控制,规范治理结构是首要的。公司应该制定一个股东相互制约与制衡的管理体系,董事会、监事会与股东会应该相互制约,实现政企分开,逐渐弱化政府在公司发展过程中的影响力,加大公司自身的决策能力,让公司在激烈的市场竞争中得到锻炼与强化。同时,公司能否有效运行,最根本的还是在于这个公司的财务组织结构设置的是否科学、合理,内部控制制度是否有效执行。一个科学合理的财务组织机构首先应该实现企业财务总部权责统一的分配,做到集权与分权的完美结合。若是一个公司存在完善的财务组织结构,公司的管理层不能随意对公司的财务作出决定,公司的内部管理就会更加公平、公正,公司员工工作的积极性就会得到提高。
3.财务集中管理。实施财务集中管理最大的好处就是可以实现公司资产集中、共享和协同,提高运营效率。一个公司若将公司所有的资金都集中起来,统一管理、统一配置,以整个公司的发展为大局考虑,将资金集中运用到最需要的部门与项目中,实现部门与项目的有效运行,这样不但可以使公司的闲散资金得到有效运用,同时还可以为公司的进一步发展奠定基础。公司财务集中管理后,对于公司的每笔使用情况都进行记录也是加强内部监控的一种有效手段,管理者将很难在通过资金管理控制中的漏洞腐蚀公司的利益了。
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一般来说,环境报告是指在公布的年报中或是在其他什么地方,披露公司的运营对自然环境造成影响的有关信息。现在有相当多的激励措施,鼓励公司采取控制污染、使用再生资源、选用可更新物质以及发展对环境有利产品等保护环境方式。
研究表明,公众对于环境保护的热情主要从以下两个方面影响公司经营:公司可能会为自己的行为遭受直接的损失,比如他们可能受法律规定性或推定性的强迫而支付弥补环境损失的费用;或者当他们引起污染时,他们不得不支付额外的税收或遭受财务惩罚。另一方面,如果一个实体被确信引起了环境污染或有其他不道德的行为,它一定会应起相当多的公众敌意,这将导致顾客的减少。相反,积极方面可能是:一个实体如果有"绿色"的形象,就有可能吸引更多的顾客,这也就是现在为什么会有很多商品都打上环保品牌的原因。
作为这些因素共同作用的结果,许多国外大公司已经披露或是正在积极准备有关自身经营对环境影响的信息。
实际操作中公司主要用两种方式的环境报告手段来公布他们对于自然环境影响的信息:
1)在公布的年度报告(包括财务报表)中披露
2)公布一个独立的环境报告
IAS1鼓励管理当局在相信环境信息将帮助使用者做出经济决策时应该披露环境报告,但并不是强制要求所有公司都这么做。
在1996年《CorporateReporting》这本杂志发表了题为《香港的公司环境报告》一文,列示了对大约700家香港主要公司的调查结果。调查显示:在被调查的这些公司中,71%是一点都没有披露关于环境的信息,剩余的29%中,几乎有一半也只是在总的报告中大致提到了一点。被抽查的仅仅只有18%左右披露了他们的环境政策、收益和损失。并且即使在这些中,还有很大部分也只是陈述了他们的环境政策,而没有试着去量化他们达到的目标或遭受的损失。他们常见的是用一些非货币性条款,如:"我们在美国的工厂已经节约了70%的皱纹纸包装"、"我们已经改装了225辆运输卡车,从使用含铅汽油到使用清洁气体燃烧剂,并且我们已经装了催化剂转化器"等作一些抽象性的说明。被调查到的公司中,几乎没有谁披露了环境成本或是已经提取的环境准备,披露遭受罚金或是承认有与相关规定不符事项的公司也很少。但不管怎样,这项研究毕竟可以表明,或多或少做出关于环境信息披露的公司数量在1991到1996这五年间已经差不多是翻了一番的,这点比较令人欣慰。
1999年还有一项调查表明,《金融时报》证券交易所100种股票价格指数中有很大一部分上市公司都在年报中作了某种形式的环境信息披露。最常见的是在董事报告中涉及,其后才是财务审计内容。
