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篇1
随着财务信息化的进程，财务人员日常工作大多在计算机上完成，使财务信息化档案管理的特点日益明显：载体多元化，利用效率高，信息量大等，同时也有易受电脑病毒的侵害等不足之处，但财务管理信息化是一种必然的趋势。
A.财务档案的信息化
作为各种工程建设项目管理的重要内容，财务管理能够有效推动财务组织参与到项目全方位管理之中，并达到节约建设投资的目的。财务管理需要进一步提高管理的科学化、精细化水平。随着财务工作范围的拓展和管理要求的提高，财务档案信息化管理是当务之急。
B.财务档案信息化的特点
一方面可以将财务文件档案转变为电子信息，即电子介质的财务档案后，可以存储于磁盘、光盘及移动设备中，这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。能够较好地适应高数据量的财务档案的发展需求。例如：电子财务档案易于修正、复制和重置，便于、提交和传递；电子财务档案的存储形式多样，既可以存储于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中。另外是随着信息科学的发展，当前数据统计分析的软件很多，以信息化方式存储的数据便于计算、分析，可以方便、快捷获得所需结果。而且，财务档案信息化后，还可以通过计算机操作和网络交流，满足档案信息资源共享、无纸化查阅等目的需求。极大地提高了工作效率和工作质量。
3.财务档案管理信息化的主要内容
A.搞好数据的挖掘和整理，建立数据库，及时采集动态数据
档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，传统的档案大都以纸质为载体，实现档案管理的信息化，必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案就是财务档案的数据采集基地，是数据存储、处理、查询和管理的数字化信息服务作基地。在财务档案数字化的基础上，必须建立财务档案数据库，并依据财务档案的内容分类建立若干个主要数据库，如标准制度、原始凭证、会计账簿、工作资料等等，数据库一经建立．应立即着手数据的录入，将本单位的财务资料存储于数据库。
电子财务档案是指存储于磁盘、光盘等电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料，它具有无可比拟的优越性，能够很好地适应财务档案的发展需求。与传统的财务档案相比，电子财务档案有许多优点：电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递；电子财务档案的存储形式多样，既可以存储于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印成纸质材料；电子财务档案便于计算、分析、快捷获得所需信息。
B.搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率
档案的最大价值在于利用，财务档案管理信息化的实现将为财务档案信息的充分利用提供广阔空间，建立完善的财务档案信息网络，一方面将上级的文件、本级各单位的棚关文件直接录入或转换录入档案数据库，减少档案人员的重复采入工作，保证档案信息的完整性；另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，通过电子邮件等方式开展财务档案信息咨询。总之，财务档案在线管理和使用功能，可实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越。
C.搞好财务档案管理辅助决策系统建设
科学管理使用档案。财务档案信息通过采集整理和网络传输，最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和使用。由于信息量大，仅凭有关人员的经验来处理总是不行的，必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统，以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段，建立决策支持系统。
4.财务档案的科学管理
A.规范财务管理
财务管理的规范方面，首先是部分单位财务人员配备不足或业务素质有待提高。一些单位尤其是机构较小的单位没有独立的管理体系，也就更谈不上规范信息化的建设。其次是项目执行管理与财务管理程序需协调。某些项目在管理中欠缺注重自身规范性，会给项目违规使用资金提供方便之门，也对财务管理、会计核算工作等实际工作造成极大不便，直接影响账目的可靠性和有效性，为日后的信息化处理埋下巨大隐患，所以需严格规范管理。
B.加强财务信息化管理的实效
电子化逐步取代纸质化的过程中，电子财务信息的数据整理也面临诸多问题。首先，很多单位的纸质会计财务档案在整理、装订时类别不清，更新不及时，往往导致数据统计不够权威和有效。其次，财务信息化不能促进科学化和准确化，信息化程度还有待提高。
C.财务档案的信息化管理
首先，部门领导层对财务管理信息化重视意识的培养。这要求领导团队本着对国家、对集体以及对个人负责的态度，重视单位财务管理工作，严格履行《中华人民共和国会计法》相关内容，确保财务信息的可靠性。另外，培养财务管理人员的信息化素质，提高财务人员信息操作水平；严格财务、会计人员的执业资格认证。在财务管理过程中，自身要有信息分辨和处理的素质，需要专业而持续的学习和培训，才能在财务管理信息化的应用中发挥实效。
D.信息网络建设安全
篇2
关键词 ：高校；财务档案管理；信息化
中图分类号：G647 文献标识码：A doi：10．3969／j．issn．1665－2272．2015．10．019
收稿日期：2015－03－20
高校财务档案是高校财务信息的重要参照依据。伴随计算机网络快速发展，传统的财务档案管理已经不能满足高校财务档案管理需要，实现财务档案信息化管理是信息化时代下财务档案管理发展的唯一趋势。
1 高校财务档案管理现状
1．1 缺乏规范的财务档案管理制度
目前我国的财务档案管理已经进入了电子化管理，但是还没有形成一套完善的信息化管理制度，管理流程没有按照标准的管理制度进行，管理有很大的盲目性。财务档案管理的规范性不够，电子化管理部门或者人员配置依然是由过去的部门和人员调整过来的。
1．2 缺少财务档案载体保存条件和安全措施
由于信息化财务档案管理是以计算机电子文件的形式进行保存，材料一般是光盘或者磁性存储事物，一些情况下磁盘容易产生物理反应致使卷曲，直接导致磁粉脱落，容易破坏里面的文件。电子财务档案和纸质财务档案相比，纸质财务档案要比电子财务档案的保存寿命长，电子保存寿命正常情况下为10年左右。由于电子财务档案有很大的脆弱性，很容易受到损害使数据无法读取。
1．3 财务档案管理人员整体素质不高
从财务档案管理工作人员从整体的实力来看，我国现有的财务档案管理人员很难适应不断发展的管理工作，在信息化财务档案管理工作中跟不上发展的需求。很多工作人员不但学历比较低，而且对有关方面知识掌握的比较少，思想比较保守。很多工作人员适应不了现代化管理方式，习惯于传统管理模式，短时间内不能接受新的管理模式，这就给管理带来了一些问题。
2 高校财务档案的信息化管理
2．1 提高管理的标准化
财务档案管理中的标准化管理，主要指的是计算机硬件和软件系统的标准、网络通讯和数据库方面的标准，有效实现信息间的共享。减少在财务档案管理中物力和人力等不必要的投入。硬件方面，及时对财务档案柜硬件设施购置了，并制定统一的使用方法、管理、调度标准，使财务档案在实际的管理中，实现制度化，对工作过程中生成的有保存和利用价值的材料进行分类、整理。
2．2 进一步推进信息化建设
