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（二）要确立档案是资产的观念，在企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案，都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。以产品为例，从设计试制到品牌的创立，无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水，无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上，比如，星星从十八年前只有几十人的手工作坊式小厂，发展到现在年产值几十亿元的规模，其创业的经验、历程，是难以用金钱买得到的无价之宝。档案财富是一种非常重要的资产，它除了具有企业无形资产的属性外，还具有专有性、地域性等公共属性。企业法人认识到档案是资产以后，就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产，就会下决心做好档案工作。
（三）要确立档案是企业独有的信息和知识观念。在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业各自的档案是独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的知识和技术，如各种设计资料、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成无法挽回的损失。
（四）要确立档案具有实用效益的观念。档案资产是固定资产和一些无形资产的伴生物，它是在各种生产要素的配合下产生、共存并发展完善。档案资产的实用效益是在档案利用中发挥出来的，今年十月份，综合档案室及时为星星家电产业总公司技术中心提供冰箱蒸发器所有技术资料，以贾祥胜、洪立忠为主的研发小组利用了原有技术档案作参考，攻克了“冰箱蒸发器改为嵌入式”的自主创新项目，创造经济效益203万元，该项目荣获椒江区企业科协“金点子”活动一等奖。十一月上旬，由集团投资在洪西路立交桥北边利用原厂房改建台州市星星机械交易市场，施工过程中碰到厂区区域、房屋结构不明等难题，进展缓慢，项目负责人忧心如焚，档案室得到求援消息后迅速调出原北厂区总平面图、所有厂房建筑图纸，他们高兴地说：“这些厂房已有十几年历史，没想到档案室能提供这么完整的资料。”确保了该市场在明年元旦前竣工的计划。从上述可看到，档案资料只要管理好，利用好，就能产生更好的经济效益和社会效益。
二、体制创新，使档案工作适应现代企业的高速发展
现代企业制度的基本特征是产权清晰，权责明确，政企分开，管理科学。企业的档案工作要适应现代企业制度，就必须对企业档案工作实行机构创新、机制创新和制度创新。
（一）机构创新的核心是精简。无论哪个企业，精干是一个必然趋势，企业档案工作也要顺应企业的需要，档案管理的工作方法也必须创新，其内容就是要扩大档案工作的外延，深化档案工作的内涵，把过去只是单一的管理档案的档案室扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”。这个中心机构在行政上受集团总部的领导，业务上归地方档案行政管理部门监督指导。其主要任务和职责是负责集团总部及所属各子公司、各级各类档案资料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，星星集团下有十余个子公司、在全国各地有11家销售公司，通过计算机网络系统实施联网，从而达到各种信息资源的联合开发和资源共享，真正形成一个集团化的信息联合体。这样符合现代企业精干、高效的原则，有利于增加企业档案管理的自主性和灵活性。
（二）机制创新的关键是高效。企业进行整合改造的目的是适应市场经济体制的需要，转换机制，高效运行，创造最大的经济效益和社会效益。企业的档案工作管理机制也要随着企业管理机制的转换而创新，要激活机体，坚持没有创新就没有发展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换；提高办事效率，充分发挥人的聪明才智，让档案资源成为企业科技创新、技术改造的动力源之一。
（三）制度创新的实质是要从企业各自的实际出发，星星作为一家大型的民营企业，回顾多年来的档案工作实践，领导支持固然非常重要，但具体活动的开展却要靠各项制度的规范和档案专业人员的不懈努力。目前看来，适合各类性质、各类机制的档案管理制度还不够健全，一些重要的档案分散在各部门、各子公司，不够规范，降低了利用率，制度创新已迫在眉睫，我们必须制定较为详尽的制度，不断创新集团档案管理制度，明确规定档案工作的年度方针和目标，以及兼职档案员在档案工作中的义务和责任，评价档案活动效果的方式、方法，按月考核，年终进行总结评比，职责明确，奖罚分明，从而调动全体专兼职档案人员的工作积极性。用制度来规范档案管理工作。
三、管理创新，全面提升档案工作
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第三条建立健全市、县（市、区）局以及支局（班组）三级安保台帐资料档案管理制度，并作为工作考核内容之一。市、县（市、区）局安全主管部门以及支局（班组）应明确管理人员（台帐档案管理责任人），对本单位安全生产、安全保卫台帐、档案资料的收集、登记、整理，规范管理台帐资料档案。
第四条安保档案管理工作实行统一领导，分级管理。在省局和地方政府主管部门指导下，市局监督保障部负责对全市××企业安保档案实施监督考评管理。
第六条市、县（市、区）局安全管理部门应依据有关规定将安保台帐资料档案管理工作纳入评选安全保卫、安全生产先进单位或个人的条件之一。
第七条安保台帐资料档案归档的范围：
一、市、县（市、区）局和市局直属单位范围：
（一）安全管理机构，包括：机构设置；安全责任人、专（兼）职安全管理人员（含注册安全主任）名册。
（二）安全责任制，包括：各级领导、职能部门和各岗位的安全职责；领导履行安全职责考评的情况；上级单位与本单位签订的安全责任书；本单位与所管辖的二级单位签订的安全责任书。
（三）各级领导对安全保卫、安全生产工作的批示、讲话的文书或声像。
（四）安全保卫、安全生产的管理规章制度；枪支、设备等安全操作规程。
（五）日常工作台帐记录，包括：工作计划和总结；消防设施（设备）、经警、枪支、金库、仓储等安全检查；安全教育、隐患整改、事故调查和处理等记录。
（六）安全教育，包括：安全教育的年度计划；参加地方政府有关部门组织的安全培训、知识竞赛活动记录；安全责任人、安全管理人员参加安全培训、持证记录；职工安全教育记录；特种作业人员培训、考核、持证上岗记录等。
（七）工程建设项目中安防设施审查（验收），包括：新建、改建、扩建和技术改造等工程项目的安全设施“三同时”报建与审批资料，各种证照领取资料。
（八）安全检查记录，包括：历次（本单位和上级单位）安全检查记录；重点部位、专项安全检查记录。