公布独立环境报告的公司也在逐渐变多。许多大的上市公司现在都在年报和财务报告之外,还单独披露一份环境报告。这份报告通常都和其他社会和环境事项相连,如联合银行、英国电信公司就采取了这种方式。
一家公司公布环境报告的原因可能是多种多样的:以示和竞争者的区别、承认对环境所负的责任、为了证明与规定的一致性或是为了获得社会对其行为的肯定等。
大部分的环境报告都采取把对政策的论证和对自身行为的审视联系起来的格式,他们覆盖到以下一些论题,如废料管理、污染、对能源的使用情况以及公司的产品和服务对环境的正面影响。通常来说,报告通过对公司的目标和成就在许多种情况下的直接比较来披露两者或是其中之一。他们有可能也披露财务信息,如对环境储备的投资数额等。许多报告特别详细,有的甚至长达五十多页。
因为这种情况下的环境报告是独立于公布的年报,所以没有规定的内容和统一的操作代码。公司可以任何他们愿意的信息,并且环境报告并不是一定要求审计的。然而,许多公司其实在他们的报告中还是服从于某种独立的观点或是审计程序的。
据统计,公众和媒介的兴趣更倾向于关注独立的环境报告而不是在公布的年报和财务报表中披露环境信息。这种分离反映出这样一种事实即这两种报告是针对不同读者群。股东是年报的主要使用者,而环境报告主要是被设计服务于一般公众。
正如下面关于环境信息在年报中披露的例子所示,虽然它只是财务评论的片断,但在其间公司已提醒读者关注他们将要发表的环境报告。《英国电信公司1999年度报告》:"''''''''环境'''''''':英国电信公司非常关注它对环境承担的责任。我们是最早制定出环境政策和环境报告的英国公司之一。我们还是最早引进复杂的环境管理体系和在此基础上组成对可持续发展的相关政策的公司之一。我们自信在此领域处于领先行列,并且已使我们在香港的英国电信公司通过了1999年3月公布的世界环境管理系统准则ISO14001的认证。英国电信公司拥有长期的和广泛的能源管理的可辨认纪录。到1997年4月,我们在过去的五年时间内已减少了13%以上的能源消耗,现在的目标是争取到2002年3月时进一步减少11%的消耗。我们有大量的程序用来循环和再生资源,包括从多余的交换单元、电缆、调色剂夹头提取金属、新闻用纸和电子废物等。"
如果说最初的环境报告大部分都是公众关注的结果,目的是为了说明公司对环境的保证,而且现在有些公司仍持这种观点,但还有许多公司已经注意到环境报告是一种交流的手段,可以说明公司的行为在保护自然环境方面所做出的努力。
有些人认为"说说而已"的环境报告不可能替代在财务报告中详细披露环境成本。如果一家企业在赚取利润的过程中,不恰当的使用了自然资源且没有披露这种行为造成的损失,其一般不可能被视作成功的典范。当然,关于披露环境成本是否将有利于鼓励公司承担相应的责任,这种争论还在继续。
不管怎样,环境报告作为一种披露环境信息的手段,正在得到越来越广泛的重视,我国也是如此。在中国证券市场上,山西兰花煤业股份有限公司、湖北兴发化工集团股份有限公司等都已付诸于实践,我们盼望将来有更多的企业加入进来。
参考文献:
1.FoulksLynch《ACCA》Textbook2000
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3.建立内部控制工作机制高校可以通过成立专门的内部控制职能部门来组织协调各部门间日常性事务等工作。同时,充分发挥财会、内部审计、纪检监察、基建、资产管理等部门或岗位在内部控制中所扮演的角色。特别需要注意的是,财会部门不能将眼光局限于账务的一般处理工作中,而应将内部控制措施贯穿学校运行管理的全过程。因此,学校领导层应当赋予财会部门负责人参与相应决策的权力,并支持和指导其关注运行管理的更广范畴。
