摘要:

催审是科技期刊编辑的日常工作之一。如何优化各环节的催审形式，充分发挥编委及审稿专家的作用，保障期刊审稿工作高效率完成，对于期刊自身发展至关重要，也是关系编辑队伍建设的重要课题。通过近一年的摸索实践，该文剖析期刊审稿流程中编委和外审过期形式的不同特点，对症下药，对常规的系统邮件、通信软件的催审形式进行再思考，提出审稿提速的优化策略。

期刊论文的审稿速度快慢关系到科研工作者成果发表的是否及时，也是衡量编辑工作效率的重要指标，影响着期刊自身的形象，因此是每个编辑部应该重视的课题。随着中国科研管理体系的完善和科研成果数量的飙升，科技期刊特别是一些的期刊的收稿量日益增多。加之，编辑部的成员人数和精力有限，稿件审理的过期率也随之升高。而期刊审稿效率低下不但影响了科研人员成果发表的时效性，也损害了期刊在学界的口碑，不利于树立自身的良好声誉。要尽快解决这一问题，迫切需要优化现有的工作方式，针对各个环节特点个性化催审。

通常期刊论文审稿流程由送审、复审、终审几个环节组成，而其中编委和外审专家在整个流程中占有十分重要的地位。如何根据不同环节选择效率更高的催审方法，严格把控审稿流程中的时间节点，充分发挥编委的主动性，激发专家的审稿热情，保障审稿正常快速进行值得编辑进一步学习和探讨。笔者在近一年的日常期刊稿件催审工作中不断总结经验，和编委、审稿专家、编辑部主任进行学习和交流，分析各个流程的特点，比较并改进原有的工作方法。本文基于Scholarone系统的审稿流程，从稿件审理中的2个重要角色：编委和审稿人所审稿件的过期特点出发，深入探讨稿件审理提速的优化形式，并对目前通用的催审方式和存在的问题进行审视和改进，以期对同行在期刊审稿流程提速方面提供借鉴。

1.编委审稿过期特点及对应策略

编委是期刊审稿的中坚力量，在稿件的送审和复审中占据重要地位。目前科技期刊的专家审稿流程主要包括“主编―编委―外审”3个环节，编委在这个过程中的重要性不言而喻[3]。作为编委会的主要成员，编委应充分发挥其学术影响力，不仅要保障期刊的学术质量，也要提高送审的速度。编委所审理稿件过期的状态主要分为2种，在投稿前期送审的过期情况包括：等待选择审稿人过期和等待指定审稿人过期；在稿件等待最终建议过期时为等待编委给出审稿建议过期的状态。等待选择审稿人的情况需要编委选择2～4名该领域专家，先发邀请信。对这一状态的过期稿件进行分析，发现过期的稿件普遍具有以下特点：一般编委会选择4～8名甚至更多的审稿专家进行审稿，而同意率较低，催审后只有少部分的专家会回信。等待指定审稿专家过期的状态一般出现在编委邀请的专家数与同意审稿数不等时，这时就涉及到稿件给出处理意见所需专家意见的低标准问题和专家未同意审稿过期的时间问题。等待编委给出审稿建议过期15d以内的，一般在催审1～2次后才有回复，超过15d的则需要采用更直接的催审方式联系专家，比如微信或者电话来问明情况，联系是否存在邮件未查到、更换邮箱的问题，并且要及时与编辑部主任反映情况，决定是否需要更换编委等。

《自动化学报》编辑部积极与编委沟通联系，总结出一系列的稿件审理策略。在编委送外审前，应通读一遍论文后再做处理，做到对内容心中有数；选择审稿人时，首先要明确审稿人的方向，除了利用审稿系统自动匹配审稿专家外，还可以通过谷歌学术、Mendely、CNKI等网络数据库搜索外审专家近期发表的论文判断其目前的研究方向所审稿件是否一致。此外，应充分考虑审稿人的年龄、学位、职称情况，尽量选择具有博士学位或副研职称的青年学者作为审稿人。这些审稿人正处于科研事业的上升阶段，已具备了一定的学术水平，对新知识接受能力强，而且他们有时间和精力对稿件进行深度审读，因此一般能在较短时间内完成审稿工作。当所选审稿人未同意审稿时，应及时加送外审；稿件久催未回时，编委也需提供协助，以发邮件、电话或微信等形式进行催审，确保稿件的审稿效率。在这个过程中，编委直接催审通常效果更好，但由于日常工作忙，不能及时关注稿件过期状况，这时就需要编辑多跟编委沟通，及时处理稿件过期问题。