（九）事故隐患整改，包括：事故隐患登记；应急防范措施；整改要求、计划措施；整改结果等记录。
（十）事故调查和处理，包括：事故上报、登记记录，事故调查报告、处理结案材料和防范措施等。
安全检查和事故隐患整改的记录必须有被检查（隐患整改）单位负责人和检查（负责隐患整改）人员签名。
（十一）发破案记录，包括：发案报告、破案经过、处理结果等。
各单位可根据上述范围结合本单位管理权属范围进行安保档案材料收集归档。
二、支局（班组）范围：
（一）安全管理机构，包括：上级安全机构设置文件和本支局安全工作分工；安全责任人、兼职安全员（副支局长担任，无设副支局长的由支局长负责）及支局人员分工名册。
（二）安全责任制，包括：上级下发的各级领导、职能部门和各岗位的安全职责文件和本单位负责人、各岗位职工安全工作职责；上级对本单位履行安全职责考评的情况；上级单位与本单位签订的安全责任书；本单位与岗位职工签订的安全责任书。
（三）各级领导对安全保卫、安全生产工作的批示、讲话的文件材料；上级下发的安全工作总结、工作要点；本单位工作计划和总结；
（四）安全保卫、安全生产的管理规章制度、检查规范；各种设备的安全操作规程；上级制订以及本单位结合实际制订的遇突发事件的应急处置的救援预案和防范措施，包括如：遇盗抢、诈骗、火灾、洪涝、地震等突发事件的应急处置预案、办法。
（五）日常工作记录台帐，包括：有关消防设施（设备）、电源线路及电器、物品堆放、门（锁）重点部位等上级安全检查隐患及整改（必须有被检查单位检查人员签名）、本支局（班组）每日班前班后自查整改隐患等记录；网点（金库）出入登记簿、值守登记簿；防入侵报警设（撤）防登记簿（卡）等。
（六）安全教育台帐，包括：上级下发的教育的年度计划和本单位年度安全教育学习安排表；参加上级组织的安全培训、知识竞赛活动记录；本单位组织进行的职工安全教育学习记录簿；案例通报等有关学习资料。
（七）案件、事故及事故隐患自查情况上报登记记录，案件、事故（隐患）报告材料（上报后自留一份存档）。
第八条 安保档案工作实行“同步”管理，即：下达任务与提出安全工作要求的文书材料的形成、积累、整理和归档同步；检查工作与检查记录材料的形成、积累、整理和归档同步；鉴定、验收安防设施与鉴定、验收建设工程文件材料的立卷和归档同步；发案（事故）情况、调查处理、结案和归档同步。
第九条安保台帐档案资料的归档应在以下时间内完成：
(一)文书和声像档案由经办部门或者经办人员在每一项工作任务完成后移交档案管理人员归档；
(二)工程建设项目中安防设施档案，在工程任务下达后安全主管部门督促承建单位在工程验收后两个月内，复印一分交安全部门归档，周期过长的可以按形成阶段分期归档；
（三）重要的安全工作会议、专业性技术会议和学术会议的文件材料，在会议结束后一个月内整理、立卷，并移交档案管理人员归档。
（四）带有密级的安全管理文件材料，应由经办人随时形成随时归档。
（五）破案和事故处理后即将材料整理归档，随后将对责任人的处理结果也一并归档。
第十条收集安保档案材料时，应保证安保档案材料的完整。整理材料时，应遵循档案材料的形成规律，保持材料之间的有机联系，便于保管和使用。
第十一条安保档案材料整理过程中，应根据不同内容和载体分别进行立卷。对未完成的档案材料，整理时应单独存放，等完成后组卷归档。
第十二条对录音带、录像带、照片、唱片、光盘等非纸质载体的安保档案材料进行归档时，应将每一单项（盒或盘）作为一个保管单位，单独编排档号，并采取按年度结合内容的方法分类整理和编号。其中与文字材料有直接联系的应编写互见号或互见卡。
第十三条反映和记录本单位在安全管理或活动中并对以后有重要参考借鉴作用的安保档案材料，应永久保存。在本单位组织或参与的重大的安全活动中形成的，并具有一定参考价值的档案材料，应长期保存。
第十四条 在职务活动中形成的文件材料，必须定期移交档案管理人员集中管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。
第十五条因机构调整安全部门变动时，应当妥善保管安保档案，整理登记后向接收部门移交，不得散失。
档案管理人员调动时，属于归档范围的文件材料必须全部上交，并办理移交手续，不得擅自带走或毁弃。
第十六条 安全部门保存的档案主要供本单位使用。外单位的工作人员查阅档案时，需说明使用其目的和使用范围，并经安全部门负责人批准后方可查阅。
第十七条借用安保档案者应负责所借档案的安全和保密，不得擅自转借，不得折叠、剪贴或抽取、拆散档案，严禁在安保档案上勾画、涂抹、填注、加字、改字或以其他方式损害档案的原有状态。
第十八条重要和密级的安保档案，需要向外单位或个人交换、复制时，须报请单位主管领导批准。
第十九条 安保档案的保存价值应定期进行鉴定。对保管期限的变动、密级调整和需要销毁的档案，必须经安全部门负责人批准。
第二十条 安保档案的销毁由档案管理人员执行，并经安全部门负责人批准。销毁档案时，由档案管理人员和安全部门指派人员监督销毁并在销毁清册上签字。
档案销毁后及时调整档案柜架，并在目录及检索工具中做出相应的注明。
库存档案未经鉴定并履行批准手续的，严禁销毁。
第二十一条 凡有下列事迹之一的，应给予奖励。
（一）安保档案的收集、整理或者开发利用方面做出成绩的；
（二）对安保档案的保护和现代化管理做出成绩的；
（三）执行国家档案法律、法规和企业档案管理制度表现突出的。
第二十二条 违反本办法有下列行为之一的，由所在单位对直接责任人员给予行政处分，造成损失的可以根据档案的价值和数量，按有关规定责令赔偿。
（一）损毁、丢失或擅自销毁具有保存价值的或者应当保密的安保档案；
(二) 将职务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有或者拒绝向档案管理人员移交的；
(三)擅自提供、抄录或者公布有密级档案的；
（四）涂改、伪造档案的；
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关键词 企业档案 管理 研究
企业档案是企业各种活动的历史记录，从内容上来讲主要分为企业经济活动档案和企业员工人事档案。就档案的载体来而言，形式多种多样，一般企业档案的载体多数为纸质档案和图像档案，其中图像档案以照片的形式展现。企业档案工作是企业各项事务中最基础的一项工作，因为，企业档案有利于在经济活动中维护企业的经济利益和合法权益。企业在国民经济中的重要性，也体现了企业档案工作在企业活动中的重要性。
一、当前企业档案管理存在的问题
（一）档案意识和档案管理薄弱
目前，企业很多领导干部对企业档案管理方面重视程度不够，过于重视企业自身经济上的建设，而忽视企业自身档案管理工作的建设。很多企业至今没有正的档案室和档案管理员，对于企业自身的一些档案资料管理出现了所谓“各自为政”的情况，即各个科室和部门把档案放在本部门的情况，甚至有些档案没有进行分门别类。而一些有正规档案室的企业，情况也不容乐观，有的档案没有相应的设施与设备，档案随意丢弃，甚至有很多档案除了没有进行分类外，有些企业档案甚至连专门的卷宗都没有。而部分企业专门的档案管理人员很多是非专业人员出身，有的虽然从事这项工作很长时间，但是由于知识陈旧和文化水平较低的关系，很多档案管理人员不懂电脑等新科技，导致对企业档案的信息化产生了消极影响，严重制约了相关企业的档案信息化进程。而在一些老企业，特别是建国后改革开放前创立的企业，很多企业的档案由于时间的因素，过去的一些纸质档案出现发潮和损害的情况，个别情况出现了原始档案丢失的情况，这些从另一面给企业的发展带来了无形的损失。