近年来，随着互联网技术和计算机的普遍运用，传统财务档案文件逐渐被电子文件与数字财务档案所取代，出现这种现象也是信息化社会对财务档案管理工作的客观要求。财务档案信息管理是通过数字化开发财务档案中所蕴藏的丰富信息，将“死财务档案”变为活信息，满足社会综合需求和利用。数字财务档案建设的基本条件和前提则将财务档案信息资源数字化，如果无法实现数字化，那么财务档案信息网上传递和财务档案智能化服务就无从谈起。为此，财务档案管理工作人员要敏锐地感受当代社会信息的变化，积极挖掘各种有价值且可利用的信息。
2．3 加强安全保障体系建设
财务档案资源是我国各类信息资源中最重要的部分，随着信息化建设速度变快，安全性问题也随之凸显。由于电子财务档案和纸质财务档案相比有很大的脆弱性，根据电子财务档案管理特点有针对性的实施防护，安全防护也需要按照“分层实施，均匀防护”原则对财务档案的安全性建立安全防护体系。
2．4 提高人员素质
首先要在人员进入岗位之前进行严格的审查，对于一些素质低下，专业知识不精和有关方面知识不精的人员谢绝录用，录用高素质和高技能人才，只有这样财务档案管理工作才能更快的发展；还要加强人员业务的培训，不断加快现代信息技术中具有高层次信息人员的培养，注重对在职人员业务的培训和继续教育，在知识结构进行不断更新中，提高财务档案管理人员业务水平，使得财务档案管理中的计算机网络和相关技术尽快掌握，让他们能够跟得上日益发展的业务知识，从而适应新的岗位需求。还要对计算机专业人才引进，开展业务培训，使得财务档案馆网络化工作跟进。此外，应注意加强财务档案人员法律法规知识的培训，促使财务档案管理人员及时了解财务档案管理新法规和新动态，对财务档案工作具体内容的更新能够在第一时间把握。
3 结语
在信息化时代下，要有突破旧观念的决心，积极运用现代技术，创新财务档案管理工作，加快财务档案信息资源的开发和利用速度，使得财务档案资源在信息服务网络化、信息管理标准化、数字化等方面的建设水平不断提高，使高校财务档案管理工作能够更好地发展和运行，从而使财务档案信息更好地为人们服务。
参考文献
篇3
收录日期：2015年2月2日
高校财务档案管理信息化是指高校财务档案管理部门在科学收集、整理、归档、开发、利用、存储和管理各类高校财务档案时大量运用包括数字化、网络化在内的现代信息技术，最终形成财务档案信息资源科技含量高、财务档案资源存储便捷安全、财务档案信息查询迅速准确、财务档案管理全面电子化、财务档案载体实现环保无纸化的高水平的高校财务档案管理。目前，随着我国高校教育改革的不断深入和发展，高校财务档案出现了一些新的特点，如信息量增大、时效性增强、内容更新迅速、标准变动频繁等。高校财务档案的新特点不仅给高校财务档案管理工作带来新的挑战，而且也对高校财务档案管理工作提出新的要求，而加强高校财务档案管理信息化建设无疑可以主动应对和适应这些新特点的有效措施，进而全面提高高校财务档案管理的现代化水平。
一、高校财务档案管理信息化建设存在的主要问题
1、领导重视不够，基础设施投入不足。高校财务档案管理信息化建设成功与否在很大程度上取决于学校领导的重视程度。高校财务档案管理信息化建设是一项系统工程，是一个关乎高校发展全局的工作，做好财务档案管理信息化建设需要高校各部门的配合和协作。目前，许多高校领导对于财务档案管理信息化建设重视不够、认识还不全面，导致高校财务档案管理信息化建设速度滞缓。有些学校将财务档案信息化看作是财务部门的事情，档案管理部门仍然采用传统的管理模式，按照以往的思路办事，财务部门提供什么样的档案就保存什么样的档案，没有进行必要的归档和整理。此外，高校财务档案管理信息化建设的重视程度不够及认识不到位也直接导致高校在财务档案管理信息化建设方面投入的人力、物力明显不足，软件、硬件等基础设施达不到应有的要求，影响高校财务档案管理信息化建设的进程。
2、管理制度不完善，建设目标不明确。高校财务档案管理信息化建设的相关提议尽管早年就已经被提出，而且一些主管部门也为该项工作制定了相关制度规范，但大多数高校财务档案管理信息化建设的规章制度零散的见于相关部门的文件中，目前没有形成一套完整的规章制度体系，高校在进行财务档案管理信息化建设的过程中，缺少必要的理论指导与支持，导致高校财务档案管理信息化建设目标不明确、标准不统一，在一定程度上影响了财务档案管理信息化进程。由于没有统一的标准，高校在财务档案管理信息化建设过程中制定的制度、措施等多种多样、五花八门，财务档案管理信息化建设的各个环节也存在着这样或那样的问题，如何规范高校财务档案管理信息化建设已成为高校信息化建设的首要问题。
3、管理人员素质不高，缺乏相关专业知识。高校财务档案管理信息化对于财务档案管理人员提出了更高的要求，它要求财务档案管理人员必须熟练掌握财务、档案管理、信息网络等方面的知识，这些知识缺一不可。然而，目前我国高校财务档案管理人员素质整体不高，缺乏相关的专业知识。我国高校从事财务档案管理的人员，能够运用现代化技术手段搜集和整理财务档案，同时又能够将纸质档案转换成数字化档案的专业人员非常少。一些高校财务档案管理工作岗位往往配置一些临近退休、专业能力不强的人员，缺少专业的档案管理知识和财务知识。此外，许多高校对于档案管理人员的培训和指导也不到位，既懂财务又懂档案，既能进行数字化处理又能进行信息化处理的复合型档案管理人才极度匮乏，这在一定程度上影响了财务档案管理信息化建设的进程。
二、高校财务档案管理信息化建设相关策略
1、加强领导，完善财务档案管理信息化建设制度。毋庸置疑，领导是财务档案管理信息化建设的真正推动者，领导信息化意识程度的高低决定了信息化建设的力度和深度。当前，高校领导者要全面树立科学的管理思想，摆脱传统思维的束缚，认识和理解计算机和网络技术应用于财务档案管理工作的重要性。高校领导要站在全校发展的角度来进行统筹规划，重视财务档案管理信息化工作，建立完善的高校财务档案管理信息化工作制度，如数据库系统的监控制度、内网与外网的物理隔离制度、重要数据备份制度等，积极推进高校财务档案管理信息化建设。此外，高校还应明确财务档案信息管理的管理职责，要以财务和档案管理部门为中心，其他相关部门积极参与，密切配合。财务部门负责财务档案的电子化、数据化，档案管理部门负责档案资料的网络化应用。
2、加大基础设施投入力度，构建财务档案管理信息化平台。基础设施条件是档案信息化工作不可缺少的基本前提，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，其核心是档案信息网络化，它是档案信息传输、交换和资源共享的前提。高校在财务档案管理信息化建设中要加大基础设施投入力度，完善各种基础设施，如存储器、服务器、操作系统、交换机、路由器、数据库管理系统、安全系统等，构建财务档案管理信息化平台。高校在构建财务档案管理信息化平台上，主要做好两个方面的工作：一是财务档案数字化建设。财务档案的数字化建设是对重要的财务信息资源文件原件采用电子扫描仪扫描、光盘刻录机刻录、数码相机摄影、数字档案资源格式转化等现代化的信息采集技术和设备将纸质的财务数据文件有效地转换成数字化财务档案资源;二是财务档案信息化数据库建设。财务档案信息化数据库主要包括会计档案管理数据库、财务报告档案管理数据库、资金结算档案管理数据库以及教学、科研资金管理档案数据库等。
3、强化财务档案管理人员的技能培训，不断提高其素质和能力。财务档案管理的信息化要求档案工作人员不但要拥有传统档案管理中组卷、编目、分类、录入等工作技能，还要能熟练掌握计算机、网络、信息安全及信息分析等新的知识与技能。档案信息化的建设成功与否，不但取决于工作人员的固有知识与技能水平，还取决于工作人员在工作中的知识更新与技能培训的效果。因此，高校财务档案管理部门必须积极通过多种途径对财务档案管理人员进行业务培训，建立一支高素质的财务档案管理队伍，逐步改变当前财务人员队伍知识结构单一的局面，不断加强财务档案管理人员的技能培训，使财务档案管理人员的知识始终保持在前沿水平。另外，高校还要因地制宜地建立财务档案管理人员考核机制，通过各种激励措施激发财务档案管理人员的学习热情和工作热情，培养出一支高素质、高水平的综合性财务档案管理人才队伍，以适应技术发展带来的新要求。