4.提高内部控制关键岗位工作人员的素质高校内部控制制度的有效执行还应当把好人员入口关,选聘德才兼备的优秀人才,确保选拔任用的人员具备的资格和能力与其工作岗位相适应;重视人力资源开发工作,建立教职员工培训的长效机制,营造尊重知识、尊重人才和关心员工职业发展的校园文化。定期对关键岗位工作人员进行业务培训,使其专业技能和业务水平得到提升。
5.运用现代科技手段加强内部控制学校在积极推进信息化建设的同时,也要对信息系统建设实施归口管理,如教学事务工作(学生学籍信息录入、变更管理、学生领用教材管理等)、财务工作(学生收费管理、工资薪酬管理等)、资产管理(国有资产入账、变更管理)等领域,尽快实施数字信息化。学校在实施办公自动化、经济活动管理数字化系统的过程中,应当将经济活动及其内部控制的流程和措施嵌入学校数字化校园系统中,尽可能地减少或消除人为干扰的因素,保护信息质量的安全。信息化系统内部控制的实施,加强了高校在应用技术上的科学性与规范性,提高了高校在信息的开发、应用及运维管理等方面的控制能力,增强了高校信息系统的运行效力。
(二)具体业务层面的内部控制
学校具体业务层面控制主要包括预算业务控制、收支业务控制、政府采购业务控制、资产控制、建设项目控制和合同控制,这些业务涵盖了学校主要的经济活动内容。
1.建立有效的预算管理机制职业高校应当合理利用自身的资源,对各项资金、资产等的使用进行有效管理。健全预算管理制度,强化预算执行力,可以着重考虑以下几个途径。第一,预算编制环节应做到预算编制程序规范、方法科学且容易实施、编制内容完整、预算项目细化、预算数据合理。采取有效措施确保预算编制的合规性;建立各部门之间沟通协调机制,提高预算编制的科学性;在财会部门审核汇总各部门预算时,应核对部门当年预算执行情况及项目细化程度是否符合有关预算管理政策;重大预算项目采取单独立项评审方式,成立评估小组,综合评估其预算事项的目的、效果和金额等方面内容。第二,预算批复环节。首先,应明确由财会部门负责对学校内部的预算批复工作进行统一管理,设置预算管理岗专门负责内部预算批复工作。其次,财会部门收到财政部门的年度预算批复后,应及时细化分解本年度内部预算指标,按照各部门业务工作计划对预算资金进行分配,对预算金额、标准和具体支出方向进行限定。第三,预算执行环节。在资金支付过程中,业务部门借款申请或报销申请按规定的审批权限和程序审批完成后,由审核岗进行凭证、票据等方面审核后,由出纳岗依据支付审核阶段已明确的借款申请或报销申请的资金来源和账户类型,办理具体的资金支付业务。
2.健全收支业务制度,加强收支过程控制加强收支业务的控制,可以着重考虑以下几种途径。第一,建立健全收支业务的管理制度,如采购业务控制、筹资业务控制、投资业务控制、资金营运环节控制制度。第二,合理设置收支业务岗位(应实施不相容岗位分离制度)。第三,对收入业务实行归口管理,严格执行收支“两条线”的规定,加强票据和印章的管理。第四,加强对支出业务的申请、审批、审核、支付等控制。
3.加强政府采购业务控制采购控制的目的是保证采购活动能够正常进行,节约采购资金,促使高校把钱用在刀刃上,花在高校建设迫切需要的地方,提高资金使用效率,健全管理机制,强化内部监督,规范采购行为。因此,要建立健全政府采购业务的管理制度,合理设置政府采购业务的管理机构和岗位;强化和细化采购预算及计划,做好适应政府采购的预算编制工作;科学设计高校政府的采购流程,采用信息化管理手段,特别要加强对政府采购活动及采购项目验收的管理。
4.完善高校资产管理为保证高校国有资产的保值和增值,加强资产的控制,高校的资产控制应做到以下几方面。第一,建立健全资产内部管理制度,合理设置资产管理岗位。第二,合理设置资金收支审批权限和程序,加强货币资金的控制,防范货币资金安全风险。第三,改革和完善高校的资产管理和核算制度,建立资产管理与财务管理的有效联动机制。第四,规范资产的出租、出借、变卖、转换和处置等程序,有效防止高校国有资产的流失。
