制约期刊效用的因素虽然是多方面的,但期刊管理是其中的主要因素之一,而能否做好期刊的著录、目录的组织、排放与标引、宣传及导读工作,又是其中的关键,特别是外文更名期刊这一部分,因为它所占的比例高,且容易遗漏、疏忽.这就要求期刊工作人员要有崇高的敬业精神.只有这样,外文更名期刊所报道的文献,信息才能得到充分的利用.更名的具体情况可归纳为以下几种:

1.做好更名期刊的著录

在外文期刊更名范围大、频率高的情况下,必须建立完整的目录体系.特别注意收集与著录期刊的沿革情况,如更名的年份、卷号、期数、版本变化及更名的原因,这在信息网络化的今天显得特别重要.化学化工期刊更名前绝大部分事先没有声明,有的更名后也没有及时向订户和读者报道.化学工作者虽然能从美国化学文摘来源索引(《Chemical Abstracts Service Source Index》)中查到详细的沿革,但该索引5年才出版一次.即使美国化学文摘(Chemical Abstracts)有所说明,但也要滞后期刊几个月.所以期刊工作者一旦收到更名刊,须速核对期刊号,并及时向读者通告.在我国如今还没有正式的外文连续出版物著录标准的情况下,可参照中文连续出版物的著录规则,规范地做好新刊名的著录,并且在原刊名及其ISSN中予以注明.如例1,有6种刊名,必须在每张目录中注明其先前出版物的刊名及其后继刊名,使每种目录都注有完整的沿革.

2.做好目录组织工作

我们要在众多的馆藏期刊、资料中寻找所需的文献,就必须借助于检索工具,因而对于馆藏文献目录的组织就显得非常重要.如前列举的例1,共有6种刊名,应互做参见卡片,6张参见卡片都应详细记录每次更名的情况,再将6种不同刊名的卡片分别按字母顺序排列.外文期刊目录的排列在我国主要是按字母顺序,若第1个字母相同,则比较第2个字母,以此类推.对于冠词及介词不计入内.这样,读者只要查任一刊名,就会清楚该刊的来龙去脉,大大提高了期刊的查全率和检准率.

3.做好更名期刊的排架工作

对馆藏文献的开发和利用,仅仅做好著录和目录组织工作还是不够的,它仅是一种获取或了解文献的手段,读者的最终目的是通过文献检索的方法和途径去获取所需的原始文献和信息.所以,对期刊、资料进行分类,加工整理,按一定的体系有规律、有序地排放,也就是说期刊的排架和标引工作是非常重要的.在我国外文期刊一般是按英文字母顺序排放的,而更名刊是否也按字母顺序排放,就值得探讨.更名期刊若按字母排列,那么就得与原刊分开存放,各种分刊可能身首分离.这样排放,虽然比较直观、整齐,但容易将改刊误解为停刊.另外,分段存放也不便于读者的查阅.如果将更名前后的期刊或分刊作为一个单元,按年份前后连续存放,这样便于读者查阅,但容易造成读者漏检和产生无序的感觉.如果在每排架子上做好标引,曾经使用过的期刊名一个不漏地按字母顺序标上,更名刊注上现存放的位置,就可以弥补更名期刊不按字母排放带来的不足.因此,我们认为后一种排列方法更合理、更科学.

4.加强读者的情报意识和检索能力

外文科技期刊的检索与利用是一门重要而又具有相当难度的学问,据某大学1991年统计的一份材料表明,该校只有32.6%的学生入馆后会使用《馆藏期刊名目录》.毋庸置疑,外文科技期刊因语种、更名、分辑、合并、停刊、复刊等多种原因给人造成的陌生感,会检索的学生肯定将更少.所以,为了充分发挥高校图书馆的情报职能和教育职能,应当加强文献检索与利用课的教学,将它作为全校各个专业的必修课.

图书馆工作人员,特别是专门从事期刊、参考咨询工作的馆员,应当参与文献检索与利用课的教学工作.当然更经常的是从事包括查目辅导在内的咨询工作.众所周知,咨询是最理想的教学方式之一,高校图书馆工作人员能够而且应该像教师那样承担和开展各种咨询工作,如定期向高层次的读者群(教师、博士生、硕士生)介绍各种新创的期刊、停、复、更名期刊,推荐核心期刊.图书馆工作人员所从事的研究不应仅仅是限于图书馆学和情报学,而且应当涉及许多其它的学科领域,他们应当积极帮助学生和教师开展研究工作,特别是对科技期刊的咨询检索起着一般教师无法替代的作用.在国外“图书馆工作人员这一职位包含着教师的作用”这一观点正被越来越多的人所承认.

5.加强对期刊信息的报导

为了保持外文期刊的完整性和连续性,期刊工作人员应密切注视掌握国内外期刊出版动态,了解期刊的出版内容、期刊编辑机构、出版发行单位、价格以及停刊、复刊、分辑、合并及更改刊名和新创刊的期刊等有关情况,否则容易造成漏订或错订等现象,给期刊目录和管理造成混乱.期刊工作人员应在订购工作结束后,编制新刊预告卡,设置外文科技期刊宣传架、柜、及橱窗,特别介绍新创刊的和更名期刊的情况,做好对读者的导读工作.

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