主要参考文献：
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现如今，企业管理最重要的就是从管理的思想上进行根本上的改变，就是要顺应时势，跟上时代的步伐，进行信息化的变革。在进行财务档案管理的过程中，很多经济业务比较繁杂，信息较多，然而很多人员在进行工作的时候会出现很多不必要的环节，这些环节会带给工作人员很多工作上的阻碍，通过进行运用信息化的管理，能够储存大量的信息，能够节省很多管理时间，使财务档案能够被高效规范的进行管理。
三、财务档案信息化建设的主要内容
1.建立与公司相符的信息管理平台
对于公司内部的财务档案管理，需要进行对财务档案进行信息化管理。在进行管理的同时，需要向相关工作提供更为精确的信息化数据。在企业的内部设立与企业财务档案管理相符的数据平台。为各类档案管理提供信息资源，并且能够提升财务档案管理的水平和管理能力。让财务信息能够随时随地的进行平台保存。
2.设立公司信息化的防火墙，增强网络安全
财务档案信息化管理是公司的一项重要任务，在进行财务档案信息化管理的同时一定要注重信息化的安全性。企?I的财务信息是企业最重要的公司信息，必须要保证公司信息的安全性和保密性，对于公司的网络安全建设必须要加强信息技术，并且要对网络进行合理利用。与此同时要加强工作人员的工作能力，确保财务档案的安全性和对信息技术的使用能力。
3.完善财务档案管理信息化的操作工具
财务档案管理需要进行网络化的结合，通过网络化的平台进行对相关数据的采集和运用。相关财务档案信息化管理的资源要进行合理的分配。在财务档案管理信息化内部工作人员进行工作时一定要配备工作的工具，制定与公司财务信息相符的系统，考虑到系统的适合性和科学性，通过操作系统对平时的财务管理进行正确的管理。同时要提高系统的操作性能力，能够在进行相关管理中提供最准确的方案和计划。
四、加强财务档案信息化管理的策略
1.提高财务档案管理的信息实用性
财务档案管理的信息是在信息化的作用下才能够得到更好的管理，同时财务档案管理的信息同时也能够查看信息技术的水平。在进行建立档案管理的同时，要对档案进行分类准备，还要建立相关的档案平台，档案管理的平台提供的相关信息要注重实用性，能够真正的进行对企业档案管理的协助。协调财务档案管理之间的信息，要对信息资源进行合理分配。财务信息数据必须要保证其正确性还有科学性，对财务档案管理的平台要进行系统升级，定时升级平台数据。提高信息化的实用性，进行水平更高的财务档案管理。
2.保证企业网络的安全性
企业财务档案管理信息化的主要内容就是要对企业内部的财务档案进行保密处理，所有的工作都能够进行安全性的工作。信息化管理就是需要结合网络技术，网络安全是确保财务档案的安全性。加强对网络监督，监督每一项财务档案管理的流程，并且要防止财务档案的信息被泄露，被更改。对企业内部工作的计算机，要定期的进行系统升级。保证系统的安全性，及时的进行对计算机进行病毒查杀。保证网络安全性，避免信息泄露的风险。
3.建立健全相关的财务档案信息化管理制度
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收录日期：2017年4月12日
一、信息环境下高校财务档案的内涵
信息环境下的高校财务档案，指的是利用现代化的信息技术对高校财务档案进行收集、整理、归类、保存和开发。改变传统的纸质的保存形式，让高校财务档案以电子的形式进行存档，方便了工作人员的查阅，大大减小了工作量。这对于传统的档案保存模式无疑是一场巨大的革命。但是，利用信息技术对高校财务档案进行管理，这是一项浩大的工程，系统对于信息的处理和归纳分类等步骤都需要程序计算，并正确地将高校财务信息进行存档。所以这就对高校的财务工作人员发出了新的要求，人员要做到各司其职，在统一的标准下对财务档案进行分类，分级保存，最后对档案进行存档和对档案的信息进行保密。
档案的信息化处理，方便了高校人员的查阅（除保密信息以外），为大众提供了方便的平台。对需要的信息可以在学校的官方网站查阅，节省了与财务人员的交涉r间，除去了一些不必要的环节，比如说：领导的审批签字、学院的盖章等，方便人们的同时也提高了财务档案管理的水平和服务质量。
二、高校财务档案信息化建设的必要性
对高校的档案进行信息化管理，适应了时展的要求，紧跟时代的步伐，将纸质时代的档案管理推向了信息化管理，与今天高速发展的信息时代接轨。在关于全国档案管理的重要会议中，多次提出了关于对大数据的档案信息，做好科学精准分类和保密管理，在这个高速发展的时代，越来越多的信息扑面而来，尤其财务信息的增加更是前所未有，做到快捷方便的提取信息是很有必要的。如果利用人工将其进行整理归纳，需要耗费大量的时间。在这方面，还需要配备工作人员，不仅要对高校的财务信息进行笔录，还要进行检查，不能出现任何的错误，这就要求对财务工作人员的工作能力做出进一步的要求，这样传统的档案管理方式会对学校的资源造成浪费。所以，这就要求利用现代化的技术，将信息化的手段应用到对财务档案的处理上，运用强大的计算机程序，对高校财务信息做出精准的判断和分类。增加了需要进行保密的信息的安全性，很大程度上节省了学校的空间资源，更大大减少了财务工作人员的工作量，实现资源的合理分配，也方便了大众对信息的查阅。提高了高校的办事效率和办事质量。
三、高校财务档案信息化建设存在的问题
一个新时代的崛起必定会引起一场全新的变革，也会受到传统模式的影响，所以在信息化时代下对高校财务档案进行管理，遇到了很大的困难和问题。
（一）财务工作人员素质水平参差不齐。由于受传统应聘模式的影响，在高校工作的部分财务人员的基本职业素质过低，由于传统的工作模式，人们各司其职，人们的工作内容也只是单纯的一两项，这就导致人员的基本职业素养过低，在运用信息化进行管理操作的时候，对业务的操作流程不够熟悉，不能快速有效地对信息进行分类整理。一部分财务工作人员墨守成规不愿意改变原来的工作模式，因为信息化管理模式要求财务人员全方位的发展，这对工作人员造成了负担，不只是单纯的做一项工作，而是将工作内容进行糅合，对每项工作进行熟练的掌握。再就是，在信息化冲击的时代下，很多老员工对信息技术的接受能力有限，不能快速掌握计算机的基本使用知识。而且高校对于财务人员的计算机技能的培养不够重视，导致了工作人员不能很好的利用计算机对档案进行处理，这就大大浪费了工作时间，造成了资源了浪费。
（二）财务档案信息化处理界限不明确。由于高校的办学体系和办学流程对财物档案进行信息化管理的规定下达不够明确，财务工作人员不能够精准的接受到领导下达的信息，而且领导对信息化的界限也不够明确。管理财务档案的人员没有能够及时地与学校的行政部门和科研部门进行沟通和合作；对网络部门的信息化管理流程和数字资源不够信任，不能全然的相信信息技术给财务工作带来的便利、怀疑计算机手段是否能安全的对材料档案做出保密。
（三）学校信息化设备落后，信息处理设备不够健全。由于学校的资金问题，很多高校的信息化设备还不够健全，学校的计算机资源不能在财务部门投入使用，即使财务部门分配到计算机设备，很多计算机的容量小，不能大量的储存档案信息，运行速度缓慢，不能满足工作需求，这就要求学校对财务部门拨款，制备新的计算机设备，建设新的工作系统，但是资金问题是一个大问题，这也是学校头疼的问题，所以这也是财务处对学校的档案进行信息化管理面临的一大难题。再者，传统模式下的财务部门对档案的管理没有划分统一的标准，这就造成了对现有的档案进行录入的困难，工作人员需要对信息进行重新细致的整理，增加了人员的工作量，引起了工作人员的反感。但是，无论如何，信息化是这个时代的主流趋势，我们想要适应时代，就得紧跟时代的步伐，将财务档案进行信息化。
四、高校财务档案信息化建设思路