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(一)合规目标
要合理保证企业在国家法律和法规允许的范围内开展经营活动。根据柯尔博格的道德发展阶段理论,如果管理者处在第四阶段,他会被限制于遵守相关的规定,他们会尊重企业的章程和程序的决策,同时他也会遵守国家法律的相关规定,会将法律法规的内在要求嵌入到他的行动中,企业也会合法合规地生存下去。如果管理层处在前习俗层次,则企业会陷入盲目追求利润的怪圈,无视国家法律法规,最终为其违法行为付出巨大代价。安达信会计师事务所就是在盲目追求利润的途中无视司法最终走向灭亡。同时,一般员工的选拔也应考虑其道德阶段,只有从最基础的业务活动上将违法违规的风险降低到最小限度,才能保证内部控制的这一基础目标的实现。
(二)资产安全目标
资产安全目标有两个层次:一是确保资产在使用价值上的完整性,主要是防止实物资产被挪用、侵占以及对无形资产控制权的旁落;二是确保资产在价值量上的完整,防止资产被低价出售等。在实现此目标的时候应考虑专业技术人员的道德阶段,因为如果专业技术人员处于较低的道德水平,一切以自我为中心,可能会出现人才的流失,关键技术、商业机密的泄露。一般员工中的出纳和会计人员如果处于较低的道德层次,则可能出现合谋串通,侵吞财产,甚至伙同管理人员,给企业造成无可估量的损失。高层管理人员如果处于较低的道德水平,可能会发现越权操作,形成内部人控制,引发资产流失,挪用公款等案件。拥有百年历史的巴林银行的倒闭,就是因为尼克•李森追求私利挪用公款炒股指期货和负责人尼克为了避免上级处罚所作出的错误决定造成的。对处在习俗水平以上的道德阶段的人力资源,可以采取适当的激励机制和约束机制来维护企业的秩序。
(三)报告目标
企业要提供真实可靠的财务信息以及其他信息,其真实披露可以将企业诚信负责的形象公之于众。有道德的经理人会以企业的长远发展为目标,不会为了私利而粉饰财务报表,捏造利润欺骗公众,而道德阶段较低的管理者则会为了自身的短期利益,置股东和员工的利益于枉然,进行财务报表造假,使得公司走向毁灭,安然公司的破产就是一个典型的例子。同时,有道德的财务会计人员和外部审计人员将会坚守自己的职业道德而不是服从权威和钱威,保障财务报告的真实可靠。
(四)经营目标
提高经营的效率和效果是内部控制要达到的最直接也是最根本的目标,良好的内部控制可以将对风险防线的防范落实到每个细节和环节当中,使得企业在低风险的环境中稳健经营。这就要求管理者处于第二水平———习俗层次,较低层次可能会出现管理者的越权操作,而较高层次的管理者并不能保证其对公司规章和法律法规的绝对遵守,可能会为了心中的坚持而作出不被社会接受的决策,比如盛大董事长陈天桥利用其大股东的一票否决权,力排众异强行作出研制盛大盒子的决策,虽然这个决策在当今看来是无比正确的,但是并不能为当时的法律和社会所接受,最终失败。作为内部控制的实施者之一的一般员工,如果其道德判断能力较强,能权衡个人利益和组织利益,对工作有较高的责任心和热情,能保障工作的质量,并且可以通过内部考核机制对部门和员工进行激励促进和约束,保证内部环境的稳定。
(五)战略目标
经营目标是战略目标的短期化和具体化,战略目标是总括性的长远目标。战略目标有公司的高层管理者作出,全体员工共同努力实现。如果管理层处于较低的道德阶段,则制定出不利于公司长期发展的战略目标,比如原董事长为了自己的面子和利益,利用手中大权命令三九集团盲目采用承担债务式的扩张,最终导致资金链断裂。而道德层次较高的管理者的眼光视野会超脱世俗,看到一般人所看不到的领域,制定出无比英明的战略目标,比如苹果公司的引路人乔布斯,通过战略目标引导公司发展,在市场没有需求的情况下创造出了平板计算机的需求。