（二）档案弃而不用的现象严重
目前，有些企业自身建立档案管理室，也有相关的管理制度。但是很多还是走向形式。很多档案放在档案室里束之高阁，而在管理层面，出现对企业档案管理采取不闻不问的态度。而很多方面对档案的管理上，信息化程度不高，这也制约了企业档案管理工作上的效率。有些企业没有专门的档案管理卷宗，最后只是将相关档案放进麻袋处理。曾经有新闻报道，有位老太太十几年前去银行存款，银行居然查找不到记录，最后引发官司，而银行最后花费九牛二虎之力才从过去的档案中查找到这笔存款记录，而那些档案全部装进麻袋里面。这件事对相关企业也要有很大的教训：档案管理的缺乏规范化的管理，除了给企业带来经济损失外，一定程度上也会给企业增加不必要的社会成本和人力成本。
二、企业档案管理的发展方向
（一）从单一载体向多元化方向载体转变
随着信息化技术的发展、计算机技术的普及，过去的一些企业重要档案例如批示、会议记录、公告、人事任免等，逐渐由过去的手写的纸质载体转向了打印的纸质载体，而这些也可以通过相应技术进行了数字化的处理。此外，传统的档案借阅仍然需要人工手工的方式进行，这样的弊端是不光费时费力，而且很容易引发档案的丢失和错漏，此外纸质档案因其本身的物质属性，需要很大的空间进行管理储藏。多元化载体技术的发展，可以解决上述的弊端，电子化、数字化、系统化的发展，是档案管理发展的新趋向。这一组合模式，可以提高档案的使用效率，无论过去的传统档案还是现在的电子档案，只要通过信息资源的搜索，就可以查到企业需要寻找的相关资料。同时，这样也使企业减少档案管理成本，充分实现档案资源合理利用。
（二）强化人员管理和提高管理效率
在时展的大背景下，知识更新速度不断加快的前提下，企业要加强企业档案管理专业人员职业素养的培养，企业档案管理工作人员本身也要参与企业的档案管理当中。企业档案人员管理自身的职业素养将决定着企业档案管理的成败。各企业应该重视企业档案管理人员的培训，以强化企业档案管理人员的责任意识和管理意识。同时企业本身内部应强化档案管理工作人员的相关培训，培训的主要内容就是加强企业内部档案管理人员的技能培训上，能让企业档案管理人员在档案管理中工作水平得以有效提高。随着信息化技术的不断发展，企业应该不断加强企业档案管理人员计算机技术的能力，特别是在档案管理工作上，能更好地运用计算机技术，以提高工作效率和质量。此外，在旧档案的管理上，也要培养档案修补人才。目前很多纸质档案由于历史时间原因遭到很严重的损坏，并且这些过去的老档案走向数字化已经刻不容缓。但是这方面仍有大量的人才缺口，企业在这方面的培养仍然有很大的发展空间。
三、结语
综上所述，在信息技术不断发展的今天，我国企业的发展经营模式不断发生变化，而企业档案管理的模式也正在发展中探索。随着科学技术的迅猛发展，企业档案管理正面临着新的挑战。因此，企业档案的管理应随着市场经济的发展和社会转型期的变化，根据企业自身的实际情况来进行档案管理体制的改革。企业档案管理体制的完善，有助于企业在未来的市场经济条件下有效的提高竞争力，并且使企业在稳定中得到可持续、长足发展。
参考文献：
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在过去,企业档案管理的实现是不同部门对其内部文件进行整理、分类并归档的过程。而信息化的档案管理则改变了这一状态,信息化的管理模式可以将企业的文件,部门的基本文档进行有机的结合,从而实现归档与管理的同步,将不同部门对于同一事务或者同一事务的不同角度的记录归入档案数据库中,实现档案管理的一体化。通过对档案管理自动化系统的应用,实现公文和业务性文件整理与归档工作在同一时间完成,既可以节省大量的时间,节省劳动力,而且提高了档案管理的准确性。从事档案管理的工作人员可以从繁杂的工作中抽离出来,从而获得更多的学习时间,加强档案管理信息资源的开发。与此同时,负责档案管理工作的部门也能够通过自动化系统对公文以及业务性文件的管理状态进行随时的掌控,以便尽快的做出指导,实现档案管理的预见性。
1.2 方便存储与查找
企业的行政部门与业务部门,可以通过对档案管理自动化系统的应用,将已经形成的有查考利用价值的文件随时存储到服务器上。而档案管理工作人员他也可以把原有档案的扫描件存储到服务器上。这样,只需要通过身份验证,用户就可以通过企业内部的局域网查找所需要的档案信息,即节省了时间,又节省了资源,真正实现了信息化档案管理给企业的工作带来的方便。
1.3 档案业务管理自动化
企业档案管理工作非常复杂,其全过程不仅包括统计、鉴定、借阅还包括了参考资料的编研工作,甚至是资料的销毁,这都需要管理人员定期对档案的情况进行分析,而且企业领导的决策提供参考资料。实现档案信息化管理模式,可以对档案进行随时随地的管理,例如各种数据的统计、各种报表的打印、借阅登记、催还提醒等,这样可以便于领导或各部门通过电脑获取所需要的资料和数据,避免了因为距离问题而造成的时间浪费。
2 企业档案管理信息化存在的问题
2.1 档案管理的信息化意识不足
实现企业档案管理的信息化不是一项简单的工作,需要大量的时间来逐步完成,而且投资较高。因此部分企业选择继续使用传统的档案管理模式,而将资金更多的用于例如设备改造、产品销售等直接投资上,疏于对档案的管理,忽视对档案管理人员的业务培训,导致管理人员缺乏经验、缺乏服务意识,使得档案管理水平一直处于落后的地位。然而,事实上虽然档案管理信息化的应用不能直接为企业创造效益,但是通过对档案的合理管理能够为企业的发展提供可靠的支持,间接为企业创造价值。对档案管理模式的忽视必然会阻碍企业的发展。
2.2 档案管理信息载体的破损
在企业信息化的背景下,磁性载体的电子档案成为继纸质载体的图文档案之后的又一重要管理对象。通过对计算机网络技术的应用,许多企业实现了工程设计、施工和产品研发中的二维绘图、三维仿真模拟设计的图文并茂的多媒体信息。在档案管理信息化中常见的载体有胶片、磁带以及光盘等,这些载体会因为各种原因而发生破损,例如自然老化、害虫的侵害以及使用过程中的损伤等。这些都有可能严重影响文档等信息的使用,严重的还会导致系统运行出现问题。
2.3 标准化建设不够完善
档案信息管理的标准化指的是在档案实体管理向信息管理转变过程中,必须有相关的规范与标准对其进行指导。信息化是一个非常严密的信息系统,各个业务环节的相关信息为数据处理的准确性、及时性以及可靠性提供了保证。但是随着档案管理信息化的实现,为企业档案管理信息化提供数据计算的标准却难以满足企业的需求,企业管理和业务流程以及工作程序标准、数据交换等标准都需要进一步的完善。否则这些原本是为企业发展提供支持的因素将给企业内部或企业之间的数据交换或资源共享造成诸多不便,甚至会严重制约企业获得更多的经济效益和社会效益。
