科技期刊编辑部都重视刊出论文的学术质量，还很重视刊出论文的语言质量，但对编辑部工作流程的质量管控往往关注不足，容易出现工作细节瑕疵，而小问题不管控就有可能带来大麻烦，最终影响编辑部的工作，损害编辑部的声誉。对于工作流程的管控，比较适宜的方法是借鉴ISO9000认证的基本原则及质量体系建立方法，学习制定和优化工作流程的技巧，并将其应用于编辑部的日常管理之中。“录用证明”是稿件被编辑部录用后，编辑部为作者开具的加盖编辑部公章的证明材料。因为论文从录用到刊出需要一定时间，很多作者在这段时间里需要参与毕业、评优、评职、申请项目等事情，需要证明自己的文章已经被录用，所以“录用证明”应运而生。开具“录用证明”是一个非常简单的步骤，恐怕大家都会认为如此微不足道的事情无需管理。其实，管理的优化与事情的大小无关，只要是旧工作流程有瑕疵，给编辑部带来了麻烦，就需要进行流程管理。

1随意开具“录用证明”的旧工作流程不

开具“录用证明”对编辑部来说是件小事，但对作者来说是至关重要的大事，作者可以凭此毕业、评优、提职、申请项目或项目结题。在人生的关键时刻，有些作者急近功利，可能会做出不恰当的举动。开具“录用证明”有3个先决条件: 1)论文已被录用且作者已经完成修改; 2)作者提供的投稿介绍信无异议;3)全部作者都已经在版权协议上签名。“录用证明”的内容往往包括作者名、作者单位、录用时间、稿件编号和论文题目，我刊开好的证明往往随其他印刷品一同采取平邮方式邮递，常有信件丢失的现象。编辑部在工作中有时会接到高校或科研机构打来的电话，确认某作者的稿件是否录用，编辑部是否开具了“录用证明”，编辑接到电话可立刻查询到稿件的录用情况，但是否开具了“录用证明”，则不好回答，因为编辑们开完证明后都是各自备案，必须一一询问查询才能了解。还有一些特殊的情况，就是已经给作者开具了“录用证明”，但是稿件因故未能刊出，或刊出后被撤稿。

2建立新流程科学管理“录用证明”

编辑部首先成立了“录用证明”流程设置工作小组，项目负责人为，组员为编辑部全体成员。

2．1汲取ISO质量管理精髓，结合编辑部实际情况，提出新流程

建议根据ISO族标准的8个原则，结合编辑部的实际情况，认为与“录用证明”流程相关的原则主要有3点:1)过程方法。这个原则的精髓就是“防患于未燃”，即堵住引发问题的漏洞。据此，建议增加“录用证明”的统一备案制度;建议编辑与作者尽量以email沟通以保留证据，建议作者采用电子版“录用证明”，如需原件，则采用顺丰或EMS方式邮递;建立适当机制应对开证明而论文未刊出或刊出撤稿的特殊情况。2)管理的系统方法。这个原则的内涵为“我的地盘我做主”。据此，建议责任编辑全权负责自己稿件的“录用证明”，其他编辑除非得到责任编辑的授权，否则不可开具。3)基于事实的决策方法。这个原则的含义是“实事求是，集思广益”，就是说新流程的制定需要从实际出发，开会时由大家一起讨论确定。2．2开会讨论，最终确立“录用证明”新工作流程

在编辑部工作会议上，大家对提出的建议进行了热烈的讨论，并确立科学的“录用证明”流程管控机制:1)全体编辑部成员同意新增“录用证明”统一备案制度，编辑的个人备案制度可保留。目前，编辑部有严格的“印章管理制度”，可将此制度与“录用证明”流程管控结合起来，即在盖章登记处单独列表格登记“录用证明”盖子情况，表格中包含稿件编号、联系人姓名、开具原因、编辑姓名和开具时间。2)全员同意采取责任编辑负责制，即责编全权负责自己处理的稿件。同时，电子版“录用证明”要发送至通讯联系人的email，可复制给及时作者一份。3)全员同意采用顺风快递或EMS方式邮递“录用证明”原件给通讯联系人，以保障证明材料、迅速送达。4)建立“录用证明”回收机制。即，特殊情况下论文未刊出或刊出后撤稿，责编会要求通讯联系人返还“录用证明”原件，并以Email方式通知论文通讯联系人所在单位院系领导、学术委员会、学位办等相关单位，声明该“录用证明”已经作废，并给出具体原因。

3结束语

ISO9000等质量管理认证主要用于以制造业为主的公司，对于科技期刊编辑部来说，未必适用。但ISO9000等认证中体现的先进管理理念、科学的质量控制体系、优化的过程管控等内容，值得编辑学习，并可以结合编辑部的实际情况，对日常工作中的小问题、小瑕疵进行流程管控，从而使编辑部的工作更顺畅、更。

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