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(二)内部控制执行力度薄弱
酒店是一个综合服务型的企业,一般涉及到的业务种类繁多,以及每个消费者的消费需求有着很大的差异,其本身所具有的复杂特性,就要财务部门的工作人员提升工作效率,增强其执行程度,财务核算做到细致化、规范化、科学化。而在我国酒店的实际管理活动中,财务人员对酒店的财务工作的理解性有着很大的不同,工作标准也不尽相同,那么职责分工就有可能很模糊,岗位设置不搭配,往往会使得内部财务控制执行力并没有得到很强的落实,这样就会在酒店内部控制管理中,有可能会发生、弄虚作假,造成酒店资产的不安全性和财务会计信心失真。有的酒店内部财务控制岗位并没有遵循相关的制度设计安排,形同虚设,内部控制人员的素质也很低下,以及缺乏相关的奖惩机制,这些都会促使酒店的内部控制执行力度产生薄弱。
(三)内部控制体系不完善
酒店企业的内部财务控制最主要的目标就是确保酒店的资产完整,以及利润最大化的实现。作为酒店的管理者和财务工作人员对其内部控制体系认识的缺乏,使得内部财务控制体系不完善、不健全。比如,有一些酒店的财务人员并不是遵循相关的会计章程,就随意地登记固定资产,不完善的相关资产保管明细账和资产管理卡片,这样就会对酒店资产安全性造成了很大的影响。而我国酒店企业的日常收入主要是通过单据控制的方法,倘若单据凭证的设计不够合理或者任何一个环节出现错误,整个收入的内部控制就会出现偏差容易造成跑单、走单、漏单的不良行为的发生,有可能出现工作人员之间的相互勾结,共同舞弊,给酒店的收入造成了很大的负面影响,这种内部控制体系就变为如同虚设,走过场。另外,在我国酒店企业的日常经营中,有一部分的管理者和财务工作人员往往会忽视内部稽核制度,诸如对酒店日常所发生的经济业务收支活动是否按现有的规章制度来实施,并且缺乏相关的第三方监督;各个计划指标与环节是否具有相互的连接程度;对酒店的财务报告缺失相关的审核,以及不能很好地表达其他部门员工的诉求与建议;对酒店的固定资产和流动资产的变动情况比较隐蔽,操作性不透明等,这些由于忽视了内部稽核制度而容易导致的财务操作上的不规范,使得进一步将加深财务信息失真,以及遇到的不确定风险加大。
(四)内部控制硬件设施滞后
由于酒店行业本身所具有的特殊性,经营范围涉及较广,结账方式和客户群体也都是截然不同的,以及管理流程相对复杂性,这就需要在客观上要求酒店能够及时地更新其硬件设施。但是我国大部分酒店很少关注酒店的硬件设施,也不会在这方面花费足够的资金支持,总是更多关注酒店在一定会期内所获得的利润大小。比如有一些酒店的收银系统仍旧滞后,甚至有的还是人工结账,或者是缺乏相应的控制软件系统,无法适应酒店复杂的经济活动,就会间接地致使采购的原材料产品的结算都具有一到两个人完成,易形成滴、跑、漏、走等行为的发生。
二、酒店企业内部控制强化对策
(一)重视内部控制的认识
在酒店的经营活动中,酒店的管理者和财务工作人员已经逐渐认识到其内部财务控制的重要性,但是在实际管理中,管理者仍然不太重视内部财务控制,强调酒店要开展多项经济业务活动,努力地追求酒店利润最大化,没有协调好内部控制与其发展管理的关系。所以酒店管理者要在未来的市场中处于核心的竞争地位,站稳脚跟,就需要加强对酒店内部控制的重视,提高其意识,是保护酒店资产的完整性、安全性,提升财务会计信息的真实性,减少失真性发生的可能,间接地维护酒店股东的合法权益,同时还能规范酒店的经营管理流程。一方面,酒店的管理者和财务工作人员要及时转变和更新发展观念,与我国市场经济的调结构政策相适应,对其内部财务控制要有充分的认识,不断加强学习内部控制的知识,让自身的知识水平不断提高与深化。在工作实践中,正确处理好经济效益与内部控制的关系,使得内部控制机制成为提升酒店经济效益的有力助推器。另一方面,酒店的管理者不仅在提高自身的内部控制意识,还要引导酒店其他部门员工的内控意识,并在酒店内积极宣扬和提倡内部控制文化,创造良好的内部控制环境,让全体员工保护内部控制会计信息。