3 改善企业档案管理信息化建设的建议
通过对企业档案管理信息化建设过程中出现的问题的分析,可以看出,只有在一定范围内实现资源的优化配置,完善档案管理人员的培训,才能彻底实现档案管理的信息化,具体来说可以从以下几个方面着手。
3.1 完善档案管理制度
所有工作的顺利展开与进行都离不开规范的要求和对标准的参考,企业档案管理也不例外。实现档案管理信息化的前提是健全的管理制度与明确的部门职责,而同时这也是档案管理部门为企业提供更高级别的服务的先决条件。所以,为了在激烈的市场竞争中立于不败之地,现代化的企业必须要建立健全档案管理制度,尤其要制定档案自动化管理制度,通过合理的制度规范档案管理信息化的实现。
3.2 加强监管工作
在企业建立局域网时,要有计划的实施档案一级管理,对于文件从形成到归档的全过程要实施监管,尤其是从文件行程的最初阶段,以保证文件的整个生命周期都能在可控范围内,使整个过程都做到规范化、标准化并努力贯彻执行。
3.3 理顺工作流程
不同企业的工作流程不一样,相应的档案管理自动化程序也是不一样的,所以要明确各部门工作的先后顺序,例如档案部门与文书,只有这样才能保证档案管理信息化过程中避免走弯路。档案管理要与企业所讲
转贴于
求的效应原则保持一致,尽量以最少的投入来保证企业对于信息资源需求的满足。理顺档案管理工作的流程,首先要做好数据收集与资料库的维护工作;另外要充分利用计算机的功能,根据企业发展的需求,及时编写一些档案文件汇编,并提供企业领导用于决策所需要的信息。
3.4 实现管理工具的信息化
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2 知识管理背景下企业档案管理的新特征
知识管理要求档案管理具有新的特点：一是知识管理要求拓展和完善企业档案管理职能。由于企业知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案管理的职能也发生了相应转变，其转变主要体现在：从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案管理的智能化服务，实现企业档案知识资源的共享。二是知识管理要求企业完善和优化馆藏。随着信息化技术的发展，电子文件大量产生，档案工作者须投身对其的产生和控制过程中，进行价值鉴定，确定接收内容，积极接收磁盘、照片、录像带、光盘等非纸质档案。三是知识管理要求企业提高档案管理技术。档案信息化离不开企业信息化，须纳入企业整体信息化建设中。
3 知识管理背景下企业档案管理模式的建立
3.1 将知识积累电子化、信息化，建立企业档案电
子信息库。应将档案管理看成是企业知识管理的重要组成部分，改变过去重藏轻用的现象，制定适合本单位的知识资源管理整体规划，全面收集各种信息、知识，采用统一的数据格式和元数据标准，对文本、音像、音频、视频等档案信息资源，采用标准规范对其进行加工、组织、整合，使多元的档案信息资源得以顺利存储、管理、使用，完善档案管理职能。
完善和优化馆藏资源是档案工作的基础和重点，而其重要手段则是数字化档案馆的建设，同时，也是深化知识管理的重要环节。在数字化档案馆的建设中，档案工作者不仅要介入电子文件的产生和控制过程，对电子文件进行价值鉴定，确定接收内容，并积极接收磁盘、磁卡(照片) 、录像带、光盘等非纸质档案，而且，要借助信息网络传送、储存、查询等数字化手段去挖掘档案中的知识成分，引导知识资源的拥有者，积极提供专业领域的知识和诀窍，用知识的语言进行有效的整合，形成系统的企业知识体系和企业知识库，以完善和优化馆藏。
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1.供电企业思想观念要创新。创新就是要打破许多旧的思想障碍和条条框框。在当今社会，档案事业发展的诸多问题，没有现成的答案，也没有经验可以借鉴，唯有解放思想，更新观念，大胆试，大胆闯，才能在探索中前进，创新中发展。随着社会信息化进程的不断加快，企业档案信息化建设也全面铺开。搞信息化数字档案建设，设备是基础，而人是决定因素。因此，培养和造就一批档案信息化建设的人才，建立一支能够掌握信息技术、精通信息管理、结构合理、工作高效、适应信息化建设和管理需要的企业档案信息工作队伍成了重中之重。不但要提高档案管理人员的网络知识，还要增强他们的法律和安全意识，才能使档案工作者在档案资料数字化的今天立于不败之地。
2.创新对客户的服务方式。开拓创新做好档案服务工作主动、超前服务，形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。档案工作只有日日思变、天天求新，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得利用者的满意。建立完善的客户管理机制，在对客户资料产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。
3.注重提高档案利用效率。切实把提高档案利用作为档案管理的最终落脚点，走出档案为收集而收集的误区，提高档案利用水平，真正发挥企业档案服务企业中心工作的意义和价值。一是要拓展利用途径。充分利用协同办公系统，使之成为广大员工档案利用的窗口。进一步编制适用的检索工具，编制各类索引目录，方便大家查询利用；二是优化利用服务。档案人员要热情主动，耐心细致地提供档案利用服务。认真建立档案利用登记和利用效果登记；三是提升利用层次。进一步大力开展档案编研工作，充分挖掘档案的潜在价值。积极宣传和鼓励各专业部门、档案人员利用现有档案进行编研工作，对现有的档案资料进行研究、分析和深加工，形成编研成果，指导和促进工作实践，提升档案管理的内涵。
4.创新电力企业档案服务模式。电力企业档案服务模式的建立从一定程度上要求在电力企业档案服务模式上面要不断强化信息化建设的力度，传统的档案服务模式已经不能够适应当前现代企业发展的要求。当前网络信息化建设的普及和发展，已经成为各行各业人们获取知识和信息的重要来源。电力企业档案服务模式的创新也应该紧跟信息化建设的脚步，不断的完善和创新当前电力企业信息化档案建设工作。使电力企业的档案信息能够通过网络这样一个重要的资源来实现网上查询和信息的共享。对于电力企业而言，信息化建设的进程已经比较完善，但是对于电力企业的信息化服务模式建设，还处于起步的阶段，在这个阶段中就需要电力企业不断的加大对电力企业档案服务模式的探索。
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（二）电子档案信息管理是提升档案工作质量的强大动力。档案工作往往与企业的人事、财产、薪酬、文件等等发生密切的联系。档案管理人员的职业操守必须过硬，才能更好的保障工作质量目标。否则，他们在工作中背离目标，甚至形成不健康不正确的工作观念，容易导致工作行为上的违法违纪。可见，高度重视档案信息管理，能够自很大程度上保障档案工作质量，使档案工作更好的跟紧企业发展目标，形成正确的工作方向。