（一）加强财务人员对信息化的认识。信息化才是这个时代的主旋律，要想适应时代的发展就必须将财务档案信息化，通过对财务人员进行培训，加强他们对于信息化的概念，响应时代的号召，不仅要加强财务工作人员对这方面的认识还需要加强学校领导对这方面的认知。要想建立一个具有实力的高校，这跟时代背景是密不可分的，只有适应了时代，学校的发展才有意义，学校才能在众高校中占据一席之地。信息化对于学校的发展是很有必要的，信息化不仅为学校的档案信息的查阅提供了便利，还节省了学校的资源。让学生也能更方便的查阅资料，节省了时间，提高了学习效率。
（二）对信息化的界限做出明确的规定。想要对信息化的界限做出明确的规定，这就要求对信息化的概念进行充分的了解，这就要求学校对工作人员进行多次培训，对这一概念进行强化，在推行信息化的过程中学校的领导应该简化推行步骤，对财务工作人员进行明确的指示，让工作人员充分的了解领导的意愿。
配备合理的工作人员，对传统模式工作的老人员进行合理的分配，对于学习能力差的人员，可以接手一些不需要运用计算机进行操作的事情，比如说可以从事窗口接待、电话接待等工作。对工作人员进行全面的培训，保证人人掌握全套的财务档案操作技能，提高工作人员的职业素养和职业要求，对于新应聘的人员，提高应聘门槛，筛选符合信息化时代的要求和具备一定计算机基础的人员，做到资源的合理分配和利用，避免人力资源和财力资源的浪费。
（三）加强对财务档案管理部门的经费投入。将学校的资源做到优化处理，因为高校的进步离不开时代的背景，当今的社会是信息化的社会，所以高校想要发展，想要进步就必须适应时代的变革，将学校的资金进行合理的利用，财务管理部门的计算机设备缺乏问题需要尽快的解决，建立一个适应信息化的财务档案管理系统，更新内存小、运行速度慢、不能满足工作需要的计算机设备。另外，需要加强财务档案的保密机制，因为有些不法分子在信息化的背景下，利用还不够健全的操作系统，将一些保密的材料进行窃取贩卖，谋取利益。所以学校对于这一方面绝对不能掉以轻心，建立一个安全的防御系统很有必要，因为这关乎学校的切身利益和学校的发展。对工作人员的要求也要加大，签订保密协议。对信得过的考察合格的人员进行录用。
（四）学习借鉴各高校的财务档案管理经验。在学习中进步，通过跟各个高校之间的交流和沟通，来启发自己学校的管理和进步。我们调查日本一所综合的档案管理会馆，这对于我们的启发很大，因为在30年不到的时间里，该会馆制备出一套相当健全的档案管理体系，早在1971年建立了档案馆，到现在信息化的管理模式已经相当成熟，他们利用一定的数字对不同的档案进行分类和编排，在进行统一的标准下，可以得到想要的材料。这样的形式也方便了大众的查阅和管理人员对档案的管理，人员出现离职或者升职的情况也能够方便地调动已有档案，重新对资源进行分配，对于原来的工作人员的档案进行备份存档，以备不时之需。这样人性化的管理对我们有很大的启发，这样的做法很值得我们借鉴。
五、结论
信息化已经是时代的主要发展趋势，这引起了各高校的重视，高校采取了相应的措施来紧跟时展的脚步。就高校的对财务档案的管理而言，各高校采取了相应的措施，积极努力提高自己学校的水平，不过还有很多需要继续努力和改进的地方，相信各高校在响应时代号召的前提下，能够探索出适合自己发展的道路。
主要参考文献：
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一、高校财务档案的定义及特点
高校财务档案是指高校在行使教学、科研、社会服务和文化传承这四大功能过程中，直接形成的具有保存价值的各种财务支出和收入材料。与高校财务档案管理相关的法规是《会计档案管理办法》。
《会计档案管理办法》明确了高校财务档案的范畴：是指记录和反映单位经济业务的会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。财务档案是重要史料和证据，每年形成的档案应当由高校财务部门按照归档要求整理装订成册并编制财务档案保管清册，在财务年度终了后可暂由财务机构保管一年再移交档案机构统一保管。
随着国家财政经济工作的不断发展，财务标准的变化越来越频繁，各种标准划分越来越细。随着高校计算机网络技术的发展，产生了一种新型档案信息形态———信息化管理，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享。
二、高校财务档案信息化管理的重要性
档案管理的基本性质是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案部门通过提供档案信息为社会实践服务，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。当前，各个高校都在加强内涵建设，提高综合管理水平。财务档案管理水平。随着经济社会的不断发展，信息化建设已经成为我国现代化建设的重要组成部分，高校财务档案管理也必须顺应时代要求和社会发展，走信息化建设之路。
三、高校财务档案信息化管理的可行性
高校财务档案信息化建设包括网络系统、数据库系统、标准化系统、安全系统等，主要内容是指相关部门在科学收集、开发、管理、利用、储存高校财务档案时，大量运用现代信息技术，可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。使档案形成科技含量高、储存便捷安全、查询迅速、全面电子化、环保无纸化的特点。计算机在高校档案管理中，被用于自动编目、自动检索、自动转档和对有保存价值的文件辅助立卷。这些广泛应用，使得高校档案部门使用计算机管理财务档案，有着得天独厚的条件。
电子财务档案本身具有巨大的优越性：易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递；存贮形式多样，既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中，也方便打印输出；便于计算、分析，快捷获得所需结果。电子财务档案不仅可以满足日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要，节约了办公成本，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量。借助现代化的设备和手段，高校财务档案管理基本上应用电子计算机处理和储存，形成电子财务档案，利用的效率越来越高。
四、高校财务档案信息化管理存在的问题
缺乏统一标准：在进行财务档案管理信息化建设的时候，任何高校都是从零开始，从无到有的，这就导致高校财务档案管理信息化建设没有统一的标准作为参考；建设目标不明确：目前，还有很大一部分高校在档案管理模式上没有形成一种统一领导、分级管理的体制，还没有清醒地认识到档案管理信息化的重要性；部门之间缺乏协作：不少人都有这样的认识———高校财务部门是最忙的，档案管理部门是最闲的，两个部门往往也互相推诿，缺乏协调配合；财务档案管理队伍整体素质有待提高：从事人员中，能够运用现代化技术手段搜集和整理财务档案，尤其是可以将纸质档案有效地转变成数字化档案的人员较少。
五、高校财务档案信息化管理的注意事项
首先，要及时采集动态数据。传统的档案大都以纸质为载体，实现档案管理的信息化，必须向数字化档案管理转变。高效能的高校财务档案信息库一建立，必须立即着手数据的录入。在转换过程中，为了保障其质量和完整性，必须注意数据准确、内容完整、录入规范、数据库安全。
其次，大力提升档案工作者的素质。随着信息高速公路进一步拓宽，数字化的存储技术储存已经变成现实。由于档案信息数字化的发展，档案信息呈爆炸式地增长，档案利用的骤增———一方面要对文件进行准确分类，另一方面根据利用者要求提供所需信息，使档案信息分析成为一项非常重要的工作。这就需要加强培训，使从业人员掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能，最终实现对专业性较强的高校财务档案的精准把握。
参考文献
[1]侯贤祥.高等学校财务档案信息化建设存在的问题及应对策略[J].财会研究，2011（10）.