(二)落实内部控制的执行力要求
当酒店的管理者和其他部门的工作人员对其内部控制的意识有了足够的重视,接下来就是要落实内部控制的执行力。在实际工作中,提升酒店内部控制的执行力度,这就需要酒店各个职能部门的协调配合,其中最为关键的就是酒店内部考核制度。作为酒店的管理者需要对员工的考核制度纳入到内部控制的执行标准中,对及时改进在执行中国所遇到的会计财务问题有着指导性作用。例如,核查酒店每天的业务收入;营业收入是否按照规范的操作以及如实上缴到财务部门;对原始凭证单据的审核且更改业务项目需要遵守管理者的签字制度等。另外,酒店的管理者对那些在实际工作中执行力度很强的个人或者部门要给予一定的表扬或者是奖励,并且在酒店内部大力的宣传,成为其他员工的正面教材和学习榜样,并起到示范的作用。对于那些执行不力的或者随意的个人或相关部门要给予通报批评,加大惩罚力度,做到奖惩分明,把其内部财务控制的执行要求彻底落实好,来提升其内部控制的执行力。
(三)加强内部控制体系建设
第一,酒店企业餐饮收入是主要的收入来源,收入控制环节关键是要明确其收入。无论是酒店的记账联、入厨联等单据凭证,需要统一交给财务部门的工作人员审核,检查两联之间的业务项目是否一致,以及对消费者的收费情况,对于出现偏差等不合理的情况,应该要明确其责任,并且及时加以改正,这样可以防止贪污舞弊等现象的发生。第二,酒店的管理者和财务工作人员需要建立采购成本费控制制度,对每一项的采购原材料、辅料、烹饪分量等等都需要进行登记备案。财务工作人员对这些成本核算,控制采购成本,做到尽量节省采购资金。财务人员在确保采购产品的质量前提下,还需要定期地对采购原材料进行市场价格咨询、预测、货比三家,降低采购人员和原材料供货商相互勾结以及瞒报价格的现象发生。第三,在我国现阶段的酒店管理中,需要引入全面的内部预算控制制度,可以使酒店的经营效益采用资金的形式控制,把整个目标分配到各个部门或者个人的小目标,这样能够约束到微观主体的作用,以及有助于实现总体的经济效益。例如,当酒店的收入水平变化时,预算控制可以根据收入水平的变化做出适当的调整,具有相当的灵活性和伸缩性。如果其他部门的人员在工作中遇到的困难,可以及时向财务部门进行反映,由财务部门将进行执行,来得到有效的解决;同时定期将财务实际数据与预测数据进行相比较,找出其中的差距,分析其原因,做到心中有数,使得财务预算得到很好的控制。第四,对酒店的内部监督应该包括日常监督和专项监督,二者应该有效地结合起来,对酒店的各项收入和成本支出的全过程都要有监督机制的存在,贯穿到酒店的整个经营活动中,形成监督和评价报告,对发现内部控制系统所存在的问题,做到及时地修改,有助于酒店的长远发展。
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(二)出版行业内部控制的意义
出版行业的内部控制可以确保信息的真实性和准确性并且能够有效的降低行业在经营过程中存在的风险,从保护财产以及资源的完整性和安全性,使出版行业的发展能够得到促进。近几年,我国的出版行业得到了快速发展,国内出版行业规模正在不断壮大大中,出版数量也是日益增多,发行的渠道也变得更加丰富,同时销售渠道也变得到了进一步扩充。出版企业在控制过程中应当针对业务特点以及业务中的关键点进行控制,只有这样才能使内部控制工作得到落实,确保监督、反馈、决策等环节的顺利进行。内部控制需要渗透在出版也的经营管理工程中,并在存在业务流程的每一个环节中,应当从资金投入开始,指导受到回报为止,每个环节都要做好内部控制工作,只有这样才能确保投资成功,避免企业投资过程中蒙受损失。
二、内部控制存在的不足
(一)内部控制制度不完善