（三）电子档案信息管理是提升人员协作意识的绿色通道。企业各个部门工作人员的管理都需要档案管理工作的保障。因此，科学高效的档案信息管理可以有效避免很多部门的工作上的失误。毕竟，在企业发展过程中，档案管理部门不可能“关起门来过日子”，反而与其他部门会发生各种工作上的联系。同时，档案部门内部工作也需要协作才能更好的完成工作目标，从而提升整体工作的效率。可见，电子档案信息管理能够使其他部门更加信任档案管理部门，也利于培养部门内部的团结协作意识。
二、电子档案管理的原则
企业电子档案管理不是意见容易的事情，而是关系到很多细节问题，因此，必须遵循一些原则，促使档案管理具备一个正确的方向，从而在整体上保证档案管理的效果和质量。
（一）真实性原则。企业发展过程中形成的各种有益信息都应当以真实客观的状态加以保存，而不应出现虚假信息，否则，会贻误企业发展的进程。因此，电子档案信息一定要实现真实性，通过真实性的信息来反映企业的成长、发展及工作效果。可见，信息的真实性是档案管理的首要原则，缺乏了真实性，档案管理便丧失了管理的基础和意义。
（二）及时性原则。及时性原则主要针对档案信息形成后的归档阶段而言。一旦具有较高价值的档案信息形成后，就要通过及时的归档加以保存，以备企业发展需要加以随时的调取，为企业提供有益的参考。一旦归档不及时，信息形成后的流程就是就此搁浅，不利于档案管理的整体效果，因此，我们必须对档案管理的及时性加以重视。
三、企业电子档案管理的有效措施
企业电子档案管理意义重大，我们在遵循相应的原则基础之上，还要针对电子档案管理采取必要可行的措施，保障电子档案信息的管理效果，使档案信息的作用发挥的更加充分。
（一）严格把握归档关，确保档案信息的真实性。档案信息的归档是非常关键的阶段，因此，一旦归档，档案信息就会被保持起来，以备日后工作中随时调取利用。因此，在归档阶段，对于档案信息的真实性、保存形式、电子文件格式、文件内容等等方面东欧要进行细致入微的检查，避免因细节问题给档案归档工作带来不必要的困扰。同时，工作人员要对档案信息的内容加以阅读，尽量加深印象，一旦需要通过内容定位档案信息时，可能会有较大的帮助。
（二）建立各种管理系统，保障档案信息的利用价值1、要建立统一的网络体系。在现实工作中，可能存在办公自动化系统与档案管理系统无法实现兼容的现象，从而无法形成网络体系，一些软件的数据无法及时实现互相转换，为文件归档造成麻烦。因此，建立统一的体系，强化信息提供者与接收者之间的协作意识，是信息符合传输要求，并强化工作人员的计算机网络知识，使网络体系逐步确立。2、建立完善档案保密机制。这就要求，档案管理人员要认真负责，坚决杜绝档案信息泄漏的行为，一旦信息泄漏，就会被外界熟知或利用，企业的档案信息成果就会变得毫无价值，很多工作的努力结果就会被浪费。因此，管理人员要针对档案信息的安全防护、密级设定标准及及时维护等方面做足文章。
（三）及时更新硬件设备设施，为信息管理工作提供支持。单位要腾出一定的资金来为企业电子档案信息管理工作提供硬件设备设施方面的保障。同时，在需要资金投入时，确保资金投入及时，力度到位。当然，还要对资金运行情况进行全面的跟踪核查，坚决杜绝职务违法犯罪行为的出现。如此，硬件设备设施更新的资金有所保障，企业电子档案信息管理工作才能朝向预期目标推进。
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随着经济结构的调整，我国民营经济出现了迅猛发展的良好势头。民营企业发展较快，经济总量提升，已成为我国经济发展的一支新生力军，在国民经济发展中发挥着越来越大的作用。
非公有制经济是社会主义市场经济的重要组成部分。民营企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成的大量档案已成为经济发展的重要信息资源，这些档案真实地记录了民营企业诞生、发展的历史过程，记录了民营企业在国民经济和社会发展中所发挥的重要作用。如果不加强民营企业档案管理，一是不利于企业档案的齐全完整，无章可循，无约无束机制，形成的材料处理分散，无序状态，不能完整地记述和反映企业发展的历史面貌。二是不利于企业档案材料安全。民营企业主与员工之间虽订有劳动合同关系，但员工流动的随意性较大，材料的分散管理，尤其是“秘方”等核心材料，因缺乏有效的监督管理机制，一旦出现人员“跳槽”，轻则使企业的管理发生断层，工作无法延续，增大管理成本。重则会导致企业的独有知识产权流失，造成无法弥补的损失，甚至危及企业的生存。三是不利于企业的做大做强与创新发展。企业档案材料的分散，无序保存，少数人占有企业重要的档案信息资源，一旦发生利益冲突，持有者可能会以占有核心材料的条件，要挟企业主，造成企业管理的被动，尤其是入世后，市场竞争的日趋白热化，没有资料，信息数据的科学管理，就会在瞬息万变的市场经济中失去商机，严重阻碍企业的持续发展，为此，加强档案资料管理对于规范民营企业行为、维护企业利益、规避市场经营风险具有十分重要的意义。
2.民营企业档案管理工作现状
2.1从档案管理体制上看：大部分民营企业将档案工作纳入企业发展规划和年度工作计划，成立了档案工作领导组织，明确了领导分管，设有档案工作人员，各部门也有专（兼）职档案人员。但还有些民营企业没有开展档案工作，即使开展了档案工作，管理人员多为兼职，没有参加档案行政管理部门组织的专业培训，缺乏基本的档案专业知识，也没有做到持证上岗。
2.2从档案管理模式上看：有部分民营企业档案集中统一管理，绝大多数还有分散管理的形式。具体表现为办公室、生产、设计和营销等业务部门的档案资料各自保管。企业领导档案意识淡薄，认为档案工作只是简单的收集、整理、装订，并不能创造社会价值，不需规范的管理模式。
2.3从档案工作制度上看：部分民营企业建有单独的档案管理制度，企业在相关管理制度中涉及档案资料管理的内容，普遍存在着档案规章制度不健全的情况，多数只有档案员责任制一项，还不能坚持严格考核。
2.4从档案内容种类上看：科技档案构成了民营企业档案的主体，也存在特殊载体的档案。民营企业是自主经营，将形成的材料，尤其是涉及到生产工艺流程、产品制作秘方等核心材料，往往分散在家族“少数”人手中，实行“封闭”管理。档案管理处于分散、无序状态，各项档案业务建设薄弱，收、管、用三个环节存在一些待解决的问题。
2.5从档案基础设施上看：有的民营企业建有档案室，并且配有档案柜等档案装具和装订机、复印机、灭火器、空调等必要设备。但多数企业没有专用的档案库房和必要的设备。
3.民营企业档案现代化管理的必备条件
3.1确定民营企业档案的管理模式原则