篇7
(2)信息化档案彰显优越性。首先,将财务文件档案转变为电子信息,即电子介质的财务档案后,可以存储于磁盘、光盘及移动设备中,这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。较之传统的财务档案,《财务文件汇编》等,电子财务档案具有无可比拟的优点,能够较好地适应高数据量的财务档案的发展需求。具体表现在：电子财务档案易于修正、复制和重置,便于、携带和传递;电子财务档案的存储形式多样,既可以存储于软盘、硬盘、光盘中,也可以打印输出到纸质材料中。另外,随着信息科学的发展,当前数据统计分析的软件很多,以信息化方式存储的数据便于计算、分析,能够方便、快捷获得所需结果。而且,财务档案信息化后,还可以通过计算机操作和网络交流,满足档案信息资源共享、无纸化查阅等目的需求。这样既节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。
2 财务管理的问题及解析
(1)财务管理不够严谨规范。财务管理的不规范体现在诸多方面,首先是部分单位财务人员配备不足或业务素质不高。一些单位尤其是机构较小的单位由工程技术人员兼职担任财务人员,或者由于编制等原因兼职、财务外包情况较多,造成会计处理不当,账目混乱,甚至引发机密资料外泄,造成重大损失。还有些实行国库集中支付制度的单位,领导对会计核算和财务管理质量不重视,只设一位报账员,而没有独立的管理体系,也就更谈不上规范信息化的建设。其次是项目执行管理与财务管理程序矛盾重重。有些水利工程项目,其内部制定的管理办法与资金管理职能部门在中央投资计划指导下所编制资金管理办法存在冲突,往往使得项目法人具体执行为难。某些水利工程建设项目在管理中不注重自身规范性,甚至在监理、施工、建设管理等环节出现“同体”现象,这既给建设项目违规使用建设资金提供了温床,也对工程财务管理、会计核算工作等实际工作造成极大不便,直接影响账目的可靠性和有效性,为日后的信息化处理埋下巨大隐患。
(2)财务信息化管理流于表面。随着电子化逐步取代纸质化后,电子财务信息的数据整理也面临诸多问题。首先，很多单位的纸质会计财务档案在整理、装订时类别不清,更新不及时,往往导致数据统计不够权威和有效。转化为虚拟数据库后,许多部门仍存在资料管理低效的问题,数据冗繁和重复的现象屡见不鲜,致使信息化后的财务状况提效有限。其次,财务信息化不能促进科学化和准确化。目前很多单位,为谋求更大利益,面对客观的数据往往随意操作,篡改数据，例如在处理债权债务时,将收入挂债权债务账户来偷税漏税等,将信息化引导下的规范化和精细化扭曲变形,因而信息化程度还不到位。
3 加强信息化建设的理论策略
(1)信息化意识的培养。首先是部门领导层对财务管理信息化重视意识的培养。这要求水利建设部门的领导团队本着对国家负责、对集体负责以及对个人负责的态度,重视单位财务管理工作,严格履行《中华人民共和国会计法》相关内容,即“单位负责人对本单位的会计工作和会计资料的真实性、完整性负责”。确保财务信息的可靠性。其次,培养财务管理人员的信息化素质,提高水利基建财务人员信息操作水平;严格财务、会计人员的执业资格认证。在水利基本建设财务管理过程中,财务人员是工作主体,要想适应现代计算机软件及网络的发展,自身要有信息分辨和处理的素质,需要专业而持续的学习和培训,确保在财务管理信息化的应用中发挥实效。
(2)信息化制度的完善。健全和完善财务信息化管理制度,打造规范化信息处理体系。首先,健全财务报告分析制度。财务会计报告是一个单位的经济运行状况的综合反映,报告的质量高低直接关系到单位的运作。财务会计报告的关键是数字真实、计算准确、内容完整、报送及时,能满足对外对内信息需求者的要求。可以借助信息处理的及时性、精确性和完整性来保障财务报表的分析报告质量。其次,会计档案管理规范化。对纸质财务档案的管理要求,应严格按照规定进行保管、调阅、鉴定和销毁。电子信息性质的财务会计档案管理也要制定并遵循管理规定,确保档案信息的安全性和规范化。最后要规范核算制度,健全财务管理监督制度。依据国家统一管理办法,各单位建立健全财务监督监控体系。监督措施应能发挥实效,监督内容应包括预算的编制、物资的采购、资金的结算、财产的管理等诸多方面,要贯穿于经济活动的事前、事中、事后全过程,力图消除会计监督的“死角”。
4 加强信息化建设的实践战术
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[中图分类号] F232；G271.4 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）07- 0062- 01
1 会计电算化会计档案的特点
众所周知，传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意篡改。各级企、事业单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之而使会计档案赋予了许多新的特点。本人根据工作的实践，总结出会计电算化会计档案具有以下一些特点：
（1）会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。
（2）传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，也才具有生命力。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。
（3）会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张，而且更重要的是磁性介质或光盘。
（4）会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。
2 如何做好电算化会计档案工作
会计档案的收集、整理、立卷、归档工作也是财务管理工作的重要内容，是会计档案形成的前提和基础。所以，进一步加强会计档案管理势在必行。为了更有效地做好电算化会计档案工作，必须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、管理、保存、利用等方面的工作。
会计档案的收集范围一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据，是形成会计档案的前提和基础。因此，必须熟悉和掌握会计档案的收集范围。
（1）会计凭证。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、凭证汇总表、银行存款对账单、银行存款余额调节表等。
（2）会计账簿。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类帐、现金日记账、应行存款日记账以及辅助登记备查簿等。对于这些账簿要分别整理立卷，组成保管单位。
（3）会计报表。分月、季度、年度会计报表。每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表、收入支出表、支出明细表及各种附表、报表附注和决算说明等。
（4）其他会计核算资料。属于财务业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的数据资料。如经济合同、数据统计资料、财产清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册等。会计电算化存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
3 财务管理信息化的必要性
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1 财务档案管理信息化概述
1.1 财务档案管理信息化的特点
从工作效率、质量上说，信息化财务档案管理具有较高的工作效率、质量。近年来信息处理软件的功能日益强大，人机交互变得日益简单方便，计算、工作效率也进一步提升。同时，大量工作任务交由计算机完成，而在正常工作状态下，计算机工作错误率可视为零，同时工作者由于工作任务量的大大减少，其工作强度大量极大降低，相应的工作出错概率也极大地降低。