虽然现阶段出版行业加强了建立内部控制制度的重视程度,但在内部控制制度的建立上仍然存在着不合理的情况。例如,在出版行业中负责印刷、保管、发行的人员并没有依据岗位进行分离,在库存管理过程中会涉及到出版、财务、存储等多个部门,种类繁多。实际操作中的核算手段无法满足工作需求,这也是出版行业在财务管理过程中十分薄弱的一个环节。内部控制制度的设计和执行力度不足,导致出版业的资金管理混乱,在核算上经常会导致信息失真,从而对出版业的发展产生不利影响。如果在出版业中不将相关的岗位人员进行分离,很有可能会导致出库过于随意,出库、入库信息被随意更改,随意处理盘盈盈亏等情况,从而将会导致财务部门无法准确的对出版物的发行数量进行科学的监督,也将会出现账实不符问题。
(二)内部控制意识不全面
内部控制需要良好的内控意识支持,但从和实际情况来看,我国多数出版企业中的管理者并没有对内部控制的重要性有一个全面的认识,内控意识薄,缺乏系统的管理知识。编辑、出版、销售是组成出版业务链的核心内容。出版社应当向购买书籍的版权或向知名作者约稿,然后再编辑作品、排版、印刷、宣传、发行,最后通过书店销售、订购等方式将读物送到读者手中。出版业终的管理层在对企业进行管理时通常只注重核心内容的发展,而认为内部控制是财务管理部门的工作,这是一种错误的观点,这样将会导致内部控制制度残缺,甚至是不合理,导致企业不能随着业务发展以及客观环境的改变而改变。
(三)内外监督的力度不够
大部分出版企业的审计范围受限,内部设计机构也存在问题。少数出版企业虽然在企业内部设立了审计部门,但是设置的机构并不合理,分工也不明确,相关部门的监督作用无法得到发挥,评价以及防护力量也会受到影响。内控制度实施上的不力导致部分内审机构缺乏严格的集体决策程序和授权管理,在对分支机构的管理责任不到位,授权模糊,情况严重时甚至会出现、责权脱节等情况。
(四)组织机构不完善
出版业的行业的组织机构存在不完善的现象。我国的出版行业以中下企业为主,中小企业的人员有限,因此在人员职务的划分无法与大企业相比。内控制度与企业的规模也有着一定联系,规模大的企业无论在内部控制制度上还是组织机构设置与小企业相比都更加完善。
三、加强出版行业内部控制的对策
(一)加强内部控制
出版企业应当努力健全自身的财务包过制度与民主协商制度,同时也要加强员工的素质教育工作,以此提高员工的素质培养,创造一个良好的环境。企业应该科学的进行人员的安排,保证不出现重复设置和交叉任职的现象。在工作中对要适当的发挥监事会和董事会的作用,尽量保护企业所有者的合法权益,加强对企业内部文化的控制与完善。出版企业的管理者需要增强法律意识和现代企业制度意识,自觉的接受专业知识的学习教育。
(二)加强对出版行业的风险控制
出版企业的内部控制中依旧存在着一定的风险控制情况,出版企业需要建立适当的风险监控制度,从而加强企业在经营活动中对风险的动态监控和追踪。相关人员需要时刻消费者消费观念的转变和产业的动态变化,从而对风险进行预判。同时,出版企业在经营过程中,还应当建立适当的风险处理和应急管理机制,现代出版企业完全可以同具有实力的电商企业进行合作,共同对风险进行抵御,加强对出版行业的风险控制能够有效的保证出版行业的经济效益,从而提高内部控制的作用。
(三)信息与沟通
出版企业应加大对信息与沟通建设上的投入,使收取信息的能力得到提高,通过相机的管理手段和先进的技术対企业进行科学管理,从而提高企业在编辑、出版、印刷、发行等环节的管理效率,尽量降低每个程序终的风险,从而能够提供真实、准确、完整的企业的经营信息,为企业的管理者进行决定提供准确的数据参考。信息和沟通是组成内部控制的两个重要元素,是企业机构能够合理运转的中枢系统。信息和沟通需要贯穿企业生产和经营过程中的每一个环节,因此出版社必须要完善企业信息与沟通制度,提高部门之间的联系,从而使企业中各个部门以及企业中的每一名员工都能主动的参与到内部控制建设中。企业应当创造一个相对宽的信息沟通环境,建立一个快速反馈机制,从而使企业的信息能够实现由上向下传递,对经营过程中出现的问题进行纠正,降低企业的经济损失。