不同类型民营企业应该选择不同的档案管理模式。各种管理模式各有所长，关键是哪种更适合本企业当前的要求。在确定具体管理模式时建议考虑以下原则：首先，档案管理层次要与企业规模形态相适应。一般而言，中小型民营企业可以实行单极管理，大型企业集团可以实行以法人为基础的多级管理。例如上海新黄浦（集团）公司属混合型大型民营企业集团总公司档案部门对总部形成的档案实行综合管理，对各子公司档案工作实行统一领导、分级管理，全资与控股公司由总公司档案部门与之签订“档案管理协议书”,明确规定档案所有权归总公司，日常则 尤其代管。其次，档案管理形态要与企业管理形态相适应。企业档案管理按形态划分有档案实体管理、档案信息管理与档案信息资源管理。从整体上看企业档案管理形态具有共存性与渐进性，至于某一企业采取哪种管理形态应与企业管理形态相适应，不宜盲目追求档案信息化管理。民营企业中有不少高新技术产业，这种企业可实行档案信息化管理。最后，档案管理手段要与企业技术形态相适应。档案管理中的手工管理、计算机辅助管理、档案信息网络化管理是档案管理运用现代技术的不同阶段，企业档案管理手段应紧跟企业信息化的步伐，但不能脱离企业技术管理形态盲目追求档案管理手段的更新。在建有办公自动系统或内部局域网的企业，大量电子文件的生成会促进企业文档一体化管理；而尚未实现网络管理的民营企业可采取手工管理或计算机辅助管理的方式。
3.2配备档案管理人才，制定科学的归档范围和管理制度
目前，民营企业大多重经营、轻管理，一味追求眼前的利益，对于档案工作这种短期内很难见到效益的工作不太重视。很多企业没有专人负责档案工作，缺乏必要的规章制度，档案管理随意性大。因此配备相应的电子档案管理人才是民营企业电子档案建设不可缺少的必要环节。作为应用性很强的档案工作、为了培养档案管理人才，我们必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能，以满足时代的需要。民营企业自身也要加快档案信息化管理规范的制定和使用，包括电子文件归档，计算机管理和检索，以及库房的管理等。民营企业要将规章制度建设置于企业发展的大背景下研究，重新审查、整理和进一步完善原有规章制度，使规章制度适应新形势发展的需要。
3.3全面提升企业档案实体与企业信息整体管理水平
首先要强化档案综合管理。要按集中统一管理的原则，由综合档案机构对企业档案实行统一整理和开发利用。对企业档案实行综合管理是当前国有企业转制而成民营企业的档案管理模式的主流，但在具体实施中往往有差异。可以实行集中统一式的综合管理，也可以实行统一领导、分级管理式的综合管理，该管理模式有利于企业档案工作的全面建设，充分发挥企业档案的整体功能。其次要强化文档一体化管理。指在企业内对文件、档案实行统一管理，一般多见于信息化程度较高的企业。档案部门除管理档案外，作为企业信息化管理的一个职能部门对企业网上文件与纸质文件同时予以管理，对网上传递的电子文件实行逻辑归档，相应纸质文件适应另行归档。该管理模式能使企业档案工作与企业信息化进程同步进行，有利于推动档案现代化管理。
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1.1 档案管理创新是企业的要求
档案工作是企业发展工作的组成部分，它与企业建立起共存、互助协调的关系，随着企业改革的不断深化，企业档案管理工作已不适应企业的发展，实现档案管理的创新是企业发展的必然要求。
1.2 档案管理创新是加强档案资源建设的需要
随着企业的快速发展，目前单调、贫乏的存档案室已经无法满足企业日益增长的需求，因此，构建多元化、多层次的档案资源结构，已是当务之急。通过实现档案管理的创新，加强档案资源的建设，为企业提供更好的利用服务。
2 档案管理创新中的思维障碍
2.1 创新思维障碍定义
所谓思维障碍，是指客观事物是纷繁复杂的，而人的大脑思维却相对简单，其特点就是一旦长时间沿着一定方向、按照一定次序进行思考后，久而久之，就会形成一种习惯或惯性，这种情况叫“思维惯性”。如果对于自己长期从事的事情或日常生活中经常发生的事物产生了思维惯性，并多次以这种惯性来对待客观事物，这形成了非常固定的思维模式，即人们常说的：“思维定势”。思维惯性和思维定势合起来，就称为“思维障碍”。
所谓创新思维是指，在客观需要的推动下，以获得的新信息和已储存的知识为基础，综合运用各种思维方式，创造出新理论、新观点、新方法、新形象，从而使知识和实践取得突破性进展的思维活动。创新的前提是突破常规，超越思维的惯常定势，在日常生活中，许多惯常定势成为想问题，办事情的条条框框，束缚着人们的思想，不打破条条框框，就不可能有创新思维。显然，思维障碍阻碍了我们创造性地解决问题，对于创新是非常不利的，所以我们要进行创新，首先必须突破由“思维惯性”和“思维定势”而形成的思维障碍。
2.2 档案管理工作上的思维障碍
2.2.1 观念固定，创新思维缺乏变通
当某种观念为人们普遍接受以后，会在人们的心脑中相对固定下来，成为一种固定的观念。人们常说的传统观念就是固定观念的一种重要表现形式。目前，档案工作者的思想观念跟不上形势发展，在计划条件下形成的许多思维定势，成为了档案工作的思想障碍和框框套套。企业档案工作与经济工作脱离。档案工作者在继承和创新关系上犹豫彷徨，有的片面强调原则，习惯照既定的框框办事，有的片面强调继承，缺乏辩证的观点，对过去的做法一味照搬照套，这些在不同程度上都影响着档案工作的改革与创新。
企业档案工作中现有的标准制度与实际情况不适应。档案管理仍然还在沿用过去制定的一些法规、规章、标准，部分已不适合企业制度的要求，特别是最近几年企业改革的步伐很大，档案工作还按照过去的方法进行，存在依据标准和实际工作的不和谐。
企业档案工作与企业的发展不同步。随着企业的深化改革，特别是处于资产和产权重组的企业，企业档案没有纳入企业的改革规划中，企业档案处置工作跟不上，导致档案流失严重，档案得不到安全保护。
2.2.2 意识狭隘，创新思维缺乏动力意识狭隘是很常见的创新思维障碍。档案管理意识不强，管理模式较陈旧，检索效率不高，档案利用率低。长期以来，许多企业对室存档案重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此企业员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。档案的服务手段不适应当前社会发展，大部分的检索方式还处于传统的手工检索，尽管各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具，但在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多，档案工作服务质量越高。
2.2.3 知识匮乏，创新思维缺乏能力知识匮乏是创新思维的绊脚石，要创新，就必须具有创新能力。由于档案工作的单一性，乏味性，令大部分的档案工作者知识结构断层、老化、单一，思维的惰性，墨守陈规，被传统的条条框框和管理模式所束缚，缺乏创新的能力。
3 突破思维障碍，实现档案管理的创新
3.1 树立超越意识，实现管理意识的创新
创新思维的实质是对原有思维模式的超越，是对创新主体头脑中原有知识、经验、观念、方法等进行新的组合，新的组合必然突破原有知识、经验、观念、方法内部及互相间的组合方式。而旧的组合方式就会本能阻扰这种突破，成为思维创新的障碍。不突破这些障碍，既无法进行创新思维，更无法提高创新能力。因此，要实现档案管理的创新，首先要实现管理意识的创新，这要求档案工作者从根本上转变观念，树立超越自我意识，随着的，档案工作必须进行相应的调整和重新定位，档案工作者在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些胆魄与果断，多一些敏捷和睿智，善于超前性地发现问题，独到性地思考问题，创造性地回答问题，敢于否定自我，敢于弃旧迎新，不断变革档案工作职能和方法，实现档案管理制度、管理方式、服务手段创新，改变传统的以藏为主、重藏轻用、被动服务的局面。