从信息保存上说，信息化的财务档案管理，硬盘为主要的信息存储介质至，其保存效率较高，保存成本较低。但由于使用磁盘为储存介质，信息存储的安全性从一定程度上有说所下降，高密度的信息存储也使得当信息存储磁盘出现硬损伤时，会有大量的信息丢失。因此信息的备份、安全防护显得格外重要。
1.2 财务档案管理信息化的必要性
一方面，财务档案管理的难度不断提升。财务档案管理属于各方工作机构必不可少的基础管理。由于其基本的工作性质是为机构财务服务，当经济体制不断革新时，财务档案管理的工作重点也会不断变化。而受到国家整体经济改革走势的影响，各方机构的经济体制改革不断发展，财务档案管理的难度也不断加大。目前，迫切需要进一步提升财务档案管理的科学性、系统性以及精细程度，以更好的为财务预算服务。因此，随着财务档案管理工作要求的提高，改进财务档案管理的工作模型、提升其管理效能的重要性日益显著。
另一方面，信息化财务档案管理有极高的优越性。信息的数字化使得信息的管理效率大大提升，各项财务报表、凭证、票据的传输、处理都变得更加灵活方便。同时，利用计算机的高效性，财务档案信息调用、传输的效率大幅提升。反观传统的财务档案管理，财务信息再次调用时常会耗费较高的人力物力，且档案在多次调用中也会出现不可避免的损伤。财务档案管理信息化，方便了档案资源的整合，极大地提升了工作效率。因此，在新的经济发展形势下，财务档案管理信息化是极为必要的。
2 财务档案管理信息化建设现状与分析
2.1 财务档案管理信息化建设现状
虽然财务档案管理信息化是目前财务档案管理工作的必然走势，但其信息化道路却存在诸多障碍。各方机构尝试用不同方式建立信息化的财务档案管理模式，虽都有一定成果，但整体来说存在较多问题。目前，财务档案管理的信息化在档案信息的数字化和信息化管理的基础设施建设如网络平台、信息管理软件的开发等上已取得一定进展，财务档案管理软件逐渐强大，处理效率不断提升。但信息化覆盖程度不高，信息化工具使用效率不高的问题仍然存在。
2.2 财务档案管理信息化建设的问题及解析
目前财务档案管理信息化主要存在档案工作者信息化素质不高，财务档案管理信息化工作模式系统性不强的问题。
由于信息化技术在近几年来高速发展，其发展速度甚至高于传统财务档案管理工作者的接受能力，有部分工作者在接受信息化工作技术上存在障碍，虽然有关组织会进行相关培训，但由于工作者自身意识不强，通常培训效果并不理想，无法满足目前财务档案管理信息化工作的需求。
财务档案管理信息化逐渐在推动，但整体建设的系统性明显不够。主要表现在（1）信息化仅仅在部分环节信息化，整体的管理仍然是传统管理模式。在管理上部门间并未形成相互合作，只是简单的对部分信息化难度较低的环节进行信息化。（2）财务档案管理信息化监管不力。电子化财务档案取代纸质档案记录后，不可避免的存在数据混乱，维护难度大的问题。此外，由于电子信息易于修改及修改痕迹难以查询的性质，有部分单位为谋取利益，面对客户信息随意篡改，这都导致财务档案管理更加混乱、更难管理。
3 如何加强财务档案管理信息化建设
3.1 注重信息化意识的培养
首先是加强领导层的信息化意识，组织领导往往很大程度上决定组织的发展方向，只有领导层重视财务档案管理的信息化发展，工作人员才能有更多的机会学习信息化知识，信息化系统才能建立。其次，提高财务工作人员的信息化意识，在财务档案整理过程中，财务工作人员是工作的主干，只有财务工作人员自身有较为先进的信息化意识，提高自身信息化技术能力的意识才会强烈，相应的，整个财务档案管理信息化进程才有较为充沛的原动力。
3.2 加强信息软件基础设施建设
基础的硬件、软件平台始终是财务档案信息化建设的基础，需要注意的是，信息化基础设施建设绝不仅仅是提升硬件平台数量，或是简单的配置信息化管理设备，真正能够直接协助财务工作者进行财务信息管理的是信息软件。信息软件的处理能力直接决定财务工作者的工作质量，信息软件的人机交互友好程度直接决定财务工作者的工作效率。因此真正决定信息化基础设施质量的是信息软件的质量，高质量的信息软件无疑会给财务档案管理的信息化提供巨大帮助。
3.3 做好信息化管理的监管工作
虽然财务档案管理信息话有诸多优势，但不可避免的也存在一些弊端，若不对其劣势进行改善和监管，其发展必然会受到抑制。
财务档案管理信息化之后带来的信息安全问题是影响其发展主要阻碍之一，由于虚拟信息修改过于容易，信息的真实性、准确性常常难以考证，这就需要建立较为完善的监管系统。一方面对信息进行实时监控，比如对录入的信息进行追踪监控，追踪其信息修改记录。另一方面，对财务工作者进行适当监管，定时考核其工作质量，建立完善的处罚制度。
4 总结
财务档案管理信息化是经济改革的必然走势，目前财务档案管理的信息化已初步建成，但仍存在信息化程度不高、意识不强、系统尚不完善等问题。因此，应注重工作者信息化意识的培养、加强信息软件基础设施建设、完善信息化管理的监管系统，从多方面入手加快财务档案管理信息化建设，扫清主要障碍，使得信息化的优势得以完全发挥。
参考文献
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一、财务管理信息化的必要性
（1）财务管理的难度增加。作为一个单位项目管理的重要内容，财务管理能够有效推动单位财务管理的针对性和有效性，并达到节约投资的目。然而，在当前整体财政体制改革逐步深入的宏观背景下，财务管理水平不断提高，财务工作难度和强度也逐年增加。所以，随着财务工作范围的拓展和管理要求的提高，改进财务档案管理手段和提高管理效能的问题迫在眉睫。而建设电子财务档案，实现财务档案的网络化管理，既是适应现代化管理的需要，也是搞好工程建设财务档案管理的必然选择。
（2）信息化档案彰显优越性。首先，将财务文件档案转变为电子信息，即电子介质的财务档案后，可以存储于磁盘、光盘及移动设备中，这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。较之传统的财务纸质档案，电子财务档案具有无可比拟的优点。另外，随着信息科学的发展，当前数据统计分析的软件很多，以信息化方式存储的数据便于计算、分析，能够方便、快捷获得所需结果。而且，财务档案信息化后，还可以通过计算机操作和网络交流，满足档案信息资源共享、无纸化查阅等目的需求。这样既节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，极大地提高了工作效率和工作质量。
二、当前民族地区财务管理的问题分析
（1）财务管理不够严谨规范。财务管理的不规范体现在诸多方面，首先是部分单位财务人员配备不足或业务素质不高。一些单位尤其是机构较小的单位由非财务专业管理人员兼职担任财务人员，或者由于编制等原因兼职、财务外包情况较多，造成会计处理不当，账目混乱，甚至引发机密资料外泄，造成重大损失。还有些实行国库集中支付制度的单位，领导对会计核算和财务管理质量不重视，只设一位报账员，而没有独立的管理体系，也就更谈不上规范信息化的建设。其次是项目执行管理与财务管理程序矛盾重重。有些工程项目，其内部制定的管理办法与资金管理职能部门在中央投资计划指导下所编制资金管理办法存在冲突，往往使得项目法人具体执行为难。某些工程建设项目在管理中不注重自身规范性，甚至在监理、施工、建设管理等环节出现“同体”现象，这既给建设项目违规使用建设资金提供了温床，也对工程财务管理、会计核算工作等实际工作造成极大不便，直接影响账目的可靠性和有效性，为日后的信息化处理埋下巨大隐患。
（2）财务信息化管理流于表面。随着电子化逐步取代纸质化后，电子财务信息的数据整理也面临诸多问题。首先，很多单位的纸质会计财务档案在整理、装订时类别不清，更新不及时，往往导致数据统计不够权威和有效。转化为虚拟数据库后，许多部门仍存在资料管理低效的问题，数据冗繁和重复的现象屡见不鲜，致使信息化后的财务状况提效有限。其次，财务信息化不能促进科学化和准确化。目前很多单位，为谋求更大利益，面对客观的数据往往随意操作，篡改数据，例如在处理债权债务时，将收入挂债权债务账户来偷税漏税等，将信息化引导下的规范化和精细化扭曲变形，因而信息化程度还不到位，不能及时满足对外对内信息需求者的要求。
三、如何加强民族地区档案管理的信息化建设