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2.电力企业内部控制的监督管理不完善
监事会的成员不得少于三人,由风潮的代表和职工代表的比例适当,虽然有规定,董事,经理及财务负责人不得兼任的股东,但没有规定,如果他们成为监事如何制裁。因此,在对人员或董事会的董事会成员兼任情况监事会出现许多成员公司,很难控制自己,导致监事会董事会、经理层在公司董事会提出许多成为建筑工地的亲戚,让一些受人尊敬的教友占重要的位置,但不履行职责;其他规则没有对监事会职工代表的比例,具体的限制,很容易对工人的权利和利益产生的反对。
3.缺乏对内部控制评价报告的具体规定
基于内部控制报告缺乏规定,对内部控制的责任管理仅仅是内部控制制度方面的完善,并没有保证内部控制制度运行。缺乏详细规定格式及财务报告的内容,也使内部控制系统的主要原因不能有效地运行,对于一般的上市公司,披露内部控制系统的电力企业建立在上市公告的要求,以及相关的要求,在年度报告中没有内部控制报告。
4.内部控制评价从业人员素质相对较低
经理忽略了从业人员的培训,目前,电力企业的管理人员往往忽视对从业人员的培训,突出表现在缺乏了解培训机构管理人员的安全培训的法律责任,系统安全培训管理不完善;新材料、新技术的安全生产发展方向,以及新教材缺乏技术差距,培训的针对性不强,主要原因是经济案件不断发生。员工考核机制不完善的内部,在员工的内部评价机制的电力企业是不完美的,工作态度相对滞后,电力企业和不相关的可行的员工考核管理机制,偶尔的业务考核流于形式,考核后,经常使用互评,风,设置有没有相应的奖惩制度。因此,对员工的评价不够重视。严重影响电力企业的工作效率,在电力企业的大发展的抑制作用。
二、完善电力企业内部控制评价的应对策略
1.完善电力企业内部控制制度
首先,应该完善电力企业内部控制评价的内容,对企业内部控制能力评价的内容及范围进行明确的规定和详细的安排,对内部控制审计指导建议进行主要的修改,内部审计范围将扩大,使内部控制审计报告具有一定说服力,可靠程度可以借判断电力企业方面的会计报告,发挥电力企业内部控制评价作用。在统一的电力企业内部控制制度评价,目前,电力企业内部控制其评价方面的研究是非常有必要的。
2.完善电力企业内部控制的监管
建立和完善董事会制度,董事会为纽带联系业主和经理,在电力企业的治理结构中起着关键的作用。董事的股东大会董事会接受委托的具体事务公司在管理方面来看,在交易过程中,公司业务执行起决定作用。总经理由公司董事会来决定,主要是负责经营管理等方面的工作。完善内部控制实现内部控制,发挥董事会决定作用。由于现在董事会存在题,改善内部控制环境是非常有必要的。所以,应积极加强董事会建设,提供一个核心的位置。关键是完善监事会制度,董事会的运行工作板可以依赖。目前,很多企业都意识到问题的严重性,根据其自身特点,完善其董事会制度规制不同程度,保证董事会的决策科学。
3.完善内部控制评价报告的具体规定
实施内部控制的重要性评价报告是电力企业的发展至关重要,电力企业是为了确保提前重要控制弱点的主要依据。可以从毕马威和其他公司的内部控制评价报告的实践中学习,在高级管理小组的内部结构形成的单位,检查和定期的步骤和电力企业内部控制的设计与实现方案的评价。电力企业可以对注册会计师协会聘请外部中介机构审计的年度报告的有效性,以及主要的控制缺陷的评价过程中发现了必要的改进,保证财务报告的电力企业的制备和报告的质量,以减少金融风险。具体规定明确内部控制评价报告,由于目前对电力企业的内部控制评价报告给当局没有具体的规定,称其响应的具体规定。