3.2 扩展思维视觉，实现档案思维的创新
要突破思维障碍，就需要自觉地转换看问题的角度，扩展思维视角。要实现档案思维的创新，就要求档案工作者拓宽视野，丰富知识，培养多方面的兴趣。及时了解所涉及工作领域的现状及发展动态，学会运用创新思维的原理和方法，解决新形势下档案工作出现的新问题，运用档案的新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变，利用机技术，共享档案信息资源，提供远程服务，使档案利用服务手段多层次、多样化，服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。
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1正确认识民营企业档案工作的现状
从笔者所在的福建省晋江市了解的情况和河南开封市非公有制企业档案工作情况调查结果来分析，我国民营企业档案工作的现状大致可归结为两点。
1.1我国民企档案工作处于自发的状态，部分企业已有相当的发展水平。据笔者对福建省晋江市的恒安纸业集团、亲亲食品集团、七匹狼集团、凤竹集团、福马食品集团等10余家民营企业的调查中发现，这些企业均已开展了不同程度的档案工作，特别是凤竹、七匹狼和恒安三家集团公司的档案工作虽然管理模式各不相同，但其工作都已达到相当的水平，恒安集团公司因已在香港上市，注重汲取和采用国外的管理模式，凤竹集团公司在国内上市，许多档案业务在借鉴国企的管理模式上有所创新发展，其档案管理已通过国家二级标准的验收。七匹狼集团则采用与国企截然不同的分散式管理模式。而据河南开封市的调查结果表明，在被调查的82家企业中，已开展档案工作的68家，占被调查企业的83％；尚未开展档案工作的10家，仅占被调查企业的12％；未说明是否开展档案工作的4家，占被调查企业的5％。库房、档案专用设备的设置情况也较好，在调查的企业中，明确有档案库房的占90％，未说明库房情况的只占10％。这些企业都具有一定的代表性，分别为加工业、制造业、流通业、服务业、房地产业及其他行业。这说明当前民营企业对于开展档案工作已有相当的自觉性和发展水平。
1.2民营企业的整体档案管理呈橄榄形状，水平不均衡。一般而言，规模大的企业好于规模小的企业，明星企业好于一般企业，创立时间长的企业好于创立时间短的企业，效益好的企业好于效益差的企业。从开封市调查中可以发现，随着企业资产的增加，企业规模的扩展，已开展档案工作企业的比例数量也随之上升，显示企业规模与企业资产情况对档案工作有非常直接与重要的影响，同时，调查结果也表明未开展档案工作的企业比例很少，仅占12％，加上未说明开展档案工作的企业也仅有20％，而档案管理已达到较高水平的示范企业也是少数，所以，从总体上看，民营企业整体的档案管理呈现出两头小、中间大的橄榄型状，水平不均衡。我们业界一些学者将当前民营企业的档案管理状况，分为四个类型。一是“重视型”。档案工作被企业列入重要议事日程，有专门的宽敞的库房和档案人员办公室，档案阅览室；有专职档案人员，管理设施设备齐全；根据企业的实际情况制定了一整套档案管理制度，各类文件资料收集齐全、归档及时，保管科学、利用见效。其中，少数企业的档案管理甚至通过了国家级标准的验收。二是“上进型”。企业主有一定的档案意识，配备了档案兼职人员，设置了档案室，也开展了一定的档案工作，但档案人员素质不高，兼职过多，档案工作未能有效地全面开展起来，档案的效益也未能充分地发挥出来，三是“随意型”。企业主的档案意识还不够强，对档案工作的关注还不到位，急需用时强调要管一管，平时对档案持可有可无的态度，无专门的档案室和档案人员，档案工作只是办公室、行政部或相关部门的一个末位的工作。工作随意性较大。四是“不管型”。企业主没有档案意识，企业一些重要证件、核心文件零散地放在企业主或部门负责人手里，档案管理处于“三不管”和“五无”的状态，即“档案部门不管、工商部门不管、企业主自己不管；无机构、无人员、无库房、无设备、无经费”这种类型在小型企业中比较多见。
从我国民营企业档案管理出现的这两种状况中可以看出，以往很多业内人士认为我国民企档案工作总体上处于一种无序的，混乱的状态的看法是片面的，是认识上的一处误区。福建省晋江市和河南省开封市这一南一北的情况颇具代表性。从调查分析中，我们可窥见我国民营企业档案工作的发展现状。改革开放以来，特别是中国加入世贸组织以来，我国的民营企业在激烈的市场竞争中，在国际市场的博奕中，已逐步成熟起来，企业主的档案意识被不断唤醒，特别是一些规模企业，明星企业的老总们，对档案已有了比较深刻的认识。福建凤竹集团公司年产值5亿多元，利税9400多万元，是全国同行业的明星企业，该公司陈澄清董事长认为档案对企业的发展起着至关重要的作用，当前市场的竞争归根到底是企业文化的竞争，而档案是企业文化的重要基础，企业文化提升取决于企业档案作用的充分发挥。所以，他除亲自带队到晋江、泉州市档案局争取业务上的支持外，并经常过问和解决档案工作中存在的人、财、物问题，公司早在1991年档案管理就通过省级先进标准的验收，2001年通过了企业档案目标管理“国家二级”评审。目前，有2名专职档案人员，并形成一个严密有序的档案管理网络，有1个综合档案室和4个档案分室，档案在公司上市和经营管理中发挥了不可替代的重要作用。而凤竹公司并非只是我国民营档案管理的一叶“诺亚方舟”。很多规模~,Ak的企业主已经具有相当的档案意识，在实践中认识到档案是企业极为重要的核心资源，并已经开展档案管理工作，但没能得到及时的指导。其水平有很大的局限性。忽视档案工作的大多数为小型企业的企业主，对企业开展档案工作的心态复杂，认为档案室工作增加小企业的负担，怕在外部人员的指导下泄露商业秘密，影响生产经营的正常开展。在认识上把建档工作与企业利益对立起来，这其中与档案部门的宣传与服务的缺失不无关系。所以，客观地、全面地认识当前民营企业档案工作的现状、将有助于我们有针对性地推进民营企业档案工作的全面、健康发展。
2推进民营企业档案工作全面发展的对策
