由于西文期刊种类繁多, 许多期刊使用刊名缩写。有的刊名是全部缩写, 有的刊名是部分缩写, 这给期刊建库和读者查询带来了一定的麻烦。为避免出现刊名混乱, 对这类期刊做出相应的规定和处理, 如果期刊首页和说明项均使用缩写, 那么统一使用缩写, 如果期刊首页使用缩写,说明项中未用缩写, 那么期刊刊名不用缩写。

我馆目前利用汇文系统进行西文期刊回溯建库, 汇文编目管理子系统的主要功能是用来编制及维护各种文献资料的 MARC 记录, 包括书目记录、规范记录和馆藏记录等, 同时提供回溯建库功能。

虽然套录数据看起来比较容易, 但并不是套录下来就可以直接使用的, 还必须对套录到的数据与所编西文期刊进行核对, 认真分析源记录,仔细斟酌后才可采用, 其中大部分数据都要做不同程度的编辑修改, 保留有用的记录、删除没有用的, 才是一条与所编期刊相符的正确记录, 然后再添加该记录的复本信息, 使之成为本馆的数据。同时, 要做好套录编目工作, 还要熟悉 USMARC 格式及熟练使用国际、国内著录标准和规则。我馆套录编目的数据来源主要为 CALIS 联合目录数据库和网上书目数据两方面。

原编是对于无法从外部数据库套录的西文期刊进行原始编目。原始编目需要编目人员按照标准化、规范化的 MARC 格式, 对所需编目的期刊进行、规范、的书目数据编辑, 是对文献的内容、特征进行描述的工作, 是一项比较繁琐和费时的工作。在确保正确无误的情况下, 原始编目的首要原则是尽可能详细著录, 如果不能保障, 就越简单越好, 这样可以避免出错。

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