2.外审审稿过期特点及对应策略

审稿过程中外审专家人数最多，且不一定是编委和编辑部的熟人，因此审稿的快慢也难以受控。一般在编委选择送外审时，审稿系统会根据主题词自动匹配审稿人选，并且与文章的研究方向进行匹配。通常情况下，外审专家接到邀请审稿的通知后能及时审理，从原创性、学术质量、可读性、选题价值、参考文献等几方面给出定性的审稿评价、建议和结论。外审专家审稿过期的情况为“过期的审稿人回复”这一状态，并且这一状态过期的稿件数占总过期稿数量的一半之多。其中一个原因是审稿专家人数较多，一般一篇文章要匹配3～4名专家进行审稿，其次也有可能是专家对该方向并不熟悉或者由于一些原因没有收到邀请的邮件。对于一些编委熟悉的专家，编委可以直接联系进行催审，但也有大部分是不熟悉的专家，就要求编辑部从过期时间上进行甄别，按情况处理。对于过期天数在15d以内的专家，可以给编委发邮件，请他协助催审，或者编辑在系统里找到该专家的电话信息，打电话告知。实践证明，这一部分催审稿件在发送第二封邮件或者打电话之后就会有回应。但也有一些未及时审稿而导致过期时间较长的专家基本不会回应审稿邀请，也不回应不审稿的邮件，这时，编辑可以与编委和编辑部主任沟通，将其权限设置为不活跃的成员，以避免其他稿件再遇到该专家耽误审稿进度。另外，外审专家大多是本领域研究所或高校的科研工作者，他们既是高水平科研论文的撰写者，也是科研论文深度评审过程中质量把关的审者。因此，外审专家这个群体对于期刊编辑部拓展其领域内潜在的学术资源至关重要。编辑部应增强主动对接专家的服务意识。定期维护专家数据库，了解审稿专家现状，并且要合理控制审稿专家在审的稿件数量，特别是一些和科研项目申请冲突的时间点，要合理安排专家审稿数量，避免过于疲惫而应付审稿；多与专家沟通，建立良好的互动，如参加国内外学术会议、编辑部主办的学术论坛，通过与科研人员的交流，组建、策划一些热点研究的综述和主题专刊；编辑自身也要了解目前行业动态和对应专家的科研进展情况，提升学术素养，为专家做更品质的服务。

3.通用催审方法的再思考

3.1常规邮件催审中的“非常规”

常规的邮件催审是目前编辑部的主要方法之一，无论是联系国内还是国外的作者都很方便。一般而言，Scholarone审稿系统会根据未处理稿件的时限，在剩余几天时自动发送邮件提醒审稿人，而在审稿超期5d以后就需要人为催审。催审对象主要包括主编、编委、审稿人。主编根据论文内容涉及研究方向选择合适的编委、编委根据具体研究内容和方法送外审，一般送2～4个外审，主编根据每一层级给出的建议，做最终决定。在这个流程中，若超过审稿预定时间，则需以邮件形式给对应层级催审。邮件内容包括稿件ID、当前状态、稿件信息和处理方法的链接。邮件的催审可以预先在审稿系统添加模板，在下次催审时直接应用，模板要注意使用礼貌用语。实践证明，在邮件催审过程中，除了要注意文章题目、编辑部名称、角色名称等基本信息，还应添加已过期时间，让未做任务更醒目，引起视觉和心理冲击。此外还应注意审稿专家的常用邮箱信息是否更换，定期更新专家数据库，跟进专家的动态。另外，在发送邮件的时间上也要注意不能间隔太密，否则会被邮件管理系统认为是垃圾邮件而自动屏蔽，导致不能及时查收后续邮件而造成审稿延误，编辑在处理过期稿件时要给专家预留处理时间，并且及时关注稿件近期状态。

3.2软件平台“精准”催审的若干工具

短信平台催审也是目前比较常用的一种催审方式，具有及时性、性的特点。主要是利用第三方的通讯软件作为交流平台，以短信的形式用编辑部的座机号发送至对方手机告知目前的稿件状态。编辑部可以在短信平台上建立电子专家数据库，输入每位专家的手机号信息，定期维护。目前主要的短信平台有统一通信、乐信、北斗通等。它们都是基于通信运营商的第三方短信服务平台，广泛应用于政企事业沟通交流及工作通知。短信催审的特点是方便、直接、快捷，能够有效地和审稿专家进行沟通，及时处理审稿中出现的问题。但是仅限于通知国内的专家，对于外籍专家来说并不方便，而随着我国期刊的国际化进程加快，期刊的编委、审稿人分布在全球各个国家，并且涉及时间、隐私和礼貌问题，因此该方式的广泛应用还有一定局限。对于短信方式来说，定期维护专家数据库是保障催审运行的关键，在日常的系统维护中，及时更新短信平台信息，可以使沟通更加顺畅、高效。近年来，随着互联网技术的不断发展，社交软件逐渐成为沟通方式的主流，如微信、QQ、钉钉等在工作中被作为相互联系的重要媒介。其在时效性上优于邮件，对工作地点要求灵活，是一种可移动式的工作形式。社交软件催审的优点是时效性、互动性强，可以及时有效地对审稿情况进行沟通。但在实际操作过程中，由于审稿专家的语言、国别的差异，很难有一款社交软件能囊括所有的专家和编委。例如：我国使用微信和QQ交流的频率比较高，欧美国家Facebook、Twitter占据主流。对于一些国际化的期刊，其审稿人分布在各个国家和地区，使用社交媒体软件进行沟通存在一定的技术障碍，因此在实践中利用社交平台进行催审就需要考虑这些问题。

4.结论

随着中国对科研重视力度加大及本国科研人员成果指数上升，我国期刊的收稿量不断增多，在编辑部人员有限的情况下，稿件审理过期现象是普遍存在的。编辑部作为作者和专家之间的桥梁，能做的不仅仅是简单的在时间频率上增加催审次数，或者是单一的系统发邮件催审，更要根据实际情况判断审稿过程特点针对性的催稿。通过多元化的催审形式，利用短信、微信等社交软件与专家形成良好的沟通和交流，综合多种沟通渠道，提升审稿效率，是科技期刊工作的发展方向。只有通过编辑积极主动、多渠道的催审，才能保障整个审稿流程的灵活性，保障稿件审理按时进行。

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