2.1开展心理引导，激发建档热情。从以上分析中我们不难看出，企业主的档案意识是决定民营企业档案工作能否开展的关键所在。所以，要树立企业的档案观，必须进行积极的心理引导。一是管理意识引导。大量事实说明，我国民营经济发展的最大制约因素是没有很好的管理。民营经济要想在“二次创业”中得到发展，就必须尽快实现从无管理的经营向现代化管理的经营方式的转变。对此，企业主应该有清醒的认识，新形势下民营经济只有加强管理，企业才能在残酷的市场竞争中立足。民营企业的档案意识也只有植根于宏观管理观念的土壤，才可能生长发育。因为档案管理本身是企业管理的重要一环，而档案又为企业的各项管理提供了必不可少的重要基础。忽视档案工作，民营经济的管理便成了无本之木，所以，企业主还有什么理由可以忽视企业的档案工作呢?二是逆向思维引导。我们很多时候无法正确估计出档案到底为企业产生了多大的直接效益，但却能从反面告诉企业主，滞后的档案工作必定是制约民营经济发展的“短板”。所谓“短板”是指决定整体效益的关键制约因素，没有完善的档案管理，民营经济的发展就会留下致命的管理漏洞，滞后的档案工作就会成为制约企业整体效益的关键性制约因素。民营企业在决策上的特点使它在投入和自身建设中具有排他心理，因而档案部门不能一味地急于去作正面的宣传灌输，有时可以从侧面、甚至反面逆向思维的角度来激发民营企业的建档热情。
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二、企业档案工作管理模式探索
1.采用集中式管理。是指将本企业各类档案实体实行集中保管，集中开发利用。这种管理模式需配备一定容纳量的档案保管库房，其优点是做到了企业档案工作有用信息的有效存储，节约了企业各类档案人员的精力和保管设备的配置，实现企业档案的规范化管理，特别是有利于日后档案的数字化处理和信息化、网络化管理。
2.统一领导，分级管理。这是企业集团的档案管理模式。采用“块团”结合，块就是指集团驻地的档案行政管理部门依照国家的有关档案工作的法律和法规对集团企业的档案工作进行监督和指导。团就是指企业集团对其所属的紧密层、松散型企业负有的指导责任，在履行职责时可实行“三加强三不管”的工作方针，即加强宏观监督指导、不管具体事务;加强制度建设、不管业务操作;加强重要活动档案的集中统一管理、不管一般事务性活动材料的归档。各下属企业生产、经营、管理活动中形成的各类档案自行收集、保管，这样既方便归档工作的进行，又可以为各下属企业档案的利用提供快捷服务。
3.集中与分散相结合管理。是指一部分的档案，如文书档案、科技档案中的科研档案、基建档案，会计档案等整理归档后实行集中保管，集中利用，而另一部分档案如生产活动中利用较频繁的产品档案、设备仪器档案、工艺档案等相关职能部门自行保管。此管理模式虽方便有关档案的利用，但难以确保这些档案的规范管理。采用这种方式还需要实行各部门自行管理的档案必须形成的目录，且需备份一套报给档案室集中保管，其档案的规范管理必须有严格的制度来保证。
4.寄存式管理。是指民营企业若由于人员精力不够可将自身形成的档案委托中介机构进行整理，若由于其档案保管条件不好或管理不善可将自身形成的档案寄存到地方档案馆或档案中介机构。此管理模式适宜于小企业和初创企业。
三、多元化档案管理模式必然性与可行性
1.民营企业的发展需要档案规范管理。任何一个企业要保持持续发展的势头，都需要构造一个完善的管理体系;企业发展到一定阶段，企业核心能力的培育并不仅仅是技术上的问题，更需要有规范的管理做支撑，即向管理要效益。
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档案是员工的“标签”，也是一种企业资产，潜藏着大量有价值的知识，对档案的有效整理保管、对档案信息资源的开发利用，对档案中蕴藏的各种显性知识与隐性知识的有效挖掘转化能提升档案部门的地位、发挥档案部门的价值，提高企业的经济与社会效益，保证了企业对内对外信息沟通的顺畅。企业档案部门要实现员工档案知识的有效挖掘转化，需要重新对自己的角色进行定位，对自身应担负的职能形成清晰准确的认识。企业档案部门的重新定位也是营造基于相对信息对称的企业档案工作环境的关键举措。企业档案部门不能仅仅局限于对档案进行分类、整理与保管，要主动担负为需要信息的人们及时地提供信息；为领导决策提供依据和思路；记录并传承企业员工在长期的实践摸索中积淀的经验；为企业的研发、管理等方面提供鲜活的材料；弘扬企业文化、增强员工对企业的认同感；为企业的发展总结经验教训等职责。企业档案部门还要对企业进行深入了解的基础上，了解企业的发展动向，即使掌握最新信息，建立企业自身的知识库，方便知识的共享，营造企业知识管理环境，使档案部门成为企业的“信息资源中心”、“知识中心”。
二、深入挖掘企业档案利用需求
深入研究企业员工档案利用需求，可以有效降低企业档案部门与档案利用者之间的由于信息不对称带来的不利影响。主要从以下两个方面着手：一方面，研究企业需求，掌握利用规律主动有效地提供企业档案信息。企业需求是档案信息 发利用的动力，只有通过深入细致的调查研究，了解企业各级各类人员对信息的利用需要情况，才能向他们提供最及时、有效的信息服务，有针对性地满足他们的客观需要。为此，企业档案部门一方面要定期参加企业管理的各种会议和一些重大活动，了解企业当前的管理动向，及时发现问题，并主动提供有价值的档案信息服务；另一方面，通过利用工作，收集反馈信息，总结提供利用的客观规律，掌握提供利用工作的效果和动态，并通过分析研究，提供最便捷、有效的服务方法和途径。从而有效降低信息不对称现象带来的不利影响。另一方面，要深度挖掘企业档案信息资源，为档案利用者服务。企业要振兴发展，不但要从市场上收集各类信息为企业建设服务，更重要的是要从企业档案资源中获取有价值的信息。因为，企业发展具有连续性，档案作为潜在的具有历史价值的信息，开发及时，应用得法，会很快转化为生产力，帮助企业在市场竞争中取胜。这样才能尽量缓解企业档案 发利用过程中的信息不对称，从而解决出现的延误和错误现象。
三、实施企业归档范围动态更新
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一、中小企业建立档案机构的职责
企业内部的档案机构，是单位档案工作的主要承担者。主要职责包括：贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策，建立健全本单位档案工作的各项规章制度；统一管理本单位的档案工作；对本单位及下属单位的档案工作进行监督和指导。档案机构的设置既要依据相关的法规，还要考虑单位实际和档案工作现状、发展和档案管理成本。
二、中小企业档案工作的管理体制
从广义上说，中小企业档案工作的管理体制是指机构设置及隶属关系、行政职权的划分及运行等各种相关制度的总称。从宏观上看，主要是指国家对档案工作进行管理的行政体制，包括管理国家档案事务的转移机构的设置、职能分工、运行方式等内容。而中小企业的档案管理，属微观管理范畴。具体指单位对其档案工作进行管理的内部体制，包括档案的领导关系、档案工作机构的设置及职责、档案工作人员的配备等内容。
三、中小企业选择档案分类的方法
由于企业规模大小不一、性质不同，档案管理分类方法也有区别。
1.年度分类法
一般来说，年度分类方法简单易行，运用也最为广泛，适用于组织机构界限不清、档案数量少的中小企业单位。
2.组织机构分类法
此方法能较好地保持档案在来源上的联系，归档较准确，共同内容的文件相对集中，便于查找利用档案，适于内部机构较稳定的中小企业单位
3.问题分类法
采用问题分类法能较好地保持档案在来源上的联系，集中同性质的档案，便于档案的查找，但文件的归类有一定难度，较适用于职能分工界限不清，档案数量少的中小企业单位。
