由子期刊是一种以较固定的名称和出版形式,连续编号出版的文献类型,而且随着现代信息社会的发展,其种类和数量也在.不断增长,目前已成为图书馆藏书体系的重要组成部份。正因为期刊有着许多与图书不同的特点,因此带来了管理上一系列的问题。美国国会图书馆虽然是世界上最早实现电脑化管理的图书馆之一,但美国人仍然认为,期刊管理的自动化,乃是图书馆电脑系统中最复杂的系统。我馆为了实现中文期刊管理的电脑化,利用“图书馆微型电脑通用管理系统”(Vl.0版本)中的期刊管理模块,在一套BIM5550微机上建立了拥有3,00。多种中文邮局发行期刊的数据库,并将电脑设备安装在报刊部的工作现场,于1987年1月1日起正式投入运行。一年多来,报刊部利用这一系)统,输入存贮了本馆1987年以来的全部馆藏期刊数据,共2,700多种,20,000多册,实现了期刊收集、现刊记到、过期催缺、期刊统计等项工作的电脑化管理,减轻了工作人员的劳动强度,缩短了期刊整理上架的周期,较大地提高了工作效率和科学管理水平,受到大家的热烈欢迎。通过一年来的使用,我们感到该系统具有如下特点:
一、根据期刊不同的发行方式,设里了多种订刊操作功能,不仅可以进行订刊、建立订购目录、打印订刊清单和订刊统计等项操作,而且可以根据期刊发行方式的变动或停刊,作相应的处理,实用性好。
期刊的种类有很多种,发行方式也不少,该系统将期刊发行方式归纳为:邮局、内部征订、市内采购、馆际交换、原版外刊和影印外刊等方式,设置了相应的订刊操作,用户通过相应的操作输入每种期刊的订刊数据。当年发行未装订入藏的期刊称为现刊,用户首先输入一个拟定刊号后,系统就会在期刊库查找,如果找不到,系统就会提示用户进入订新刊操作,一般要求输入刊号、刊名、刊期、定价、所订份数。刊号是这样给的:邮局发行的有郁局代号(即省别+流水号),其几种取各省期刊内部登记号和组合码〔即省别简称+刊名缩写(刊名开头四个字的汉字声母+刊期(即1.周刊、2.旬刊、3.半月刊、4。月刊、5.双月刊、6.季刊、7。半年刊、8。年刊、9.不定期)〕。用户如在输入数据有错时,只要在刊号前加“关”号,系统就会自动转入该刊的修改状态。这样,刊名、份数、刊期、单价都可按用户的要求进行修改。如去年邮局发行的期刊由于种种原因,发行方式要改变,那么订刊操作也应有改变,但用户不用记住那种刊的原来发行方式,当拟订期刊的来源与期刊库的原记录不同时,系统就自动提示:是否改变订刊操作方式?”这样用户就可以作相应的修改。如果用户需要停刊,只要在修改方式的同时,在订数栏输入“0”,系统就会提示:“该刊是否停订?(N/Y)”,按Y键就完成该刊的停订。等到下次订刊时,用户输入拟订刊号后,系统如果查找成功,则自动进行旧刊续订。一般用户只需打入刊期、定价和所订份数便可完成。
对于通过各种途径收集的期刊,系统提供了自动统计的功能,能够统计出通过各个途径收集的期刊时种、份数和书款。在统计过程中,如果期刊库中有较多的期刊种数(数千种),而实际订刊数较少时,系统会出现静止画面,因为系统在库中查找订刊数据,故需要一个过程。统计完成后,系统会发出信号,通知用户装好打印纸,并将统计结果打印出来。过去用人工统计,需要好几天,现在只用十来分钟就可得到的订刊数据,确是方便极了。此外,还可以打印到馆的实际种数、份数、金额、以及停订、漏订的报表,方便用户掌握馆藏的情况和查找停订、漏订的原因,便于以后续订和补订。
二、期刊编目设有期刊著录、自动编目、打印卡片目录等功能。鹅刊著录的项目符合国家标准(GB3792.3一5)夕能处理可变长字段和多国文字,并能够自动更新期科教据库的倒排文档。
期刊著录是建立期刊馆藏的基础,著录工作的质量好坏,对以后馆藏和读者使用都有重要作用,因此,著录期刊是一项不可忽视的工作。系统根据著录要求,在用户打入刊号后,出现著录格式,要求用户打入索书号、刊名、编辑者、出版者、刊期等等,还要在附注项中反映出版该刊在发行过程中的变化情况,女汀改刊名、改刊期、停刊等,便于以后查找。新刊在订刊操作时己输入若千简单数据,就可直接按换行键跳过,在空白处进行所需的著录。光标可上、下、左、右移动,并可实现记录向前或向后的转移。对于要删除的项目,用户只需将光标移到该项栏位,按下“D”键,就可删除该项内容。