信息化建设内容包括数据库系统、网络系统、安全系统、信息规模、信息服务等，在具体实践中，应围绕建设质量的高标准，把财务信息管理基础部门工作与改善单位管理结合起来，有效地促进单位管理和发展的信息化、现代化。
（1）及时采集、整理和挖掘动态数据信息，完备数据库资源。档案信息的数字化是整个档案管理信息化的源头，是进行其他的财务管理工作和基础项目建设的前提。传统的档案大都以纸质为载体，管理烦琐且费时费力，实现档案管理的信息化后，向数字化档案管理转变是首要特征。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源，是数据存储、管理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。数据库的建立、数据的录入和管理、隐含信息的挖掘，使完备数据库资源达到要求。
（2）加强财务档案信息网络建设，确保档案使用的实效。档案管理信息化带来的档案信息在传输、分析上的便捷，极大地提升了档案材料的利用率。档案信息的充分利用，是建立完善的财务档案信息网络的基础准备。将财务档案网络信息化处理后，既可以将财务会计文档、文件直接进入或转换进入档案数据库，这样大大减少了档案管理人员的重复录入工作，也保证了档案信息的完整性和同步性。
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《全国档案事业发展“十一五”规划》明确将档案信息化建设作为一项战略性任务。作为诞生“科技生产力”的摇篮、传播先进文化主要阵地的高等学校，尽管在档案信息化工作中取得了一定的成绩，但与《规划》要求尚有很大距离，“随着信息技术与网络技术的发展及在高校管理中的应用，高校电子文件呈现出无序性、易逝性、更新快等特点。”这就要求高校档案管理人员要深入研究高校档案信息化建设中遇到的一些实际问题，找出切实可行的解决办法。高校财务档案是高校档案管理中的重要组成部分，高校财务档案的信息化进程对整个高校档案信息化建设有着举足轻重的作用。全面实现档案管理信息化，是高校财务档案管理适应现代化与社会发展的必然要求，也是提升财务档案服务水平的必然要求。高校财务档案的含义是在高校教学工作、科研工作、教学管理和学校的发展建设中，学校各级部门和其下属单位形成的有着保存价值的各项财务收入与支出的资料。通过使用信息化的设备、手段和财务档案管理人员的努力，现在高校财务档案管理已基本实现了利用计算机进行处理和存储，实现了财务档案的电子化，不但实现了高速的信息传递，也提高了档案使用和管理的效率。但因种种主客观因素，高校财务档案信息化建设并非一帆风顺。面对当前我国高等学校财务档案信息化建设中存在的问题，我们应从加强组织领导，做好基础数据的挖掘、整理和采集，提高档案使用效率，建立健全高校财务管理制度，加强财务档案管理辅助决策系统建设，提升财务档案管理人员的信息化素质等方面来完善财务档案信息化建设。
二、阻碍高等学校财务档案信息化进程的主要因素
（一）高等学校财务档案信息化建设没有得到足够重视
由于思想观念等因素的影响，部分高等学校负责人没有真正从思想上认识到财务档案信息化工作的重要性，领导信息化意识不强，势必影响到高校财务档案信息化建设的进度、深度和力度。一些领导对科学管理观念的理念与意识的薄弱，导致在资金、人才、设施等方面的支持力度不够，使高等学校财务档案信息化这项工作得不到应有的保障，从某种意义上来讲，一定程度上消弱了这项工作的有力进展。
（二）高等学校财务档案信息化标准不规范
高校财务档案信息化概念的提出虽然已经十几年了，一些相关主管部门尽管也曾零敲碎打地制订了并不系统的规章制度，但档案信息化建设毕竟是一个新兴事物，人们对旧的理念和观念已经有了很深的根基，因而在实际工作中，财务档案信息化的理论并没有与实践有机结合。几乎所有的高等学校财务信息化工作都是从一张白纸开始的，缺乏可以照搬的经验和标准范例，使得高等学校的财务人员产生畏难情绪，一定程度上阻碍了这项工作的有力推进。
（三）高等学校财务档案管理人员缺乏相应知识
毋庸置疑，经过漫长的变革与发展，高等学校财务管理人员的素质已经有了很大改观，在学历、职称等方面已经基本符合岗位要求。但是，长期以来所形成的工作惯性，使得他们在业务上仅仅重视财会理论与实践的学习与研究，而对档案业务特别是档案信息化这项工作的重视程度没有提升到一定的高度。导致一些财会从业人员观念陈旧，对高校财务档案信息化工作认识简单化、随意化、粗放化。另外，因为职责不清，相关部门对高校财务人员缺乏培训和指导，对高校财务人员档案信息化管理人才的培养显得滞后。因为学科交叉的客观因素，既熟悉财务和档案，又能将纸质档案进行数字化、信息化处理的复合型人才更加匮乏。
（四）高等学校财务档案信息化建设目标模糊
高等学校财务档案信息化建设看似简单，似乎仅仅是财务管理部门自己的事情，顶多把档案管理部门牵涉进来。有些学校财务档案信息化的管理缺乏学校党委和行政的统一领导，学校各党群机构和管理部门以及院系在财务档案信息化进程中没有尽到应尽义务，配合工作不到位，行动上拖拖拉拉，甚至于上至党委书记、校长，下至师生员工对财务档案信息化建设的目标非常模糊。
三、高等学校财务档案信息化构建策略
（一）建立健全高校财务档案信息化管理制度
要站在科学发展观的高度，建立健全高校财务档案信息化管理制度。俗话说，“没有规矩，不成方圆”，“安全保障，制度先行”。要以财务管理部门和档案管理部门为主，相关部门与单位积极参与，通过积极探索，真正做到理论结合实际，从实践中来，到实践中去，制订一系列切实可行的高校财务档案信息化管理制度。比如对数据库系统的监控制度、重要数据备份制度、内网与外网要实现物理隔离制度等等。类似的如国家档案局《电子文件归档与电子档案管理办法》中“至少一式两套，一套封存，一套供查阅使用”的要求等等。
（二）切实完善现代化的基础设施建设
档案信息化过程中，基础设施建设是重中之重，它决定了档案信息化建设的成败与水平。我们所谓的基础设施包括计算机、存储器、操作系统、路由器、交换机、服务器、数据库管理系统、安全系统等。档案信息化基础设施建设包含硬件平台建设与网络平台建设，信息化建设的基础在于网络建设，而成功的关键在于软件建设。这里的软件指系统软件和应用软件。系统软件是用计算机本身的逻辑功能，来方便使用者管理和使用计算机系统中各项资源的程序，它包括计算机监控管理程序、语言翻译程序、调试程序、数据库管理程序、存储与安全管理程序、操作系统等。而应用软件是指能够方便使用者解决具体应用问题的程序，它包括电子文件管理系统软件、档案信息管理软件等。在档案信息化基础设施建设中，应在硬件建设与软件建设之间形成平衡，特别是设计和开发应用软件时，要力求完美，做到精益求精。只有完善基础设施建设，才能使档案信息化工作健康、稳步、高效地向前推进。
（三）进一步做好档案网站的建设
建设档案网站是实现档案信息化的重要一步，也是高校档案面向社会、共享信息的重要渠道。在建设档案网站时，要注意突出档案网站的专业职能。第一，完善服务功能。档案网站应设计专项服务，便于社会公众查询档案信息，使相关用户能够利用便捷的网络查询档案信息，并在网络上实现档案信息的下载与传输。第二，突出宣传功能。档案网站要着力宣传档案工作、档案机构的职业形象，扩大档案工作的社会影响力，提高群众对档案工作的认识，推动档案事业不断向前发展。第三，加强交流功能。档案网站要设计用户专区，拉近档案机构与群众的距离，及时收集了解群众对档案信息的需求，有针对性地提高档案服务水平和档案管理能力。
（四）加强财务档案管理辅助决策系统建设
采集财务档案信息并建立网络传输渠道，最终是要让各级领导、管理部门、财务人员来进行具体运用。由于信息多，对保障提出的要求也高，仅靠传统的经验来管理效率较低，必须形成一个以先进的且较高智能化的辅助决策系统。这种决策系统以计算机科学、行为科学、管理科学、控制论为理论基础，以经济数学、人工智能技术、计算机技术为手段，对档案管理中遇到的问题提出多种解决方案，并提供各种方案的对比分析与优化建议，把定性分析与定量分析有机结合在一起，让财务保障的决策水平和质量得到有效提高，为高校繁重的档案管理工作提供有力保障。
（五）强化财务档案人员的继续教育工作