用户在订刊和期刊著录时可生成刊号控制文档和倒排文档。如需用现成的基本数据生成自己的期刊系统,或进行系统恢复时,系统还提供了自动编目的功能。’所谓自动编目,实际上是利用已存贮在期刊库中的数据,自动生成相关的倒排文档,供检素使用。这一过程自动完成,不需要人工干预。
以前的卡片是用手工写的,现在使用该系统后,可用电脑打印卡片。打印时,先输入所要的刊号,然后规定每种打印的份数(1~9张),就能打印出与标准著录格式相同的期刊卡片目录。
三、现刊管理设有表格化的操作画面,记到、催索、装订、修改、备注等各项操作十分方便,大大提离了工作效率。
现刊管理是整个期刊工作中最为繁忙的环节。当新刊到馆后,首先进行记到。现在我们使用电脑记到,操作画面同传统的用卡片记到相似,但速度快多了。从前两人24小时的工作量,现在1人仅用2小时使可完成,这真是不可同日而语的。操作时,用户把收到的现刊,输入其刊号、年、卷、期和份数,就完成了该刊的记到。如该刊有多期、同时到馆,可在同一画面中输入卷、期和份数,提高了输入速度。系统设置了多种数据输入的自动校验功能,如没有订购的期刊,如要作记到时,一打入刊号,系统就会显示“无此刊记录”;年号不在限定之间的.索统将显示“输入年错”,输入期数如超出该刊刊期范围,系统就会显示“输入期数错”,如超出订刊册数时,系统也将显示“输入册数错”等等,这样就减少了许多因不当操作而引起的错误。
在现刊记到过程中,经常会有缺期现象,系统就为用户提供了催索期刊的操作。记到过程中,系统将自动检查该刊是否有缺期,女口有就提示用户催缺,并在记录中作已催刊标志。催缺的期刊能够随时打印清单。
现刊到馆一段时间后,就要装成合订本,该系统又为用户提供了装订管理操作。对装订期满的刊,只需按“H”键,系统就会显示“输入装订期刊第x期至第又期X份”,输入装刊数据后,系统就自动在装订数据前加圆括号。装订期刊清单也可以随时打印出`来,通知有关人员作相应的处理。
有时现刊记到会输入错误的数据,可以通过修改操作进行修改。修改时,先输入刊号,系统自动查询,如该刊存在,用户在“〔〕”卷栏中按“E”键,这时屏幕就会显示修改数据的格式,用户就可以自行修改,至于要删除的数据也一样.按“D”键,再按换行键,系统就自动把相应的期数和册数删除去。对于期刊中出现的增刊、特刊、附刊等额外的出版物,可以通过备注功能,将其记载入备注栏。
四、过刊管理设有过刊记到、打印馆藏期刊登记册等功能,其中按年度和索取号顺序打印的财产登记册夕具有直观、查检方便和个别登记的优点。
装订后的期刊合订本,又叫做过刊,也一样需要记到。系统为用户提供过刊记到和打印财产登记,将已装订入藏的期刊合订本贮到期刊数据库,以便于以后查找某刊的馆藏情况。系统按合订本为单位进行过订记到,先输入记到年,再打登录号,即期刊合订本个别登记的顺序号,用户只需输入两个数据,就可完成一本期刊合订本的记到,用户如输入错的刊号,系统在数据库中找不到,就会提示此刊没有著录,请先著录再入藏,如伺一批过刊中有若干年的期刊,这样用户可将同一年的期刊集中记到,然后退出记到操作。重新定义记到的年数,再记到另一年的过刊。
合订本入藏后就要进行财产登记,打印财产登记册。该系统设计的登记格式不同于个别财产登记和总括登记:每年打印入藏期刊财产册,按索取号顺序打印,每种期刊占一行,查找十分方便;登记的一行中有刊名、刊期、出版者、个别登录号和合订期数。
五、期刊检寨有多种途径,响应速度快(少于2秒)。检索结果既可反映期刊的签本普录项目,也能反映馆藏各期数据。
为了便于用户和读者查找资料,该系统设置了期刊检索功能。用户只需提供刊号、刊名(开头四个字)、内部登记号、组合码或分类号任一途径,便可查找,期刊检索是采用一次检索方式(即单项检索),所以检索速度相当快,每次检索用几秒钟便可,按“P”键还可以反映馆藏,按“Y”键就自动显示下一个记录,这样用户就可以不用慢慢查卡片,大大提高了工作效率。
我们认为,“图书馆微型电脑通用管理系统(vl.o版本)”能够在较为普及的BIM索引微型机上,设置期刊管理模块,无论是系统的功能、实用性、性,还是系统的性能价格比,都达到了先r进的水平,这是十分难能可贵的。可以相信,随着国产微型机的普及,和“图书馆微型龟脑通用管理系统(Vl.o版本)”软件的推广应用,我国图书馆的期刊管理工作将大大加快现代化的进程。
免责声明以上文章内容均来源于本站老师原创或网友上传，不代表本站观点，与本站立场无关，仅供学习和参考。本站不是任何杂志的官方网站，直投稿件和出版请联系出版社。