根据业务需求，本着分阶段、分层次的原则，特别是对财务档案管理人员的信息化技术培训和使用新设备、新技术、新方法的培训更要重点加强，以提高财务档案人员运用信息技术和信息手段的意识和能力。首先，要注重培养更加专业的信息研究与分析、网络建设与维护、信息处理、数字化加工与管理、数据库维护、信息服务等方面的高层次人才。其次，随着信息技术的日新月异，档案工作中新的问题、新的技术不断出现，这些都要求档案工作人员要不断补充与更新自身的专业知识，完善自己的知识体系。另外，要针对财务档案管理人员的工作特点制定相关的绩效考核评价标准，及时表彰在财务档案信息化建设工作中表现突出的单位和个人。同时，还要为专职提供计算机、网络、信息化技术支持的工作人员进行档案工作、财务工作的知识和技术的基本培训，帮助他们了解、掌握财务档案工作的基本规律和常识，以便更好地为财务档案信息化建设中提供更加有效的技术支持。
（六）在信息化建设进程中做好技术防范
信息化建设中涉及的新技术如同双刃剑，既支撑了信息化的应用和发展，也带来了不少难解决的问题。档案的最大特点之一就是其保密性，高校财会档案也无法超越这个范畴，所以，在高校财务档案信息化进程中，做好技术防范是重中之重的头等大事。在网络运行中，要加强措施，运用有效手段和技术，防范各类计算机病毒、网上黑客等不良因素的干扰和破坏。档案信息化进程中，各类新技术、新手段更新变化比较快，运用这些新技术和新手法，使工作进度加快，既方便又快捷。但同时，也面临着使用者对信息的归宿关心不够等问题，导致信息化过程中造成电子文档或者电子文件丢失现象，为高校财务工作者带来不必要的麻烦，甚至严重的，还会给高等学校自身带来一定的经济损失。
建立档案的目的在于利用，实现高校财务档案管理信息化可以让财务档案得到充分有效的利用。将高等学校原来存放的纸质档案通过信息化、数字化的转换，录入至数字档案的数据库，既增强了高等学校财务档案信息的完整性和安全性，又有效降低了财务和档案等相关管理人员的劳动强度。另外，可以向对应群体提供远程公共目录查询、光盘远程检索等有效的服务，还可以利用电子邮件等对财务档案信息的咨询服务。档案信息化水平的高低，是衡量高等学校档案管理是否迈上现代化管理快车道的一个重要标准。高等学校财务档案信息化工作，是高等学校档案管理信息化工作的重要组成部分。在高等学校负责人及全体师生的共同努力下，高校财务管理部门和档案管理部门要充分发挥自身优势，把高校财务档案信息化建设工作打造成为高校档案信息化建设中的一个亮点，在实际工作中，积极探索出一条“收集渠道畅通、运转协调、结构合理、管理科学、服务高效”的档案管理服务模式，努力为高等教育事业的发展提供优质高效的服务。
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从本质上来看，这两种人才服务机构的区别就在于，人力资源社会保障部门所归属的人才服务机构具有社会保障人力资源部门所全权授予的行政职能，负责为企业开展社会化等技术上的考试与评审，以及转正与工龄的核定等等。而非人力资源社会保障部门所归属的人才服务机构，就不具备拥有行政的权力，并且经过人力资源相关的保障部门重重审批以后，才可以对人才的供求信息做到搜索、整理、咨询，主要开展针对于人才的搜索、介绍、招聘、培训、考核等其中一种或者多种的中介服务。
二、目前我国的人才档案管理现状分析概述
由于我国人口数量众多，所以导致相关的人才服务机构的人才流动性比较高，而在针对于人才服务机构中的流动人才的档案管理涉及到很多方面，内容也是较为繁杂的，其中不仅包括了人才到相应企业、单位所签署的工作合同，还包括了与其相对应的专业职称的?u审核定等问题，在人才升职以后，其步入了一个新的城市以及新的工作环境以后，人员的调配问题等，我国也下达了一系列关于人才服务机构中流动人才的档案管理的规章制度，在很大程度上帮助了人才服务机构对其有效地实施档案管理。
随着社会经济不断的进步，对人才也有了更高的要求，我国目前的人才服务机构的档案管理无法满足现在这个社会对于人才档案管理的需求了，那么我们一定要不断地进行创新完善，从中寻找到真正与时代相符的人才服务机构的档案管理方式，才能在最大程度上使我国的档案管理水平晋升到一个新的高度。
三、人才服务机构档案管理信息化建设的分析概述
在人们越来越重视信息化建设的今天，加强对人才服务机构的档案管理信息化建设的根本目的就是，在对自动化的信息管理系统上的再次开发与利用，并表现出具有动态、便捷、即时性等特点，这样才能在很大程度上提升人才服务机构档案管理的水平。因此，要强化档案管理的信息化建设的主要思想，并要求人才服务机构中的所有员工重视起档案管理的信息化建设的重要性。
档案管理人员也应当对自身有着更高的标准要求，1.必须要积极上进，具有良好的科学先进的思想。2.提高自身的档案意识，做到统一全面性的管理。3.要从实际的角度出发，循序渐进，并在实践的过程当中，提高对信息化建设的应用水平。
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1.软件系统更新滞后于硬件设施建设
当前，经批准有人事档案管理权限的绝大多数为政府所属人才中介服务机构，经长期运营发展，与人事档案总量相匹配的硬件设施基本上都能满足正常需要，但是在软件配套设施、系统上还有较大的提升空间。湖南省人才流动服务中心目前的人事档案管理系统系21世纪初期配置，近十年来，人事档案数呈几何倍级增长，使用的管理服务系统却没有及时升级，出现原始档案信息不能加入管理系统，信息查询需要“两条腿走路”，档案信息更新不及时，系统外远程查询、受理无法实现等情况。由此带来诸多管理服务中的不便，导致优质人事档案管理服务不能到位。
2.信息化程度不高制约服务水准提升
随着上世纪末高校持续“扩招”，高校毕业生总量近年剧增，处在“择业期”的大中专毕业生个人人事档案，除少量能跟随本人进入有自主管理人事档案的用人单位，绝大多数人事档案都进入工作地或居住地所在的人才服务机构。这批高学历、高素质档案托管人使用网络的频次非常强，大多都习惯使用网络处理个人有关事宜。而由于信息化程度不高，需要办理的事项只能往返于人才机构和居住地之间，既给机构前台受理窗口带来了巨大的工作压力，也给档案托管当事人增加了较大的办理成本。
3.办理不便捷造成人事档案资源浪费
长期以来，广大流动人员特别是大中专毕业生对我国人事制度及人事档案工作缺乏足够的了解和重视，加之档案事务办理程序、服务通道等方面存在一定的滞后，导致当事人对个人档案不关心、不重视。这也是人才服务机构每年都出现相当数量的“死档”、“无人档”的关键原因。另一方面，一部分民营企业对员工档案不重视，没有认识到通过档案了解员工相关情况从而达到甄别、选用员工的这一便捷渠道，造成在实际工作中员工人事档案利用率低，一定程度上带来了档案资源的巨大浪费。
二、加快人事档案管理信息化建设有效途径
档案资源对企业、社会、个人都有非常重要的价值，随着计算机和网络通信技术的迅猛发展和应用，传统档案管理与服务方式已经不能满足需要。同时，随着受托管档案数量的剧增，以信息化建设为突破口、充分利用好档案资源成为各级档案管理服务机构的必然选择。要建立起一个融档案保护与档案信息处理于一体的信息网络系统，建设一个有限开放性档案管理系统，把档案信息转化为可利用的社会资源，便于企业更快捷方便寻找合适人才。
1.加大资金投入，开发一整套人事档案管理系统
随着流动人员及大中专毕业生每年累积增多，湖南省人才流动服务中心库存人事档案数量成倍增加，现行管理系统已不能满足档案管理所需，且人事档案信息多而杂，建立一整套人事档案管理系统势在必行。
这套系统既要包括内部管理系统，又包括远程使用、服务系统。内部管理系统将档案原有的基础数据重新导入，并在现有的基础上进行完善，使之拥有一个大型人事档案信息数据库，让常规性查阅利用、统计、调取等实现自动化，替代现行人事档案管理繁琐的入库查询、效率低下的人工调取等，提高人事档案管理的利用率和管理水平等。远程管理系统应将存档人员档案基本信息上传至网络服务后台，流动人员凭身份证或其他有效证件进入网络服务界面即可实时查询，有效提高效率和质量。从长远来看，通过一次性资金投入、借助专业技术力量，开发建设市场化人事管理系统，将获得比投入更大、更有效的产出，实现远程服务和资源共享。
2.加强培训力度，提升档案管理人员信息化技能
实现档案管理信息化建设，一套完善的管理系统只是基本，要实现长期稳定的管理服务预期，更需要拥有一大批高素质高水平的档案管理人员。
